Manual Archivos Ana Luzon

La organizacin de los Archivos de Oficina
Ayuntamiento de El Escorial
17 21 de octubre de 2005
Ana Luzn Garca
La organizacin de los archivos de oficina Ayuntamiento de El Escorial
ndice
1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio documental..................................... 5

1.1. Archivo ...................................................................................................................................... 5
1.2. Documento................................................................................................................................ 8
1.3. El patrimonio documental ....................................................................................................... 17
2. El archivo de oficina. Los documentos en los archivos de oficina. Tcnicas de archivo:

Identificacin, clasificacin, ordenacin, descripcin e instalacin. Las transferencias de
documentos al archivo general ......................................................................................................... 19
2.1. El archivo de oficina................................................................................................................ 19

2.2. Los documentos en el archivo de oficina o de gestin ........................................................... 21
2.3. Tcnicas de archivo: identificacin, clasificacin, ordenacin, descripcin e instalaciones. . 25
2.4. La transferencia de documentos al archivo general ............................................................... 38
3. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina. La Ley de proteccin de datos ...... 41
3.1. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina ......................................................... 41
3.2. La Ley de proteccin de datos de carcter personal.............................................................. 48
4. El archivo municipal de El Escorial............................................................................................... 55

4.1. Cuadro de clasificacin del Archivo Municipal de El Escorial. ................................................... 55
4.2. Cmo se ha formado el archivo de El Escorial? ...................................................................... 60
5. Anexos.............................................................................................................................................. 65
5.1. Legislacin general sobre acceso............................................................................................... 65
5.2. Legislacin que contiene regulacin del acceso sobre materias especficas: ........................... 66
6. Bibliografa.................................................................................................................................... 69
3
1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio

documental
1.1. Archivo
Diferencia entre archivo y almacn de papel
Un archivo no es el lugar donde se guardan papeles que no sirven para nada o

donde se almacenan materiales, impresos y objetos que no caben en otro sitio.
ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Papeles apilados, diarios, boletines, 1. Documento importantes que hay que

fotocopias conservar clasificados y ordenados
2. Pocas personas saben lo que hay 2. Inventario de los documentos con su
3. Los documentos llegan como descripcin correspondiente
pueden 3. Traslado organizado de documentos
4. Cada persona conserva o elimina lo 4. Criterios nicos de conservacin y
que le parece oportuno eliminacin
5. Es difcil consultar o encontrar un 5. Consulta y prstamo de documentos
documento de forma gil
6. Todo el mundo puede acceder 6. Acceso para el personal autorizado
7. No hay normas de archivo ni de 7. Manual de gestin de los

clasificacin documentos
Adaptado de la web del Archivo de la Universidad Politcnica de Catalua1
Definicin de archivo
A lo largo de la historia los pueblos han sentido la necesidad de guardar y conservar
los documentos para poder perpetuar la memoria de los hechos e instituciones de sus
antepasados. En este sentido, el propio trmino archivo que se deriva del griego arche
y archios, significa origen o antiguo.
1
http://www.upc.es/info/arxius/castella/info/info.htm
5
El concepto actual de archivo conlleva tres acepciones:

Conjunto de documentos producidos y conservados por personas o entidades.
La institucin que administra los documentos.
El lugar donde se conservan los documentos.
Sobre el archivo se han hecho muchas definiciones aqu se ha elegido la que recoge
la Ley de Patrimonio Histrico Espaol.2
El archivo es el conjunto orgnico de documentos, o la reunin de varios

conjuntos, reunidos por las personas jurdicas, pblicas o privadas, en el
ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilizacin para la
investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa.
Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se
renen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente
mencionados dichos conjuntos orgnicos.
QU componen los archivos? CONJUNTOS ORGNICOS DE

DOCUMENTOS
(Los documentos se encuadran dentro de
una estructura)
QUIN los produce? PERSONAS:

FSICAS O JURDICAS
PUBLICAS O PRIVADAS
CMO se forman? PROCESO NATURAL: Las funciones y

actividades del rgano productor se
materializan de forma natural en
documentos, los cuales son testimonio de
las mismas.
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Tcnicas de Archivo y Tratamiento
de la documentacin administrativa.- Guadalajara, ANABAD Castilla-La Mancha, 1996
2
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol. Ttulo VII, Captulo II, artculo 59
(B.O.E. de 29 de junio)
6
De la definicin anterior se deben extraer otros aspectos que son importantes a la

hora de poder hablar de archivos como tales, dejando de lado esos almacenes de
papel a los que impropiamente se les denomina archivos. Se est hablando de que el
objetivo principal o fin ltimo que da sentido a la existencia de un archivo es el de
disponer de una documentacin organizada, cuya informacin sea recuperable para su
uso.
Objetivos de un archivo
Se trata por lo tanto de que los archivos presten un servicio a la sociedad. Los
archivos de los organismos pblicos sirven sus documentos a la propia institucin que
los produce, a los administrados y a la investigacin. Es decir, la utilizacin variar segn
sea el tipo de usuario.
Si es a la propia institucin productora, el servicio tendr la finalidad de facilitar la
gestin.
Si el usuario es el ciudadano, dentro del contexto de los archivos pblicos, se

estar garantizando el derecho a la informacin como reflejo de la transparencia
administrativa imprescindible en un Estado de Derecho.3
Finalmente, el usuario puede ser un investigador o la cultura en general.
OBJETIVOS INFORMACIN al servicio de:

Gestin administrativa
Informacin en general o al ciudadano
Investigacin o Cultura
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Opus cit.
Funciones de los archivos
Para poder llevar a cabo esos objetivos finales las funciones de los archivos son las
siguientes: reunir los documentos, organizarlos, conservarlos y servirlos.
Hay que tener en cuenta que estas funciones generales resultan comunes a todo tipo
de archivos, pero la forma de llevar a la prctica cualquiera de ellas presentar matices
dependiendo del tipo de archivo y de la edad de los documentos que lo componen:
3
La Constitucin Espaola reconoce el derecho a la informacin en el artculo 20, como un derecho
fundamental. Y ms adelante, en el artculo 105 b dispone que la ley regular
el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros pblicos.
7
mientras un archivo de oficina rene los documentos y los almacena segn los va
generando, un archivo centralizado se nutre de las remesas peridicas que las propias
oficinas le envan; por otra parte, tampoco se seguirn los mismos mtodos para
conservar documentos recientes que los producidos hace quinientos aos, que tienen un
valor histrico constatado.
REUNIR los documentos
ORGANIZAR los documentos (Clasificar + Ordenar)

FUNCIONES
CONSERVAR los documentos (Instalaciones adecuadas)
DIFUNDIR los documentos
ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIN + SERVICIO
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victora. Opus cit
1.2. Documento
Definicin de documento
El Diccionario de terminologa archivstica ofrece la siguiente definicin:
Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas,
pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y
formal.4
Por tanto, en el caso de la Administracin Local lo que define al documento es que

sea expresin testimonial de una determinada actividad que la entidad local realiza para
cumplir unas competencias determinadas, recogidas en cualquier tipo de soporte
material, siempre y cuando quede garantizada su autenticidad, integridad y
conservacin, segn determina la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y de Procedimiento Administrativo Comn, en su artculo
45.5.
4
Diccionario de Terminologa Archivstica. Madrid: Direccin de Archivos Estatales.1993
8
El documento ser:
Prueba de que esa actividad se ha realizado.
Testimonio de los derechos y obligaciones de la Administracin y del ciudadano.
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SOPORTAN LAS ACTUACIONES

ADMINISTRATIVAS Y EN ELLOS DEBEN QUEDAR GARANTIZADA SU
AUTENTICIDAD, SU INTEGRIDAD Y SU CONSERVACIN.
Adaptado de Dupl del Moral,Ana. Manual de archivos de oficina para gestores.

Madrid. Comunidad de Madrid. 1997
Adems los documentos de archivo poseen ciertos rasgos que los van a diferenciar
de otro tipo de soportes que contienen informacin de actos de las personas o de las
culturas.
Su gnesis u origen: Se producen dentro de un proceso natural de actividad,

surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a
l. Por ello, el conjunto de documentos de un archivo refleja siempre el contexto
en el que se desarrolla las actividades y funciones del rgano productor.
El carcter seriado: Los documento se producen uno a uno y con el paso del
tiempo constituyen series (correspondencia, expedientes de gasto, expedientes
personales, actas, etc.)
Su condicin de exclusivos: cada documento de archivo responde a una actividad

del productor. Por ejemplo, los expedientes de licencias de obras, forman la serie
de licencia de obras tramitadas a lo largo de los aos, pero cada expediente en
s es nico porque se refiere a una persona, a un lugar y a un asunto
determinado.
Su unicidad o condicin de originales: otra de las caractersticas del documento
de archivo es que son ejemplares nicos y originales. Al ser creados como
soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un rgano, como
prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos de validacin
necesarios mediante la incorporacin de signos y marcas (firmas o rubricas de su
autor, sellos, registros, etc.). Su condicin de nicos viene definida adems por la
reunin de tres aspectos:
9
o Su integridad: debe estar integro o completo, no le debe faltar ninguna de sus

partes, tanto las que se refieren a sus caracteres externos como internos.
o Su autenticidad: es decir, que se corresponde con el autor, fecha, el lugar y el
asunto que en l se consignan. Significa constancia fehaciente de la autora
del acto.
o Su ingenuidad o forma: se esta hablando de su condicin de borrador, copia

u original, pero para que sea nico no puede ser un ejemplar mltiple, es
decir, fotocopiado, editado, etc.
Caracteres de los documentos

Una vez conceptualizado el documento se estudiaran sus caractersticas y las
variantes que se pueden encontrar en un archivo: textos manuscritos, impresos, mapas,
dibujos, fotografas, discos, etc. Schellemberg5 -a quien se seguir en este epgrafe-
estableci que los caracteres de los documentos se refieren tanto a su estructura fsica
(caracteres externos) como a su contenido (caracteres internos).
Caracteres externos: Caracteres internos:
o Clase o Entidad productora

o Tipo o Origen funcional
o Soporte o Fecha y lugar de produccin
o Formato o Contenido sustantivo
o Cantidad
o Forma.
Caracteres externos:
La clase: est determinada por el procedimiento empleado para transmitir la

informacin, as se encontraran documentos: textuales ( trasmiten la informacin
mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso); iconogrficos
(emplean la imagen, signos no textuales, colores, etc., para representar la
informacin: mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas, transparencias,
etc); sonoros (permiten grabar y reproducir sonidos: discos, cintas magnticas,
discos compactos, etc); audiovisuales (combinan la imagen en movimiento y el
sonido: filmes, cintas de video, videodiscos, ); electrnicos o informticos (son
los generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas
magnticas, disquetes, CD ROM, etc.).
5
Schellenberg, T. R. Tcnicas descriptivas de archivos. Crdoba (Argentina). Universidad Nacional,
1961.
10
El tipo: es una caracterstica que va ms all de lo meramente fsico o externo, se

refiere a los elementos de informacin que contiene el documento y a cmo stos
se estructuran dentro del documento. La estructura del documento se deriva de la
actividad administrativa representada en el mismo. Por ejemplo, si la actividad
consiste en plantear preguntas se materializa en un tipo denominado
cuestionario; si est relacionada con informar sobre un asunto determinado se
materializa en un tipo denominado informe; si la actividad consiste en resolver
una situacin el tipo de documento producido se llamar resolucin; si es legislar
en una ley; y si es comunicar un asunto en una carta u oficio.
El soporte: es la configuracin fsica del documento, que depende de los

materiales utilizados para su composicin, segn sea la materia empleada se
puede hablar de: documentos en soporte papel (artesanal o industrial), soportes
fotogrficos (filmes, fotografas, microformas), soportes magnticos (cintas de
vdeo, cintas de casete, disquetes), soportes pticos (CD ROM).
El formato: es la forma de presentacin del documento, el tamao y las
dimensiones. As, los documentos textuales en soporte papel pueden tener el
tamao de una cuartilla, DIN A4, DIN A3; pueden presentarse formando un
expediente; en volmenes como los libros de actas o los libros de registro; y a su
vez el conjunto de ellos forman unidades en forma de legajos o cajas.
La cantidad: es el nmero de unidades o el espacio que ocupan las mismas en la
estanteras, donde la medida son los metros lineales.
La forma: se refiere a su condicin de originales o copias.
Caracteres internos:
Entidad productora: Es la persona o institucin que produce el documento, es
decir el autor del documento.
Origen funcional: Es la razn por la cual se producen los documentos, la funcin
administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce.
Fecha y lugar de produccin: denominadas tambin data tpica y data crnica del
documento, lo situarn en un tiempo y en un espacio.
Contenido: Es el asunto o tema del que trata. Cada documento aunque forme
parte de una serie documental, derivada de las actividades que tiene
encomendadas el productor, siempre se referir a una persona o a unos asuntos
diferentes.
11
En cualquier archivo el conocimiento y estudio de los caracteres externos e internos

de los documentos que lo forman, es imprescindible para acometer correctamente su
organizacin, descripcin, instalacin y seleccin.
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS
La clase: Documentos textuales, documentos grficos, documentos

fotogrficos, documentos sonoros, documentos audiovisuales,
documentos informtico.
El tipo: Oficios, cartas, acuerdos, decretos, resoluciones, actas,

informes, solicitudes, denuncias, etc.
CARACTERES El soporte: Documentos en papel, documentos en soporte fotogrfico,

EXTERNOS documentos en soporte magntico, documentos en soporte ptico.
El formato: Expedientes, libros, volmenes, legajos, cajas
La cantidad: Nmero de unidades, metros lineales
La forma: Borrador, minuta, original o copia.
El productor: quin
El origen funcional: por qu

CARACTERES
INTERNOS
La fecha y lugar de produccin: cundo, dnde
El contenido: qu
Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.
12
El valor de los documentos de archivo

