SMETA Best Practices Guidance Spanish

Gua De Mejores Prcticas De La
Auditora De Comercio tico De Los

Miembros De Sedex (SMETA)
Versin 5.0 de diciembre de 2014 (que reemplaza la version V. 4.0 de mayo de 2012). Esta Gua de Mejores
Prcticas abarca las Auditoras SMETA de 2-Pilares y las Auditoras SMETA de 4-Pilares, que incluyen los 2
pilares opcionales de Medio Ambiente y Prcticas ticas Empresariales.
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La Guia de Mejores Prcticas (GMP) para la realizacin de

auditoras de SMETA fue desarrollada por los miembros actuales
del Grupo Asociado de Auditores de SEDEX (AAG). La gua
cubre los dos pilares obligatorios de Normas de Trabajo y de
Salud y Seguridad, as como tambin las opciones adicionales
de Medio Ambiente y Prcticas Eticas Empresariales.
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La Guia de Mejores Prcticas (GMP) (Versin 5.0 de diciembre de 2014)
CONTENIDOS
CAPITULO 1 (SECCIONES 1-3)
INTRODUCCIN
1. Antecedentes
1.1
Sedex y SMETA
1.2
SMETA y el Codigo Base de la Iniciativa de Comercio tico (ETI)
1.3
Auditoras SMETA de 2-Pilares y de 4-Pilares
1.4
SMETA y los Principios Rectores de las Naciones Unidas
2. Aplicacin de la Guia de Mejores Prcticas de SMETA

3. Documentos de apoyo
9
10

PLANIFICACIN DE LA AUDITORIA
4. Evaluacion de Riesgos
11
4.1
Cuestionario de Autoevaluacin de SEDEX (SAQ)
11
4.2
Perfil del sitio Pre-Auditora
12
5. Tipos de Auditora
14
Categoras de auditores
14
5.2
Notificacin de Auditora
15
5.3
Secuencia de Auditoras
16
5.4
Cdigos de Trabajo
17
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5.1
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EJECUCIN DE LA AUDITORA
6. Vision general del proceso de auditoria
20
6.1
Solicitud de Auditora
21
6.2
Preparacin para una Auditoria (para los auditores)
23
6.3
Seleccin del Auditor o Equipo de Auditores
24
6.4
Sistemas de Gestin
25
6.5
Comunicacin con el Sitio
26
6.6
Preparacin para una Auditora (para el sitio de empleo)
32
7. Ejecucin de la Auditora
35
7.1
Reunin de Apertura
36
7.2
Recorrido del Sitio de Trabajo
37
7.3
Entrevistas a la Gerencia y a los Trabajadores
41
74
Revisin de documentos
50
7.5
Reunin de Pre-cierre
53
7.6
Reunin de Cierre y Resumen de los Incumplimientos
56
CAPITULO 4 (SECCIN 8) REPORTES

Y RESULTADOS DE LA AUDITORA
8. Reportes de Auditoria y Resultados
60
Finalizacin del Reporte de Auditora
60
8.2
Descripcion de Incumplimientos, Observaciones y Buenos Ejemplos
65
8.3
SEDEX y como cargar la auditoria al sistema
69
8.4
Manejo de la Informacin
72
8.5
Documentos de la Auditora
72
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8.1
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CAPITULO 5 (SECCION 9)
SEGUIMIENTO DE LA AUDITORIA
9. Seguimiento de la Auditoria
74
Auditoras de Seguimiento
74
9.2
Apelaciones y Disputas
76
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9.1
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CAPITULO 1 (SECCINES 1-3)

INTRODUCCION
1. ANTECEDENTES
Contiene una explicacin de cmo SMETA (Auditoria de Comercio Etico de los
Miembros de SEDEX) encaja en el sistema de Sedex, los estndares utilizados para una
auditora SMETA y una visin general del contenido de la auditora.
1.1 Sedex y SMETA

Sedex es el nombre de la organizacin SMETA es el nombre de la metodologa de auditora.
El Supplier Ethical Data Exchange (Sedex) o Intercambio de Informacin tica de Proveedores (en espanol) es
una organizacin de membresia sin fines de lucro que lidera un trabajo con compradores y proveedores a fin
de ofrecer mejoras a las prcticas empresariales de responsabilidad y tica en la cadena de suministro global.
SEDEX fue fundado en el ao 2001 por un grupo de comerciantes, a fin de lograr una convergencia en los
estndares de auditoras sociales y prcticas de monitoreo. SEDEX aspira a facilitar la carga de auditoras
para los proveedores a travs del intercambio de reportes de auditoria y a la vez impulsar mejoras en los
estandares de las cadenas de suministro.
SMETA (Auditoria de Comercio tico de los Miembros de Sedex) es la metodologa de auditora creada por la
membresia de SEDEX para ofrecer un protocolo de auditoria centralizado que pueda ser compartido de
manera confiable. Creada por el Grupo Asociado de Auditores (AAG) y que implica una consulta de mltiples
partes interesadas, la metodologa se nutre de las prcticas definidas por los miembros de Sedex y por el
Programa Global de Cumplimiento Social (GSCP) www.gscpnet.com.
SMETA consiste de cuatro documentos principales:
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Los Criterios de Medicin de SMETA

El Informe de Auditora de SMETA
El CAPR de SMETA
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La Guia de Mejores Prcticas de SMETA (este documento)
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1.2 SMETA y el Codigo Base de la Iniciativa de Comercio tico (ETI)

SMETA utiliza el Cdigo Base de la Iniciativa de Comercio tico y la ley local como sus estndares de
monitoreo. SMETA puede ser adaptada para utilizarse con otros cdigos basados en las
convenciones de la Organizacin Mundial del Trabajo.
Nota: ETI es una alianza de empresas, sindicatos y organizaciones de voluntarios que trabajan en
colaboracin para mejorar la vida de los trabajadores en todo el mundo. Ms informacin se puede encontrar
en www.ethicaltrade.org
La Gua de Mejores Prcticas de SMETA (GMP SMETA) describe los pasos claves para la planificacin,
ejecucin y documentacin de una auditoras SMETA sobre los siguientes cuatro pilares:
Una auditoria SMETA de 2-Pilares comprende:
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Normas Laborales
Salud y Seguridad
Elementos Adicionales:
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Sistemas de Gestin
El Derecho al Trabajo
La Subcontratacin y el Trabajo en Casa
Medio ambiente (abreviado)
Una auditora SMETA de 4-Pilares contiene adems de los anteriores:

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Medio Ambiente (extendido) esto reemplaza el aspecto de medio ambiente (versin abreviada)
detallado arriba.
Prcticas ticas Empresariales.
La GMP de SMETA (este documento) se ha creado para ofrecer un procedimiento de auditora consistente y
global que los miembros de Sedex pueden compartir con seguridad y total transparencia sobre los
estndares y protocolos utilizados.
Muchos tipos de auditoras sociales se llevan a cabo, tales como BSCI, WRAP, SA8000, ICTI y todas estas
auditoras sociales se pueden cargar al sistema de SEDEX. Depende de cada miembro decidir qu auditora
es aceptable para ellos; sin embargo, Sedex espera que al proporcionar SMETA pblicamente, las empresas
convergern cada vez ms en un solo protocolo internacional de auditora.
La auditoria SMETA de 2-Pilares ha sido desarrollada para auditar en base al Cdigo de la Iniciativa de
Comercio tico (ETI) y las leyes locales, adems de los elementos adicionales que aparecen arriba. La gua
puede ser adoptada y ajustada para realizar auditoras basadas en una variedad de otros estndares bajo
ciertas condiciones.
La auditora SMETA de 4-pilares incluye las evaluaciones adicionales de Medio Ambiente y tica Empresarial.
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SMETA se ha desarrollado para proporcionar orientacin tanto para las auditoras de 2-pilares como las de 4
pilares, permitindoles a las cadenas de suministro individuales elegir sus requisitos. La gua puede ser
adoptada y ajustada para llevar a cabo auditoras basadas en otros cdigos laborales fundamentados en los
convenios de la Organizacin Internacional del Trabajo (OIT).
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Nota: Debido a que Sedex permite el intercambio de datos de auditora, cualquier empresa que suba una
auditora SMETA al sistema, debe seguir de manera exacta esta Guia de Mejores Prcticas (GMP) y sobre
todo garantizar que los incumplimientos han sido medidos en base al Cdigo ETI y la ley local. Las empresas
pueden utilizar esta metodologa para una variedad de cdigos, sin embargo, la auditoria no debe ser llamada
SMETA a menos que se haga en base a la Guia de Mejores Prcticas y los Criterios de Medicin de SMETA.
La GMP de SMETA se somete a una revisin peridica para garantizar que la misma refleje los cambios que
se vayan generando en las auditoras sociales. Este proceso incluye la retroalimentacion de las partes
interesadas. La versin actualizada estar disponible en la pgina web de Sedex.
En reconocimiento a algunos miembros que deseen utilizar la metodologa SMETA para su propio cdigo
empresarial, la AAG ha desarrollado un proceso de versin modificada en la que un miembro puede pedir
una auditora SMETA que incluya su propio cdigo, siempre que sea en adicin al Cdigo Bsico de ETI y la
ley local.
Nota: Esta versin modificada esta disponible nicamente para los miembros.
Los detalles del Codigo Base de ETI y las reas que se investigan durante una auditoria SMETA se pueden
encontrar en el Criterio de Medicin SMETA, utilizando el Codigo Base de ETI.
1.3. Auditoras SMETA de 2-Pilares y de 4-Pilares

Una Introduccin a la Evaluacin de Medio Ambiente y Etica Empresarial.
Una auditora SMETA de 2-Pilares comprende los 2 Pilares de Normas de Trabajo y de Salud y Seguridad.
Estas son areas obligatorias para cualquier auditora SMETA. Tambin contiene los elementos adicionales de
Sistemas de Gestin, el Derecho al Trabajo, la Subcontratacin, el Trabajo a Domicilio y una evaluacin
abreviada de Medio Ambiente.
Una auditora SMETA de 4-Pilares incluye todos los elementos anteriormente mencionados, ms los pilares
adicionales de Medio Ambiente (evaluacin extendida, que sustituye la evaluacin abreviada) y Etica
Empresarial. Estos pilares adicionales pueden no ser requeridos por todos los miembros de Sedex y es
importante que los sitios de trabajo y los auditores esten claros sobre cuando se requieren stos mdulos
adicionales. Para obtener ms informacin sobre las auditoras SMETA de 4-Pilares, consulte 5.4 Auditorias
SMETA de 4-Pilares.
Los 2 pilares bsicos de una auditora SMETA se rigen por las normas contenidas en el Cdigo Base de ETI.
Los pilares adicionales de Medio Ambiente (versin extendida) y Etica Empresarial en una auditora de 4Pilares se rigen por estndares acordados mediante un proceso de afiliacin y consulta multisectorial.
1.4 SMETA y los Principios Rectores de la ONU (el Marco Ruggie)

Actualmente SMETA utiliza el Cdigo Bsico de ETI, las leyes, y bajo ciertas circunstancias el cdigo propio
de una empresa como normas de medicin. Dentro de estos estndares, los enfoques claves para SMETA
son los derechos y normas laborales.
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Los Principios Rectores de la ONU sobre las Empresas y Derechos Humanos, constituyen un marco global
para la prevencin y abordan el riesgo de impactos adversos sobre los derechos humanos vinculados a la
actividad empresarial. Este marco se expone en 3 pilares que son: Proteger, Respetar y Remediar y que
detallan:
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El deber del Estado de proteger los derechos humanos.

La responsabilidad empresarial de respetar los derechos humanos.
El acceso a recursos (judiciales y no judiciales) para las vctimas de empresas relacionadas a abusos
de derechos humanos.
Esta revisin de SMETA incluye un enfoque en los derechos laborales (los derechos humanos en el lugar de
trabajo) para el pilar Respetar y ha reforzado orientacin sobre mecanismos de reclamacin y Libertad
Sindical (para el pilar Remediar).
Los elementos relacionados con el deber del Estado de proteger y crear mtodos judiciales para que las
empresas tengan acceso a recursos (parte del pilar Remediar) estn fuera del alcance de este documento.
El alcance de los principios rectores de la ONU, cubre los impactos sobre los derechos humanos, causados
directa o indirectamente por las actividades propias de una empresa y por tanto, las organizaciones deben ser
conscientes de los impactos reales y potenciales dentro de su propia estructura en las comunidades en las
que operan.
Despues de varias consultas, la presente gua ha mantenido el enfoque de SMETA en los derechos humanos
dentro del lugar de trabajo (derechos laborales), en lugar de enfocarse en los derechos humanos de los
empleados fuera de sus lugares de trabajo o los derechos humanos de la comunidad en la que opera una
empresa. SMETA s incluye una gua para una encuesta opcional del permetro de la empresa que puede
proporcionar informacin adicional a fin de entender el contexto local y los impactos especficos del sitio de
trabajo en las comunidades locales.
Cuando los sitios de trabajo esten implementando polticas ms amplias de derechos humanos, incitamos a
los auditores a documentarlas como buenos ejemplos, a medida que continuamos desarrollando la Gua de
Mejores Prcticas de SMETA.
Los miembros de Sedex continan examinando la manera en cmo los principios rectores de la ONU podran
influir en SMETA y las mejores prcticas que vayan surgiendo, se irn incorporando en revisiones posteriores.
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Para obtener ms informacin, visite el sitio web de los principios rectores de la ONU.
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2. APLICACIN DE LA GUA DE MEJORES

PRCTICAS DE SMETA
La Gua de Mejores Prcticas de SMETA ayuda al auditor a realizar una auditora
SMETA utilizando el protocolo estndar acordado.
La Gua de Mejores Prcticas de SMETA (GMP SMETA), en conjunto con los Criterios de Medicin,
constituyen una recopilacin de las mejores prcticas de auditora social para ayudar a los auditores a lograr la
consistencia necesaria para que las auditoras sociales sean ampliamente aceptadas por los comerciantes y
las marcas. Tambin ayuda a organizaciones que estn solictando auditoras para especificar la metodologa
requerida. SMETA no pretende ser una descripcin nica de cmo llevar a cabo una auditora. En lugar de
ello, se propone establecer un conjunto de criterios comunes para complementar los sistemas propios de los
auditores.
SMETA puede utilizarse por cualquier auditor o empresa de auditora, incluyendo aquellos que no son
miembros de Sedex. Es tambin aplicable a todos los tamaos y tipos de sitio de trabajo, incluyendo sitios de
fabricacin, zonas de produccin agrcola y proveedores de servicios.
La referencia a una auditora SMETA slo se utiliza cuando todos los criterios establecidos en este
documento han sido utilizados durante el proceso de auditora.
Sedex no certifica auditores o entidades de auditora y se basa en los controles y acreditaciones que
ya existen. Se recomienda que las empresas que soliciten auditoras se aseguren por si mismas de las
calificaciones y competencia de los auditores y de su capacidad para cumplir con los requisitos de
SMETA, como se establece en el documento Guia de SMETA para Sistemas Sociales y Competencias
del Auditor. Esta gua esta disponible en los recursos para los miembros de SEDEX.
Vase tambin 6.3 Seleccin del Auditor/Equipo de Auditores.
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Tambien se puede encontrar una gua para no miembros en Herramientas de referencia de GSCP para la
competencia de auditorias
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3. DOCUMENTOS DE APOYO
Existe una serie de documentos adicionales que respaldan una auditora SMETA.
La Guia de Mejores Prcticas de SMETA y el Criterio de Medicin se utilizan en conjunto con el formato de
Reporte de Auditora de SMETA y el Reporte de Plan de Accin Correctiva (CAPR). Todos estn disponibles
en la seccin pblica del sitio web de Sedex.
En detalle son:
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La Gua de Mejores Prcticas de SMETA (este documento).

Los Criterios de Medicion de SMETA: proporciona detalles sobre los elementos que se examinan
durante una auditora de SMETA.
El Reporte de Auditoria de SMETA: proporciona un formato para registrar los hallazgos de la
auditora en un modelo estandarizado que se puede cargar en Sedex.
Reporte de Plan de Accin Correctiva de SMETA (CAPR): formato para registrar un resumen de los
incumplimientos de la auditoria junto con las acciones correctivas correspondientes.
Adicionalmente SEDEX ha creado dos documentos de apoyo que estan disponibles al pblico:
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El Paquete de SMETA de Informacin de Pre-Auditora: contiene informacin que debe ser enviada
al proveedor antes de la auditora de SMETA.
Guia Complementaria para los Proveedores de Servicios de Auditora.
Los documentos adicionales que sirven de apoyo al proceso de auditora, pueden encontrarse en los recursos
para los miembros de Sedex. Estos incluyen:
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Gua de SMETA para Sistemas Sociales y Competencias del Auditor: requisitos de competencia
para los auditores que practican auditoras sociales.
Guia de Incumplimentos de SMETA: niveles de gravedad recomendados y mtodos de verificacin.
Guia de Accines Correctivas de SMETA: formas sugeridas en las que los sitios pueden hacer
mejoras.
Gua de SMETA para Auditores para la Evaluacin de las Versiones Extendidas de Medio
Ambiente y Etica Empresarial: controles de evaluacin para auditores
Gua de SMETA para Proveedores para la Evaluacin de las Versiones Extendidas de Medio
Ambiente y Etica Empresarial. Una gua para los sitios de trabajo de los proveedores.
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Todos los documentos anteriores deben ser utilizados en conjunto con los cuatro documentos bsicos.
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PLANIFICACION DE LA
AUDITORIA
4. EVALUACIN DE RIESGOS
Contiene ejemplos de diferentes enfoques para identificar riesgos ticos potenciales en
las cadenas de suministro, incluyendo el Sedex SAQ y la herramienta de evaluacin de
riesgos.
Una empresa compradora suele poner en prctica un proceso de identificacin de riesgos en su cadena de
suministro. Esto le permite concentrar la atencin en las reas clave de riesgo potencial y en consecuencia,
orientar sus recursos de auditora. Tambin puede influir en el tipo de auditora que se necesita.
Las evaluaciones de riesgos para proveedores y sitios de empleo consideran varios criterios. Ejemplos
incluyen: la zona geogrfica, funcin del lugar de trabajo, categora de producto o servicio, tipo de compra,
patrones de empleo (trabajadores migrantes, trabajadores ocasionales, etc), el nivel y la naturaleza de
cualquier subcontratacin. Tambin pueden ser de importancia, el nivel de compromiso del proveedor y/o los
resultados de una auditoria anterior, investigaciones llevadas a cabo por las organizaciones no
gubernamentales, as como tambin asuntos que hayan surgido en los medios de comunicacin.
4.1 Cuestionario de Autoevaluacin de Sedex (SAQ)

Cuando el cuestionario de autoevaluacin de SEDEX es completado por el sitio, este les permite a sus
clientes utilizar la herramienta de evaluacin de riesgos en SEDEX. Mediante la revisin de detalles,
tanto los proveedores como los clientes, pueden identificar reas que pueden ser abordadas antes de
la realizacin de la auditora.
La mejor prctica para los sitios de trabajo es completar el Cuestionario de Autoevaluacin (SAQ) y ponerlo a
disposicin de los clientes antes de decidir si se debe solicitar una auditora. El SAQ, que incluye informacin
del perfil del sitio, tambin debe ponerse a disposicin de la firma de auditora para ayudar a planear la visita,
adems de que es una herramienta til para los auditores a fin de enforcarse en su trabajo.
El Sedex SAQ, creado en consulta con los miembros de Sedex est disponible para los miembros a travs de
la plataforma web de Sedex. El Sedex SAQ consta de 4 pilares fundamentales Normas Laborales, Salud y
Seguridad, Medio Ambiente y tica Empresarial. Los cuatro pilares, toman en cuenta los requisitos legales, las
normas internacionales y las buenas prcticas.
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El sistema Sedex utiliza la informacin proporcionada por el sitio de trabajo mediante su SAQ, para completar
la Herramienta de Evaluacin de Riesgo de SEDEX. Se crea una indicacin de riesgo mediante la
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combinacin del riesgo inherente con el riesgo detectado en el SAQ, para la evaluacin la probabilidad de que
un problema este ocurriendo en la cadena de suministro.
La inteligencia detrs de esta herramienta, es proporcionada por expertos en riesgos globales, Maplecroft.
Para obtener ms informacin sobre La Herramienta de Evaluacin de Riesgos y de Maplecroft, por favor vea
el sitio web de Sedex.
Nota para los sitios: De no completarse el Sedex SAQ, esto podria resultar en un incumplimiento de alto
riesgo.
La finalizacin del SAQ antes de una auditora, le dar a los sitios de empleo informacin detallada sobre los
elementos que el auditor estar abarcando durante la auditora de SMETA. Al completar y revisar su propio
SAQ, el sitio ser capaz de auto diagnosticar y corregir reas problemticas antes de la auditora.
Adems, el SAQ (que contiene la informacin de perfil del sitio) permite al comprador, proveedor o agente,
obtener informacin acerca de un sitio de trabajo, sobre cmo maneja el cumplimiento de las normas y
requisitos sociales y ambientales y como mide su desempeo con respecto a las normas locales, nacionales e
Internacionales.
Se le pide al sitio de trabajo completar el SAQ en un plazo determinado y proporcionar documentacin de
respaldo. La empresa compradora utiliza esta informacin como parte de su evaluacin de riesgos. El auditor
usa la informacin para planificar la auditora y centrarse en reas de alto riesgo.
4.2 Perfil Pre-Auditora del Sitio

Describe la importancia de que el sitio complete su perfil y el SAQ y que adems ponga estos a
disposicin del auditor.
El Sedex SAQ contiene informacin del perfil del sitio, esencial para que el auditor planifique y coordine la
auditora. Por tanto, es esencial que el sitio de trabajo complete el SAQ y le de acceso al auditor antes de la
auditora.
Los clientes (miembros Sedex tipo A o AB) son los que usualmente solicitan al sitio de trabajo que completen
el SAQ y deben comunicar lo siguiente:
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La importancia de la precisin cuando completen el SAQ.

Plazo para la finalizacin del SAQ.
Cmo hacer que el SAQ sea visible para el auditor.
Cmo la evaluacin de riesgos y el SAQ encajan con el proceso de auditora.
Si el sitio de empleo no da acceso al SAQ, el auditor puede obtener la informacin del perfil de sitio por otros
medios, como por ejemplo, mediante el uso de un formato de perfil del sitio de pre-auditora creado por el
auditor. Este es completado por el sitio y se devuelve al auditor.
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Si la informaicin de pre-auditora requerida no se proporciona, por lo general, la auditora no debera realizarse.

