Manual a2HAC
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Entorno De Trabajo
La ventana principal que presenta a2 Herramienta Administrativa Configurable es la siguiente.
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Además, este módulo tiene las siguientes teclas de acceso rápido a varias herramientas de trabajo.
Nota: Pantalla para consulta de seriales funciona cuando el artículo seleccionado maneja seriales y la política de
manejo de seriales esta activa.
Nota: Información de Empaque muestra la relación Cantidad y capacidad cuando el artículo seleccionado tiene
capacidad o contenido mayor que 1.
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Barra De Menú Principal
Para acceder a cualquiera de estas opciones puede utilizar el mouse (ratón), haciendo Clic en la opción que se desee abrir
o con el teclado al presionar la combinación de teclas ALT + “la letra que esté subrayada”, ejemplo ALT + M (observe que
la letra M en la palabra Mantenimiento se encuentra subrayada) le dará acceso al menú mantenimiento.
Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y práctica, aunque no
son todas las opciones, son las que el usuario utiliza con mayor frecuencia.
x
Inventario.
x
Archivo de Departamentos.
x
Archivo de Depósitos o Bodegas.
Archivo de Inventario.
x
Botones asociados a Operaciones con Clientes.
x
Archivo de Clientes.
x
Presupuestos a Clientes.
Facturación (Ventas).
x
Botones asociados a Operaciones con Proveedores.
x
Archivo de Proveedores.
x
Elaboración de Órdenes de Compra.
Compra de Mercancía.
Bancos.
x
x
Archivo de Bancos.
Transacciones de Bancos.
Salir de la aplicación.
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Botones para manejo de registros (formas del menú mantenimiento).
Al ingresar a las formas (pantallas del sistema) de las diferentes opciones del menú Mantenimiento el usuario encontrará
una serie de botones que serán comunes a lo largo de su interacción con la aplicación.
En el siguiente cuadro se describe la función de cada uno de los botones que integran la barra para el manejo de registros.
Esta barra permite tener acceso rápido a los registros que se estén observando en un momento determinado de trabajo.
Ejemplo: entramos al inventario de artículos revisamos información sobre Tempra luego Fluorescente después Estárter y
finalmente Disco Duro, si desplegamos la lista vamos a visualizar todos los registros que se han manejado y lo más
importante es que si queremos revisar alguno de los que se encuentra en la lista solo debemos hacer clic sobre elemento
en la lista. Además de esto muestra información relevante sobre el elemento en este caso particular podemos observar el
código, nombre y existencia del articulo.
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Menú Mantenimiento.
En el menú Mantenimiento es donde se hace la carga de los registros de información con los que se manipulará el sistema,
se ingresa, modifica, consulta y se eliminan datos de los registros. Los elementos que se manejan desde este menú son
x
también llamados “Archivos Maestros”, contiene las siguientes opciones a saber:
x
Departamentos.
x
Depósitos.
x
Inventario.
x
Zonas.
x
Clientes.
x
Vendedores.
x
Tarjetas de crédito.
x
Monedas.
x
Proveedores.
x
Bancos.
x
Conceptos.
Beneficiarios.
Departamentos.
Datos Generales.
Código.
Identificación del Departamento.
Descripción.
Nombre del Departamento.
Descripción Detallada.
Define de forma más amplia las características del Departamento.
Clasificación.
x
Al crear departamentos existen 4 tipos de clasificaciones para los Artículos:
Productos: Son todos aquellos artículos del inventario que no están
x
conformado por otros productos y manejan existencia.
Servicios: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva
x
control de existencia.
Productos Compuestos: Son todos los entes del inventario que están
x
conformados por productos y/o servicios.
Ensamblados: Son aquellos productos que se conforman utilizando otros
Ítems como materia prima para su elaboración generando su propio inventario.
Tipo de Costo.
Para establecer el tipo de costo debe analizar desde cómo cambia el costo del producto en el tiempo hasta la forma de
presentación de los artículos.
x Costo Promedio.
Es el caso más frecuente y se aplica a productos o artículos que varían de costo de manera esporádica. Este
costo se calcula en base a la sumatoria de los costos individuales dividido entre el total de artículos, con este
x
costo se puede hacer ajustes en los precios.
Costo por Lotes.
Se aplica a los artículos que varían su costo y precio, de manera progresiva y fácilmente reconocible a través de
x
algún tipo de señal llámese lote, producción, etc.
Tallas y Colores.
El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para así poder utilizarlo para una gama de productos más
extenso (tallas y colores, largo y ancho). Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artículos que
puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras características donde esta opción también
tiene aplicación por ejemplo tornillos, láminas de hierro, entre otras.
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Otras Opciones.
Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy útil para excluir toda una línea de
productos de los procesos de ventas.
Manejo de Depósito: Al estar activo indica a la aplicación el manejo de inventario con todas sus implicaciones
(Transferencias, Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depósitos que existan.
Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno es a través de un número
o secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único.
Ofertas y Presentaciones: Indica que el departamento puede establecer ofertas de artículos y permitirá asignarle diversas
presentaciones a los artículos. En el caso de una Farmacia, se utilizarían estas características para los medicamentos que
pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este último es una presentación.
Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el uso de
esta opción debe ser asociado con productos cuyo tipo de costo es por lote.
Incluir un departamento.
Paso a Paso:
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Modificar información de un Departamento.
Si desea modificar un registro creado, haga Clic en el botón modificar que se encuentra al lado del botón de
“Incluir”.
7.- Luego haga clic en la barra de búsqueda. Para seleccionar el departamento a modificar se hace doble clic sobre el
nombre del departamento.
Nota: Recuerde guardar los cambios una vez que haya modificado opciones dentro de la
ficha.
Al hacer clic en la opción modificar podrá visualizar la ventana de búsqueda. Podrá utilizar los comodines
asterisco(*), coma(,) y doble coma (,,).
En la barra de búsqueda, escriba m si desea visualizar todos los ítems que comienzan con la letra “m”.
Me* : Busca en todos los campos de texto las palabras que contengan las letras escritas antes del asterisco.
A,,b* : Busca las palabras que contengan una a y una b.
A,b* : Busca las palabras que contengan una a o una b.
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Funciones especificas de la Forma Departamentos.
Productos y servicios.
Este icono permite visualizar el listado de productos o servicios que pertenecen al departamento seleccionado.
Porcentajes de Utilidad/Descuento
Permite establecer los porcentajes de utilidad que se aplicarán a los productos que pertenezcan al departamento, así como
también pueden indicarse los porcentajes de descuento.
Los márgenes de utilidad se establecen para todos los artículos del departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento
de ingresar los artículos involucrados, ya que cada ítem ingresado al inventario toma estos porcentajes.
Paso a Paso
Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningún descuento
debe dejarlo en cero (0).
Marque el cuadro de verificación para aplicar los porcentajes antes
escritos.
Haga clic en el botón de aceptar para continuar.
Comisión.
A través de este icono podrá establecer las comisiones del departamento, pueden indicarse en moneda o porcentaje.
La comisión puede colocarse por Porcentaje o un monto especifico, como veremos en las ventanas siguientes.
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Tallas y Colores.
Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario para el tipo de costo Tallas y
Colores. Para que la opción esté disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores,
cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanumérica. Es obligatorio utilizar las
dos columnas.
