DOCUMENTACION DE PROCESOS MODELADOS EN Dynamics AX

PROYECTO DYNAMICS:
USUARIO CLAVE:
FECHA DE APROBACION:
PROCESO:
CODIGO:
APROBADO POR
GERENTE DE
PROYECTO

CIERRE CONTABLE

DESCRIPCION DEL PROCESO:

Este proceso describe las acciones a seguir en el proceso de cierre contable de mes
y al finalizar el ao.

ALCANCE DEL PROCESO:

Este proceso aplica para todo el plan de cuentas.

CASOS ESPECIALES:
USUARIOS FINALES INVOLUCRADOS:
POLITICAS DEL PROCESO:

PROCESO: CIERRE CONTABLE

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Contenido
1 CIERRE MENSUAL................................................................................................3
LISTA DE COMPROBACION PREVIA AL CIERRE MENSUAL............................3
1.1 REGISTRO DE PARTIDAS DE POLIZA NO REGISTRADAS.................3
1.2 AJUSTES POR TIPO DE CAMBIO...............................................................4
1.3 CONCILIACION DE MODULOS...................................................................9
a.
PROVEEDORES...........................................................................................9
b.

CLIENTES....................................................................................................11

c.

BANCOS......................................................................................................14

d.

INVENTARIOS............................................................................................15

1.4 CIERRE Y RECALCULO DE INVENTARIOS............................................20

1.5 BLOQUEO DE PERIODOS..........................................................................20
1.6 GENERACION DE REPORTES...................................................................22
2 CIERRE DE AO.................................................................................................24
2.1 PERIODOS......................................................................................................24
2.2 TRANSACCIONES CIERRE Y APERTURA - SIMULACION.................25
2.3 TRANSACCIONES CIERRE Y APERTURA - DEFINITIVO....................27
2.4 HOJA DE CIERRE FISCAL (OPCIONAL)................................................28

PROCESO: CIERRE CONTABLE

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PROCEDIMIENTO:

CIERRE MENSUAL
LISTA DE COMPROBACION PREVIA AL CIERRE MENSUAL
1.1

Listar y Registrar todos los asientos de diario abiertos para el mes en los
mdulos relevantes.

1.2

En caso de tener transacciones con varias monedas, ejecutar los Ajustes

por tipo de cambio en Clientes o en Proveedores (cuando se tenga
manejo multimoneda para cada caso).

1.3

Ejecucin de los informes de Conciliacin de los mdulos.

1.4

Ejecucin del Proceso Cierre y ajuste en el mdulo Gestin del

inventario y almacenes.

1.5

Definir los estados finales de los diferentes mdulos, Abierto o En

espera.

1.6

Emitir balance de comprobacin e informes financieros.

1.1 REGISTRO DE PARTIDAS DE POLIZA NO REGISTRADAS

Paso 1. Registrar todas las lneas de asientos pendientes.

Ruta: Como referencia se puede tener el siguiente reporte: Contabilidad
General, click en Reporte, click en Diarios, click en Entradas de
diario general sin registrar.

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Paso 2. Validar el reporte y registrar todos los diarios pendientes.

1.2 AJUSTES POR TIPO DE CAMBIO

Paso 1.
Actualizar el tipo de cambio de cierre de mes en el mdulo
Contabilidad General, click en Configurar, click en Moneda, click en
Tipos de cambio, se debe actualizar el tipo de cambio para todas las
monedas indicadas en el sistema.
Paso 2. Seleccionar el tipo de cambio que se configur en la Contabilidad

Solo la primera lnea del tipo de cambio ingresado no tendr fecha.

