Actualizacion en La Gestion de Archivos
Actualizacion en La Gestion de Archivos
Actualizacion en La Gestion de Archivos
Archivísticas
Temas:
✓ Nociones Básicas de la Archivística
✓ Legislación archivística peruana
Nociones Básicas de
la Archivística:
• Tanto Antonia Heredia, como José Ramón Cruz Mundet exponen que
la “Archivística es una Ciencia relativamente nueva”.
Coinciden en que sólo se puede hablar de Archivística propiamente
dicha hasta bien entrado el siglo XIX.
Antonia Heredia la consideraba primero como una técnica empírica,
pero a diferencia de José Ramón Cruz Mundet le va a dar dos tipos
de consideraciones:
✓ Disciplina independiente.
✓ Ciencia Auxiliar de la Historia.
• Para José Ramón Alberch, la Archivística como tal, no aparece hasta
que “Natalis de Wailly enuncia su principio de procedencia en 1841,
diferenciándose de las demás Ciencias”.
Según Gustavo Villanueva *
ARCHIVOS
DOCUMENTOS
ARCHIVERO
OTRAS DEFINICIONES:
1. Conservación.
2. Organización.
3. Utilización o aprovechamiento de los fondos de los
Archivos para fines específicos.
JUSTIFICA SU EXISTENCIA POR LA IMPORTANCIA QUE REVISTEN LOS
ARCHIVOS
GARANTIZA EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN PARA
EL CONTROL Y LA TRANSPARENCIA
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA:
LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA
TOMA DE FUENTES
PATRIMONIO
DECISIONES DE LA
CULTURAL
HISTORIA
IDENTIDAD
NACIONAL
ARCHIVOS Documentos en
Paquetes
cajas
Archivador
Otros Soportes
La Generación de Documentos en las
Instituciones o Empresas se hace en
cumplimiento de sus fines y objetivos, lo
que da lugar a funciones típicas,
principales, secundarias, actividades,
procesos.
PROBLEMÁTICA
La Superproducción Documental: Archivo de
ARCHIVO CENTRAL Gestión: Complejidad de funciones ,
procedimientos, técnicas de comunicación,
avance de la tecnologías de la información.
Nuevos retos:
▪Necesidad de control de las series
documentales desde su creación.
▪Control de los fondos acumulados en los
archivos.
▪Interconexión de los organismos de la
Administración Central y Periférica.
CONCEPTOS
FUNDAMENTALES
DOCUMENTO
34/69
VALOR DEL DOCUMENTO
35/69
NIVELES DE ARCHIVOS
• ARCHIVOS DE GESTIÓN
También se le conoce como archivo de
oficina o secretarial. En este archivo
podemos encontrar documentación
producida y recibida por la misma
unidad que origino tal actividad, por
otras dependencias, como también
por otras entidades, encontrándose en
plena etapa de creación, trámite y de
uso administrativo y jurídico.
ARCHIVO CENTRAL
Este Archivo, esta conformado por las
transferencias de los documentos, provenientes
de los archivos de gestión o periféricos, se
encuentra en una etapa de utilización con un
nivel de uso poco frecuente y conservación, ya
que su valor administrativo aún no ha prescrito.
Frecuentemente, se ubica en ambientes de la
misma entidad, con personal archivero
capacitado, como responsables de su
administración.
DESTINO DE LOS DOCUMENTOS
❑ Administración de Archivos
❑ Organización Documental
❑ Descripción Documental
❑ Conservación
❑ Servicios
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
FONDO DOCUMENTAL
ADMI/00
COIN/00 IMIN/00
SERIES
RECURSOS
TESORERIA HUMANOS
TESO/00
SECCIÓN
Organización
de un Fondo CONTABILIDAD ARCHIVO CENTRAL
Documental CONT/00 ARCE/00
ARCHIVO GENERAL FONDO
DE LA NACIÓN
Organización SECCIÓN
SUPERVISIONES
PIEZAS DOCUMENTALES.
43/69
PARA LA CORRECTA COMPRENSIÓN DE
COMO SE DECIDE EL TIEMPO DE
PERMANENCIA DE LOS DOCUMENTOS EN
LOS DIFERENTES NIVELES DE ARCHIVOS, SE
DEBE ELABORAR …….
