Diagramas flujoPARAmodelar
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SALESFORCE
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 2
3. CONTENIDOS .......................................................................................... 4
3.1. Cómo crear una CARPETA para archivar INFORMES o PANELES ................................. 5
3.2. Pasos para CREAR UN INFORME .................................................................................... 8
3.3. BOTONES del INFORME ................................................................................................ 17
3.4. Cómo MODIFICAR un INFORMES.................................................................................. 18
3.5. Cómo PROGRAMAR un INFORME................................................................................. 19
3.6. INFORMES vs. VISTAS ................................................................................................... 22
3.7. Cómo CREAR un PANEL ................................................................................................ 23
3.8. Cómo MODIFICAR un PANEL ......................................................................................... 25
3.9. Cómo PROGRAMAR un PANEL ..................................................................................... 25
4. GLOSARIO ............................................................................................. 27
5. CONTACTO ............................................................................................ 28
Citando la ayuda de salesforce.com, “un informe devuelve un conjunto de registros que cumple
determinados criterios y lo muestra en filas y columnas organizadas. Los datos de los informes
se pueden filtrar, agrupar y mostrar como un gráfico. Los informes se guardan en carpetas, que
controlan el acceso de los usuarios”.
En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que
resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones.
Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos
Información general
Los INFORMES y PANELES, pueden guardarse en CARPETAS para una mejor organización.
Una vez guardados y organizados, pueden consultarse cuando se los necesite, y siempre
tendrán información actualizada en
función de cómo se vayan trabajando
los registros la Base de Datos y los
Si bien la creación de CARPETAS es
filtros con los que se hayan creado.
opcional, una buena práctica es almacenar
los informes en ellas para que los usuarios
puedan localizarlos fácilmente en su trabajo
diario.
Antes de comenzar, dejamos una breve descripción de la Pantalla inicial de INFORMES para
conocer sus componentes ya que luego serán citados en toda la guía.
En primer lugar, se recomienda crear carpetas donde posteriormente serán archivados los
INFORMES y PANELES. Para hacerlo, seguir estos pasos:
4. Configurar FILTROS:
1
Es importante recordar aquí que el Objeto CUENTAS es el Objeto Primero o padre de todos los demás
existentes en el sistema y eso nos habilitará a que ninguna de ellas quede excluida de la selección.
En cuanto a los Intervalos, es importante comprender que esta elección determinará que un
INFORME sea dinámico o estático.
a. Ir a Filtro y hacer clic en la flecha del botón AGREGAR (o bien hacer clic en el botón y
el filtro se agregará solo)
+ Filtro de Campo:
Permite filtrar por cualquier
campo que existe en los
Objetos seleccionados.
Por ejemplo: Cuenta: País
de Facturación igual a
Argentina; Contacto: Sexo
igual a Femenino, etc.
+ Lógica de filtro: Permite combinar los filtros utilizando (), Y y O. Por defecto, los
filtros se configuran con una lógica de Y, indicando así que el registro. Por ejemplo:
País de Facturación igual a Argentina O (País de Facturación igual a México Y
Fecha de creación HOY)
En este caso el INFORME traerá todas las cuentas de Argentina (hayan sido
creadas en cualquier momento) y las cuentas de México que hayan sido creadas
HOY.
+ Filtro cruzado: Permite armar informes utilizando como filtro un Objeto que tenga
relación con otro. Una forma de darse cuenta cuáles son las relaciones entre los
objetos es revisando las listas relacionadas de cada uno.
Por ejemplo: Cuentas sin oportunidades ganadas, Contactos con Tareas
Pendientes, Candidatos con mails abiertos en el último año, etc
5. Definir el FORMATO:
En este paso se define el formato del INFORME, el orden de las columnas, los campos de
resumen, etc. Hay que recordar que en la Vista Previa la información que se visualiza es solo
una muestra.
Más información….
En este paso se indica Cómo se quiere visualizar la información. Los campos pueden
agregarse seleccionándolos de la Sección 1 y arrastrándolos hasta la Sección 3 ó Vista
Previa o haciendo doble clic en el campo de la Sección 1. Utilizando esta última opción, los
campos se agregarán en una columna al final.
Para quitar campos de la Vista previa, solo hay que arrastrarlos hacia la Sección 1.
Salesforce coloca por defecto una serie de campos mientras se está configurando el Informe, si
esas columnas no son útiles y se prefiere iniciar el armado del Informe desde cero, hacer clic
en la opción Eliminar todas las Columnas para quitar todas las columnas. Luego se podrán
añadir una a una las columnas deseadas
Al seleccionar los formatos Resumen o Matricial, solo se deben arrastrar los campos sobre la
zona resaltada o de “Soltar campo aquí para crear una agrupación”.
Se pueden ingresar hasta 3 niveles de agrupación.
Se podrán agregar hasta cinco campos de depósito por informe, cada uno hasta con 20
depósitos. Este tipo de campo se podrá crear desde campos numéricos, de texto o de lista de
selección.
8. Una vez finalizada la configuración, hacer clic en EJECUTAR INFORME para ver el
resultado del mismo. No olvidarse de GUARDAR el Informe y archivarlo en una
carpeta para que no se pierda el trabajo realizado.
Una vez ejecutado el INFORME, o cada vez que accedamos a él, aparecerán los siguientes
botones.
Los INFORMES creados en Salesforce pueden programarse para ser enviados por email con
su información actualizada a cualquier USUARIO del sistema. El INFORMES se enviará en el
cuerpo del email, no como archivo adjunto.
Vistas Informes
Trabaja con más de un Objeto de Salesforce
Permite Modificar los Registros
Permite Segmentar Registros en Función de los
Campos existentes en un Objeto
*Las Vistas permiten Modificar Registros de manera Individual y masiva (en ocasiones esto requiere la
instalación de alguna aplicación)
**En el caso de las Vistas se pueden traer los Datos en Objetos relacionados de forma Principal-Detalle
mediante un Campo de Resumen o de Formula y segmentar por ellos
1. Crear primero los INFORMES que van a ser parte del PANEL.
2. Crear una carpeta para Archivar los PANELES (ver aquí)
3. Ir a la ficha INFORMES y hacer clic en PANEL NUEVO
4. La siguiente pantalla estará dividida de la siguiente forma
Pestaña Origen de datos: aquí se selecciona el Informe que contenga los datos que se el
informe con el que queremos completar cada gráfico.
SECCIÓN 2: Gráficos
En esta sección se va construyendo el PANEL propiamente dicho.
6. Haciendo clic en la llave en cada uno de los gráficos, se pueden modificar los tipos de
gráfico y configurarlos según se desee.
En cada uno de los gráficos se podrán agregar: Encabezado, Título y Pie de página.
Para conocer más sobre tipos de GRAFICOS que pueden armarse en un panel ingresar
aquí.
Al igual que con los INFORMES, los PANELES se pueden enviar periódicamente por email con
información actualizada a cualquier usuario de Salesforce. El PANEL se enviará en el cuerpo
del email, y no como archivo adjunto.
Ver más
Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la
Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español.
Es muy fácil unirse a esta Comunidad. ¡De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya
son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo
nombre de usuario y contraseña de Salesforce.
Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la
Comunidad.
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