PROC-SGC-SGC-001 - Procedimiento de Control de Documentos y Registros
PROC-SGC-SGC-001 - Procedimiento de Control de Documentos y Registros
PROC-SGC-SGC-001 - Procedimiento de Control de Documentos y Registros
PROCEDIMIENTO Versin: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 1 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
CONTENIDO.
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
3.1 Autoridad.
3.2 Responsabilidad.
3.2.1 Representante de la direccin.
3.2.2 Gestor de Calidad.
3.2.3 Dueos de proceso.
4. DEFINICIONES.
5. CONDICIONES GENERALES.
6. REGISTROS DE CALIDAD.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14
PROCEDIMIENTO Versin: 1
Definir la estructura, la metodologa y los parmetros bajo los cuales se desarrolla el control
de registros y documentos del Sistema de Gestin de Calidad de Ossa y Asociados, con
base en las normas NTC ISO 9001-08; NTC AV01 y NTC AV02, NTS-TS 003 Turismo
sostenible, con el fin de mantener disponibles y actualizados los documentos y de conservar
los registros para evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
2. ALCANCE.
Aplica a todo documento y/o registro interno que se genere en el Sistema de Gestin de la
Calidad.
3. RESPONSABLES.
Elaborar y realizar ajustes cuando sea necesario a los documentos del SGC
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015
PROCEDIMIENTO Versin: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 3 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
Distribuir los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Controlar los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizar seguimiento a las disposiciones descritas en este procedimiento
documentado.
4. DEFINICIONES.
4.1 Formato.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas y no es modificable.
4.2 Documento.
Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco
magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de
stos.
PROCEDIMIENTO Versin: 1
4.7 Proceso.
Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforma elementos de
entradas en salidas o resultados.
4.8 Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso con una estructura
definida.
4.10 Registro.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeadas o resultados alcanzados.
4.11 Revisin
Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema
objetivo de la revisin, para alcanzar los objetivos establecidos.
4.13 Versin
Define cuantas actualizaciones ha tenido un documento, en el momento de su
consulta.
5. CONDICIONES GENERALES.
Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de OSSA Y ASOCIADOS S.A, estarn
estructurados de la siguiente manera:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015
PROCEDIMIENTO Versin: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 5 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
DOCUMENTOS
Manual de calidad
Manual de Sostenibilidad
Caracterizaciones
Procedimientos
Formatos
Perfiles
Instructivos
Plan de calidad
Anexos
Para los formatos se maneja el encabezado solamente; ya la estructura del pie de pgina
vara segn los requerimientos del formato.
Estos siempre deben ir al inicio de todas las hojas de los documentos de la siguiente forma:
PROCEDIMIENTO Versin: 3
DOCUMENTO CONTROLADO
PROCEDIMIENTO Versin: 1
Campo 4: Elaboro: Firma para los documentos que se requieran los dems documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los all nombrados, nombre de la
persona que elabora el documento y cargo. En todos los casos la persona que elabora
es el Gestor de calidad.
Campo 5: Reviso: Firma para los documentos que se requieran los dems documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los all nombrados.
Campo 6: Aprob: Firma para los documentos que se requieran los dems documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los all nombrados, nombre y cargo
que aprueba. (Representante de la Direccin.)
PROCEDIMIENTO Versin: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 7 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
Son las evidencias objetivas de la aplicacin de los procedimientos, como son: formatos
diligenciados, actas, informes, entre otros y la forma como se controlan.
Todos los registros del Sistema de Gestin de Calidad, se controlan dentro del listado
maestro de documentos, se desglosan en hojas de Excel como por ejemplo:
Procedimientos, Instructivos, etc.
Identificacin del documento Proceso que controla Proceso al que pertenece No consecutivo 001 a 099
PROCEDIMIENTO Versin: 1
PROCESOS
NOMBRE CODIGO
Gerencia GCIA
Gestin de Calidad SGC
Comercial COM
Financiero FIN
Contabilidad CONT
Gestin del Talento Humano GTH
Cartera CAR
Infraestructura y proveedores
INF
de servicio
Para codificar los documentos internos OSSA Y ASOCIADOS utilizara las siguientes siglas:
DOCUMENTO
NOMBRE CDIGO
Proceso PROC
Instructivo INST
Caracterizacin CTZ
Manual de Calidad MQ
Manual de MTS
Sostenibilidad
Formato FMTO
Versin VER
Plan de Calidad PQ
Perfiles PF
La elaboracin o cambio de los documentos, puede ser llevada a cabo por cualquier
funcionario de la agencia, pero la revisin, aprobacin o rechazo, debe hacerla el
Responsable de cada proceso junto con el Gestor de Calidad, verificando que lo descrito o
el cambio a realizar, permita lograr lo establecido con el propsito del mismo.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015
PROCEDIMIENTO Versin: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 9 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
Como consecuencia de la revisin, debe aparecer la firma o el nombre del responsable en
la casilla correspondiente
Una vez elaborado el borrador del documento segn informacin suministrada, el Gestor
de Calidad lo enva al dueo del proceso para que este revise la informacin y confirme
que lo establecido en el documento corresponde a la realidad, relacionando su firma en el
espacio de reviso.
