Manual Formulas
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Contenido
Índice .................................................................................................................................................... 3
Presentación .......................................................................................................................................... 4
Justificación .......................................................................................................................................... 5
Fórmulas ............................................................................................................................................... 6
Introducción ....................................................................................................................................... 6
Sintaxis de una fórmula ...................................................................................................................... 6
Operadores de Cálculo y Jerarquía ..................................................................................................... 6
Creación e Inserción de Fórmulas ...................................................................................................... 9
Tipos de Referencias de Celdas ........................................................................................................ 10
Copiados Absolutos y Relativos ....................................................................................................... 13
Concatenación de Textos.................................................................................................................. 15
Uso de Nombres en Celdas y Rangos de Celdas .............................................................................. 16
Errores en las Fórmulas .................................................................................................................... 18
Autocorrección de Fórmulas ............................................................................................................ 19
Resumen ........................................................................................................................................... 21
Presentación
El curso Fórmulas y Funciones Básicas, le brinda al trabajador-alumno del IMSS y del SNTSS,
las herramientas y métodos en el desarrollo de habilidades y construcción de conocimientos
necesarios para el manejo de hojas de cálculo.
La operatividad del curso se llevará a cabo en salas multifuncionales con red inalámbrica,
con equipos de cómputo equipados con el software Microsoft Office actualizado, el cual le
permita al trabajador-alumno el desarrollo de los módulos por medio de procedimientos que le
ayuden a representar los datos y entenderlos fácilmente con base en la representación
adecuada de la información.
Introducción
Uno de los mayores potenciales que tiene una Operandos: Son los datos que se calcularán
hoja de cálculo es el manejo de fórmulas y en la fórmula. Pueden incluir cualquier
combinación de los siguientes elementos:
funciones.
Valores Constantes. Números, texto o fechas
Las fórmulas aumentan la “inteligencia” de una introducidas directamente en una celda o en una
hoja de cálculo. fórmula.
Aunque todas las operaciones que se realizan Referencias. Una referencia es la
en una hoja de cálculo se pueden realizar con identificación de una celda o rango de celdas
una calculadora, se tiene la ventaja de que en la hoja de cálculo. También le informa a
todos los elementos ya están escritos y sólo se Excel en que celdas se deben buscar los
indican las acciones a realizar. valores o datos que desea utilizar en una
fórmula.
Se pueden crear fórmulas que realicen
operaciones básicas de suma, resta, Nombres. Cada celda o rango puede contener
multiplicación, división o potenciación entre un nombre que lo identifique de forma
otras o fórmulas complejas que involucren unívoca. Si utiliza un nombre o una referencia
funciones y realicen cálculos avanzados. a un rango o a una celda, Excel sustituirá el
contenido de la dirección igual que si la
hubiera escrito directamente.
Operadores. Un operador especifica la
operación que debe realizarse con los
elementos de una fórmula. Los operadores se
Sintaxis de una fórmula clasifican en: aritméticos, lógicos, de relación,
Una fórmula es una ecuación dentro de una de concatenación de textos y de referencia.
celda que calcula un nuevo valor a partir de Funciones. Se trata de fórmulas predefinidas
valores existentes. La estructura u orden en que permiten realizar operaciones sobre un
que van colocados los elementos en una valor constante o una referencia a una celda o
fórmula se denomina sintaxis. a un rango utilizado como argumento para la
transformación realizada por la fórmula.
En Excel las fórmulas, por muy complejas que
sean, siguen una estructura o sintaxis Por ejemplo, puede utilizar una función para
específica que inicia con un signo de igual (=) completar el contenido de una fórmula o como
seguido de los elementos que la integran, que operando de otra fórmula.
son básicamente de tres tipos: Operandos (los
Operadores de Cálculo y Jerarquía
elementos que se calculan), Operadores de
Cálculo y Funciones predefinidas. Si se inicia Para especificar los cálculos que se realizarán
una fórmula con un signo de suma (+) o de en una fórmula, Excel utiliza diversos
resta (-), Excel añadirá el signo de igualdad al operadores que se clasifican dentro de éstos
principio de la fórmula. tipos:
= (5+2)*3
Operadores Lógicos
Los Operadores Lógicos, también llamados
Booleanos (en honor a George Boole
matemático inglés del Siglo XIX, quien Operadores de Referencia
sugirió un pensamiento lógico que pudiese Las referencias identifican una celda o grupo
expresar operadores de manera algebraica), de celdas en una hoja de cálculo. Una
son los que permiten relaciones lógicas, las referencia le indica a Excel en qué lugar debe
cuales, como se deduce, pueden provenir de buscar los valores o los datos que se desean
una comparación relacional. utilizar en una fórmula.
2. Botón Aceptar: Permite aceptar lo que se de los operandos cambia se debe hacer la
está escribiendo, es equivalente a presionar la modificación correspondiente en la fórmula.
tecla Enter. Esto no sucede si usamos referencias de celda
en lugar de números, ya que en este caso
Para insertar una fórmula en una celda realice
Excel recalculará automáticamente la fórmula
el siguiente procedimiento:
para mostrar el resultado correcto. El ejemplo
Con un clic coloque el cursor en la celda siguiente ilustra esto:
donde desea escribir la fórmula y obtener el
resultado.
