Pevisa Auto Parts

Informacin de la empresa

Razn social: PEVISA AUTO PARTS S.A.

Actividad:

Fabricacin de empaquetaduras, retenes, juntas homocinticas y productos

industriales.

Desarrollo de Matrices y Moldes

Importacin y venta de todos tipo de repuestos automotrices.

Breve Resea:
Pevisa Auto Parts inicia sus operaciones en el ao 1975 como una empresa dedicada
a la fabricacin y comercializacin de empaquetaduras para vehculos y aplicaciones
industriales.
Actualmente cuenta con un rea de instalaciones de 6000 metros cuadrados, as como
con un personal tcnico altamente calificado, y la infraestructura y maquinaria
necesarias para la fabricacin de sus productos, entre ellos: empaquetaduras y
retenes de motor, juntas homocinticas y

productos industriales; los que son

fabricados con matriceras y moldes de alta precisin y puestos a prueba en ensayos

de laboratorio, lo que les permite un alto control de calidad para ofrecer el material
mas adecuado en la elaboracin de sus productos. Paralelamente se dedica al
desarrollo de matrices y moldes, ofrece a sus clientes una amplia gama de productos,
cuenta con catlogos impresos y on - line, y brinda asesora tcnica de primer nivel
para alcanzar la satisfaccin total del cliente.
Todas estas razones le permiten ser una empresa que exporta el 75% de sus
productos a ms de 40 pases en el mundo.
Pevisa, se dedica tambin a la actividad comercial, importando diferentes repuestos
para la venta nacional.

Productos:
Repuestos para automviles

Cantidad de Trabajadores:
En la actualidad se cuenta con 230 en todas las reas

Ubicacin:
- Planta: Av. Separadora Industrial 2107 - Ate
- Trading: Av. Repblica de Panam 2075 La Victoria

Anlisis interno de la organizacin

Objetivos

Establecer procedimientos para la adecuada entrega de los pedidos a fin de

satisfacer el crecimiento de la demanda.

Mejorar el sistema productivo ao a ao con nuevos estndares de calidad.

Establecer estrategias comerciales a fin de propiciar el continuo crecimiento.

Mantener un programa de capacitacin del personal de acuerdo a las necesidades

de la empresa.

Recurso Humano
Pevisa Auto parts, cuenta con un rea dedicada a la administracin de recursos
Humanos.
Entre las funciones de esta rea se encuentra la de seleccionar al personal tanto
administrativo, como operativo, procurando de elegir al postulante mas adecuado para
los puesto de la empresa a travs de la realizacin de pruebas de competencias y
conocimientos.
Asimismo, esta rea es la encargada de todo lo relacionado con el pago de haberes
del personal, as como del pago de beneficios legales como AFP, CTS, seguros e

impuestos; y los beneficios propios de la empresa como EPS, bonos, utilidades y

asistencias.
Finalmente, se encarga tambin de la capacitacin personal, ya que, debido al rubro
de la empresa, es de suma importancia el que el personal -sobretodo operativo- este
adecuadamente capacitado para realizar sus funciones de forma optima y as
garantizar un producto de calidad y la satisfaccin del cliente.

Estructura
Se trata de una empresa familiar cuyos socios son tres hermanos con un Gerente
General un Gerente Administrativo (hijo de uno de los dueos) que tiene a su cargo la
produccin en planta y a su vez ve la gestin administrativa contable y parte de la
gestin comercial de ventas e importacin de materias primas
Otra divisin es aquella dedicada a la importacin de productos para su venta a nivel
nacional, funcionando como un Trading y que est a cargo de un Gerente Comercial
(hijo de uno de los dueos)
Podemos afirmar que la empresa tiene caractersticas estructurales que corresponden
a los siguientes tipos de organizacin:
Tiene de organizacin

mecnica en cuanto a que podemos inducir que tiene una

centralizacin alta ya que la toma de decisiones est en poder de pocas personas mas
aun siendo una empresa de carcter familiar. Asimismo, cuenta con una
estandarizacin alta ya que sus procesos de produccin as lo requieren debido a que
las piezas que se fabrican deben tener uniformidad en el diseo, acabados y calidad.
La diferenciacin esta basado fundamentalmente en la estructura

y tiene una

formalizacin relativamente alta, en este sentido se han desarrollado los manuales de

procedimientos y funciones.
Por otro lado Tiene de organizacin Orgnica el hecho que posee una formalizacin
baja, ello se debe justamente al carcter familiar de la organizacin, tambin tiene
mbitos de control amplios y una complejidad horizontal y vertical baja.
Por lo anterior expuesto podemos decir que tiene ms de mecnica que de orgnica
hablando en trminos de diferenciacin e integracin que son los elementos claves de
la estructura.

Si hablamos de la etapa del desarrollo estructural podemos afirmar que se encuentra

en la Etapa de la Estructura Empresarial.
Pevisa Auto Parts cuenta con una planta para la fabricacin de sus productos de un
rea mayor a los 10,000 metros cuadrados ubicados en Ate, tambin funcionan parte
de las oficinas administrativas.
Adems, tiene un almacn en el Callao donde ingresan los productos importados y
donde se distribuyen para todos clientes. Funcionan aqu, adems del almacn, los
departamentos de ventas y crditos y cobranzas.
Asimismo, la fbrica esta implementada con maquinaria de ltima tecnologa que
cumple con los ms altos estndares de seguridad y eficiencia, ya que as lo exige el
mercado internacional que representan un alto porcentaje de ventas en la lnea de
empaquetaduras.

