Auditoría Administrativa A Grupo Seoli
Auditoría Administrativa A Grupo Seoli
Auditoría Administrativa A Grupo Seoli
Empresa creada en agosto del 2014, por el Licenciado Joseph Muiz Ramrez, ubicada estratgicamente
en el centro de la Ciudad de Mxico, con oficinas administrativas en Iztacalco Ciudad de Mxico y planta
operativa en Benito Jurez Ciudad de Mxico. Su creacin se da como respuesta a la alta demanda de un
cliente muy importante de uno de los socios comerciales llamado Impresos Muiz S. de R.L de C.V. Surge
con la idea de brindar servicios de acabados a materiales de empaque realizados en papel y cartn con
costos sumamente competitivos. Uno de sus principales clientes es Giesecke y Devrient de Mxico quin
tiene en Mxico una presencia de ms de 50 aos en Mxico siendo lder en el negocio del desarrollo de
soluciones y servicios para tarjetas inteligentes.
Hoy en da Grupo Seoli cuenta con ms de 50 empleados que trabajan tanto en actividades operativas
como administrativas, con una produccin mensual en sus procesos de acabados de hasta 20,000 tiros
por da, Al da de hoy cumple con ms de 1 ao en el que se implemento el proceso de impresin para dar
soporte a su principal socio comercial y nuevos proyectos en marcha.
Misin
Visin
Valores
nuestros
Definir estructura organizacional y roles de cada una de las reas operativas y administrativas,
antes el trmino del primer semestre del 2016.
Mantener e incrementar la presencia directa de Grupo Seoli en el mercado, no solo como fabricante
y maquilador de productos en papel y cartn, sino como una empresa de soluciones y de
generacin de valor.
Incrementar en un 50% el nmero de nuevos productos y servicios ofrecidos a los clientes mediante
soporte tcnico y administracin de proyectos.
Lograr el cumplimiento al nivel de Ventas establecido al inicio del ao 2016.
Implementacin de un sistema de gestin de la calidad basado en los principios de la norma ISO
9001 antes de finalizar el ao 2016.
Polticas de calidad:
I.
II.
IV.
V.
Organizacin.
La organizacin que se tiene, se deriva de una base tomada de la normativa ISO9001, basada en un
enfoque por procesos, a pesar de que la PYME mencionada en esta actividad no cuenta con una
certificacin, si desarrolla sus actividades con esta base, de tal forma que cada una de sus actividades,
formas de trabajar y procesos, se apoyan por el siguiente esquema.
VI.
verificacin.
Planear: Ante cualquier circunstancia lo primero que deben definirse son las polticas, mismas que
deben ser congruentes con las necesidades y expectativas de los clientes y de las otras partes
interesadas. Las polticas son el marco para el establecimiento de los objetivos y las metas, que a
su vez obligan al desarrollo de estrategias, programas y mtodos de trabajo.
Verificar: Peridicamente se comparan los avances, las tendencias y los resultados obtenidos con
relacin a lo proyectado.
VII.
Hacer
Verificar
Actuar
temas de contabilidad.
Recursos Humanos: Dentro de las etapas del proceso administrativo, el rea de Recursos
Humanos, participa en hacer y Actuar, sin embargo, se detecta dentro del diagnostico, que
esta rea solo se encarga de gestionar el papeleo necesario para contratar personal sin
contar con referencias documentales como descripciones de puesto o perfiles de puesto, ni
se cuenta con mtodos de medicin que permitan evaluar la competencia o cumplimiento de
cada empleado, la mayor parte del personal contratado, es en base a recomendaciones ms
VIII.
su rea.
Cuestionario de Organizacin: 1 juego para el gerente de la empresa y 1 juego a un empleado de
su rea.
Cuestionario de Integracin: 1 juego para el gerente de la empresa y 1 juego a un empleado de
su rea.
Cuestionario de Direccin: 1 juego para el gerente de la empresa y 1 juego a un empleado de su
rea.
