PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

LOGO DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

EMPRESA Código: Versión: MECARTE S.A.C.

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CONTROL DE CAMBIOS
Cambios en el presente documento desde la última revisión

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. Diego Elías Díaz Ing. Carlos Altamirano Ing. Carlos Altamirano
Supervisor SSOMA Zúñiga Zúñiga
Gerente de Operaciones Gerente de Operaciones
Fecha: 20-10-2017 Fecha: Fecha:

Sólo es oficial las copias impresas con el sello de copia controlada

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1. OBJETIVO
El propósito del presente procedimiento es garantizar que la información documentada
del Sistema de Gestión de Mecarte S.A.C., se encuentre controlado, disponible y que
esté adecuadamente protegido.
2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las áreas y/o procesos involucradas dentro del
Sistema de Gestión de la organización.
3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

Decreto Supremo que aprueba el Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y

otras medidas complementarias en minería D.S. 024 - 2016 EM

 ISO 9001: 2015, Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos.

 ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.

 ISO 14001:2015, Sistemas de gestión ambiental – Requisitos.

 OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión y Salud Ocupacional - Requisitos.

4. DEFINICIONES

4.1 Backup: Copia de respaldo de información digital.

4.2 Base de Datos de Gestión de Documentos: Carpeta electrónica que
compendia todas las últimas versiones de los documentos y sus formatos, para
libre impresión.
4.3 Documento Interno: Todo documento que se genere dentro de la organización.
4.4 Documento No Controlado: Aquel documento en que el usuario es
responsable de verificar si está usando la versión vigente y el cual no evidencia
su control.
4.5 Documentos Externos: Todo Documento que no ha sido generado por la
organización, sino por entes externos como por ejemplo Ministerios, Clientes,
otros, los cuales proporcionan datos o pautas necesarias para el Sistema de
Gestión de Calidad.
4.6 Documentos Obsoletos: Documento que presenta información
desactualizada, la cual debe ser retirada de circulación.
4.7 Información: Datos que poseen significado.
4.8 Documentos: Información y el medio en que esta contenida.
4.9 Información Documentada: Información que la organización tiene que
controlar y mantener, y el medio que la contiene.

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4.10 Instructivo: Documento en el cual se describe detalladamente los pasos para

ejecutar una actividad específica en un procedimiento.
4.11 Lista Maestra de Documentos: Lista o listas donde se incluyen los
documentos que pertenecen al Sistema de Control de Documentos que pueden
ser internos o externos.
4.12 Manual de Gestión: Documento que describe los elementos del Sistema de
Gestión de la organización y su interacción, así como hace referencia a los
documentos interrelacionados.
4.13 Personal Designado: Personal propio de la organización designado por las
Gerencias/Jefaturas para la elaboración de documentos.
4.14 Plan: Especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse,
quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto,
proceso o contrato específico.
4.15 Política: Intenciones y direcciones generales de una organización relacionadas
a su desempeño, formalmente expresada por la alta dirección.
4.16 Procedimiento Operativo: Forma específica de llevar a cabo una actividad en
un proceso determinado.
4.17 Procedimientos de Gestión: Son los procedimientos requeridos por las
Normas de Gestión (por ejm ISO 9001).
4.18 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,
las cuales transforman elementos de entradas en resultados.
4.19 Programa: Es una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan.
4.20 Registros de generación externa: Aquellos que provienen de contratistas,
clientes, entidades gubernamentales, etc. y cuyo formato y/o contenido no ha
sido definido por el Sistema de Gestión. Estos deberán ser identificados por su
nombre el cual debe ser único para cada documento.
4.21 Registros de generación interna: Aquellos cuyo contenido y/o formato ha sido
definido por el Sistema de Gestión de Calidad.
4.22 Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas, siendo una evidencia objetiva de que
se ha cumplido con los requisitos establecidos. Registro también son una
acumulación de datos e información resultante de la realización de los ensayos
o calibraciones que indican si se alcanzan la calidad o los parámetros
especificados de los procesos. Pueden ser formularios, contratos, hojas de
trabajo, hojas de verificación, notas de trabajo, gráficos de control, informes de
ensayo y certificados de calibración internos y externos, notas, publicaciones y
retroalimentación de las partes interesadas, informes de inspección, registros
de asistencia, minutas de reunión, certificados de disposición final,
habilitaciones legales, permisos de trabajo en altura, etc. Los mismos deben ser
legibles, completos y encontrarse adecuadamente identificados, entre otros.