Capital
En los ltimos aos la empresa ha invertido su capital en activos fijos comprando un
nuevo local de mayor tamao, logrando obtener un nuevo almacn que empez a
funcionar a partir de este ao, adicionalmente la empresa ha adquirido maquinaria de
ltima generacin.
La empresa tiene como poltica reinvertir las utilidades generadas cada ao, con la
finalidad de aumentar su capital para poder crecer como empresa y consolidarse como
una de las principales empresas en su rubro dentro del pas.

Tecnologa
La empresa procura adquirir maquinaria de ltima tecnologa que cumple con los ms
altos estndares de seguridad y eficiencia. Ello no slo garantiza la ptima fabricacin
de sus productos, si no tambin la seguridad de sus empleados y mantener o ampliar
su ventaja competitiva.
Cuenta con un rea de mantenimiento,

que tiene la funcin de velar que las

maquinarias se encuentren en las mejores condiciones para operar.

Disposicin de las oficinas

Pevisa Auto Parts cuenta con una infraestructura adecuada para la fabricacin de sus
productos para lo cual posee un rea mayor a los 6000 metros cuadrados ubicados
en el callao, en donde se encuentran las oficinas administrativas y la fabrica. Cabe
resaltar que a pesar que estas dos reas encuentran separadas y bien diferenciadas
para poder generar mayor tranquilidad y seguridad a los empleados al momento de
realizar sus funciones.
Las oficinas administrativas se encuentran en un edificio dentro del local de la
empresa en un rea de 1000 metros cuadrados. Cuentan con una nueva y moderna
infraestructura que crea un adecuado ambiente de trabajo y que facilita la interrelacin
entre las diferentes reas.

Proceso de transformacin de materia prima en producto terminado

Procesos de fabricacin de empaquetaduras
En el caso de la fabricacin de las empaquetaduras se utilizan materias primas
nacionales e importadas que son seleccionadas por el rea de compras de acuerdo al
precio y a la calidad y que va en funcin de los requerimientos del departamento de
produccin.
Las compras realizadas pasan a almacn de materia prima donde el personal se
encarga de clasificarlo y prepararlo debidamente para su uso en la fabricacin de los
productos finales.
Una vez hecho esto, la materia prima pasa al rea de produccin, donde se somete a
un proceso de transformacin para convertirse en el producto final. Posteriormente, en
la misma rea de produccin, se hace el control de calidad, donde el producto final es
evaluado aleatoriamente mediante diversas pruebas para medir su calidad y
determinar si es apto para poder ser comercializado.
Luego, el producto final es llevado al almacn de productos terminados, donde el
personal se encarga de contabilizar el stock, ordenarlos segn su clasificacin y
tenerlos preparados para la venta.
Una vez realizada la venta, el vendedor enva la orden de compra al rea de
facturacin, de donde se enva la orden a almacn para que proceda a derivar el
producto al rea de despacho, donde se genera la gua y se hacen las coordinaciones

para la distribucin. Estas coordinaciones pueden ser con una empresa de distribucin
en el caso de las ventas nacionales, o con el rea de exportacin en el caso de las
ventas internacionales. Una vez entregado el producto, la gua con el sello de recibido
del cliente (o de aduanas en el caso de las exportaciones) pasa al rea de crditos y
cobranzas donde se emite la factura y se enva al cliente, y se guarda la copia para su
cobranza.

Proceso de importacin de productos terminados para su comercializacin

Se importan productos de acuerdo a los promedios de ventas histricos para mantener
un stock estimado para un periodo de dos meses. La importacin se hace a travs del
rea de compras. Las importaciones son recibidas por el rea de almacn donde
posteriormente son preparadas para enviarlas a despacho al momento de efectuada la
venta.

Anlisis sistmico de la organizacin

1. Subsistema de metas y valores
Cultura:
No existe una cultura integrada a nivel de toda la empresa, ni valores definidos de
conocimiento general. Por ello, no existe una identificacin con la empresa de parte de
la mayora del personal.

Visin:
Ser reconocida como una marca de calidad en el mercado interno y externo.

Misin:
Brindar la mayor variedad de repuestos automotrices de marcas de calidad y a precios
competitivos.

Metas:
Ser una empresa slida que ofrezca estabilidad a sus trabajadores y garanta a sus
clientes
Mejorar continuamente la calidad de los productos, utilizando tecnologa moderna
Ofrecer a sus clientes una diversidad de repuestos automotrices de las mejores
marcas a nivel mundial
Mejora continua del proceso productivo y la entrega de la mercadera al cliente
Mejorar el servicio de atencin al cliente en los procesos

2. Subsistema Tcnico
Equipos:
La empresa en los ltimos aos ha empezado a modernizar su fbrica con maquinaria
de tecnologa de punta para la fabricacin de empaquetaduras que le permite mejorar
su produccin y poder ofrecer un producto de mejor calidad. As ha podido lograr
exportar gran parte de su produccin.