Al documento de archivo se le reconocen dos tipos de valores: el valor primario y el
secundario.
El valor primario: es aqul que va unido a la finalidad inmediata por la cual el

documento se ha producido por la institucin. Este valor primario se refiere a que el
documento, desde su nacimiento, tiene como principal objetivo servir de garanta o de
prueba de una actividad determinada, es decir, de testimonio administrativo de una
gestin. El valor primario por tanto, es el valor administrativo del documento.
El valor secundario: con el paso del tiempo el documento va perdiendo su valor
primario desde el punto de vista administrativo y adquiere un valor secundario como
fuente de informacin y testimonio para la investigacin y reconstruccin histrica. El
valor secundario, se refiere al valor histrico que posee el documento como fuente
primaria para la historia.
Valor Testimonio de la
Valor primario
administrativo gestin administrativa
Testimonio e
Valor
Valor histrico informacin para la
secundario
investigacin
Adaptado de Molina Norte, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.
Clasificacin de los tipos documentales de la Administracin

Teniendo en cuenta los tipos documentales mencionados al hablar de los caracteres
externos de los documentos y sabiendo que estos pueden estar formados por
documentos simples o documentos compuestos (expedientes), se establecer una
clasificacin atendiendo al acto jurdico que manifiesta y a si son documentos simples o
compuestos.
13
Tipos documentales simples:
Se seguir la clasificacin que hace el profesor Gonzlez Navarro6 para clasificar los
documentos administrativos pblicos:
1. Documentos administrativos resolutorios: son documentos que incluyen un

mandato o decisin de la autoridad, como por ejemplo: los acuerdos, decretos,
resoluciones, licencias, etc.
2. Documentos administrativos de instruccin: son necesarios para que se instruya

el propio trmite administrativo, por ejemplo: denuncias, informes, mociones,
atestados, pliegos de cargo, propuestas, etc.
3. Documentos administrativos de constancia: dan fe de un acto, por ejemplo: actas,

diligencias, certificados, ttulos, recibos, cartas de pago, listas, etc.
4. Documentos administrativos de comunicacin: son los que sirven para establecer

comunicacin en la unidades administrativas: oficios, cartas, anuncios, circulares,
edictos, telegramas, saludas, notas de rgimen interior, etc.
5. Documentos administrativos mediante los cuales los particulares se comunican
con la administracin, tales como instancias, declaraciones, denuncias, etc.
En el cuadro que se expone a continuacin se ampla y completa el estudio de tipos

documentales realizado por el profesor Gonzlez Navarro, para ello se ha utilizado el
Manual de estilo del lenguaje administrativo7 y el Manual de documentos
administrativos8.
TIPOS DOCUMENTALES SIMPLES
GONZLEZ NAVARRO MANUAL DE ESTILO MANUAL DE DOCUMENTOS
1. Documentos resolutorios 1. Documentos resolutivos 1. Documentos de decisin

Decretos Acuerdos Resoluciones
Ordenes Autorizaciones Acuerdos
Acuerdos Mandamientos
Autorizaciones Resoluciones
6
Gonzlez Navarro, F. Introduccin al estudio de los documentos administrativos. En Estudios en
Homenaje al Profesor Lpez Rod. Vol. I, Madrid, 1972.
7
Manual de estilo del lenguaje administrativo. Madrid. Ministerio de Administraciones Pblicas. 1991.
8
Manual de documentos administrativos. Madrid. Ministerio de Administraciones Pblicas. Tecnos.
1994
14
TIPOS DOCUMENTALES SIMPLES (Continuacin)
GONZLEZ NAVARRO MANUAL DE ESTILO MANUAL DE DOCUMENTOS
2. Documentos de 2. Documentos de 2. Documentos de juicio

instruccin instruccin Informes
Denuncias Actas
Informes Diligencias 3. Documentos de
Mociones Cartas de pago constancia
Certificaciones Actas
3. Documentos de Contratos Certificados
constancia Resguardos
Actas 4. Documentos de
Diligencias 3. Documentos de transmisin
Certificados comunicacin Comunicaciones
Documentos de Anuncios Notificaciones
exhibicin como ttulos, Circulares Publicaciones
Citaciones
DNI,
Comunicaciones 5. Documentos de los
Edictos ciudadanos
4. Documentos de Notas informativas Solicitudes
comunicacin Denuncias
Notificaciones
Oficios Alegaciones
Oficios
Notificaciones Recursos
Requerimientos
Circulares
4. Escritos a la
5. Documentos recibidos administracin
por la administracin
Declaraciones
Instancias
Denuncias
Solicitudes
Solicitudes
Declaraciones
Tipos documentales compuestos (expedientes):
Existen diferentes maneras de clasificar los expedientes, se ha optado por una que
atiende al trmite y finalidad de los asuntos a resolver.
1. Expedientes de conocimiento: son aquellos que no tienen un trmite especial y

han de surtir efectos en las respectivas dependencias con fines estadsticos, de
constancia o de archivo.
2. Expedientes de informacin: aquellos que tienen por objeto suministrar o solicitar

estudios y propuestas sobre una materia.
15
3. Expedientes de resolucin: son aquellos que estn regulados por un

procedimiento administrativo concreto, y de acuerdo con el procedimiento dan
lugar a la adopcin de un acuerdo o una decisin fundamentada.
TIPOS DOCUMENTALES COMPUESTOS (EXPEDIENTES)
No responden a un trmite reglado especial y sirven para

dar constancia de algo, para estadsticas o archivo:
EXPEDIENTES DE Expediente de estudio de la plantilla de personal
CONOCIMIENTO Expediente de cuantificacin de suelo no urbanizable

Inventario de vivienda ilegales
Etc.
Tiene por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas

sobre una materia concreta:
Expediente informativo sobre:
Implantacin de transporte urbano
EXPEDIENTES DE
Creacin de un Centro de Salud
INFORMACIN
Privatizacin de la recaudacin ejecutiva
Estos expedientes contienen fundamentalmente: Informes
de evaluacin, valoracin de datos, documentacin
estadstica y de apoyo informativo
Dan lugar a la adopcin de un acuerdo o decisin

fundamentada segn disposiciones legales:
Expediente de contratacin
EXPEDIENTES DE
Expediente de gasto
RESOLUCIN
Expediente de impuesto municipal (plusvala)
Expediente de licencia de obra

Expediente de concurso-oposicin
16
1.3. El patrimonio documental

Tanto la Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol como la Ley 4/1993 de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, nos hablan de los
documentos que forman parte del Patrimonio Documental y de las obligaciones que
existen con respecto a la correcta conservacin del mismo.
Por lo que respecta al mbito de la Comunidad de Madrid la Ley 4/93 en el artculo

cuatro dice:
Forman parte del Patrimonio Documental Madrileo todos los documentos

de Archivo, recogidos o no por centros de archivos, generados en cualquier
poca, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por: []
c) Todas la entidades de la Administracin Local Madrilea []
e) Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de
sus funciones por las personas fsicas en el desempeo de cargos pblicos
en cualquiera de los rganos de los apartados anteriores.
La Ley 16/1985 define el Patrimonio Documental en el artculo 49.2:
los documentos de cualquier poca, generados, conservados o

reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad
de carcter pblico, por la personas jurdicas en cuyo capital participe
mayoritariamente el Estado u otras entidades pblicas y por la personas
privadas, fsicas o jurdicas, gestoras de servicios pblicos en lo relacionado
con la gestin de dichos servicios
En el artculo 52 de esta Ley se habla de la obligacin de conservar y proteger el

Patrimonio Documental:
Todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliogrfico

estn obligados a conservarlos y protegerlos; destinarlos a un uso que no
impida su conservacin y mantenerlos en lugares adecuados.
A continuacin, en el artculo 54 marca la obligacin de no apropiarse de los bienes

constitutivos de Patrimonio Documental y de la necesidad de que estos sean remitidos al
archivo correspondiente:
Quienes por la funciones que desempean tengan a su cargo documentos
a los que se refiere el artculo 49.2, estn obligados, al cesar en sus
funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al
Archivo que corresponda.
17
2. El archivo de oficina. Los documentos en los archivos de oficina.

Tcnicas de archivo: Identificacin, clasificacin, ordenacin,
descripcin e instalacin. Las transferencias de documentos al
archivo general
2.1. El archivo de oficina

El escaso grado de organizacin existente en los archivos de oficina es causa diaria
de lentitud en la accin administrativa y origina no pocos problemas tanto internos como
externos. En el pasado los usos administrativos, el tan recurrido vuelva usted maana,
y la menor complejidad de las tareas encomendadas, hacan posible el manejo de un
nmero de expedientes ms o menos abarcable. Ahora, la actuacin de las
administraciones es tan complicada que su personal se siente incapaz de afrontar con
sus solas fuerzas la gestin documental, tanto por falta de recursos como por
desconocimiento de las tcnicas adecuadas. Los tempos moderatos ya no son
posibles, la sociedad exige rapidez y eficacia en la gestin y, en el mbito de la cosa
pblica, le asisten las leyes, como lo prueba la Ley de Rgimen Jurdico de las
Administraciones Pblicas y Procedimiento Administrativo Comn.
Parece claro que la correcta gestin de los documentos en la primera fase, archivo
de oficina, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la
buena marcha de los asuntos de cada entidad y es una herramienta de primer orden
para reducir costes y evitar prdidas informativas. Lo contrario es motivo de retraso en la
resolucin de asuntos, lo que ocasiona perjuicios a la propia organizacin y a terceros,
especialmente grave en el caso de las Administraciones pblicas, lo cual suele
traducirse, adems, en prdidas econmicas.
El archivo de oficina est formado por los documentos que estn en trmite o que,
una vez terminado el mismo, son de uso muy frecuente por parte de los gestores. Tienen
plena vigencia jurdica y administrativa. La permanencia de los documentos tramitados
en los archivos de oficina debe reducirse al mnimo plazo y ste no ser superior a
cuatro aos, salvo excepciones razonadas.
M Luisa Conde, directora del Archivo General de la Administracin, opina que la

organizacin que se les d a los documentos en esta primera etapa determinar las
posibilidades de tratamiento en todas las dems. Esta organizacin debe basarse
19
exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en los que

se materializan las competencias que tienen asignadas la oficina productora.9
El archivo de oficina se forma mediante la acumulacin cotidiana y organizada de los

documentos generados y recibidos por una oficina. La funcin principal del mismo es la
de organizar correctamente los documentos que va produciendo, para agilizar el trmite
que se le haya encomendado.
Actividades del archivo de gestin o de oficina

1. Impedir la dispersin o eliminacin de documentos.
2. Formacin correcta de las series documentales, evitando el fraccionamiento de los

expedientes segn el trmite administrativo que los genere o la agrupacin en un
dossier de distintos expedientes o tipos documentales por referirse a un asunto en
comn.
3. Estar en contacto permanente con el archivo general, tanto para solicitar

recomendaciones y ayudas, como para suministrar la informacin que el archivo
general precise para la correcta identificacin de las series documentales.
4. Preparar las transferencias de documentos de acuerdo con las normas existentes.
5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro

de prstamos.
6. Solicitar y devolver correctamente al archivo general los documentos, que an
habiendo sido ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad
administrativa.
7. Facilitar la informacin que tanto los ciudadanos como la Administracin soliciten

respecto a los documentos que custodia.
8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la informacin y a los documentos

(ficheros manuales o informticos)
9. Formar un registro de las transferencias de documentos enviados al archivo general
10. Instalar en carpetas, cajas, estanteras, etc. de forma adecuada los documentos,
preocupndose por su estado de conservacin.
9
Conde Villaverde, M Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid: Direccin
de Archivos Estatales, 1992
20
2.2. Los documentos en el archivo de oficina o de gestin

Documentos de archivo y documentacin de apoyo informativo
La ley 4/1993 recoge en su artculo 1 el concepto de documento de archivo como
testimonio de los actos de la Administracin, excluyendo del mismo la documentacin
mltiple de carcter nicamente informativo. Esta ltima es la que constituir la
documentacin de apoyo informativo, es decir, aquella que ayuda a la oficina a
informarse para la instruccin o resolucin de un expediente o para cualquier otro asunto
relacionado con la gestin.
Por ejemplo: Boletines oficiales, folletos de casa comerciales, revistas jurdicas o de

trmite administrativo, catlogos de libreras, manuales, fotocopias de documentos del
archivo que sirven de informacin para otra actuacin; es decir, toda aquella informacin
impresa en la que el gestor busca informacin en general.
Esta documentacin de apoyo informativo, si por una cuestin prctica, se incluye en
la carpetilla del expediente, una vez utilizada la informacin requerida, se sacar de ella.
DOCUMENTACIN DE APOYO
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
INFORMATIVO
Son ejemplares nicos, testimonio de Est constituida por ejemplares

las actividades de las personas fsicas mltiples (impresos, fotocopias, etc) de
y jurdicas en el ejercicio de sus origen y caractersticas diversas, cuya
funciones y contienen derechos y utilidad para la Administracin reside
obligaciones de la Administracin y de en la informacin que contiene, para
los ciudadanos. ayudar a la gestin.
Se archivaran manteniendo Se archiva en oficina durante el tiempo
diferenciados los distintos expedientes que esta la necesite. Suele
en que se materializan las organizarse por materias, es decir, por
competencias de la oficina productora. el tema que contiene.
Se transfieren al archivo general No se transfiere al archivo general.
segn el calendario que se tenga
establecido.
Adaptado del cuadro del Manual de Archivo para gestores de Ana Dupl del Moral
21
La documentacin de apoyo informativo no forma parte del patrimonio documental, y

por lo tanto, no se transfiere al archivo general. Se destruir cuando deje de tener el
valor informativo por el que se recopil.
Principales tipos documentales de archivo