Cuestionario de Control: 1 juego para el gerente de la empresa y 1 juego a un empleado de su
rea.
Cuestionario de planeacin.
Cuestionario de organizacin.
Cuestionario de Integracin.
Cuestionario de direccin.
Cuestionario de Control.
X.
Conclusiones:
Con cada uno de los cuestionarios se puede detectar que a pesar de la PyME a la cual fueron
aplicados dichos cuestionarios, cuenta con una base solida para sus sistema de gestin, se ve
influenciada por asuntos de ndole familiar, derivado de que la misma es una empresa familiar, y que
la mayora de las actividades que tienen que ver con la administracin, se ven influenciadas o con la
directriz de las decisiones u opiniones que surgen de la direccin general, de tal forma que personal
ubicado en posiciones estratgicas y de mando, mas que tomar decisiones, toma acciones derivado
de lo que indique la direccin general.
que las tres podran haber obtenido un puntaje de 100, y para las preguntas abiertas, se les asigna un
valor de 10 en caso de haber sido respondida.
Como ejemplo de lo mencionado previamente, tenemos que si un cuestionario incluye 63 preguntas, 54
con criterio de respuesta definido y 9 con respuesta abierta, se esperara para ello un puntaje mximo de
5400 por las respuestas cerradas ms 90 puntos por las 9 respuestas abiertas. Este puntaje obtenido
solo se considera para el cuestionario respondido por el gerente o director, de tal forma que se debe
sumar lo aplicable al cuestionario del empleado del rea.
Con el ejemplo descrito lneas arriba, se podra aspirar a un mximo total de 10980 puntos, por lo que si
el puntaje real obtenido fuese 9180, se divide este valor entre el mximo total esperado de 10980,
posteriormente se multiplica por 100 el valor obtenido y se obtendr el porcentaje alcanzado para cada
cuestionario.
(9180 / 10980 = 0.8360) * 100 = 83.60%
Nota: En el caso de que alguna de las respuestas abiertas no hayan sido respondidas, no se considerara
para la suma total, los 10 puntos que le corresponden, en caso de que alguno de los cuestionarios
presenten esta incidencia, la celda donde se registra el valor total de las respuestas abiertas, se marcara
de color naranja.
Cuestionarios.
Gerente
Cuestion
ario de
Planeaci
n
Respuesta
s por
cuestionar
io
Puntaje
por total
de
respuesta
s
Si
No
No
se
44
10
Empleado
Abiert
as
Si
No
No
se
43
Total
Total
%
Abiert punta espera cubier
as
je
do
to
9
9180
4400
90
430
0
Gerente
Cuestion
ario de
Organiza
cin
Respuesta
s por
cuestionar
io
Resultados totales
Si
21
No
6
No
se
0
300
Si
22
No
3
No
se
2
83.61
%
90
Empleado
Abiert
as
5
10980
Resultados totales
Total
Total
Abiert puntaj espera
as
e
do
5
4490
5500
%
cubier
to
81.64
%
Puntaje
por total
de
respuesta
s
2100
220
0
50
Gerente
Cuestion
ario de
Integraci
n
Respuesta
s por
cuestionar
io
Puntaje
por total
de
respuesta
s
Si
No
No
se
17
Abiert
as
Si
No
No
se
18
16
XII.
