Sistema de Abastecimiento
Sistema de Abastecimiento
Sistema de Abastecimiento
PUNO PERU
2015
DECANO:
DIRECTOR DE ESTUDIOS
COORDINADOR DE PRCTICAS
PRE PROFESIONALES E. P. A.
ADMINISTRACIN:
MSC. MANUEL ANCHAPURI QUISPE
ASESOR:
EGRESADA:
Dedicatoria
Dedico
Pre
este
informe de prcticas
Profesionales,
mis
queridos
INDICE
RESUMEN ......................................................................................................................................... 6
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 7
CAPITULO I. ..................................................................................................................................... 8
DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN ........................................................................... 8
1.
1.1.
1.2.
1.2.1.
1.2.2.
NATURALEZA. ......................................................................................................... 9
1.2.3.
FINALIDAD. ............................................................................................................... 9
1.2.4.
1.2.5.
ALCANCE. ............................................................................................................... 10
1.3.
1.4.1.
1.5.
GERENCIA DE ADMINISTRACION............................................................................ 16
1.5.1.
2.1.
2.2.
2.3.
ACTIVIDAD N 03: ELABORACION DE PEDIDOS COMPROBANTES DE
SALIDA (PECOSA) ........................................................................................................................ 29
CAPITULO III .................................................................................................................................. 32
3.
3.1.
3.1.2.
3.1.3.
ALMACN ....................................................................................................................... 34
3.1.4.
3.1.4.1.
3.1.5.
a)
RESUMEN
El presente informe de prcticas pre profesionales realizado en la Municipalidad
Provincial de Puno, en la sub gerencia de Logstica rea almacn, durante un
periodo de cuatro meses (del 31 de septiembre del 2014 al 31 de diciembre del
2014)
Tiene como finalidad fundamental de dar a conocer las actividades realizadas;
analizar y conocer la problemtica, para luego proponer soluciones. El informe
consta de cuatro captulos:
Captulo I: se detalla la descripcin de la organizacin; Municipalidad Provincial
de Puno, como la ubicacin geogrfica, informacin institucional, datos generales,
Naturaleza, Finalidad, base legal, alcance, descripcin de la estructura orgnica
de la Municipalidad Provincial como del rea de Almacn; y las funciones de cada
rea.
Captulo II: se desarrolla la descripcin de las actividades realizadas como el
registro de orden de compra, elaboracin de guas de internamiento, elaboracin
de pedido comprobante de salida y el archivamiento de orden de compra.
Captulo III: se describe el marco terico y conceptual sobre las actividades
desarrolladas durante el periodo de prcticas.
Captulo IV: se analiza cada una de las actividades antes descritas, para luego
plantear soluciones que contribuyan los objetivos del rea de almacn.
Al final del informe se pone a consideracin las conclusiones y se proponen las
recomendaciones que podrn tomarse en cuenta para mejorar la labor de dicha
rea. De igual manera se anexa algunos documentos y/o formularios utilizados
durante el proceso de cada actividad.
INTRODUCCION
La Municipalidad Provincial de Puno, es persona jurdica de derecho pblico
interno, tiene sede en la ciudad de Puno. Se rige por las normas contenidas en la
Constitucin Poltica del Per, la Ley Orgnica de Municipalidades, su Reglamento
de Organizacin y Funciones y Disposiciones y Reglamentos Internos. La
personera y representacin legal de la Municipalidad Provincial de Puno es
ejercida por su Alcalde.
Hoy en da se habla mucho sobre la gestin de almacn, el cual se entiende
como un criterio para seleccionar el material que ha de salir del almacn para
atender una peticin concreta y de forma oportuna. El almacn instalar por un
determinado tiempo lo que se habr pedido con la orden de compra, para luego
entregar a las diversas oficinas y obras ejecutadas por la municipalidad Provincial
de Puno, a travs del documento fuente el Pedido Comprobante de Salida
PECOSA.
CAPITULO I.
1. DESCRIPCION DE LA ORGANIZACIN
1.1.
UBICACIN GEOGRAFICA
La Municipalidad Provincial se encuentra ubicado en la Provincia y
Departamento de Puno.