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5. RESPONSABILIDADES

Gerente General

 Brindar los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento del presente

documento en las diferentes áreas.

Coordinador SIG

 Coordinar con los Jefes y/o Responsables de cada proceso, con la finalidad de
realizar las revisiones de los documentos del sistema.
 Mantener actualizada la documentación y base de datos “SIG”.
 Administra la “Lista Maestra de Documentos Internos” y “Lista Maestra de
Documentos Externos” Asegurar la revisión de los documentos del SGC para
confirmar su aplicabilidad.
 Asigna la codificación correlativa, según tipo y alcance del documento y
establece ruta interna de aprobación del documento.
 Comunica a todo el personal la actualización de la plataforma documentaria del
SIG.
 Genera y distribuye las copias controladas de los documentos mediante “Lista
de distribución de documentos”
 Tener disponible los formatos electrónicos que correspondan al Sistema de
Gestión en la base de datos respectiva, para que los usuarios puedan acceder
a las versiones vigentes.
 Orienta a los integrantes de las diferentes áreas sobre el llenado de la “Lista
Maestra de Registros”

Jefaturas

 Mantiene a su personal (propio o terceros) comunicados de inclusión de un

nuevo documento y/o los cambios realizados en los documentos ya existentes.
 Asegura que las últimas versiones de los documentos se encuentren en el área
de trabajo.

 Revisa y verifica la aplicabilidad de los documentos externos y mantienen los

registros vigentes.

 Responsables de realizar el seguimiento de la correcta aplicación de los

procedimientos, instrucciones, así como del correcto llenado de los formatos y

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otros documentos por parte del personal en general. Conservarán los

documentos originales (por ejemplo, registros) en función de la organización.

 Dar a conocer a su personal (propio o contratado) la inclusión de un nuevo

documento y/o los cambios realizados en los documentos ya existentes.

 Realizar la generación, revisión, registro, distribución de documentos en su

área.

 Mantener actualizado los documentos vigentes.

 Completar la “Lista Maestra de Registros” del área y mantener los registros bajo
su gestión.

Personal de la Empresa en General

 Responsables de cumplir y aplicar los procedimientos, instrucciones y del

correcto llenado de los formatos y otros documentos del SIG.
 Completar, archivar y conservar los registros identificados en los diferentes
documentos por el tiempo establecido, conforme a la lista maestra de registros
del área.

 Asegurar que los registros se encuentran legibles, identificables y trazables a

las actividades involucradas al momento de completarlos y archivarlos in situ.

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 SI
CORRECCIÓN NO
DEL
Documento¿
DOCUMENTO
?conforme

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6. DESARROLLO
6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
ETAPAS RESPONSABL DESCRIPCIÓN REGISTROS
E

1. CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Cualquier colaborador puede identificar la necesidad de cambio o creación de un

nuevo documento del SIG y presenta la propuesta de creación o modificación del
Creación o Personal documento, previa autorización de su jefe inmediato y lo presenta al RED.
Modificación
de Cuando se crea o modifica la información documental con respecto a manuales,
documentos procedimientos y otros documentos es recomendable utilizar el formato del
encabezado del Anexo 1, Estructura documentaria, (el cual contiene el código
del documento, la versión, la fecha de aprobación, los responsables de e-mail
elaboración, revisión y aprobación) y el Anexo 2, Características formales de los
documentos.

De existir documentos que no se ajusten a esta estructura, deben ser identificados

mínimo con un código y un número de versión como por ejemplo en el caso de los
formatos.