Conocimiento:
El personal que trabaja actualmente es altamente calificado en cada departamento de
la empresa. Se cuenta con tcnicos especializados para la produccin, y ejecutivos de
ventas con amplia experiencia que pueden dar un servicio adicional a los clientes.
Cabe sealar que esta fuerza de ventas est distribuida a nivel nacional.
Adems, existen programas de capacitacin para el personal de produccin que
buscan mejorar los conocimientos y realizar de forma ms eficiente su trabajo.

Instalaciones:
Tiene una fbrica para toda la produccin y oficinas administrativas. Tambin cuenta
con otro local utilizado para la venta nacional, facturacin, almacn de los productos
terminados y distribucin con medios de transporte propios.

3. Subsistema Psicosocial
Tiene un rea de recursos humanos, encargada de la administracin del personal y
de realizarles los diversos pagos como planillas, vacaciones, seguros, comisiones,
contratos de personal. El rea esta a cargo de una jefa quien depende del Contralor.
No tienen un rea de psicologa, tampoco se cuenta con una motivacin constante de
parte de la empresa a sus trabajadores en las labores diarias a trabajar, a lo largo del
proceso de produccin ni administrativamente.

4. Subsistema Estructural
Cada grupo trabajo tiene sus tareas especificas, por lo tanto cada trabajador conoce
sus funciones y responsabilidades.
La cadena de mando es vertical por ejemplo en el departamento de produccin los
obreros estn bajo la responsabilidad de un jefe por rea, quien a su vez, debe
reportar a la gerencia administrativa, y ste, al gerente general. El flujo de informacin
sigue la misma secuencia de la cadena de mando.
Tiene procedimientos especficos para las reas de produccin, ventas, facturacin de
pedidos, almacn y despacho, por lo que ha logrado la Certificacin ISO. Lo que le
brinda un ventaja adicional sobre sus competidores mas cercanos y han aumentado
sus exportaciones.
No existen equipos de trabajo nterfuncionales, la coordinacin

es la

mnima

necesaria para realizar las tareas del da a da.

5. Subsistema Administrativo
Es el rea encargada del fijar los objetivos de la empresa y buscar que estos se
cumplan en el tiempo establecido, dentro lo planeado y presupuestado.
Cabe sealar que la empresa cuenta con un importante capital que respaldan
plenamente sus operaciones.
El Gerente Administrativo tiene a su cargo la Gerencia de Exportaciones, encargada
de todo la venta a los clientes extranjeros. Tambin tiene a su cargo el Contralor y toda
el rea de Produccin.

Diagnostico
Del subsistema tcnico se desprende que cuenta con personal capacitado

y una

infraestructura y maquinaria de tecnologa de punta que le permite reducir costos y

ser ms competitivos.

El susbsistema administrativo tiene una funcin estratgica en el sentido que es la

encargada de establecer los objetivos estratgicos y en ese sentido se encarga de
buscar socios estratgicos o representaciones exclusivas que le permiten monopolizar
el mercado, tambin centra su inters en buscar proveedores de las principales lneas
de repuestos que le permitan tener una oferta diversificada en el mercado interno.
Del subsistema Tcnico podemos inferir que cuenta con equipos de venta a nivel
nacional que le permiten cubrir las necesidades de una gran cantidad de clientes, esta
fuerza de ventas a su vez se encarga de difundir la oferta de la variedad de lneas de
productos que importan.
Se tiene un respaldo financiero importante basado en el capital de la empresa.
Recomendacin

Es necesario

que la estrategia de modernizar equipos sea una prctica

constante.

Crear comits entre departamentos que permitan mejorar los procedimientos y

sirva como estrategia de control para ver si los objetivos se estn alcanzando.

Considerando que la empresa actualmente cuenta con 230 trabajadores y que

la rotacin es alta, se hace necesario la contratacin de un psiclogo para las
tareas de seleccin de personal.

El rea de recursos humanos debe asumir una presencia mas activa en roles
como asumir la responsabilidad para supervisar y coordinar la capacitacin de
personal, buscar beneficios que motiven a los empleados y que generen un
mayor compromiso con la empresa, organizar actividades orientadas a lograr
la integracin del personal y donde se difundan los valores y cultura de la
empresa para lograr un mejor clima laboral.

Es necesario medir los tiempos de entrega de mercadera y los problemas

asociados a la demora en este sentido para ver la manera de mejorar este
procedimiento.

No se debe perder de vista la demanda interna para no perder el

posicionamiento que se ha logrado.

Fortalezas

Cuenta con personal profesional, especializado en sus funciones.

Su local tiene una infraestructura moderna.

Cuenta con maquinaria de ltima generacin.

Tiene representacin exclusiva en la marca de neumticos Hankook.

Importa diversas lneas de repuestos de marca de reconocida calidad en el

mercado.

Sus vendedores estn distribuidos a nivel nacional

Puede ofrecer una diversidad de productos de diversas lneas.

Cuenta con importante capital para solventar sus operaciones

Debilidades

Existe una falta de integracin entre las reas operativas y administrativas.

Demora en la entrega de los pedidos a los clientes por parte de despachos.

En la lnea de empaquetaduras, a raz del aumento de las exportaciones, han

descuidado el mercado nacional.