En el grfico N 01 se aprecia el plano de la ciudad, el cual est delimitado
por el norte con la provincia de San Romn por el sur con la provincia de
Collao, por el oeste con la regin de Moquegua y por el este el Lago
Titicaca.
GRAFICO N 01:
LIMITES DE LA PROVINCIA DE PUNO
1.2.
INFORMACION INSTITUCIONAL.
1.2.2. NATURALEZA.
La Municipalidad Provincial de Puno, goza de autonoma poltica,
econmica y administrativa en los asuntos de competencia con sujecin al
ordenamiento jurdico conforme estable la Constitucin Poltica del Estado,
la Ley Orgnica de Municipalidades y dems normas legales vigentes a la
fecha.
1.2.3. FINALIDAD.
La Municipalidad Provincial de Puno, es el rgano responsable de ejercer la
Administracin Municipal de la Provincia de Puno.
Son Fines:
1.2.5. ALCANCE.
La Municipalidad Provincial de Puno, tiene como mbito de aplicacin a
toda la provincia de Puno.
1.3.
VISIN INSTITUCIONAL.
Es una institucin moderna que brinda servicios de calidad, eficiencia y
eficacia, con gestin transparente, su personal es solidario, competente,
identificado con su provincia y ciudad, elevada vocacin y mstica de
servicio y que ha logrado Confianza de sus contribuyentes.
10
MISIN INSTITUCIONAL.
La Municipalidad Provincial de Puno representa al vecindario, promueve la
adecuada prestacin delos servicios pblicos locales y el desarrollo integral
sostenible y armnico de su circunscripcin (Ley 27972). Planificando,
ejecutando e impulsando a travs de los organismos competentes el
conjunto de acciones destinadas a promover el desarrollo econmico local y
proporcionar al ciudadano el ambiente adecuado para la satisfaccin de sus
necesidades vitales de vivienda, salud, educacin, recreacin, transportes y
comunicaciones.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS.
a. Promotora de Potencialidades Humanas y Culturales.
b. Lder de la Integracin y Capital del Turismo.
c. Emprendimiento de Actividades Econmicas Naturales y Ecolgicas
con Localidades Saludables.
d. Localidades Ordenadas, Saludables, Seguras y Articuladas por
Redes Viales Asfaltadas.
e. Uso Sostenible de Recursos Naturales y Ecolgicos con Localidades
Saludables.
f. Ciudadana Organizada, Participativa y Democrtica.
11
1.4.
CUADRO N 01:
DESCRIPCION DE LA ESTRCUCTURA ORGANICA Y ADMINISTRATIVA DE
LA MUNICIPALIDAD DE PUNO
RGANOS
Concejo Municipal
Alcalda
Comisiones Permanentes
Comisiones Especiales
DE
Gerencia Municipal
DE
DE
GOBIERNO
MUNICIPAL
RGANOS
DE
COORDINACION
RGANO
DIRECCIN
RGANO
CONTROL INTERNO
RGANO
DE
DEFENSA JUDICIAL
Subgerencia
13
de
Planificacin
Programacin
de
RGANO
DE
ASESORAMIENTO
RGANOS
APOYO
DE
Subgerencia de Presupuesto
Inversin
Secretaria General
o
Unidad de Archivo
Gerencia de Administracin
Subgerencia de Personal
Subgerencia de Logstica
Subgerencia de Tesorera
Subgerencia de Contabilidad
Subgerencia de Catastro
14
o
RGANOS
DE
LNEA
Subgerencia
de
Desarrollo
Humano
Participacin
Social
Participacin
Ciudadana.
o
Subgerencia
de
Promocin
Ciudadana.
o
ORGANOS
DESCONCENTRADOS
EMPRESAS
EMSA-Puno
MUNICIPALES
1.5.
GERENCIA DE ADMINISTRACION.
La Gerencia de Administracin, es el rgano de apoyo responsable de la
administracin
de
los
recursos
humanos,
materiales,
econmicos,
17
18
19
Expediente
de
contratacin,
debidamente
calificado
aprobado.
-
con
todas
las
actuaciones
realizadas,
desde
el
20
1.6.
AREA DE ALMACEN
Es la parte de la subgerencia de logstica en la estructura orgnica y
funcional de la municipalidad provincial de puno con objetivos bien
definidos, de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales.