El auditor debe dejar claro al sitio que esta informacin es necesaria para que la auditora se lleve a cabo y
debe establecer claramente una fecha lmite para su finalizacin.
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Nota:
Para ayudar en la planificacin y preparacin de una auditora, la AAG ha producido El paquete de

Informacion de Pre-Auditora de SMETA Este se envia normalmente por el auditor al sitio, por lo
menos 2 semanas antes de la auditoria de SMETA.
El Paquete de informacin de Pre-Auditoria de SMETA contiene solo sugerencias. El auditor debe
cerciorarse de que los materiales proporcionados sean apropiados al tamao del sitio.
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A travs de la informacin de pre-auditora que se envie a un sitio, se debe solicitar que se le de

acceso al auditor al SAQ completado. El Sedex SAQ tambin contiene la informacin necesaria de
perfil de sitio para que el auditor planee la visita.
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5. TIPOS DE AUDITORA
Se dan detalles de la clasificacin de auditores segn lo acordado por los miembros de
Sedex as como la definicin de los diferentes tipos de auditora, tanto en su
notificacin previa y secuencia. Parte de la informacin ms detallada se encuentra en
la auditoria extendida de SMETA de 4 Pilares.
Hay una serie de diferentes tipos de auditoras y evaluacines que pueden llevarse a cabo para evaluar un
sitio de empleo. El uso de stos puede variar dependiendo de factores tales como los resultados de las
evaluaciones de riesgo, la relacin de la empresa compradora con sus proveedores, el costo de la auditora y
la historia de desempeo del sitio. Una empresa compradora puede implementar una serie de metodologas
diferentes en toda su cadena de suministro.
SMETA solo cubre auditorias sociales formales. Sin embargo, las compaias compradoras pueden participar
con los sitios de empleo en una variedad de maneras para promover mejoras, lo que puede incluir visitas al
sitio, evaluaciones de seguimiento, programas de mejoras, talleres, proyectos, etc.
Lo sitios de empleo se registran en Sedex, para incentivarlos a tomar responsabilidad por su desempeo de
cumplimiento social.
La AAG ha creado una serie de documentos para ayudar a este proceso incluyendo La Guia SMETA de
Acciones Correctivas disponible para los miembros en los recursos para miembros de Sedex.
Los siguientes criterios pueden ser utilizados para definir la naturaleza o tipo de auditora SMETA. Las
cadenas de suministro individuales decidirn qu tipo (s) satisfacen sus necesidades.
5.1 Categora de auditores

La membresa de SEDEX ha definido los tipos de auditoras basados en su relacin con los sitios
auditados.
Todos los tipos de auditora social se pueden cargar al sistema de Sedex, incluyendo aquellos que se realizan
por auditores que se definen como:
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Primera parte: una empresa que se auto-audita en su propio sitio de trabajo, utilizando su propio
recurso de auditora.
Segunda Parte: una auditora o evaluacin, realizada por un organismo que tenga relacin comercial
con el sitio tales como minoristas, marcas, distribuidores o agentes.
Tercera parte: una auditora o evaluacin realizada por un tercero independiente, como por ejemplo,
una compaa comercial independiente de auditorias, una ONG o un sindicato. Cuando se utiliza una
compaa de auditora comercial independiente, el auditor o auditores no deben tener ninguna
conexin con el sitio de empleo, a fin de prevenir conflicto de intereses. Las auditoras tambin se
pueden realizar colectivamente por un grupo conformado por las partes interesadas.
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Nota: Una auditora de mltiples partes interesadas es una auditora llevada a cabo por varias partes tales
como ONGs y/o sindicatos en los cuales la ONG y/o el sindicato han estado involucrados en la toma
compartida de decisiones en cuanto a mtodos de inspeccin.
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5.2 Notificacin de la Auditora

Dependiendo de los resultados de las evaluaciones de riesgo y/o de la planificacin de la auditora, se
puede dar o no previo aviso de la auditora.
Esto resulta en tres posibles tipos de auditoria:
1. Anunciada: La fecha de la auditora se acord o compartio con el sitio auditado.
2. Semi-anunciada: la fecha de la auditora se acuerda dentro de una ventana de tiempo.
3. No anunciada: no se da previo aviso.
El uso o la combinacin de estos tipos de auditora dependern de las circunstancias particulares dentro de
cada cadena de suministro. No se da ninguna gua en su seleccin, sin embargo, a continuacin se dan
algunos ejemplos de cundo se utiliza cada tipo.
5.2.1. Auditoras anunciadas

El derecho a realizar una auditora anunciada debe ser una parte normal de una relacin comercial. Sin
embargo, hay un riesgo de que los sitios de empleo puedan hacer preparaciones especiales para las
auditoras, de modo que la mejor prctica es utilizar una combinacin de auditoras anunciadas, semianunciadas y no anunciadas para mitigar este riesgo. Los compradores deben comunicar claramente su
poltica sobre auditoras aunciadas a sus proveedores y sitios de trabajo. La poltica debe incluir los siguientes
puntos:
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La compaa compradora acordar previamente una fecha de auditora con el sitio.

Se le requiere al sitio de trabajo que proporcione informacin de pre-auditora y de auto evaluacin
actualizada y de manera concisa, antes de la auditora.
A los auditores que presenten credenciales apropiadas el da de la auditora, se les debe permitir
acceso completo al sitio de empleo.
Los documentos necesarios y el personal correspondiente deben estar disponibles en el sitio de
trabajo el da de la auditora.
5.2.2 Auditoras no anunciadas

Las auditoras no anunciadas permiten a los auditores evaluar las condiciones del lugar de trabajo en su
estado normal, ya que el sitio no ha tenido la oportunidad de hacer ninguna preparacin especial. Sin
embargo, hay un riesgo de que el sitio de trabajo perciba la auditora no anunciada como engaosa, que el
auditor no tenga acceso al sitio y/o que la informacin y el personal necesario no esten disponible el da de la
visita para completar la auditora.
Las auditoras pueden ocurrir en cualquier momento de manera no anunciada

Se requiere que todos los sitios de trabajo proporcionen tanto la informacin pre-auditora como la
auto-evaluacin, de manera regular y que esta informacin sea precisa.
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Para minimizar estos riesgos, la empresa compradora debe comunicar claramente su poltica de
auditoras no anunciadas a los proveedores y sitios de trabajo. La poltica debe establecer que:
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A los auditores que presenten credenciales apropiadas el da de la auditora, se les debe permitir
acceso completo al sitio de trabajo.
Los documentos necesarios deben estar siempre en el lugar de trabajo o disponibles inmediatamente.
Nota: Mientras que las auditoras no anunciadas son extremadamente eficaces para obtener una imagen
precisa de las condiciones de trabajo del sitio y puede ayudar a descubrir problemas de alto riesgo, su uso
puede socavar las relaciones entre la cadena de suministro, lo que reduce la capacidad de la empresa
compradora de remediar. La experiencia de muchas empresas indica que las auditoras no anunciadas deben
reservarse para controles de diligencia debida o para investigar temas especficos, por ejemplo temas crticos
sospechosos, la falta de compromiso o participacin de los proveedores o la sospecha de fraude.
5.2.3 Auditoras Semi-Anunciadas

Las auditoras semi-anunciadas reducen los riesgos en la relacin comercial y aumentan la capacidad de la
compaa compradora de remediar. Las empresas compradoras deben comunicar claramente su poltica
sobre auditoras semi-anunciadas a los proveedores y sitios de empleo. La poltica debe incluir los siguientes
puntos:
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La empresa compradora o el organismo de auditora especificara una ventana de tiempo dentro de la

cual una auditoria puede tener lugar. Las ventanas de auditora puede oscilar entre 2 semanas y 2
meses; la recomendacin de la AAG es que una ventana de 3 semanas da resultados ptimos.
Se requiere que todos los sitios de trabajo proporcionen tanto la informacin pre-auditoria como la
auto-evaluacin, al principio de la ventana.
A los auditores que presentes credenciales apropiadas el da de la auditoria, se les debe permitir
acceso completo al sitio de trabajo.
Los documentos necesarios deben estar siempre en el lugar de trabajo durante la ventana que se ha
especificado.
5.3. Secuencia de auditoras

Para mayor claridad del proceso de auditoria SMETA, la membresa de SEDEX ha acordado
definiciones para la secuencia de las auditorias.
Un sitio de trabajo puede ser evaluado a travs de una combinacin de los siguientes mtodos:
Auditora peridica: Por lo general, una auditora completa utilizada para monitorear los sitios de
proveedores periodicamente. Los intervalos entre las auditoras peridicas pueden variar dependiendo
del miembro individual.
Auditora de seguimiento: En funcin de los resultados de la auditora inicial, se puede requerir una
auditora de seguimiento. Las auditoras de seguimiento normalmente se utilizan para comprobar el
progreso con respecto a los problemas encontrados en la auditora inicial y por lo tanto pueden tener
una duracin ms corta que una auditora inicial o total. Las auditoras de seguimiento tambin
demostrarn el proceso de mejora continua. Es esencial que todo el personal apropiado del sitio este
plenamente informado sobre los incumplimientos de la auditora anterior antes de realizar la auditora
de seguimiento. Hay tres tipos de auditoras de seguimiento:
16
TO
Auditora inicial completa: Significa que es la primera vez que un sitio de trabajo es auditado.
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l
l
Auditora completa de seguimiento: Este trmino se utiliza para describir una visita a las
instalaciones cuando el alcance de los incumplimientos encontrados en una auditora anterior es
tan amplio, que se requiere una auditora completa para verificar las acciones correctivas. En este
caso, los mtodos y el alcance se asemejan a una auditora inicial, pero teniendo en cuenta los
incumplimientos anteriores.
Auditora Parcial de Seguimiento: Trmino utilizado para describir una auditora donde el auditor
visita un sitio pero slo verifica los avances son respecto a los problemas encontrados durante una
auditora previa. Esto debe registrarse en Sedex como una auditoria parcial de seguimiento.
Auditora de seguimiento de escritorio: Puede ser utilizada para ciertas acciones correctivas
para las que no se requiera una visita al sitio y que se pueda verificar de manera remota, por
ejemplo, mediante evidencia fotogrfica o documentos proporcionados mediante un correo
electrnico.
Nota: Cuando un auditor regresa a un sitio a verificar todo los elementos del cdigo, estos se debe registrar
como una auditoria completa de seguimiento y anotarlo en el reporte de auditoria.
5.4. Auditoras de SMETA de 4-Pilares

A peticin de los miembros, SMETA ahora se ha ampliado para incluir una evaluacin extendida de
Medio Ambiente y de Etica Empresarial.
5.4.1 Antecedentes
Como reflejo de la naturaleza cada vez mayor de la responsabilidad corporativa, los miembros de Sedex han
creado una auditora SMETA de 4-Pilares, incluyendo los mdulos adicionales de Medio Ambiente (evaluacin
extendida) y tica Empresarial. Esta Gua de Mejores Prticas, el Criterio de Medicin y los reportes
relacionados se han diseado para que los usuarios puedan incluir uno o ambos de estos mdulos
adicionales y juntos deben tomar un total de 0,5 das de auditora, cuando se aade a un procedimiento de
SMETA de 2 pilares.
Para una auditora de 2-Pilares que cubre las Normas del Trabajo y de Salud y Seguridad, adems de
elementos adicionales, vea las secciones 1-10B2 en Los Criterios de Medicin de SMETA que da detalles
sobre las normas aplicables.
Para los otros 2 Pilares adicionales de Medio Ambiente (evaluacin extendida) y de tica Empresarial, ver
seccin 10B4 y 10C en Los Criteriso de Medicin de SMETA que da detalles de las normas aplicables.
Nota: En vista de la asignacin de tiempo, los otros 2 Pilares adicionales no pueden considerarse como
sustitutos de una auditora completa de Medio Ambiente y tica empresarial, pero pueden ayudar a las
cadenas de suministro a decidir si se requieren o no auditoras completas.
5.5.2 Uso
Cuando un auditor est realizando una evaluacin de desempeo ambiental, se evalua si el sitio de empleo
est cumpliendo las leyes locales aplicables.
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TO
En el caso de las Prcticas ticas Empresariales, aunque tambin se verifique el cumplimiento de las leyes
aplicables, el proceso de evaluacin consiste bsicamente en recopilar informacin y documentar los
NT
CO
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ENT
incumplimientos como observaciones nicamente. Los datos generados permitirn a la membresa de Sedex
acordar estndares con el tiempo.
Es esencial que los miembros de Sedex estn claros cuando se requiere una auditora de 4-Pilares, ya que el
tiempo adicional que se toma probablemente incurra en costos, tiempo y recursos adicionales.
El proceso de evaluacin que implica la versin extendida de Medio Ambiente y las Prcticas Eticas
Empresariales, incluye una verificacin del SAQ completado, y debe dar al lector la opcin de:
l
l
l
Decidir que no se requiere ninguna accin adicional despus de la evaluacin.

Decidir que se requiere una auditora completa de Medio Ambiente y/o de Prcticas Eticas
Empresariales.
Identificar los riesgos y decidir sobre las acciones correctivas apropiadas
Nota: Para las evaluaciones ambientales slo se plantearn incumplimientos cuando un sitio de trabajo no
cumple con los requisitos de leyes locales/nacionales/internacionales o los requisitos del cliente. Todos los
otros hallazgos ambientales sern registrados como observaciones. Para las evaluaciones de tica
Empresarial, la mayora de los hallazgos sern registrados como observaciones, con el objetivo de definir las
normas con el tiempo, mediante un proceso de consulta de los miembros.
5.4.3. Aplicacin
En vista de que el tiempo asignado es de 0.-5 das de auditor para los dos mdulos juntos, es probable que el
nmero de entrevistas deba ser restringido y la revisin de documentos sea una autoevaluacin asistida, en
lugar de una investigacion completa. Sin embargo, los miembros pueden encontrar que el proceso es til en
reas donde no se estn realizando auditoras completas de medio ambiente y/o tica empresarial.
5.4.4. Ejecucin de evaluaciones de Medio Ambiente y tica Empresarial

Ya que cada pilar adicional est diseado para tomar no ms de 0,25 das de auditor es importante que el
auditor utilize la gua de SMETA que se ha proporcionado para cubrir todos los puntos requeridos. Algunos
documentos importantes se detallan a continuacin.
5.4.4.1. Revisin de documentos: El auditor debe haber revisado el Sedex SAQ antes de la auditora y debe
utilizar el proceso de evaluacin para comprobar que las polticas y procedimientos del sitio
concuerden con el SAQ. Cualquier discrepancia debe ser anotada en el reporte de auditora.
5.5.4.2. Permisos y licencias: Estos deben ser comparados con los requisitos legales y con los requisitos
del cliente y se deben anotar los detalles en el reporte de auditora. Esto tambin debe incluir una
revisin de cualquier accin legal o judicial relevante contra el sitio en cuanto a temas ambientales y
tica de negocios e igualmente se deber anotar cualquier certificacin como por ejemplo, ISO
14000, EMAS o certificaciones de seguridad o del edificio.
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5.5.4.3. Uso de Recursos Naturales: Siempre que sea posible, se deber cuantificar el uso y disposicin de
recursos naturales en el reporte de auditora como por ejemplo los volmenes de agua utilizados,
reciclados, o desechados Ver seccin 10B4 en el Criterio de Medicion de SMETA y el reporte
de auditora de SMETA.
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5.5.4.4. Entrevistas con la gerencia: El auditor revisa la evidencia documental y las prcticas existentes a
travs de entrevistas al personal pertinente. Como mnimo, esto debe incluir a la persona (s)
identificada por el sitio como el responsable de Medio Ambiente y las Prcticas ticas de Negocio.
5.5.4.5. Entrevistas con los trabajadores: El auditor busca verificar las prcticas en las reas de
cumplimiento legal como por ejemplo el contenido de la descarga de aguas residuales. La
discusin con los empleados responsables del control de este contenido puede evidenciar si los
procedimientos se estn implementando correctamente. Para el area de prcticas ticas de
negocio, las entrevistas deben ser con los departamentos donde estas prcticas son ms
apropiadas, por ejemplo, ventas, compras, control de servicios, y los departamentos de logstica.
5.5.4.6. Como mnimo, el auditor debe entrevistar al menos a uno de los trabajadores de cada una de las
reas de Medio Ambiente y prcticas ticas empresariales.
Nota: Si no existen polticas, el auditor debe usar el proceso de evaluacin como una oportunidad para crear
conciencia, especialmente en asuntos sobre etica empresarial. Para ayudar en este proceso, la AAG tienen un
marco sugerido sobre contenido, Ver 10C del Criterio de Medicin de SMETA.
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TO
Informacion adicional para los miembros se encuentra en la seccion de recursos Gua de SMETA para
auditores para la evaluacin extendida de medio ambiente y tica empresarial y la Gua de SMETA
para proveedores para la evaluacin extendida de medio ambiente y tica empresarial.
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ENT

EJECUCIN DE LA AUDITORA
6. VISIN GENERAL DEL PROCESO DE
AUDITORA
Para garantizar que los miembros de Sedex puedan compartir una auditora SMETA
con la seguridad que se ha seguido el protocolo, es importante que el auditor sigua
todos los pasos que se detallan en la Gua de Mejores Prcticas de SMETA (GMP) y en
los Criterios de Medicin. Esta visin general detalla los pasos clave previos a la
auditora, desde su solicitud hasta su preparacin. Toda la informacin pertinente
previa a la auditora debe ser recibida por parte del sitio al menos 2 semanas antes de
la auditora.
Una auditora social se realiza generalmente dentro del contexto de un programa de evaluacin y remediacin
ms amplio que juzgue la necesidad de una auditora y progrese hasta la realizacin de la auditora en s,
hasta un programa de mejora y seguimiento.
La Gua de Mejores prcticas de SMETA cubre las siguientes etapas:
1.
Solicitud de la auditora
2.
Preparacin
3.
Ejecucion de la auditoria
4.
Resultados de la auditoria
5.
Seguimiento de la auditoria
Nota: Los sitios de trabajo deberan participar tanto como les sea posible en el proceso de auditora. El
enfoque de la auditora debe ser la forma en cmo el sitio maneja todos los elementos cubiertos por el cdigo
(ver Criterios de Medicin de SMETA para ms detalles).
Esto se puede hacer, por ejemplo
Al compartir otros recursos de la seccion de SEDEX de recursos para miembros, que incluye detalles
de incumplimientos comunes, posibles acciones correctivas, etc.
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TO
Al compartir el paquete pre-auditoria que detalla la preparacin para la auditoria que se requiere para
el sitio.
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6.1 Solicitud de auditora

Para dar inicio al proceso, se debe solicitar la auditora. Cualquier compaa, organizacin o sitio que
solicita una auditora se denomina un solicitante de auditoria.
Una auditora puede ser encargada y pagada por una empresa de compra, por un proveedor, por el lugar de
empleo o por cualquier otra parte que tenga un inters legtimo en el desempeo del sitio en cuanto a asuntos
de responsabilidad empresarial. Es esencial que todas las etapas de una auditora de SMETA sean claramente
comprendidas y que los costos de cada etapa se hagan saber de manera transparente por parte de la
compaa de auditora, antes del proceso. Ver, 6.1.2 Generacin de cotizacin e informacin de
auditoras y la seccin 8 Reportes y resultados de la auditora.
El solicitante debe estar claro si la auditora se trata de 2-pilares que comprenden las normas del Trabajo y
Salud y Seguridad, o si es una auditora que contiene los pilares extras de Medio Ambiente y/o prcticas
eticas empresariales.
Las auditoras son generalmente pagadas por el solicitante, a menos que existan otros arreglos contractuales
en su lugar. Es una buena prctica que el auditor obtenga el pago total antes de la auditoria, a fin de mantener
independencia completa de los resultados.
La estructura de pago podr determinar la propiedad y la distribucin del reporte de auditora de SMETA. En
general, el organismo auditor enviar el reporte a la organizacin que pago la auditora. Normalmente, la
circulacin del reporte deber ser acordada previamente en la etapa de solicitud de la auditoria entre el cliente
final y todos los niveles de la cadena de suministro, incluyendo el sitio de empleo (que es normalmente quien
paga la auditora). Es normal que el cliente final solicite una copia del reporte de auditora.
Dependiendo del programa de la marca o minorista, los costos de la auditora cotizados pueden o no incluir
cargar el reporte al sistema de SEDEX y posteriormente, documentar y verificar las acciones correctivas. Es
escencial que la estructura de costos y servicios relacionados sean claramente entendidos y acordados por
las partes al inicio del proceso.
Cualquiera que sea la parte que solicite la auditora, el auditor debe tener claro quien es el propietario del
informe y quienes son los que revisaran el reporte y debe Cerciorarse de realizan la auditora en el mejor
inters de todas las partes interesadas.
Los auditores deben tener claro quin debe recibir los incumplimientos de la auditora, as como quien subir
la auditora al sistema de Sedex.
En el caso en que se requiera al auditor enviar una copia a terceros que no sea la parte que paga la auditora,
el auditor debe primero obtener la aprobacin del la parte que hizo el pago.
Nota: Sedex recomienda que la informacion se suba al sistema por la empresa de auditora, ya que esto
proporciona una mayor independencia. Note que dentro de SEDEX, el sitio de trabajo aprueba la publicacin
del reporte final y controla su visibilidad.
Si la auditora procede, el organismo auditor enva al sitio de trabajo cualquier informacin pertinente para
ayudarlos en la preparacin de la auditora. Esto debe incluir una copia de las prcticas ticas de los auditores
o de la empresa de auditora, incluyendo su poltica anti corrupcin. El sitio debe recibir esta informacin
como minimo dos semanas antes de la realizacin de la auditora.
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Preferiblemente, las auditoras deberan tener lugar durante las temporadas altas de empleo y cuando el sitio
de trabajo este en pleno funcionamiento (como por ejemplo, temporadas altas de produccin o cosecha).
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Notas:
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l
A fin de proporcionar un enfoque consistente de la informacin de pre-auditora, la AAG ha elaborado

una Paquete de Informacin de Pre-Auditora disponible en la seccin de miembros de Sedex.
Algunos compradores requiren que los proveedores utilicen solo auditores de una lista aprobada. Se
recomienda qe el proveedor verifique con sus clientes antes de contratar a un auditor o empresa de
auditora.
Ejemplo del proceso:

6.1.1 Iniciacin de la solicitud de auditora
6.1.1.1
El solicitante contrata al organismo auditor para solicitar la auditora.
6.1.1.2
Ya que una de las misiones de Sedex es promover el intercambio de auditoras, el organismo

auditor debe preguntar al sitio si ya ha tenido una auditora previa que est vigente y que se haya
subido al sitio de Sedex. De ser as, el auditor debe alentar al sitio a preguntarle a su cliente si
aceptara esa auditora o si se requiere una nueva.
6.1.1.3
El organismo auditor obtiene suficiente informacin sobre el sitio de trabajo para planificar y
ejecutar la auditora. Para los miembros de Sedex, la seccin del perfil del sitio del SAQ puede ser
utilizada para obtener esta informacin (si el sitio da acceso al auditor). Si el sitio no da acceso al
SAQ, el auditor debe obtener la informacin de otras maneras tales como el uso de un formulario
de perfil del sitio, suministrado por el auditor. La informacin mnima que se necesita es:
l Ubicacin del sitio e informacin de contacto.
l Nmero y composicin de la fuerza de trabajo, incluidos los idiomas que se hablan.
l Ubicacin y disponibilidad de la documentacin relevante sobre los temas de la auditora.
l Una lista completa de los clientes suministrada por el sitio (para establecer si se aplican otros
requisitos por ejemplo, auditora semi-anunciadas). Esto permite a las empresas de auditora
asegurar que todos los requisitos del cliente se incluyan en el mbito de la auditoria (por
ejemplo, auditora de 2 o 4 pilares) y promueve que la informacin de auditora pueda ser
compartida.
l Cualquier solicitud relativa a la fecha de la auditora.
6.1.2 Generacin de la cotizacin e informacin de la auditora

El organismo auditor le proporciona al solicitante una cotizacin y los detalles del contrato,
incluyendo:
l Honorarios de la auditora:
l Cualquier tarifa para subir el reporte de auditora en el sistema de SEDEX, cuando sea
aplicable.
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l Cualquier costo de actividades posteriores, tales como la verificacin de escritorio.
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6.1.2.1
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l Cualquier gasto relevante (incluyendo honorarios de traduccin).
l Fecha de auditora propuesta, si es anunciada, o una ventana de tiempo convenido en el

caso de auditoras semi anunciadas.
l Duracin de la auditora
l Receptores del reporte de auditora
l Aprobacin para la divulgacin del reporte de auditora a terceros.
l Una copia de la poltica de tica empresarial de la compaa auditora.
l Informacin completa sobre los requisitos del cliente (por ejemplo, el tipo de auditora SMETA,
auditores especficos, requisitos para subir informacin al sistema de SEDEX, etc).
6.2 Preparacin para la Auditora (para los auditores)

Es esencial que todas las partes estn plenamente informadas sobre el mbito de la auditora SMETA y la
informacin que debera estar disponible durante la visita. El auditor o la compaa auditora es reponsable de
asegurarse que todos los requisitos estn claros para el sitio que ser auditado.
Nota: ver tambin 6.6 Preparacion para la auditoria (para el sitio de trabajo), la cual ofrece detalles de las
acciones requeridas al sitio previas a la visita.
Una vez que se haya acordado la auditora, se requieren ciertas preparaciones para el auditor. Estas incluyen,
pero no deben limitarse a:
6.2.1. Antecedentes y revisin de contexto

El auditor tiene que ser consciente de las condiciones imperantes, los retos y problemas que afectan al sitio
de trabajo que est siendo auditado. Es ideal que esto incluya contacto con las organizaciones locales de la
sociedad civil que esten bien informadas sobre los asuntos que afectan a los trabajadores a nivel local.
Adems, un miembro del equipo de auditores debe poseer un buen conocimiento personal de los problemas
imperantes locales para los trabajadores del rea. Las reuniones con sindicatos locales y ONGs en la regin
pueden ofrecer informacin til sobre las condiciones laborales imperantes y los problemas principales de los
trabajadores locales.
Advertencia: los detalles del sitio no debern ser discutidos entre los auditores y los grupos locales (a menos
que el solicitante de la auditora lo disponga expresamente), ya que es informacin confidencial para el sitio y
sus clientes.
La organizacin auditora o el auditor, tambin debern recopilar peridicamente de una variedad ms amplia
de recursos, informacin sobre problemas sociales, econmicos y polticos ms complejos que afecten a los
trabajadores y la comunidad local. Esto debe incluir legislacin aplicable a empleo, salud y seguridad,
agencias de empleo y proteccin de datos. El auditor tambin debe tener una comprensin de los salarios y
costos de vida en la regin (mas informacin sobre salarios dignos se puede encontrar en el sitio web de ETI).
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El grado de conocimiento del auditor de las condiciones de trabajo especficas y la legislacin debe ser
evaluado por lo menos anualmente.
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6.3 Seleccin del Auditor o Equipo de Auditores

Las calificaciones y experiencia del auditor son vitales para una auditora eficaz. La seleccin del
auditor es decisin de los miembros individuales; SEDEX no certifica o acredita audiores y tampoco
dicta qu tipo de auditor puede realizar una auditora.
Algunos miembros de SEDEX compradores (miembros tipo A y AB) requieren que sus proveedores slo
utilicen los auditores de una lista aprobada. Se recomienda que el proveedor consulte con sus clientes antes
de contratar a un auditor o compaa de auditora.
Los auditores pueden trabajar por cuenta propia o ser empleados de una organizacin comercial, no
gubernamental, sindical o de la industria.
Para ayudar a los miembros en su seleccin de auditores, la AAG ha producido una Gua SMETA para
Sistemas Sociales y competencias del auditor disponible en la seccin de miembros de Sedex. Tambin
vea las Herramientas de referencia para la competencia de los auditores de GSCP, que est disponible
al pblico
Los auditores y organizaciones auditoras deben ser elegidos con base a:
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l
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Capacitacin en auditorias y habilidades

Experiencia en auditoras
Conocimiento local y de la industria
Conocimientos de idioma
Gnero y origen tnico o nacional que refleje el origen de la fuerza laboral
Reputacin
Integridad
Compromiso para mejorar el cumplimiento social
Cualificaciones apropiadas que aumentarn la fiabilidad de la informacin de auditora
Listas aprobadas de empresas de auditoras o de auditores de clientes relevantes (si esto es aplicable)
El organismo auditor se asegura de que el auditor asignado es consciente de los antecedentes y el contexto,
y que cumple con el nivel bsico de las competencias descritas para los miembros en la Guia SMETA de
Sistemas Sociales y competencias del auditor, que se puede encontrar en los recursos para los
miembros de SEDEX.
Informacin adicional sobre las competencias del auditor, est disponible pblicamente en las Herramientas
de referencia para la competencia del auditor de GSCP
El auditor ms adecuado, en trminos de habilidades, experiencia, gnero, etnia, capacidad de lenguaje, etc,
debe ser cuidadosamente considerado en la etapa de planificacin de la auditora, en comparacin con la
informacin proporcionada en el Cuestionario de Autoevaluacin y otras fuentes.
Los auditores terceros independientes, no deben tener ninguna conexin con el sitio, a fin de evitar cualquier
posible conflicto de intereses.
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Para auditoras ms grandes, se puede necesitar un equipo de auditores, el cual debe cumplir con los
siguientes criterios:
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El equipo de auditora est dirigido por un lider de equipo calificado.