La identificación de los cambios se realiza según lo establecido en el Anexo 4

“Control de cambios”. No se generan revisiones parciales.
Los cambios en los documentos son revisados y aprobados por la misma función
que realizó la revisión y aprobación original.
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Asimismo, el Coordinador SIG deriva a los responsables de elaboración, revisión y

aprobación, según el siguiente cuadro:

Proceso/Áre Elaborado Revisado Aprobado

Revisión / Coordinador a e-mail
SIG
Aprobación Proceso SIG Coordinador SIG RED, Gerente General

Procesos Personal RED, Coordinador Gerente General

principales y designado SIG, Gerente de
soporte Operaciones

Solo en el caso de Política y los Objetivos del SG, serán aprobados únicamente
por el Gerente General.

La evidencia de la revisión y/o aprobación del documento se puede evidenciar

mediante un correo electrónico enviado por el responsable de proceso al
Coordinador SIG o a través del documento físico revisado y aprobado.

2. IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Identificación
Una vez aprobado los documentos, identifica el documento según lo establecido
de en el Anexo 3 -” Codificación de la documentación”.
documentos Coordinador
SIG

Control de la Lista maestra

Ingresa la información documentada a la carpeta SGC, los colaboradores con
Información acceso a computadora tendrán acceso a la información como “solo lectura” en de documentos
Documentada Coordinador formato pdf referidos a procedimientos y manuales, el resto de personas tendrán internos
SIG acceso a los documentos impresos como copias controladas.
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-La protección de la información documentada en físico lo realizara cada
colaborador, almacenando y salvaguardando los mismos en sus puntos de uso,
también se ejecuta la protección de la información a través de los back up.
Los documentos aprobados e identificados (incluyendo los formatos) son incluidos
en el registro “Lista Maestra de Documentos”.

La información documentada es manejada en forma electrónica en la carpeta del

SIG, salvo que se deba distribuir en físico al personal.

3. DISTRIBUCION

La elaboración o actualización de cualquier documento controlado se informará a

través de correos electrónicos.
Coordinador Podrán generarse, cuando sea necesario, copias controladas los cuales serán Distribución de
SIG controlados en el formato Distribución de documentos. Estos documentos son documentos
distribuidos por Coordinador SIG. Llevan una inscripción de “COPIA
CONTROLADA”. (Señalar
código)
Toda copia que no lleve la inscripción de COPIA CONTROLADA, será
considerada como COPIA NO CONTROLADA.
4. DIFUSIÓN

Responsable
Es de responsabilidad de cada área involucrada en la actividad que genere un Lista de
documento o que sea incluido en su distribución, su difusión y de ponerlo a asistencia
de proceso
disponibilidad de los involucrados para su uso, cuidando de su mantenimiento y
confidencialidad.
5. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Actualización En caso de eliminarse o adicionarse algún documento interno actualizará la Lista Lista Maestra
de registro de Maestra de documentos. de documentos
control de
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documentos Coordinador internos

SIG

Disposición Si se cambia de versión del documento, se recupera las copias controladas, en

de físicas de la versión anterior y las destruye.
documentos Coordinador Mantiene una copia en digital de la documentación obsoleta relacionada al
SIG sistema integrado de gestión.
obsoletos
Es responsabilidad de los usuarios el destruir las copias no controladas de los
documentos que quedan obsoletos.

6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

ETAPA RESPONSABL DESCRIPCIÓN REGISTROS

E
IDENTIFICACIÓN Responsable de Los Responsables de cada proceso deben identificar los documentos
Lista Maestra de
proceso externos aplicables a su proceso, los mismos que deben ser registrados en
Documentos
el formato “Lista Maestra de Documentos Externos”.
Externos
(Señalar código)
DISTRIBUCIÓN Coordinador
Una vez identificado los documentos externos los distribuye a las personas
SIG
o procesos involucrados a través de medio:
Electrónico
Se envía un correo electrónico indicando la ruta y que el documento se Distribución de
encuentra colgado en pdf en la nube Dropbox y se encuentra apto para su documentos
libre acceso. (Señalar código)