Teclee el signo de igual (=). ¡Recuerde
siempre que toda fórmula debe iniciar con
este signo! También puede teclear el signo más
(+) o menos (-). Automáticamente aparecerá el
signo igual (=) y el primer operando de la Otro ejemplo: La fórmula =B2+B3+B4 da
fórmula estará precedido del signo tecleado. como resultado la suma de los valores que se
Escriba la fórmula deseada. encuentran en la celda B2, B3 Y B4.
Las referencias de las celdas están basadas en Excel no diferencia entre mayúsculas y
los encabezados de columna y renglón, para minúsculas en las direcciones de celdas, por lo
hacer referencia a una celda, se escribe la letra que si escribe a2:b8 lo convertirá en A2:B8
de la columna (A, B, C,…XFD.) seguida del cuando presione Enter.
número de la fila o renglón (1, 2,
3,…1,048,576). En el ejemplo mostrado, la En Excel existen tres tipos de referencias:
referencia para la celda activa es B3 y ésta se Relativas, Absolutas y Mixtas. Dependiendo
despliega en el Cuadro de nombres. de la tarea que se desea ejecutar, es el tipo de
Una fórmula puede hacer referencia a una referencia a utilizar. Es importante destacar
celda. Si desea que una celda contenga el mismo que el tipo de referencia que se utiliza va a
valor que otra, introduzca un signo igual (=) afectar la fórmula cuando ésta se copie a otro
seguido de la referencia a la celda. La celda lugar de la hoja de cálculo y no cuando se
que contiene la fórmula se denomina celda posicione (mueva) en otro lugar.
dependiente, ya que su valor depende del
valor en la otra celda. Siempre que se cambie Referencias Relativas
la celda a la que hace referencia la fórmula, Es el tipo de referencia que Microsoft Office
cambiará también la celda que contiene la Excel usa de manera
fórmula. Las fórmulas pueden hacer referencia
a celdas, rangos de celdas, nombres o rótulos predeterminada y se
que representan a las celdas o rangos. compone sólo del nombre
de la celda, es decir, la
Para hacer referencia a un rango de celdas ubicación entre una
dentro de una fórmula, se debe especificar la columna y una fila.
referencia de la celda en la esquina superior
izquierda del rango, enseguida dos puntos (:) y Son referencias de celdas relacionadas con la
posteriormente la referencia de la celda en la posición de la fórmula. Indican la posición
esquina inferior derecha del rango. Por que la celda referenciada ocupa con respecto a
ejemplo la referencia para el rango mostrado la celda donde se introduce la fórmula.
es A1:D5.
Ejemplo: B3
Este tipo de referencia permite que al copiarse
una fórmula a otra ubicación, ésta se
modifique de manera relativa según el lugar a
dónde se haya copiado. Si se copia una fórmula
con referencias relativas Excel ajustará
automáticamente las referencias en las celdas
en que se copia la fórmula original.
Ejemplo: En la figura la celda C3 contiene
=A3+B3. Para ejecutar el cálculo Excel toma
Por ejemplo: el valor que está dos celdas a la izquierda para
la primera referencia (A3) y lo suma al valor
que se encuentra una celda a la izquierda para
la segunda referencia (B3).
En el ejemplo siguiente, si se copia la fórmula
de C3 a la celda C4, Excel hará el mismo
procedimiento para determinar el valor de C4,
va a caminar dos celdas a la izquierda en la
primera referencia, y una celda hacia la
2. En el grupo Portapapeles de
la ficha Inicio elija el comando
Copiar. Otra forma es utilizar
el método abreviado de teclado
CTRL + C o después de dar un
clic con el botón derecho del
mouse, elija la opción Copiar.
Copiados relativos. 3. Seleccione la celda o rango de celdas en
donde desea copiar la fórmula.
Para copiar una fórmula con copiados
relativos las referencias utilizadas deben ser 4. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio
relativas. Siga este procedimiento: elija el comando Pegar o utilice las teclas
CTRL+V. También lo puede hacer utilizando
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula la opción Pegar del menú contextual que
que desee mover. aparece al pulsar la celda con el botón derecho
2. Ubíquese en la esquina inferior derecha de del mouse.
la celda para utilizar el controlador de relleno Del resultado obtenido podemos concluir lo
de celdas. siguiente:
3. Con un clic sostenido recorra las celdas en Si se copia una fórmula que utiliza referencias
dónde desea que la fórmula sea copiada. El relativas, se actualizarán las referencias en la
resultado será el siguiente: fórmula pegada y se hará referencia a
diferentes celdas relativas a la posición de la
fórmula.
En el ejemplo, la fórmula en la celda B2 se ha
copiado en la celda B3, B4, B5, B6, B7, B8 y
B9. La fórmula en la celda B3 ha cambiado a
=F2+G2, que hace referencia a las celdas que
están cuatro celdas a la derecha y una celda
arriba de la celda B3.