Falta generar clima institucional

No tiene departamento de psicologa

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Anlisis externo de la organizacin

Entorno General
Condiciones Econmicas
El Per, en los ltimos aos, ha demostrado venir en constante crecimiento
econmico, reflejado a travs de los diferentes indicadores macroeconmicos. El
crecimiento constante del PBI y una baja inflacin, han brindado una estabilidad total,
mostrndose ante el mundo como un pas a tener en cuenta para realizar negocios.
Muchas marcas reconocidas, en los diferentes segmentos econmicos, han buscado
establecerse en el mercado, directamente a travs de representantes.
A pesar de la actual crisis que afecta al mundo, nuestro pas sigue siendo un pas
atractivo para muchas empresas extranjeras, que a ver disminuidas sus ventas en
otros mercados, tratan de ingresar al nuestro.
Otro punto a tener en cuenta, es el aumento del poder adquisitivo de las personas, as
como del empleo.
Tambin existe una constante inversin nacional y extranjera, en sectores como el
minero, agroindustria, telefona, retails (supermercados) y las diferentes ramas de la
industria.
Otro punto a tener en cuenta es el comercio exterior, reflejando en un crecimiento de
ms de 5 veces en los ltimos 10 aos, tanto en importaciones, como exportacin.
Esto tiene un efecto multiplicador por la demanda de diferentes empresas de servicios
logsticos, as como transportes de carga nacional e internacional.
Esto ltimo, tambin viene de la mano con la firma de Acuerdos Comerciales con
algunos pases, siendo el ms importante el TLC con Estados Unidos.
Por otro lado, La empresa tiene una capacidad econmica muy buena, mantiene un
saldo positivo en sus estados financieros, lo que le da un respaldo antes casi la
mayora de los bancos del sistema financiero nacional, que le otorgan altas lneas de
crdito.

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Condiciones Socioculturales:
Demografa; de acuerdo al ltimo censo, el Per tiene aproximadamente 28 millones
de habitantes, concentrndose el 52% en la costa peruana, siendo la capital Lima la
ms poblada con cerca de 8 millones de habitantes. Este crecimiento muestra un
mayor dinamismo en las condiciones sociales y culturales del pas, dndoles mayor
flexibilidad a los habitantes para lograr adquirir mayor cantidad de productos
relacionados con la empresa.

Condiciones Polticas y Legales:

La decisin de continuar con el proceso de las revisiones tcnicas, por parte de la
municipalidad de lima metropolitana en coordinacin con el ministerio de transportes y
comunicaciones, brindara una mayor demanda de repuestos vehiculares para poder
tener cada vehculo en perfectas condiciones para la revisin tcnica.
La ampliacin del plazo hasta finales del 2010 para importar y reconvertir vehculos
usados a travs de la Zona Franca de Tacna, esto nos da una mayor demanda de los
productos fabricados en la empresa.
La importacin de camiones usados con una antigedad no menor a 3 aos.

Estilos de vida:
En los ltimos aos, parte de la poblacin de nuestro pas ha mejorado sus
condiciones econmicas, por consiguiente mejoran sus estilos de vida, demandada
cada vez productos de primera calidad. Por esta razn, el aumento de la venta de
automviles nuevos y usados se incrementada cada ao, por la necesidad de cada
vez ms personas de tener un vehculo propio para movilizarse.

Entorno Especfico
Clientes

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El incremento de la importacin y venta de vehculos nuevos y usados, nos lleva al

incremento de la demanda por repuestos. Siendo nuestros clientes los distribuidores
quienes ven incrementar sus pedidos.
Adems, empresas de transporte de carga han visto la necesidad de aumentar su flota
de vehculos, con la finalidad de mejorarlos. Tambin, el mal estado de las carreteras
de provincias, nos lleva a un aumento en la compra de repuestos, principalmente
llantas, por el rpido desgaste en este tipo de carreteras.
Sin embargo, por la fuerte competencia, los clientes solicitan cada vez mas rebajas en
los precios, adems de crditos en los pagos.

Proveedores
A raz del comienzo de la crisis mundial, muchos proveedores extranjeros estn
ofreciendo sus productos a menor precio. En muchos casos, con rebajas del 15%, que
nos permitir seguir compitiendo con los precios bajos de la competencia y seguir
manteniendo el nivel de ventas.

Competencia
En el caso de nuestra competencia en la lnea de neumticos, podemos observar que
la marca Bridgestone, este ao tiene planificado trasladar su planta que se ubicaba en
Chile, para nuestro pas. Con esto tendremos una competencia directa en esta lnea
de producto, lo que no llevara a conseguir mejores precios de nuestros proveedores.
Debido a la crisis mundial y despus de las fiestas de fin de ao, muchos
competidores se quedaron con sobre stock en sus inventarios, razn por la cual,
empezaron a realizar diferentes ofertas, con la finalidad de disminuir sus inventarios, a
pesar de obtener un menor margen de ganancia. Esto llevo a todos, a empezar con un
guerra de precios para reducir sus stocks.

Bancos
Adems del aumento de las tasas de inters, los bancos solicitan mayores exigencias
para ampliar las lneas de crdito.

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Oportunidades

Reinicio de las revisiones tcnicas de todos los vehculos.

Ampliacin hasta el 2010 de la importacin de vehculos usados a travs de la

Zona Franca de Tacna

Aumento de la demanda de transporte de carga, lo que a llevado a un incremento

de las importaciones de este vehculos, tanto de pasajeros, como de carga.