La Correspondencia:
La correspondencia debe tratarse como una serie documental dentro del organismo
productor que la ha generado, de una forma unitaria, como testimonio de las relaciones
del mismo. En la prctica, esto se realizar uniendo fsicamente, en una misma unidad,
lo que se enva con lo que se recibe. De esta manera se ir formando la serie de
correspondencia de la oficina que sea. Pueden se originales y copias y no tiene que
estar vinculada a ningn procedimiento administrativo concreto.
Organizacin:
La correspondencia, tanto la emitida como la recibida, que forma parte de un

expediente, se ordena con dicho expediente, porque forma parte de un procedimiento
administrativo.
La correspondencia que acompaa a una informacin importante: facturas, informes u
otros documentos, se archiva en funcin de esta informacin adjunta.
La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un

expediente ni acompaa a una informacin importante, es decir, que se limita a una
informacin ms genrica.
La ordenacin que se da a la correspondencia servir para localizar con rapidez un
determinado documento, para ello se emplea el orden lgico cronolgico:
o separar correspondencia externa de la interna
o separar por organismos, o personas fsicas o jurdicas
o dentro de esas separaciones se ordena cronolgicamente.
Libros de registro generales y auxiliares:
El registro es un instrumento jurdico, cuya finalidad es conseguir un sistema de

control y de garanta externa e interna de los documentos que se presentan en la
Administracin y de los documentos oficiales que se envan a otros organismos o a
particulares. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque ste no
se haya conservado.
22
En las Administraciones pblicas existe un registro general de entrada y otro registro

general de salida, pero esto no impide que en algunas oficinas lleven registros auxiliares.
El expediente administrativo:
Se entiende por expediente administrativo la unidad documental formada por un

conjunto de documentos generados, orgnica y funcionalmente, por un sujeto productor
en la resolucin de un asunto.
Estructura del expediente: debe ser lgica, coherente y cronolgica, ordenndose los
documentos de acuerdo con el procedimiento o trmite seguido. Los criterios de
formacin del expediente administrativo debern se uniformes y conocidos por todo el
personal involucrado en dicha tarea.
Principio de unidad del expediente: como se establece en las disposiciones vigentes
en materia de procedimiento, el expediente se debe iniciar y resolver en el organismo
que tenga la competencia especifica en relacin con el tema de que se trate,
independientemente de que intervengan para su resolucin diferentes unidades u
organismos administrativos.
Cada expediente debe estar contenido en una carpetilla o guarda exterior en donde
se anotarn todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que
lo ha tramitado, fecha de iniciacin y de finalizacin, resumen del asunto, nmero de
documentos, norma que regule el trmite,
Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el primer momento, ya
que transcurrido un tiempo resulta ms difcil hacerlo con acierto.
Se ha de evitar la extraccin de documentos originales de los expedientes en

tramitacin a solicitud de terceros: en este caso se fotocopiaran y devolvern
inmediatamente a su lugar.
Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente, adems de
apuntarlo en un libro de control de prstamos, habr de dejar en su lugar un testigo
(por ejemplo, hoja tamao folio de color), haciendo constar el nombre de la persona
que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar el
documento para su posterior recuperacin.
23
La formacin de los documentos administrativos. El procedimiento administrativo
Las actuaciones de las Administraciones estn sujetas a un procedimiento regulado

por la norma, estas actividades formalizadas se plasman en documentos. Por lo tanto,
los documentos no nacen de manera arbitraria, sino que reflejan las actuaciones
procedimentalizadas de la Administracin.
El procedimiento administrativo:
1. Inicio: el procedimiento podr iniciarse de oficio (se incoa por acuerdo, por propia
iniciativa del rgano competente o por orden superior, mocin razonada de los
subordinados o denuncia) o de parte (es decir, a instancia de los interesados).
2. Tramitacin: el impulso se realizar de oficio en todos sus trmites, el orden que

se llevar en el despacho de los expedientes es el riguroso de su incoacin, se
deber dar rapidez al procedimiento, debiendo acordarse en un solo acto aquellos
trmites que puedan impulsarse a la vez y que no estn subordinados entre s, se
debern comunicar los plazos establecidos, los jefes son los responsables de la
tramitacin, no se debe olvidar que existe la posibilidad de reclamacin por
defectos de trmite.
3. Instruccin: la fase de instruccin se refiere a los actos adecuados para la
determinacin, conocimiento y comprobacin de datos, en virtud de los cuales se
deba pronunciar la resolucin. Actos como: alegaciones, prueba, informes y
participacin del interesado.
4. Fin: todo expediente tiene de forma natural un final. Las posibilidades que refleja
la ley son las siguientes: resolucin, desistimiento y renuncia por parte del
interesado y caducidad.
5. Ejecucin: en cuanto a la ejecucin, la ley dice que no se daarn derechos

adquiridos con anterioridad. La Administracin Pblica podr proceder, previo
apercibimiento, a la ejecucin mediante las vas que recoge la ley (apercibimiento
sobre el patrimonio, ejecucin subsidiaria, multa coercitiva, etc.)
6. Revisin: Puede realizarse a iniciativa de las Administraciones Pblicas o a

solicitud del interesado. (Actos enumerados en los artculos 62 y 63 de la Ley
30/92).
7. Recurso: existen diferentes formas de recurrir las resoluciones de los

expedientes: los recursos de alzada, los recursos de reposicin o la va
contencioso-administrativa.
24
2.3. Tcnicas de archivo: identificacin, clasificacin, ordenacin, descripcin

e instalaciones.
El archivo de oficina, como cualquier otro, responde a una exigencia de primer orden:
encontrar la informacin que se busca en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es
necesario conocer con precisin qu es lo que se tiene, es decir, el conjunto de
documentos, algo imposible de todo punto si los documentos no estn organizados de
forma apropiada. De acuerdo con lo manifestado anteriormente, este epgrafe es un
conjunto de pasos bsicos para lograr ese nivel imprescindible de organizacin.
La Identificacin
La identificacin es una operacin previa a la clasificacin que conduce al
conocimiento del rgano y de las unidades administrativas que producen los documentos
y sus funciones, a travs, si es posible, de la normativa que los origina y tambin de los
tipos documentales producidos como consecuencia y expresin de las actuaciones de
ese rgano.
La Clasificacin
Esta fase es el resultado de la aplicacin de los principios bsicos de la archivstica:

el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo, de tal forma que cada
documento se encuentre en el fondo o archivo de la oficina u rgano que lo produce
(respeto a la procedencia), y en su lugar dentro de ese fondo o archivo (respeto a la
estructura interna).
Efectuada la identificacin de los documentos de acuerdo a rganos productores en

el ejercicio de sus competencias, a sus funciones y al tipo documental determinado por
el ejercicio de una actividad, se realiza esta segunda operacin, la clasificacin. Ambas
operaciones, identificacin y clasificacin, son fciles de llevar a cabo en esta fase de
Archivo de Oficina, ya que identificar el rgano en el que se trabaja, sus funciones y los
documentos que se tramitan en l, se produce de modo natural.
Una vez realizada correctamente esta identificacin, la clasificacin va a darse

tambin de un modo natural.
La clasificacin es la operacin mediante la cual los documentos producidos y

recibidos por una determinada unidad administrativa se van separando, formando
conjuntos orgnicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas
por esa oficina, a esos conjuntos orgnicos se les viene llamando SERIES.
25
La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la

Comunidad de Madrid, determina en su artculo 15:
1. Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en
series documentales.
2. Los Archivos de Oficinas se clasificarn de acuerdo con el Principio de
Respeto a la estructura en que se generan esos documentos.
Aunque se haya hablado de la naturalidad con la que se producen los documentos y

aunque los encargados de archivar los documentos conocen el trmite que los genera, a
veces se producen situaciones en las que las series documentales no estn bien
definidas, de manera que es prctica comn, agrupar en una misma unidad documental
varias series porque el asunto es comn; o archivar por separado documentos que
deberan formar una sola unidad documental. Por ejemplo:
> En el primer caso, archivar en una sola unidad distintos expedientes: un

expediente de segregacin, un expediente de permuta, un expediente de
licencia de obra, un expediente de licencia de apertura, etc., porque todo ello se
refieren a la misma actividad; incluso cuando entre un expediente y otro han
podido pasar muchos aos, es un error. Este criterio es subjetivo, engorda los
expedientes de manera desmesurada, los hace inmanejables, se mezclan
documentos de un trmite con otro y, a la larga, la bsqueda de informacin es
lenta y desanima a la persona que la realiza.
> En el segundo caso, es prctica habitual encontrar fraccionamientos de
expedientes como separar las licencias de obras de las licencia de fin de obra y
primera ocupacin; separar las facturas de los expedientes de gasto; o
separar los expedientes de gasto, completos, que pagan certificaciones de
obras del resto de la serie, creando una nueva serie que es idntica a la
anterior, donde el elemento diferenciador es el contenido no el trmite: qu se
est pagando y a quin.
La existencia de tipos documentales hace que se respeten los diferentes
procedimientos administrativos.
La existencia de las series documentales, es decir la suma del mismo tipo
documental a lo largo del tiempo y producido por la misma oficina productora, hace que
se respete la estructura en que se generan los documentos.
Los Tipos Documentales junto a la oficina que los produce forman las SERIES
DOCUMENTALES de cada oficina. Por ejemplo, las cartas emitidas o recibidas por el
26
Alcalde, formaran la serie de Correspondencia de Alcalda, las actas emitidas por el

Secretario sobre el Pleno, la Serie de Actas del Ayuntamiento Pleno, y as sucesivamente,
es decir, cada serie ser el resultado de la unin del tipo documental y del rgano. No
ser la misma serie documental la Correspondencia de la Secretara Particular del Alcalde
que la serie de correspondencia de Quintas o la de Personal, ni la Serie documental de
Actas del Ayuntamiento Pleno que la serie de Actas de la Junta de Gobierno.
Por qu se explican estas nociones:
1. Porque a veces no se sabe diferenciar correspondencia de expedientes.
2. Porque no se sabe definir claramente algunos expedientes: dnde comienzan, qu

documentos deben agregarse y cundo acaban.
3. Porque se fraccionan algunos expedientes, abriendo nuevos expedientes cuando

ingresan documentos que deben ser unidos a sus antecedentes.
4. Porque el hecho de que una persona tenga a su cargo distintas funciones est
generando una mezcla de documentos que se originan en distintas leyes y medios de
actuacin, organizndolos por materias y asuntos. CUANDO LO DESEABLE ES
ORGANIZAR SEPARANDO SERIES DOCUMENTALES (TIPO DOCUMENTAL +
OFICINA).
Por ello, a la hora de clasificar hay que tener presente:
Quin es el rgano o unidad productora.

Cules son sus funciones.
Qu actividades desarrolla el rgano productor para cumplir las funciones.
En qu tipos documentales se materializan.
Cul es la Norma reguladora.
Por ejemplo:
OFICINA TIPOS NORMAS

FUNCIONES ACTIVIDADES
PRODUCTORA DOCUMENTALES REGULADORAS
SERVICIOS Planificacin del Estudio e Expediente de Ley del suelo de

TECNICOS urbanismo del informe sobre el modificacin la Comunidad de
MUNICIPALES municipio, planeamiento y puntual de NNSS Madrid.
crecimiento, usos sus posibles Estudios de Ley 30/92, de
del suelo, modificaciones. Viabilidad. Procedimiento
inspeccin de las Informe sobre Administrativo
Licencias de
construcciones, las obras a obras
et. realizar en el
municipio
27
Sistemas de clasificacin:
1. Clasificacin funcional: Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad

que genera o ha generado los documentos del archivo son los elementos tomados
en consideracin para clasificar los documentos, es decir para separarlos de una
forma organizada. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la
documentacin de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Por
ejemplo, agruparemos los expedientes que recogen convenios laborales para
constituir la serie de convenios laborales. La caracterstica comn a todos ellos es
que son producto de una misma actividad, la de establecer el marco de relaciones
laborales de la Entidad. Una vez agrupado todos los documentos en series estos los
relacionamos con una estructura superior que acoge a todas las series relacionadas
con la administracin de personal: ofertas pblicas, expedientes de acceso,
expedientes personales, expedientes de pensiones, etc. Las series se engloban
bajo el epgrafe de personal o recursos humanos. A su vez, las funciones se
agrupan en clases ms amplias, derivadas de las competencias de la entidad. La
funcin de personal, junto con la asesora jurdica, o el patrimonio pertenecen a la
actividad administrativa de la entidad.
FUNCIN DE SUPERIOR
SERIES FUNCIN
CATEGORA
Convenios laborales
Expedientes de personal
Personal Administracin general
Expedientes de pensiones
Oferta pblica de empleo
Padrn del IBI