En la opción Títulos y Correlativos, podrá modificar los nombres de las matrices en caso de que requiera hacerlo. Por
ejemplo puede crear una matriz con el nombre Perfiles donde los ejes X y Y se denominen ancho y largo.
Nota: En la opción Títulos y Correlativos del menú Sistema o por el modulo a2 sistema, podrá modificar los
nombres de las matrices, en caso de que requiera hacerlo. Por ejemplo puede crear una matriz con el nombre
Perfiles donde los ejes X y Y se denominen Ancho y Largo.
Operaciones.
Con este icono podrá generar un reporte de movimientos de los ítems del departamento (facturas, cargos, descargos, etc.).
Podrá exportar el reporte en los formatos: ASCII (Texto), Documento (Word), Excel, HTML, a2Visor y Texto-Solo datos.
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Reporte de Operaciones de Inventario.
Podrá exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento (Word), Excel, a2 Visor y HTML
Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio
a2SOFTWAY\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario
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Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de
registros con las características seleccionadas en esta pantalla.
Filtros Básicos.
Si se requiere ser más específico en la información que el listado generará puede utilizar las siguientes opciones:
Departamento, Proveedor, Categoría, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depósitos, Puesto.
Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos).
Incluir Ítems sin existencia, Detallar existencia, Incluir Seriales
Filtros Avanzados.
Procesados.
El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas,
Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier
operación en tránsito y convertirla en factura, como por
ejemplo Presupuestos, Pedidos y Notas de Entrega.
Pendientes.
Son todos los documentos guardados.
Tránsito Se llaman en tránsito a aquellas transacciones
que realizan una venta pero no han sido facturadas, por
ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado.
Anuladas.
Todas las transacciones que han sido anuladas.
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Estadísticas y Proyecciones.
Permite visualizar gráficos del movimiento de unidades del departamento.
Consolidado.
Genera un reporte el cual consolida información de cada uno de los departamentos, mostrando: inventario inicial, compras,
cargos, inventario actual, entre otros.
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Depósitos.
Formulario para la caracterización de los depósitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o
almacenamiento de los mismos. Diseñar los depósitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir
movimientos de artículos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artículos también quedan
desactivados, en este estado, los artículos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningún tipo de transferencia de
inventario.
Crear / Modificar.
Paso a Paso.
Eliminar.
x
x
Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para crear un depósito.
x
En la ventana de mensaje confirme o no su acción.
Haga clic en el botón Salir.
Inventario
En este formulario se ingresan todas las especificaciones de los productos y servicios del
inventario, partiendo del código el cual debe ser único. Existen varias consideraciones para
formular un código apropiado para los artículos, a continuación se listan varios casos en
donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario:
El departamento a utilizar debe ser acorde con las características propias del artículo.
La descripción del producto debe ser corta y específica, ya que se imprime en los
documentos de ventas.
Las especificaciones básicas del producto están completas, no obstante hay otra serie de características que dependiendo
del tipo de negocio serán útiles como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el menú de detalles y en la barra de
botones está la opción proveedores que muestra un listado de ellos y las últimas compras realizadas, con sus
características básicas como son: Fecha, No. de Documento, Cantidad, Costo Total, Moneda y Factor de Cambio.
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Otras Características (Ficha Inventario).
Unidad.
Expresa el nombre de la unidad básica de venta del producto. Ej.: un refresco su unidad es botella.
Moneda.
Unidad monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicación, indica el uso de multimoneda.
Comisiones.
Si el producto tiene comisión por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificación y se escribe la cantidad en
moneda o porcentaje. En caso de existir un único vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo.
Existencia con decimales.
Son artículos cuya comercialización viene expresada en unidades no enteras, en especial cuando son artículos que se
pesan, por ejemplo en charcuterías, joyerías entre otras.
Activo.
Como su nombre lo indica, si está disponible o no para la venta.
Fecha de Creación.
Debe indicarse la fecha en la que se crea la ficha del producto.
Garantía.
Tiempo de garantía del producto expresado en meses.
Peso.
Permite indicar el peso del artículo, el cual es útil cuando el mismo se toma en cuenta para los envíos de mercancía
facturada a los clientes.
Capacidad o Contenido.
Permite indicar la cantidad de unidades contenidas en un artículo que puede venderse completo o por partes. Ejemplo caja
de refresco o por botellas, Cable por rollo o por metros, Aspirinas por cajas o por tabletas, entre otros. La capacidad o
contenido es tomada en cuenta entonces en la creación de Presentaciones de productos.
Costos y precios.
La aplicación tiene la capacidad, a razón de un solo costo,
de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario
utilizarlos todos, en la Opción Títulos y Correlativos
(Consecutivos) ubicado en el menú Sistema del Modulo
Administrativo o en el menú Archivo del Modulo de Sistema,
se ajusta tanto la cantidad de precios a manejar como los
nombres para cada tipo de precio.
࢙࢚ ࡼ࢘ࢋࢊ
ࢁ࢚ࢊࢇࢊ ࡲࢇࢉࢋ࢘ࢇ =
% െ ࡼ࢘ࢉࢋ࢚ࢇࢋ ࢇ ࢉࢇ࢘
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Existencia.
Permite visualizar la existencia del producto en los distintos depósitos, además de poder establecer máximos, mínimos, días
de entrega y número de compras al año, que serán tomadas en cuenta para el cálculo de reposición de Inventario. Si está
creando el producto desde está ventana podrá introducir la existencia inicial (no recomendado).
Sustitutos.
Permite establecer que productos son equivalentes o similares al seleccionado. En el caso de empresas donde su gama de
artículos posean la característica de productos iguales con fabricantes distintos, al momento de realizar la venta, el usuario
podrá consultar la existencia de los sustitutos.
Ofertas y Presentaciones.
Este icono permite configurar ofertas para el
producto y diversas presentaciones que permitan
para vender el producto en unidades completas o
de forma detallada.
2) Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas debe estar activada esta característica, verifíquelo en el
menú Sistema, opción “Títulos y Correlativos”, ficha Inventario.
3) También debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción Ofertas y
Presentaciones.
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Ejemplo.
Configurar una presentación detallada para el producto “Aspirina 500 mg” que permita vender el producto por tabletas.
1.- Descripción.
En primer lugar debemos indicar la Descripción de la presentación (recuerde que en el formato de factura puede aparecer la
descripción del artículo y además la descripción de la presentación) “Tableta Individual”.
2.- Tipo.
Seleccione el tipo de presentación en este caso Detallada.
3.- Precio.
Automáticamente muestra el Precio de la unidad Detallada (dividiendo el Precio entre la capacidad o Contenido del
Producto), calcula el IVA correspondiente y el Total correspondiente con IVA incluido.
4.- Comisión.
Especificar Comisión si está establecido.
6.- Redondeo.
Seleccionar el tipo de redondeo a utilizar.
7.- Activo.
Si estará disponible se debe activar si no por el contrario en algún momento no será una presentación elegible se puede
desactivar.
8.- Exclusivo.
Si existen varias presentaciones y se desea que la actual prevalezca sobre las demás se debe activar esta opción.
Seriales.
En este formulario se establecen los seriales o números de parte del fabricante de los artículos del inventario. El serial es
una codificación que identifica inequívocamente a cada artículo, es decir, para un mismo modelo de producto existe un
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serial único. Para efectos del manejo de inventario es muy importante realizar controles de seriales, ya que es la forma más
exacta de manejar con acierto el flujo de artículos y sus garantías en caso de que las tengan.