Eliminación de Documentos
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Es responsable de la identificación,
descripción, conservación, acceso,
separación del material no archivístico y
remisión de los documentos archivísticos
(transferencia) al siguiente archivo de
acuerdo a su ciclo vital.
Es el archivo encargado de planificar,
organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar,
controlar los procesos, procedimientos y las
actividades archivísticas a nivel institucional.
Es el archivo encargado de planificar,
organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar,
controlar los procesos, procedimientos y las
actividades archivísticas a nivel
desconcentrado.
ALCANCES SOBRE LOS PROCESOS TÉCNICOS:
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
FONDO DOCUMENTAL:
Conjunto de documento producidos por todos y cada uno
de los órganos generadores de documentos, que
conforman la estructura orgánica de una institución.
SECCIÓN:
Cada una de las divisiones del fondo que pueden
corresponder a una parte de un fondo:
• SECCIÓN LEGAL.
• SECCIÓN FINANCIERA
SERIE
• Conjunto de documentos producidos por un órgano en
el desarrollo de una misma actividad administrativa,
regulado por la misma norma jurídica y/o
procedimiento.
• Tiene características comunes, un mismo asunto.
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Tiempo: 60 minutos.
Leyes generales
Archivística
Archivística
Es de utilidad pública la
defensa, conservación e Crean el Sistema Nacional Ley General del Patrimonio
incremento del patrimonio de Archivos Cultural de la Nación
documental
Reglamento
Decreto Supremo N° 029-2021-PCM
Dos tipos:
1. Sistemas Funcionales, que aseguran el cumplimiento de políticas públicas que requieren
la participación de todas o varias entidades del Estado.
2. Sistemas Administrativos, que regulan la utilización de los recursos en las entidades de la
administración pública
Ente rector:
[…] autoridad técnico-normativa a nivel nacional; dicta las normas y establece los
procedimientos relacionados con su ámbito; coordina su operación técnica y es
responsable de su correcto funcionamiento […]
Sistema Nacional de Archivos
Ley N° 25323 y su reglamento
Integra a las Entidades e Instituciones de carácter público, que realizan funciones de archivos en
el ámbito Nacional para alcanzar objetivos en la defensa, conservación, organización y servicio
del Patrimonio Documental de la Nación, aplicando principios, normas, técnicas y métodos de
archivos.
Archivo General
de la Nación
Comisión Técnica de
Archivos
Archivos Privados
Archivos Archivos Públicos
con información de
Regionales (24) interés público (art. 2
del DL 19414)
Comisión Técnica
Regional de Archivos
Sistema Nacional de Archivos
Fines
1. Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicos
integrándolos al Sistema Nacional de Archivos;
2. Propiciar el desarrollo nacional a través de la defensa, conservación, organización y servicio
del Patrimonio Documental de la Nación como fuente esencial de información; y,
3. Promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos del país.
Funciones
1. Definir políticas y emitir normas sobre la protección y defensa del Patrimonio Documental de
la Nación;
2. Contribuir a optimizar la gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional,
permitiendo la oportuna toma de decisiones;
3. Promover y participar en el fomento de la identidad nacional, a través del Patrimonio
Documental de la Nación; y,
4. Propender a la adopción de las normas que aseguren la uniformidad y ejecución de los
procesos técnicos archivísticos de la República.
Sistema Nacional de Archivos
Funciones del Archivo General de la Nación
• a nivel nacional.
5. Supervisar y dar seguimiento a la aplicación de la normatividad de los procesos técnicos del Sistema Nacional de Archivos.
6. Calificar, acopiar, conservar, organizar, describir y servir la documentación histórica con valor permanente y trascendente para la
Nación y la documentación proveniente de la administración pública central, con sujeción a la legislación sobre la materia.
7. Identificar, inventariar, inscribir, registrar, investigar, proteger, conservar, difundir, y promover los bienes integrantes del Patrimonio
Cultural de la Nación de su competencia.
8. Proponer las medidas de preservación del Patrimonio Documental de la Nación y efectuar los servicios de restauración y reprografía
de documentos a nivel nacional.
9. Promover, apoyar y efectuar la formación profesional y capacitación especializada en archivística.
10. Velar por el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre archivos y documentos, imponiendo sanciones de acuerdo a
Ley.