Las actividades que en l se realizan esencialmente son las que
corresponden a los procesos tcnicos de abastecimiento y distribucin de
materiales a las distintas unidades orgnicas y obras de inversin pblica,
ejecutadas por la municipalidad por la modalidad de administracin directa.
1.6.1. VISION
Ser una unidad lder dentro de los almacenes de las instituciones pblicas
de la regin, a travs de su xito en el logro de sus objetivos, innovacin,
tecnologa
habilidad
para
competir
exitosamente
dentro
de
la
1.6.2. MISION
suministrndole
soluciones
integrales
en
atencin
de
21
1.6.3. OBJETIVOS
22
de
24
los
procesos,
subprocesos
procedimientos
tcnicos
de
CAPITULO II.
2. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES REALIZADAS
2.1.
26
CUADRO N 02:
LIBRO DE REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA
PROVEEDOR
N O/C
N SIAF
MONTO FECHA
4332
1086
809.73
15/11/14
PEREZ 4600
3521
10
21/11/14
140.00
de la orden de compra
2.2.
Cabe
denominado
los
siguientes pasos:
GRAFICO N 06: PROCESO DE INTERNAMIENTO
DE ORDEN DE COMPRA
2. Ingresar usuario y
contrasea
5. identificar e ingresar
el nmero de orden de
compra
8. ingresar la fecha de
internamiento la cual
ser la fecha que tiene
la factura que remite
el proveedor
3. Ingresar
pestaa
"aplicaciones"
4. click en el tem
rdenes de compra
elegir la opcin guas
de internamiento
1.
Apertura
sistema
del
la
28
2.3.
29
1. Apertura el sistema
de almacn
2. Ingresar el usuario y
contrasea
3. Ingresar a la
pestaa "aplicaciones
5.consignar
datos
como el rea usuaria,
persona que hizo el
requerimiento,
la
fecha, la afectacin
presupuestal, etc.
4. Click en el tem de
pedido comprobante
de salida (PECOSA )
opcion nuevo
30
2.4.
31
CAPITULO III
3. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
3.1.
MARCO TERICO
32
Distribucin (P.203)
33
3.1.3. ALMACN
Anaya, (2008) define como: lugar donde fsicamente se almacenan los
stocks de productos comerciales o industriales que posteriormente van a
ser objeto de distribucin o transformacin (P. 20)
FASES:
a) Recepcin
Consiste en la secuencia de operaciones que se desarrollan a partir del
momento que los bienes han llegado al local del almacn y termina con
la ubicacin de los mismos en el lugar designado para efectuar la
verificacin y control de calidad.
La recepcin se efecta teniendo a la vista los documentos de recibo
(orden de compra o Gua de remisin u otro documento anlogo)
34
documentacin
de
recibo.
Incluye
las
comprobaciones
bienes
recepcionados
estn
de
acuerdo
con
las
36
c) Internamiento
Comprende acciones para la ubicacin de los bienes en los lugares
previamente asignados. Se ejecutaran las labores siguientes:
-
d) Registro y control
Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje. Se proceder a
registrar su ingreso en la Tarjeta de Control Visible Bincard, la misma
que se ser colocada junto al grupo de bienes registrados. Para
aquellos bienes que proceden de donaciones, transferencias u otros
conceptos distintos de la compra se proceder previamente a formular
la correspondiente Nota de Entrada de Almacn.
Copia del documento de ingreso (Orden de Compra Gua de
internamiento o Nota de Entrada
e) Custodia
Conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de que los
bienes almacenados conserven las mismas caractersticas fsicas y
numricas en que fueron recibidos.
37
3.1.4.1.
DOCUMENTOS DE INGRESO
a) Orden de Compra
Segn Hargadon, Bernard, & Munera, (1996) definen como:
Documento que dispone a un vendedor entregar mercaderas o
materiales descritos a un precio determinado. Al momento de la
aceptacin por parte del vendedor, una orden de compra se
transforma en un contrato. Son elaboradas en el rea de
abastecimiento.
