Cmo usar Google Drive

Creado por Rosy Guerra, Pamela Gonzalez

4 partes:Ingresa a Google DriveCrea y edita documentosSube y descarga archivosExpande el

potencial de Drive

Cuando Google Drive se introdujo a la web por primera vez, serva como un lugar
de almacenamiento de archivos en la nube para que fueran accesibles desde
cualquier lugar. Debido a que Drive evolucion, ahora cumple los roles de Google
Docs y sirve como un centro para la creacin de documentos Google y
herramientas de Office. Incluso, puedes instalar aplicaciones en Drive para
expandir aun ms su operatividad. Saca el mximo de Google Drive siguiendo
esta gua.

Parte 1 de 4: Ingresa a Google Drive

1.

1
Ingresa a la pgina web de Google Drive con tu cuenta de Google. Si no
tienes una cuenta de Google, puedes crear una de forma gratuita. Google Drive te
permitir almacenar archivos en la nube, as como tambin crear documentos y
formularios a travs de su interfaz web.
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2.

2
Aade archivos a la unidad. Hay dos maneras de agregar archivos a la unidad:
puedes crear documentos de Google Drive o puedes subir los archivos desde tu
computadora. Para crear un archivo nuevo, haz clic en el botn "CREAR". Para
subir un archivo, haz clic en el botn CARGAR (la flecha hacia arriba) que est
junto a "CREAR".

3.

3
Cambia la forma en que se muestran los archivos. Puedes elegir mostrar los
archivos con conos grandes ("Cuadrcula") o como una lista ("Lista"). El modo
"Lista" muestra de un vistazo el propietario del documento y cundo fue la ltima
vez que se lo modific. El modo "Cuadrcula" muestra cada archivo como una vista
previa de su primera pgina. Puedes cambiar el modo haciendo clic en los botones
que estn junto al cono de engranaje, en la esquina superior derecha de la
pgina.

4.

4
Usa la barra de navegacin del lado izquierdo para navegar por los
archivos.Mi unidad es el lugar donde se almacenan todos los archivos y
carpetas subidas. Compartidos conmigo son los documentos y archivos que
otros usuarios de Drive comparten contigo. Destacados con estrella son los
archivos que marcaste como importantes, y los archivos Recientes son los que
editaste ms recientemente.
o

Puedes arrastrar y soltar archivos y carpetas en toda tu unidad para

organizarlos segn tu criterio.

Haz clic en las casillas para seleccionar mltiples archivos y

carpetas. Luego, puedes realizar acciones con esos archivos haciendo clic en los
botones que estn en la parte superior de la pgina. Si utilizas la vista de conos
grandes, la casilla aparece cuando pasas el mouse sobre el documento. Puedes
encontrar ms opciones en el men Ms.

Haz clic en el cono Carpeta con un signo + para crear una carpeta

nueva en tu unidad. Puedes crear carpetas dentro de otras para organizar los
archivos.

5
Busca archivos. Puedes buscar documentos y carpetas en todo Google Drive
usando la barra de bsqueda de la parte superior de la pgina. Google Drive
buscar a travs de los nombres, contenidos y propietarios y si encuentra un
archivo con el trmino exacto en el ttulo, este aparecer debajo de la barra de
bsqueda a medida que escribes, as podrs seleccionarlo rpidamente.

6
Descarga la aplicacin para tu dispositivo mvil. Puedes descargar la
aplicacin Google Drive para tu dispositivo con Android o iOS para acceder a los
archivos desde tu telfono o tableta. Puedes descargar la aplicacin de forma
gratuita desde la tienda de aplicaciones. Es posible que no tenga todas las
mismas caractersticas de edicin que la versin del navegador.

Parte 2 de 4: Crea y edita documentos

1.

1
Haz clic en el botn "CREAR". Al hacerlo, aparecer un men que te permitir
elegir qu tipo de documento quieres crear. Tienes diferentes opciones
predeterminadas, pero tambin puedes aadir ms haciendo clic en el enlace
Conectar ms aplicaciones que est al final del men:
Carpeta: crea una carpeta en Mi unidad para la organizacin de

o
archivos.
o

Documento: crea un documento en blanco procesador de textos al

que puedes ajustarle el formato y las configuraciones de pgina usando las

herramientas y los mens de la parte superior del documento. Puedes exportar los
documentos como archivos de Microsoft Word, OpenOffice, PDF y otros formatos.
Presentacin: abre el Google Drive equivalente a Microsoft

PowerPoint. Puedes exportar los archivos como archivos de Microsoft PowerPoint,

PDF, JPG y otros formatos.
Hoja de clculo: crea una hoja de clculo en blanco. Puedes exportar

las hojas como archivos de Microsoft Excel, OpenOffice, PDF, CSV y otros
formatos.
o

Formulario: te permite crear formularios que puedes completar en

lnea y los puedes exportar como archivos CSV.