Recaudacin
Expediente de Plusvala
Hacienda
Expediente de presupuesto
Contabilidad
Expediente de gasto
28
2. Clasificacin orgnica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las
diferentes divisiones administrativas o estructura orgnica de la entidad,
reproduciendo sus servicios, secciones, unidades. Esta clasificacin tambin sigue
un planteamiento jerrquico desde las unidades administrativas ms bajas hasta las
divisiones ms amplias. Siguiendo el ejemplo anterior, las series documentales se
clasificaran de acuerdo con la o las diferentes oficinas de personal, a su vez
englobadas por las secciones de recursos humanos, que a su vez dependern de
una direccin de administracin y, as sucesivamente hasta llegar a la institucin
que lo engloba todo.
SERIES NEGOCIADOS SERVICIOS DIRECCIN ENTIDAD
Convenios
laborales
Negociado de
Relaciones
Laborales
Expedientes
de revisin de
Convenio
Nminas
Habilitacin
Boletines
RECURSOS
variaciones SECRETARA AYUNTAMIENTO
HUMANOS
nminas
Oferta pblica
Expedientes
Personal
de acceso
Expedientes
de personal
29
3. Clasificacin por materias: Este tipo de clasificacin es resultado del anlisis del
contenido de los documentos, es decir, de los asuntos o materias sobre los que
versan. Tomando el ejemplo anterior, los convenios estaran clasificados bajo el
epgrafe o materia: condiciones de trabajo, este a su vez, bajo el epgrafe,
empleados pblicos. Se harn tantas subdivisiones como se consideren necesarias.
NOMBRE DE
SERIE MATERIA MATERIA LA
INSTITUCIN
Convenios Condiciones Empleados

laborales de trabajo pblicos
Ayuntamiento
de ...
Expediente de Impuestos Hacienda

plusvala municipales municipal
La eleccin del sistema de clasificacin ms apropiado de entre los tres que se han
expuesto depende de varios factores:
Debe ser un sistema lo ms estable posible de modo que la clasificacin dada al
fondo o archivo perdure en el tiempo.
Debe ser objetivo, es decir, que la clasificacin no dependa de la percepcin que

el archivero o persona que la organice pueda tener.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los

documentos, del proceso administrativo del cual son resultado.
Aplicando estos criterios el sistema de materias quedar descartado por carecer de

estabilidad, ya que la subjetividad es mayor por cuanto el contenido puede ser percibido
de forma diferente por distintas personas.
En un archivo de oficina el criterio ms claro y fcil de aplicar es el orgnico, ya que

cualquier empleado conoce su servicio, la divisin en negociados y, dentro del que se
encuentre, las series documentales que produce.
Para un archivo general el criterio ms adecuado es la mezcla de lo orgnico y lo

funcional, ya que en el archivo general se archivan los documentos de la institucin a lo
largo de la historia. Con el tiempo las oficinas y estructuras orgnicas van cambiando;
30
sin embargo, las funciones suelen mantenerse, unas ms ampliadas, otras mermadas,
algunas desaparecen y otras son de nueva creacin.
Cmo se elabora un cuadro de clasificacin?
Se conoce la estructura orgnica de la institucin (direccin, servicio, negociado), se

conocen las funciones de esos rganos productores de documentos, se conocen las
actividades que se materializan en series documentales. El cuadro de clasificacin de los
documento de la oficina se elaborar jerarquizando esa informacin, ya se mencion que
el ms adecuado y fcil para una oficina es el orgnico. Teniendo presente el
organigrama de la institucin se descender desde el rgano superior hasta llegar al
inferior, haciendo colgar de este ltimo las series. Se emplear una estructura en rbol,
numerando los epgrafes.
Por ejemplo:
1. SECRETARA GENERAL
1.1. RECURSOS HUMANOS

1.1.1. Personal
1.1.1.1. Expedientes personales
1.1.1.2. Expedientes de acceso a la funcin publica

1.1.1.3. Expedientes de acceso a personal laboral
1.1.1.4. Oferta pblica
1.1.2. Habilitacin
1.1.2.1. Boletines variaciones de nminas

1.1.2.2. Declaraciones IRPF
1.1.2.3. Nominas
La ordenacin:
La ordenacin se aplica sobre cada serie documental, no sobre todo el archivo, el
tratamiento que se da a este ltimo es la clasificacin o la organizacin. La ordenacin
es el siguiente paso a la clasificacin, dentro de la organizacin del archivo de oficina, de
manera que el expediente estar incluido dentro de su grupo o clase, y en el lugar que le
corresponde.
31
Qu criterio se sigue para ordenar una serie documental?

Generalmente, ser el criterio de bsqueda o de localizacin. Es decir, se ordenan
las series documentales fijando un criterio que permitir localizar un documento entre
diez, veinte, cincuenta, cien o ms documentos de la misma serie documental. Una serie
siempre es tramitada de la misma manera, siguiendo siempre el mismo procedimiento.
Por ello, cuando se quiere ordenar una serie documental se deben buscar los elementos
del contenido que sirven para diferenciar un expediente de otro. Por ejemplo:
el nombre del interesado (persona fsica o jurdica).
el emplazamiento.
el ao del documento o la fecha completa.

el nmero de registro de entrada.
Tipos de ordenacin:
1. La ordenacin alfabtica: consiste en la utilizacin de las letras de alfabeto como

criterio de ordenacin. La ordenacin alfabtica puede ser alfabtica onomstica,
alfabtica topogrfica o alfabtica de materias. Es el sistema ideal para archivos
de gestin pequeos, es decir, con poco volumen de documentos. Este sistema
obliga a intercalar los documentos en el lugar alfabtico que les corresponde y
por lo tanto ha dejar espacio libre, si los documentos son muy voluminosos
desistiremos de este mtodo. A la hora de ordenar alfabticamente se deben
seguir unos criterios o reglas de encabezamientos que normalicen el acceso a la
documentacin.
Reglas generales de ordenacin alfabtica
La alfabetizacin se hace palabra a palabra y dentro de ella letra por letra. No se

tendr en cuenta la conjuncin y cuando une dos apellidos.
ABAD, Jess
ABAD RICO, Jos
ABAD Y ZABALA , Francisco
ACOSTA Y LA TORRE, Andrs
No se consideran una sola letra, sino como dos letras: CH, LL, RR.
CASADO LPEZ, Francisco
CHECA RODRGUEZ, Elvira

CORONAS RUIZ, frica
32
Reglas generales de ordenacin alfabtica (Continuacin)

LLERAS, Arturo
LOPEZ JIMENEZ, Gonzalo

Siempre se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos.
UNAMUNO, Miguel de
VEGA, Garcilaso de la
VALLE-INCLAN Y PEA, Ramn Mara del

Si el nombre de una ciudad va precedido de un artculo este se une al nombre.
LA CORUA, y no CORUA, LA
LA RIOJA, y no RIOJA, LA
Cuando los nombres de organismos tienen artculos estos se posponen.
EQUITATIVA, LA
UNIN Y EL FENIX, LA
No conviene emplear abreviaturas de organismos, salvo que estos sean ms

conocidos por el nombre abreviado.
AEG
CAMPSA
RENFE
UNESCO
2. Ordenacin cronolgica: se ordena de acuerdo a la fecha en la que el documento

ha sido tramitado, es muy utilizada en documentos anuales: presupuesto
municipal, inventario de bienes, padrn de impuestos; o en expedientes donde la
fecha tiene relacin con otros documentos, por ejemplo, los expedientes de
gastos, las liquidaciones, los arqueos, etc., los cuales tienen asientos contables
donde la fecha puede ser criterio de bsqueda. El orden cronolgico sigue el
siguiente criterio: Ao, mes y da.
3. Ordenacin numrica: cuando se ordena siguiendo la sucesin de nmeros
naturales de menor a mayor. Puede ser el nmero de registro general de entrada,
por lo que se tendra una ordenacin combinada: nmero y ao, ya que el
registro comienza todos los aos en el nmero 1. Lo mismo ocurrira si se
ordenara por los registros auxiliares que tienen algunas oficinas. Tambin se
puede utilizar la numeracin del uno al infinito, este criterio se utiliza cuando se
33
manejan grandes volmenes de documentos, ahora bien, requiere la utilizacin

de ndices (manuales o bases de datos) para relacionar el nmero del expediente
con el dato de bsqueda.
Los criterios de ordenacin pueden combinarse, se pueden ordenar los documentos

por aos (criterio cronolgico) y dentro del ao por personas o entidades (criterio
alfabtico), de este modo se archiva normalmente la correspondencia.
34
La descripcin:
La descripcin es la fase en la cual se aborda la necesidad de tener unos
instrumentos que ayudan a la oficina a saber con qu documentos est trabajando, en
que fase del trmite estn y dnde se encuentran fsicamente. Debemos hablar de dos
tipos de instrumentos: los de control y los de recuperacin de la informacin.
1. Instrumentos de control:
Registro auxiliar de entrada y salida de documentos de una determinada

oficina o departamento. Cada Ayuntamiento organiza sus oficinas de acuerdo con
sus necesidades, el hecho de que exista ms de un registro en una corporacin
favorece el tener un mayor conocimiento de los documentos que se tramitan en
esas oficinas: cuntos documentos han entrado y cuntos han salido.
Fichas de seguimiento de expedientes (manuales o informatizadas) sirven
para saber en qu fase del trmite administrativo se encuentra un expediente, en
estas fichas se anotan los datos identificativos del expediente y cada uno de los
documentos que lo componen y fecha de los mismos. Por ejemplo: Nmero y ao
del expediente, datos del interesado, asunto, informes preceptivos y fecha,
notificaciones y fecha, documentos requeridos y fechas de su aportacin,
liquidaciones y fechas, resolucin y posibles recursos.
Fichas o testigos de control de prstamo de documentos: son una

herramienta muy eficaz que evita la prdida de tiempo en buscar expedientes
prestados y sirve para recordar la persona que ha pedido los documentos. Suele
tener forma de cuadernillo de hojas de colores autocopiativas (dos o tres hojas),
donde se anotan: los datos de identificacin del documento, quin lo ha pedido,
cundo lo ha sacado, firmas de la persona que se lo lleva y de la persona
responsable del documento, fecha en la que el documento se devuelve. Si son
dos hojas una se colocar en el lugar que ocupaba fsicamente el documento y la
otra permanecer en el cuadernillo, formando un registro de prstamo de
documentos. Ese registro permite saber quin se ha llevado el documento y, en
caso necesario, reclamar las demoras.
2. Instrumentos de recuperacin de la informacin archivada:
En el archivo de oficina pueden darse dos situaciones: la primera, que las

series documentales no sean muy voluminosas y, por lo tanto, si estas estn bien
ordenadas localizaremos a golpe de vista el documento. Y, en segundo lugar, que
tengamos una serie documental muy voluminosa y para encontrar un documento
35
concreto tengamos que utilizar una fichas manuales o informatizadas que vinculan el
contenido del documentos con la localizacin fsica del mismo en la estanteras, en
las cajas o en las carpetillas colgantes. Las fichas si son manuales seguirn el
criterio de ordenacin de las series (alfabtico, cronolgico o numrico).
Descripcin de los fondos documentales
INSTRUMENTOS
De recuperacin
de la informacin
De Control
ndices
Sirven para Gestionar rpida
y eficazmente
Se utilizan cuando
La serie es
Cuntos documentos han entrado
muy voluminosa y/o
o salido de nuestra oficina
Tipos La bsqueda de una

Nos informan sobre
En qu fase del trmite unidad documental
se encuentra un documento se realiza atendiendo
a diferentes datos
Manuales
Tipos Dnde estn fsicamente
los documentos
Alfabtico-onomsticos
Registro auxiliar
Alfabtico-topogrfico
de entrada y salida
Automatizados (emplazamiento)
De materias
Ficha de seguimiento
de expedientes
Cronolgico
Bases de datos
Ficha de control de prstamos Numrico

de documentos
Las instalaciones en el archivo de oficina:
Un emplazamiento y unas instalaciones adecuadas ayudan a facilitar el trabajo y a

conservar los documentos, es importante mantener la integridad fsica y funcional de
cada documento para que en todo momento este disponible al uso y consulta.
36
Manipulacin inadecuada de los documentos: sealizacin de pginas doblando

esquinas, escribir notas o apostilla marginales en documentos originales, subrayar
textos, forzar los documentos para hacer copias, coser los documentos con grapas, clips
o gomas, perforar los documentos para meterlos en cuadernos de anillas, almacenar
apilando o abandonando en ventanas o lugares con mucha luz natural, utilizacin de
papel reciclado, forzar la capacidad de las carpetas o archivadores, etc.
El uso que se d a los documentos y su instalacin en un mobiliario y contenedores
adecuado ayudaran a preservarlos del deterioro. Los documentos son testimonio de los
actos de la administracin y de los administrados y, en un futuro no muy lejano pasaran
a ser fuente para el estudio de la historia del municipio, de la institucin municipal y de
sus vecinos.
El mobiliario debe ser metlico, siempre que est pintado con recubrimientos
anticorrosivos estables, y que carezca de aristas o salientes que daen los documento o
al personal. El mobiliario de madera conlleva unos riesgos: es de fcil combustin y
resulta ser un manjar exquisito para algunos insectos.
La oficina moderna est vinculada a una esttica donde priman los espacios abiertos,
difanos y las mesas limpias de papeles. Eso se traduce en la falta de espacio para
conservar y organizar los documentos archivados. Tener un archivo de oficina adecuado,
aun en una habitacin separada de la mesa de trabajo, es imprescindible para la buena
gestin de la administracin y para atender eficazmente al ciudadano.
Si los expedientes que se tienen que archivar no son muy voluminosos bastar con
la utilizacin de archivadores o armarios de carpetillas colgantes. Pero si se trata con
documentos muy voluminosos que deben guardarse en cajas, se necesitaran armarios
con baldas o estanteras. Estas baldas deben estar diseadas para poder aguantar 50
kilogramos de peso.
Los contenedores de los documentos ya sean cajas o carpetillas deben ser de cartn
neutro, se deben desechar las de plstico o las que llevan elementos oxidables o
pestaa que puedan daar el contenido.
Armarios, estanteras, planeros, cajas o carpetillas deben proteger los documentos

de la luz, de la contaminacin y del polvo, pero no deben ser hermticos, tienen que
permitir la circulacin del aire.
37
Instalaciones en el archivo de oficina
Uso dado a los documentos

Las instalaciones y el equipamiento
y su conservacin
adecuados favorecen la conservacin
Instalaciones Moviliario metlico, no de madera
Pintura anticorrosiva
Seguridad y comodidad
Sin salientes ni aristas
Contenedores de
los documentos Cajas, carpetas, carpetillas o sobres
Utilizar cartn en lugar de plstico
Cartn y papeles neutros
Facilitar la ventilacin de los documentos
2.4. La transferencia de documentos al archivo general

La transferencia es el procedimiento habitual de ingreso de los documentos en el
archivo general, se transfieren fragmentos de series documentales, es decir, aquellos
documentos cuyo trmite administrativo ha finalizado.
Las transferencias son un proceso que debe estar bien organizado desde el
comienzo, para ello debe saberse: qu documentos se van a transferir, cundo, cmo
deben prepararse, en qu condiciones fsicas se transfieren los documentos, cmo se
describen, etc.
38
1. Qu documentos se transfieren: los documentos de archivo, es decir, ejemplares

nicos y no mltiples.
2. Cundo deben ser trasferidos los documentos: se transfieren los documentos cuyo
trmite este finalizado y siempre que la frecuencia de consulta por parte de la oficina
sea escasa. Las transferencias deben seguir un calendario acordado con el Archivo
General.
3. Cmo se debe preparar los documentos para transferirlos:

El primer paso que se dar ser revisar todos los documentos y expedientes para
que no falte ninguno.
A la hora de revisar los documentos se aprovechar para eliminar todos los

ejemplares duplicados, fotocopias y documentacin de apoyo informativo que se
haya acumulado en los expedientes.
Cada expediente debe ir individualizado en una carpetilla, donde consten los
siguientes datos de identificacin: nmero de expediente (si lo tiene), asunto de
que trata y perodo cronolgico.
Las transferencias desde las oficinas se realizan enviando fracciones

cronolgicas de series documentales, por ello es importante recordar lo que es la
clasificacin y la ordenacin; es decir, se separan en grupos los documentos,
grupos que responden a un mismo procedimiento y actividad de la oficina, y
luego esos grupos son ordenados internamente segn el criterio de ordenacin
de cada serie.
4. Descripcin de los documentos transferidos: el procedimiento de la transferencia

debe ir acompaado siempre de un documento donde se identifique y describa el
contenido de los documentos ingresados. Dicho documento es muy importante por
dos aspectos: por una parte, es el principal instrumento de informacin que el archivo
receptor tiene sobre la documentacin ingresada, pero adems es un documento
administrativo de constancia interna muy valioso, ya que al estar firmado y validado
por el responsable de los documentos que se transfieren hace las veces de Acta de
Entrega, la cual es a su vez firmada por el responsable del archivo receptor una vez
cotejada la informacin.
El modelo de impreso utilizado en las transferencias recibe el nombre de

Relacin de Entrega.
39
Los campos que componen esta Relacin son los siguientes:
Oficina productora.
Nombre de la serie documental. Las series documentales se separan, por lo que
se rellenaran tantas hojas de relacin como series se enven al archivo.
Fecha del documento, al menos el ao.
Nmero de orden del documento dentro de la relacin.

Contenido del documento.
Conservacin del documento, a rellenar por el archivero si el documento es de

custodia permanente o temporal.
Signatura del documento, localizacin topogrfica del documento dentro del

archivo (a rellenar por el archivero)
Cdigo de clasificacin: nmeros que se le dan a esa serie documental en el
Cuadro de Clasificacin dentro del Archivo (a rellenar por el archivero).
5. Formalizada la transferencia:
El Archivo comprobar lo reseado en la hoja de transferencia y la
documentacin recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia la hoja ser
devuelta a su remitente para subsanar los errores.
Se devolver a la oficina un ejemplar de la hoja de transferencias, firmada y
sellada por el Archivo, como confirmacin de que la transferencia ha sido
realizada, en ella se incluye la signatura topogrfica que se le haya adjudicado en
el Archivo.
Esta signatura debe ser utilizada como referencia siempre que se solicite una
consulta o prstamo de documentos al Archivo.
Las hojas de transferencia o relaciones de entrega sern guardadas y ordenadas

por la oficina remitente y conocidas por todo su personal.
40
3. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina. La Ley

de proteccin de datos
El derecho de acceso a los archivos y registros administrativos es, sin

duda, el ms trascendental y esta llamado a transformar radicalmente los
hbitos tradicionales de nuestra Administracin, que a partir de ahora est
emplazada a actuar en despachos de cristal, a la vista de todos los
ciudadanos y no solo de los interesados en cada procedimiento en
concreto.10
3.1. El acceso a los documentos en los Archivos de oficina

Servicio a la Administracin productora
Cuando se habla del servicio que presta el archivo de oficina a la Administracin se
refiere a dar informacin, a facilitar la consulta o a prestar los documentos de la oficina a
otros funcionarios o empleados municipales en el desempeo de sus labores, as como
a los miembros de la Corporacin, tanto del equipo de gobierno como a los concejales
de la oposicin.
En realidad este servicio no presenta ningn problema a la hora de dar informacin a
cualquier trabajador municipal durante el ejercicio de sus funciones, salvo tomar en
cuenta las precauciones de conservacin y control del prstamo mencionados con
anterioridad:
no dividir o fragmentar los documentos
llevar un registro del control de prstamos
Sin embargo, cuando el prstamo o la consulta lo efectan los miembros de la

Corporacin y, concretamente, los concejales de la oposicin se debe de tener en
cuenta el ROF11, artculos 14, 15, 16 y 84.
Artculo 14. Cmo solicitar la informacin:
[...]
10
Garca de Enterria, E. Y Fernndez Rodrguez, T. R. Curso de derecho administrativo II. Madrid,
Civitas, 1993, p 467
11
R.D. 2568/86, de 28 de noviembre, Reglamento de Organizacin, funcionamiento y rgimen jurdico
de las Entidades Locales.
41
1. Todos los miembros de las Corporaciones Locales tienen derecho de

obtener del Alcalde o Presidente o de la Comisin de Gobierno (ahora Junta
de Gobierno Local) cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en
poder de los Servicios de la Corporacin y resulten precisos para el
desarrollo de su funcin.
2. La peticin de acceso a las informaciones se entender concedida por
silencio administrativo en caso de que el Presidente o la Comisin de
Gobierno (Junta de Gobierno) no dicte resolucin o acuerdo denegatorio en
el trmino de cinco das, a contar desde la fecha de la solicitud.
[...]
4. En todo caso, la denegacin del acceso a la documentacin informativa habr de

hacerse a travs de resolucin o acuerdo motivado.
Artculo 15. Casos en los que la informacin no puede negarse.
No obstante lo dispuesto en el n 1 del artculo anterior los servicios administrativos

locales estarn obligados a facilitar la informacin, sin necesidad de que el miembro
de la Corporacin acredite estar autorizado, en los siguientes casos:
a) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporacin, que ostenten
delegaciones o responsabilidades de gestin, a la informacin propia de las
mismas.
b) Cuando se trate del acceso de cualquier miembro de la Corporacin a la
informacin y documentacin correspondiente a los asuntos que hayan de ser
tratados por los rganos colegiados de que formen parte, as como a las
resoluciones o acuerdos adoptados por cualquier rgano municipal.
c) Cuando se trate del acceso de los miembros de la Corporacin a la
informacin o documentacin de la Entidad Local que sean de libre acceso
para los ciudadanos.
Artculo 16. Cmo se realizan las consultas o prstamos de documentos:
1. La consulta y examen concreto de los expedientes, libros y documentacin en

general se regir por las siguientes normas:
a) La consulta general de cualquier expediente o antecedentes documentales

podr realizarse, bien en el Archivo General o en la dependencia donde se
encuentre, bien mediante la entrega de los mismos o copias al miembro de la
Corporacin interesado para que pueda examinarlos en el despacho o sala
42
reservados a los miembros de la Corporacin. El libramiento de copias se

limitar a los casos citados de acceso libre de los concejales a la informacin
y a los casos en que ello sea expresamente autorizado por el presidente de la
Comisin de Gobierno (Junta de Gobierno).
b) En ningn caso los expedientes, libros o documentacin podrn salir de la

Casa Consistorial, o de las correspondientes dependencias y oficinas locales.
c) La consulta de los Libros de Actas y de los Libros de Resoluciones del

Presidente deber efectuarse en el Archivo o en Secretara General.
d) El examen de expedientes sometidos a sesin podr hacerse nicamente en
el lugar en que se encuentre de manifiesto a partir de la convocatoria.
2. En el supuesto de entrega previsto en el apartado a) del nmero anterior y a

efectos del oportuno control administrativo el interesado deber firmar acuse
recibo y tendr la obligacin de devolver el expediente o documentacin en un
trmino mximo de cuarenta y ocho horas, o antes, en funcin de las
necesidades del trmite del expediente en cuestin.
3. Los miembros de la Corporacin tienen el deber de guardar reserva en relacin

con las informaciones que se les faciliten para hacer posible el desarrollo de su
funcin, singularmente de las que han de servir de antecedente para decisiones
que an se encuentran por adoptar, as como para evitar la reproduccin de la
documentacin que puede serles facilitada en original o copia para su estudio
Finalmente, hay que tener en cuenta el artculo 84 del ROF, que habla de los
documentos que deben ser consultados por los Concejales y que van ha ser tema
de decisin en el Pleno de la Corporacin:
Toda la documentacin de los asuntos incluidos en el orden del da que debe

servir de base al debate y, en su caso, votacin, deber estar a disposicin de
los miembros de la Corporacin desde el mismo da de la convocatoria en la
Secretara de la misma.
Cualquier miembro de la Corporacin podr, en consecuencia, examinarla e
incluso obtener copias de documentos concretos que la integre, pero los
originales no podrn salir del lugar en que se encuentren puestos de manifiesto.
43
Servicio a los ciudadanos

El archivo de oficina tiene la obligacin de facilitar el contenido de los documentos
custodiados en el mismo mediante la consulta o la reproduccin de los mismos.
La Constitucin Espaola (CE) en su artculo 20 proclama la Libertad de informacin

como un derecho fundamental de las personas y en su artculo 105b) nos dice:
[...] La ley regular [...] el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros
administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, a la
averiguacin de delitos y a la intimidad de las personas [...]
Igualmente, el derecho a la informacin que tienen los ciudadanos se encuentra

recogido en la Ley Reguladora de la Bases de Rgimen Local, Ley 7/85, de 2 de abril:
Artculo 18.1 : Derechos y deberes del ciudadano
e) Ser informado previa peticin razonada, y dirigir solicitudes a la

Administracin municipal en relacin a todos los expedientes y documentacin
municipal, de acuerdo con lo previsto en el artculo 105 de la Constitucin.
Artculo 70:
3. Todos los ciudadanos tiene derecho a obtener copias y certificaciones

acreditativas de los acuerdos de las Corporaciones locales y sus
antecedentes, as como a consultar los archivos y registros en los trminos
que disponga la legislacin de desarrollo del artculo 105 b) de la
Constitucin. La denegacin o limitacin de este derecho, en todo cuanto
afecte a la seguridad y defensa del Estado, a la averiguacin de delitos o a la
intimidad de las personas, deber verificarse mediante resolucin motivada.
La combinacin de ambos artculos de la Constitucin, reiterados en la Ley de

Bases, conforma los perfiles que constituyen el derecho del ciudadano a conocer la
informacin relativa a la cosa pblica, de una forma amplia y sin otros lmites que los que
la ley contemple.
No sera aceptable que en una sociedad democrtica sus administradores

mantengan en secreto el resultado de su propia actividad, como no es aceptable que los
ciudadanos carezcan de la posibilidad de conocer y controlar los elementos que
conforman la gestin pblica.
La Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y Procedimiento
Administrativo Comn, Ley 30/92, recoge el mandato constitucional del regular el acceso
44
a archivos y registro pblicos. Y es en ella donde se trata del acceso a los documentos
propios de un archivo de oficina: donde se encuentran documentos en trmite y
documentos tramitados.
Se debe de tener en cuenta que cuando se habla del derecho del ciudadano a
obtener informacin, la Ley 30/92 diferencia INTERESADO de CIUDADANO. Aunque el
concepto de ciudadano, englobe al de interesado en algunos casos, como se ver ms
adelante.
Se recordar que en esta Ley como en la de 1958 los INTERESADOS tienen

derecho a conocer el estado de la tramitacin de los procedimientos, derecho que ser
ejercido respecto a procedimientos en curso. Mientras que el derecho de acceso para los
CIUDADANOS se refiere a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
El artculo 31.1 define el concepto de interesado diciendo:
Se consideran interesados en el procedimiento administrativo:
a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legtimos

individuales o colectivos.
b) Los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan
resultar daados por la decisin que en el mismo se adopte.
c) Aquellos cuyos intereses legtimos, individuales o colectivos, puedan resultar
afectados por la resolucin y se personen en el procedimiento en tanto no
haya recado resolucin definitiva, [...]
Los interesados pueden actuar mediante representantes, los cuales tienen que estar
suficientemente identificados, ver el artculo 32 de la citada Ley.
Segn el artculo 35 los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones
pblicas tienen los siguientes derechos:
a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los

procedimientos, en los que tengan la condicin de interesado, y obtener
copias de los documentos contenidos en ellos.
En el archivo de oficina el ciudadano solo podr consultar los documentos que

estn en trmite siempre que se identifique como interesado.
45
Pero el ciudadano, adems, segn el artculo 35 tiene derecho:
h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Pblicas en los

trminos previstos en la Constitucin y en est u otras leyes.
Y este derecho viene regulado por el artculo 37:
1. Los ciudadanos tiene derecho a acceder a los registros y a los documentos

que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos
[...] siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados
en la fecha de la solicitud.
Ahora bien, el derecho a consultar o copiar los documentos pblicos tiene unos
lmites. Este mismo artculo habla de las limitaciones que tiene el acceso a los
documentos de procedimientos cerrados12:
2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de

las personas estar reservado a stas
5. El derecho de acceso no podr ser ejercido respecto a los siguientes

expedientes:
[]
b) Los que contengan informacin sobre la Defensa Nacional o la Seguridad

del Estado.
c) Los tramitados para la investigacin de los delitos cuando pudiera ponerse

en peligro la proteccin de los derechos y libertades de terceros o las
necesidades de las investigaciones que se estn realizando.
d) Los relativos a materias protegidas por el secreto comercial o industrial
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la poltica

monetaria.
6. Se regirn por disposiciones especficas: (es decir, existen leyes concretas
que regulan el acceso a documentos que tratan de determinadas materias)
a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias

clasificadas.13
b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios
personales de los pacientes.14
12
Existe legislacin especfica sobre materias que son de acceso restringido, que se encuentra
recogida en el anexo sobre legislacin de acceso que aparece al final de este trabajo
13
Ley 9/1968,de 5 de abril, de Secretos Oficiales, modificada por la Ley 48/1878, de 7 de octubre.
14
Ley 14/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.
46
c) Los archivos regulados por la legislacin de rgimen electoral.15
d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadsticos dentro del

mbito de la funcin estadstica pblica.16
e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los

registros de carcter pblico cuyo uso este regulado por una ley.17
f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las

