230 Normas de Control Interno para el Area de Tesorera.

230-01 Unidad de caja en la Tesorera.

230-02 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera.
230-03 Conciliaciones bancarias.
230-04 Garanta para responsables del manejo o custodia de fondos
o valores.
230-05 Medidas de seguridad para cheques, fondos o valores.
230-06 Control y custodia de cartas-fianza.
230-07 Uso de formularios pre-numerados y membretados para el
movimiento de fondos.
230-08 Uso de sello restrictivo para los documentos pagados por la
Tesorera.
230-09 Transferencia de fondos por medios electrnicos.
230-10 Uso del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
230-11 Depsitos oportuno en cuentas bancarias.
230-12 Arqueos de fondos y valores.
230-13 Requerimiento de comprobantes de pago.

230 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA

La Tesorera pblica constituye la sntesis de la gestin financiera

gubernamental; por ser la que administra y regula el flujo de fondos del Estado
e interviene en su equilibrio econmico y monetario. El sistema de Tesorera
tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuanta de los ingresos
tributarios y no tributarios (programacin financiera); captar fondos
(recaudacin); pagar a su vencimiento las obligaciones del Estado
(procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la adquisicin de bienes y
servicios en el sector pblico y, recibir y custodiar los ttulos y valores
pertinentes.

Las normas de control interno para el rea de tesorera, tienen el

propsito de brindar seguridad razonable sobre el buen manejo de los fondos y
valores pblicos. Estas normas son de aplicacin en las entidades que
administren fondos del Tesoro Pblico.

CONTENIDO

230-01 Unidad de caja en la tesorera.

230-02 Utilizacin del flujo de caja en la programacin financiera.
230-03 Conciliaciones bancarias.
230-04 Garanta de responsables del manejo o custodia de fondos o
valores.
230-05 Medidas de seguridad para cheques, efectivo y valores.
230-06 Control y custodia de cartas-fianza.
230-07 Uso de formularios membretados pre-numerados para el
movimiento de fondos.
230-08 Uso de sello restrictivo para documentos pagados por la
tesorera.
 230-09 Transferencia de fondos por medios electrnicos.
230-10 Uso del Fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.
230-11 Depsito oportuno en cuentas bancarias.
230-12 Arqueos de fondos y valores.
230-13 Requisitos de los comprobantes de pago recibidos por entidades
pblicas.

230-01 UNIDAD DE CAJA EN LA TESORERIA

Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros

para su manejo a travs de Tesorera, con el objeto de optimizar la liquidez y
racionalizar la utilizacin de los fondos disponibles.

Comentario:

01. Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema

de Tesorera para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos
a cargo de la tesorera de la entidad. Este concepto no se opone a la
implementacin de mecanismos descentralizados de los procesos de pago.

02. La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en

funcin a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su
aplicacin hace posible que los fondos puedan ser colocados donde ms se
necesitan y ser retrados, cuando el proceso de gestin muestre insuficiente
capacidad de gasto.

03. El concepto de unidad de caja debe aplicarse en mbitos que

constituyen un universo determinado, como: el nivel de gobierno central para
los recursos provenientes del Tesoro Pblico, y en el nivel regional, cuando
constituyan mbitos con autonoma econmica y administrativa y dispongan
de una Tesorera Regional.

230-02 UTILIZACION DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACION

FINANCIERA

Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el

uso de sus recursos.

Comentario:

01. La programacin financiera comprende un conjunto de acciones

relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de
entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de
efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos
programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar
su atencin.

02. Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja,

que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un perodo e identifica las
necesidades de financiamiento en el corto plazo, as como los posibles
excedentes de caja.

03. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal

similar al ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral,
mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

Limitaciones al alcance

04. Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus
actividades exclusivamente con fondos del Tesoro Pblico, salvo que lo
consideren necesario.

230-03 CONCILIACIONES BANCARIAS

Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los
extractos bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos
contables deben conciliarse adems con el rgano rector del sistema de
Tesorera.