5.9 Divulgacin.
Los documentos del sistema de gestin de calidad son divulgados teniendo en cuenta las
herramientas de comunicacin, es decir, se comunica por correo electrnico; el documento
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14
PROCEDIMIENTO Versin: 1
Cada dueo de proceso tiene en su poder los documentos en copia, pero si estos requieren
una copia de la informacin, para ser entregada a colaboradores del proceso, deben pedir
autorizacin al Gestor de Calidad, con el fin de que se genere la adecuacin de una marca
de agua con el nombre de COPIA CONTROLADA en un archivo en PDF, el cual ser
enviado al correo de la persona que lo requiera.
Los memorandos y/o otros documentos hacen parte de los registros de calidad de OSSA Y
ASOCIADOS, pero si no se identifican con cdigo, igual sern controlados por el sistema
de calidad.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015
PROCEDIMIENTO Versin: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 11 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
La generacin y conservacin de los registros de calidad tiene como objetivo demostrar el
desarrollo, brindar informacin, proporcionar evidencia objetiva de actividades y procesos
del Sistema de Gestin de la Calidad.
Todos los registros del Sistema de Gestin de la Calidad de OSSA Y ASOCIADOS S.A.
cumplen con las siguientes etapas:
5.12.1 Identificacin
5.12.2 Almacenamiento.
5.12.3 Proteccin.
5.12.4 Legibilidad
No se diligencian a lpiz.
Permanecen libres de tachones y enmendaduras.
No se modifican para colocar informacin adicional.
Se diligencian en su totalidad y si quedan espacios en blanco de les coloca una lnea
(/), N/A o No aplica, para evidenciar que no contienen ms informacin.
5.12.5 Retencin
PROCEDIMIENTO Versin: 1
Cada uno de los registros, tiene su disposicin de acuerdo a lo establecido y definido en las
Tablas de Retencin Documental (TRD), del Sistema de Gestin Documental de la
Compaa.
El gestor de calidad, define a quien debe entregar copia de estos documentos, pero se
sacara esta sobre el original y dentro del listado maestro de externos se define que genera
control y en que ubicacin se tiene este documento.
Para la documentacin fsica (excepto los formatos), se destruye el documento que perdi
vigencia.
Para los archivos en PDF que fueron entregados como COPIA CONTROLADA se genera
seguimiento a partir de correos enviados y se solicita al responsable de su uso, generar
eliminacin de esta informacin del computador donde reposa el documento.
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CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 13 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
6. REGISTROS DE CALIDAD.
Proteccin
Cdigo y Almacenamiento Tiempo de Disposicin
Fsica y Recuperacin
Nombre Fsico Retencin Final
Magntica
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC-
Magntica: Documents\Ossa
001 Listado
PC Gestor de yAsociados\Calid
maestro de
Calidad ad
documentos
2014\Procedimien
tos
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC-
Documents\Ossa
002 Listado de Magntica:
yAsociados\Calid
procesos y PC Gestor de
ad
procedimientos Calidad
2014\Procedimien
tos
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC- Documents\Ossa Ver Protocolo
Magntica:
003 Listado de yAsociados\Calid del Sistema Ver protocolo
PC Gestor de
instructivos ad de Gestin del Sistema de
Oficina Gestin de Calidad
2014\Procedimien Documental Gestin
calidad,
tos Documental
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC- Documents\Ossa
Magntica:
004 Listado de yAsociados\Calid
PC Gestor de
formatos ad
Calidad
2014\Procedimien
tos
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC- Magntica: Documents\Ossa
005 Listado de PC Gestor de yAsociados\Calid
definiciones Calidad ad
2014\Procedimien
tos
Magntica:
FMTO-SGC-SGC- Magntica: C:\Users\Usuario\
006 Listado de PC Gestor de Documents\Ossa
abreviaciones Calidad yAsociados\Calid
ad
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14
PROCEDIMIENTO Versin: 1
Elaboracin de Back up