El control de seriales solo está disponible si fue activada la opción
“Seriales x Depósitos”, verifíquelo seleccionando en el Menú Sistemas
la opción Títulos y Correlativos - ficha Inventario.
Paso a Paso.
Para hacer la carga de seriales manualmente de forma más precisa, elabore un archivo de texto con cualquier editor de
texto (Notepad o Block de Notas) debe colocar sólo un serial por línea, guarde con extensión *.txt (el nombre del archivo
puede ser cualquiera). Luego haga clic en el botón “Cargar”, aparecerá una ventana de dialogo de búsqueda de archivo
con el formato antes descrito. Ubique el archivo en la unidad de almacenamiento y presione la Tecla ENTER.
Nota: Las opciones presentes en la ventana Seriales dependerán de las políticas que el usuario tenga asignadas.
Proveedores.
En esta opción podrá ingresar datos de la última compra del ítem, además de poder visualizar a que proveedores ha
comprado un ítem en particular, podrá obtener las siguientes informaciones: Fecha de Compra, Cantidad comprada, Costo
de la Ultima Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de cambio para esa compra.
Operaciones.
En esta opción podrá visualizar las operaciones de Inventario de un ítem en particular específicamente el que este editando
en la ficha del inventario.
Estadísticas y Proyecciones.
Permite visualizar proyecciones y gráficos informativos del inventario del producto tanto en unidades como en moneda.
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cuando se esté realizando la transacción, en vez de introducir los datos por el código o identificador original del producto, se
introduce el código único asociado.
Histórico.
A través de este icono podrá visualizar el histórico de movimientos de inventario sin la necesidad de activar períodos
anteriores.
Zonas
Las Zonas pueden ser utilizadas para sectorizar la acción de la empresa y poder asignar a
Vendedores y Cobradores un área específica de Ventas y Cobranza, también se puede
asignar zonas a los Proveedores de la empresa y por último se puede asociar una zona a un
Cliente. Todo esto permitirá posteriormente analizar la información utilizando los reportes que
correspondan.
Paso a Paso
1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear una zona.
2. Para modificar alguna zona ya creada haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la
información.
Nota: Si una zona tiene clientes no puede ser eliminada o borrada. Solo podría marcarla como
Inactiva.
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Clientes
En la ficha de Clientes se ingresarán cada una de las
personas o empresas a las cuales se les venderá la
mercancía.
Ficha Básico.
Esta posee dos Fichas, en la primera denominada básico, se
incluye la información general del cliente: Código, descripción,
dirección, contacto, RIF, NIT, Zona (debe seleccionarla ya que
se muestra pero no está seleccionada), vendedor por defecto,
entre otros.
Intereses de Mora.
Al estar activo, el cliente puede generar intereses de mora por
vencimiento de facturas, giros o nota de débito.
Clientes Eventuales.
A partir de la versión 2.97 de a2, se incorpora el manejo de los
clientes eventuales como los maneja el punto de venta. Para crear
clientes eventuales debe crearse un cliente cuya descripción comience
por el símbolo de interrogación (?). Al momento de totalizar la factura si
la misma es generada a través de un cliente eventual el sistema verifica
la información suministrada en el campo de Rif del cliente, si la misma
existe en un archivo de nombre SClientesEventuales.Dat,
automáticamente trae los campos adicionales de nombre, dirección y
teléfono; por el contrario si el cliente es nuevo, se agrega
automáticamente en el archivo mencionado anteriormente.
NOTA: Para activar el uso de los clientes eventuales debe configurar la ventana de totalización de facturas para
que permita incluir el campo de RIF del cliente.
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Ficha SMS.
En esta ventana se deben indicar los teléfonos a los cuales se pueden enviar mensajes de texto (cuando se está afiliado al
servicio SMS).
La manipulación de las opciones de mensajería se explicara en la opción Mensajería de Texto del menú transacciones.
Estado de Cuenta.
Permite generar un reporte que muestra todas las transacciones del
cliente: Facturas, Notas de crédito, Notas de débito, Devoluciones,
entre otras.
Cargos automáticos.
Los cargos automáticos se utilizan normalmente para
facturación de servicios donde el cliente está subscrito. Solo
puede facturarse servicio y productos que utilicen costo
promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en
matrices o lotes.
Para configurar el cargo automático debe crearse previamente
el producto o servicio que desea asignar al cliente.
Paso a Paso:
1. Seleccione el producto a facturar a través del icono de
búsqueda
2. Si el cliente ha cancelado cuotas se coloca la fecha del último cobro en el cuadro de texto titulado "Último Corte".
3. Seleccione la frecuencia de cobro de las mismas.
3. Haga clic en el botón Incluir.
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4. Si lo requiere modifique el estatus del producto, la cantidad total de cuotas, cantidad de cuotas pagadas a la fecha,
cantidad de productos/servicios a facturar y precio del producto o servicio.
5. Para borrar algún producto de la lista haga clic sobre él y luego presione el botón Borrar.
6. Para finalizar haga clic en Salir.
Autorizados.
La figura de autorizados se utiliza para indicar
aquellas personas o entes a los cuales el cliente
representa. Para explicar la figura de autorizados se
utilizarán varios ejemplos muy conocidos:
Convenios Precios/Descuentos.
Se utilizan cuando ninguno de los tipos de precios se ajusta al convenido con un cliente específico.
La aplicación está diseñada para manejar dos tipos de convenios, (a) por departamentos, donde todos los artículos
clasificados en él aplican el descuento y (b) por artículos del Inventario para productos específicos. En ambos casos,
puede establecer el descuento por precio, el cual fija el monto sin impuesto y por porcentaje, que es aplicado al monto neto
del artículo. Si el producto utiliza impuestos se aplicarán al monto resultante.
Paso a Paso
1. Seleccione con un clic el tipo de convenio que desea aplicar (departamento, inventario o general).
2. Si el convenio a aplicar es por Departamento, seleccione de la lista el departamento al cual le desea aplicar el convenio.
3. Si el convenio a aplicar es para un producto del inventario, presione en el botón de búsqueda y seleccione el
producto haciendo doble clic sobre él.
3. Si el convenio a aplicar es de tipo general, indique el tipo de precio a aplicar (precio1, precio2, etc.).
4. Pulse el botón Incluir, y proceda a editar haciendo doble clic sobre cada campo del registro: debe indicar el tipo de
descuento (porcentaje o precio), debe escribir el valor del porcentaje o monto en moneda e indicar la fecha tope del
convenio, finalice el proceso pulsando Enter o el botón Recalcular.
5. Si requiere incluir mas convenios, repita los pasos 1 al 4. Puede combinar varios tipos de convenios de
precios/descuentos para un mismo cliente.
6. Para finalizar presione el botón Salir.
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Operaciones.
Genera un reporte de transacciones de ventas realizadas al cliente.
Estadísticas y Proyecciones.
Gráficos y proyecciones en unidades y moneda de las transacciones de ventas realizadas al cliente.
Histórico.
A través de este icono podrá visualizar el historial de precios que le dio al cliente en los ítems de inventario.
Vendedores.
Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se
establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas.
Cabe destacar que a2 sólo genera reportes de comisiones ganadas mas no registra el control
de pagos de las mismas.
En esta pantalla se introducen los datos básicos del vendedor como su nombre, apellido,
teléfonos, e-mail, etc. Además se selecciona el o los tipos de comisión que devengaran.