Reduccin de los precios de los proveedores internacionales.

Reduccin de los fletes de transporte internacional.

Amenazas

Muchos

distribuidores

empiezan

importar

directamente

de

brkeres

internacionales.

Disminucin de precios de la competencia, reduciendo los mrgenes de utilidad.

Incrementos del mercado negro de venta de partes usadas y robadas.

Aumento del contrabando de repuestos por la frontera con Bolivia.

Variacin del tipo de cambio, muchos de nuestros productos son importados.

Incrementos de las lneas de crdito en los bancos.

Estrategias de la organizacin

Establecer, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad, de

acuerdo a la norma ISO 9001: 2000.

Identificar la secuencia e interaccin de los procesos, determinar criterios que

aseguren que la operacin y el control de dichos procesos sean eficaces.

Proporcionar recursos y la informacin necesaria para apoyar la operacin y el

seguimiento de dichos procesos.

Implementar acciones para alcanzar los resultados planificados y mejorar

continuamente los procesos.

Aumentar la cantidad de clientes, tanto en Lima con en provincias, buscando una

tener una mayor rapidez en la aprobacin del crdito y facturacin.

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Disminuir los tiempos de entrega de mercadera mediante una constante

coordinacin las reas de facturacin y despachos, tambin con la ayuda de los
soportes informticos.

Mantener la representacin de marcas de prestigio mundial en el sector

automotriz y buscar una representacin exclusiva de dichas marcas.

Brindarle mayores ventajas para nuestros clientes-distribuidores para la compra

de nuestras lneas de productos.

Matriz de criterios de diseo

a. Estrategia
Mejorar los procesos de distribucin de productos a clientes para afrontar eficiente y
eficazmente el incremento de la demanda de repuestos debido al aumento de las
importaciones de vehculos. Implementar una estrategia de reduccin de costos en
base a ms tecnologa y economas de escala. Incrementar la importacin de los
productos ms vendidos por cada lnea para ofrecer mejores precios a los clientes
b. Tcnica Organizacional

Departamentalizacin
Es de tipo funcional cuenta con Gerencias y Jefaturas asistentes y asesoras
internas

Formalizacin de Unidades Orgnicas

Se trata de una organizacin que cuenta con una estructura formal

Diferenciacin y Complejidad
Existe una diferenciacin Horizontal y Vertical con una complejidad
horizontal alta debido a la especializacin de las funciones y una
complejidad vertical baja debido a que cuenta con pocos niveles jerrquicos
o niveles de autoridad en la cadena de mando.(Proceso escalar)

Estructura
Su estructura es fundamentalmente plana bsicamente horizontal lo que hace
evidente que est concebida en trminos de gestin lateral mas que vertical y
se organiza alrededor de procesos.

Tamao Organizativo
La organizacin cuenta con un tamao mediano en crecimiento con poca
complejidad y que se encuentra en la etapa de Estructura de Organizacin
Formal - Formalizacin del ciclo de vida
Integracin

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Se observan lo siguientes aspectos:

Formalizacin: alta, existen manuales de procedimientos y funciones.
Centralizacin: alta, por que la decisin esta en manos de pocos y mas aun
por que la empresa tiene un carcter familiar
mbitos de Control: amplios por que al tender una estructura de complejidad
horizontal alta se entiende que ciertos niveles jerrquicos tienen un gran
nmero de personas a su cargo.
Estandarizacin: Alta, por que existen estndares en los procedimientos que
tienen que ver con los procesos productivos y la seleccin de inputs y
generacin de outputs.
Medios No estructurados
No existen Roles de Enlace formalmente definidos
Si pocos equipos de trabajo con niveles de coordinacin, recin esta
buscndose armar equipos de trabajo en las diversas reas.
La cultura no es muy fuerte aun a pesar que existen valores y normas
establecidas.
Los sistemas de informacin son aceptablemente adecuados para el tamao
de la organizacin

c. Econmico Financiera
No practican la tercerizacin y trabajan con criterios de racionalizacin sobre
todo en lo que se refiere a gastos en el rea comercial donde el presupuesto
debe manejarse con mucho cuidado. Existe una Divisin de publicidad externa
que representa un importante gasto para la empresa.

Enfoque de Mintzberg

Configuracin estructural
Esta empresa tiene y maneja una estructura de organizacin diversificada o
divisional, ya que la empresa se desarrolla mediante la gerencia general y dos
gerencias ms que estn a cargo de la antes mencionada; la gerencia administrativa,
que tiene a su cargo las reas contable, recursos humanos, produccin, exportaciones
y logstica. Dentro del rea de produccin se desarrolla todo el proceso de planta de la

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empresa en donde se producen empaquetaduras para autos. Por otro lado, se

encuentra la gerencia comercial, la cual tiene a su cargo las reas de crdito y
cobranza, almacn y distribucin y ventas en lnea 1 y 2. Dentro del rea de ventas se
encuentra la venta nacional de productos importados que no requieren ninguna
transformacin por lo cual la empresa acta como Trading, por lo que se le conoce
internamente con el nombre de PEVISA TRADING.
Como se ha desarrollado lneas arriba esta empresa mediante estas dos reas maneja
todo el desarrollo empresarial, por lo que impulsa la fragmentacin de estas reas las
cuales manejan estructuras independientes con su respectiva normalizacin y
estandarizacin en cada rea de trabajo mediante procedimientos claros y especficos
para las tareas a desarrollar, sobre todo en el control final de los mismos; de igual
modo la divisionalizacin permite que cada gerencia actu como entidades
semiautnomas, ya que cada una busca lograr sus objetivos mensuales y reas
determinadas de cada gerencia.

