PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y

CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

Cdigo: PR-001
Versin: 01
Fecha: 10/02/2016

PROCEDIMIENTO ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

ELABORADO
CARGO

Persona encargada del

SG- SST

REVISADO
Consultor externo

APROBADO
Representante por
la direccin.

FIRMA
1. OBJETIVO
Este Procedimiento define y establece las directrices que regulan el control de los documentos
y registros del Sistema de Gestin de la seguridad, salud en el trabajo de KIDS REPUBLIC,

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de forma que se facilite su manejo, control, distribucin y revisin, como tambin la generacin
de registros para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo
de retencin y la disposicin de los documentos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros externos e internos que se
encuentran dentro del Sistema de Gestin de la seguridad y salud en el trabajo de KIDS
REPUBLIC.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
- Decreto 1072 de 2015
4. RESPONSABLES

Representante de la direccin: Revisar el presente procedimiento.

Responsable de SST: Aprobar y asegurar la adecuada implementacin del presente
procedimiento.
Trabajadores: Sern responsables por implementar y adoptar los lineamientos contenidos en
el mismo.

5. DEFINICIONES
ACTUALIZACIN: Fecha en que se elabora la ltima edicin del documento.

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ALMACENAMIENTO: Archivar bajo condiciones que permitan asegurar el buen estado de los
documentos y/o registros, y minimizar el riesgo de prdida de la informacin. Corresponde a la
localizacin fsica o electrnica de un documento y/o registro, sitio de ubicacin de los
diferentes documentos y/o registros, como lugar exacto y carpeta.
APROBACIN: Actividad que consiste en verificar que lo que se encuentra documentado
corresponde con las polticas, objetivos y requisitos del Sistema de Gestin Integrado y
constituye la autorizacin para iniciar su aplicacin.
CDIGO: Nomenclatura formada por letras y nmeros que identifican un documento
COPIA CONTROLADA: Se refiere a los documentos que requieren actualizacin cada vez
que se emita una nueva versin, para que los interesados siempre dispongan de la versin
vigente.
COPIA NO CONTROLADA: Se refiere a las copias de los documentos finales que se entregan
como informacin, sin ejercer control sobre su actualizacin.
DISPOSICIN: Determinar qu se har con el registro una vez concluido el tiempo de
retencin. Generalmente la disposicin final de los registros de los proyectos es el archivo
muerto o inactivo.
DOCUMENTO: Testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se
establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas,
figuras, planos, grabaciones magnticas, fotografas, formatos, entre otros.
DOCUMENTOS INTERNOS: Aquellos que se generan dentro de la empresa, para establecer
sus disposiciones sobre el Sistema de Gestin Integrado y que deben cumplir lo dispuesto en
esta norma.
DOCUMENTOS EXTERNOS: Aquellos generados por organismos externos.

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DOCUMENTO OBSOLETO: Datos que poseen significado y su medio de soporte, los cuales
han perdido su vigencia porque han sido reemplazados por una nueva versin, o porque ya no
se usa.
ELABORA: Actividad que consiste en elaborar cualquier documento que se requiera para
cubrir una necesidad de acuerdo con los parmetros establecidos en el presente documento.
IDENTIFICACIN: Corresponde al cdigo y nombre de un registro.
INSTRUCCIONES DE TRABAJO O PASO A PASO: Documento que seala la manera de
realizar una actividad, pero de una forma especfica para dar mayor claridad.
INSTRUCTIVO: Documento especfico y detallado, que establece la forma de desarrollar una
actividad particular.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Es la relacin de todos los
documentos y registros del Sistema de Gestin Integrado, en la cual se consigna aspectos
bsicos de control como son: cdigo, nombre, fecha, vigencia, versin, responsables, motivo
de cambio, retencin, disposicin, tiempo de retencin.
MODIFICACIN: Cualquier cambio que se considere necesario hacer en un documento para
mejorar o actualizar su aplicacin.
NORMA: Documento mandatorio que hace referencia a instrucciones de aplicacin general,
en donde se sealan procedimientos a seguir, identificacin, control, etc. Las normas definen
que hacer.
PROTECCIN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros, proteccin
contra humedad o condiciones del ambiente.