Por Departamento.
Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad
que las comisiones por venta.
Por Ventas.
Se calculan a razón de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en
la tabla de comisiones por ventas del vendedor. La aplicación ignora estas comisiones si están
activadas las comisiones por departamento.
Por Cobranza.
Se establecen comisiones por la cobranza de Cuentas por Cobrar, a razón de los porcentajes configurados o establecidos
por el administrador o gerente de ventas.
Por Volumen.
Se configura a razón de rangos de volúmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldaño de la tabla de
configuración se asigna un monto o porcentaje. No puede ser establecida de forma exclusiva ya que son complemento de
las comisiones de departamento o las de ventas.
Por Utilidad.
Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para
los cuales se asocia la comisión establecida. En esta comisión
se toma en cuenta la ganancia obtenida de las transacciones de
ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los
costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de
pérdida. Esta comisión al igual que las comisiones por volumen
no puede aplicarse de forma exclusiva, debe complementar a las
comisiones de departamento o las de ventas.
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Funciones especificas de la Ficha Vendedores.
El primero de estos iconos le permitirán visualizar los clientes a los que se les ha asignado el vendedor, los siguientes
cuatro íconos permiten llenar las tablas de los distintos tipos de comisiones, los dos últimos permiten visualizar los reportes
de operaciones de ventas del vendedor y los gráficos y proyecciones de las ventas del vendedor.
Tarjetas de Crédito.
La herramienta administrativa a2 permite configurar diferentes formas de pago en las transacciones de venta, una de ellas
es Tarjetas de Crédito, las cuales tienen características especiales al momento de aplicar el
pago.
Las particularidades de las tarjetas de crédito las estipula cada banco emisor, los cuales
tienen total autonomía en definir el porcentaje de retención y los días de Diferimiento según
las característica
del negocio. La
retención a aplicar
se calcula en base
al monto total de la
venta y se refiere a
la comisión que
cobra el banco por
el uso de esta
forma de pago.
Los días de
Diferimiento aplican
desde el momento
que se deposita la
relación de tarjetas
de crédito en el
banco y no al momento de realizada la venta o transacción. Es muy importante hacer estas
relaciones el mismo día que se produzca así el dinero estará disponible en la cuenta bancaria de forma más eficiente.
Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las Ventas (Tarjetas de
Crédito):
Monedas.
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Funciones especificas de la Ficha Monedas.
Estadísticas y Proyecciones.
Esta opción permite visualizar los reportes en pantalla e impresos relacionados a los tipos de moneda que tenga agregados
al sistema.
Operaciones de Ventas.
Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada.
Operaciones de Compras.
Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada.
Proveedores.
Los proveedores o los entes encargados de suministrar los distintos artículos o servicios
para el adecuado funcionamiento de la empresa, son registrados en a2, para así poder
llevar unos controles exactos de todas las operaciones comerciales realizadas.
Ficha Básicos.
Código, Descripción del servicio
o artículo, Descripción Detallada,
Dirección (Fiscal), RIF, Moneda,
Teléfonos, Fax, E-Mail, Website.
En el renglón de monedas si se
especifica una moneda distinta a
la utilizada por la aplicación se
activa el uso de multimoneda
para el proveedor. En la parte
superior derecha se establece la
propiedad Proveedor Activo,
que permite habilitar al proveedor
en las transacciones de compras.
Si desea inhabilitar el uso del
proveedor en las transacciones,
desactive la casilla Proveedor
Activo. La opción Descuentos pronto pago, aplica la tabla de
“descuentos pronto pago” al proveedor, al momento de emitirle un pago antes de la fecha de vencimiento del documento.
Tipo: Nacional o Extranjero.
Datos Crédito.
Se establece la información relacionada con el crédito, como: Fecha de Inicio: Comienzo de las relaciones a crédito, Días
de crédito: Cantidad de días en crédito que nos da el proveedor. Límite de crédito: cantidad máxima para el crédito,
porcentaje de retención en los casos donde el proveedor sea una agente recaudador de impuestos, dirección, forma de
envío y forma de pago.
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Ficha SMS (Envío de mensajes de Texto a Celulares)
Estados de cuenta.
Permite mostrar el resumen de todas las transacciones y saldos de las cuentas del proveedor.
Productos.
Se refiere al listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor con información acerca de la última
compra.
Operaciones.
Reporte donde se muestran las distintas transacciones de compras efectuadas al proveedor.
Estadísticas y proyecciones.
Reporte estadístico y gráfico de transacciones realizadas en un periodo con el proveedor.
Histórico de operaciones.
Listado del detalle de compras realizadas al proveedor en el rango de fechas que el usuario especifique.
Mensajeria de Texto.
Permite enviar mensajes de texto a los celulares de los proveedores. Debe estar afiliado a ese servicio.
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Bancos.
En esta ventana se registran las cuentas bancarias de la empresa, utilizadas en la aplicación
xEmisión de Cheques.
para llevar el control de:
xDepósitos.
xNotas de Débito Bancarias.
xNotas de Crédito Bancarias.
xTransferencias entre cuentas Bancarias y Conciliaciones Bancarias.
Otras Opciones.
Banco Activo.
Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser
utilizada.
Débito Bancario.
Aplica el impuesto al Débito Bancario al realizar
transacciones asociadas al banco.
Imprimir Comprobante.
Activa la impresión de comprobantes por cada documento
realizado.
Cheques No Endosables.
Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la emisión de cheques)
Saldos Bancarios.
En la ventana de saldos se ingresan los datos de la última conciliación bancaria realizada.
Formatos de Impresión.
En esta ventana se realiza la selección de los formatos de impresión para los documentos del banco que está modificando:
Cheques, Notas de Débito y Notas de Crédito. Así como también podrá indicar correlativo del próximo cheque.
Operaciones.
Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado. Las transacciones pueden estar agrupadas
por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.
Estadísticas y Proyecciones.
Reporte estadístico y gráfico de saldos bancarios y transacciones bancarias realizadas en un periodo.
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Conceptos Bancarios.
Los conceptos de pago son muy variados, en esta sección se elabora una lista de los más usados
para evitar inconsistencias en la relación de cheques emitidos y así poder tener coherencia en la
terminología usada en la gestión
bancaria.
Operaciones.
Este reporte muestra el listado de transacciones de un periodo dado agrupadas por los conceptos bancarios asignados a
dichas transacciones.
Estadísticas y Proyecciones.
Reporte estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y saldo por mes.
Cuentas Contables.
Permite enlazar cada concepto con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si tiene a2 contabilidad
instalado).
Beneficiarios.
Su función es la de definir la lista de
Beneficiarios para utilizar en la emisión
cheques. Se debe incluir en esta lista
todas las personas jurídicas o no, a las
cuales se les paga a través de cheques.
Operaciones.
Este reporte muestra el listado de transacciones bancarias por beneficiario, agrupado por bancos (cuentas bancarias).
Estadísticas y Proyecciones.
Reporte estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y saldo por mes del
beneficiario.
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Cuentas Contables.
Permite enlazar cada concepto de pago a beneficiarios con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si
tiene a2 contabilidad instalado). De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no es
necesario indicarle la cuenta contable ya que el sistema la colocará de forma automática.
Menú Transacciones.
Inventario
Inventario - Cargos
A través de los cargos y descargos podemos sumar o restar cantidades a un ítem del inventario, estos cargos y descargos
deben estar administrativamente justificados.