Resultados totales
Total
Total
%
Abiert puntaj espera cubiert
as
e
do
o
18
3590
1700
160
0
150
Si
No
No
se
17
Abiert
as
Si
No
No
se
18
180
0
70
Total
Total
%
Abiert puntaj espera cubiert
as
e
do
o
7
No
No
se
Abierta
s
Si
No
No
se
11
80.18
%
70
Resultados totales
Total
Total
Abiert punta espera
%
as
je
do
cubierto
9
2150
4540
Empleado
Si
900
78.73
%
Resultados totales
3640
1700
4560
140
Empleado
Gerente
Cuestion
ario de
Control
Respuest
as por
cuestiona
rio
Puntaje
por total
de
respuesta
s
40
Empleado
Gerente
Cuestion
ario de
Direcci
n
Respuesta
s por
cuestionar
io
Puntaje
por total
de
respuesta
s
100
60
110
0
90
3380
63.61%
90.00%
80.00%
70.00%
Cuestionario de
Planeacin
60.00%
Cuestionario de
Organizacin
50.00%
Cuestionario de
Integracin
40.00%
Cuestionario de
Direccin
30.00%
Cuestionario de Control
20.00%
10.00%
0.00%
En el grafico previo se puede ver que ninguno de los cuestionarios fueron cubiertos en su totalidad,
y que la principal problemtica de la misma, radica en el bajo nivel de control derivado de que en
forma general, no se tienen documentados procedimientos o metodologas que permitan realizar a
la organizacin evaluaciones o mediciones objetivas de su desempeo.
XIII.
Informe preliminar.
Se realiza el informe preliminar, tomando como referencia, los requisitos que establecen cada una
de las fichas de evaluacin.
Planeacin.
Respuesta general del
gerente o director "S,
No o No lo s"
Si
No lo s
Si
No lo s
Si
Si
OBJETIVOS Medibles
Si
No lo s
Verificables
Si
No
Sealan qu lograr
Si
No
Si
No
No
No
Si
No
Si
No
TIPO DE PLAN
Si
No lo s
No
No
No
No
Si
No
Si
No lo s
No
No
No
No
Si
Si
Si
Si
Son claros
Si
Si
Estn actualizados
No
No
Si
No
Si
No
Si
No lo s
Se supervisa su aplicacin
Si
No lo s
Si
Si
Si
Si
Se sanciona su incumplimiento
Si
Si
Organizacin.
Respuesta general del gerente o director
"S, No o No lo s"
Si
No
Es claro en su presentacin.
Si
No
No
No
Si
Si
Si
Si
Si
No
Si
Si
No
No
Tipo de Herramienta
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Integracin.
Respuesta general del gerente o
director "S, No o No lo s"
No
No lo s
Se respeta el proceso.
No
No
Si
No lo s
No
No
No
No
Se respeta el proceso.
Si
No
Si
No
Se contempla la aplicacin de
exmenes.
Si
Si
Se contempla la investigacin de
referencias.
Si
Si
SI
Si
CONTRATACIN Se genera un
documento por escrito.
Si
SI
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Tipo de Herramienta
Si
puesto.
Si
Direccin.
Respuesta general del gerente o
director "S, No o No lo s"
Si
Si
Si
Si
No
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
no
No
Si
No
SI
Si
No
No
SI
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
No
Si
No
Si
No
Si
Tipo de Herramienta
Control.
Tipo de Herramienta
XIV.
Observaciones.
En forma general, se observa que a pesar de que existe un buen ambiente de trabajo, de que se
logran objetivos a nivel contable y de que el personal se encuentra satisfecho incluso con sueldo
e incentivos proporcionados por la PyME, se detecta que existe una gran laguna entre los
puestos de mando y los puestos operativos, ya que las decisiones tomadas a nivel estratgico no
son llevadas o comunicadas al menos a los dems niveles, quedndose esta informacin
bsicamente a nivel de la direccin.
Se observa tambin que el personal administrativo, no se inmiscuye en los procesos de
administracin adecuadamente, dejando en su totalidad la toma de decisiones a la direccin,
excusando que ciertas actividades no estn descritas en ningn lado.
Hay informacin bsica y de suma importancia que debera ser conocida y dominada por todo el
personal y no ocurre as, esto es referencia a que el total del personal operativo, desconoce la
misin, visin, objetivos y polticas, sin embargo la direccin describe que esta informacin
existe, es vigente y coherente con los objetivos de la organizacin.