2
Crea un archivo nuevo. Luego de elegir el tipo de documento, se te presentar
un documento en blanco. Si eliges Presentacin o Formulario, aparecer una
ventana de bienvenida que te ayudar a configurar el documento.

3
Nombra el archivo. Haz clic en el texto gris en cursiva que dice <tipo de archivo>
sin ttulo, en la parte superior de la pgina. Cuando hagas clic en l, aparecer la
ventana Cambiar el nombre del documento, la cual te permitir cambiar el
nombre del archivo.

4
Edita el documento. Comienza a escribir el documento como lo haras en su
equivalente comercial. Es muy probable que notes que Google Drive tiene la
mayora de las caractersticas bsicas, pero las avanzadas a las que ests
acostumbrado no estn disponibles.
El documento se guarda automticamente a medida que trabajas en

o
l.

5
Exporta y convierte el archivo. Si quieres que el archivo sea compatible con
programas similares, haz clic en "Archivo" y coloca el cursor sobre Descargar
como para ver un men con los formatos disponibles. Elige el formato que mejor
se adece a tus necesidades. Luego, se te pedir que le coloques un nombre al
archivo y que selecciones una ubicacin de descarga. Cuando el archivo est
descargado, tendr el formato que elegiste.

6
Comparte el documento. Haz clic en "Archivo" y selecciona "Compartir", o haz
clic en el botn azul "Compartir" que est en la esquina superior derecha para
abrir las configuraciones de Uso compartido. Puedes especificar quin puede ver
el archivo, como as tambin, quin puede editarlo.
o

Mndale el enlace de la parte superior a las personas con las que

quieres compartir el archivo. Puedes utilizar los botones de abajo para compartirlo
rpidamente a travs de Gmail, Google+, Facebook, o Twitter.

Cambia quin tiene acceso al documento haciendo clic en

Cambiar. Por defecto, el documento es privado y debes invitar a las personas a

que tengan acceso. Puedes cambiar esto para permitir que todos los que tienen el
enlace puedan ver el archivo, o para que lo abra y busque cualquier persona en
Internet.
o

Invita a las personas a editar tu documento ingresando la informacin

de contacto en el campo Invitar a personas. Los usuarios invitados deben
ingresar a Google Drive para acceder al documento.

Cambia el acceso de las personas invitadas haciendo clic en el

enlace azul junto a cada uno de sus nombres. Puedes permitir que editen el
documento o que solo lo vean.

7
Publica el documento. Para publicar el documento, la hoja de clculo o la
presentacin, haz clic en "Archivo" y selecciona Publicar en la web. Al publicar un
documento de Google Drive se crea una copia para que todos puedan verla. La
copia se convierte en una pgina web separada que no est vinculada con el
documento original, lo que te permite compartir el documento con cualquier
persona que desees sin tener que cambiar las configuraciones de uso compartido.
[1]

El documento publicado no se puede editar, pero s el archivo original

que an permanece en Google Drive.

Imprime el documento. Puedes imprimir los documentos si tienes una impresora

instalada o si tienes acceso a una impresora en la nube de Google. Haz clic en el
men "Archivo" y elige la opcin "Imprimir" al final de la lista.
Elige las configuraciones de impresin. Puedes especificar las

pginas a imprimir, al igual que el diseo de la pgina. Haz clic en "Imprimir" para
dirigirte a la siguiente pantalla.
Se abrir la vista previa de la impresin y podrs seleccionar la

impresora haciendo clic en el botn "Cambiar". Esto es til si quieres acceder a la

impresora en la nube de Google de tu casa mientras ests en el trabajo o la
escuela.

9
Regresa a una versin anterior del documento. Si realizaste algunos cambios
en un documento y te diste cuenta que necesitas volver a la versin anterior,
puedes utilizar la herramienta "Historial de revisin" para navegar a travs de las
copias antiguas. Abre el documento, haz clic en el men "Archivo" y selecciona
Ver historial de revisin. Luego, a la derecha de la pgina, se abrir un marco
con la lista de las revisiones.[2]
o

Puedes hacer clic en cada revisin de la lista para ver el documento

en la ventana principal.

Cuando encuentres la revisin que deseas, haz clic en el enlace azul

Restaurar esta revisin, debajo de su ubicacin en la lista.

Parte 3 de 4: Sube y descarga archivos

1.