Administraciones Pblicas por parte de las personas que ostenten la
condicin de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una
Asamblea Legislativa de Comunidad Autnoma o de una Corporacin
Local.18
g) La consulta de fondo documentales existentes en los Archivos Histricos.19
El acceso tambin puede verse afectado por disponibilidad de medios y tiempo que
tenga cada Administracin:
7. El derecho de acceso ser ejercido por los particulares de forma que no se

vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios pblicos,
debindose formular peticin individualizada de los documentos que se
deseen consultar, sin que quepa, salvo para su consideracin con carcter
potestativo, formular solicitud genrica sobre una materia o conjunto de
materias []
Finalmente, este artculo deja bien claro:
8. El derecho de acceso conllevar el de obtener copias o certificados, de los

documentos cuyo examen sea autorizado por la Administracin, previo pago,
en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
En muchas Administraciones las copias de los documentos son selladas, rutina que
resulta til ya que evita la entrega de copias que no hallan sido cotejadas por la oficina
productora.
15
Ley Orgnica 5/1985, de 19 de junio, de Rgimen Electoral y Ley Orgnica 13/94, de 30 de marzo,
que modifica la de Rgimen General de Elecciones.
16
Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Funcin Estadstica Pblica y Ley 4/1996, de 10 de enero de
Padrn Municipal de Habitantes.
17
Por ejemplo, la Ley 8 de junio de 1957, de Registro Civil.
18
Ver artculos 14, 15 y 16 del ROF , para el caso de los miembros de las Corporaciones Locales.
19
Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histrico Espaol y Ley 4/1993, de 21 de abril, de
Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.
47
El lmite entre la libertad de acceso o la restriccin del acceso a los documentos

pblicos en muchos casos resulta difcil de establecer, la leyes pueden ser ambiguas e
interpretables, no debera se el empleado pblico el que decidiera qu se puede
consultar y qu no, pero mientras se crea un manual de procedimiento o de acceso a los
documentos municipales, bien puede valer el estudio elaborado por el Grupo de
Archiveros Municipales de Madrid que consiste en la elaboracin de un cuadro de
clasificacin, valoracin y acceso de los documentos de sus archivos. Las distintas
series documentales estn valoradas como libres o de acceso restringido, y el cuadro se
ve ampliado por un estudio de los documentos de aquellas series que han sido
consideradas de acceso restringido.20
3.2. La Ley de proteccin de datos de carcter personal

Estado democrtico y social: el derecho de informacin, el derecho de intimidad
personal y el derecho de acceso a los documentos pblicos.
La promulgacin de la Constitucin Espaola de 1978 (CE), punto de partida de

nuestro actual ordenamiento jurdico, nos introduce en lo que se define como un Estado
Social y Democrtico de Derecho, en el que las actuaciones de los poderes pblicos y
las de los ciudadanos deben someterse a los principios de legalidad, de seguridad
jurdica y de transparencia.
La participacin de los ciudadanos constituye la esencia de las instituciones

democrticas. Todas las libertades reconocidas en el artculo 20.1 de la CE son muy
importantes para que exista una comunicacin libre, es decir, para que exista una
sociedad democrtica. Una de las libertades ms importantes es el derecho a la
informacin, reconocido en el apartado d) de dicho artculo:
Derecho [...] a comunicar o recibir libremente informacin veraz por cualquier medio
de difusin... 21
Este derecho permite al ciudadano conocer las opiniones de otros, ponderarlas,

vencer con ello prejuicios y estimular la comprensin de quienes piensan distinto.22
Esta libertad tendr unos lmites: Los derechos fundamentales de la persona
reconocidos en la CE y, especialmente, el derecho al honor, a la intimidad y a la
20
XIV Jornadas de Archivos Municipales. El Acceso a los documentos Municipales.Parla 23-24 de
Mayo de 2002.
21
Constitucin Espaola de 1978, artculo 20.1 d).
22
Las palabras entrecomilladas pertenecen a la jurisprudencia del tribunal constitucional.
48
propia imagen (derecho fundamental recogido en el artculo 18.1) que es la base de la

legislacin que a continuacin comentamos23:
Ley Orgnica 1/1982, de 5 de mayo, de Proteccin Civil del derecho al honor,

a la intimidad personal y a la propia imagen24, la cual dota de especial
proteccin a los datos que revelen la ideologa, la religin o las creencias, o los
que hacen referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual de las personas.
Ley de Bases de Rgimen local25 que ampla el concepto de intimidad al

establecer que los datos del padrn municipal, entre los que se incluyen el lugar y
fecha de nacimiento, domicilio habitual, n de DNI y titulacin acadmica, son
confidenciales.
Reglamento del Registro Civil26 que protege la informacin relativa a la filiacin
de la persona, cambio de sexo, privacin o suspensin de patria potestad o
cambio de apellidos.
Ley de Funcin Estadstica Pblica27, que en el capitulo III regula el secreto

estadstico y entiende por datos personales los referentes a las personas fsicas o
jurdicas, que o bien permitan la identificacin inmediata o bien conduzcan por su
estructura, contenido o grado de desagregacin, a la identificacin individual de la
misma.
La sociedad de la informacin. Proteccin de datos de carcter personal.

La informacin se ha convertido en un bien de extraordinario valor, son muchos los
que califican a la informacin como el autentico poder de las sociedades avanzadas.
La informacin, de todo tipo, incluso la que revela aspectos ntimos de la

personalidad, se ha convertido en un bien de consumo; hay una gran demanda social de
informacin: el poltico, el empresario, el comerciante necesitan para desarrollar su
trabajo cada da ms informacin.
Se comprende pues que en una Sociedad democrtica el Estado y las instituciones

pblicas entren a formar parte de la lucha que se establece entre el principio de la
libertad de informacin, componente necesario de una sociedad libre, pluralista e
23
Mencionaremos aqu slo la normativa ms importante en relacin con la proteccin de datos de
carcter personal para poder centrar este tema y las responsabilidades que se derivan de esta
normativa para los responsables de las oficinas municipales.
24
Ley Orgnica 1/1982, de Proteccin Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y a la
Propia Imagen. (B.O.E. de 14/05/1982).
25
Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases del rgimen local. (B.O.E. 03/04/1985).
26
Ley 8 de junio de 1957, de Registro Civil ( B.O.E. 10/06/1957).
27
Ley 12/1989, de 9 de mayo, de Funcin Estadstica Pblica (B.O.E.11/05/1989).
49
igualitaria y, el principio de defensa del ciudadano y de su esfera de intimidad personal y

familiar, componente necesario para que funcione una sociedad democrtica.
Si ha esto sumamos el manejo o tratamiento de la informacin mediante las nuevas
tecnologas y la informtica, vemos que en nuestra sociedad surge la preocupacin por
el manejo que de nuestros datos se est haciendo.
Por ello la CE en su artculo 18 declara como derecho fundamental de la persona lo

siguiente:
1. Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la

propia imagen.
[...]
4. La ley limitar el uso de la informtica para garantizar el honor y la intimidad

personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos
En esencia podemos decir que el artculo 18.4 constitucionaliza la defensa de del

derecho a la intimidad frente al uso indiscriminado de la informtica.
Este es el principio que dio luz a la Ley de Proteccin de Datos de Carcter Personal,
la cual quiere regular la elaboracin y almacenamiento de datos nominativos, el derecho
de los ciudadanos al acceso, rectificacin y, en su caso, destruccin de datos
nominativos. Y que tambin regula la creacin de una institucin que se encargar de
vigilar el funcionamiento de las bases de datos que tengan almacenada informacin de
carcter nominativo, la Agencia de Proteccin de Datos.
Objetivos de la Ley
Tanto la Ley Orgnica 15/99, de Proteccin de Datos de Carcter Personal, ley
estatal, como la Ley 8/2001, de Proteccin de Datos de Carcter Personal en la
Comunidad de Madrid, tienen por objeto garantizar y proteger lo concerniente al
tratamiento de datos personales, las libertades pblicas y derechos fundamentales de la
persona, especialmente el honor e intimidad personal y familiar. Para ello regulan los
ficheros de datos de carcter personal; en primer lugar, definiendo qu son datos de
carcter personal, qu se entiende por fichero, por tratamiento de datos, por responsable
del fichero, etc. Y, en segundo lugar, definiendo los derechos de los ciudadanos.
Datos de carcter personal: Cualquier informacin concerniente a personas

fsicas identificadas o identificables. Esta es una definicin amplsima y va ms all
de lo que las leyes anteriormente mencionadas entienden por intimidad de las
personas.
50
Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carcter personal, cualquiera que

fuere su forma o modalidad de creacin, almacenamiento, organizacin o acceso.
Lo que podemos traducir por bases de datos informticas o ficheros informticos
con documentos de carcter personal que por su clasificacin y ordenacin
faciliten el acceso a la informacin nominal. Tambin los ficheros manuales o
documentos cuya ordenacin faciliten el acceso a los datos de carcter nominal.
Responsable del fichero o del tratamiento: Persona fsica o jurdica de naturaleza
pblica o privada, u rgano administrativo que decida sobre la finalidad, contenido
y uso del tratamiento.
Encargado del tratamiento o usuario: La persona fsica o jurdica, autoridad

pblica, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros,
trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
La ley controla los ficheros existentes y los de nueva creacin mediante la

elaboracin de una Disposicin y exigiendo la declaracin de los mismos. La creacin,
notificacin o modificacin de ficheros de datos de carcter personal se realizar
mediante una Disposicin de carcter general que se publicar en el Boletn Oficial de
la Comunidad de Madrid.28 Esta Disposicin debe de tener como contenido mnimo los
siguientes datos:
Finalidad de fichero.
Personas y colectivos sobre los que se pretende recabar datos de carcter

personal.
Procedimiento de recogida de datos.
Estructura del fichero y descripcin de los datos de carcter personal incluidos.
Cesin a terceros de esos datos.
rganos u rgano responsable del fichero.

Servicios o unidades ante los que se pudiese ejercitar el derecho de acceso,
rectificacin, cancelacin y oposicin.
Medidas de seguridad del fichero.
28
Decreto 99/2002, de 13 de junio, de regulacin del procedimiento de elaboracin de disposiciones
generales de creacin, modificacin y supresin de ficheros que contiene datos de carcter personal,
as como su inscripcin en el Registro de Ficheros de Datos Personales.(B.O.C.M. 20/06/2002)
51
Debemos preguntarnos: qu ficheros de este tipo se tienen en un Ayuntamiento?;

los ficheros que estaban creados antes de la aparicin de estas leyes, es necesario
declararlos?; quin es el responsable de estos ficheros?; quin es el usuario?; cmo
se declaran e inscriben los ficheros? Se podran hacer muchas ms preguntas, de
momento contestaremos las mencionadas, porque son las ms directamente
relacionadas con el trabajo diario de las oficinas.
1. Qu tipo de ficheros de datos de carcter personal se tienen en un Ayuntamiento?

Los hay manuales, en bases de datos, o son expedientes. Solo citaremos algunos a
modo de ejemplo:
Registro general de entrada y general de salida.

Fichero del personal.
Expedientes personales.
Padrn municipal de habitantes
Padrones de impuestos
Relaciones de domiciliados
Bases de datos de contribuyentes, de proveedores.
etc.
2. Es necesario declarar los ficheros creados con anterioridad a la aparicin de la

Ley?
S. Se declaran los existentes y los de nueva creacin.
3. Quin es el responsable del fichero?

Sern el Jefe de un Servicio, el jefe de un negociado o el responsable de los
servicios de administracin.
4. Quines son los usuarios del fichero?

Es el personal que tiene acceso a los datos como consecuencia de las tareas que
tiene encomendadas o para el desarrollo de sus competencias.
5. Cmo se declaran e inscriben los ficheros?
La creacin, modificacin o supresin de ficheros de datos de carcter personal se

realizar mediante una Disposicin de carcter general que ser publicada en el
Boletn Oficial de la Comunidad de Madrid, o en el diario oficial que corresponda. Los
artculos 5 hasta el 12, ambos incluidos, del Decreto 99/200229, hablan del trmite a
seguir para la elaboracin del proyecto de Disposicin, de la fase de alegaciones, de
los informes preceptivos y de la aprobacin final de la Disposicin.
29
Ver nota n 28
52
Una vez aprobada la disposicin los ficheros deben inscribirse en el Registro de

Ficheros de Datos Personales de la Agencia de Proteccin de Datos de la Comunidad
de Madrid, disponiendo para ello de un plazo de 15 das.
Derechos de los ciudadanos

Es importante conocer los derechos de los ciudadanos protegidos por esta ley, ya
que en la relacin diaria con los ciudadanos pueden darse situaciones de solicitud de
los datos nominales que a ellos les afecten.
Los interesados cuyos datos personales sean objeto de tratamiento debern ser
previamente informados de los siguientes puntos:
De la existencia del fichero o tratamiento de datos de carcter personal, de la

finalidad de la recogida de esos datos y de los destinatarios de la informacin.
Del carcter obligatorio o facultativo de la respuesta a las preguntas que se les
plantean.
De las consecuencias de la obtencin de datos o de la negativa a suministrarlos.