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RECUPERACIN: Cmo se ubican los registros en el sitio de archivo para ser consultados.
(Est relacionado con el criterio de clasificacin, que puede ser alfabtico, cronolgico,
consecutivo u otro).
REFERENCIAS: Aquellos documentos base de la norma, procedimiento o instruccin de
trabajo, los cuales deben sealarse como fundamento, referencia o ampliacin de los
aspectos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas. Se pueden presentar como formatos diseados especialmente
para facilitar la recoleccin de informacin para una situacin especfica, suministra evidencia
objetiva de las actividades efectuadas o los resultados alcanzados.
RETENCIN: Perodo de tiempo durante el cual permanecern los registros como archivo
activo. Generalmente algunos de los registros de los proyectos se retienen durante la duracin
del mismo.
REVISADO: Actividad que consiste en la verificacin del documento desde el punto de vista
tcnico y su coherencia con la realidad. Culmina con la firma del documento por parte del
responsable de la revisin.
VERSIN: Indica el nmero de veces que ha presentado cambios en los documentos.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

6.1 CREACIN
Cualquier persona de la tienda, puede solicitar la creacin de un nuevo documento,
dependiendo de las necesidades internas o requerimientos de la tarea para el desarrollo de la
operacin.

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6.2 ELABORACIN
Para elaborar cualquier documento, los lderes o jefes deben haber identificado la necesidad
de realizar dicho documento, y proceder a informar al personal que maneja el SG-SST para
que ellos determinen y recopilen la informacin pertinente para la elaboracin del documento.

Los documentos se elaboraran en tipo de fuente Arial de tamao 11; aplica para el contenido
del documento, para ttulos o encabezados se utilizar Arial de tamao 14, para cdigo
versin y fecha el tipo de fuente Arial de tamao 9.

6.2.1.ENCABEZADO, CUADRO DE APROBACION Y CONTROL DE CAMBIOS

6.2.1.1 ENCABEZADO
Los Manuales, Procedimientos, Planes, e Instructivos incluidos dentro del sistema integrado de
gestin poseen el siguiente encabezado.
Consta de tres columnas distribuidas de la siguiente manera:
1. LOGOTIPO DE LA TIENDA: Grupo, letras y figuras que se utilizan como distintivo de la
empresa.
2. NOMBRE ESPECFICO DEL DOCUMENTO: El nombre especifico del nombre del
documento.
3. CODIGO: Identificacin alfanumrica del documento que consta de 3 partes.
4. VERSIN: Corresponde al nmero de la actualizacin vigente.
5. FECHA DE ACTUALIZACIN: Corresponde a la fecha de edicin o modificacin del
documento.

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Cdigo:
Versin:
Fecha:

6.2.1.2 CUADRO DE APROBACION

Los procedimientos generales del SG-SST tendrn en la primera pgina del documento el
siguiente cuadro de aprobaciones, de acuerdo el control de documentos.

ELABORADO
CARGO

Persona encargada del

SG- SST

REVISADO
Jefes o Consultor externo

APROBADO
Representante por la
direccin.

FIRMA

6.2.1.3 CONTROL DE CAMBIOS

La identificacin de los cambios realizados a Manuales, Procedimientos, Planes e Instructivos
(a modo documento) se controla con el siguiente cuadro ubicado en la ltima hoja de los
documentos, a su vez en este se registra los responsables de la aprobacin de los mismos.

VER. No
1

FECHA

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

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Los Formatos y matrices poseen el cuadro de control de cambios en la segunda del archivo de
Excel a modo informativo.