El equipo incluye al menos un auditor que cumpla con los criterios de la Gua SMETA de sistemas
sociales y competencias del auditor, disponible en los recursos para miembros de SEDEX.
El equipo posee o tiene acceso al conocimiento de las condiciones locales de trabajo, por ejemplo,
mediante la utilizacin de un auditor con experiencia o mediante el uso de notas para orientarse.
El equipo puede comunicarse en los idiomas principales hablados por la gerencia y los trabajadores
del sitio de trabajo. Cuando esto no sea posible, se deben utilizar traductores.
Cuando hay un idioma mayoritario entre los trabajadores del sitio (50% o mas), el entrevistador debe
ser un hablante nativo de esa lengua; otros lenguajes minoritarios que sean hablados en el sitio
pueden ser abarcados utilizando un traductor.
El equipo tiene al menos un miembro que tenga experiencia o conocimiento de la industria aplicable.
Todos los miembros del equipo deben estar calificados bajo el sistema de calidad del organismo de
auditora, incluyendo el uso de especialistas.
Se tendr en cuenta el equilibrio de gnero de los trabajadores y las normas culturales cuando se
selecciona el equipo de auditora. Si esto no es posible, debe anotarse en la declaracin SMETA al
principio del reporte de auditora. Esto es especialmente importante cuando un solo auditor esta
asumiendo los roles de auditor y entrevistador. Si hay solamente un auditor involucrado en las
entrevistas, puede ser importante (dependiendo de las normas culturales locales) que no este solo
cuando entreviste un individuo del sexo opuesto.
Si un traductor u otro experto externo se va a utilizar, el lder del equipo debe haberse cerciorado de
que no hay conflicto de intereses.
6.4. Sistemas de manejo de la auditora

Es escencial que el auditor o el equipo de auditores, tenga un sistema para asegurar la calidad de sus
resultados, es decir, la calidad de la auditora y de la documentacin generada para documentar la
auditora.
Los auditores deben, como mnimo, estar certificados en un sistema de gestin de calidad reconocido, tal
como ISO9001:2000 y de manera ideal, debe estar acreditado en los requisitos de ISO/IEC Guia 62,65 o
ISO17020, ISO 17021, ISO 17065.
6.4.1 Monitoreo del auditor y evaluacin

Como parte de su desarrollo profesional continuo, todos los auditores estn sujetos a evaluaciones de su
desempeo. Esto se logra mediante la combinacin de un nmero de actividades, en parte descritas en la
Gua de SMETA sobre Sistemas Sociales y Competencias del auditor (disponible en los recursos para
miembros de Sedex) y que incluye:
Asistir a cursos de actualizacin completa cada dos aos.

Revision regular de muestras de la documentacin enviada por el auditor a la oficina.
25
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Recibir actualizaciones e instruccines cada ao.
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Evaluaciones anuales
Observacin de auditora anual (observacin de 2 auditorias cuando sea posible)
6.4.2. Control de Calidad y Consistencia Global

Estos aspectos se manejan mediante los siguientes procesos:
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l
l
Creacin e implementacin de Procedimientos Estandar de Operacin para todas las funciones

relativas a la prestacin del servicio de auditoria social.
Capacitacin regular para todo el personal sobre estos procedimientos.
Garanta de que el personal est capacitado adecuadamente y que posee la experiencia para su rol de
trabajo y responsabilidades.
Implementacin y mantenimiento del sistema de gestin del organismo auditor.
Implementacin y mantenimiento de un programa de auditora interna y sistema de gestin de calidad.
Generacin de indicadores clave de desempeo y objetivos y metas para garantizar la mejora continua
en la prestacin del servicio.
Implementacion y mantenimiento de procesos especficos para garantizar consistencia global en la
prestacin del servicio.
Estos procesos deben incluir:
l
l
l
l
l
l
l
Un anlisis central de los reportes de auditorias sociales/ticas de los clientes, a fin de evaluar el
cumpimiento de los requisitos (el anlisis central puede basarse en una muestra).
Evaluacin de calidad del ingreso de la auditora al sistema de Sedex.
Sistemas de retroalimentacin abierta para la comunicacin (internamente y externamente)
Comunicacin en cuanto a los requerimientos de los clientes y procedimientos operativos
estndar.
Mantenimiento de informacin tcnica y manejo del conocimiento.
Desempeo de la auditora y comunicacin de las accines correctivas requeridas y acciones de
prevencin.
Evaluacion continua de las polticas de tica empresarial, garantizando que se ajusten a su
propsito, por ejemplo.
6.5. La comunicacin con el sitio

Es importante que el sitio tome parte activa en el proceso de auditora y es responsabilidad del auditor
o compaa auditora, asegurarse que el sitio tiene toda la informacin pre-auditora relevante, al
menos 2 semanas antes de que se lleve a cabo la auditoria.
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Cuando se solicita una auditora, el auditor debe obtener un Perfil del Sitio o SAQ (para Sedex ambos se
incluyen en el SAQ), del sitio de empleo, ya sea directamente o a travs de Sedex.
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Siempre que sea posible, el auditor tambin debe revisar las copias de los informes de auditora recientes,
incluyendo todas las acciones correctivas e incumplimientos pendientes. Esta informacin permite a los
auditores planificar la auditora, teniendo en cuenta aspectos importantes, tales como las horas de trabajo, los
patrones de turnos, cualquier expansin reciente del sitio, el uso de agencias de empleo y la posible
necesidad de intrpretes.
Cuando se trate de una auditora de seguimiento, el auditor o la compaa auditora debe asegurarse de que el
sitio haya recibido una copia del Plan de Accion Correctiva (CAPR) de la auditora anterior y que el sitio sepa
que durante la auditora de seguimiento se estar buscando evidencia para comprobar tales accines
correctivas. Una buena prctica establecida es enviar una copia con la comunicacin de pre-auditora. Ver
Paquete de informacin de pre-auditora de SMETA.
Una vez que la auditora se haya programado en el sitio, el auditor deber remitir, como minimo, la siguiente
informacin al contacto principal del sitio de trabajo:
l
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La norma o cdigo en base al cual se auditar al sitio.

El alcance de la auditora acordado en trminos de empresas/sitios/edificios.
Documentacin que debe estar disponible durante la auditora (ver Paquete de Informacion de preauditora de SMETA)
Personas clave que debern estar disponibles el da de la auditora.
Solicitar la presencia del sindicato y/o de los representantes de los trabajadores en todas las etapas de
la auditora, incluyendo la reunin de apertura.
Arreglos para las entrevistas con los empleados.
Proteccin y confidencialidad de la informacin.
Cdigo de Etica Empresarial del auditor o compaa auditora.
Agenda de auditora y el procedimiento para plantear objeciones.
Circulacin del reporte de auditoria y arreglos para subir informacin al sistema de Sedex, incluyendo
aclaracin del costo.
Materiales de comunicacin para permitir al sitio transmitirle el cdigo laboral a sus empleados.
Para las auditoras de seguimiento, una copia de cualquier CAPR previo que este en posesin de la
compaa auditora.
Nota: La AAG ha creado un Paquete de informacion de Pre-Auditoria de SMETA que puede ser utilizado
en su totalidad o en parte, para informar al sitio a auditar sobre el proceso de auditora SMETA, y para
ayudarlos a prepararse para la auditora. Esa informacin debe ser enviada normalmente por el auditor al sitio
antes de la auditora. Esta informacin debe ser recibida por lo menos dos semanas antes de la visita.
6.5.1 Informacin para los Trabajadores
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El sitio de trabajo debe comunicar a los trabajadores informacion clara sobre la auditoria, explicando el
propsito de la visita y el proceso. Esta informacin es generalmente proporcionada por el organismo auditor
para que el sitio de trabajo la distribuya antes de la auditora. Tambien puede ser proporcionada por el
comprador o por el solicitante de la auditoria.
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La informacin debe estar disponible en los idiomas principales hablados por los trabajadores y debe incluir:
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El propsito y alcance de la auditora.

Presentacin de los auditores y sus roles (enfatizando que los mismos son externos e independientes).
El proceso de auditora, incluyendo entrevistas confidenciales con los trabajadores.
Materiales educativos para los trabajadores (folletos o DVD)
Detalles de contacto para el auditor o compaa auditora y para cualquier sitio respaldado por el
solicitante de la auditora.
Nota: Para un ejemplo del tipo de informacin que se debe dar a los trabajadores, ver Paquete de
Informacin de Pre-Auditoria de SMETA
6.5.2 Planificacin de la Auditora

Una vez el auditor haya recibido toda la informacin previa requerida, debe planificar la auditora
cuidadosamente. Para sitios ms grandes, esto puede implicar la seleccin de un equipo adecuado y el
nombramiento de un auditor lder. El plan de auditora debe tomar en consideracin los riesgos ya
identificados en la informacin previa recibida.
Se debe tomar precaucion particular a fin de garantizar que las entrevistas a los trabajadores se lleven a cabo
utilizando el protocolo descrito en 7.3. Entrevistas con la gerencia y los trabajadores, lo cual puede incluir
la necesidad de uno o mas traductores.
Nota: Cuando haya un idioma mayoritario en el sitio del 50% o ms de los trabajadores, el entrevistador debe
ser un hablante nativo de dicha lengua. Para los idiomas de las minoras de pueden utilizar traductores.
6.5.3 Duracin de la auditora, tamao de la muestra y horario

Ms abajo se muestra una tabla de da por auditor que establece el nmero de das por auditor, entrevistas
individuales y de grupo, asi como tambin el tamao de la muestra para la revisin de expedientes y de
registros de horas y salarios.
La tabla excluye la preparacin de la auditora, el tiempo de viaje, el tiempo para subir el reporte de auditora
en el sistema de Sedex y la redaccin del reporte de auditora, sin embargo incluye el tiempo para generar el
CAP (Plan de Accion Correctiva) en el sitio.
Como mejor prctica de las auditoras de comercio tico, las entrevistas con los trabajadores deben incluir
una muestra representativa de personas y departamentos dentro del sitio de produccin, incluyendo
trabajadores de contratos, trabajadores de agencias temporales de empleo y migrantes.
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Estos das por auditor sugeridos es solo una guia. Los auditores deben usar su discrecin y considerar la
industria, locacin y conocimiento del sitio cuando definan el nmero de trabajadores a ser entrevistados.
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6.5.3.1 Tabla de da por auditor y tamao de la muestra para auditoras completas iniciales y auditoras
completas de seguimiento
Dias Auditor
No. de
trabajadores
excluyendo a la
gerencia
Entrevistas
Individuales
Entrevistas de
Grupo
Total de
trabajadores
entrevistados
Expedientes y
registros de
hora y salario
revisado por
mes
Tiempo
efectivo usado
en las
entrevistas
1-100
6 o total de
trabajadores si
<5
1 grupo de 4
10
10
2.5 horas
101-500
4 grupos de 5
26
26
6 horas
501-1000
12
6 grupos de 5
42
42
8.5 horas
1001-2000
20
8 grupos de 4
52
52
12.5 horas
2000+
22
8 grupos de 5
62
62
14 horas
Nota: El nmero de registros de trabajadores a revisar, est estabecido por mes, por ejemplo, de los 10
registros de trabajadores revisados que se muestran en la primera lnea, por lo menos 3 meses de registros
para cada trabajador debe ser revisado, incluyendo la temporada alta, la temporada actual (o ms reciente) y
una temporada al azar o de baja produccin.
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l
l
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Si un sitio tiene ms de 2,000 trabajadores, el nmero de entrevistas se determina caso por caso,
dependiendo de las circunstancias de las instalaciones. El nmero sugerido de 62 entrevistas es el
mnimo y este nmero debe aumentar a medida que aumenta el nmero de trabajadores del sitio. El
nmero de entrevistas a realizar est a la discrecin del auditor y se debe decidir en conjunto con el
solicitante de la auditora.
Para productores pequeos: Cuando sea apropiado, se debe considerar el tamao, la distribucin,
extensin y el nmero de localidades de plantaciones para determinar el nmero de das por auditor
requeridos.
En caso de mayor nmero de das por auditor, se puede requerir el uso de ms de un auditor. El uso
de dos o ms auditores en un equipo permitir un balance de habilidades o puede mejorar el balance
de gnero. Sin embargo, al decidir el tamao del equipo, se debe considerar el tamao del sitio del
proveedor y la posible interrupcin causada por un equipo grande de auditores.
Para la auditora SMETA de 4 pilares, la gua contiene 0.5 da por auditor adicional para los
procedimientos adicionales de evaluacin de medio ambiente extendido y tica empresarial.
Cuando una cadena de suministro desea completar una auditora SMETA de 2 pilares, mediante la
realizacin de medio ambiente y tica empresarial, esto debe ser discutido entre el solicitante de la
auditora y el auditor. Debido a que puede ser imprctico hacer arreglos para 0.5 das por auditor, la
solucin puede ser completarse durante una auditora de seguimiento.
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Las personas entrevistadas de manera individual deben siempre incluirse en la muestra de documentos que
se verifican. Los expedientes y registros restantes pueden seleccionarse al azar del resto de la fuerza laboral,
asegurndose que todos los tipos de trabajadores entren en la muestra (por ejemplo, trabajadores de
agencias temporales de empleo, trabajadores permanentes, migrantes y cualquier otro trabajador vulnerable
tales como los trabajadores jvenes, embarazadas, etc) tomando en consideracin los turnos, salarios,
posicin, etc.
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6.5.3.2 Tabla de das por auditor y tamao de la muestra para procesos parciales de seguimiento.
Se requiere una auditora de seguimiento cuando las accines correctivas no se puede verificar a travs de
evidencias proporcionadas mediante revisiones de escritorio solamente. Ejemplos de tales casos incluyen
accines correctivas relacionadas a salarios y horas en los cuales se requieren como minimo 2 meses de
registros para verificar la accin correctiva.
Abajo esta la gua del tiempo y el plan de muestra para una auditoria parcial de seguimiento:
Dias por
auditor
Numero de
trabajadores
1100
101500
5011000
10012000
TBC
2000+
Durante la auditora de seguimiento, se lleva a cabo una muestra de entrevistas y

de revisin de registros. El tamao de la muestra en estas evaluaciones se
determinara por la naturaleza de las accines correctivas que se estn
verificando.
Una auditora parcial de seguimiento (ver 5.3 Secuencia de auditoras para definiciones de la auditora
parcial de seguimiento) puede necesitar menos tiempo dependiendo de la naturaleza de las accines
correctivas que se estn verificando.
Nota: Los das por auditor se especifican en unidades donde 1 equivale a 1 auditor en el sitio por 1 dia y 2
puede ser 1 auditor por 2 dias o 2 auditores por 1 dia.
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La tablas en 6.5.3.1 y 6.5.3.2 son solamente guas y los miembros deben decidir con sus auditores, el tiempo
deseado y el tamao de la muestra dependiendo de la naturaleza de la informacin requerida. La Gua de
Mejores Prcticas de SMETA especfica los requisitos arriba descritos como mnimos. Los auditores deben
usar su experiencia y criterio para aumentar la cantidad de tiempo y el tamano de la muestra como sea
necesario.
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En las pginas siguientes se muestran algunos horarios tpicos de auditoras que muestran como esto se
aplica en la prctica:
6.5.3.3 Ejemplo de programacin de 1 dia de auditora de Comercio Etico
Un auditor en un da, ejemplo de 50 trabajadores:
09:00
09:30
10:30
12;30
13:00
13:30
15:15
16:00
17:00
Reunin de apertura (equipo de gerencia incluyendo representantes de Salud & Seguridad,

Ambiental, Sindicato y Recursos Humanos
Recorrido de salud y seguridad del sitio que incluye la seleccin de los 6 empleados para las
entrevistas (los representantes de Salud & Seguridad y Ambiental deben estar disponibles).
Entrevistas con los empleados (seis en total, 15 minutos cada uno). Incluir tambin la entrevista con
el representante sindical.
Documentacin de recursos humanos (manuales, reglamentos, expedientes de personal, nominas,
registros de horas) incluyendo documentacin de los individuos entrevistados)
Almuerzo
Continuacin de la revisin de nominas, registros de horas y expedientes de personal si es
necesario.
Documentacin de Salud & Seguridad y entrevista de grupo (un grupo de 4 personas)
Reunin de cierre con el equipo de gerentes: plantear los incumplimientos, las buenas prcticas y
cualquier otro asunto.
Finalizacin.
6.5.3.4 Ejemplo de programacin de 2 dias de auditora de Comercio tico 2 auditores

Dos auditores en un da ejemplo de 500 trabajadores:
10:35
12:00
12:45
13:15
15:30
16:30
17:00
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09:30
Reunin de apertura (equipo de gerencia incluyendo representantes de Salud & Seguridad,

Ambiental, Sindicato y Recursos Humanos)
Recorrido de salud y seguridad del sitio y que incluye la seleccin de los empleados para las
entrevistas (los representantes de Salud & Seguridad y Ambiental deben estar disponibles). Ambos
auditores.
Entrevistas individuales con los empleados (cinco en total, 15 minutos cada uno). Incluir tambin
una entrevista de 30 minutos con el representante sindical. Ambos auditores realizan entrevistas de
acuerdo con sus habilidades.
Documentacin de recursos humanos (manuales, reglamentos, expedientes de personal, nminas,
registros de horas) incluyendo documentacin de los individuos entrevistados). Ambos auditores
participan, 6 registros cada uno, 12 en total.
Almuerzo
Entrevistas de grupo con los empleados (incluyendo representantes del sindicatos o de los
trabajadores) y el resto de entrevistas individuales, dividir entre los auditories de acuerdo a sus
habilidades.
Documentacion de Salud & Seguridad y documentos adicionales de recursos humanos de ser
necesario. Si se requiere, realizar recorrido o ms entrevistas. Un auditor revisa la documentacin y
el otro sigue con las entrevistas, dependiendo de sus habilidades.
Los auditores prepara el reporte de CAP para la reunin de cierre. Ambos auditores.
Reunin de cierre con la gerencia. Ambos auditores: plantean incumplimientos, mejores prcticas y
discusin de cualquier otro asunto con la gerencia.
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09:00
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6.5.3.5 Ejemplo de programacin de 2 dias de auditoria de Comercio Etico 1 auditor

Un auditor en 2 dias ejemplo de 150 trabajadores:
Dia 1:
9:00
Reunin de apertura (equipo de gerente incluyendo representantes de Salud & Seguridad,
Ambiental, Sindicatos y Recursos Humanos)
9:30
Recorrido del sitio para evaluar salud y seguridad y seleccin de 5 empleados para entrevistas (los
representantes de Recursos Humanos y Medio Ambiente deben estar disponibles)
10:30 Entrevistas individuales con los empleados (seis en total, quince minutos cada uno) incluyendo una
entrevista con representante sindical por treinta minutos
12:00 Revisin de documentos de Recursos humanos (manuales, regalmentos, expedientes de personal,
nominas, registros de horas) incluyendo documentacin de los individuos entrevistados.
13:00 Almuerzo
13:30 Entrevistas de grupo con los empleados (cuatro grupos de cinco personas) y hacer el resto de las
entrevistas individuales (dos en total, quince minutos cada uno) (Debe incluirse representantes de
los trabajadotres o sindicales)
15:30 Documentacion de Salud & Seguridad, documentacin de recursos humanos, incluyendo aquellos
empleados entrevistados y recorrido o entrevistas adicionales si se requiere.
16:30 Plantear incumplimientos, mejores prcticas y asuntos con la gerencia, incluyendo la presentacin
del plan para el prximo da.
Dia 2:
9:00
Documentacin adicional de Recursos Humanos (manuales/reglamentos/nominas/registros de
horas) incluyendo documentacin de aquellos individuos entrevistados
11:00 Revisin adicional de nominas, horas, expedientes de personal si se requiere
13:00 Revisin de documentacin de Salud y Seguridad y recorrido o entrevistas adicionales si se
requiere
15:00 Preparacin del reporte del CAP para la reunin de cierre
16:00 Reunin de cierre con la gerencia: plantear incumplimientos, mejores prcticas y asuntos con la
gerencia
17:00 Finalizacin .
6.6 Preparacin para una auditora (Para el Sitio de Trabajo)