Mecanismo bsico de coordinacin

Estandarizacin de la produccin
En este mecanismo de coordinacin se maneja el control escalonado en cada proceso
de produccin de la empresa, ya que de encontrarse errores en los mismos se realiza
la retroalimentacin de manera inmediata y no se espera el final del proceso el cual
nos llevara demasiado tiempo de merma productiva; por lo que as el producto final
cumple con las exigencias de nuestros clientes y los parmetros de calidad que la
empresa tiene como norma en sus productos terminados, pasando por un control de
calidad estricto y riguroso, antes de ser entregados a los usuarios finales.

Impulso bsico
Impulso hacia la fragmentacin
Viene de la fuerza de concentracin de la lnea media de la organizacin, ya que en
esta existen directivos medios encargados del funcionamiento de sus respectivas
reas, buscando constantemente el cambio de normas y procesos de mejora continua,
para lograr as productos de calidad que lleven ventaja competitiva en el mercado.

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Planteamiento de mejora en la estructura

Los cambios realizados en el Organigrama de la empresa responden a la necesidad
de agilizar y mejorar los procesos. A continuacin explicamos el nuevo organigrama y
los motivos por los cuales se consideran necesarios estos cambios:
Se cambio la Jefatura de Crditos y Cobranzas de la Gerencia comercial a la Gerencia
de Administracin y Cobranzas; ya que se considera que los reportes e indicadores
generados por esta rea deben ser administrados para su uso y difusin por la
Gerencia Administrativa, lo que permitir un mejor conocimiento de los ingresos de la
empresa y su estado real. Esta rea mantendra relacin directa con la Jefatura de
Ventas y con el rea de Contabilidad.
Dentro de la Gerencia Administrativa se crea la jefatura de Recursos humanos, que
tiene a su cargo las reas de Planillas, Psicologa y de Asistencia social; siendo estas
2 ltimas creadas por requerimiento de ley, ya que la empresa mantiene mas de 100
empleados en planilla.
Se crea la Gerencia de Produccin, debido al incremento estimado de las ventas y las
operaciones. Para poder tener un mejor control del rea.
Se crea el rea de control de calidad, que est dentro de la Gerencia de Produccin,
ya que es requerido por la certificacin ISO.
Se crea una jefatura de planta, dentro de la Gerencia de Produccin dedicada
supervisin y mejora los procesos de la produccin.
Se crea el puesto de Encargado de Compras de Materias Primas, que depende
directamente de la Gerencia de Produccin, para agilizar los trmites de los
requerimientos de insumos para la produccin; as como realizar la mejor compra
posible que mejore el producto de la empresa y le incurra en menos costos.
La Gerencia de Exportaciones pasa de formar parte de la Gerencia Administrativa a
formar parte de la Gerencia Comercial; ya que esta es un rea que tiene trato directo
con los clientes y las condiciones de la exportacin se consideran como parte de la
venta del producto. Pasando a ser la Jefatura de exportaciones.
Se cambia la divisin externa de publicidad por un rea de apoyo de Marketing para la
investigacin de mercado; ya que captar nuevos mercados es una de las metas de la
empresa.

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A continuacin se muestra el organigrama actual versus el propuesto por el grupo.

Manual de funciones 3 niveles jerrquicos

Denominacin del puesto

Gerente Comercial

Funcin
Planificar y dirigir toda la poltica comercial para poder lograr los objetivos de ganar
un mayor mercado en la venta de repuestos automotrices y obtener una mayor
rentabilidad.

Responsabilidades:

Planificar junto con los gerentes de venta las estrategias de venta de las
diferentes lneas de productos.

Negociar con los proveedores extranjeros los precios de compra de mercadera

importada.

Fijar los precios de venta de acuerdo a los mrgenes de utilidad que se espera
obtener por cada lnea de producto.

Revisar los reportes mensuales de crditos otorgados a los clientes y los

porcentajes de morosidad de las cobranzas.

Elaborar estrategias para reducir los ndices de morosidad en las ventas.

Aprobar de los pedidos mensuales de compra de acuerdo a lo presupuestada

por cada lnea.

Elaborar el presupuesto anual de compras por cada lnea de producto.

Analizar las ventas mensuales de cada lnea buscando llegar a la cuota de cada
lnea, de acuerdo a lo planificado.

Analizar las importaciones de la competencia y sus precios de compra, con la

finalidad de solicitar rebajas de precios a nuestros proveedores.

Preparar reportes a la Gerencia General sobre cumplimiento de metas de venta

y compra.

Fijar montos que debe tener en stock cada lnea de producto.

Aprobar las ofertas por sobre stocks elaborada por la gerencia de ventas.

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Denominacin del puesto

Asistente de Importaciones.

Funcin:
Coordinar que todas las compras al extranjero de productos terminados puedan
llegar dentro del tiempo planificado para que puedan ser ofrecidos por el rea de
venta para su entrega al cliente.