6.2.2 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

6.2.2.1

PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos documentados del SG-SST deben contener los siguientes captulos:
1. Objetivo: Se escribe el objetivo por el cual el documento se disea. Su redaccin se
inicia con un verbo en infinitivo y debe contemplar como elementos mnimos el qu y
cmo se va a hacer y a quien va dirigido.
2. Alcance: Campo de aplicacin del documento. Indica o seala los procesos,
subprocesos, actividades y tareas de la entidad, involucrados en el documento que se
va a elaborar.
3. Documento de referencia: Documentos que sirve de apoyo para la elaboracin del
documento.
4. Responsables: Jefes o personas que se involucran en la actividad.
5. Definiciones: En caso de ser necesario, se definirn en orden alfabtico los trminos
poco comunes que se utilicen en el desarrollo del documento y que puedan presentar
dificultad de interpretacin de quien ejecuta el proceso, subproceso, actividad o tarea.
6. Descripcin

de

actividades:

Desarrollo

del

cmo

de

las

actividades

del

procedimiento.
7. Formatos relacionados: Se enumeran de manera secuencial los registros o el
material de referencia pertinente en caso que estos se requieran.
8. Control de cambios. Los cambios que se realizan con la fecha y la aprobacin.

6.2.2.3 INSTRUCTIVOS
La estructura de los Instructivos se determina segn el tipo de trabajo, de tal forma que facilite
su total comprensin por parte del trabajador que lo ejecuta. Pueden estar en forma escrita,
fichas, diagrama de flujo de proceso, herramientas grficas, fotografas, videos, muestras

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patrones, medios magnticos y cualquier otro medio aceptado por la compaa. Los
instructivos describen actividades puntuales de un proceso.

6.2.2.4FORMATOS
La estructura de los formatos es establecida de acuerdo a las necesidades de informacin que
se desea recopilar, con el fin de dejar la suficiente evidencia de la actividad a la cual
corresponde.
La redaccin de toda la documentacin debe ser clara, exacta y completa a la vez simple y
concisa. Todos los documentos deben estar disponibles en los procesos a las cuales est
dirigido ya sea por aplicacin o por informacin.
Siempre que sea posible los documentos sern impresos por las dos caras de manera que el
consumo del recurso sea mnimo.

6.3 CODIFICACIN
Para mantener un control ms rpido y que permita localizar los documentos y ordenarlos, se
ha establecido una codificacin que diferencia entre los documentos que establecen cmo
hacer las cosas y los registros que evidencian lo que se hizo, los que se relacionan de acuerdo
con el proceso. Los cdigos a utilizar en KIDS REPUBLIC, son alfanumricos y tiene la
siguiente distribucin:

Tabla No. 1

Codificacin de Documentos del SG-SST

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El Nmero para identificar los Documentos del SG-SST se compone de los

siguientes caracteres, donde:
YY-ZZZ
YY=Corresponde a la identificacin de la naturaleza del documento Segn lo
estipulado en la tabla dos del presente documento.
-

= Corresponde a la Separacin de los siguientes tres caracteres.

ZZZ =Corresponde al Consecutivo de los documentos de acuerdo a su

clasificacin.

Identificacin del tipo de documento: Los tipos de documentos estn identificados as:
Tabla No. 2

Codificacin Tipos de Documentos

( YY )
DOCUMENTO
Manual
Procedimiento
Plan
Formato
Programas
Instructivos
Matrices
Reglamento

IDENTIFICACIN
MA
PR
PL
FO
PG
IN
M
R

Ejemplo de Codificacin de un Documento

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Documento No. PR-001

La clave del Nmero es la siguiente: PR-001

PR

Corresponde al Procedimiento de Elaboracin de Documentos.

Corresponde a la Separacin de los siguientes tres caracteres.

001 =

Corresponde al Consecutivo de acuerdo a la naturaleza del documento,

para este caso es el 001.

6.4 REVISION
La revisin de los documentos del SG-SST estar a cargo de la persona encarga del SG-.SST
junto con el jefe directo de la tienda.

6.5 APROBACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos son aprobados por el representante de la direccin luego de la revisin
efectuada por el encargado del SG-SST respectivamente.
El responsable del SG-SST, procede a: Codificar, Actualizar la versin y estructura del
documento si aplica e incluir en el listado maestro de documentos.