Una vez el sitio reciba la informacin relevante del auditor (ver 6.5 Comunicacin con el Sitio), el mismo
debe planear su participacin en la auditoria. Esto debe incluir, pero no esta limitado a:
6.6.1 Comunicaciones Internas
Todos los gerentes deben ser instruidos sobre la importancia de tener el personal clave y la
documentacin disponible el da de la auditora y comprender la importancia de poner el personal a
disposicin para las entrevistas.
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Todos los gerentes deben ser informados previo a la auditora a fin de garantizar que comprenden el
alcance de la auditora y que se requiere de cada departamento.
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Los trabajadores deben ser informados acerca de la auditora, incluyendo el cdigo en el cual se basa
la evaluacin. Se debe proporcionar Materiales Educativos para los Trabajadores (folletos o DVD) ya
que el Cdigo ETI requiere que todos los trabajadores conozcan el cdigo.
Los representantes de los trabajadores o del sindicato deben ser informados sobre la auditora para
garantizar su disponibilidad y comprensin.
Las agencias temporales de empleo que utiliza el sitio deben ser informadas acerca de las auditora y
el sitio debe asegurarse que estas entiendan la importancia de tener el personal clave y la
documentacin disponible el dia de la auditora.
Debe haber una persona de contacto dentro del sitio para los trabajadores en caso de que estos
tengas preguntas o inquietudes sobre la auditora, por ejemplo: el gerente de recursos humanos.
6.6.2 Preparacin del sitio

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Se debe reservar un saln tranquilo, libre de interrupciones y suficientemente espacioso para

acomodar las entrevistas de grupos e individuales y para que los auditores lo utilicen durante la
auditora (este debe ser un lugar donde los trabajadores se sientan comodos, preferiblemente cerca de
las reas de receso o de descanso de los trabajadores).
Cualquier pregunta o puntos que el sitio pueda tener sobre la auditora deben ser referidos al auditor
para su aclaracin.
6.6.3. Lista de documentos requerida

Al fin de ayudar con las preparaciones, el auditor deber proporcionar una lista de documentos que deben
estar disponibles para el organismo de auditora el da de la visita. El sitio debe preparar estos antes de la
auditora:
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Leyes y regulaciones aplicables

Contratos de trabajo o acuerdos de empleo por escrito
Manual para los empleados (trminos y condiciones de empleo)
Acuerdo de negociacin colectiva
Una lista de todos los qumicos y solventes utilizados en el sitio
Registros de capacitacin
Permisos, licencias o certificados de operacin, etc
Reportes de inspeccin del Gobierno, por ejemplo, inspecciones sanitarias, seguridad estructural,
cumplimiento ambiental, etc.
Inspecciones de maquinarias/registos de mantenimiento
Registros de accidentes y lesiones
Procedimientos de acciones de emergencias
Planes de evacuacin
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Plano del edificio
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Registro de nominas de los 12 meses ms recientes

Registros de salarios por piezas o al destajo de los 12 meses mas recientes
Recibos de seguro e impuestos
Registros de produccin
Actas de las reuniones de los comits conjuntos de salud y seguridad ocupacional
Reportes de auditoras de comercio tico anteriores/registros de acciones correctivas
Cualquier certificacin apropiada, por ejemplo OSHAS 18000, ISO 9000, Cadena de Custodia, etc
Polticas del sitio
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Trabajo de menores
Compensacin y horas de trabajo
Disciplina
Beneficios y deducciones
Salud y Seguridad
Derechos humanos y laborales
Medio Ambiente
Capacitacin
Discriminacin y Acoso
Trabajo a domicilio y sub contratacin
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Registros de horas de los 12 meses ms recientes
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7. EJECUCION DE LA AUDITORIA
Informacin detallada sobre los procesos ejecutados por el auditor durante la auditora.
Ver tambin Criterios de Medicin de SMETA
Ver tambin 6.5.3.1 Duracin de la auditora, tamao de la muestra y horarios
El objetivo de la auditora es evaluar el desempeo del sito de empleo en comparacin al cdigo o estndar
laboral, la ley local y/o requisitos adicionales. Esto debe incluir:
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Entrevista con la gerencia para conocer las prcticas de la compaa

Un recorrido de las instalaciones
Revisin detallada de documentos
Entrevistas con los empleados
El objetivo general de la auditora es proporcionar un reporte preciso y claro del nivel de desempeno del sitio
de trabajo comparado con los estndares relevantes.
Los Criterios de Medicin de SMETA una publicacin que acompaa a esta Gua de Mejores Prcticas, le
da al auditor instrucciones claras sobre lo que se debe examinar en la auditora, basado en el Cdigo de ETI y
la ley local, asi como tambin criterios adicionales creados por los miembros y una consulta multi-sectorial.
El Reporte de Auditora de SMETA, ha sido creado para permitirle al auditor documentar la manera cmo
el sitio maneja todas las reas de los estndares relevantes de medicin. Una seccin llamada Sistemas
actuales y evidencia examinada se demuestra para cada elemento del cdigo dentro de los Resultados de
auditora por clusula en el reporte de auditora. En este, el auditor debe incluir una descripcin de lo que el
sitio hace para manejar cada rea del cdigo. Por ejemplo, dentro de la clusula 4 que dice que No se debe
utilizar el trabajo de menores, el auditor debe documentar como se verifica la edad de para trabajar antes y
despus del reclutamiento y cmo los registros de edad se mantienen y monitorean.
Adems, los incumplimientos reportados debern tambin proporcionar reas de buen desempeo y reas
que requieren mejoras.
Estos incumplimientos se debern describir mediante una lista de incumplimientos, observaciones y buenos
ejemplos (buenas prcticas) para cada elemento individual del cdigo.
Un incumplimiento debe documentarse cuando las prcticas del sitio de empleo no cumplen con
los requisitos de la ley o del cdigo aplicable. Toda vez que el sistema de Sedex promueve el
intercambio de informacin es muy importante que el procedimiento estndar se cumpla y que los
incumplientos sean documentados cuando la prctica del sitio no cumpla, ya sea con la ley o con
el cdigo aplicable o ambos.
Una observacin puede ser documentada cuando la prctica del sitio no contravenga con la ley o
con el estndar, pero que, de no ser corregida, podra conducir a un incumplimiento. Puede
tratarse de una oportunidad de mejora.
Un ejemplo de una buena prctica debe ser documentado cuando la prctica del sitio exceda los
requisitos y se aconseja al sitio a llevar estos asuntos a la atencin del auditor.
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Nota: Ejemplos de incumplimientos se pueden encontrar en la Gua de Incumplimientos de SMETA,

disponible en la seccin de recursos para miembros de Sedex.
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La auditora debe incluir lo siguiente:

1. Reunin de apertura
2. Recorrido del sitio de trabajo
3. Entrevistas con la gerencia y los trabajadores
4. Revisin de documentos
5. Reunin pre-cierrre
6. Reunin de cierre y resumen de los incumplimientos.
Nota: Cuando sea posible, se puede buscar evidencia adicional a travs de una encuesta perimetral,
entrevistas externas, etc las cuales se detallan ms adelante en este documento.
Ver Criterios de Medicin de SMETA para informacin detallada.
7.1 Reunin de Apertura

Es esencial que el sitio tome parte tan activa como sea posible en el proceso de auditora. La auditora
tiene como objetivo resaltar las reas donde la gerencia tiene un buen desempeo y adicionalmente,
investigar con su ayuda, las reas que requieren mejoras. La reunin inicial es una parte importante de
este proceso.
La reunin de apertura debe ser conducida en un idioma comprensible por la gerencia y si es aplicable, los
representantes de los trabajadores a fin de garantizar que la gerencia del sitio y los trabajadores entiendan el
propsito del cdigo. Se deben cubrir los requerimientos sobre los cuales se est evaluando el sitio de trabajo
y tambin deben incluirse el proceso de auditora, el tiempo que toma y las actividades en el sitio,asi como
tambin reconfirmar la solicitud de informacin.
Deben asistir a la reunin:
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Alta Gerencia
Los gerentes responsables de funciones claves, por ejemplo, Recursos Humanos y produccin.
Representantes de los trabajadores o sindicales (si hay alguno de estos en el sitio). Ambos grupos
deben incluirse si existen ambos en el sitio.
Nota: Cuando los representantes de los trabajadores o sindicales estn presentes en el sitio, los auditores
deben solicitar energicamente que estos estn presentes en la reunin de apertura. Si esto no ocurre, el
auditor debe obtener una razn del sitio y anotarlo en el reporte de auditora.
LISTA DE CONTROL REUNION DE APERTURA
La agenda sugerida para la reunin de apertura se presenta a continuacin:
Introduccin:
Recordatorio al sitio sobre la importancia de tener representantes sindicales u otros representantes de

los trabajadores presentes en todas las etapas de la auditora, incluyendo la reunin de apertura. Esto
ya debe haberse cubierto en la etapa de comunicacin previa a la auditora pero debe repetirse en
esta etapa si los representantes de los trabajadores no estn presentes en la reunin.
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Introduccin del equipo de auditores a la gerencia del sitio y explicacin del propsito y alcance de la
auditora, incluyendo los beneficios potenciales para el sitio.
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Aclaracion de que el propsito de la auditora es evaluar el desempeo del sitio en base a estndares
previamente acordados, como se maneja cada rea del cdigo y tambin todas las reas de mejora.
Confirmacin del estndar o cdigo sobre el cual la auditora ser realizada.
Reconfirmacin de la lista de documentos que se requiere estn disponibles (esta lista debe haber sido
recibida por el sitio con la informacin de pre-auditora, por lo menos con 2 semanas de anticipacin).
El sitio podra desear compartir otros documentos en la auditora y podra ser necesario acordar una
lista ms detallada en la reunin inicial.
Obtencin del plano de la planta (si an no se ha revisado) para verificar las reas que sern visitadas.
Discusin de la necesidad de honestidad y transparencia, indicando si es relevante, que los miembros
de Sedex preferiran, por ejemplo, trabajar con los sitios en aspectos como el exceso de horas extras
de trabajo, en lugar de registrar el hecho de que las horas de trabajo no pueden ser verificadas
debido a registros inconsistentes de horas.
Establecer si el sitio tiene cualquier infromacin previa a la auditora que estn dispuestos a compartir.
Por ejemplo, sus propias auditoras internas. Asegurarles que cualquier informacin compartida de
auditorias previas a la visita actual no perjudicara los resultados de esta nueva auditora y que el
auditor verificar estas reas sin parcializacin.
Acordar el proceso para comunicar cualquier asunto durante la auditora. La mejor prctica es
comunicar problemas a medida que vayan surgiendo para crear consenso sobre los incumplimientos y
la acciones correctivas y para permitirle a la gerencia:
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Porporcionar evidencia adicional si es necesario

Abordar cualquier incumplimiento inmediatamente (estos deben documentarse pero si se toman
acciones correctivas inmediatas, estos sern registrados solo como observaciones y adems los
procedimientos positivos que haya tomado el sitio sern mencionados igualmente)
Formular preguntas o inquietudes
Confirmar la confidencialidad de la auditora y de cualquier otra parte que vaya a recibir el reporte de
auditora.
Revisar la informacin proporcionada en el perfil de pre-auditora del sitio de empleo, incluyendo
incumplimientos previos y acciones de seguimiento, usando el CAPR previo si es apropiado.
Si es necesario, explicar el proceso de Sedex incluyendo la registracin del sitio y procedimiento para
subir informacin al sistema (ver 8.3 Sedex y como subir informacin de la auditoria al sistema)
Confirmar permiso para tomar fotografas.
Verificar que todo el personal est anuente sobre la auditoria y que el Cdigo relevante se les ha
comunicado.
Reconfirmar la poltica de Etica empresarial del auditor o la compaa auditoria.
Planificacin:
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Discutir y acordar el horario de la auditora
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Acordar la responsabilidad de cada gerente para cada rea del cdigo (por ejemplo, el gerente de
Recursos Humanos, Salud & Seguridad) y donde se realizaran las entrevistas con estas personas
relevantes.
Solictar una lista de los trabajadores que estn asignados a trabajar ese da, as como tambin
cualquier detalle que pueda requerirse para garantizar la escogencia de una muestra representativa
para las entrevistas, por ejemplo, gnero, nacionalidad, tipo de contrato, tiempo de servicio.
Confirmar la estructura de las entrevistas con los trabajadores y la disponibilidad de un espacio apropiado.
Enfatizar la confidencialidad del proceso de entrevistas con los trabajadores y la expectativa de que los
trabajadores sern compensados por el tiempo que pasan en la entrevista.
Confirman que los trabajadores para las entrevistas sern seleccionados por el auditor.
Confirman las horas de trabajo de los empleados y patrones de turno.
Acordar una hora aproximada para la reunin de cierre e invitar a los asistentes. Si los representantes
sindicales o de los trabajadores estn presentes en el sitio, los auditores deben solicitar que estn
presenten en la reunin de cierre. Asegurar que haya tiempo suficiente para re-investigar
incumplimientos si hay evidencias adicionales disponibles.
Acordar quin coordinara la auditora y acompanar al auditor durante el recorrido.
Confirmar las temporadas altas de produccin del sitio y explicar la necesidad de auditar una muestra
de las horas de trabajo durante dicho periodo.
Confirmar cualquier arreglo o precaucin especial requerida para el recorrido del sitio y si se espera
que haya algn simulacro de incendio ese da.
Repasar el plano de las instalaciones del sitio de empleo, incluyendo dormitorios
Revisar la lista de qumicos disponibles en el sitio.
Preguntar a la gerencia si tiene alguna interrogante
Si la gerencia del sitio no esta de acuerdo con la participacin de los representantes de los trabajdores en la
reunin de apertura, los auditores deben anotarlo en el reporte de auditora y deben siempre hacer arreglos
para reunirse por separado con estos representantes, si los hay.
7.2 Recorrido del Sitio de Empleo

Una lista detallada de que se debe incluir como parte del recorrido
El propsito del recorrido del sitio es que el equipo de coordinara osberve las condiciones fsicas y las
prcticas actuales en todas las reas del sitio, a fin de formarse una opinin en como se comparan los
cdigos y estndares aplicables. Al mismo tiempo, el auditor debe verificar como se desempea el sitio con
respecto a sus propias polticas y procedimientos.
Cuando un sitio cumple con el estndar de ley y el cdigo requeridos por el cliente, pero no esta cumpliendo
con sus propios estndares internos, esto puede documentarse como una oportunidad de mejora y puede
registrarse en el reporte de auditora como una observacin.
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El recorrido es tambin una oportunidad de tener conversaciones casuales con la gerencia y los trabajadores,
buscando evidencia para respaldar incumplimientos y revisar documentos mantenidos en el sitio.
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Los incumplimientos observados en el recorrido se comparan con las evidencias presentadas por la gerencia,
la revisin documental y las entrevistas con los trabajadores.
Como prctica general, el auditor debe poder visitar todas las reas del sitio de trabajo y debe marcar el ritmo
del recorrido. En algunos casos, los sitios de empleo podran prohibirles a los visitantes caminar en ciertas
reas o impedir fotografas por razones de seguridad o confidencialidad comercial. El auditor debe anotar las
restricciones de acceso o de fotografas en el reporte de auditora y si estas restricciones parecen
irrazonables, se debe proceder de acuerdo a la poltica del solicitante de la auditoria.
La habilidad de la gerencia de continuar con la produccin en el sitio durante la visita, es crucial para obtener
una idea precisa de las condiciones de trabajo y para garantizar la cooperacin de la gerencia durante el resto
de la visita. Los auditores deben hacer cualquier esfuerzo para asegurarse de no interrumpir la produccin
durante el recorrido del sitio, a la vez que garantizan que pueden observar el rea de produccin durante los
periodos mas ocupados. Debe ser posible caminar alrededor del sitio sin retrasar o interrumpir la produccin.
Durante el recorrido del sitio, el auditor debe ir conociendo una serie de gerentes, supervisores y trabajadores
a travs de todo el sitio de operaciones. El auditor no debe ser nicamente guiado por la gerencia en las
reas a visitar y debe libremente investigar todas las reas que sienta necesarias para realizar la auditora.
El auditor debe plantear cualquier asunto a medida que se vayan produciendo, dndoles la oportunidad a los
gerentes de hacer aclaraciones, responder y proporcionar explicaciones o evidencias adicionales.
La primera seleccin de los trabajadores debe hacerse durante el recorrido del sitio y el auditor debe cuidar
de seleccionar una muestra representativa, incluyendo trabajadores que pueden ser considerados ms
vulnerables como los que hacen trabajos peligrosos.
El recorrido del sitio es importante para establecer una visin general de asuntos relacionados a salud y
seguridad; sin embargo, es aconsejable que el tiempo invertido en el recorrido no impacte
desproporcionadamente el tiempo disponible para investigar otras reas del cdigo.
Para informacin detallada en los nmeros que deben seleccionarse, ver 6.5.3.1. Tabla de das por auditor
y tamao de la muestra
Nota: Los auditores deben asegurarse de que los trabajadores no puedan ser identificados en ninguna foto
que ha sido tomada, especialmente aquellos que son entrevistados.
OBJETIVOS DEL RECORRIDO DEL SITIO
El auditor debe caminar alrededor de todas las reas del sitio de trabajo a fin de:
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Entender los tipos de trabajo

Evaluar las reas de salud y seguridad
Identificar grupos de trabajadores potencialmente vulnerables
Evaluar si algunas operaciones podran estar siendo subcontratadas a otras unidades.
Observar los sistemas y prcticas de gestin, incluyendo la interaccion entre los gerentes y los
trabajadores.
Durante el recorrido del sitio, el auditor debe incluir las siguientes reas de inters:
Aspectos relativos al ambiente de trabajo y de salud y seguridad:
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Ambiente de trabajo, por ejemplo, diseo, temperatura y pulcritud
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Estaciones de trabajo
Planes y rutas de evacuacin
Cualquier salida de emergencia bloqueada u obstruida
Sealizaciones en el idioma local
Equipo para incendios y emergencias
Construccin, mantenimiento y certificados del edificio
Seguridad, proteccin y mantenimiento de mquinas
Procedimientos de emergencia
Equipo de proteccin personal
Equpo de primeros auxilios y personal calificado
Almacenamiento, manejo y eliminacion de sustancias peligrosas
Etiquetas y advertencias en el idioma local
Manejo de residuos
Banos (lavabos) e higiene
Agua potable
Higiene y seguridad del comedor, cuando sea aplicable
Higiene y seguridad de los dormitorios, cuando sea aplicable
Aspectos relativos a las prcticas laborales y de empleo:

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Trabajadores de aspecto muy joven

Trabajadores que podran estar en riesgo, por ejemplo, mujeres embarazadas o aquellos que trabajan
con sustancias o equipo potencialmente peligrosos
Indicaciones de restriccines a la libertad de circulacion de los trabajadores.
Indicaciones sobre la violacin de la dignidad de los trabajadores.
Identificacin de trabajadores individuales para las entrevistas durante el recorrido del sitio o para
entrevistas posteriores.
Cualquier indicacin de la falta de proteccin de los derechos de los trabajadores.
Cualquier indicacin de desigualdad, discriminacin, acoso o intimidacin.
Localizacion de documentos y registros:
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Registros de calidad
Registros de produccin
Registros de horas
40
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Procedimientos de emergencia
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Exhibicion de los cdigos de conducta o la ley laboral

Exhibicin de informacin relacionada a las reuniones del sindicato o del comit de trabajadores.
Cualquier publicacin legal requerida
ENCUESTA DEL PERIMETRO

Una encuesta opcional del permetro puede ser til para proporcionar informacin adicional sobre el sitio de
trabajo y su contexto local y para identificar temas especficos de riesgo, por ejemplo, riesgos de incendio
relacionados con el almacenamiento de residuos, etc Tenga en cuenta que esta encuesta slo debe llevarse a
cabo si se dispone de suficiente tiempo. No se debe restar el tiempo empleado en el interior del sitio de
empleo.
La encuesta del permetro se centra en:
l
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El entorno circundante prximo

Instalaciones vecinas, por ejemplo, hospitales, clnicas, restaurantes, tiendas, sitios de recreacin,
proteccin contra incendios, polica, eliminacin de residuos, etc
Las percepciones locales del sitio de empleo, por ejemplo, las horas de trabajo, cuestiones laborales,
apoyo a la comunidad local, descarga de desechos, etc
Otras instalaciones ubicadas en el sitio de trabajo, por ejemplo los dormitorios, comedores, la clinica,
el tratamiento de agua y la descarga externa de agua.
La construccin fsica y el diseo del sitio de empleo, por ejemplo, la estructura del edificio, el acceso,
transporte de los trabajadores, etc
Otras unidades de produccin o instalaciones en el sitio de empleo que no forman parte del alcance
de la auditora.
7.3 Entrevistas con la gerencia y los trabajadores

Es esencial que las polticas y procedimientos escritos sean confirmados mediante la observacin de
las prcticas del sitio. Una parte clave de esta observacin es la informacin proporcionada tanto por
los gerentes como por los trabajadores en las entrevistas.
7.3.1 Entrevistas con la Gerencia

El equipo de auditora debe trabajar en base al cdigo relevante y las leyes locales, conversando con los
gerentes sobre cada rea. Es esencial establecer y documentar los procedimientos que ya tenga el sitio para
manejar todas las reas del criterio de medicin. Esto debe anotarse en el reporte de auditoria de SMETA bajo
la seccin de Sistemas actuales y evidencia examinada.
Se deben utilizar preguntas abiertas y tcnicas de discusin. Es importante no slo conversar con los altos
directivos, sino tambin con gerentes de menor jerarqua que podrian tener una perspectiva diferente.
Por ejemplo:
BACK
41
TO
Cmo comprueba usted las edades en la contratacin de nuevos trabajadores? Esta pregunta permite
mejores respuestas y, por tanto, mejor informacin que si se pregunta algo como se asegura usted que
todos los trabajadores tienen ms de la edad mnima al ser contratados?.
NT
CO
S
ENT
Me puede mostrar la evidencia que comprueba esto?, es probable que de este modo, se permita al sitio
tomar un papel ms activo para volver a examinar sus propios procedimientos.
Esta afirmacin de polticas y procedimientos por la gerencia al examinar y compartir sus prcticas con el
auditor, permitir que el sitio evalue sus propias prcticas durante la auditora.
El equipo de auditora debe trabajar con el personal de la administracin, combinando las entrevistas con la
revisin de documentos.
7.3.2 Entrevistas con los trabajadores

PRINCIPIOS PARA LAS ENTREVISTAS
Es esencial que los trabajadores sean entrevistados para escuchar directamente lo que piensan de las
condiciones de trabajo del sitio. El nmero de trabajadores que se entrevista est relacionado al nmero total
de trabajadores en el sitio. Informacin sobre el tamao de la muestra se puede encontrar en 6.5.3.1
Duracin de la auditoria, tamao de la muestra y horarios.
Las entrevistas individuales o de grupo pueden plantear nuevos asuntos, confirmar el cumplimiento o
confirmar sospechas de incumplimiento. Es aqui cuando las habilidades personales y la experiencia de un
auditor son invaluables en la creacin de la confianza necesaria para que los trabajadores se sientan cmodos
y revelar detalles sobre el lugar de trabajo.
Nota: Las identidades de los trabajadores no deben ser reveladas a la gerencia o escribirse en el informe de
auditora. Ver 7.3.8: Proteccin de los entrevistados para ms detalles.
Los trabajadores deben ser entrevistados individualmente y en grupos, sin la presencia de la gerencia y
preferiblemente en su propio idioma. Cuando sea necesario, se debe utilizar (contratar) un traductor
independiente y profesionalmente calificado. Los gerentes o sus representantes no pueden actuar como
traductores. Cuando un solo grupo idiomtico representa el 50% o ms del total de los trabajadores, el
entrevistador debe ser un hablante nativo de esa lengua.
Los miembros del equipo de auditora que realizan entrevistas a los trabajadores deben tener los
conocimientos necesarios para que los trabajadores se sientan a gusto. La mejor prctica es utilizar tcnicas
informales de entrevista abierta para incentivar a los entrevistados a identificar los temas de mayor
importancia para ellos. Es importante descubrir cualquier problema oculto, tales como discriminacin e
intimidacin, los cuales no son fciles de encontrar a travs de otras fases del proceso de auditora.
Las entrevistas con los trabajadores deben llevarse a cabo en un lugar donde los mismos se sientan cmodos
y donde se pueda crear un ambiente relajado e informal. El mismo debe estar alejado de las oficinas de la
gerencia y sin la presencia de representantes de la gerencia, donde la entrevista no pueda ser vista o
escuchada. Tambien pueden llevarse a cabo entrevistas informales durante el recorrido fsico del sitio, a la
hora del almuerzo o durante los recesos.
Las locaciones fuera del sitio pueden ser ms apropiadas para las entrevistas, especialmente si el auditor
considera que los trabajadores podran estar entrenados sobre lo que tienen que decir o se sienten
intimidados en el sitio de trabajo. Las ubicaciones posibles pueden incluir los hogares de los trabajadores,
tiendas, locales o instalaciones utilizadas por los trabajadores.
BACK
42
TO
Los trabajadores deben ser entrevistados individualmente o en grupos, preferiblemente utilizando una
combinacin de ambos.
NT
CO
S
ENT
7.3.3 Planificacin de las entrevistas

Los trabajadores deben ser seleccionados slo por el auditor. Lo ideal es que la seleccin de los trabajadores
sea equilibrada y proporcionada, teniendo en cuenta los tipos de trabajadores, tales como locales y
migrantes, trabajadores de agencias temporales, etc. Todos los tipos de trabajadores del sitio forman parte
del mbito de la auditoria y el auditor debe estar anuente de cualquier asunto subyacente, como por ejemplo,
turnos, salarios, categora de trabajadores, puesto de trabajo y diferentes tipos de contratos.
Siempre que sea posible, la identidad de los entrevistados debe mantenerse confidencial. Cuando esto no
sea posible, se debe seleccionar un nmero suficiente de empleados para las entrevistas a fin de permitir que
la confidencialidad de la informacin se mantenga. Cuando se considere que no se puede lograr la
confidencialidad, se debe tener cuidado que los asuntos se documenten en el CAPR y en el reporte final de
auditora.
Las identidades de los trabajadores, por ejemplo, nombres o nmeros de identificacin nunca deben incluirse
en el informe de auditora.
En pases donde se aplican leyes de proteccin de datos, el auditor debe asegurarse de obtener los permisos
apropiados para ver los expedientes de los empleados.
Los detalles de la cantidad de trabajadores que deben ser entrevistados y los mtodos para seleccionarlos se
abarcan en 6.5.3.1 Duracin de la auditora, tamao de la muestra y horarios.
Nota: La primera seleccin de los entrevistados se hace durante el recorrido del sitio, ya que con la seleccin
basada en los documentos, se asume que todos los trabajadores del sitio cuentan con documentacin. Si las
entrevistas se realizan antes de la revisin de documentos, cualquier asunto planteado se puede comprobar
con los registros de los empleados para obtener evidencia de respaldo.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA DISEO DE LA ENTREVISTA
Las siguientes buenas prcticas se deben considerar al seleccionar a los trabajadores y planificar las
entrevistas:
Los entrevistados deben ser seleccionados por el equipo auditor y nunca por la gerencia; al hacer la
seleccin, el auditor considera:
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El equilibrio de gnero de la fuerza laboral

El espectro de grupos tnicos, nacionales, lingsticos, migrantes o religiosos.
Los trabajadores ms jvenes y los de ms edad.
Los diferentes departamentos, incluyendo trabajadores de seguridad, comedores, aseo, as como
trabajadores de produccin.
Los diferentes niveles / grados de los trabajadores y supervisores relacionados a la produccin.
Representantes sindicales o representantes de los trabajadores.
Representantes del Comit de Salud y Seguridad.
43
TO
Los trabajadores entrevistados son representativos del tipo de trabajador y departamentos dentro del
sitio de trabajo. La muestra de entrevistas de los trabajadores toma en cuenta la proporcin de
trabajadores locales y migrantes e incluye diferentes tipos de contrato, por ejempo permanentes,
temporales y trabajadores de agencias, asi como tambin diferentes turnos y tipos de trabajo siempre
que sea posible.
BACK
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Empleados nuevos y aprendices (para evaluar la calidad de capacitacin).