Responsabilidades:

Preparar las ordenes de pedido de compra en base a las ventas historias por
cada lnea de producto.

Coordinar con los proveedores extranjeros las formas de pago para los pedidos
colocados.

Solicitar a los proveedores extranjeros las fecha de entrega de los pedidos.

Negociar tarifas de transporte internacional con los agentes de carga desde los
diferentes puertos de embarque de nuestros proveedores.

Elaborar un reporte para el rea de venta con las fechas aproximada de llegada
de la mercadera importada con la finalidad que puedan realizar la preventa.

Preparar un reporte para el rea de finanzas con la programacin de pagos a

realizar a nuestros proveedores extranjeros.

Enviar un reporte mensual al

almacn informando de todos las cargas que

deberan llegar.

Solicitar a los proveedores toda la documentacin requerida para poder

desaduanar la mercadera importados.

Mantener actualizado todos los permisos de importacin que requieren algunos

de nuestros productos.

Coordinar con el agente de carga el transporte desde el puerto de origen del

proveedor hasta nuestro pas.

Coordinar con el agente de aduanas la entrega de la mercadera a nuestro

almacn una vez que hayan culminado con todo los trmites de aduana.

Preparar para la Gerencia Comercial las estadsticas de importacin por cada

lnea de producto de todos nuestros competidores.

Preparar para la Gerencia Comercial los reporte de mrgenes de venta por

cada lnea de producto.

Elaborar para contabilidad los cuadros de costos por cada importacin

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Denominacin del puesto

Auxiliar de almacn producto

terminado

Funcin:
Revisar y mantener un adecuado orden de las mercaderas que ingresan al almacn
de productos terminados con la finalidad que puedan ser entregados rpidamente al
rea de despachos.

Responsabilidades:

Revisar

detalladamente las mercaderas importadoras y los productos

terminados para han llegado al almacn.

Ingresar al sistema de inventario la lista de los productos recepcionados

Informar al jefe de almacn en los casos que haya algn faltante o sobrante de
mercadera.

Almacenar la mercadera en los lugares asignados por el jefe de almacn.

Recepcionar las facturas y guas de remisin entregados por despacho.

Retirar la carga solicitada por despacho, de acuerdo a lo indicado en las guas

remisin.

Descargar del sistema de inventario la mercadera entregada a despachos.

colocados.

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Macro proceso de la empresa

Procesos Estratgicos
Plan de posicionamiento de nuevas regiones a nivel nacional:
A nivel nacional: Incrementar la participacin de ventas a nivel nacional y captar
nuevos clientes en regiones donde no haya mucha presencia de la empresa (zonas
centro y selva).
Plan para crear nuevas alianzas estratgicas en el exterior:
Crear alianzas con compaas en el exterior que ofrezcan nuestros productos, para as
hacer conocer nuestra marca (empaquetaduras), aumentar nuestro nivel de ventas y
conocer mejor el mercado exterior, mediante una oferta competitiva de precios y
margen alto de ganancia.
Plan para generar nuevas polticas y normas dentro de la organizacin:
Generar nuevas polticas y normas dentro de la organizacin que agilicen los
procesos, mediante la contratacin de una empresa externa que evale los
procedimientos de cada rea y su interrelacin con las dems.
Plan para

mejorar las polticas comerciales y obtener la fidelizacin de los

clientes antiguos:
Mejorar las polticas comerciales de compras y ventas de productos terminados con la
finalidad mantener stock adecuados y variados. As mismos, mejorar los incentivos
para las ventas hacia los clientes de acuerdo a sus volmenes de compras. Estos
podran traducirse en porcentajes adicionales de descuentos, incremento de las lneas
de crdito, bonos por cuotas semestrales y anuales.
Adems, se crear un control de postventa con la finalidad de solucionar los reclamos
de manera rpida y as mejorar la satisfaccin del cliente.

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Procesos Clave
Proceso de compras productos terminados importados:
Se inicia desde la emisin de la orden de compra dirigida al proveedor extranjero hasta
la recepcin de la mercadera en nuestros almacenes segn los tiempos programados,
con la finalidad de mantener los stocks adecuados de acuerdo a nuestras ventas
mensuales.
Proceso Productivo:
Se inicia con la compra de insumos nacionales e importados para la fabricacin de las
empaquetaduras hasta la entrega de productos terminados en el almacn disponibles
para la venta.
Proceso de seguridad industrial:
Se inicia con la identificacin de los niveles de riesgo en cada ambiente de trabajo de
la empresa, desarrollando los medios de seguridad para cada empleado y
establecindose una cultura de prevencin de accidentes.
Proceso de ventas:
Se inicia con el registro de la orden de compra del cliente, a travs del vendedor,
verificndose los stocks de almacn, la forma de pago, preparando la factura y
entregando la mercadera al cliente.
Proceso de gestin de almacn:
Se inicia desde el ingreso de la mercadera, tanto nacional como importada, su
correcto control, movimiento y gestionamiento hasta su salida de almacn.

Procesos de Apoyo
Proceso de RRHH:
Se inicia con la evaluacin de los perfiles para cada puesto de trabajo, establecer
programas de capacitacin continua, coordinar la contratacin del personal segn los
requerimientos de cada departamento.