6.6 DISTRIBUCION DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

Los documentos internos son distribuidos y se encuentran disponibles en la Oficina
administrativa en el equipo central; En el escritorio Carpeta SG-SST la divulgacin de los
documentos vigentes se efecta mediante el envo de correo electrnico, comunicados
internos y/o reuniendo al personal involucrado para su respectiva socializacin y especificando

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con claridad la versin anterior, la nueva versin y la fecha a partir de la cual aplica el nuevo
documento o registr.
Se consideran documentos controlados los publicados en medio electrnicos en el equipo
central e igualmente los fsicos que se encuentren en cada rea de trabajo. En caso de
requerir la generacin de la copia de un documento para un ente externo o copias que no
estn controladas en el sitio de trabajo y por las personas responsables stas se identificaran
con un sello de COPIA NO CONTROLADA en la parte final de todas sus hojas.

6.7DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos de origen externo, que incidan en el SG-SST (Fichas tcnicas de materias
primas e Insumos, hojas de seguridad de productos qumicos, Normas y Decretos, etc.), son
distribuidos a la persona que finalmente hace uso del documento.
El responsable de este documento informa al responsable del SG-SST para incluirlos en el
Listado Maestro de Documentos para as controlar su versin o vigencia y la entidad
generadora. Cuando se trate de la normatividad legal vigente aplicable al sistema se indicara
en el listado maestro de documentos y registros la carpeta global donde se encuentra esta
documentacin.

6.8 ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS

Los cambios o actualizaciones en los documentos las solicita la persona que requiera el
cambio apoyados en el en cargado del SG-SST, mediante lo establecido en el procedimiento
de gestin del cambio y apoyado en su respectivo formato FO-013 remitiendo el documento a
revisin y aprobacin nuevamente antes de ser publicado.
6.09 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS

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Toda la estructura documental del SG-SST de KIDS REPUBLIC, se encuentra disponible en el

computador del rea administrativa, para lo cual todo el personal puede tener acceso a la
informacin al momento que lo requieran.
6.10 LEGIBILIDAD E IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos se mantienen legibles ya que son archivos por medio electrnico, con
restriccin de cambios o modificaciones, lo que hace que sean documentos no adulteradles.
6.11CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
Los documentos que han sido modificados o actualizados en su versin, se consideran
obsoletos y son guardados en el equipo de la oficina administrativa, al momento de actualizar
el archivo. Este tipo de documentos que estn impresos se identificaran con la palabra
``DOCUMENTO OBSOLETO, para evitar su uso no previsto, se reutilizaran para imprimir en
la cara limpia del documento, si las dos caras del documento fueron usadas, se dispondr
como documento reciclable.

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE REGISTROS

7.1 CREACION DE UN FORMATO
La creacin de un formato surge de la necesidad de controlar una actividad para lograr un
objetivo y una meta buscando la eficacia de un procedimiento.
La solicitud de la creacin del formato es responsabilidad del personal involucrado donde surja
la necesidad. Cuando esta se identifique se le informara al personal de gestin integral
mediante el formato de gestin del cambio FO-013 para su respectivo tramite.

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7.1.1 ELABORACION Y APROBACION DEL FORMATO

El formato es elaborado inicialmente por la persona que requiere el control, si este cumple con
los requerimientos es aprobado por el responsable de la tienda y el encargado del SG-SST.
7.1.2 IDENTIFICACION Y DISTRIBUCION
Los registros creados por la tienda sern identificados a travs del cdigo asignado al formato,
considerando que un formato se convierte en registro cuando tiene datos que evidencian la
actividad realizada.
Los formatos del SG-SST son distribuidos y se encuentran disponibles en el computador de la
oficina administrativa y su ruta es: D:XXXX,; La divulgacin de estos se efecta mediante el
envo de correo electrnico, comunicados internos y/o reuniendo al personal involucrado
especificando con claridad la versin anterior, la nueva versin y la fecha a partir de la cual
aplica el nuevo formato.
Una vez identificados los registros internos con cdigo y versin se incluyen en el listado
maestro de documentos y registros para su control.

Los registros que se controlan pueden ser:

Registros Internos: derivados de la implementacin y mantenimiento del SG-SST.