Trabajadores de todos los niveles de pago (por ejemplo, categoras salariales ms bajas y ms
altas), a fin de evaluar los salarios y las horas de trabajo.
Las mujeres embarazadas.
Los trabajadores en puestos potencialmente peligrosos, por ejemplo, mquinas o productos
qumicos.
Empleados de diferentes turnos.
Trabajadores que no usan uniformes.
Trabajadores que han tomado licencias o permisos recientemente.
Los trabajadores cuyos registros demuestran asuntos especficos, como por ejemplo acciones
disciplinarias.
La seleccin de los trabajadores debe hacerse lo ms tarde posible en el proceso, es decir, justo antes
de la entrevista, con el fin de minimizar el riesgo de que los trabajadores sean entrenados en lo que
tienen que decir.
El entrevistador debe tratar de conversar con una amplia gama de trabajadores, incluidos los
trabajadores potencialmente vulnerables y los que ocupan puestos de menor cualificacin.
7.3.4 Realizacin de las entrevistas

Las entrevistas con los trabajadores deben manejarse con discrecin y empata. El equipo de auditora debe
presentarse y comunicar el propsito de la auditora. Deben asegurarle a los entrevistados que toda la
informacin compartida durante la entrevista permanecer annima. Ningun gerente o representante del sitio
de trabajo, adems del trabajador interesado, debe estar presente durante ninguna entrevista con los
trabajadores.
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El auditor debe hacer hincapi en el carcter confidencial de las entrevistas y nunca debe mencionar la
identidad individual de un trabajador a la gerencia.
El auditor debe realizar la entrevista utilizando una tcnica informal conversacional usando preguntas
abiertas que alientan al dilogo. El objetivo es tener un ambiente relajado.
Los auditores deben tratar de hacer que la entrevista sea cmoda, por ejemplo, en su forma de vestir,
en el enfoque a los entrevistados y la organizacin de la sala de entrevistas. Puede ser beneficioso
acomodar las sillas de modo que no haya obstculos entre los auditores y los trabajadores por
ejemplo, un escritorio puede crear una barrera artificial que interfiera con la relacin.
Cuando dos auditores estn realizando entrevistas en conjunto, la comunicacin se puede mejorar si
un auditor toma notas mientras que el otro se centra en establecer una relacin con el entrevistado (s).
Cuando sea necesario, los entrevistadores pueden trabajar a travs de un traductor. Los traductores
deben ser independientes de la gerencia del sitio de trabajo y deben hablar el idioma en cuestin.
Cuando hay un idioma mayoritario en el sitio (en un 50%), el entrevistador debe ser un hablante nativo
de dicha lengua.
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TO
Ejemplos de buenas tcnicas incluyen:
BACK
NT
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S
ENT
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Cuando se est utilizando un traductor, este debe estar plenamente informado sobre la necesidad de
proteccin de los entrevistados y su confidencialidad.
El auditor deber proporcionar a los entrevistados un contacto confidencial adecuado en el caso de
que un trabajador desee aadir informacin fuera de la entrevista o mientras no este en el trabajo.
7.3.5 Entrevistas individuales y de grupo

El auditor debe emitir un juicio sobre los mtodos de entrevista ms apropiados, teniendo en cuenta las
entrevistas individuales y entrevistas de grupo, la muestra de entrevistados y la posibilidad de lugares de
entrevista fuera de las instalaciones. El mtodo elegido debe proporcionar la manera ms eficaz para recopilar
informacin sobre el entorno de trabajo y para la discusin de temas tales como los salarios, el estilo de la
gerencia, discriminacin, acoso, etc
Los siguientes puntos son slo una gua y pueden ser modificados en funcin de las circunstancias. Sin
embargo, el nmero total de entrevistados que figura en 6.5.3.1 Longitud de auditora, tamao de la
muestra y horarios debe ser respetado como mnimo. Cuando el nmero de entrevistas difiere de esta gua,
se har constar en la declaracin SMETA con las razones del por qu.
Las entrevistas individuales suelen durar entre 15 y 30 minutos. Se requerirn entrevistas ms
largas en algunas circunstancias. Los auditores deben responder a cualquier seal (verbal y no
verbal) de los trabajadores y puede optar por convertir una entrevista individual en una entrevista de
grupo o viceversa.
7.3.5.2
Las entrevistas en grupo permiten una consulta ms rpida, con un mayor nmero de personas.
Las entrevistas en grupo pueden ser tiles al inicio de una auditora para recopilar informacin de
forma rpida y para informar el proceso de auditora. Los auditores no deben utilizar las
entrevistas en grupo para discutir asuntos personales, tales como los salarios de un
individuo.
7.3.5.3
Las entrevistas en grupo se deben manejar con sensibilidad. Algunos trabajadores se pueden
sentir alentados a hablar con mayor libertad en la presencia de sus colegas. Sin embargo, otras
personas pueden llegar a ser introvertidas en situaciones de grupo, o pueden seguir la opinin de
la mayora en lugar de expresar la suya propia.
7.3.5.4
Las entrevistas en grupo deben ser planeadas para durar entre 30 y 45 minutos, teniendo en
cuenta el tiempo adicional para que los trabajadores acepten asistir y para dar a todos la
oportunidad de expresarse por s mismos. Si se descubren problemas, puede ser necesario
ampliar la entrevista para explorar a fondo la cuestin. Alternativamente, si los trabajadores estn
proporcionando constantemente la misma informacin, las entrevistas pueden durar el plazo
mnimo.
7.3.5.5
Las entrevistas de grupo se benefician de la participacin activa de los trabajadores. En regiones

donde los niveles de alfabetizacin son bajos, puede ser beneficioso utilizar dibujos para ayudar a
la comunicacin, por ejemplo, el uso de papel para describir que saben acerca de las salidas de
emergencia. De este modo, los trabajadores ms tmidos pueden tomar un papel ms activo. Otro
ejemplo sera el uso de un grfico de prioridad para establecer una visin de grupo de los asuntos
ms problemticos para los trabajadores en el sitio. Para obtener ms informacin sobre estas
posibles tcnicas, por favor vea los captulos sobre Medicin de Impacto y Como fomentando el
dilogo entre trabajadores y gerencia en los Criterios de Medicin de SMETA.
BACK
45
TO
7.3.5.1
NT
CO
S
ENT
7.3.5.6
Para complementar las entrevistas individuales y de grupo, los auditores pueden optar por
proporcionar una encuesta escrita a un gran nmero de trabajadores en el sitio. Para incentivar a
los trabajadores para que den respuesta, estas encuestas pueden ser annimas, pero su xito
depender de los niveles de alfabetizacin.
7.3.5.7
Como se indica en 5.4. Auditoras de SMETA de 4-pilares, el auditor debe entrevistar como
mnimo a un gerente y un trabajador de cada rea de Medio Ambiente y las prcticas ticas
empresariales.
Nota: Ver 6.5.3.1 Duracin de la auditora, Tamao de la muestra y horario para una gua sobre el
nmero de entrevistados. El auditor debe seleccionar el nmero total correcto, pero se puede ser flexible en
cuanto a si los trabajadores son entrevistados como individuos o en grupo.
7.3.6 Entrevistas Fuera del Sitio

Puede ser til entrevistar a algunos trabajadores fuera de las instalaciones, donde pueden sentirse ms
capaces de hablar libremente sobre cualquier preocupacin. A menudo, esto se utiliza cuando se percibe un
ambiente de temor que impide un debate abierto en el lugar de trabajo. Sin embargo, este tipo de entrevista
slo debe ser realizado por auditores de gran experiencia, preferiblemente en parejas por razones de
seguridad y para captar e interpretar la informacin con precisin.
Ejemplos de entrevistas fuera del sitio de trabajo incluyen instalaciones locales frecuentadas por los
trabajadores, el dormitorio de un trabajador cuando este fuera del sitio de trabajo, un centro de trabajo, etc.
Debido a que la gerencia no es consciente de las entrevistas fuera del sitio, hay un riesgo de que pueda
percibir que esta prctica sea utilizada para incitar a los trabajadores o para causar descontento. Esto puede
perjudicar las relaciones de la cadena de suministro si no se maneja con cuidado. Un auditor siempre debe
comprobar si esta es una parte requerida del programa de auditora.
Cuando la informacin de pre- auditora del perfil del sitio/SAQ indica que los procesos de produccin estn a
cargo de trabajadores a domicilio, el auditor debe verificar con el solicitante de la auditora si stos se van a
incluir en el mbito de aplicacin. Cuando se descubre que hay trabajo a domicilio durante una auditora, el
auditor debe como mnimo, informar de la presencia de trabajo de este tipo y volver a comprobar con el
solicitante de la auditora si las visitas a los trabajadores a domicilio estn dentro del mbito.
En los casos en que esto no sea posible, por ejemplo, debido a las limitaciones de ubicacin, se puede
requerir una auditora de trabajadores a domicilio y sus condiciones laborales por separado.
Del mismo modo, si se descrubre que un sitio se encuentra sub-contratando, el auditor debe tratar de
establecer si este se encuentra en el mbito de la auditora. Se le puede requerir al auditor que establezca los
sistemas que tenga el sitio auditado para controlar a los subcontratistas, o bien se les puede requerir hacer
una visita a los subcontratistas. En cualquier caso, la subcontratacin debe anotarse en el reporte de auditora
SMETA.
BACK
46
TO
Si se le pide hacer una visita a los subcontratistas, esta debera ser previamente acordada antes de la visita y
el alcance de la auditora debe incrementarse para dar tiempo a las visitas de sitios externos y asegurarse que
se invierte el tiempo correcto en la auditoria de SMETA en el sitio principal.
NT
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S
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7.3.7 Otros tipos de Entrevista

Cuando estn presentes los representantes sindicales y de los trabajadores, el equipo de auditora debe
incluir una seleccin de cualquiera de estos representantes para ser entrevistados. Se debe prestar atencin
especfica a cualquier capacitacin y apoyo dado por el sindicato, as como tambin el conocimiento de los
representantes sobre los acuerdos de negociacin colectiva y los procedimientos del sindicato para la
participacin de los trabajadores.
Es esencial verificar la efectividad de cualquier forma de representacin de los trabajadores que est presente,
especialmente cuando hay un requisito legal para la gestin formal de dilogo con los trabajadores. Por
ejemplo, en algunas areas donde no hay un requisito legal de tener un sindicato, sin embargo puede existir
una ley que obliga a que haya un comit de trabajadores en funcionamiento. Es importante que el auditor
establezca y registre las responsabilidades y la funcin real de cualquier comit presente: si han sido elegidos
por sus compaeros de trabajo o seleccionados por la gerencia, si el comit slo organiza actividades de
ocio, o si tambin negocia en nombre de los trabajadores.
Las entrevistas externas con los sindicatos y las organizaciones no gubernamentales de la regin pueden
proporcionar informacin til sobre las condiciones de trabajo prevalecientes y los asuntos principales para los
trabajadores locales. Precaucin: los detalles de un sitio no deben ser discutidos entre los auditores y
cualquier grupo local (a menos que lo indique expresamente el solicitante de auditora), ya que esto es
informacin confidencial para el sitio y sus clientes (ver tambin 6.2.1 Antecedentes y revisin de
contexto)
El auditor debe obtener una comprensin de cmo se organiza el sindicato a nivel local y sus relaciones con
los trabajadores y con la gerencia.
Nota: Es til preguntar a los trabajadores en general si saben quin es su representante sindical o
representante del comit de trabajadores y cmo los utilizan.
7.3.8 Proteccin de los entrevistados y el uso de la informacin de las

entrevistas
La proteccin de los trabajadores contra de la posibilidad de represalias debe ser primordial en toda la
planificacin de la auditora y especialmente durante la entrevista.
Con el fin de proteger a los trabajadores de represalias, los nombres de aquellos que han identificado un
problema nunca deben ser divulgados al sitio de trabajo, al proveedor o al solicitante de auditora, ni tienen
que ser incluidos en el reporte de auditora.
Nota: El auditor puede necesitar mantener la informacin de identidad por razones de trazabilidad, pero esta
no debe ser divulgada. Ver tambin la Gua complementaria para tratar asuntos delicados planteados
durante una auditoria en el seccin de recursos de miembros de Sedex.
En circunstancias excepcionales, cuando los mejores intereses del trabajador no pueden satisfacerse sin
revelar su identidad (por ejemplo, los nombres de menores, cuando el auditor tema que puedan ser
despedidos sin ninguna remediacin) el auditor puede comunicar esta informacin a las partes que revisaran
la auditora, utilizando una herramienta offline.
BACK
47
TO
Todos los asuntos de carcter sensible o informacin imprecisa no deben mencionarse al sitio si esto pone en
peligro a los trabajadores. Sin embargo, pueden ser reportados de forma confidencial y por separado a la
marca o minorista a travs de una notificacin de alerta.
NT
CO
S
ENT
Esto slo puede hacerse si se conoce el nombre de la marca o minorista y el auditor esta al tanto de sus
requisitos sobre el uso de notificaciones de alerta y/o informacin complementaria. Siempre que sea posible
esta informacin obtenerse antes de la auditora.
Cualquier notificacin de alerta y/o informacin complementaria producida, no debe cargarse al sistema
Sedex a fin de proteger la confidencialidad del trabajador.
Ejemplos de herramientas apropiadas, tales como el Reporte Complementario de auditora, estn disponibles
atraves de la Herramienta de Referencia sobre programacin y metodologa de auditoria del Programa
Global de Cumplimiento Social (GSCO).
Los auditores pueden creer necesario producir un reporte complementario separado o una notificacin de
alerta para la parte que revisara la auditora (ver tambin Gua complementaria para manejar asuntos
delicados planteados durante una auditora). Esta contiene:
7.3.8.1 Reporte de auditora complementario

l
l
l
Informacin demasiado delicada para el reporte de auditora.

Inquietudes que no pueden ser respaldadas mediante evidencias o entrevistas
Actitud de la gerencia hacia incumplimientos o hacia el proceso de auditora en su conjunto.
Los reportes complementarios pueden ser apropiados:

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Si los trabajadores parecen estar bajo presin de la gerencia el dia de la auditora.

Si los trabajadores parecen estar entrenados.
Si la gerencia estuvo obstruyendo el proceso o estuvo reacia a aceptar los incumplimientos y la
necesidad de remediacin.
Cuando el auditor tiene preocupaciones en cuanto a la posibilidad de que existan libros o registros
dobles o documentos falsificados.
Cuando no se pueden discutir asuntos delicados durante la reunin de cierre porque existe un riesgo
potencial para el bienestar de los trabajadores.
7.3.8.2 Notificacin de alertas

Nota: Cuando se aconseja comunicacin inmediata.
l
Informacin urgente que el auditor siente que debe ser transmitida rpidamente al solicitante de
auditora.
BACK
48
TO
Nota: Este tipo de reporte puede no ser apropiado cuando el solicitante de la auditora es el mismo sitio de
empleo. El auditor debe verificar si se requieren reportes separados y si estos reportes, que contienen
informacin delicada no se deben cargar al sistema de Sedex. Por favor vea Gua complementaria para
manejar asuntos delicados planteados durante una auditora, disponible para los miembros. Por esta
razn no existe un formato de SMETA para estos documentos, pero hay ejemplos que estn disponibles en
GSCP Herramientas de referencia de GSCP sobre el proceso y metodologa de auditora.
NT
CO
S
ENT
Recordatorio: El auditor debe siempre comprobar si se requieren notificaciones de alerta formales o si se

requieren reportes complementarios. Estos NO deben ser subidos al sistema de Sedex.
Si se requieren notificaciones de alerta o informes complementarios estos deben estar disponibles para las
partes que revisaran los informes dentro de las 24 horas siguientes al momento de la identificacin de los
problemas.
LISTA DE CONTROL PROTECCIN DE ENTREVISTADOS
Los siguientes pasos son esenciales para proteger la identidad de los trabajadores que divulguen informacin
durante la entrevista:
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l
l
Se debe entrevistar una muestra suficientemente amplia de trabajadores para que los asuntos
planteados por ellos no sean atribuibles a ninguno en particular.
El auditor tambin debe considerar el uso de entrevistas individuales en lugar de entrevistas grupales
para lograr un mayor nivel de confidencialidad.
El auditor debe mantener notas confidenciales sobre quien est siendo entrevistado para que los
trabajadores puedan ser protegidos en el futuro si es necesario.
Los auditores deben garantizar que los problemas planteados por los trabajadores se discutan con la
gerencia de una manera no atribuible a ningn trabajador. Los auditores deben asegurarse de que los
comentarios que reportan no puedan relacionarse a un trabajador en particular.
Cuando los trabajadores planteen asuntos que podran ser directamente atribuibles a un trabajador en
particular y/o esto podra dar como resultado represalias contra los trabajadores, stos asuntos se
pueden informar directamente a las partes que revisaran la auditora a travs de un reporte
complementario, disponible en el sitio web de GSCP (los auditores deben comprobar los requisitos de
quienes revisan la auditora). El asunto no debe plantearse en la reunin de cierre, ni debe subirse al
sistema de Sedex.
Siempre que sea posible, un auditor debera tratar de cruzar puntos de referencia planteados por los
trabajadores a travs de revisin de documentos y de esta manera un incumplimiento se podra
plantear con base a evidencia y no con base a la infromacin de un trabajador.
Los auditores o entrevistadores deben dejar un nmero de telfono de contacto, preferiblemente su
nmero de telfono mvil y/o el nmero de telfono de su oficina local para que todos los trabajadores
entrevistados puedan alertar al auditor en caso de que haya informacin adicional o en caso de
represalias o intimidaciones.
Para proteger la confidencialidad de los trabajadores, los asuntos que se puedan confirmar mediante
revisin documental, se pueden compartir con el dueo del sitio de trabajo, de ser posible y solamente
cuando no hay riesgo de victimizacin. Un ejemplo podra ser un problema de abuso verbal donde un
gran nmero de entrevistados lo han reportado, ya que no es posible rastrear individuos. El auditor
debe usar su juicio y sobre todo proteger la confidencialidad.
BACK
49
TO
Nota: Ver tambin:Gua complementaria para manejar asuntos delicados planteados durante una auditora,
que est disponible en la seccin de recursos de miembros de Sedex.
NT
CO
S
ENT
7.4 Revisin de documentos

La documentacin es clave para entender cmo un sitio maneja todas las reas del cdigo laboral. La lista de
documentos requeridos debe ser enviada con la informacin previa a la auditora y debe ser recibida por el
sitio como mnimo 2 semanas antes de la auditora. En esta seccin se detalla cmo se deben revisar los
principales documentos.
7.4.1 Disponibilidad de documentos

La documentacin necesaria para la auditora debera haber sido solicitada durante las comunicaciones
iniciales con el sitio. Ya que la revisin de documentos es una parte importante de la auditora, se debe
enfatizar la necesidad de preparacin y disponibilidad de los documentos durante la comunicacin con el
sitio, as como su importancia para el xito de la auditora.
Como parte del hecho de incentivar a un sitio a asumir la responsabilidad de su propio cumplimiento con los
cdigos, el auditor debe prestar atencin especial a las inspecciones locales llevadas a cabo por ejemplo, por
organizaciones gubernamentales. Ejemplos de ello seran licencias comerciales, inspecciones de Salud y
Seguridad hechas por los inspectores del gobierno local como los bomberos y controles de seguridad
estructural. Cualquier certificacin como OHSAS 18000, ISO 9000, debe ser investigada y se debe anotar su
nmero de referencia y fecha. Estos deben anotarse en el reporte de auditora SMETA bajo la seccin
Sistemas actuales y evidencia examinada y si es apropiado, se pueden adjuntar copias al reporte de
auditoria de SMETA.
Toda la documentacin debe estar disponible en el sitio de trabajo para su inspeccin el dia de la auditoria,
incluyendo la nmina de salarios y los registros de horas de trabajo. Todos los documentos como mnimo de
los 12 meses previos a la auditora deben estar disponibles. Si los registros de los ltimos 12 meses no estn
disponibles, el sitio de trabajo debera explicar por qu este es el caso. Cualquier ausencia de documentacin
no justificada debe ser registrada como un incumplimiento en el reporte de auditora.
Para obtener una lista completa de los documentos que necesitan ser revisados, ver 6.6 Preparacin para
la auditora (para el Sitio de Trabajo). Tambin se incluye en el Paquete de informacion de pre- auditora
de SMETA.
7.4.2 Muestra de documentos para para salarios y horas