Es recomendable nunca hacer cargos o descargos al inventario que no sean justificados ya que estos alterarían las
cantidades en las existencias. Las diferencias en las existencias ya sea por la elaboración de un inventario físico o por
cualquier otro concepto que se requiera, deben ser manejadas por la opción ajustes de existencias del inventario, con esto
podrá mantener un control de las mismas, es decir el manejo de existencias reales.
En a2, las transacciones de cargos y descargos pueden ser guardadas, para futuras modificaciones o para ser aprobadas
por otro usuario con esta potestad.
Los reportes asociados a estas transacciones le permiten visualizar información como fecha, número de correlativo y costo
total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo).
Todas las opciones que serán explicadas a continuación aplican tanto a la transacción cargo como a descargo.
Tome en cuenta que al hacer un cargo se añaden artículos al inventario, mientras que en un descargo se disminuye la
cantidad o existencia del artículo en el inventario.
En la ventana de Cargo, se observa una barra de botones en la parte inferior de la pantalla como lo muestra la siguiente
imagen:
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Está compuesta por 8 botones.
Seleccione el artículo sobre el cual desea insertar una línea y pulse este botón. (ALT + I).
El botón Cargar, aparece una lista donde se muestran todos los documentos que han sido
El botón Totalizar permite procesar la transacción que se está ejecutando. Bien sea cargo o
Borra todos los ítems que se hayan elegido para la transacción. (ALT + N).
La barra de botones complementarios se muestra en la parte superior de la ventana como se muestra en la imagen
siguiente:
Asignar seriales al producto. Solo estará disponible para aquellos productos que pertenezcan a un
Departamento que maneje seriales. De lo contrario mostrará un mensaje indicándolo.
Presenta la ventana para cambiar el depósito en el cual se va a hacer el cargo o descargo del ítem. Requiere
que este activada la política avanzada # 1 asociada a cargos: “Permitir cambiar deposito destino para cada
ítem particular”.
Muestra la ventana para seleccionar el centro de costo contable para el artículo al cual se va a hacer el cargo
o descargo. Requiere que a2Admin esté integrado a a2Contabilidad y que se encuentre activada la política
avanzada # 4 asociada a cargos: “Activar centros de costo en la transacción”.
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Para los productos que manejan unidades detalladas, podemos indicar si la cantidad a cargar o descargar se
refiere a la unidad detallada o al empaque completo. Si el producto no maneja unidades detalladas aparecerá
la advertencia:
Muestra la ventana de información detallada del producto, el botón Importar Descripción trae la descripción
detallada que el ítem tenga en su ficha inventario.
Una vez realizada la selección de los artículos procedemos a totalizar la operación utilizando para ello el botón que se
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Mostrará entonces el siguiente cuadro donde completaremos la información solicitada es importante colocar los datos
precisos de la operación para el registro definitivo de los artículos. Hacemos Clic en el botón Aceptar para finalizar la
transacción.
Paso a Paso
Inventario - Descargos
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Otro punto importante de diferencia se refiere a las normativas impuestas por el Seniat en las cuales se especifica que se
debe controlar los Descargos especificando si son Normal, Autoconsumo o Retiro.
x Totalizar el Documento, aparecerá la siguiente ventana. Por último hacer Clic en el botón Aceptar.
Normal.
Los descargos normales, son asignadas a productos requeridos para uso como materia prima en la elaboración de los
artículos que fabrica la empresa, salida de artículos para enviarlos a revisión por garantía, entre otros.
Autoconsumo.
Las salidas por autoconsumo, son asignadas a productos requeridos para consumo interno de la empresa. Para establecer
cuáles son las salidas de inventario que corresponden a autoconsumo, el sistema incorpora al momento de los descargos
de inventario un status para la transacción que establece si la misma debe ser tomada como un descargo de inventario con
fines de uso interno.
El marcar la opción Autoconsumo en la transacción Descargo, permite agrupar las salidas por este concepto y mostrarlas
en el Reporte Fiscal de Inventario, en el cual se reflejan los movimientos de los productos detallando las unidades por
concepto de entradas, salidas y autoconsumo cumpliendo así lo establecido en el artículo 177 de la ley de impuesto sobre
la renta. Los usuarios encontraran la opción “Reporte Fiscal de Inventario” en el informe de inventario “Movimiento de
Unidades”.
Retiro.
Los descargos por retiro se refieren a los productos que ya no se van a mantener en el almacén por ejemplo porque están
vencidos y no tienen reposición, porque sufrieron algún daño y son irrecuperables, entre otros.
Paso a Paso.
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Realizar un Descargo de Inventario.
Nota: Recuerde que según las políticas de cargos o descargos que el usuario tenga asignadas, podrá
manejar.
9
x
Asignación de almacén para cada ítem.
Política Avanzada # 1.
9
x
Manejo de seriales.
Políticas Básicas # 9, # 10 y # 11.
9
x
Asignación de centros de costos.
Políticas Avanzadas # 4 y # 5
9
x
Guardar la transacción para su uso posterior.
Política Básica # 20.
9
x
Cargar transacciones almacenadas previamente.
Política Básica # 19.
9
x
Impresión preliminar de documentos.
Política Avanzada # 6.
9
x
Reimpresión de documentos.
Política Básica # 16.
Nota: es importante llevar este control porque esta información es una exigencia a nivel fiscal y que se
puede observar en el reporte de movimientos de unidades del sistema.
Inventario - Transferencias.
La transacción de transferencia de inventario se utiliza para realizar traslados de artículos de un depósito a otro, cabe
destacar que el hecho de realizar esta
operación no afecta la existencia total del
producto a movilizar, sino la existencia en cada
depósito o bodega.
Una transferencia equivale a realizar un descargo del depósito origen y un cargo en el depósito destino.
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Existen varias situaciones donde la utilización de varios depósitos es útil, por ejemplo: Depósito Principal: Almacena la
mercancía en bultos o cajas, y no puede ser vendida, Depósito Tienda: Están los productos debidamente presentados y
etiquetados para la venta.
En el ejemplo anterior se elaboraría una Transferencia solo cuando se requiera pasar o mover artículos del almacén
Principal a Tienda.
En la sección de la pantalla siguiente se especifica desde cual depósito (Origen) sale la mercancía y a donde llega
(Destino). Si el usuario tiene la política avanzada de cambiar de depósito en cada renglón del documento podrá hacerlo, y
tendrá por defecto el depósito colocado en esta sección.
La ventana transferencias muestra información relacionada al documento tal como: número de correlativo, fecha, y costo
total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo)
Para realizar una transferencia, el usuario debe indicar el depósito de donde sale la mercancía (Deposito origen) y el
depósito al cual llega (Depósito Destino), también debe elegir los artículos y cantidad de estos que desea anexar en la
transacción. Luego para cerrar o finalizar el proceso de Transferencia de Inventario, se debe hacer clic en el botón Totalizar
e incluir la información requerida para la totalización de la operación.
En el renglón de clasificación se da nombre a la operación realizada, estos nombres son escritos por el usuario la primera
vez, se recomienda que de repetirse sean tomados de la lista de opciones. Los datos siguientes deben ser completados
para así tener la información completa al momento de realizar una auditoría.
Paso a Paso.
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Inventario - Ajustes.- Ajustes de Existencias.