Paso 3. Configurar las cuentas contables respectivas en el formulario Cuentas
de revalorizacin de moneda.
Ruta: Contabilidad General, click en Configurar, click en Moneda, click
en Cuentas de revalorizacin de moneda

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Paso 4. Para correr el proceso de ajustes por diferencial cambiario desde

contabilidad:
Este proceso aplica para revalorizar las cuentas contables o bancarias cuyo
saldo se encuentra en otra moneda diferente a la del sistema.
Ruta: Contabilidad General, click en Peridico, click en Revalorizacin
de moneda extranjera, seleccionar la cuenta contable principal, fechas desde
hasta, cdigo de moneda. Aceptar

Paso 5. Tambin es necesario correr el proceso de ajustes por diferencial

cambiario para transacciones pendientes de pago, de proveedores o de
clientes, con el fin de reflejar el saldo actualizado de la cuenta pendiente en el
balance.
Para cuentas de proveedores, seleccionamos el mdulo Cuentas por pagar,
click en Peridico, click en Revalorizacin de moneda extranjera.

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Presionando en botn Simulacin se puede correr una simulacin para ver

los valores que va a arrojar el sistema,

Hacemos click en el botn Revalorizacin de moneda extranjera ubicado

en la parte superior derecha, se ingresa la fecha considerada para el ajuste y el
perfil del asiento contable, en caso que se tenga varios perfiles de cuentas por
pagar.

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Aparecer una pantalla con el asiento registrado.

Ejemplo:
Orden de compra de 107,40 EUR (53,70 USD)
Tipo de cambio al momento de la compra 2 EUR por 1 USD (107,4/2=53,70)
Asiento:

Pago de la orden de compra

Tipo de cambio al momento del pago (por error el usuario no actualiz el tipo de
cambio), por lo que la transaccin tom el tipo de cambio desactualizado 1,63 EUR
por 1 USD (107,40/2=53,70)
Asiento:

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Antes del cierre de mes se actualiza el tipo de cambio, a la fecha del pago se
encontraba en 2 EUR por 1 USD. Es decir si se pagaba la Factura con el tipo de
cambio actualizado, el pago hubiese sido por USD 65,89 (107,4/1,63). El ajuste
generado al correr el proceso:

Nota: Previo al registro se deben configurar las cuentas contables para la

revalorizacin de la moneda a ajustar (EUR). Ruta: Contabilidad General
-> Configurar-> Moneda ->Cuentas de revalorizacin de
moneda

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Paso 6. Para cuentas de clientes, seleccionamos el mdulo Cuentas por

cobrar, click en Peridico, click en Revalorizacin de moneda
extranjera, y seguimos el mismo procedimiento que el paso anterior.

1.3 CONCILIACION DE MODULOS

a. PROVEEDORES
Paso 1. Seleccionamos el mdulo Contabilidad General, click
Reportes, click en Conciliacin, click en Proveedor, click
Proveedor

en
en

Paso 2. Ingresar las fechas desde y hasta, seleccionar el perfil contable

para obtener el listado, click en botn Aceptar.

Paso 3. Verificar las diferencias que se presentan en el reporte. Justificarlas o

corregirlas de ser el caso.
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Como anexo del saldo contable, se puede generar el siguiente reporte de

detalle de la cuenta por pagar desde el mdulo.
Cuentas por pagar, click en Reportes, click en Estado, click en
Lista de saldo del Proveedor

El reporte puede filtrarse u ordenarse por cuenta contable, no por perfil:

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b. CLIENTES
Paso 1.- Seleccionamos el mdulo Contabilidad General, click en
Reportes, click en Conciliacin, click en Cliente, click en Cliente
Paso 2.- Ingresar las fechas desde y hasta para obtener el listado, seleccionar
el perfil contable, activar el check Slo diferencias click en botn Aceptar.

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Paso 3. Verificar las diferencias que presenta el reporte y/o registrar o validar
diferencias si es del caso.

Como anexo del saldo contable, se puede generar el siguiente reporte de

detalle del mdulo.
Cuentas por cobrar, click en Reportes, click en Estado, click en
Lista de saldo del cliente

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El reporte puede filtrarse u ordenarse por cuenta contable, no por perfil:

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c. BANCOS
Paso 1.- Seleccionamos el modulo Contabilidad General, click en
Reportes, click en Conciliacin, click en Banco
Paso 2. Ingresar las fechas desde y hasta para obtener el listado, click en
botn Aceptar.