De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificacin, cancelacin y
oposicin de los datos. Es decir, conocer qu datos tiene determinado fichero,
corregirlos si son equivocados, pedir su cancelacin (si ello fuera posible); o
finalmente, oponerse a dar esos datos.
De la identidad y direccin del responsable del tratamiento, o en su caso, de su
representante.
Cuando se utilizan cuestionarios u otros impresos para la recogida de datos, deben

figurar de forma clara y legible las advertencias recogidas con anterioridad. Por eso, hoy
da, es frecuente ver en los cuestionarios de recogida de datos personales o en las
solicitudes dirigidas a la administracin el siguiente texto:
Los datos que se recogen, se trataran o se archivaran, con el

consentimiento del ciudadano, quien tiene derecho a decidir quin puede
tener sus datos, para qu los usa, solicitar que los mismos sean exactos y
que se utilicen para los fines que se recogen, con las excepciones
contempladas en la legislacin vigente30
Ahora bien, no se aplicar lo dispuesto anteriormente en los siguientes supuestos:

30
Texto sacado del modelo de solicitud empleado en los organismos administrativos de la Comunidad
de Madrid.
53
Cuando expresamente una ley lo prevea.
Cuando los datos procedan de fuentes accesibles al pblico (como un repertorio

telefnico, diarios o boletines oficiales, o listas de personas pertenecientes a
grupos profesionales).
Cuando el tratamiento de los datos tenga fines histricos, estadsticos o cientficos.
Tampoco se aplica los dispuesto anteriormente, cuando los datos se recogen para
el ejercicio de las funciones propias de la administracin pblica en el mbito de
sus competencias. Aunque la Administracin en el ejercicio de sus competencias
no est obligada a informar al ciudadano de la recogida y tratamiento de sus
datos, resulta tico y prctico informarles, ya que el derecho de acceso a los datos
y a su modificacin est por encima del derecho de la Administracin a obtener
datos sin consentimiento del interesado, derecho que entendemos se aplica en
casos muy excepcionales como cuando se trata de la seguridad del Estado, de la
averiguacin de delitos, de investigaciones de ndole sanitaria, o supuestos muy
especiales. En cualquier caso, la Administracin est obligada a declarar esos
ficheros, como hemos dicho con anterioridad, mediante la Disposicin de creacin
y mediante su inscripcin en el Registro de Ficheros de Datos Personales.
La Agencia de Proteccin de Datos de la Comunidad de Madrid

La Agencia de Proteccin de Datos tiene como misiones principales:
Informar, amparar y apoyar al ciudadano en el ejercicio de los derechos de
acceso, rectificacin y cancelacin.
Inscribir a los ciudadanos que lo soliciten en una seccin de interesados en recibir

informacin peridicamente sobre los ficheros que contengan datos personales de
su titularidad.
Llevar el Registro de Ficheros de Datos de Carcter Personal, a travs de l
cualquier persona podr conocer la existencia del tratamiento de datos personales,
su funcionalidad y la identidad del responsable del tratamiento; ahora bien, la
Agencia no conoce los datos concretos almacenados.
Investigar las reclamaciones presentadas por los ciudadanos en materia de abuso
de la informtica o del tratamiento de los datos personales contra la intimidad, en
la Administracin de la Comunidad de Madrid, pudiendo proponer la iniciacin de
procedimientos disciplinarios contra los responsables de los ficheros pblicos.
54
4. El archivo municipal de El Escorial

El Archivo acoge los documentos producidos y recibidos por la institucin municipal
durante el desempeo de sus funciones. Las distintas actividades que desarrolla la Casa
Consistorial en materias de urbanismo, sanidad, educacin, medioambiente, cultura,
hacienda, etc., quedan reflejadas en documentos que sirven para garantizar la legalidad
de las actuaciones municipales y de los ciudadanos.
En nuestro Archivo la antigedad de los documentos se remonta a la segunda mitad

del siglo XVI, poca en la que comenz a construirse el Monasterio de San Lorenzo de
El Escorial y en la que la pequea aldea de El Escorial fue nombrada villa y pas a ser
gobernada por un Alcalde Mayor. Desde entonces los documentos se han conservado
hasta llegar al presente ao 2005.
El Archivo est formado por dos secciones: una histrica que contiene documentos
desde 1534 a 1960, con temas tan variados como urbanismo, acuerdos del concejo,
sanidad, hacienda, justicia, jornadas reales y el importantsimo fondo de protocolos
notariales (1563-1833). Y una seccin contempornea (1929 a 2005), en la que
encontramos la historia ms reciente y viva de nuestro municipio; tanto, que la mayor
parte de esos documentos son bsicos para el trabajo diario de la administracin
municipal.
La riqueza histrica de los documentos guardados en el Archivo, junto a las no

menos importantes funciones y valores otorgados a los documentos contemporneos
(valor fedatario, valor legal, valor fiscal, etc.), hacen de esta dependencia un lugar de
obligada visita y consulta para las propias oficinas municipales, para los ciudadanos y
para todas aquellas personas interesadas en conocer la historia de nuestro municipio.
El Archivo cuenta adems con tres servicios especiales: en primer lugar, el prstamo
y consulta del Boletn Oficial del Estado (desde 1996 hasta mayo de 2002) y del Boletn
Oficial de la Comunidad de Madrid (desde 1996 hasta 2005); en segundo lugar, la
consulta de una biblioteca auxiliar formada por bibliografa especfica de Historia de El
Escorial y de su entorno, a la que se suman obras de consulta sobre Historial Universal y
de Espaa, recopilaciones legislativas y la seccin de diccionarios; y por ltimo, el
servicio de consulta y reproduccin del fondo histrico microfilmado.
4.1. Cuadro de clasificacin del Archivo Municipal de El Escorial.
El cuadro de clasificacin del Archivo General es orgnico-funcional, la estructura

jerrquica del cuadro unas veces est enunciada por macro funciones propias de un
55
Ayuntamiento (antiguamente Concejo), y otras por instituciones u oficinas de ella, que

formaban o forman parte de l.
Esto ocurre porque recoge series documentales histricas, que hoy da no existen, y
ello permite a su vez la aparicin de nuevas series, es por tanto un cuadro de
clasificacin abierto.
Por ejemplo, en El Escorial existi una institucin llamada Alcalde Mayor, ste estaba
por encima de los Alcaldes Ordinarios y de los Regidores, era el representante del Rey
en la villa y, entre sus mltiples competencias estaba la de impartir justicia en primera
instancia; por lo que de esa actividad han quedado como reflejo expedientes judiciales.
Otras competencias municipales como: educacin, obras publicas, sanidad,
abastecimiento de agua, administracin del presupuesto, cobro de impuestos han
existido y existen an hoy da. Sin embargo, otra funciones son de nueva aparicin:
medio ambiente, participacin ciudadana, tercera edad, etc. Un resumen, incompleto, del
cuadro es el siguiente:
1. ORGANOS DE GOBIERNO
1.1. AUTORIDADES SUPRAMUNICIPALES

1.1.1. Autoridad Real
1.1.1.1. Autos acordados

1.1.1.2. Fueros
1.1.1.3. Ordenes
1.1.1.4. Reales provisiones
1.1.1.5. Privilegios
1.2. ALCALDE
1.2.1. Secretara de alcalda

1.2.1.1. Autos de Gobierno
1.2.1.2. Bandos
1.2.1.3. Correspondencia
1.2.1.4. Decretos
1.2.2. Protocolo
1.2.2.1. Libros de firmas
1.2.2.2. Expedientes de honores, distinciones y actos representativos

56
1.2.3. Alcalde como delegado Gubernativo

1.2.3.1. Expedientes de depuracin
1.2.3.2. Expedientes judiciales
1.2.3.3. Tarjetas de armas
1.3. AYUNTAMIENTO EN PLENO

1.3.0.1. Expedientes de eleccin de cargos municipales
1.3.0.2. Expedientes de sesiones

1.3.0.3. Libros de actas.
1.6. COMISIN DE GOBIERNO

1.6.0.1. Expedientes de sesiones
1.6.0.2. Libros de actas
1.7. JUNTA DE GOBIERNO LOCAL

1.7.0.1 Expedientes de sesiones
1.7.0.2. Libros de actas.
2. SECRETARA / SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

2.1. SECRETARIA GENERAL
2.1.1. Secretara y oficiala mayor
2.1.1.1. Certificados
2.1.1.2. Correspondencia
2.1.1.3. Registro de Intereses
2.1.2 Registro General

2.1.3. Contratacin
2.1.3.1. Expedientes de contratacin
2.1.3.2. Libros registro de plicas
2.1.5. Quintas y milicias
57
2.1.7. Elecciones
2.2. PERSONAL
2.2.1. Personal: funcionario, contratado, etc.

2.2.1.1. Expedientes de personal
2.2.1.2. Oferta de empleo pblico
2.2.1.3. Plantillas
2.2.2 Disciplina y control

2.2.2.1. Expedientes disciplinarios

2.2.3. Relaciones laborales

2.2.3.1. Convenios y pactos laborales
2.2.3.2. Expedientes de elecciones laborales

2.3. SERVICIOS JURIDICO
2.4. SANIDAD
2.5. OBRA Y URBANISMO

2.5.1. Planeamiento
2.5.2. Obras municipales

2.5.3 Obra particulares
2.5.4. Industrias / aperturas

2.7. EDUCACIN

2.10. SERVICIOS
2.10.1. Psito
2.10.2. Mercados y abastos

2.10.4. Polica municipal
58
3. HACIENDA
3.1. JUNTAS ECONMICAS MUNICIPALES

3.2. CONTADURA
3.3. INTERVENCIN
3.3.1. Presupuestos
3.3.1.1. Cuenta general
3.3.1.2. Expediente de presupuesto
3.3.1.3 Libro mayor

3.3.1.4. Expediente de gasto
3.4. RENTAS Y EXACIONES
3.4.1. Impuestos
3.4.1.1. Actas de la Junta Pericial
3.4.1.2. Amillaramientos
3.4.1.3. Catastro
3.4.1.4. Padrones y matrculas

3.4.2. Tasas
3.5. TESORERA
3.5.1. Caja
3.5.2. Recaudacin
3.5.2.1. Certificaciones de apremio
3.5.2.2. Hojas diarias de recaudacin
3.5.2.3. Justificantes de ingresos
3.5.2.4. Justificantes de fallidos

3.5.2.5. Rendicin de cuentas de la recaudacin.
59
4.2. Cmo se ha formado el archivo de El Escorial?
El archivo municipal de El Escorial conserva los documentos producidos por la

institucin municipal desde la creacin de este municipio como Villa, en 1565 por Felipe
II, hasta la actualidad.
El proceso de creacin ha sido natural, por acumulacin de documentos primero en
el arca de las tres llaves, ms tarde en los armarios del despacho del Alcalde Mayor,
despus del Secretario y, segn los documentos fueron creciendo, en una habitacin
aparte. El paso del tiempo no ha causado graves estragos sobre sus documentos, en los
Libros de Actas del Concejo se ven acuerdos en los que se velaba por la mejor
conservacin e instalacin de los mismos.
El desvelo de los antiguos Regidores unido a la poltica que viene practicando el

Ayuntamiento de El Escorial y la Comunidad de Madrid, han favorecido que hoy da el
archivo municipal de El Escorial sea un "gran tesoro" para el estudio de la historia; tanto
para el conocimiento del desarrollo de un municipio de realengo, El Escorial; como para
el estudio del Real Sitio de San Lorenzo de El Escorial.
En 1977 la directora del Servicio de Archivos y Bibliotecas de la Diputacin Provincial
de Madrid retir del Archivo Municipal de El Escorial "321 legajos de materia antigua,
para su catalogacin y clasificacin", trabajo que se realiz en el Archivo Histrico
Nacional.
Durante 1985, y dentro de Plan Regional para los Archivos Municipales de la

Comunidad de Madrid, el entonces llamado Centro Regional de Archivos realiz una
visita a los locales de Archivo del Ayuntamiento. Que sirvi para constatar que stos no
se encontraban en condiciones de albergar los documentos de gestin, intermedios y,
menos an, los histricos, cuyo traslado al municipio tena el Ayuntamiento la intencin
de solicitar.
Teniendo en cuenta todos estos factores y con la condicin indispensable de que el

Ayuntamiento contara con un Ayudante de Archivos, sin el cual resultara imposible el
traslado de los documentos histricos; se concedi, el 28 de septiembre de 1986, una
subvencin para la adecuacin del local del archivo y compra de mobiliario adecuado.
En 1987, se traslad el fondo histrico del Ayuntamiento de El Escorial al citado archivo.
Poco despus, en 1988, la Comunidad de Madrid concedi una subvencin para la
microfilmacin de 40 metros lineales de los documentos del archivo histrico municipal
Por su parte, el Ayuntamiento de El Escorial, que haba adquirido el compromiso de

crear la plaza de Ayudante de Archivo, cre en 1990 la citada plaza. Contado desde
febrero de 1991 con una Ayudante de Archivo, y desde octubre de 1992, con un Auxiliar
60
Administrativo; amplindose este equipo de trabajo en septiembre de 2004 con un

nuevo Auxiliar Administrativo.
Desde 1991 el crecimiento del Archivo General se realiza mediante transferencias
controladas de los documentos de las oficinas. Las oficinas productoras de acuerdo con
el archivo transfieren fragmentos de series, el trmite de los documentos transferidos
debe estar finalizado y su consulta no es muy frecuente.
A continuacin se puede ver un modelo de Relacin de Entrega para rellenar

manualmente, y un modelo de Relacin de Entrega cumplimentado por ordenador.
61
62
ARCHIVO MUNICIPAL DE EL ESCORIAL