La operación de ajuste de existencia sólo se utiliza
cuando ya existe un inventario cargado en el
sistema, y se realiza un conteo manual de existencia
física, que puede ser total o parcial. Un ajuste de
existencias sustituye el valor que existe en el campo
unidades en existencia del producto por el valor que
indique el usuario en la columna denominada
Físico. Un ajuste no suma ni resta sino que
reemplaza el valor que existe en el campo, a
diferencia de los cargos que permiten sumar unidades a la existencia actual o los descargos que restan unidades a la
existencia actual del producto.
1.- Depósitos.
Seleccionar el depósito donde se hará el ajuste de existencia.
2.- Clasificación.
Seleccionar como se desea ordenar la lista de artículos al realizar el Ajuste.
3.- Incluir solamente productos con existencia negativa.
Marque esta opción en caso de que quiera chequear solo los artículos con existencia en negativo.
4.- Incluir primero la descripción de tallas y colores.
Normalmente en los artículos que manejan tallas y colores muestran primero la descripción y luego la talla y color, al activar
esta opción se invertirá el orden del mismo más adelante se verá un ejemplo práctico.
Hecho esto haga clic en el botón Iniciar (Secuencia de Teclado: ALT + I), en este momento la aplicación comenzará a
mostrar los productos del depósito.
En la siguiente ventana se muestra un ejemplo donde solo se hizo Clic en el Botón “Iniciar” y no se activo ninguna de las
opciones disponibles.
Nota: En la imagen se encuentra una observación que se aclarará mas adelante con respecto a los artículos con
Tallas y Colores.
El siguiente ejemplo se hace Clic en el botón Iniciar activando la opción “Incluir solo productos con existencia
negativa”. En el cuadro que aparece se hace Clic en el Botón Si para continuar la operación
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Cuando los productos son por Tallas y Colores con descripciones muy amplias, en versiones de a2 anteriores a 2.97, no
se visualizaba el detalle de la Talla y el Color; actualmente se tiene la opción “Incluir primero la descripción de tallas y
colores” permitiendo al usuario visualizar este detalle (Observación que se hacía en una Nota anterior).
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Inventario - Ajustes.-Ajustes de Seriales y Existencias.
Esta opción permite hacer ajustes a los ítems
del inventario que manejen seriales,
permitiéndole ajustar tanto los seriales del
producto como la cantidad de ítems en
existencia.
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Luego de especificar el producto y los seriales que serán asignados, pulse el botón “Totalizar” para finiquitar la
transacción. Asegúrese de documentar el ajuste a fin de llevar el correcto control de las transacciones. Al pulsar Enter se
imprimirá el reporte asociado al procedimiento de ajustes.
Si existen varios depósitos y en la ventana “Títulos y Correlativos” está configurado que maneja seriales por depósitos,
deberá indicar el depósito donde se elaborará el ajuste.
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Consulta de Seriales.
La aplicación posee una opción para consulta de seriales que permite hacer un seguimiento completo de los movimientos
que ha presentado cada serial:
Nota: Desde las transacciones: cargos, descargos, ajustes, transferencias, ventas y compras podrá consultar un
serial con esta opción que se activa con las teclas CTRL + E.
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Inventario - Ajustes.- Ajustes de
Precios.
Clasificación.
En este renglón podrá seleccionar el orden en que desea colocar los datos, puede ser por: Código, Descripción o
Referencia.
Moneda.
Una de las características resaltantes de la
aplicación es el manejo de diferentes monedas,
Seleccione la moneda para hacer el ajuste de
precios, solo se modificarán aquellos productos
que en su ficha de inventario tengan especificada esa moneda.
Factor de Cambio.
Cuando se trabaja con una moneda diferente a la local (Nacional) y se desea actualizar los precios aquí puede visualizar el
factor de cambio. (Para indicar el nuevo factor de cambio haga clic en el menú Mantenimiento seleccione la opción
Monedas y establezca el nuevo factor). Luego realice el ajuste de precios eligiendo en tipo de ajuste “Actualizar por factor
de cambio”.
Presentaciones
Si los productos tienen configuradas presentaciones puede elegir:
x
x
Incluir las presentaciones del producto,
x
No incluir las presentaciones del producto.
Incluir solo las presentaciones del producto.
x
Existen seis tipos de ajustes.
x
Incremento de precios
x
Diminución de precio
x
Fijar nuevos márgenes de utilidad
x
Actualizar por factor de cambio
x
Precios de los compuestos en moneda nacional
Precios de los compuestos en moneda extranjera
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A continuación se presenta la explicación de cada uno de los tipos de ajustes de precios, los cuales requiere ser
configurados a través del botón Fijar Ajustes:
Incremento de Precios.
Se utiliza para aumentar el precio del producto
aplicando un porcentaje en función de otro precio
en caso de requerirlo, en la imagen a continuación
se muestra los precios personalizados (P.V.P,
Mayorista, Especial) sin embargo de no ser así
aparecerán los precios por defecto (Precio1,
Precio2,..., Precio6).
Activar.
Permite indicar cuales precios estarán incluidos
en el ajuste.
Redondeo.
Seleccionar un redondeo específico.
Aplicar redondeo.
Ejecutar redondeo especificado en la opción anterior.
x
x
Seleccione la Clasificación.
x
Seleccione la moneda.
Indique si desea incluir o no las presentaciones y si por el contrario solo se aplicará a las presentaciones. En
x
este caso se incluirán las presentaciones.
x
Indique tipo de ajuste. En este caso Aumento de precios.
Se hace Clic en el Botón Fijar Ajustes.
En este cuadro debemos indicar el porcentaje de aumento que se requiere para cada uno de los precios.
Nota: recuerde que si el incremento es un porcentaje debe finalizar la cantidad con el símbolo de porcentaje. Cuando
el aumento sea un monto especifico solo escriba el monto.
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Si se encuentra conforme con el ajuste del precio puede proceder a “Totalizar” si requiere realizar ajustes específicos haga
Clic en el botón que se encuentra en la parte derecha de la columna de Precios se mostrará el cuadro de Ajuste de Precios
y especificar manualmente el ajuste.
Filtrar.
Totalizar.
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Ajustar un artículo en especial o un rango.
Nota: Si se hace Clic en el botón Iniciar y no se han se han fijado los ajustes aparecerá el siguiente mensaje.
c) Especifique los porcentajes de ajustes y los precios a los que le será aplicado. Haga Clic al botón Fijar Ajustes.
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Verifique los cambios que se efectuarán antes de proceder a Totalizar:
d) Haga clic en el botón Totalizar y confirme que desea ejecutar el ajuste de precios:
Costo Referencial.
En la transacción Ajustes de precios, al
visualizar la información de Costos y precios
de cada ítem puede observarse la
característica denominada Costo
Referencial, la cual permite visualizar y
calcular nuevos precios de ventas basados en
costos de reposición actualizados. Al colocar
un valor en el campo Costo Referencial y
presionar el icono podrá visualizar los
nuevos precios de ventas basados en ese
costo referencial. La fórmula de utilidad utiliza
como base de cálculo el costo promedio,
࢙࢚ࡼ࢘ࢋࢊ
ࡼ࢘ࢋࢉ =
% െ %ࢁ࢚ࢊࢇࢊ ࢇ ࢉࢇ࢘
Si desea calcular los nuevos precios basados en costos de reposición actualizados, coloque el valor en la casilla costo
referencial y pulse el botón la aplicación calculará el precio utilizando el costo referencial y estimará el porcentaje de
utilidad que debe aplicarse al costo promedio para obtener el mismo resultado.