Paso 3. Verificar las diferencias que se presentan en el reporte justificar y/o

corregir las diferencias si es del caso.

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d. INVENTARIOS
Se requiere configurar el reporte, de manera que se puedan cotejar los saldos
contables versus los saldos de inventario en el mdulo.
Se puede configurar ilimitado nmero de versiones del reporte de Valor de
inventario, dependiendo del uso que se le vaya a dar.
Paso 1.- Seleccionamos el modulo Gestin del inventario y almacenes,
click en Configurar, click en Administracin de costos, click en
Reportes de valor de inventario

Paso 2.- Se crea un nuevo reporte, asignando un cdigo y nombre.

Se puede dejar especificando un intervalo de fechas, o se seleccionar la fecha
al momento de ejecutar el reporte.
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En Intervalo se selecciona Fecha de registro

El campo Conjunto de dimensiones permite seleccionar los conjuntos creados
en Contabilidad general, que combina cuenta + dimensiones financieras, para
mirar el saldo en el reporte. Esto es opcional.
En la seccin Posicin financiera, se marca el campo Inventario, para obtener el
costo del mismo en el reporte.
Se puede seleccionar Trabajo en proceso, Costo de ventas o Prdidas y
ganancias, si se requiere mirar una columna con esos valores. Esto aplica a un
reporte de transacciones, no de saldos.
Se puede marcar el campo Resumir valores fsicos y financieros, si se requiere
ver una columna con la suma de estos montos.
Se puede marcar el campo Incluir no registrados en la contabilidad.
En la seccin Dimensiones financieras, se puede marcar una o ms
dimensiones, siempre y cuando el costeo se realice por esas dimensiones.
En la seccin de recursos, si el reporte es de inventarios, Id de recurso,
corresponde a cdigo de artculo y Grupo de recursos a Grupo de artculos.
Se puede marcar los campos Ver y total para artculos y grupos.
Para las filas se puede escoger en el nivel: Totales, si se trata de un reporte de
saldos para cuadrar con la contabilidad

Si el reporte es una versin de Kardex, en filas se puede escoger el nivel:

Transacciones y adems marcar el campo Incluir saldo inicial

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Paso 2. Mientras se va configurando el reporte, se puede visualizarlo, dando

click en el botn Vista previa

Paso 3. Para ejecutar el reporte, seleccionamos el modulo Gestin del

inventario y almacenes, click en Reportes, click en Estado, click en
Valor de inventario, click en Valor de inventario

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Paso 4. Escoger el reporte configurado en el campo Id.

Seleccionar el intervalo de fechas o en su lugar la fecha desde y hasta para el
reporte.
Para un reporte de saldos se puede ingresar solamente la fecha hasta.
Con el botn Seleccionar se puede incluir filtros de artculos, grupos, tipos
de transacciones, dimensiones de producto, de almacenamiento o de
seguimiento.

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En caso de diferencias, se puede consultar el reporte Conflictos potenciales

inventario y contabilidad general.
Ruta: Gestin del inventario y almacenes, click en Reportes, click en
Estado, click en Valor de inventario, click en Conflictos potenciales
inventario y contabilidad general
Seleccionar las fechas desde y hasta y la cuenta contable.
Tambin puede filtrarse adems por artculo

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1.4 CIERRE Y RECALCULO DE INVENTARIOS

Previo a la generacin de informes financieros, se debe ejecutar el proceso de
reclculo y cierre de inventarios para actualizar los costos del inventario y de las
transacciones del mes, de acuerdo al mtodo de costeo utilizado.
Es mandatorio ejecutar estos procesos cada mes, para reflejar los ajustes, en el
mes correspondiente, de forma que los saldos de los estados financieros sean
reales.
Ver manual de Cierre y reclculo.