11. Absolver consultas y emitir opinión técnica vinculante en las materias de su competencia.
12. Otras funciones que le sean asignadas por ley.
[…] la Administración Pública, al emitir actos administrativos –que por definición, generan
efectos específicos, aplicables a un conjunto definido de administrados– debe adecuarse a
las normas reglamentarias de carácter general. Estas últimas evidentemente deben de
complementar debidamente la norma legal que les da sustento, cumpliendo con
reglamentarla de manera adecuada, en el caso de los llamados reglamentos ejecutivos.
(Guzmán, 2015)
Reconocimiento de su
Recursos
autoridad
3
15 normas 3 guías 1 manual 1 protocolo
reglamentos
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Directiva N° 02-2008-AGN/DNAH-DC, Prevención de siniestros por incendio en archivos
.
Directiva N° 001-2018-AGN/DAI, Norma para la eliminación de documentos de archivo del sector público
Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA, Normas para la Elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las Entidades Públicas.
Directiva N° 002-2019-AGN/DDPA, Normas para la Transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades Públicas
Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA, Lineamientos para la elaboración de documentos de gestión archivística para las entidades del sector
público
Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA, Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas
Directiva N° 002-2020-AGN/DDPA, Directiva que aprueba lineamientos de prevención, seguridad y actuación en cumplimiento de las normas
del sistema nacional de archivos
Directiva N° 001-2019-AGN/DAN, Servicio de publicidad de los Archivos Notariales que brinda la Dirección de Archivo Notarial del Archivo
General de la Nación
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Establecimiento Marco de
Responsabilidad Integración del Enfoque del Conformación Roles de los
de un Archivo actuación de los
del titular de la CIM funcionamiento del Sistema de Archivos
Central en la tipos/niveles de
entidad pública. Archivos
entidad. Archivos
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Responsabilidad
Formulación del Elaboración de
del Archivo Central PATA
Articulación del Elaboración del Facultad del AGN consolidado de
o Desconcentrado
PATA con el POI PATA para supervisar Etapa de ejecución Actividades
sobre la
de la entidad programadas y
elaboración del Etapa de evaluación ejecutadas
PATA
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Define la
responsabilidad Responsabilidad y Acciones
del Archivo Definición de la Características de Rectificación de
derechos de la generales para Incorporación y
Central para los documentos
foliación de entidad sobre sus
que deben ser los documentos retiro de folios
efectuar el parámetros de foliar un
documentos foliados foliados
cumplimiento de la foliación documento
directiva.
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Etapas de la
El Archivo Central organización:
tiene Agrupaciones Cuadro de
Responsabilidad responsabilidad Principios Documento documentales identificación,
del titular de la para gestionar la archivísticos archivístico
clasificación, Clasificación de
Unidad ordenación y
entidad pública organización de documental Fondo – CCF
asignación de
documentos signatura
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Responsabilidad Sobre el
Responsabilidad
del Archivo Factores para Valores de los Programa de
del titular de la Central para la Sobre la Sobre el Comité
considerar en la Control de
entidad sobre el valoración de la Valoración
valoración documentos Evaluador de
Documentos
cumplimiento de series documental archivísticos Documentos
documental Archivísticos -
la directiva documentales
PCDA
Directivas del Sistema Nacional de Archivos
Sobre la Sede o
local del Archivo
Central
Responsabilidad del
Responsabilidad Archivo Central para Contenedores y
Definición de la Especificación mobiliario. Reporte de las
del titular de la la protección y Preservación
entidad pública conservación de
conservación de sobre la actividades de
Conservación del
para cumplir la documentos, en todo documentos de restauración de soporte o medio físico digital conservación
normativa . el ciclo vital del archivo documentos
documento Control de las
condiciones
medioambientales y
biológicas
Principales instrumentos de Gestión Archivística
Instrumentos
“Instrumentos técnicos que permiten el desempeño de las
actividades archivísticas y el control de la documentación a lo
largo de su ciclo vital.”
Fases por las que pasa un documento de acuerdo con la finalidad que
cumple en la entidad.
Expediente - Procedimiento
Principales instrumentos de Gestión Archivística
Archivo
Archivo de Archivo Archivo
Archivo Central Intermedio
Gestión Periférico Histórico AGN
AGN
Transferencia Transferencia
X>30 años
Expediente en
proceso /
trámite