La Orden de Compra es una autorizacin al proveedor para entregar
los artculos y presentar una factura. Todos los artculos comprados
por una compaa deben acompaarse de las rdenes de Compra,
que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su
uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos:
Nombre impreso y direccin de la compaa
que hace el
pedido
Numero de Orden de Compra
Nombre y direccin del proveedor
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Trminos de entrega y pago
Cantidad de artculos solicitados
Numero de catalogo
Descripcin
Precio unitario y total
Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados. Costo
total de la orden
Firma autorizada.
38
39
FASES:
a) Formulacin del pedido
-
de
acuerdo
al
periodo
consignado
en
el
b) Autorizacin de Despacho
La autorizacin se otorgara
c) ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES
Destino de la carga
41
d) CONTROL DE MATERIALES
fuera de la entidad
e) ENTREGA DE MATERIALES
42
3.1.5.1.
DOCUMENTOS DE SALIDA
a) Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)
Documento fuente que tiene por objetivo establecer el pedido y el
despacho de los artculos que cada dependencia solicita, as
como informa las cuentas efectuadas por el movimiento de
bienes.
Segn Uturuncu, (2002) se emiten por:
Ajuste de faltantes de Inventario
Baja de Bienes
Y por cualquier otro concepto que signifique salida fsica o
documentaria de bienes
43
3.2.
MARCO CONCEPTUAL
44
CAPITULO IV
4.1.
y presentar una
tres
4.2.
PROBLEMTICA:
Las Guas de Internamiento son documentos que respaldan que un bien ha
ingresado al almacn, esta operacin se realiza para cada orden de compra
que deseamos internar, teniendo en cuenta la fecha de internamiento, la
cual ser la fecha que tiene la factura que remite el proveedor. La
problemtica ms resaltante de esta actividad es que los rdenes de
compra adjuntos con la gua de remisin y la factura, deberan llegar a esta
oficina por fechas de manera correlativa, a medida que se generan rdenes
46
de compra sin la
como el tamao de la
y otras
caractersticas, lo cual hace ilegible los datos por lo que se puede cometer
un error de registro.
en el
4.3.
fundamental
para
dicha
distribucin
es
el
PEDIDO
documentaria de bienes
Se concuerda con el autor ya que estas tres actividades significan la salida
fsica de un bien y la pecosa se emite nicamente si estos han salido del
almacn.
Por otro lado en estos tres casos es de mucha importancia emitir el Pedido
Comprobante de Salida; ya sea para acreditar que un bien ha salido del
almacn, con la finalidad de cumplir con las necesidades o simplemente
para respaldar que un bien fsico ha salido del almacn como es el caso de
ajuste faltante de inventario y baja de bienes. Cabe resaltar que este debe
contar con la firma del solicitante, ya que evidencia que el bien ha sido
recepcionado satisfactoriamente. Todo esto debe ser realizado dentro de un
tiempo
establecido
respetando
las
normas
que
regulan
este
PECOSA como debe ser, solo se entrega materiales con una hoja de
requerimiento para posteriormente ser regularizado y firmado la PECOSA.
Esto se generara irregularidades en el manejo de bienes.
Este hecho adems genera que la devolucin de las PECOSAS sean
deficientes y no como lo indica la Resolucin Jefatural N 335-90 INAP/DNA
Ser precaucin del responsable de almacn que la dependencia de
destino devuelva el pedido comprobante de salida con la conformidad
respectiva y en forma oportuna. Estos hechos perjudican y retrasan
significativamente el proceso de emisin de pecosas y su respectivo
archivamiento, ocasionando a veces la elaboracin de duplico de pecosas
por perdidas de documento.
Por otro lado el sistema de almacn aliaga ingenieros se encuentra
desactualizada, pues no se puede incluir la numeracin
de pecosa de
50
CONCLUSIONES
51
RECOMENDACIONES
se
52
BIBLIOGRAFA
Normas Legales
Manual De Administracin De Almacenes Para el Sector Pblico
Nacional aprobado por Resolucin Jefatural N 335- 90- INAP/DNA.
Compendio Normativo del Sistema Nacional de Abastecimiento 1997
Trabajos de Investigacin
Castillo Humpiri, J. (2013). Analisis de los Procesos Tecnicos de
Abastecimiento del Gobierno Regional Puno. Puno
53
ANEXOS
54
ANEXO 01 A
55
ANEXO 02
GUIA DE REMISION REMITENTE
56
57
58
59
60