1.5 BLOQUEO DE PERIODOS

Paso 1. Ir al mdulo Contabilidad General, click en Configurar, click en
Contabilidad, click en el botn Volver a calcular los saldos del
perodo en la pantalla que aparece damos click en el botn Aceptar

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Paso 2. Definir el periodo en el campo Estado como En espera para evitar

contabilizaciones accidentales en el mes cerrado, Ruta: Contabilidad
General Configurar Contabilidad Calendario Contable

Nota: Un perodo en estado En espera permite volver a estado Abierto. En la

pestaa Estado del mdulo se especifican los mdulos a los cuales se les incluye
con este estado, en esta pantalla podemos seleccionar usuarios a los cuales se les
faculta seguir ingresando informacin.
El estado Cerrado es definitivo y no se permite volver a abrirlo. Este estado se
utilizar al momento de cierre de ao.

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1.6 GENERACION DE REPORTES

Paso 1. Actualizar los saldos de acuerdo al conjunto que se vaya a utilizar para
los reportes
Ruta: Contabilidad General, click en Configurar, click en Dimensiones
financieras, click en Conjuntos de dimensiones financieras
Click en Volver a elaborar saldos y/o Actualizar saldos.

Paso 2. Imprimir Balance de comprobacin, Estado de cuenta de

dimensin de cuentas relevantes e Informes financieros.
Ruta:
Contabilidad
General,
click
en
Reportes,
click
en
Transacciones, click en Agrupaciones, click en Resumen de balanza
de comprobacin
Seleccionar el conjunto de dimensiones y la fecha desde y hasta.

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Ruta:
Contabilidad
General,
click
en
Reportes,
Transacciones, click en Estado de cuenta de dimensin

click

en

Seleccionar los conjuntos principal y secundario (de ser necesario) y las fechas
desde y hasta.

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Para filtrar por cuenta o dimensiones, click en el botn Seleccionar.

Insertar una fila de tipo Asiento contable de diario general y filtrar con el
campo Cuenta contable.MainAccount

CIERRE DE AO

2.1

PERIODOS

Antes de realizar el cierre anual, es necesario crear el siguiente ao fiscal en el

Calendario Fiscal. El ao de cierre todava est abierto para ajustes de
contabilizaciones.
Seleccionamos el mdulo Contabilidad General, click en Configurar, click
en Calendarios Fiscales, seleccionar el calendario fiscal correspondiente,
click en Ao Fiscal y aparece una ventana nueva para especificar los datos
del ao fiscal nuevo, llenar la informacin y click en Crear
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En el campo Longitud del periodo deseada ingresar 1 y en el campo Unidad

Meses.

2.2

TRANSACCIONES CIERRE Y APERTURA - SIMULACION

Paso 1. Seleccionamos el modulo Contabilidad General, click en

Peridico, click en Cierre del perodo fiscal, click en Transacciones
de apertura.
Ejecutar Transacciones cierre / apertura para transferir los saldos de
apertura en el nuevo ao. Este proceso es un Cierre previo que simula las
transacciones a realizarse en el definitivo.
Se puede mantener este cierre temporal para la generacin de reportes,
mientras se finalizan los ajustes a balances y reportes a entidades.
Nota: Este paso se puede ejecutar varias veces, sobre todo si se realizan ms
ajustes en Hoja de cierre fiscal o en Diarios.

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El parmetro Eliminar el asiento de cierre y apertura y generar

uno nuevo debe estar seleccionado para que se reemplacen los registros
de cierre y apertura si se realiza varias veces el proceso. Si se lo deja en
blanco, el sistema no borrar los asientos anteriores y registrar solo los
nuevos ajustes.

El parmetro Crear el asiento de cierre al lanzar el proceso de

transacciones de cierre / apertura debe estar seleccionado para que el
sistema realice un asiento al hacer la transferencia de saldos al nuevo
perodo.