Los auditores deben revisar por lo menos tres meses de registros dentro del conjunto de datos de 12 meses
(o la informacin disponible de todos los meses de produccin cuando la fbrica haya estado en
funcionamiento por menos de 12 meses) y debe incluir registros de temporada alta, el perodo ms reciente
disponible y la temporada baja o un mes al azar. Adicionalmente, los documentos deben ser revisados para
verificar que se estn cumpliendo correctamente las vacaciones, licencias o das feriados. Se debe poner
nfasis particular en cmo el sitio maneja todos los aspectos del cdigo en cuestin, incluyendo la forma en
que se especifican los salarios y las horas en los contratos o cartas de compromiso de empleo.
Los auditores deben concentrarse en los trabajadores, y el anlisis de los salarios y las horas debe abarcar:
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TO
Para completar el anlisis de los salarios del Reporte de Auditora SMETA, es necesario examinar
los registros completos de salarios para los trabajadores seleccionados por un periodo completo
de 12 meses, a fin de establecer la temporada alta de produccin y los extremos tanto de los
niveles de salarios mas bajos y mas altos y las horas de trabajo.
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7.4.2.1
NT
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S
ENT
7.4.2.2
Las horas de trabajo y los registros de salarios se seleccionan para que la investigacin cubra tanto
los nieveles altos de produccin y el mes bajo de produccin o un mes al azar.
7.4.2.3
Los registros para los trabajadores que han participado en las entrevistas individuales siempre se
debe comprobar. El resto de registros verificados deben tomarse de una muestra ms amplia de
empleados.
7.4.2.4
Para cada perodo de pago seleccionado, un mnimo de 10 registros para un sitio de hasta 100
trabajadores debe ser revisado. Para los sitios ms grandes el nmero de trabajadores debe seguir
la tabla de tamao de la muestra que se detalla en este documento. Una muestra ms grande
puede ser revisada para confirmacin si se encuentran discrepancias en la muestra inicial. Un
mnimo de 3 perodos de pago deben ser comprobados incluyendo el periodo pico, el periodo
actual (o el ms reciente disponible) y un periodo al azar o un mes de baja produccin.
7.4.2.5
Los salarios y los recargos por horas extraordinarias pagadas deben ser registrados a nivel de
trabajador individual (vase la tabla de anlisis de salarios SMETA en el reporte de Auditora) y debe
ser claro para el lector si los salarios y recargos cumplen los requisitos de la ley local y si estos se
han acordado con los representantes de la fuerza de trabajo.
7.4.2.6
Las horas trabajadas deben ser registradas a nivel de trabajador individual (tabla de analisis de
horas de trabajo SMETA en el reporte de Auditora) y debe ser claro para el lector si las horas
renen los requisitos de la legislacin local y si las mismas se han acordado con los representantes
de la fuerza de trabajo.
Nota: El auditor debe extraer suficiente detalle como para ser capaz de completar el anlisis de salarios y
horas SMETA que requiere informacin sobre los trabajadores con el salario ms alto, el salario promedio y el
salario ms bajo. En caso de discrepancias entre por ejemplo, registros de produccin y registros de salario,
el auditor debe esforzarse para completar las tablas de salarios y de horas para los trabajadores individuales.
Ver 6.5.3.1 Duracin de la auditora, Tamao de la muestra y horario para obtener ms informacin
7.4.3 Presencia de autorizaciones especiales

Una autorizacin especial es normalmente un acuerdo con una oficina o departamento de trabajo local que
permite a un sitio de trabajo cierta flexibilidad en el cumplimiento de alguna ley laboral, como por ejemplo las
horas de trabajo. Si al auditor se le presenta una autorizacin, los detalles deben ser documentados en el
reporte de auditora y se deben adjuntar copias (con traduccin al Ingls si es necesario).
La aceptacin de las autorizaciones debe ser verificada. Por ejemplo, si se presenta una autorizacin que
permite trabajar en exceso de la jornada mxima legal, el auditor debe verificar que los trabajadores han
aceptado tal prctica y que se les esta compensando adecuadamente estas horas extras mediante la
aplicacin de los recargos de horas extraodinarias requeridos por ley.
En el caso de una autorizacin local que permita un nmero total de horas extraordinarias anualmente, el
auditor deber examinar (cuando sea posible), 12 meses de registros de horas para una muestra de
trabajadores, con el objeto de determinar si las horas reales trabajadas estn basadas en lo dispuesto por la
autorizacin.
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TO
Hay que dejar constancia de manera clara, si los incumplimientos son contrarios a la ley, as como tambin
contrarios al Cdigo Bsico de la ETI. La legalidad de tal autorizacin se debe investigar y se debe verificar su
aprobacin por parte del gobierno local.
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Nota: Aun si existe una autorizacin local que anule la ley local, esto todava puede ser un incumplimiento
basado en el Cdigo Base de ETI.
7.4.4 Proteccin de Datos

En los pases en que existan requisitos de proteccin de datos (por ejemplo, todos los pases de la UE), los
auditores pueden obtener permiso escrito de los trabajadores durante la entrevista para la revisin de sus
expedientes o archivos de personal por ejemplo, mediante el uso de formularios de consentimiento de datos,
o mediante acuerdo previo con la gerencia.
Nota: Consulte el Paquete de Informacion de Pre-Auditora de SMETA para obtener ms detalles.
7.4.5 Inconsistencias en los documentos

La falsificacin o divulgacin incompleta de documentacin hace que sea difcil llevar a cabo una auditora
eficaz.
Tales acciones se deben a menudo a conceptos errneos por parte de la gerencia de que el auditor no
aprobara al sitio si se encuentran problemas. Para tratar de superar esta falta de confianza, los auditores
deben desarrollar una relacin con la gerencia a fin de explicar que las auditoras SMETA no pasan o fallan
sitios y para incentivar a la gerencia a proporcionar registros precisos que presenten un cuadro completo de
las operaciones del sitio de trabajo. Tambin debe explicarse que dentro de la membresia de Sedex, la
informacin falsificada o retenida probablemente ser considerada como un incumplimiento grave.
Las inconsistencias entre los diferentes tipos de documentos y las entrevistas con los trabajadores deben ser
planteadas a la gerencia del sitio lo antes posible durante la auditora. Es imperativo que se establezca la
naturaleza de las inconsistencias o de la informacin faltante.
La intencin sistmica o deliberada de inducir a error debe ser tratada con seriedad y hacerse constar en el
reporte de Auditora SMETA. Esto a menudo aparece como una incapacidad para verificar en lugar de
registrarse como una acusacin por escrito de un intento de engao. Un reporte mas detallado puede ser
presentado en un informe de auditora complementario o notificacin de alerta (Verifique el requerimiento con
el solicitante de la auditoria).
Nota:
Para asegurar que el sitio sepa que los clientes sern informados de las inconsistencias documentales,
el auditor debe registrar en el apartado de comentarios debajo de la tabla salarial y de horas, si la
informacin en el anlisis de salarios y horas es la mejor disponible y que no pudo ser verificada ya
que haba discrepancia entre, por ejemplo, los registros de produccin y salarios y horas registrados o
si son, en la opinin del auditor, correctos de acuerdo a la comprobacin de otros documentos (por
ejemplo, registro aguja rotas, registros de produccin, etc). Los miembros solicitan que se proporcione
el mayor detalle posible acerca de cualquier inconsistencia, por ejemplo, que registros estn
mostrando inconsistencias, cuntos trabajadores se ven afectados o si se trata de un hecho nico o
es una prctica del sitio.
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El auditor no debe usar el hecho de no poder verificar como una razn para no completar el anlisis
de los salarios y las horas, sino que debe completar la tabla con la informacin disponible. Al mismo
tiempo el auditor deber indicar claramente en la seccin correspondiente del reporte de auditora si
SMETA si las inconsistencias fueron un hecho aislado o un hecho repetido.
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Si un sitio proporciona informacin acerca de registros incompletos o inconsistentes, esto debe ser
anotado. Los miembros de Sedex pueden bajar el nivel a un incumplimiento menos grave cuando la
gerencia del sitio ha sido transparente sobre sus problemas.
7.4.6 Prcticas de Compra

Mientras que los miembros de Sedex hacen todo lo posible para trabajar juntos con sus proveedores de
forma colaborativa, el proveedor puede sentir que hay circunstancias fuera de su control que conducen al
exceso de horas extras.
Los proveedores pueden tener varias razones para el exceso de horas extras y deberan ser incentivados a
compartir estas razones con el auditor y sus opiniones deben ser registradas al final de la tabla de anlisis de
horas de trabajo bajo la seccin de comentarios (por favor indicar aqu las razones o circunstancias
especficas que explican las altas horas de trabajo) en el reporte de auditora SMETA.
Los proveedores pueden considerar que los clientes juegan un papel clave en el manejo de los niveles de
horas extra, haciendo que stos den con antelacin suficiente, notificaciones para que la produccin sea bien
planeada. Puede haber elementos de las prcticas del cliente o patrones de compra que aumenten el riesgo
de exceso de horas y en el inters de la mejora continua y colaboracin, es importante que esto sea
capturado.
Cuando un proveedor afirme que esto est sucediendo y que los plazos de entrega indicados son demasiado
cortos, el auditor deber registrarlo y siempre que sea posible se debe buscar evidencia sustantiva, por
ejemplo las fechas de las ordenes y los requerimientos de plazos de entrega.
Este ejercicio puede dar al sitio una oportunidad para examinar sus propios sistemas y establecer si su
sistema interno de pedidos est operando de manera eficiente.
La informacin registrada por el auditor es de utilidad para los clientes, a medida que estos comienzan a
examinar su propio papel en el manejo de las horas de trabajo.
Reunin 7.5 Pre-Cierre

Es importante que el equipo de auditora (aun si hay 1 slo auditor) confirme los incumplimientos que han de
ser presentados en la reunin de cierre. Esto se hace en una reunin previa a la clausura.
El equipo auditor debe reunirse antes de la reunin de cierre para discutir los hallazgos de la auditora e
identificar inconsistencias, incumplimientos, observaciones y buenos ejemplos. El anlisis de las pruebas
reunidas debe llevarse a cabo antes de la reunin de cierre, incluso si es un solo auditor el que realiza la
auditora.
El equipo de auditora debe prepararse para la reunin de cierre mediante la revisin y discusin de las
pruebas presentadas a fin de identificar y acordar:
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Evidencia especifica
Posibles acciones correctivas, como se pueden verificar y un plazo de tiempo sugerido para su
finalizacin
Problemas y asuntos sistmicos
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Incumplimientos
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La causa-raiz de los problemas, cuando sea posible

Buenos ejemplos
Posible priorizacin de temas
Cualquier solicitud de informacin o evidencia adicional
7.5.1 Clasificacin de los incumplimientos

SMETA no proporciona orientacin a los auditores para clasificar incumplimientos. Si el solicitante de la
auditora requiere que el auditor clasifique los incumplimientos, entonces este ltimo debe utilizar la estructura
de calificaciones del solicitante de la auditora. Orientacin para la clasificacin puede ser encontrada en la
Gua de Incumpimientos de SMETA en la seccin de recursos de los miembros de Sedex.
El sistema Sedex tambin permite a todos los miembros A/AB/B asignar niveles de gravedad de clasificacin
para sus propios incumplimientos en el sistema y a su vez el sistema suministra una lista de clasificacin,
aceptado por la mayora de los miembros de Sedex.
7.5.2 Reporte de Plan de Accin Correctiva

El Reporte de Plan de Accin Correctiva de SMETA (CAPR) ha sido diseado para proporcionar una
estructura a los incumplimientos encontrados por el equipo de auditora y para ayudar al sitio a desarrollar un
plan de accin correctiva en la reunin de cierre.
Para todos los casos de incumplimiento y, especialmente, aquellos relacionados a las horas de trabajo o los
salarios, el equipo de auditora debe identificar el contexto del problema y su frecuencia, el nmero de
personas afectadas y el departamento (s) de que se trate, tanto en la reunin de cierre y en la auditora.
El auditor debe completar un CAPR preliminar antes de la reunin de cierre con el objetivo de convenir los
incumplimientos para luego registrarlos en las acciones correctivas propuestas por el sitio en la reunin de
cierre. Los incumplimientos confirman las reas en las que las prcticas del sitio no cumplen con la ley y/o el
cdigo aplicable.
Las observaciones y ejemplos de buenas prcticas tambin se anotan, de manera que el CAPR ofrezca una
imagen clara y equilibrada de cmo el sitio de trabajo maneja cada aspecto del cdigo laboral relevante.
Nota: Para definiciones de incumplimientos, observaciones y buenos ejemplos, vase la seccin 7 Ejecucin
de la Auditora.
Por cada incumplimiento u observacin, el reporte de auditora de SMETA debe proporcionar:
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Si se trata de un incidente aislado o un problema ms sistemico.

Evidencia para sustentar los incumplimientos
Referencias y detalles del rea relevante del cdigo y/o de la ley local.
Accion correctiva recomendada con un plazo para su finalizacin, responsabilidad y mtodo de
verificacin requerido.
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Una descripcin del incumplimiento u observacin, su frecuencia y el nmero de personas afectadas.
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El Reporte de Plan de Accin Correctiva (CAPR) debe:

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Ser claro y presentado en el idioma local hablado por la gerencia del sitio de trabajo con una copia
proporcionada al solicitante de la auditoria en Ingls. Adicionalmente, el reporte de auditoria y el CAPR
cargado al sistema deben estn en ingls, firmado por el auditor y el gerente del sitio.
Ser distribuido de la siguiente forma:
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Un copia original, firmada por el gerente del sitio de trabajo (en un idioma entendible para el sitio)
Una segunda copia original firmada, retenida por el auditor junto con otra documentacin de
auditora.
Una copia electrnica o en papel para el solictante de la auditora y las partes que revisarn la
auditoria que se hayan acordado como tales.
Nota: Cuando no se puedan firmar copias extras el da de la auditora, los documentos deben contener como
mnimo los nombres de los firmantes como evidencia de firmas.
LISTA DE CONTROL PARA COMPLETAR UN CAPR
Nmero del incumplimiento
Esto debe incluir una lnea por separado para cada incumplimiento con el nmero del Codigo Base de
ETI asignado para cada elemento del cdigo laboral o local que no se ha cumplido, por ejemplo, el
nmero 2 del Codigo ETI es libertad sindical. Se recomienda que por cada incumplimiento relacionado a
libertad sindical, la primera columna del CAPR contenga el numero 2.
Detalles del incumplimiento
Este se debe describir de manera clara y concisa, con referencia al elemento del cdigo de trabajo y/o
ley local que ha sido violada. La informacin en el Plan de Accion Correctiva puede ser ms concisa que
en el reporte de auditora, pero es importante que la informacin sea consistente con el reporte de
auditora y debe ser claro a que incumplimiento la accin correctiva se refiere.
Causa-Raz
El objetivo principal del CAPR es promover mejoras en el lugar de trabajo. El auditor debe incentivar al
sitio a identificar las causas de los problemas, tanto como sea prctico hacerlo. Esto se logra de mejor
manera preguntando repetidamente por qu para desarrollar una comprensin ms profunda de las
causas subyacentes y su relacin con el incumplimiento que se ha identificado. Encontrar y eliminar la
causa-raz, previene con frecuencia la reaparicin de ese incumplimiento (vase el Reporte de Plan de
Accin Correctiva de SMETA (CAPR) para obtener ms informacin sobre como identificar las
causas-raiz).
Acciones Preventivas y Correctivas
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Esta columna contiene detalles de las medidas que deben adoptarse para eliminar el incumplimiento, por
ejemplo, las acciones inmediatas y cambios en el sistema para evitar que vuelva a ocurrir (acciones a
ms largo plazo). Las recomendaciones de acciones correctivas deben ser hechas ya sea por la gerencia
del sitio o por los trabajadores y, slo si es necesario, por el auditor. Se recomienda a los auditores
compartir las mejores prcticas y soluciones observadas en su propia experiencia, pero no debe sugerir
acciones correctivas especficas al sitio.
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El auditor debe tratar de garantizar que las acciones recomendadas se refieren a la causa-raz, si resulta
prctico.
Nota: Los auditores deben remitir a los proveedores la informacin disponible en la seccin de miembros de
Sedex por ejemplo,El libro de Trabajo del Proveedor y la Gua de Acciones Correctivas de SMETA.
Escala de tiempo
Este es el tiempo requerido para la implementacin de las acciones correctivas recomendadas y para
que el asunto quede cerrado. La escala de tiempo indicada puede ser para que tome lugar una
correccin inmediata pero el tiempo asignado para la correccin las acciones que se deben completar
debe ser apropiada y realista. Acciones de plazo ms largo y recomendaciones sobre cmo abordar las
causas-raz pueden requerir de escalas de tiempo ms prolongadas que no se pueden decidir en la
reunin de cierre.
En los casos excepcionales en los que no sea posible acordar los plazos, por ejemplo, el sitio quiere
tiempo para hacer consideraciones, entonces el auditor debe por lo menos anotar en el CAPR los plazos
que se discutieron, por ejemplo, indicando que los plazos sern confirmado por el sitio.
Recomendaciones de plazo se proporcionan en la Gua de Incumplimientos de SMETA.
Mtodo de Verificacin
Esta columna deber ser completada por el auditor, en acuerdo con la gerencia del sitio. Las opciones
son un seguimiento de escritorio o una auditora de seguimiento. El auditor debe asegurarse que el
sitio este claro acerca de las implicaciones de la ruta de verificacin seleccionada y los siguientes pasos
requeridos.
Las auditoras de seguimiento en el sitio se recomiendan para los casos de incumplimientos cuyas
acciones correctivas slo pueden ser evaluadas a travs de una visita al sitio, mediante entrevistas o una
revisin fsica de la documentacin.
Un seguimiento de escritorio puede ser utilizado para verificar las acciones correctivas cuando as se
acuerde con el solicitante de auditora. Estos seguimientos de escritorio pueden ser usados para verificar
acciones correctivas a travs de fotografas, copias de certificados, facturas, etc, presentados por el sitio
de trabajo. Los seguimientos de escritorio no se pueden utilizar cuando las acciones deben ser
verificadas a travs de testimonios de los trabajadores o evidencia fsica del sitio.
Nota: Para obtener una gua sobre el mtodo de verificacin, consulte la Gua de Incumplimientos de
SMETA en la seccin de recursos para miembros de Sedex, que da ejemplos de plazos y mtodos para
verificar acciones correctivas.
7.6 Reunin de Cierre y Resumen de los Hallazgos

Es esencial que se permita tiempo suficiente para una discusin completa en la reunin de cierre. Las
acciones correctivas sugeridas por el sitio deben ser debatidas completamente y registradas una vez
se hayan acordado. Se debe prestar cuidadosa atencin a si las sugerencias son prcticas y si el sitio
esta seguro de que se pueden completar dentro del plazo acordado.
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El objetivo de la reunin de cierre es informar y lograr un acuerdo con la gerencia del sitio sobre los resultados
de la auditora y verificar su confirmacin de los incumplimientos a travs de la firma del CAPR y los plazos
acordados. La mayora de estos incumplimientos debieron ser comunicados lo ms pronto posible durante la
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auditora y la reunin de cierre es otra oportunidad para el sitio de proporcionar cualquier informacin adicional
que aun no se haya visto.
Cuando el sitio es capaz de propocionar suficiente evidencia en la reunin de cierre para corregir cualquier
incumplimiento identificado, esto debe ser anotado como una observacin pero es importante que el
problema original sea completamente documentado junto con la evidencia proporcionada como accin
correctiva, que el auditor est satisfecho y que la informacin proveda garantiza que el problema no vuelva a
ocurrir.
El propsito de la reunin de cierre es acordar el plan de accin correctiva sugerido que establece reas de
mejora, acciones y plazos. Esta reunin debe involucrar a todos los asistentes a la reunin de apertura y de
manera ideal incluir a un representante de los trabajadores.
Esta reunin se debe realizar en una lengua comprensible para la gerencia y todos los presentes. Si ningn
representante de los trabajadores est presente, entonces los detalles de cmo la informacin se comunicar
a los representantes de los trabajadores necesitan ser fijados y anotados en el CAPR.
El CAPR final debe estar disponible y dejarse una copia en el idioma del sitio, sin embargo, tambien ser
necesario proporcionar una copia en ingls, especialmente a los clientes. Los CAPRs que se carguen al
sistema de Sedex deben estar en ingls. Para las auditoras de SMETA, el CAPR debe ser cargado en el
sistema de Sedex; se recomienda que se suba como documento pdf junto al reporte de auditora.
Nota: En los casos en que la gerencia no este de acuerdo, se debe firmar la seccin de disputa del CAPR y
exponer sus motivos.
7.6.1 Como acordar acciones correctivas

Las acciones correctivas deben centrarse en soluciones sostenibles a largo plazo, que corrijan la causa-raz
de cualquier problema. El auditor debe alentar al sitio de trabajo a que tome tiempo para formular un Plan de
Accin Correctiva que cree una solucin permanente, por ejemplo, si hay varias salidas de emergencia
bloqueadas, se requiere un sistema para garantizar que las mismas permanezcan libres de obstruccin.
Para problemas que han estado sucediendo a largo plazo, por ejemplo, horas de trabajo excesivas, la
gerencia del sitio puede necesitar formular un Plan de Accin Correctiva en colaboracin con sus clientes,
pero deben reconocer su aceptacin del incumplimiento.
Si la gerencia del lugar de trabajo no est de acuerdo con ningn incumplimiento, el auditor debe indicarles
que si pueden presentar evidencia que demuestra que el incumplimiento es incorrecto, el equipo de auditora
lo revisar. Si se produce tal evidencia, esta debe ser verificada por otras vas, tales como la entrevista con los
trabajadores, la revisin de documentos, y la observacin, antes de su aceptacin.
7.6.2 Correccin inmediata de incumplimientos

Si se presentan pruebas que eliminen un incumplimiento, el mismo puede ser anotado como una observacin
y la evidencia producida durante la reunin de cierre debe ser registrada en el CAPR como una accin
correctiva inmediata finalizada. Un ejemplo seria un certificado de proteccin de incendios presentado en la
reunin de cierre que no habia sido visto previamente por los auditores.
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Si el incumplimiento se puede corregir de inmediato, por ejemplo, un pasillo bloqueado, este debe registrarse
como una observacin pero solo si al auditor se le presenta prueba de un sistema que puede garantizar que
los pasillos se mantendrn libres de obstruccin.
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El auditor debe siempre investigar y documentar como se observar el cumplimiento antes de registrar una
observacin en lugar de un incumplimiento.
7.6.3 Conclusin de la Auditora

Finalmente se debe preguntar al equipo de gerentes si tienen alguna interrogante. Explique la distribucin del
reporte completo de auditora y quin estar en contacto con el sitio con respecto a cualquier seguimiento.
Informe al sitio sobre el proceso de carga al sistema de Sedex y el manejo de las acciones correctivas, asi
como tambin sus responsabilidades.
Vea 8.2: Sedex y la carga de la auditora en el sistema para ms detalles.
LISTA DE CONTROL RENION DE CIERRE:
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Agradezca a la gerencia su tiempo y contribucin.