RELACION DOCUMENTOS REMITIDOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA TIPO DOCUMENTAL/SERIE DOCUMENTAL

CONTRATACIN PLIZAS DE SEGUROS
CON
AO N CONTENIDO DEL DOCUMENTO SERVA SIG. CDIGO
ORDEN CION
2003 1 Responsabilidad civil, Fiestas San P 2.01.03.05
Bernab 2003. MAPFRE
2003 2 Fiasgu 2003. MAPFRE P 2.01.03.05
2004 3 Salida senderismo 26-11-04. P 2.01.03.05
VITALICIO
2004 4 Exposicin Pablo Neruda. FIATC P 2.01.03.05
2004 5 Senderismo 11-12-04. VITALICIO P 2.01.03.05
2004 6 Club de verano mes de Julio 2004. P 2.01.03.05
VITALICIO
2004 7 Campamento de verano 2004. P 2.01.03.05
VITALICIO
2004 8 Seguro Casa Miana. VITALICIO P 2.01.03.05
2004 9 Renault kangoo Express. MAPFRE P 2.01.03.05
2004 10 Fiestas de San Bernab 2004. P 2.01.03.05
MAPFRE
2004 11 Fiasgu 2004. MAPFRE P 2.01.03.05
2004 12 San Bernab 2004 .VITALICIO P 2.01.03.05
2004 13 Camin recolector renault . MAPFRE P 2.01.03.05
VITALICIO
2004 15 Vehculo basculante. MAPFRE P 2.01.03.05
2004 16 Exposicin Santa Teresa. FIATC P 2.01.03.05
2005 17 Das sin cole en Navidad. VITALICIO P 2.01.03.05
2005 18 Ocio Noches. REALE P 2.01.03.05
VITALICIO
Responsable de la Oficina Responsable del Archivo
El Escorial,........ de...................................................de 2005
63
5. Anexos
5.1. Legislacin general sobre acceso
Constitucin Espaola, de 27 de diciembre de 1978. (BOE 29/12/78)
o Artculo 18. Sobre el honor, la intimidad personal y familiar

o Artculo 20. Libertad de informacin
o Artculo 23. Sobre la participacin en los asuntos pblicos
o Artculo 105 b). Garantiza el acceso de los ciudadanos a los archivos y

registros pblicos.
LEY 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las bases de rgimen local. (BOE 3/04/85)
o Artculos : 10, 17, 18, 55, 56, 64, 69, 70 y 77

o Artculo 18: Son derechos y deberes de los vecinos. e) Ser informado previa
peticin razonada, y dirigir solicitudes a la Administracin Municipal en
relacin a todos los expedientes y documentacin municipal, de acuerdo a lo
previsto en el art. 105 b)
o Artculo 70.3 Todos los ciudadanos tienen derecho a consultar los archivos y
registros... y a obtener copias y certificaciones....
RDL 781/86, de 18 de abril, Texto refundido de las disposiciones legales vigentes

en materia de administracin local. (BOE 22 Y 23/04/86)
RD 2568/86, de 28 de noviembre, Reglamento de organizacin, funcionamiento y
rgimen jurdico de las Entidades Locales. (BOE 22/12/86)
o Artculos: 14, 15, 16, 32, 84, 152, 170, 171, 180, 203, 207 y 230
LEY 30/92, de 26 de noviembre, de Rgimen jurdico de las Administraciones
Pblicas y procedimiento administrativo comn. (BOE 27/11/92
o Artculos: 4, 10, 35 y 37
LEY 4/99, de modificacin de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Rgimen
jurdico de la administraciones pblicas y del procedimiento administrativo comn.
(BOE 14/01/99)
o Artculos 1.2 y 1.6
RD 208/96, de 9 de febrero, por el que se Regulan los servicios de informacin

administrativa y atencin al ciudadano. (BOE 04/03/96)
LEY 16/85, de 25 de junio, del Patrimonio histrico espaol. (BOE 29/06/85)
o Artculos 57 y 62
65
RD 111/86, de 10 de enero, desarrollo parcial de la Ley 16/85, de Patrimonio

histrico espaol. (BOE 28/01/86)
LEY 4/93, de 21 de abril, de Archivos y patrimonio documental de la Comunidad
de Madrid. (BOE 10/06/93)
LO 1/82, de 5 de mayo, de Proteccin civil del derecho al honor, a la intimidad

personal y familiar, y a la propia imagen. (BOE 14/05/82)
LEY 48/78, de 7 de octubre, modifica la Ley reguladora 9/68, de 5 de abril, de
Secretos oficiales. (BOE 11/10/78)
LO 5/92, de 29 de octubre, de Regulacin del tratamiento automatizado de los
datos de carcter personal. Derogada por la L O 15/99. (BOE 31/10/92)
RD 428/93, de 26 de marzo, aprueba el Estatuto de la Agencia de Proteccin de

datos. (BOE 04/05/93)
RD 1332/94, de 20 de junio, por la que se desarrollan algunos preceptos de la LO
5/92. ( BOE 21/06/94)
LO 15/99, de 13 de diciembre, de Proteccin de datos de carcter personal. (BOE

14/12/99)
RD 994/99, de 11 de junio, Aprueba el Reglamento de medidas de seguridad de
los ficheros automatizados que contengan datos personales. (BOE 25/06/99)
Instruccin 1/98, de 19 de enero, de la Agencia de Proteccin de Datos Estatal,

relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificacin y cancelacin
Instruccin 1/00, de 1 de diciembre, de la Agencia de Proteccin de Datos Estatal,
relativa a las normas por las que se rigen los movimientos internacionales de
datos.
Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de

1995, relativa a la proteccin de las personas fsicas en lo que respecta al
tratamiento de datos personales y a la libre circulacin de estos datos.
5.2. Legislacin que contiene regulacin del acceso sobre materias especficas:
LO 1/82, de 5 de mayo, de Proteccin Civil del derecho al honor, a la intimidad

personal y familiar, y a la propia imagen. (BOE 14/05/82)
LO 5/85,de 19 de junio, de Rgimen General de Elecciones. (BOE 20/06/85)
LO 13/94, de 30 de marzo, modifica la de Rgimen General de Elecciones.
LEY 14/86, de 25 de abril, General de Sanidad. (BOE 29/04/86)
LEY 12 /89, de 9 de mayo, de Funcin estadstica pblica. (BOE 11/05/89)
66
LEY 4/96, de 10 de enero, de Padrn municipal. (BOE 12/01/96)
RD 2612/96, de 20 de diciembre, modifica el Reglamento de Poblacin y

Demarcacin de las entidades locales. (BOE 16/01/97)
LEY 8 de junio de 1957, de Registro civil. (BOE 10/06/57)
LEY 230/63, de 28 de diciembre, General tributaria. (BOE 31/12/63)
O 30/07/82 del Ministerio de Economa y Hacienda, limita el acceso a las bases de

datos fiscales
LEY 10/85, de 26 de abril, de la Hacienda pblica.
RD 1624/1992, de 29 de diciembre, que aprueba el reglamento del impuesto sobre
el valor aadido y modifica el real decreto 1041/1990, de 27 de julio, sobre
declaraciones censales, el real decreto 338/1990, de 9 de marzo, sobre el numero
de identificacin fiscal; el real decreto 2402/1985, de 18 de diciembre sobre el
deber de expedir y entregar factura (los empresarios y profesionales), y el real
decreto 1326/1987, de 11 de septiembre, sobre aplicacin de la directivas de la
comunidad.
LEY 39/88, de 28 de diciembre, Reguladora de las Haciendas locales. (BOE
30/12/88)
RD 1485/94, de 1 de julio, Normas que han de regir para el acceso y distribucin
pblica de la informacin catastral, cartogrfica y alfanumrica. (BOE 19/07/94)
LEY 1/98, de 26 de febrero, Derechos y garantas de los contribuyentes. (BOE

27/02/98)
O 18/11/99 del Ministerio Economa y Hacienda, Regula el suministro de
informacin tributaria a las Administraciones pblicas para el desarrollo de sus
funciones; as como los supuestos contemplados en el artculo 113.1 de la Ley
General Tributaria.
LEY 24/01, de 27 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y orden
social. (BOE 31/12/01.Disposicin adicional segunda: catastro)
LEY 30/84, de 2 de agosto, de medidas para la reforma de la Funcin pblica.

LEY 2/91, de 7 de enero, Contratos de trabajo, informacin de los trabajadores en
materia de contratacin.
LEY 9/91, de 22 de marzo, de Incompatibilidades.
RDL 1/95, de 24 de marzo, Estatuto de los trabajadores. (BOE 29/03/95)
LO del Notariado, de 28 de mayo de 1862. (GACETA 29/05/62)
67
Decreto de 2 de junio de 1944, Reglamento de organizacin y rgimen del

notariado. (BOE 0 7/07/44)
LEY 38/95, de 12 de diciembre, de libre acceso a la informacin en materia de
medio ambiente. (BOE 13/12/95)
LEY 55/99, de 29 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y orden

social. (BOE 30/12/99)
o Art. 81 sobre medio ambiente
RD de 14 de septiembre de 1882, de Enjuiciamiento criminal.
LEY 6/85, de 27 de marzo, modifica el artculo 849.2 de la Ley de Enjuiciamiento
criminal.
LEY O 6/85, de 1 de julio, del Poder judicial. (BOE 02/07/85)
LEY O 10/95, de 23 de noviembre, Cdigo penal. (BOE 24/11/95)
LEY 1/00, de 7 de enero, de Enjuiciamiento civil. (BOE 08/01/00)
RDL 1/96, de 12 de abril, aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad

Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales
vigentes sobre la materia. (BOE 22/04/96)
LEY 5/98, de 6 de marzo, de incorporacin al derecho espaol de la Directiva
96/9/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 1996, sobre
proteccin jurdica de las bases de datos. (BOE 07/03/98)
RD 114/00, de 28 de enero, por el que se crea y regula la Comisin Interministerial

para actuar contra las actividades que vulneran el derecho de la propiedad
intelectual e industrial. (BOE 08/02/00)
LEY 17/01, de 7 de diciembre, de Marcas.(BOE 08/12/01)

LEY 16/89, de 17 de julio, de Defensa de competencias
LEY 31/87, de 18 diciembre, de Ordenacin de las telecomunicaciones

LEY 2/85, de 21 de enero, de Proteccin civil
RD 1245/85, de 17 de julio, sobre D.N.I.
LEY O 3/81, de 6 de abril, del Defensor del pueblo

Reglamento del Congreso de los Diputados (10/02/82)
68
6. Bibliografa
CAYETANO MARTN, Carmen. El sistema de clasificacin de los archivos
municipales de Madrid en Lligall. Revista de la Asociacin de Archiveros de
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1994. Archivos, informtica y nuevos soportes documentales
o Actas de las XI Jornadas de Archivos Municipales. Aranjuez 23-24 de Mayo

de 1996. La organizacin de documentos en los Archivos de oficinas
o Actas de las XIV Jornadas de Archivos Municipales. Parla 23-24 de Mayo de
2002. El acceso a los documentos municipales.
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Comunidad de Madrid: Consejera de Cultura y Deporte. 7 edicin. 2005.
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MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Tcnicas de archivo y

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La Mancha, 1996.
69
SANCHIS MORENO, Francisco Jos. Los archivos de oficina: una sntesis para su
gestin. Valencia. Tirant lo Blanch. 1999
SHELLEMBERG, T.R. Principios de ordenacin. Crdoba (Argentina): Archivo
General de la Nacin, 1982.
70

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La organizacin de los Archivos de Oficina

1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio documental..................................... 5

2. El archivo de oficina. Los documentos en los archivos de oficina. Tcnicas de archivo:

2.1. El archivo de oficina................................................................................................................ 19

4. El archivo municipal de El Escorial............................................................................................... 55

1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio

Un archivo no es el lugar donde se guardan papeles que no sirven para nada o

ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. Papeles apilados, diarios, boletines, 1. Documento importantes que hay que

7. No hay normas de archivo ni de 7. Manual de gestin de los

Adaptado de la web del Archivo de la Universidad Politcnica de Catalua1

El concepto actual de archivo conlleva tres acepciones:

La institucin que administra los documentos.

El lugar donde se conservan los documentos.

El archivo es el conjunto orgnico de documentos, o la reunin de varios

QU componen los archivos? CONJUNTOS ORGNICOS DE

QUIN los produce? PERSONAS:

CMO se forman? PROCESO NATURAL: Las funciones y

De la definicin anterior se deben extraer otros aspectos que son importantes a la

Si el usuario es el ciudadano, dentro del contexto de los archivos pblicos, se

OBJETIVOS INFORMACIN al servicio de:

Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Opus cit.

Funciones de los archivos

REUNIR los documentos

ORGANIZAR los documentos (Clasificar + Ordenar)

DIFUNDIR los documentos

ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIN + SERVICIO

Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victora. Opus cit

Por tanto, en el caso de la Administracin Local lo que define al documento es que

Prueba de que esa actividad se ha realizado.

Testimonio de los derechos y obligaciones de la Administracin y del ciudadano.

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SOPORTAN LAS ACTUACIONES

Adaptado de Dupl del Moral,Ana. Manual de archivos de oficina para gestores.

Su gnesis u origen: Se producen dentro de un proceso natural de actividad,

Su condicin de exclusivos: cada documento de archivo responde a una actividad

o Su integridad: debe estar integro o completo, no le debe faltar ninguna de sus

o Su ingenuidad o forma: se esta hablando de su condicin de borrador, copia

Caracteres de los documentos

Caracteres externos: Caracteres internos:

o Clase o Entidad productora

La clase: est determinada por el procedimiento empleado para transmitir la

El tipo: es una caracterstica que va ms all de lo meramente fsico o externo, se

El soporte: es la configuracin fsica del documento, que depende de los

En cualquier archivo el conocimiento y estudio de los caracteres externos e internos

CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

La clase: Documentos textuales, documentos grficos, documentos

El tipo: Oficios, cartas, acuerdos, decretos, resoluciones, actas,

CARACTERES El soporte: Documentos en papel, documentos en soporte fotogrfico,

El formato: Expedientes, libros, volmenes, legajos, cajas

La cantidad: Nmero de unidades, metros lineales

La forma: Borrador, minuta, original o copia.

El origen funcional: por qu

Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.

El valor de los documentos de archivo

El valor primario: es aqul que va unido a la finalidad inmediata por la cual el

Adaptado de Molina Norte, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit.

Clasificacin de los tipos documentales de la Administracin

Tipos documentales simples:

1. Documentos administrativos resolutorios: son documentos que incluyen un