El parmetro Establecer el estado del ao fiscal en Cerrado NO

debe estar marcado, por ser una simulacin. Este parmetro se marcar
previamente a ejecutar el cierre definitivo.

El parmetro Dimensiones financieras de transferencia

Debe
seleccionarse si se van a mantener saldos por dimensin en las cuentas de
balance.

Ingresar la fecha final de cierre.

escoger Cierre Apertura.

La cuenta de Resultado de fin de ao puede estar configurada en

Cuentas del sistema. Debe ser de tipo Balance general o Capital, si
no est configurada, debe ingresarse en esta pantalla. A esta cuenta se
transferirn los saldos de la Utilidad o Prdida del ao.

En el campo Cuentas de saldo

Ingresar el nmero de asiento de cierre.

Marcar la opcin Imprimir transacciones creadas para generar el
reporte luego de la transferencia.

Damos click en el botn Aceptar

Se imprime el reporte de las transacciones de cierre de todas las cuentas, y el

reporte de las transacciones de apertura para las cuentas de saldo.
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Imprimir los informes financieros y otros informes.

Nota: Esta impresin de los reportes, se puede realizar en cualquier momento.

2.3

TRANSACCIONES CIERRE Y APERTURA - DEFINITIVO

Nota: Este proceso es irreversible, por seguridad se puede solicitar un backup

de los datos al rea de sistemas.
Paso 1. Realizamos el Cierre definitivo del ao fiscal siguiendo la ruta,
mdulo
Contabilidad General, click en Configurar, click en
Contabilidad, click en Calendario Contable.

Cambiamos el estado a Cerrado para todos los perodos.

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Paso 2. En parmetros de contabilidad, activamos el check Establecer el

estado del Ao Fiscal en Cerrado

Paso 3. Volvemos a correr las transacciones de Cierre y apertura cambiando

el estado a Ao Cerrado en el mdulo Contabilidad General, click en
Peridico, click en Cierre del perodo fiscal, click en Transacciones
de apertura.

2.4

HOJA DE CIERRE FISCAL (OPCIONAL)

La hoja de cierre fiscal permite realizar asientos contables en el perodo 13

(31/12/2013), en lugar que se hagan como parte del perodo normal de
diciembre.

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Los ajustes que se realicen en esta hoja, solo tienen afectacin contable, no
en mdulos.

Este proceso es opcional.

Paso 1. Seleccionamos el mdulo Contabilidad General, click en

Peridico, click en Cierre de perodo fiscal, click en Hoja de cierre
fiscal

Paso 2. Crear una nueva lnea y darle nombre. Escoger en Capa de registro:
Actual y en Cdigo del perodo: Cierre.

Paso 3. Ir a la pestaa General en la seccin Periodo, ingresar la fecha

desde y hasta del perodo y en la seccin Registro la fecha de registro de los
ajustes.

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Paso 4. Damos click en el botn Cuentas de cierre, click en el botn

Cargar Saldos. El sistema presenta todo el plan de cuentas con sus saldos.

Nota: En el Catlogo de cuentas, en la pestaa General las cuentas deben

tener la especificacin del tipo de cuenta para el cierre como de: Resultado
o Saldo. Las cuentas de Resultado, se cerrarn automticamente y las de
Saldo se mantendrn en el nuevo perodo.

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Paso 5. Seleccionar la cuenta de la cual se requiere hacer un ajuste e ir al botn

Transferencias.

Paso 6. Ingresar el texto del asiento de ajuste, el valor y la cuenta de

contrapartida.

Paso 7. Realizar todos los ajustes necesarios e ir al botn Registrar.

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Paso 8. En la pantalla de la Hoja de cierre ir al botn Asiento y podemos

consultar los registros.

Paso 9. Damos click en el botn Imprimir y revisar el reporte de los saldos de

las cuentas previo al cierre. Todas las cuentas que se presenten como
Resultados sern las que se cierran y las de Saldo las que se transfieran

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