Comentario:

01. Se denomina conciliacin bancaria a la contrastacin de los

movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos
bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar
las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de
saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas
por la oficina de tesorera han sido oportuna y adecuadamente registradas en
la contabilidad.

02. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliacin
con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. As
mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera,
con los registros contables.

03. En el caso de las sub-cuentas del Tesoro, la conciliacin con los

extractos remitidos por el Banco de la Nacin, debe referirse a los cheques
pagados por ste, debiendo controlarse los cheques girados an no pagados,
identificando cheques en trnsito y cheques en cartera (segn arqueo fsico).

04. Debe conciliarse con el rgano rector del sistema (Tesoro Pblico) la
totalidad de cheques girados por la entidad, contra la respectiva autorizacin
de giro emitida por aquel y la informacin alcanzada por el Banco de la Nacin.

05. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, debe

ser efectuado por una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y
custodia de cheques, depsito de fondos y/o, registro de operaciones.
Corresponde a la administracin designar al funcionario, responsable de la
revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas, pudiendo ser el contador u
otro funcionario.
 06. La Oficina de Auditora Interna de cada entidad debe revisar
peridicamente dentro del examen al rea de fondos las conciliaciones
bancarias, con el objeto de asegurar su realizacin en forma oportuna y
correcta.

230-04 GARANTIA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE

FONDOS O VALORES

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar

respaldado por una garanta razonable y suficiente de acuerdo a su grado de
responsabilidad.

Comentario:

01. La garanta, tambin denominada fianza, es un mecanismo que

permite reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de
prdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo etc., de los recursos que se
desea proteger.

02. La garanta aplicada al mbito de la tesorera est orientada a

permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o
valores est respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su
idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para
manejar, o custodiar directamente fondos o valores.

03. A falta de una garanta econmica de carcter personal, se puede

determinar la conveniencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a
la empresa a favor de la entidad, que la respalde por los actos ilegales en que
podran incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o
valores, as como por otros riesgos inherentes a estos activos.

Limitaciones al alcance

04. Esta norma no es aplicable para aquellos casos en que la cuanta de

los fondos o valores no justifica obtener la cobertura mediante una pliza de
seguro.

230-05 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES

Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para

el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, as como
respecto de la seguridad fsica de fondos y otros valores bajo custodia.

Comentario:

01. El manejo de fondos a travs de cheques bancarios reduce el riesgo,

respecto de la utilizacin de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos
relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados,
extraviados, sustrados, etc.
 02. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia
de cheques, incluyen:

- Giro de cheques en orden correlativo y cronolgico, evitando reservar

cheques en blanco para operaciones futuras.

- Uso de sellos protectores que impidan la adulteracin de los montos

consignados.

- Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en

cartera y los talonarios de cheques no utilizados.

- Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que

faciliten la prctica de arqueos y la revisin de las conciliaciones.

- Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de cuentas

bancarias en casos de cheques extraviados.

- Uso del sello "ANULADO" en los cheques emitidos que deben anularse.

03. La tesorera tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos,

cheques, cartas-fianza y valores negociables; por ello es conveniente que las
instalaciones fsicas de las unidades de tesorera tengan ambientes con llave,
muebles especiales, cajas fuerte, bvedas, etc. segn la necesidad de cada
situacin.

04. La alta direccin en cada entidad debe establecer procedimientos

que eviten el retiro de montos importantes de efectivo de las cuentas
bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente efectuar la recaudacin de
ingresos, cobranzas, as como los pagos, a travs de entidades del sistema
financiero.

230-06 CONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS-FIANZA

Los adelantos u otras operaciones financieras por prestacin de servicios

o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los
proveedores la presentacin de una carta-fianza emitida por una entidad
bancaria, no pudiendo efectuar la Tesorera ningn pago sin el previo
cumplimiento de este requisitos.