Nota: ¡También puede copiar las celdas una a Copiados Absolutos
una, manteniendo presionada la tecla También se ha mencionado acerca de las
CONTROL mientras arrastra! Referencias Absolutas, y que estas permiten
SUGERENCIA: Pueden copiarse también hacer referencia a una celda específica; pues
fórmulas en celdas adyacentes utilizando el bien si lo que se desea es generar varias
controlador de relleno. Seleccione la celda que fórmulas a partir de una y ésta contiene un
contenga la fórmula, y a continuación, arrastre dato que será constante en todas las fórmulas,
el controlador de relleno al rango que desee entonces es cuando se citará una referencia
rellenar. absoluta.
Si no desea que cambien las referencias
Copiar fórmulas con los comandos
cuando se copie una fórmula en una celda
Copiar y Pegar
diferente, utilice una referencia absoluta.
Siga este procedimiento:
Para crear una referencia absoluta a la celda
1. Seleccione la celda que contiene la fórmula F12, agregue signos de PESOS ($) a la
que desea copiar. fórmula como se indica a continuación:
Concatenación de Textos
La concatenación de textos es una operación
matemática que consiste en unir datos de
distintas celdas a una sola. Los datos pueden
ser textos, números, referencias de celda o una
combinación de estos elementos.
El operador utilizado para este fin es el signo
“&” conocido como “Y” comercial o
“Ampersand”
Por ejemplo, en un directorio telefónico si la
dirección está dividida en calle, número y
colonia cada una en diferente celda y la
El Cuadro de nombres es el lugar en donde Las fórmulas con nombres son más fáciles de
podemos visualizar la leer y recordar. Por ejemplo, es más fácil leer:
referencia o nombre de “=Ingresos-Gastos” que “=B6-A6”.
la celda o del rango
Si se cambia la estructura de la hoja de
seleccionado, en la
cálculo, se puede cambiar la referencia en un
parte izquierda de la
solo lugar y se actualizan automáticamente
barra de fórmulas.
todas las fórmulas que utilizan ese nombre.
Una celda puede ser seleccionada de dos
Para utilizar nombres de celdas o rangos lo
formas:
primero que debe hacerse es definirlos.
1. Dar un clic sobre la celda.
Nombres válidos:
2. Escribir la referencia de la celda en el
Para que el nombre de una celda o rango sea
cuadro de nombres y pulsar la tecla Enter.
válido debe cumplir las siguientes
Ejemplo A1+Enter.
condiciones:
Si se trata de un rango de celdas el
procedimiento es el siguiente: Los nombres deben comenzar por una letra,
Dar un clic sobre la primera celda y sin soltar Pueden contener letras y números
con el mouse hacer un arrastre hasta la última No deben contener espacios en blanco.
celda. También puede ser seleccionando la
Procedimiento para Asignar Nombres
primera celda y con la tecla MAYUS
sostenida mover la selección con las flechas Para dar nombre a una celda o rango de celdas
de navegación o dar un clic en la última celda debe realizar los pasos siguientes:
del rango. Seleccione la celda o rango a que se desea
O bien escribir la referencia del rango de asignar nombre.
celdas en el cuadro de nombres y dar Enter. Ejemplo Celda B2
Un rango continuo se escribe de la siguiente
forma: En la ficha Fórmulas localice el grupo
Nombres Definidos y elija el comando
CeldaInicial:CeldaFinal Administrador de Nombres.
Ejemplo de rango
continuo:
A3:C9
Resumen
Con Excel 2010 se pueden crear fórmulas para Aunque todas las operaciones que se realizan
realizar un gran número de operaciones. Para en una hoja de cálculo se pueden realizar con
llevar a cabo operaciones más sofisticadas, una calculadora, se tiene la ventaja de que
Excel 2010 permite añadir cálculos todos los elementos ya están escritos y sólo se
predefinidos denominados funciones. indican las acciones a realizar.
Una fórmula puede utilizar valores contenidos Se puede crear fórmulas que realicen
en las celdas para realizar operaciones como la operaciones básicas de suma, resta,
suma, resta, multiplicación y división.
multiplicación, división o potenciación entre
Una fórmula se define como una ecuación otras, o fórmulas complejas que involucren
que calcula un nuevo valor a partir de valores funciones y realicen cálculos avanzados.
existentes.
Le invitamos a seguir aplicando los
En Microsoft Office Excel usted podrá conocimientos adquiridos en estas páginas en
obtener el resultado dinámico del cálculo de la elaboración de fórmulas que resuelvan
valores a través de las Fórmulas, éstas son problemas que usted enfrenta día a día en su
expresiones matemáticas que ayudan a obtener desempeño laboral.
resultados que a la vez economizan mucho el
tiempo.
Como se comentó anteriormente, el poder de
una hoja de cálculo radica en las fórmulas que
en ella se utilizan.
Las fórmulas aumentan la “inteligencia” de
una hoja de cálculo.