23

Proceso de contabilidad:
Se inicia con el registro de las transacciones que originan los asientos contables,
declaracin mensual de impuestos, elaboracin de los estados financieros y
generacin de reportes para clientes internos y externos.
Proceso de sistemas de informacin:
Se inicia con el diseo, desarrollo e implementacin de un sistema de informacin
integrado, que permita enlazarse con todos los departamentos de la empresa.
Desarrollar mejoras constantes de acuerdo a los requerimientos de las diferentes
reas como parte del

mantenimiento y finalmente se generan reportes para las

diferentes reas, as llevar un adecuado control de sus operaciones.

24

Descripcin del proceso de gestin de ventas

Segmentar los clientes por lnea de productos

Generar carteas de clientes por cada ejecutivo de ventas.

Programar visitas mensuales

Ofrecer una lista de productos segn el stock existente

Promocionar las ofertas de temporada

Captar los requerimientos del cliente

Cotizacin de requerimientos para aprobacin del cliente.

Aprobada la cotizacin, ingresar la orden de compra al sistema de la empresa,

indicando la forma de pago.

En caso de ser el pago con letras, Crditos y Cobranzas deber aprobar los
pedidos.

Preparar las facturas y guas de remisin para enviarlas a despacho.

Despacho coordinar con almacn al disponibilidad de la mercadera.

Se entrega la mercadera al cliente.

Descripcin del procedimiento de despacho de mercadera

El rea de despacho realiza un proyeccin mensual con base en un promedio

de los ltimos tres meses, para organizar sus rutas y sus tiempos

Recepciona las facturas y las guas de remisin entregadas por el rea de

crditos y cobranzas, de donde obtienen los datos del cliente

Ingresan los datos del pedido en el sistema de inventarios para generar la

salida del stock y posteriormente la recepcin por parte del cliente

25

Se programan

las rutas de los vehculos de reparticin de acuerdo a las

facturas recibidas

Solicita y recibe del almacn la mercadera indicada en la factura

Cargan los vehculos segn la programacin realizada, para su salida

Entrega la mercadera al cliente contra firma de los cargos de la factura y gua

de remisin como constancia de recepcin

Se recibe la factura y la gua con el sello de conformidad y recibimiento del

cliente y se ingresa en el sistema. Posteriormente los documentos son
enviados al rea de crditos y cobranzas para su ejecucin

26

Mejora del procedimiento de despacho:

Una de las deficiencias de despacho es la demora en la entrega de los pedidos,
principalmente la ltima semana de cada mes, que es donde todos los clientes desean
su mercadera y las unidades de distribucin (vehculos) que tiene la empresa no
pueden atender todas las entregas en el da. Esa ah donde empiezan los cuellos de
botella que generan las quejas de los clientes y en muchas ocasiones tienen la idea
que si hacen un pedido a Pevisa en esa fecha, se va demorar entre 2 a 3 das en
entregrselo (el plazo mximo de entrega es 24 horas).
Por ese motivo se sugiere que en las fechas que hay un gran cantidad de pedidos, se
debe subcontratar a un empresa de transportes para que realice parte de la
distribucin, as poder obtener la satisfaccin del cliente y poder mejorar nuestra
imagen con respecto al cumplimiento de entregas.
Otro punto que sugerimos que el rea debe llevar un control de los tiempos de
entrega, desde que recibe la factura hasta la mercadera es recepcionada por el
cliente. Esto lo realizara el mismo transportista a travs de su equipo nextel con el
apoyo del departamento de sistemas. Esto permitir manejar reportes de tiempos de
entrega de mercadera en forma automtica y en base a eso, crear estrategias para
mejorar los tiempos.
Beneficio del cambio:
Cambiar la imagen de la empresa antes los clientes, con respecto a la entrega de sus
pedidos.
Aumentar la cantidad de pedidos a entregar los fines de mes, esto significa que la
empresa facturar un mayor cantidad de rdenes.
Reducir los tiempos de entrega buscando la eficiencia en el uso de los transportes.
Crear un plan para un mejor manejo de las rutas de entrega.

27

Proceso de despacho actual

15- 02- 2007
Reporte de Almacn a Despacho
Plan de Rutas
Mercadera
Despachada
Lima
y/o
Provincias

DESPACHO

Bultos
Facturas-Guas
Boletas

ENCARGADO DE
DESPACHO

Vehculos
Personal
PC
Carretilla Hidrulica
Carretilla Mecnica

Mercadera
Reporte de
Almacn a
Despacho

Procedimiento de despacho actual

DESPACHO
DESPACHO

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REPORTES DE
ALMACEN A DESPACHO

SEPARACION DE
FACTURAS Y GUIAS
POR RUTAS

CARGA VEHICULOS
POR CAPACIDAD DE
CARGA Y RUTAS

REPORTE DE RUTAS POR

VEHICULOS
MONITOREO DE VEHICULOS

REPORTE DE DESPACHO
ALMACEN:
No tiene efectivo
No tiene espacio
No lo solicito
Cliente indico lo enven al da
siguiente
Pedido Incompleto

NO

MERCADERI
A
DESPACHA
DA
SI

DEVUELVE
MERCADE
RIA AL
ALMACEN

REPORTE DE DESPACHO A
COBRANZA

FIN

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