Comentario:

01. Existen contratos que celebran las entidades pblicas cuyas

condiciones generales estipulan la presentacin de una carta-fianza otorgada
por contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunos de
stos son los contratos de obras, contratos por adquisicin de bienes, servicios
profesionales, etc. que preven el pago de anticipos o adelantos, contra la
presentacin de cartas-fianza. Asimismo, algunas transacciones por prestacin
de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un
adelanto que debe ser salvaguardado.

02. Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de

control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos
siguientes:

- La carta fianza debe ser emitida por una institucin financiera

debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y
Seguros.

- Recepcin del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso

debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de
realizacin automtica.

- Custodia organizada de las cartas-fianza

- Control de vencimientos de cartas-fianza

03. La tesorera debe informar oportunamente al nivel superior sobre los

vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las decisiones
adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.

230-07 USO DE FORMULARIOS PARA EL MOVIMIENTO DE FONDOS

Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos

de fondos, deben estar membretados y prenumerados por cada entidad para
su uso en la Tesorera.

Comentario:

01. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos

de ingreso y comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos,
respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la informacin de
presupuesto, tesorera y contabilidad, as como reflejar el proceso de
autorizaciones; todo ello bajo un formato uniforme.

02. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector pblico

para el procesamiento de operaciones por toda fuente de financiamiento. Sin
embargo, es importante que sean membretados y prenumerados por cada
entidad antes de su utilizacin.

03. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad

est orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de prdida o sustraccin
de formularios en blanco (sustitucin, uso indiscriminado, etc.)obligando
adems a un mayor cuidado en su custodia.

04. Los documentos pre-numerados deben ser utilizados en orden

correlativo y cronolgicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los
documentos pre-numerados no utilizados, o formulados incorrectamente deben
anularse, archivndose el original y las copias respectivas como evidencia de
su anulacin.

05. El reglamento de comprobante de pago aprobado por la

Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria-SUNAT, es tambin
aplicable a las entidades pblicas cuando generan ingresos como cualquier
otra empresa o institucin del pas, an cuando se encuentren exoneradas del
pago de impuestos.

07. Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto (venta
de bienes y servicios, pago de derechos, venta de bases de licitaciones,
cobranzas, recuperaciones, u otros), que son pagados por usuarios mediante
cheques bancarios, debe exigirse que stos se giren a nombre de la entidad, a
fin de evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.

230-08 USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA DOCUMENTOS PAGADOS POR

LA TESORERIA

Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo

pagado con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilizacin.

Comentario:

01. Los comprobantes de pago estandarizados del sector pblico, se

emiten para cada operacin de gasto o salida de fondos y deben estar
soportados por su respectivo documento fuente. Esta documentacin para ser
sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de
contabilidad y la normatividad vigente.

02. El sello restrictivo permite inutilizar los comprobantes y documentos

pagados, debiendo consignar adems el nmero del cheque girado, nmero de
cuenta corriente y entidad bancaria y, la fecha del pago.

03. Una vez agotado el trmite del pago, los documentos de gasto
debidamente soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que
indique en forma visible su condicin de documento pagado, procedindose
luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de
utilizacin del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de
fondos, indebidamente, o por error.

230-09 TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRONICOS

Toda transferencia de fondos por medios electrnicos debe estar

sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

Comentario:

01. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de

fondos entre entidades agiliza la gestin financiera gubernamental evitando el
giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos
electrnicos dinamizan la administracin por la velocidad que imprimen a las
transacciones, stos no generan documentacin inmediata que sustente la
validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspecto que limita la
aplicacin de controles internos convencionales.

02. Es importante implementar controles adecuados a esta forma de

operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de
contraseas(passwords), cuyo acceso debe ser restringido y permitido
solamente a las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie completa de
passwords utilizados en una entidad.

03. Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones

efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos deben
ser verificadas y validadas por el signatario del password respectivo.

04. Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga

reportes automticos, que debern constituir uno de los elementos de
evidencia inmediata de la transaccin, que muestre los movimientos de las
cuentas de salida y de destino de los recursos. El uso del facsmil es otro medio
que permite contar en lo inmediato con documentos que sustenten la
naturaleza y detalles de la operacin, cuyo respaldo formal estar sujeto a la
obtencin de los documentos originales.