Físico
Se controla con el formato “Distribución de Documentos” y se identifican
como "Copia Controlada".
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DIFUSIÓN Responsable de Cada responsable de proceso será encargado de su difusión, cuidando de Lista de
proceso su mantenimiento y del uso de las revisiones vigentes. Asistencia
(Señalar código)

6.2. CONTROL DE REGISTROS

ETAPAS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN REGISTROS

Responsable de Los registros generados en cada proceso son identificados por el
Proceso responsable del mismo e ingresados a la Lista Maestra de Registros.
IDENTIFICACIÓN Ellos se aseguran que los registros se mantengan legibles, que se
almacenen y conserven en medios y/o ambientes apropiados, seguros, y
en confidencialidad, de forma tal de evitar su pérdida o deterioro, facilitar
su rápido acceso y que sean destruidos una vez vencido el periodo
establecido para su conservación. Lista Maestra
Los registros externos (p.e. registros de proveedores, clientes y/o partes de Registros
interesadas que no sean de la organización, pero tiene influencia en MEC-F-SIG-02
evidenciar la gestión) se incluirán en la “Lista Maestra de Registros”
ALMACENAMIENTO Responsable de Los registros pueden almacenarse en medio físico o digital de acuerdo a
Proceso lo definido por el responsable de cada proceso. El registro debe
almacenarse en el lugar y por el tiempo de conservación que
corresponda. Teniendo en cuenta la normativa legal, en caso aplique.
PROTECCIÒN Responsable de Los registros son protegidos a través de la designación de usuarios y
Proceso contraseñas para el acceso restringido de la información. Los registros
impresos se protegen almacenándolos en archivadores bajo condiciones
ambientales adecuadas (lugares secos y protegidos del polvo) evitando
su maltrato, extravío o daño.
Por otro lado, el servidor se encuentra en una zona de acceso
restringido.
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RECUPERACIÓN Responsable de Una vez almacenado el registro podrá ser recuperado por el cargo de la
Proceso persona que tenga acceso a la información, el cual se encuentra
definido en la Lista Maestra de Registros.

DISPOSICIÓN Responsable de Corresponde al lugar donde el registro será dispuesto finalmente una Lista Maestra
FINAL Proceso vez cumplido el tiempo de conservación en el lugar de almacenamiento. de Registros
MEC-F-SIG-02

Nota:
La información y datos contenidos en los registros son generalmente inmodificables y representan un estado de situación en un
determinado momento. En caso de resultar necesario realizar una enmienda, el responsable deberá consignar su firma al lado de la
misma y la fecha de la corrección.
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6.4. FORMATO DE PLANOS:

La plantilla de planos contiene las siguientes indicaciones según anexo 05 “Modelo
de platilla de planos” y Anexo 6 “Codificación de planos por tipo de sistema”.

Pie de Página:
Nombres de los responsables del diseño, revisión y aprobación, así como las fechas
de los mismos.
Cliente: empresa o persona que ha solicitado el diseño o desarrollo.
Título: Nombre del diseño o desarrollo.
Plano N°: MEC-0X-0XX-0X-0X-0X
Donde: MEC: Indica las iniciales de la empresa.

0X: Indica el año de diseño o desarrollo del plano.

0XX: Indica el tipo de sistema a instalar (Ver Anexo 6).

0X: Indica el nombre del cliente.

0X: Indica el número de proyecto con ese cliente.

0X: Indica el número correlativo de plano.

Rev. N°: Corresponde a las revisiones que se le da al plano diseñado.

Esc. N°: Indica el tipo de escala que se ha utilizado para el diseño.
NOTA:

Los planos se distribuirán de la siguiente manera: El original se archivará en el

expediente del cliente, una copia será archivado al registro de planos, dos copias
serán identificadas como copia controlada para su distribución en obra, las cuales
serán devueltas para el archivo respectivo.

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS EN LOS PLANOS

Los cambios o modificaciones se identificarán en las nuevas revisiones, las cuales

serán señaladas con un triángulo y un numeral en el interior del mismo (el numeral
será correlativo de acuerdo a la cantidad de modificaciones).

7. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTOS

 MEC-F-SIG.001 Lista Maestra de Documentos
 Código Lista Maestra de Documentos Externos
 Código Lista de Distribución de Documentos
 MEC-F-SIG.002 Lista Maestra de Registros
 Código Lista de asistencia
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8. ANEXOS
Anexo 1. Estructura Documentaria

El formato a usar en los documentos del SIG cuando aplique es el siguiente: tipo de
letra: Arial, número 11 y espacio 1.15 en todo el documento. Los márgenes y diseño de
papel de todos los documentos serán:

Márgenes • Superior: 2.5 cm, • Inferior: 2.5 cm

• Izquierdo: 3 cm, • Derecha: 3 cm

Diseño • Encabezado: 1.25 cm , • Pie de Página: 1.25 cm

Encabezado de Página

TIPO DE DOCUMENTO (Procedimiento,

Estándar, Reglamento, Instructivo, Manual,
Formato)
MECARTE
LOGO EMPRESA NOMBRE DEL DOCUMENTO S.A.C.

Código: Versión:

Fecha de elaboración: Página:

Pie de página (solo primera hoja)

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: Fecha: Fecha:

 Para el caso de PETS, el encabezado deberá incluir la siguiente información:

Encabezado de Página

NOMBRE DEL PETS MECARTE

LOGO EMPRESA S.A.C.

Área: Versión:

Código: Página:
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Fecha de elaboración: Página:

Cuerpo

Anexo 2: Características Formales de los Documentos

TIPO DE DOCUMENTO
CONTENIDO
POL M PL/PR FI P PETS D I F E C DE L PRE DG

Encabezado x x x x x x x x x x x x x
Hoja de Control de
x x x x
cambio
Objetivo x x x x
Alcance x x x x
Referencias
Legales y Otras x x x
Normas
Definiciones x x x
Responsabilidades x x
Desarrollo x x x
Especificaciones
x
del Estándar
Registros,
Controles y x x x
Documentos
Revisión x
Anexos x x x x
Pie de pagina x x x
Libre (es decir no
se tiene x x x x x x x x x x x x
estandarizado)

Anexo 3: Codificación de la Documentación

MEC-PR-TD-00
Iniciales de la empresa Número correlativo

Proceso
Tipo de documento

Tipo de documento: Un campo compuesto por letras, definiéndose únicamente estos tipos
de documentos para el Sistema Integrado de Gestión.

Código Proceso/Área Código Tipo de documento

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GG Gerencia General M Manual

CA Calidad POL Politicas
SSO Seguridad y salud ocupacional PL Plan
MA Medio Ambiente PR Programa
LOG Logistica FI Ficha
RH Recursos Humanos P Procedimientos
AL Almacén PETS Procedimiento
escrito de trabajo
seguro
COM Comercial D Documento
SIG Sistema Integrado de Gestión I Instructivo
OPP Operaciones y Proyectos F Formatos
ADM Administración E Estándar
C Cartillas
DE Documento externo
L Lista
PRE Plan de respuesta
ante emergencia
DG Diagrama

F: No necesariamente mantienen la estructura definida por la organización, la estructura de

estos se ajusta a la necesidad en particular.

Anexo 4: Control de cambios

CONTROL DE CAMBIOS
Cambios en el presente documento desde la última revisión

Anexo 5: Modelo de Plantilla de Planos

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Anexo 6: Codificación de Planos por Tipo de Sistema

CODIGO TIPO DE SISTEMA

DET Alarma y Detección de Incendio

ROC Extinción por Rociadores Húmedos

ESP Extinción por Espuma

FM200 Extinción por FM200

DILUV Sistema de Diluvio

CA Control de Acceso

INT Intrusión

CCTV Circuito Cerrado de Televisión

HERME Hermetizado
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Fecha de elaboración: Página:

MEC-ANT-O77700-ME-2710-A

MEC Mecarte

ANT Antamina (abrev. Cliente también tiene código cliente 005 pero ya no iria)

ME Mecanica (especialidad)

2710 Numeracion correlativa

A Version