Entrevista A Gaspar Palmer - CEO OPEN KM

Entrevista a Gaspar Palmer, CEO de OpenKM Document Management
System
Posted in Entrevistas By Fuensanta Martnez On abril 21, 2014
OpenKM siempre ha sido (y ser) referente mundial en cuanto a software

documental se refiere. Desde sus comienzos en 2005, este software libre
siempre ha destacado por su adaptacin a las necesidades especficas del
cliente y por la mejora continua respecto a la problemtica de la empresa y su
gestin documental.
Si bien, an hay sectores que desconocen lo que un DMS (Document
Management System) puede hacer por la empresa, otros ya disfrutan de las
ventajas que ste puede ofrecer: gestin gil, mejora del tiempo de respuesta
y de la gestin interna de la empresa, fiabilidad y sobre todo ahorro de coste y
tiempo.
Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, conoce bien estas ventajas. Con l
averiguaremos qu puede hacer el software de gestin documental por
nosotros y cmo comenz en este mundillo tan desconocido para algunos y
tan fascinante para otros.
Retrocedamos en el tiempo, cmo y por qu surgi la idea de OpenKM?
En 2004, la mayora del equipo directivo de OpenKM trabajaban como
desarrolladores y jefes de proyecto en una empresa de nuevas tecnologas
especializada en cdigo abierto y, a su vez, comercializadora de soluciones de
gestin documental de tecnologa propietaria.
En aquellos tiempos, el coste de los productos de gestin documental slo
poda ser asumido por grandes empresas. Tras estudiar y analizar diversos
gestores documentales del momento, surge la idea de desarrollar un sistema
de gestin del conocimiento Open Source que por sus caractersticas pudiera
ser utilizado tanto por las grandes como por las pequeas empresas, pero sin
tener que asumir una gran inversin en su adquisicin.
Es en 2005 cuando surge la idea, la cual empieza a ser una realidad al recibir
fondos para su desarrollo por parte del gobierno espaol a travs del Programa
Nacional de Tecnologas de Servicios de la Sociedad de la Informacin. La
primera versin del producto fue liberada en enero de 2007. Naca as OpenKM
(Open Knowledge Management)
Ese mismo ao, tras el cierre de operaciones de nuestra antigua empresa, se
decide apostar por este producto y lanzar la nuestra propia. La ilusin en esta
nueva aventura y la experiencia acumulada en este tipo de aplicaciones, nos
permiti comercializar e ir lanzando nuevas versiones con nuevas
funcionalidades. El desarrollo continuo del producto, la cercana a los clientes y
los tiempos de respuesta fueron desde nuestros inicios considerados factores
claves para lograr hacernos un hueco en el mercado
OpenKM se basa principalmente en ser un sistema de gestin documental
open source es decir, de cdigo abierto, pero qu le diferencia de otros
gestores documentales con esta misma caracterstica?
La diferencia en OpenKM radica en que esta caracterstica se cumple de
manera cierta y estricta, es decir no existen diferencias de cdigo entre
versiones y adems es accesible para aquellos que quieran disponer de l, la
nica diferencia entre versiones es la que incorpora los servicios anexos a la
versin profesional. Otras caractersticas que tambin nos definen es la de
perseguir la autonoma e independencia de nuestros usuarios, con ello lo que
quiero decir es que el usuario puede utilizar la herramienta sin tener que
afrontar costosos programas de entrenamiento y formacin que incluso
superen en coste al de aplicaciones de software propietario.
Para qu sectores empresariales sera rentable integrar un sistema de gestin
documental?
No podemos descartar ningn sector econmico por anticipado, por definicin
un sistema de gestin documental est recomendado en todas aquellas
organizaciones que crean que su conocimiento es crtico para el desarrollo de
su negocio, su archivo seguro, tratamiento y gestin, incluyendo su
reutilizacin. Cumpliendo de una manera estricta con la LOPD e incorporando el
conocimiento de sus integrantes como activo propio para beneficio de todos.
Para concluir dira que nos enorgullecemos de tener clientes de casi todos los
sectores.
La Gestin Documental puede aplicarse con xito a mbitos muy diversos:
Expedientes
Solicitudes de prstamos hipotecarios
Formularios de seguros de vida
Tramitacin de reclamaciones
Soporte Due Diligence
Recruiting / solicitudes de empleo / empleo online

Evaluaciones del desempeo para empleados
Formularios privados de salud
Registro de estudiantes y Accesos de grado
Permisos gubernamentales y gestin de licencias
Citaciones judiciales
Bolsa de comercio, pedidos o contratos
ISO, manuales y guas
Renovaciones de contrato
Cuentas a pagar y a cobrar
Facturacin electrnica
Aprobacin de documentos y procesos de firma
Y si hablamos de las herramientas que aplican para el desarrollo de la gestin
documental en OpenKM, seran
Podramos hablar de las siguientes:
Apache Tomcat.
Java J2EE ( JDK 1.5).
GWT (Google Web Toolkit Ajax ).
Hibernate.
Spring.
Lucene Text Search Engine.
POI File Format Conversion.
OpenOffice.
jBPM.
KEA.
Weka.
Aperture.
Rdf2go.
Openrdf.
Cree que la gestin documental como tal ha evolucionado con la llegada de la
web 2.0 y los servicios en la nube (cloud computing)? Por qu?
Creo que ha incorporado la posibilidad de acceder al servicio de una manera

ms gil , introduciendo el concepto de pago como servicio pudiendo prescindir
de los servicios de terceros para, por ejemplo, realizar el mantenimiento de los
equipos . En este aspecto ha sido capital para socializar el acceso a
herramientas que, de otra manera, solo seran accesibles para aquellos que
dispusieran de personal IT propio o de posibilidad de contratar estos servicios,
aumentando su coste.
OpenKM es muy conocida en el mbito internacional, cree que a nivel nacional
el uso de sistemas de gestin documental est an por establecerse?
El grado de penetracin de aplicaciones de gestin documental no es
excesivamente amplio por lo que an tenemos mucho camino por recorrer
tanto en nuestro pas como en el resto.
Las diferencias legislativas en este aspecto penalizan la posibilidad de definir
una hoja de ruta que resuelva la mayora de las casusticas. He de reconocer,
no obstante, que el marco espaol es de los ms avanzados en este sentido,
tomndose como modelo en otros pases de mbito europeo.
An as, si tuviera que dar una cifra optimista, dira que la penetracin en
Espaa en cuanto a gestin documental es de menos de un 10%.
Para finalizar, cmo ve el futuro de la gestin documental en las empresas?
Las empresas como entes inteligentes que son, van a adaptar el paso tan
pronto como se requiera para acomodarse a modelos de gestin documental, y
otros, que les permita mejorar en trminos de competitividad y eficiencia. Una
vez que el marco legislativo est totalmente esclarecido, y la solucin
aceptada, asistiremos a un crecimiento exponencial en cuanto a su
implantacin y uso.

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