1
Descarga el programa de sincronizacin de Google Drive para la
computadora. Esto es opcional, pero puede facilitar la sincronizacin de los
archivos locales con Google Drive. Si quieres instalar el programa, haz clic en el
enlace de descarga en la pgina principal de Google Drive. El enlace descargar
el instalador correcto para tu sistema operativo.
o

Luego de descargar el programa, instlalo e inicia sesin con tu

cuenta de Google. Encontrars una carpeta en el escritorio que te permitir
acceder rpido a todos los archivos de Google Drive.

Arrastra el archivo que desees agregar al almacenamiento de Google

Drive hasta la carpeta y se cargar automticamente. Cuando el archivo se carga
con xito, se muestra una marca de verificacin verde en el cono.

2
Establece las configuraciones de carga. Haz clic en el cono de engranaje que
est en la esquina superior derecha de la pgina y pasa el mouse sobre la opcin
Configuracin de carga. All, puedes elegir si quieres que Google Drive convierta
automticamente los archivos cargados, como los documentos de Word o los
archivos de Excel, en los formatos del Drive, y si quieres que Drive convierta los
archivos PDF en archivos de texto editable.
o

Puedes elegir si quieres que se te pregunte cada vez que realices

esa accin, o si quieres que suceda automticamente.

Los archivos no convertidos no se abrirn en Google Drive a menos

que los conviertas. De lo contrario, necesitars descargarlos a un dispositivo que

tenga el programa necesario para abrirlos.

Haz clic en el botn "Cargar". Aparecer un men que te permite cargar

archivos individuales o carpetas enteras. Navega hasta el archivo o la carpeta que
quieres subir a Drive. En este momento, se aplicarn las configuraciones de
conversin que estableciste anteriormente y vers el progreso de carga en la
ventana que aparece.
Las cuentas de Google Drive gratuitas te otorgan 15 GB de

almacenamiento para los archivos subidos. Ese espacio es compartido con tu

cuenta de Gmail. Cualquier documento creado en Drive no influye en el lmite de
almacenamiento. Puedes ver qu est ocupando espacio haciendo clic en el
enlace Administrar que est en la esquina inferior izquierda de la pgina del
Drive.

Los archivos cargados aparecen en la carpeta Mi unidad, pero

puedes moverlos por el sistema de carpetas como desees.

4
Descarga los archivos desde Google Drive a la computadora. Si quieres tener
uno o varios archivos en tu computadora local, marca las casillas de esos
archivos, haz clic en el botn Ms, ubicado en la parte superior de la pgina, y
selecciona Descargar.
o

Si descargas archivos de Google Drive, se te preguntar a qu

formato deseas convertirlos. De lo contrario, comenzarn a descargarse
automticamente.

5
Elimina los archivos que no deseas. Para eliminar archivos y carpetas, marca
sus casillas y haz clic en el botn "Eliminar" que est en la parte superior de la
pgina. Puedes deshacer esta accin haciendo clic en Deshacer o dirigindote a
la seccin "Papelera" del men izquierdo.
o

Recuerda que los documentos creados con Google Drive no se

tienen en cuenta para el lmite de almacenamiento.

Parte 4 de 4: Expande el potencial de Drive

1.

1
Edita las fotografas que subiste al Drive. Puedes utilizar la aplicacin gratuita
Pixlr para editar cualquier foto que hayas subido directamente al Drive. Para ello,
haz clic en el botn "CREAR" y selecciona Conectar ms aplicaciones. Busca
Pixlr e instlala de forma gratuita.
o

Una vez que Pixlr est instalada, haz clic derecho en una imagen de
Drive y selecciona Abrir con. All, elige Pixlr desde el men y la fotografa se
abrir en una pestaa nueva. Puedes comenzar a editar con Pixlr.

2
Escucha los archivos de msica almacenados. Si utilizas Google Drive para
guardar tus MP3, quiz hayas notado que no hay una forma de reproducirlos sin
descargarlos primero. Con la aplicacin Drive Music Chrome, puedes utilizar el
navegador web Google Chrome para escuchar los archivos guardados en el Drive.
Puedes descargar la aplicacin gratis desde la tienda web de Chrome.

3
Dibuja imgenes con Drive. Puedes aadir la aplicacin Drawing al Drive, la cual
instalar un programa de creacin de imagen bsico. Utiliza este programa para
dibujar imgenes para otros documentos o crear dibujos cooperativos
compartindolos con otras personas.

4
Combina archivos PDF. Si instalas la aplicacin PDF Mergy en Google Drive, podrs
combinar rpido cualquier archivo PDF que hayas guardado en Mi unidad. Puedes
poner en el orden que t quieras los archivos, arrastrando y soltndolos y as
armar el archivo PDF final. La aplicacin cargar los archivos PDF a un servidor,
los combinar y luego mostrar el archivo combinado final.

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