Se observa que la falta de organizacin y falta de asumir ciertas responsabilidades, radica en
que la PyME evaluada, es una empresa % familiar y que al no contar la misma con
documentacin apegada y seguida contra un estndar como el ISO9001, se dan muchas
actividades con total informalidad y solo por inercia.
Conclusin:
La PyME a la cual fue aplicado este ejercicio y cuestionarios, sin duda es econmicamente exitosa,
y posee una estabilidad en el mercado, sin embargo, tambin se percibe que su crecimiento es
mnimo. La estabilidad mencionada, se debe principalmente a que tiene clientes que durante varios
aos han mantenido un compromiso de compra y trabajo con la misma PyME, pero sin duda, si se
llegan a dar cambios en el mercado, en la seleccin de otro proveedor por parte del cliente, la baja
calidad de administracin y gestin de un sistema dentro de la PyME, impedir a la misma prevenir
cualquier potencial baja de ventas y en el mejor de los casos, no brindara un soporte para generar
acciones de mejora o crecimiento significativo de la misma.
Introduccin.
Dentro de toda empresa, la ejecucin de auditoras administrativas resulta por dems una herramienta que
proporciona bases a toda organizacin para buscar soluciones a fallas existentes, prevenir fallas e incluso
buscar la mejora continua por lo que sin duda, a partir de esta auditora, se estar creando un parte aguas
para en adelante, aplicar este tipo de auditora en forma permanente y peridica.
Antecedentes.
En la PyME Impresos Muiz S. de R.L. de C.V. la cual tiene ms de 15 aos de existencia, no se haba
realizado anteriormente ningn tipo de auditora, el manejo y diseo operacional, se haba dado durante
estos aos en base a la experiencia acumulada, a recomendaciones de clientes y a buenas prcticas
generadas a partir de iniciativas de miembros internos de la organizacin.
Finalidad.
Se ha llevado a cabo un estudio de la funciones del personal tomando en consideracin sus funciones
dentro de la organizacin, para determinar el grado de funcionalidad de cada uno de los puestos, y su nivel
de competencia buscando satisfacer las necesidades de sus clientes. De acuerdo a sus instrucciones y
acuerdos definidos, hemos realizado un examen de la situacin administrativa de la PyME Impresos Muiz
S. de R.L. de C.V. para efectos de poder ahora proporcionarles una opinin y retroalimentacin objetiva
sobre la situacin administrativa que tiene la misma.
Metodologa y alcance.
La metodologa aplicada durante la auditoria, se basa en una serie de cuestionarios estratgicamente
definidos y con alcance a toda la organizacin, los cuales posteriormente fueron procesados
estadsticamente para tener un valor ponderado que permita definir grados de importancia y como tal,
enfocar esfuerzos en los resultados cuantitativos obtenidos. Los cuestionarios cubren a todas las reas de
la organizacin en:
Planeacin.
Organizacin.
Integracin.
Control.
Direccin.
Apreciacin de hechos relevantes y observaciones principales.
En forma general, se observa que a pesar de que existe un buen ambiente de trabajo, de que se
logran objetivos a nivel contable y de que el personal se encuentra satisfecho incluso con sueldo
e incentivos proporcionados por la PyME, se detecta que existe una gran laguna entre los
puestos de mando y los puestos operativos, ya que las decisiones tomadas a nivel estratgico se
existe.
Se observa que la falta de organizacin y falta de asumir ciertas responsabilidades, radica en
que la PyME evaluada, es una empresa
Cuestionarios.