Detalle
Este botón permite visualizar información detallada del artículo, la misma que se estudio en la opción de inventario del menú
Mantenimiento.
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¿Qué es un Mínimo?
Se refiere a la cantidad más baja permitida para dar un aviso de advertencia al departamento de compras para la reposición
inmediata del mismo. Hay que tomar en cuenta varios factores, como tiempo de entrega, ventas diarias, etc. para que el
valor de mínimo sea el más adecuado. Por ejemplo si el tiempo de reposición es de 5 días y las ventas diarias son de 25
unidades, el mínimo debe estar entre 125 y 150 unidades.
¿Qué es un Máximo?
Se utiliza por dos razones, por limitación de espacio
físico para su almacenamiento adecuado y para evitar
compras excesivas por el personal de compras novato.
Con respecto a espacio, se tiene que si la capacidad
máxima del estante o puesto en la tienda es de 500
unidades, este debe ser el tope, ya que de lo contrario no
se pudiera almacenar e implicaría pérdidas por este
rubro.
ࡰíࢇ࢙ࡱ࢚࢘ࢋࢍࢇ ࢇࢊࢇࢋࡰ כ
ࡱ࢙࢚࢞ࢋࢉࢇ ࡹíࢇ =
ࡺúࢋ࢘ࡹࢋ࢙ࢋ࢙ כ
Donde la demanda viene dada por el número de unidades vendidas en un número de meses que el sistema busca en las
estadísticas entre 1 y 12.
ࡰࢋࢇࢊࢇ
ࡱ࢙࢚࢞ࢋࢉࢇࡹá࢞ࢇ =
ࡺúࢋ࢘࢘ࢇ࢙
Donde la demanda viene dada por el número de piezas vendidas en un periodo máximo de un año y Número de Compras
se refiere a la cantidad de ítems que se han comprado del producto al año.
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Para llegar a la opción de Máximos y Mínimos se debe seguir la siguiente secuencia.
Si se hace Clic en el botón “Iniciar” el sistema muestra los valores de Máximos y Mínimos asignados a los artículos en su
ficha de creación. Aquí se puede comenzar a modificar los Máximos y Mínimos, al finalizar de ajustar se hace Clic en
“Totalizar”.
Filtrar
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Totalizar
Borrar
A continuación se describen los elementos que integran la Transacción de Ajustes de Máximos y Mínimos:
Clasificación.
Permite establecer el orden de presentación de la lista de artículos, puede elegir entre: código, descripción y referencia.
Activar Automático.
Coloca un valor por defecto para Existencia Mínima y Máxima.
Inventario.
Permite visualizar el listado de artículos y consultar información: costos y precios, existencias, entre otros.
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Detalle.
Presenta información del ítem que está seleccionado.
Días Entrega.
Permite establecer el valor de días de entrega y número de compras por año a cada uno de los ítems
individualmente.
Asignar.
Permite introducir los valores Máximos y Mínimos a aplicar de forma general, si requiere hacer esto por
grupos de productos puede utilizar los filtros como muestra el ejemplo siguiente. Se desea la existencia
Máxima y Mínima de los artículos del departamento de Ferretería llevando el mínimo a 5 y el Máximo a 50.
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Al totalizar todos los artículos seleccionados mostrarán en su ficha el ajuste de la existencia. Observemos el Estárter
General.
1. En el Menú Transacciones, seleccione Inventario, haga clic en Ajustes y elija la opción Ajuste de Máximos y
Mínimos.
2. En el renglón clasificación indique el orden en el que desea presentar el listado de artículos.
3. Si desea colocar el valor de máximo y mínimo de forma automática seleccione la opción Activar automático.
4. Pulse el botón Iniciar, para ver el listado de artículos y sus máximos y mínimos.
5. Si desea colocar de forma general los valores máximo y mínimo seleccione el botón Asignar, indique los valores
que desea establecer para máximo y mínimo y pulse aceptar. Luego confirme la ejecución de la acción. También puede
crear grupos de artículos con las opciones del botón Filtrar.
6. Puede establecer para cada producto el valor de Días de entrega. Utilice para ello el botón Días entrega.
Recuerde que este valor se aplica individualmente en cada producto.
7. Para finalizar pulse el botón Totalizar. Rellene la información solicitada y proceda a aceptar.
8. Esta transacción emite un reporte impreso que puede guardar para futuras referencias.
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El usuario puede elegir cómo desea que este impuesto afecte los precios de los productos:
Paso a Paso
Para aplicar el ajuste de impuesto, solo debe entrar a la Transacción de Inventario denominada Ajustes de Impuesto y
colocar la siguiente información.
Nuevo Valor. Indicar el nuevo monto del IVA., de existir varios tipos de impuestos en la parte superior derecha seleccionar
cuál de ellos desea cambiar (I.VA. 12% - I.V.A. 8%).
Activar productos exentos. Si también desea modificar el impuesto en los productos que tiene marcados como exentos,
marque esta opción.
Incluir todos los Productos. Si se requiere la aplicación del Ajuste para todos los productos.
Para grabar los cambios haga clic en Totalizar para terminar la transacción.
Tipo de Ajuste.
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Mantener precios de venta.
A través de esta opción se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio final. Según el ejemplo
anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiaría a 10.186,92 para poder mantener el precio final del
producto en 10.900.
Iniciar. Luego haga clic en el botón de Iniciar, para efectuar los cambios. Si es necesario cambiar algún impuesto en un
rubro en particular solo debe mover el cursor hasta él y escribir el nuevo valor.
Si se está de acuerdo con los resultados haga Clic en el botón Totalizar para actualizar los cambios.
Para aquellos contribuyentes que requieran más de un impuesto en compras y ventas (alícuota reducida o alícuota
adicional), deben definirlo y activarlo en la opción Títulos y Correlativos, así como también deben configurar las ventanas de
totalización de compras y ventas para que reflejen este nuevo impuesto.
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Requisiciones de Compra.
Para uso interno de la compañía, tiene como objetivo automatizar el proceso de requisición de materiales por parte de los
diferentes departamentos que conforman la organización.
Requisiciones.
Es una operación similar a la de cargo o descargo de inventario genera la transacción en sí. Tiene como objetivo la
generación interna de un documento que permita generar la solicitud de materiales o inventario de un departamento de la
empresa al departamento de Compras o Procura como suele llamarse. Esta transacción posee 3 módulos para su
procesamiento.
Al hacer Clic en la opción requisición aparecerá la siguiente ventana. Donde se debe seleccionar los artículos que formaran
parte de de la requisición, una vez colocados los artículos haga Clic en el botón “Totalizar”.
Al hacer Clic en Totalizar aparece la siguiente ventana. Note que es similar a la ventana de totalización de Cargos y
Descargos.
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En esta ventana se puede visualizar el documento antes de imprimirlo al hacer Clic en el botón “Preliminar”.
Procesar Requisición.
Una vez que la transacción se encuentra en tránsito se puede procesar de varias maneras, estas son:
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1.- Procesar Requisición.
Cuando se selecciona alguna de las Requisiciones en Transito en la parte derecha de la ventana aparece los artículos que
conforman la Requisición.