Vuelva a confirmar el propsito y mbito de la evaluacin.
Recuerdeles que pueden impugnar los incumplimientos en la reunin, pero cualquier asunto sobre el
que han estado de acuerdo no se puede cuestionar despus.
Reconozca las buenas prcticas que se han observado durante el da.
Acuerde cualquier incumplimiento y explique que la auditora se bas en el examen de una muestra de
su sitio de trabajo y que pueden haber algunos incumplimientos que no se observaron.
Pida al sitio identificar la causa-raz, sugerir acciones correctivas, su plazo y la persona responsable de
la correccin. Registre las acciones correctivas.
Cancele cualquier incumplimiento cuando se produzca evidencia que demuestre que el incumplimiento
no es correcto, asegurndose de verificarlo mediantes otras vas como sea necesario.
Anote los incumplimientos que se pueden corregir inmediatamente.
Responde cualquier pregunta que tenga la gerencia.
Explique cuando se finalizara el reporte completo y a quien ser enviado.
El resumen de los incumplimientos y acciones correctivas debe ser firmados tanto por el auditor
principal y el representante del sitio.
Deje una copia legible del plan de accin correctiva con la gerencia.
Las acciones correctivas deben incluir un calendario para su finalizacin y el tipo de verificacin
necesaria.
Si el resumen de los incumplimientos y las acciones correctivas no puede ser convenido, el auditor
deber pedir al sitio que firme el CAPR en el rea de disputas y explicar las razones de tal disputa. El
auditor debe entonces dejar una copia con la fbrica y reportar los aspectos disputados al solicitante
de la auditora, con copia a la fbrica.
Informe al sitio de la carga de la informacin y del proceso de manejo de acciones correctivas en el
sistema de Sedex, asegurndose de que saben cuales son sus responsabilidades.
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Ver la seccin 8: Reporte y resultados de la auditora para mas informacin.
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7.6.4 Disputa de incumplimientos

El CAPR ofrece al sitio de trabajo, la facilidad de disputar los incumplimientos de la auditora. Hay dos
secciones en la pgina de confirmacin del CAPR:
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l
Seccion 1 Incumplimientos discutidos y convenidos. El auditor debe hacer cualquier esfuerzo por
lograr un acuerdo con el sitio y obtener la firma de su representante.
Seccion 2 Cuando hay cualquier incumplimiento en disputa, la gerencia del sitio de trabajo debe ser
invitada a completar la segunda parte de la seccin para firmas e indicar su razn para cualquier
disputa.
Nota: El CAPR siempre debe estar firmado por un representante del sitio, ya sea en la seccin que dice
confirmando que los incumplimientos anteriores se han discutido y entendido por la gerencia (usted) firma:
_________
O en el cuadro por favor indicar a continuacin si, la gerencia del sitio, disputa cualquiera de los hallazgos,
firma: _________
Cuando no sea posible incluir una firma escrita a mano en el CAPR que se sube en el sistema, el documento
debera al menos incluir los nombres escritos como evidencia de las firmas
En caso de que el sitio se niege a firmar cualquiera de las secciones y en particular si el auditor siente que
est en riesgo como resultado de los incumplimientos de la auditora, esto debe ser registrado en la seccin
sobre actitud de la gerencia en el reporte de auditora, cersiorandose de que no hay riesgo para el auditor.
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Nota: El CAPR de SMETA invita a comentarios sobre el proceso de auditora. Un enlace en la pgina final del
CAPR da acceso a una encuesta que registra opiniones sobre la experiencia de auditora.
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CAPITULO 4 SECCION 8
REPORTES y RESULTADOS DE
LA AUDITORIA
8. REPORTE Y RESULTADOS DE LA
AUDITORA
El Reporte de Auditora de SMETA y el CAPR, son los productos ms importantes de
una auditora, ya que esta es la informacin visible para los clientes del sitio. Es
esencial que tanto el informe de auditora y el CAPR sean claros y que contengan toda
la informacin til posible. El auditor debe recordar que las partes que revisan la
auditora, por lo general no estuvieron presentes en la auditora.
8.1 Finalizacin del reporte de auditoras

Esta seccin da detalles sobre como debe escribirse el repporte de auditoras, incluyendo los plazos para su
entrega.
8.1.1 Aspectos Generales

El informe de auditora debe completarse lo antes posible despus de la auditora y siempre debe cumplir con
el Acuerdo de nivel de servicio (SLA) del auditor o del solicitante de la auditora. El informe debe estar escrito
para presentar un reporte completo y equilibrado de los incumplimientos. Para facilitar la cooperacin en
mejoras continuas, el reporte de auditora debe ser compartido con todas las partes interesadas, por ejemplo,
el sitio de empleo, proveedores, clientes, tan pronto como sea posible despus de la auditora.
Si el reporte de auditoria de SMETA y el CAPR deben cargarse al sistema de Sedex, ambos deben estar
escritos por lo menos en ingles y debe utilizarse el formato estndar para el reporte de auditoria de SMETA .
Adems, una copia del reporte debe tambin estar disponible en la lengua de la gerencia del sitio de trabajo
(dos idiomas pueden combinarse en una copia si se acuerda asi por las partes interesadas). Cualquier
desviacin de la Gua de Mejores Prcticas de SMETA, debe ser registrada en la declaracin SMETA en la
parte delantera del informe.
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Es una buena prctica indicar todos los incumplimientos en un lenguaje simple, exponiendo los problemas u
observaciones con claridad de manera que podran ser entendidos por alguien que no estuvo presente en la
auditora.
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Para cada rea del Cdigo, el reporte de auditora debe incluir:

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Una descripcin de la situacin actual y de cmo se manejan los requerimientos (ver 8.1.2 Aspectos
Especificos)
Evidencia e informacin para sustentar los incumplimientos
Fotografas para identificar el sitio y para ilustrar los hallazgos.
Por cada incumplimiento u observacin, el reporte de auditora debe proporcionar:
l
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Una descripcin del incumplimiento u observacin, su frecuencia y el nmero de personas

afectadas.
Si se trata de un incidente aislado o un problema ms sistmico.
Pruebas para corroborar los incumplimientos.
Referencia y detalles del rea pertinente del Cdigo y/o la ley local.
Acciones correctiva sugeridas por el sitio, con el plazo para su finalizacin, responsabilidades y
mtodo de verificacin requerido.
Nota: Detalles suficientes se deben incluir para que las partes que revisaran la auditora y que no estaban
presentes en el proceso puedan comprender con precisin el tipo y escala de los incumplimientos.
8.1.2. Aspectos especficos

El propsito del informe de auditora es dar una imagen completa y equilibrada de los hallazgos del da de la
auditora. Los lectores del reporte deben ser capaces de obtener una imagen precisa del sitio del proveedor,
tanto lo que es trabajar all, as como tambin cualquier incumplimiento resultante de las evidencias
examinadas por los auditores.
8.1.2.1 Cmo completar la seccin de sistemas actuales y evidencia examinada
La mayora de los miembros de Sedex estn interesados en trabajar con sus proveedores en un programa de
mejora continua y para entender esas oportunidades de mejora, los lectores del reporte necesitan una imagen
detallada de los sistemas actuales del sitio del proveedor. Cuando se haya completado correctamente, el
reporte de auditora de SMETA capturar suficiente informacin para facilitar una discusin sobre cmo se
pueden hacer mejoras.
Lo ms importante es que el auditor debe completar la seccin de Sistemas actuales y evidencia examinada
para cada rea del cdigo. Esta es una oportunidad para que el auditor le informe al lector de cmo el
elemento especifico del cdigo es administrado por el sitio. Es el lugar en el informe de auditora donde se
puede registrar una descripcin detallada del sistema de gestin que bien previene o conduce a una situacin
de incumplimiento.
En esta seccin, el auditor debe registrar para cada clusula, los procesos para manejar cada rea del cdigo
laboral, como por ejemplo:
Cmo confirma la contratacin, por ejemplo, cartas de compromiso laboral o contratos
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Cmo el sitio recluta trabajadores (en relacin a la edad mnima de empleo)
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Como maneja las horas de trabajo para cada trabajador individual, que sistema de registro se utiliza y
como se manejan las horas extras.
Como se les paga a los trabajadores, como se calculan los salarios, si se trata de salario a destajo (por
tarea o por pieza) o por hora y como la gerencia garantiza que por lo menos se est pagando el salario
mnimo legal por horas regulares.
Clusula 4: No se debe utilizar trabajo infantil

La mejor forma de prevenir el empleo de menores, es asegurndose que solo sean contratados trabajadores
que tengan mas de la edad mnima requerida. Un sitio de empleo debe tener procedimientos slidos para
contratar trabajadores de la edad apropiada.
Bajo la seccin de sistemas actuales y evidencia examinada, el reporte de auditora de SMETA debe detallar:
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Cmo se contrata a los trabajadores

Qu se revisa
Quin es responsable de revisar
Si se documenta. Quin puede tomar esta responsabilidad, si se requiere.
Esta informacin debe ser revisada y registrada por el auditor, utilizando preguntas abiertas con la gerencia y
permitiendo que el gerente responsable demuestre al auditor, como se maneja esta rea del cdigo. Esto se
puede evidenciar mediante las entrevistas a los trabajadores, al confirmar el procedimiento de contratacin
desde la perspectiva de un trabajador.
Al detallar estos procedimientos y prcticas y la evidencia comprobada en esta seccin, el gerente
responsable y el lector del reporte de auditora pueden juzgar si es probable que los problemas encontrados
ocurran o vuelvan a ocurrir.
8.1.2.2 Como completar las tablas de salarios y horas
Las tablas de salarios y horas fueron creadas para proporcionar una visin del pago de horas trabajadas por
trabajadores individuales. El criterio adicional de seleccin para los trabajadores individuales se basa en los
niveles de salario y la tabla requiere que el auditor identifique al trabajador menor remunerado, el promedio
remunerado y el mejor pagado. El propsito de la tabla es dar al lector del reporte de auditora una imagen
instantnea de los niveles de salario, a nivel de trabajadores individuales, particularmente en situaciones
donde no es posible verificar las horas de trabajo y los salarios debido a discrepancias entre los registros, por
ejemplo, registros de produccin y registros de horas y salarios.
Es importante que ambas tablas sean completadas de manera correcta como sea posible, cerciorarse de que
todos los intervalos de tiempo y tipo de moneda son incluidos, es decir, por hora, por semanas, por mes y las
unidades correspondientes.
Tablas de salarios
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La tabla de salarios contiene una serie de preguntas que necesitan contestarse para tres trabajadores
individuales, en funcin de sus niveles de salarios. Los registros que se usan como base para completar la
tabla de salarios deben ser seleccionados del conjunto de registros revisados dentro del mbito de la
auditora. Para los tres niveles de salarios que se presentan en la tabla, se debe haber revisado el mismo mes
(por ejemplo, octubre).
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Sin embargo, no se hace ninguna diferencia sobre qu mes se debe analizar, ya sea el de temporada alta, el
mes actual o el mes de temporada baja o al azar que han formado parte de la muestra y que deben ser
usados como base para la tabla, pero se recomienda que el auditor elija como ejemplo, un mes que sea
representativo para el sitio. El objetivo de la tabla de salarios es dar al lector una comprensin de, (entre
otros):
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Si los trabajadores reciben o no el salario mnimo o si ganan por debajo o por arriba de este salario.
Cual es la extensin de los niveles de salario
Si a los trabajadores se les paga por horas extraordinarias y cuanto.
Si reciben beneficios bsicos, como por ejemplo seguro social.
Es esencial que las unidades de monedas y los periodos de tiempo sean indicados por cada rubro.
Tablas de horas de trabajo

La tabla de horas de trabajo debe ser completada con los registros de los trabajadores incluidos en la
muestra de la auditora y cuando sea necesario, con los regisotros de la fuerza laboral total. ETI actualizo sus
horas de trabajo estndar en abril de 2014, y estos cambios han sido ahora incorporados en SMETA (para
ms informacin vase el sitio web de ETI sobre Horas de Trabajo).
El objetivo de la tabla de las horas de trabajo es dar al lector la comprensin de (entre otros):
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l
l
l
Cuntas horas regulares los trabajadores hacen por da/semana/mes.

Cuntas horas extraordinarias los trabajadores hacen por da/semana/mes.
Cuntos das de descanso los trabajadores tienen en un periodo de 7 o 14 dias.
Si hay alguna desviacin del estndar, las razones especficas del porque.
Para ambas tablas arriba mencionadas, la informacin debe obtenida mediante la revisin de los registros
proporcionados. Si la informacin no es clara, un nmero adicional de registros pueden ser verificados para
aclarar la situacin. Si los niveles de salario o las horas de trabajo no pueden confirmarse debido a registros
inconsistentes, el auditor debe reportar su hallazgo basado en la informacin proporcionada pero
comentando sobre las inconsistencias en otras partes relevantes del reporte (sistemas actuales y evidencia
examinada, incumplimientos, informacin clave, sistemas de gestin. etc). Los miembros requieren que el
auditor no indique que no se puede verificar en la tabla de salarios o de horas.
8.1.2.3 Otras reas del Reporte de Auditora SMETA
Adicionalmente, en base a algunas encuestas annimas recientes sobre las auditoras SMETA, la AAG ha
preparado la lista siguiente de malas interpretaciones comunes cometidas por algunos auditores. La AAG
anticipa que si se refiere a esta lista mientras se completa un informe de auditora, el nivel de informacin poco
clara puede reducirse:
63
TO
Cualquier variacin del proceso estandar de SMETA debe ser registrada en la declaracin SMETA en la
pgina 2 del reporte de auditora, por ejemplo, tamao de la muestra o duracin de la auditora. Un
error comn es una duracin mas corta de la auditora, de la descrita en 6.5.3.3 Ejemplos de
programacin sin ninguna explicacin en la seccin de declaracin de SMETA.
BACK
NT
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S
ENT
Informacin clave en el reporte de auditora de SMETA incluye si el trabajador menos remunerado en el

sitio se encuentra por debajo del salario mnimo, al mismo nivel del salario mnimo o por arriba del
salario mnimo. El auditor debe marcar la casilla correcta e intentar una estimacin del total de salarios
analizados, que porcentaje de trabajadores estn por debajo, al mismo nivel o por encima del salario
mnimo.
Los nmeros de trabajadores migrantes son requeridos en el anlisis de trabajadores en el reporte de
auditora de SMETA. Las definiciones de trabajadores migrantes varian dependiendo del pas. Los
auditores deben estar claros sobre los pases de origen. Algunas definiciones incluyen:
l
l
Un trabajador que se ha mudado a otro pas, provincia o regin de los cuales no es nativo y en los
cuales no es elegible o no pretende ser residente permanente.
En algunos pases o reas, se puede definir como aquellos que requieren permisos especiales
para trabajar en esa regin.
El anlisis de los salarios y las horas debe siempre indicar las unidades (para salarios) y el intervalo de
pago, por hora, por da, por semana o por mes. Para el anlisis de las horas, el auditor debe registrar
si estas se trabajan por da, por hora o por mes tanto para las horas regulares (que no incluyen las
horas extraordinarias), asi como tambin todos los periodos de pago registrados para las horas
extraordinarias.
8.1.2.4 Descripcin de incumplimentos por clusula

l
l
Se deben anotar los incumplimientos de manera individual con la clausula apropiada del cdigo o de la
ley y su correspondiente accin correctiva.
Los sistemas actuales y evidencias examinadas por el auditor, confirman como el sitio maneja la
clusula en particular (ver aspectos especficos 8.1.2 arriba)
Para mayor claridad en la produccin de un buen ejemplo de reporte de auditora de SMETA, la AAG ha
creado la Gua para completar el reporte de SMETA y la Gua para completar un plan de accin
correctiva de SMETA, ambos disponibles pblicamente en el sitio web de Sedex.
Nota:
El reporte de auditoria no debe incluir ninguna infromacin que pueda ser usada para identificar
trabajadores especficos, tales como nombres, nmeros de identificacin, descripciones de puesto de
trabajo o ubicacin.
Al menos que se convenga lo contrario, el auditor no debe distribuir el reporte de auditora fuera de
Sedex a ninguna entidad, excepto al solicitante de la auditoria.
64
TO
Una gua sobre como completar los plazos y los mtodos de verificacin se puede encontrar en la
seccin de recursos para miembros de Sedex (ver Gua de Incumplimientos de SMETA)
BACK
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8.2. Descripcin de incumplimientos, observaciones y buenas

prcticas
Los miembros de Sedex han proporcionado algunos ejemplos para fomentar la consistencia en los
reportes de hallazgos.
8.2.1 Descripcin de incumplimientos

Los miembros de Sedex sugieren proporcionar el mximo detalle sobre los incumplimientos en el informe de
auditora, lo cual debe incluir una descripcin del incumplimiento, la ley local y/o requisito de ETI, la accin
correctiva recomendada, as como la evidencia objetiva observada.
Los siguientes son algunos ejemplos:
Titulo: Suministro de EPP
l
Descripcion del incumplimiento:

4 Incumplimiento basado en ETI 4 Incumplimiento basado en la ley local
Durante la visita al sitio, se observ que todos los 6 trabajadores del departamento de pintura de
aerosol no estaban utilizando guantes de goma, gafas de proteccin y mascarillas. La revisin de las
hojas de seguridad de materiales (MSDS), demuestra que estas pinturas son a base de solventes y las
precauciones de seguridad recomendadas son su uso con el equipo de proteccin personal (PPE)
arriba descrito.
Ley local y/o requisito de ETI:

ETI 3.1 Se proporcionar un entorno de trabajo seguro e higinico, teniendo presente el conocimiento
prevaleciente en la industria y de cualquier peligro especfico. Se tomarn las medidas adecuadas para
prevenir accidentes y daos a la salud derivados de, asociados con, o que ocurran durante el trabajo,
reduciendo al mnimo, tanto como sea razonablemente posible, las causas de los riesgos inherentes al
ambiente de trabajo.
Ley local: La ley de seguridad industrial, indica en su artculo 37 que los sitios deben proporcionar
EPP a los empleados y hacer arreglos para supervisin y capacitacin
Accin correctiva recomendada:

El Gerente de Salud & Seguridad, el Senor FFFF converso con el gerente de la fbrica sobre la
adquisicin de EPP para todos los 6 trabajadores en el rea de pinturas de aerosol y que el, (el seor
FFF) se cerciorara de que todos los trabajadores sean capacitados en su uso correcto. El piensa que
el proveedor de pinturas ofrece capacitacin y se organizara una visita para que el proveedor pueda
proporcionar una sesin de capacitacin.
Accin por: Senor FFF Plazo de tiempo: 30 dias
Evidencia objetiva observada:
65
TO
Recorrido del sitio y Hojas de Seguridad de Materiales de las pinturas.
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Titulo: Los trabajadores jvenes no estn registrados segn los requisitos locales
l
Descripcin del incumplimiento:

Incumplimiento basado en ETI 4 Incumplimiento basado en la ley local
Durante las entrevistas y la revisin de expedientes de todos los trabajadores jvenes, un total de 20
personas (entre 16 y 18 anos), se observ que estos trabajadores jvenes no estaban registrados en el
Departamento de Trabajo local y no estn recibiendo controles peridicos de salud.

Ley local: De acuerdo a las Regulaciones de Proteccin Especial de Trabajadores Juveniles
(documento No. 498), articulo 9: Se debe registrar el empleo de trabajadores jvenes, articulo 6: los
empleadores deben proporcionar controles peridicos de salud a trabajadores jvenes, antes de
empezar el empleo con la empresa, despus de un ao de trabajo y cuando cumplan los 18 anos.
Accion correctiva recomendada:

Se recomienda que la fabrica registre a los trabajadores juveniles en el Departamento de Trabajo local y
que se hagan arreglos para controles periodos de salud como requiere la ley.
Accion por: Gerente de Personal. Plazo de tiempo: 60 dias

Entrevista con los trabajadores y revisin de documentos.
Titulo: Efectividad del rgano de representacion

l

4 Incumplimiento basado en ETI
Incumplimiento basado en la ley local
Los trabajadores expresaron su disatisfaccion con el desempeo del comit de bienestar, alegando
representacin ineficaz y demoras en recibir respuestas de la gerencia.

ETI 2.1 Los trabajadores, sin distincin, tienen el derecho de afiliarse o de formar sindicatos de su
propia escogencia y a negociar colectivamente.

Se recomienda que el comit de bienestar se reuna con regularidad, que se levanten actas de estas
reuniones y que dichas actas se compartan con los trabajadores.
Accin por: Gerente de Personal. Plazo de tiempo: 60 dias

Luego de las entrevistas con los trabajadores, los auditores observaron que el comit de bienestar se
rene espordicamente, que no discute los aspectos asuntos suferidos por los trabajadores y que no
tiene acta de las reuniones.
BACK
66
TO
Nota: La libertad de asociacin es un rea compleja para auditar ya que las leyes y regulaciones son
diferentes en cada pas y entre zonas francas. La descripcin siguiente representa un nivel de detalle que a los
miembros de Sedex les gustara ver en el reporte de auditoria.
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Sistemas actuales y evidencia examinada:

No hay sindicato en la granja. Sin embargo, existe un medio paralelo para abordar a la gerencia
mediante el uso de un comit de bienestar de trabajadores. El comit se rene con la administracin
para examinar el trabajo y las condiciones de bienestar en el sitio.
El Comit de bienestar tambin se utiliza para comunicarse con los trabajadores. Los trabajadores y la
gerencia discuten y acuerdan soluciones prcticas a los problemas que puedan ser planteados,
asignar responsabilidades y establecer plazos para las acciones y el seguimiento de las acciones
acordadas en reuniones anteriores.
Aparte del comit de bienestar, existe un comit de gnero y un comit de salud y seguridad. La
representacin de los trabajadores abarca todos los departamentos de la granja. Los trabajadores
eligen a sus propios representantes.
Se llevan a cabo capacitaciones para permitir que estos comits para desempeen eficazmente sus
funciones. Los comits tienen agendas de sus reuniones.
Las actas de todas las reuniones son documentadas y mantenidas en archivos. Los resultados de las
reuniones se comparten durante las reuniones con los trabajadores y se publican en los tablones de
anuncios.
Ttulo: No hay da de descanso por cada 7 das.

l

4 Incumplimiento basado en ETI 4 Incumplimiento basado en la ley local
A los trabajadores no se les proporciona un da libre en siete das (o 2 dias libres en 14 dias). El 25%
del total de trabajadores, los cuales trabajan en el departamento de empaque, han trabajado sin un da
de descanso por los 3 ltimos meses. La gerencia indica que han estado muy ocupados y que la
escasez de personal ha requerido que se trabajen 7 das para cumplir con las rdenes.

ETI 6.2 En cualquier evento, los trabajadores no deben, de manera regular, ser requeridos a trabajar
en exceso de 48 horas por semanas y se les debe proporcionar por lo menos un da de descanso por
cada periodo de 7 das en promedio.
Accion correctiva recomendada:

Se les debe proporcionar a los trabajadores un da de descanso en siete das. La gerencia propuso
que seria posible capacitar algunos trabajadores de los otros departamentos que trabajan en empaque
para que el trabajo se pueda compartir entre ms trabajadores y por lo tanto se les de a todos un da
libre.
Accin por: Gerente de Personal. Plazo de tiempo: 60 das
67
TO
En base a las observaciones hechas durante la revisin de documentos y las entrevistas con los
trabajadores, se encontr que los trabajadores en el departamento de empaque estaban trabajando 7
das consecutivos en un periodo de 3 meses.
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Titulo: Ausencia de documentacin/documentacin incompleta

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Incumplimiento basado en ETI 4 Incumplimiento basado en la ley local
Los empleados no han sido validados por el empleador en cuanto a su derecho legal de trabajar,
mediante la revisin de documentacin original.

Ley Civil: Artculo 5.1 en efecto a partir de Mayo de 2004, se les requiere a todos los empleados
nuevos que proporcionen evidencia de su derecho a trabajar legalmente en el Reino Unido
previamente a comenzar el empleo.