Gerente
Cuestion
ario de
Planeaci
n
Respuesta
s por
cuestionar
io
Si
44
No
10
No
se
0
Empleado
Abiert
as
9
Si
43
No
5
No
se
6
Resultados totales
Total
Total
%
Abiert punta espera cubier
as
je
do
to
9
9180 10980 83.61
%
Puntaje
por total
de
respuesta
s
4400
90
430
0
Gerente
Cuestion
ario de
Organiza
cin
Respuesta
s por
cuestionar
io
Puntaje
por total
de
respuesta
s
Si
No
No
se
21
Abiert
as
Si
No
No
se
22
Resultados totales
Total
Total
Abiert puntaj espera
as
e
do
2100
50
220
0
100
No
No
se
Abiert
as
Si
No
No
se
17
18
16
150
160
0
Si
No
No
se
17
Total
Total
Abiert puntaj espera
as
e
do
Si
No
18
Gerente
70
180
0
Empleado
78.73%
Resultados totales
Total
Total
%
Abiert puntaj espera cubiert
as
e
do
o
7
3640
1700
4560
140
Empleado
No
se
%
cubiert
o
18
Abiert
as
81.64
%
Resultados totales
3590
1700
5500
40
Empleado
Si
%
cubier
to
5
4490
Gerente
Cuestion
ario de
Direcci
n
Respuesta
s por
cuestionar
io
Puntaje
por total
de
respuesta
s
90
Empleado
Gerente
Cuestion
ario de
Integraci
n
Respuesta
s por
cuestionar
io
Puntaje
por total
de
respuesta
s
300
4540
70
Resultados totales
80.18
%
Cuestion
ario de
Control
Respuest
as por
cuestiona
rio
Puntaje
por total
de
respuesta
s
XVI.
Si
No
No
se
Abierta
s
Si
No
No
se
11
Total
Total
Abiert punta espera
%
as
je
do
cubierto
9
2150
900
60
110
0
3380
63.61%
90
Cuestionario de
Planeacin
80.00%
70.00%
Cuestionario de
Organizacin
60.00%
Cuestionario de
Integracin
50.00%
40.00%
Cuestionario de
Direccin
30.00%
Cuestionario de
Control
20.00%
10.00%
0.00%
En el grafico previo se puede ver que ninguno de los cuestionarios fueron cubiertos en su totalidad,
y que la principal problemtica de la misma, radica en el bajo nivel de control derivado de que en
forma general, no se tienen documentados procedimientos o metodologas que permitan realizar a
la organizacin evaluaciones o mediciones objetivas de su desempeo.
Fichas de evaluacin.
Planeacin.
Respuesta general del
gerente o director "S,
No o No lo s"
Si
No lo s
Si
No lo s
Si
Si
OBJETIVOS Medibles
Si
No lo s
Verificables
Si
No
Sealan qu lograr
Si
No
Si
No
No
No
TIPO DE PLAN
Si
No
Si
No
Si
No lo s
No
No
No
No
Si
No
Si
No lo s
No
No
No
No
Si
Si
Si
Si
Son claros
Si
Si
Estn actualizados
No
No
Si
No
Si
No
Si
No lo s
Se supervisa su aplicacin
Si
No lo s
Si
Si
Si
Si
Se sanciona su incumplimiento
Si
Si
Organizacin.
Respuesta general del gerente o
director "S, No o No lo s"
Si
No
Es claro en su presentacin.
Si
No
No
No
Si
Si
Si
Si
Tipo de Herramienta
Si
No
Si
Si
No
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
No
No lo s
Se respeta el proceso.
No
No
Si
No lo s
No
No
No
No
Se respeta el proceso.
Si
No
Si
No
Se contempla la aplicacin de
exmenes.
Si
Si
Se contempla la investigacin de
referencias.
Si
Si
SI
Si
CONTRATACIN Se genera un
documento por escrito.
Si
SI
Si
Si
Si
Si
Integracin.
Tipo de Herramienta
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Direccin.
Respuesta general del gerente o
director "S, No o No lo s"
Si
Si
Si
Si
No
No
Si
Si
Si
Si
Si
Si
no
No
Si
No
SI
Si
No
No
SI
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
Si
No
Si
Tipo de Herramienta
Control.
Tipo de Herramienta
No
Si
No
Si