Registros Externos: los emitidos por clientes, proveedores, personal externo etc., que
proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos para el
desarrollo del SG-SST de KIDS REPUBLIC.: Certificaciones, Auditorias de seguimiento,
etc.

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Nota: Todos los documentos (Formatos, Registros, Planes, Programas, Manuales, etc.)
se pueden modificar desde el computador de la oficina administrativa por el encargado
del SG-SST.
7.1.3 ALMACENAMIENTO
El almacenamiento de los registros se realizar en carpetas, flderes, AZ o cualquier otro
medio que garantice la conservacin y fcil recuperacin de los registros, los cuales deben
estar identificados claramente con el fin de acceder a ellos de manera oportuna y exacta,
posteriormente estos sern dispuestos en archivadores o estantes, en la oficina administrativa
de la tienda.
En cuanto a los registros magnticos, estos estarn en la carpeta Registros la cual se
encuentra en la direccin XXX.

7.1.4 PROTECCIN
Funcin que permite asegurar un buen estado fsico de los documentos o registros aislndolos
de condiciones ambientales adversas en lugares protegidos de la humedad y el polvo, y define
los cargos de los trabajadores que tienen acceso al documento o registro. En trminos
generales los documentos o registros impresos se almacenan al medio ambiente y tiene
acceso todo el personal de la tienda a solo lectura.
En cuanto a documentos y registros magnticos, estos estarn disponibles en el computador
de la oficina administrativa en medo lectura, y para su modificacin se efectuara mediante una
clave que manejara exclusivamente la persona que maneja el SG-SST.
Adicionalmente se realizaran copias o backups peridicos (quincenales) para tener control de
la informacin la cual estar en el disco duro de gerencia.

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7.1.5 LEGIBILIDAD
Los formatos deben ser diligenciados en forma clara y legible por el personal correspondiente
y con la frecuencia requerida por el mismo, no deben tener ; no se deben diligenciar a lpiz o
con tintas borrarles; en lo posible cuando existan campos en blanco los espacios deben ser
cerrados para hacer la informacin ms confiable y evitar que sta sea alterada, esto puede
hacerse colocando un N/A (No Aplica) o cerrando con una lnea, excepto en los campos que
impliquen seleccin (por ejemplo: Si___ No___).
En caso de corregir un dato (por ejemplo: tachar o reteir una letra o numero) se debe
registrar la persona que lo hace y la razn por la cual fue hecho, esto se puede registrar en el
campo de Observaciones del documento o cerca del dato o valor corregido, esto con el fin de
controlar los errores y poder dar confiabilidad a la informacin registrada.

7.1.5 RECUPERACIN
Funcin que permite localizar los documentos o registros impresos o magnticos. Las copias
magnticas se recuperaran por la ruta de almacenamiento y por el nombre del archivo.
7.1.6 TIEMPO DE RETENCIN
Tiempo durante el cual se mantiene un documento o registro antes de realizar su disposicin
final. El Responsable del proceso determina el tiempo de retencin de cada registro,
basndose en las disposiciones obligatorias de Ley y su experiencia en el manejo de los
mismos. El tiempo de retencin se muestra en forma detallada en el listado Maestro de
Documentos y registros. Esta revisin se hace peridicamente y se hace la disposicin final de
los registros que hayan cumplido con el tiempo de retencin.
7.1.7 DISPOSICIN FINAL

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El destino final de los registros, lo determina la persona encargada del SG-SST de acuerdo a
su uso y/o a lo indicado por la ley cuando aplique. Los registros impresos que cumplan con el
tiempo de retencin sern reutilizados para imprimir en la cara limpia del registro (si no se
considera registro confidencial) si las dos caras del registro fueron usadas, este se dispondr
como documento reciclable y/o se rasgarn. Para los documentos magnticos se dejara una
copia de la versin anterior en documentos obsoletos.
8. FORMATOS RELACIONADOS
FO-014 Listado maestro de documentos y registros
FO-013 Gestin del cambio
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER. No

FECHA

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

10-02-2016

Documento inicial

2
3