Se debe recopilar y validar documentacin original que demuestre el derecho a trabajar legalmente.
Accin por: Gerente de Personal. Plazo de tiempo: Inmediatamente

En base a las documentacin examinada, se encontr que la documentacin que demuestra el
derecho legal de trabajar no ha sido recopilada para los empleados que empezaron a trabajar despus
del 1 de Mayo de 2004 (2 casos).
8.2.2 Recopilacin de observaciones

Descripcin de observaciones
Una observacin se anota cuando hay una prctica del sitio que no contraviene la ley o estndar, pero que
sino se corrije podra llevar a un incumpliento. Esta es una oportunidad de mejora, por ejemplo:
l
l
l
Las actas de reunin del comit de trabajadores se producen pero no son circuladas.
Los extinguidores de incendio tiene fechas correctas pero no hay un sistema para su verificacin.
El personal que manipula los qumicos est hacindolo de forma satisfactoria pero no hay un sistema
para capacitar a trabajadores nuevos.
La observaciones tambin pueden ser planteados como tales, cuando el incumplimiento se corrige
inmediatamente, ver 7.6.2 Correcin inmediata de incumplimientos
8.2.3 Recopilacin de buenos ejemplos

Un buen ejemplo es un asunto que el auditor considera que esta por encima y ms alla de los estndares y
leyes aplicables en base a los cuales se ha auditado al sitio, por ejemplo:
l
l
Guarderia disponibles para los hijos de los trabajadores (cuando no sea requerido por ley)
Almacen para bicicletas y duchas
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68
TO
Los buenos ejemplos se pueden recopilar mediante la observacin en el sitio y entrevistas y se pueden
resumir bajo cada seccin de los resultados por clausula del reporte de auditora de SMETA bajo buenos
ejemplos observados. El sitio no ser requerido a indicar una accin para un buena prctica (GE).
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Beneficios para la Comunidad

El auditor debe preguntar al sitio si apoyan cualquier actividad de la comunidad local o si ofrecen beneficios
adicionales para los trabajadores que no hayan sido ya anotados en esta seccin. Ejemplos de ello seran:
l
l
l
El sitio apoya una escuela local mediante la donacin su equipo de oficina que que se sustituye con
nuevo equipo. Esto se traduce en donaciones aproximadamente cada 6 meses la donacin anterior
fue de 5 computadoras e impresoras que todava estn en buen estado.
La fbrica tiene das abiertos para que los amigos y familiares de los trabajadores sean invitados a una
comida y para que recorran los alrededores de la fbrica y asi reafirmas las condiciones de trabajo de
los miembros de su familia.
La fbrica hace arreglos para que las escuelas local que ensenen a estudiantes con discapacidades
visuales, auditivas o verbales puedan hacer recorridos. Los estudiantes aprenden sobre la vida en la
fbrica y cuando sea posible, la fbrica reculta estudiantes de escuelas para trabajos segn sus
capacidades (aproximadamente el 5% de la fuerza laboral proviene de dicha escuela).
8.2.3 Carga de la Auditora al Sistema de Sedex

La membresa de Sedex depende de y espera recibir informacin de auditora que sea buena calidad y que se
cargue en el sistema de Sedex correctamente. Para demostrar imparcialidad, Sedex recomienda que la
informacin de auditora sea cargada al sistema por la empresa de auditora.
Algunas marcas y minoristas tienen requisitos especficos sobre quin debe cargar una auditora al sistema y
tanto al auditor, como al sitio del proveedor se les recomienda revisar estos requisitos y ponerse de acuerdo
en la etapa de cotizacin de la auditora. De no verificarse los requisitos de los clientes, esto podra resultar en
que un sitio sea auditado ms de una vez. Se recomienda que el sitio investigue los requisitos de todos sus
clientes y que se logre una auditora sea satisfactoria para todos siempre que sea posible, para evitar la
duplicacin de auditoras.
Incluso cuando el auditor cargue al sistema la informacin de auditora, el control de la visibilidad de la
informacin de auditora depende del sitio, ya que controla el acceso mediante los vnculos con sus clientes.
A continuacin se presentan las directrices sobre cmo cargar las auditoras al sistema de Sedex, as como la
forma de agregar y revisar las acciones correctivas. Cuando sea relevante, se incluyen los enlaces para una
gua paso por paso.
El auditor debe comunicar informacin suficiente sobre Sedex a la instalacin auditada, para asegurarse de
que el sitio comprende las actividades que debe llevar a cabo en el sistema Sedex (consulte el Paquete de
informacin pre auditora de SMETA para ejemplos).
La informacin debe incluir pero no limitarse a:
8.3.1 Beneficios de Sedex
69
TO
Sedex, (Suppliers Ethical Data Exchange) es una organizacin sin fines de lucro de miembros para las
empresas comprometidas con la mejora continua de las prcticas ticas y responsables en sus
cadenas de suministro.
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Sedex promueve el intercambio de datos para facilitar la carga administrativa de los proveedores
cuando estos comercian con mltiples minoristas/ marcas de clientes que requieren auditoras ticas.
Los proveedores pueden cargar auditoras al sistema y compartirlas con sus clientes, eliminando
repeticiones, costos y administracin y reducir el nmero de auditoras.
Sedex tambin permite el intercambio de buenas prcticas en el sitio: las certificaciones del sitio ahora
se pueden cargar al sistema; detalles de los programas de capacitacin; participacin en proyectos
comunitarios y con organizaciones no gubernamentales y buenos ejemplos mencionados en los
reportes de auditora.
Los miembros de Sedex incluyen marcas lderes mundiales y miles de proveedores ya registrados en
ms de 150 pases. La base de miembros est creciendo significativamente cada mes y es probable
que un nmero cada vez mayor de clientes sean ya parte de Sedex.
8.3.2 Procesos de Sedex

La organizacin auditora asesora al auditado sobre los requsitos del cliente y el proceso de carga de
informacin al sistema de Sedex, asi como de las tarifas asociadas a estos servicios. El auditor debe
suministrar el auditado los paquetes de orientacin pertinentes que se puede descargar en la seccin de
ayuda para los miembros. Para cargar una auditora en el sistema, algunos pre-requisitos son necesarios:
l
l
l
l
El auditado debe ser un miembro activo registrado de Sedex. Si el proveedor requiere gua, vase:
Paquete de Guia para el proveedor Etapa 1 Instrucciones de registro para los proveedores
El auditado debe haber creado su cuenta y registrado al menos un sitio de trabajo. Por favor ver:
Paquete de Guia para el proveedor Etapa 2 Guia para crear la cuenta del proveedor.
Se recomienda que el sitio haya completado un Cuestionario de Autoevaluacin antes de la auditora y
que se comparta con el auditor antes de la auditora. Por favor vea; Paquete de Guia para el
Proveedor Etapa 2 Guia para crear la cuenta del proveedor.
Se recomienda que auditado cree una solicitud de carga antes de la auditora. Esto le dar acceso al
auditor al Cuestionario de Autoevaluacin. Por favor, consulte: Paquete de Guia para el Proveedor
Etapa 3 Como agregar una auditoria tica.
8.3.3 Carga de la Auditora al sistema (Para el sitio del proveedor o Auditor)
El reporte y el CAPR se pueden cargar como un archivo (un documento combinado), como una
carpeta comprimida (incluyendo los dos archivos) o como dos archivos separados ya que los clientes
pueden tener diferentes preferencias. Sin embargo, recomendamos cargarlos en un mismo bloque; ya
sea como un archivo o una carpeta comprimida, ya que slo una carga puede ser denominarse
Reporte. Este reporte ser visible como la primera pgina de la auditora en el sistema, mientras que
las cargas posteriores slo sern visible en las pginas detalladas de la auditora.
70
TO
Una vez que la auditora se ha realizado y completado, se recomienda que el reporte de auditora de
SMETA y el CAPR sean compartidos en el sistema para minimizar la posibilidad de que cualquier
cliente nuevo solicite auditoras. Cualquier auditora tica de cualquier auditor puede ser cargada a la
plataforma de Sedex.
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l
Auditores: Por favor ver el Paquete de Gua para Auditores Etapa 2 Cmo cargar una
auditora tica para instrucciones completas.
Sitios: Por favor ver el Paquete de Gua para Proveedores Etapa 3 Como agregar una
auditora tica para instrucciones completas sobre como un sitio puede cargar su propia
auditora.
8.3.4 Adicin de Acciones Correctivas (Para el sitio del proveedor)

Sedex requiere que los sitios de proveedores agreguen las acciones que han completado en respuesta a los
hallazgos de la auditora.
l
El sitio:
l
l
Ingresa las acciones correctivas.

Una vez que estas acciones se han completado el sitio deber enviar los incumplimientos (con las
acciones correctivas adjuntas) al auditor para su verificacin.
Para una gua paso a paso, consulte El Paquete de Gua para el Auditor Etapa 3 Revisin de
Incumplimientos y Acciones Correctivas, disponible en la seccin de miembros de Sedex.
8.3.5 Revisin de Incumplimientos (para el auditor)

Esto supone que el sitio del proveedor ha presentado todas las acciones asociadas con los incumplimientos
al auditor a travs del Sistema de Sedex:
l
l
El auditor revisa las acciones adjuntadas las cuales deben incluir evidencial documental.
Para una gua paso a paso, ver Paquete de Guia para el Auditor Etapa 3 Revisin de
Incumplimientos y Acciones Correctivas, disponible en la seccin de miembros de Sedex.
8.3.6 Otras recomendaciones

Mientras que Sedex no establece ningn estndar o requisito, Sedex reconoce que cada cliente puede tener
sus estndares propios, por lo tanto:
Sedex tambin recomienda firmemente que las auditoras externas se carguen en el sistema por parte
de la empresa de auditora, ya que esto proporciona una mayor independencia y una mayor capacidad
de cumplir con diversos requisitos de los clientes de manera simultanea.
71
TO
Sedex recomienda que el auditor comprueba con los clientes sus propios requisitos para cargar la
informacin al sistema y que estos se comuniquen de manera clara durante la etapa de cotizacin de
la auditoria. Esto debe incluir los requisitos de sus clientes en cuanto al plazo para cargar la
informacin y la visibilidad de la informacin de la auditora en el sistema de Sedex.
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LISTA DE CONTROL CARGA DEL REPORTE DE AUDITORA AL SISTEMA DE SEDEX

Para cargar una auditora en el sistema:
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l
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El sitio debe registrar la auditora en Sedex.

El auditor recibir una notificacin por correo electrnico y podr cargar la auditora realizada en el
sitio.
El sitio debe aceptar los datos y publicar la auditora, para que pueda ser visible para los clientes. Note
que cuando el sitio ha solicitado la auditoria en el sistema de Sedex, el sistema auto publicara la
informacin dentro de 7 das de la carga.
El proveedor entonces puede introducir las acciones para los incumplimientos en lnea, los cuales
luego sern verificados por los auditores.
Sedex recomienda enrgicamente que las auditoras externas sean cargadas al sistema por la
empresa de auditora, ya que esto proporciona una mayor independencia.
Para ms detalles sobre cmo un sitio registra un auditor para cargar su auditora, consulte Gua para el
Auditor Fase 1 Instrucciones de Registro para los auditores.
La firma de auditora enva reporte a la parte que paga por la auditora y a cualquier otra parte interesada en
un formato protegido y no-editable. Un documento de declaracin de divulgacin debe ser obtenido por el
auditor antes de dicha divulgacin de informacion.
8.4 Manejo de la Informacin

Despus de cada auditora, el auditor deber proporcionar los siguientes documentos al solicitante de
auditora:
l
l
l
l
El perfil de pre- auditora del sitio de empleo. Si el solicitante de la auditora es el sitio, o si el Sedex
SAQ es visible para el solicitante (a travs del sistema de Sedex), no hay necesidad adicional de
proporcionar el perfil pre- auditora del sitio de empleo.
El reporte de auditora completo (reporte de auditora SMETA).
Resumen de los incumplimientos y acciones correctivas (CAPR).
Informacin complementaria de auditora (si se aplica)
Nota: Si el solicitante de la auditora no es el sitio, se debe obtener la autorizacin necesaria antes de

compartir la informacin. Ver 6.1: Solicitud de auditora para detalles sobre la propiedad de la auditora.
8.5 Documentos de la auditora

Los reportes de auditora deben ser retenidos por el auditor para referencia, con un mnimo de dos aos o
ms tiempo si as se acuerda con el solicitante de la auditora o si se requiere por ley.
Se recomienda que el auditor conserve copias de, al menos, los siguientes documentos:
l
Documentos oficiales sobre el estatus legal de la empresa (licencia comercial)

Plizas o certificados de seguro (correspondientes a edificios y personas).
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Contratos de trabajo en blanco (al menos un formato en blanco).

Muestra de la nmina (al menos un formato en blanco).
Muestras de evaluaciones de riesgos del lugar de trabajo, si estn disponibles.
Acuerdo de negociacin colectiva.
Evidencia relativa a los incumplimientos, siempre que sea posible.
Evidencia que confirme el nmero de trabajadores entrevistados y los registros examinados.
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Las leyes de datos y privacidad en algunos pases, prohben hacer copias de determinados documentos; en
tales casos, los auditores deben respetar estas restricciones.
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CAPITULO 5 (SECCIN 9)
SEGUIMIENTO DE LA
AUDITORA
La identificacin de problemas o asuntos durante una auditora es slo una parte de
cualquier programa de auditora. De igual manera son tambin importantes las medidas
adoptadas por el sitio para corregir los problemas encontrados. Las auditoras de
seguimiento son una parte importante del proceso de SMETA, dando tanto al sitio
como a sus clientes confianza en las medidas adoptadas. Los auditores deben
recordar que estn auditando para mejoras y no slo para verificar cumplimiento.
Cuando un sitio ha realizado progresos sobre una accin correctiva incompleta, este
progreso tambin debe ser registrado en el reporte de auditora de SMETA.
9.1. Auditoras de Seguimiento

Una auditora de seguimiento se solicita para verificar el progreso en cuanto a los problemas
encontrados en una auditora anterior. Es importante que el CAPR que se acord en la auditora
anterior se utilice como base para cualquier auditora de seguimiento.
La verificacin que realice el auditor de las acciones correctivas adecuadas, puede realizarse mediante una
nueva visita al lugar para examinar las acciones que se han tomado en respuesta a los incumplimientos de la
auditora previa. Esto se conoce como una auditora de seguimiento y puede ser total o parcial (ver 5.3
Secuencia de Auditoras para ms detalles).
Se requiere una auditora de seguimiento cuando las acciones correctivas no se pueden verificar a travs de
evidencia suministrada mediante una revisin de escritorio.
Para acciones correctivas sobre horas y salarios la verificacin solo puede realizarse mediante una auditoria
de seguimiento y un mnimo de 2 meses de registros nuevos debe estar disponible para revisin.
Los das de auditor y los nmeros de la muestra necesarios para verificar el seguimiento de por ejemplo,
salarios y horas de trabajo, puede ser menor que los requeridos para una auditora completa. Para gua
esepcifica ver 6.5.3.2 Das de auditor y Tamao de la Muestra para el proceso de auditora pacial de
seguimiento
Una revisin de seguimiento de escritorio puede ser utilizada para verificar informacin de forma remota tales
como polticas escritas o certificados.
Nota: La AAG ha sugerido algunos ejemplos de problemas que pueden ser verificados por los dos mtodos
anteriores.
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Ver Gua de Incumplimientos de SMETA en los recursos de miembros de Sedex. En caso de duda, puede
ser necesario consultar con el solicitante de la auditora.
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9.1.1. Propsito de una Auditora de Seguimiento

La auditora de seguimiento se centra en las acciones correctivas acordadas durante la auditora y la reunin
de cierre de la auditora anterior. Es esencial que el sitio tenga una copia legible del CAPR y es una buena
prctica enviar una copia adicional del CAPR previo al sitio antes de la auditora de seguimiento como un
recordatorio de lo que se discuti y acord. Esto debe ser hecho junto con la informacin pre-auditora y debe
ser recibido por el sitio por lo menos 2 semanas antes de la auditora de seguimiento.
La reunin inicial de cualquier auditora de seguimiento debe enfocarse en el CAPR previo cuando este
disponible. El auditor y el sitio deben utilizar el CAPR para asegurar que:
l
l
l
l
l
Al sitio se le de la oportunidad de describir y demostrar que acciones han sido completadas en base a
lo acordado en el CAPR.
El auditor ser responsable de verificar que acciones se han tomado y de registrar la verificacin de
tales acciones.
Cuando se requiere una auditora de seguimiento, por ejemplo, sobre asuntos relativos a las horas de
trabajo y salarios, o cuando el incumplimento fue planteado por los trabajadores, la duracin de tiempo
que se tarda en la auditora de seguimiento debe estar relacionado con el nmero y la gravedad de los
incumplimientos que deben verificarse.
Cuando solo un auditor est realizando los roles de auditor y de entrevistador en la auditora de
seguimiento, puede ser necesario tener en cuenta el sexo del auditor, especialmente cuando hay un
genero mayoritario en el sitio.
Para acciones correctivas que se consideran verificables mediante una evaluacin de escritorio, el
auditor revisar pruebas que le han sido enviadas.
9.1.2. Reportes de auditoras de seguimiento

El informe de auditora de seguimiento es una versin actualizada del reporte original con todos los nuevos
resaltados para que se puedan ver claramente. Cuando se han completado varios seguimientos, la AAF
recomienda que se utilizen diferentes colores para resaltar el 1er seguimiento, el 2do seguimiento, etc. El
nmero de entrevistas realizadas y el mtodo de muestreo utilizado deben ser claramente indicados.
Para todas las secciones en las que incumplimientos han sido previamente planteados, debe haber una
explicacin clara de las pruebas examinadas, comentarios sobre su aplicabilidad y su efectividad y si el asunto
se considera ahora:
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l
Cerrado se han recibido suficientes evidencias para lograr una resolucin adecuada del
incumplimiento.
Abierto se han recibido evidencias insuficientes y el cumplimiento continuo activo.
Se han hecho progresos se han recibido algunas evidencias que indican progreso, pero que son
insuficientes para cerrar totalmente el incumplimiento hasta que ms pruebas se pongan a disposicin.
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Nota: Si se encuentran nuevos incumplimientos estos tambin deben ser indicados y ser resaltados como se
hace en una auditora inicial. Un nuevo CAPR debe expedirse.
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9.1.3. Gua para auditoras de seguimiento y de escritorio

Por favor ver 5.3: Secuencia de auditoras para las definiciones de auditoras de seguimiento y auditoras
de Escritorio.
Las auditoras de seguimiento se recomiendan para incumplimientos cuyas acciones correctivas slo pueden
evaluarse a travs de entrevistas y exmenes exhaustivos de documentacin y/o mediante recorrido del sitio.
9.1.3.1
Una auditora completa de seguimiento debe incluir una revisin completa de todas las reas del
proceso estndar de auditora, incluyendo muestreo completo de documentos, la realizacin de
entrevistas y el recorrido del sitio de trabajo. El auditor debe centrarse en la identificacin de los
cambios que tratan los incumplimientos planteados en el reporte inicial de auditora, mediante la
utilizacin del CAPR previo y tambin debe investigar otras cuestiones potenciales adicionales.
9.1.3.2
La auditora debe realizarse ya sea cuando el plazo para hacer frente a todos los incumplimientos
ha pasado o cuando sean necesarias acciones urgentes para salvaguardar la seguridad de los
trabajadores.
9.1.3.3
Las auditoras parciales de seguimiento se realizan generalmente dentro de los seis meses
siguientes a la fecha de la auditora inicial. Esto puede variar; puede ser necesario consultar con los
clientes.
9.1.3.4
Una auditoria parcial de seguimiento no incluye una revisin completa, sino que slo se centra en
los asuntos identificados en el plan de accin correctiva.
9.1.3.5
Un seguimiento de escritorio puede ser utilizado para verificar acciones correctivas cuando se ha
acordado que el envo de evidencia de manera remota es suficiente. Algunos ejemplos incluyen
fotos, copias de certificados o polticas por escrito. Seguimientos de escritorio no se pueden utilizar
cuando las acciones correctivas deben ser verificadas a travs de testimonios de los trabajadores.
9.1.4 Seguimiento a travs de capacitacin

Cuando las cadenas de suministro deciden que un seguimiento apropiado incluir capacitacin a los sitios de
los proveedores, se debe tener especial cuidado para asegurarse que no hay conflictos de intereses.
El equipo que realiza la auditora no debe ser el mismo equipo que proporciona capacitacin. Esto puede
conducir a inquietudes sobre la objetividad del equipo de auditora y posteriormente a la exactitud de los
incumplimientos de la auditora.
9.2 Apelaciones y Disputas

La companias deauditoras deben tener un sistema de apelacin para los sitios que, previo examen,
creen que alguna informacin ha sido mal interpretada. Esta apelacin puede no ser dirigida al auditor
directamente (puede ser tambin dirigida a la compaa de auditora u otra organizacin externa), pero
se debe propocionar un contacto para posible comunicacin posterior con el sitio.
El informe de auditora y el CAPR son propiedad del solicitante de auditora y slo sern compartidos con
otras partes mediante acuerdo previo con el solicitante de la auditora.
BACK
76
TO
La carga al sistema y el acceso a los detalles de la auditora en el sistema de Sedex, se mantienen dentro del
control del solicitante de auditora. Aunque Sedex recomienda que el auditor suba la informacin de auditora
en el sistema, el solicitante conserva los derechos de acceso.
NT
CO
S
ENT
La metodologa SMETA recomienda que un auditor apueste por consenso sobre el CAPR y que este sea
firmado por el gerente del sitio. Sin embargo, si no se puede lograr un acuerdo, se recomienda que el gerente
firme en la casilla de disputa del CAPR y seale los motivos por los cuales no se lleg a un acuerdo.
La metodologa de SMETA establece que cuando se ha acordado el CAPR, normalmente no ser posible
plantear objeciones posteriores. Sin embargo, puede haber casos en los que por ejemplo, la informacin ha
sido mal interpretada y despus de su anlisis, el sitio tiene preguntas que han quedado sin respuestas o
tiene inquietudes referentes a la informacin anotada.
Para hacer frente a este tipo de situaciones, es esencial que la organizacin auditora o el auditor tengan un
sistema para hacer lidiar con dichos asuntos o con disputas potenciales:
El auditor o la compania de auditora deben comunicar claramente al sitio:
l
l
Que el auditor o su organizacin estn disponibles despus de la auditora para aclaraciones

adicionales o para explicar sus decisiones al sitio y/o al solicitante de la auditora, segn sea necesario.
Que tienen un procedimiento de apelacin en caso de que el sitio o el solicitante de la auditora
impugne uno de los incumplimientos y para casos de quejas del sitio con respecto al auditor.
Nota: Adicionalmente, existen oportunidades en el sistema de Sedex tanto para disputar la informacin
cargada, as como para tener un dilogo en lnea con el auditor o la firma de auditora.
Cualquier persona que osberve una auditora de SMETA puede completar un cuestionario corto que les
permite dar retroalimentacin sobre la calidad de la auditora SMETA. Esto se puede encontrar siguiendo el
enlace al final del CAPR.
BACK
77
TO
Esta Gua de Mejores Prcticas de SMETA debe ser utilizada en conjunto con los Criterios de
Medicin de SMETA.
NT
CO
S
ENT
Sedex ha desarrollado una serie de publicaciones y recursos de multimedia para

facilitar mejoras en las prcticas empresariales ticas y responsables.
Ver ms en la pgina de Recursos Sedex.
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Para ms informacin sobre Sedex visitar www.sedexglobal.com
o enviar un e-mail a [email protected]

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Gua De Mejores Prcticas De La

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Auditoras SMETA de 2-Pilares y de 4-Pilares

SMETA y los Principios Rectores de las Naciones Unidas

2. Aplicacin de la Guia de Mejores Prcticas de SMETA

CAPITULO 2 (SECCIONES 4-5)

Cuestionario de Autoevaluacin de SEDEX (SAQ)

Perfil del sitio Pre-Auditora

La Guia de Mejores Prcticas (GMP) (Versin 5.0 de diciembre de 2014)

CAPITULO 3 (SECCIONES 6-7)

Preparacin para una Auditoria (para los auditores)

Seleccin del Auditor o Equipo de Auditores

Comunicacin con el Sitio

Preparacin para una Auditora (para el sitio de empleo)

Recorrido del Sitio de Trabajo

Entrevistas a la Gerencia y a los Trabajadores

Reunin de Cierre y Resumen de los Incumplimientos

CAPITULO 4 (SECCIN 8) REPORTES

Finalizacin del Reporte de Auditora

Descripcion de Incumplimientos, Observaciones y Buenos Ejemplos

SEDEX y como cargar la auditoria al sistema

La Guia de Mejores Prcticas (GMP) (Versin 5.0 de diciembre de 2014)

La Guia de Mejores Prcticas (GMP) (Versin 5.0 de diciembre de 2014)

CAPITULO 1 (SECCINES 1-3)

1.1 Sedex y SMETA

Los Criterios de Medicin de SMETA

La Guia de Mejores Prcticas de SMETA (este documento)

La Guia de Mejores Prcticas (GMP) (Versin 5.0 de diciembre de 2014)

1.2 SMETA y el Codigo Base de la Iniciativa de Comercio tico (ETI)

Una auditora SMETA de 4-Pilares contiene adems de los anteriores:

La Guia de Mejores Prcticas (GMP) (Versin 5.0 de diciembre de 2014)

1.3. Auditoras SMETA de 2-Pilares y de 4-Pilares

1.4 SMETA y los Principios Rectores de la ONU (el Marco Ruggie)

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El deber del Estado de proteger los derechos humanos.

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5.1 Categora de auditores

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5.2 Notificacin de la Auditora

5.2.1. Auditoras anunciadas

La compaa compradora acordar previamente una fecha de auditora con el sitio.

5.2.2 Auditoras no anunciadas