230-10 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y FONDO FIJO

Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan

establecido el uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben
implementar procedimientos para su manejo y control.

Comentario:

01. El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y est

destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameriten
el giro de cheques especficos. El fondo fijo es un monto permanente y
renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, tambin denominado
caja chica.

02. El uso de fondos en efectivo slo debe implementarse por razones de

agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto
puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerita la emisin de
un cheque especfico, se justifica la autorizacin de un Fondo para pagos en
efectivo destinado a estas operaciones.

03. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos

pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien
designe, teniendo en cuenta los criterios siguientes:

- Justificacin y autorizacin correspondiente del nivel superior de la

entidad para su apertura.
 - Indicacin del tipo de gastos a cubrir, el monto mximo de cada pago y
los niveles de autorizacin que comprenda como mnimo, al jefe responsable
de la ejecucin del gasto y al jefe responsable de la administracin financiera o
quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.

- Designacin para el manejo del fondo a una persona distinta a los

responsables de giro de cheques y del registro en el libro de bancos.

- Establecimiento de procedimientos y plazos de rendicin y reposicin

del fondo.

- Elaboracin de reportes peridicos de rendicin de fondos, indicando

los montos, funcin, programa, actividad o proyecto, que corresponda
presupuestalmente.

04. Corresponde a la administracin establecer los procedimientos para

el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

230-11 DEPOSITO OPORTUNO EN CUENTAS BANCARIAS

Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades pblicas
deben ser depositados en cuentas bancarias nominativas en forma inmediata e
intacta.

Comentario:

01. Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligacin de

depositarlos ntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por la
entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su recepcin. La gerencia de
administracin financiera o quien haga sus veces debe establecer por escrito
esa obligacin.

02. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo

en las entidades pblicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su
uso.

03. Corresponde a la administracin fijar los procedimientos de control

necesarios para la implementacin de esta norma.

230-12 ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES

Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de

fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad
efectiva.

Comentario:

01. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con
una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su
concordancia con los saldos contables.
 02. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del
servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba
que el arqueo se realiz en su presencia y que le fueron devueltos en su
totalidad.

03. Un arqueo conlleva la formulacin de un acta que evidencie la

situacin objetiva encontrada durante el conteo, as como las expresiones de
conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o
valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.

04. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier

situacin de carcter irregular, sta debe ser comunicada inmediatamente a la
gerencia o a quien haga sus veces y, a la Oficina de Auditora Interna, para la
adopcin de las medidas correctivas que el caso amerite.

05. Son funcionarios competentes para efectuar arqueos: el jefe de

tesorera, el contador, el administrador, el auditor interno, y cualquier otro que
sea designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado
a los niveles superiores correspondientes.

230-13 REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES DE PAGO RECIBIDOS POR

ENTIDADES PUBLICAS

Las Tesorera antes de tramitar y efectuar el pago por obligaciones

contradas con proveedores, deben exigir la presentacin de comprobantes de
pago establecidos por ley.

Comentario:

01. El comprobante de pago es el documento que sustenta la

transferencia de un bien o la prestacin de un servicio. Debe extenderse
obligatoriamente an cuando dichas operaciones no se encuentren afectas a
tributos, de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley N 25632.

02. Las caractersticas de los citados documentos se encuentran

descritas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la
Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria-SUNAT, que entre otros
requisitos seala el nmero del registro nico del contribuyente-RUC-, razn
social, direccin, fecha de emisin y el impuesto general a las ventas
correspondiente.

03. La verificacin interna de la documentacin sustentatoria de pagos,

constituye un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de
la forma establecida por Ley para la emisin de comprobantes de pago que
entregan proveedores o contratistas a entidades pblicas, como resultado de la
transferencia de un bien y/o la prestacin de algn servicio.
 04. Corresponde a las Tesoreras de las entidades cautelar el
cumplimiento de esta norma, bajo responsabilidad administrativa y legal,
segn corresponda.