Si los
artículos que se encuentran en la cotización tienen varios Proveedores pueden visualizarse los proveedores abriendo la lista
desplegable de Proveedores como se muestra en la siguiente ventana.
Al seleccionar un Proveedor especifico la aplicación mostrará los artículos asociados con ese Proveedor como se puede
observar en las siguientes ventanas, La empresa Múltiples Cosas, C.A. puede suministrar el Estarte General y la Nevera de
2 puertas.
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Para procesar la requisición y generar la orden de compra se debe hacer Clic con el botón Derecho del mouse dentro de la
ventana, aparecerá entonces el siguiente menú.
Marcar Todas.
Permite seleccionar todas las Requisiciones que se encuentran en la ventana.
Desmarcar Todas.
Permite desactivar la selección de todas las requisiciones presentes en la ventana.
Invertir selección.
Cambia las marcas, es decir las que están marcadas las desmarca y las que no están marcadas se marcan.
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Una vez que los días de entrega han sido indicados se procede a utilizar la opción Orden de Compra con Base en los Días
de Entrega y el sistema seleccionará para la orden de compra el articulo con el proveedor que tenga menos días de entrega
como se muestra a continuación
Además una vez que se cumple este procedimiento se puede hacer Clic con el botón derecho del mouse y aparecerá un
menú que permitirá pasar el mismo distribuidor, Costo o Días de entrega hacia los otros artículos de la requisición, como se
muestra en las ventanas siguientes.
Nota.
Este procedimiento utilizado para las Órdenes de Compra en Base a Días de Entrega es similar par
el caso de las Órdenes de Entrega en Base a costo.
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Botón Resumen.
Al hacer Clic en este botón se muestra una ventana con la lista de proveedores involucrados en la Requisición y el total de
artículos que suministrará cada uno de ellos, además de poder mostrar los días de entrega y el Total de costo.
Botón Preliminar
Permite visualizar un reporte general de todas las órdenes de compra que serán emitidas en base a las condiciones o
características de la Requisición.
Botón Totalizar
Permite procesar la requisición, generando una orden de compra para cada proveedor asociado a los artículos de la
Requisición.
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A continuación se muestran las órdenes de compra generadas del ejemplo donde se tienen como proveedores a Múltiples
Cosas, C.A. y Productos especiales, C.A.
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Si se revisan las Órdenes de compra en tránsito se puede encontrar las que acaban de ser emitidas.
Nota: Las Requisiciones se convierten en ordenes de compras que posteriormente pasan a ser Compras
que cargan el inventario. Cumplido este proceso se debe realizar el Despacho de las Requisiciones.
Una vez seleccionada esta opción aparecerá la siguiente ventana, donde se puede visualizar en la parte izquierda las
diferentes requisiciones en tránsito y en la parte superior derecha se muestra una lista desplegable con los diferentes
depósitos disponibles para el despacho de la mercancía.
Al seleccionar un depósito aparecerá la disponibilidad de artículos en el mismo. Esto permite que una misma requisición sea
despachada desde diferentes depósitos, generándose los documentos correspondientes a dichas operaciones.
En esta ventana se muestra la disponibilidad en el depósito principal. Ambas disponibilidades se refieren a los artículos de
la misma Requisición.
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Botón Resumen,
Permite visualizar el número de transacciones realizadas, la cantidad que se solicita en la requisición y la disponibilidad en
el depósito seleccionado. Cuando no exista suficiente disponibilidad para un artículo el mismo aparecerá en color rojo.
Botón Totalizar.
Permite el cierre de la operación, generando los correspondientes documentos de la transacción que pueden ser Descargos
o transferencias.
Solicitudes de Cotización.
Tiene como objetivo generar documentos dirigido a los proveedores para que preparen una cotización de los productos que
la compañía solicita. Al mismo tiempo permite automatizar el proceso de elaboración de la orden de compra seleccionando
los productos por el mejor precio ofertado. Para utilizar la opción de Cotizaciones se debe seguir la secuencia que se
muestra en la ventana siguiente.
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En las solicitudes de cotización se tienen 2 opciones, Solicitud de Cotización y Procesar Solicitud, las cuales se describen a
continuación.
Solicitud de Cotización.
Permite generar la transacción y es muy similar a una operación de cargo y descargo, la diferencia está en el proceso de
totalización, en el cual debe indicarse en el sistema cuales son los proveedores a los cuales van dirigido la solicitud.
Una vez que se seleccione los artículos que formaran la cotización se debe hacer Clic en el botón Totalizar.
Si no se han seleccionado los proveedores que formarán parte de la cotización al hacer clic en el botón “Aceptar”
aparecerá el siguiente mensaje; “Los siguientes productos no tienen proveedores asignados.”
Después de hacer Clic en el botón de totalizar se debe hacer clic en el botón “Proveedores”.
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Existen 2 maneras de seleccionar los proveedores a los que va dirigida la solicitud de cotización.
Botón Generar
Al presionar el botón de generar, el sistema de forma automática incluye aquellos proveedores a los que les ha sido
comprado anteriormente los productos. Observe que el listado permite marcar y desmarcar a los Proveedores lo que
permite al usuario decidir si se elaborará o no solicitud a alguno de los Proveedores.
Además en esta misma ventana tiene la posibilidad de seleccionar algún Proveedor Que no se encuentre en la lista.
Botón Incluir.
Manualmente, se puede agregar Proveedores a la lista.
Botón Preliminar.
Una vez cumplidos los pasos anteriores se puede ejecutar un “Preliminar” de los documentos que se hayan Generado como
se muestra a continuación.
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Botón Aceptar.
Una vez verificados los Preliminares de las Solicitudes de Cotización se procede con un Clic en el botón “Aceptar” para
imprimir formalmente las Solicitudes de Cotización.
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2.- Haga Clic en el botón “Cargar”, aparecerá la ventana de información de las Solicitud de Cotización Pendiente.
3.- Haga Clic en el botón “Tipo” y seleccione Requisiciones con estatus en Transito (Requisiciones totalizadas pero sin
procesar).
4.- Seleccione la Requisición que utilizará en la Solicitud de Cotización.
Por último proceda a modificar o agregar si se requiere y luego totalice (Clic en el botón “Totalizar”).
Emitidas las solicitudes se cuenta con un módulo para convertir dichas solicitudes en órdenes de compra.
Recuerde que para llegar a generar una orden de compra se debe primero alimentar las solicitudes de cotización con los
precios que el Proveedor envío. A continuación se muestran los precios de Múltiples Cosas, C.A. y Productos Especiales,
C.A. ambos proveedores cotizaron la Nevera de 2 puertas.
De igual forma se puede indicar los días de entrega de la mercancía, esto puede servir más adelante para generar la orden
de compra en base al mejor precio o en base al menor tiempo de entrega.
Una vez incluidos los precios propuestos por cada uno de los proveedores podemos proceder a generar la(s) orden(es) de
compra(s) respectivas, para ello se hace Clic con el botón derecho del mouse donde se encuentran las solicitudes en
tránsito, aparecerá el menú que se muestra en la siguiente ventana, seleccione la opción “Orden de Compra en Base a
Costo.
Observe que la orden de compra para la nevera fue asignada al Proveedor Productos especiales, C.A. por tener un mejor
precio.
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Botón Resumen.
Permite visualizar un resumen de la transacción mostrando los Proveedores y el Total Items (Productos) asociados a cada
uno de ellos.
Botón Preliminar
Permite observar un listado detallado de los proveedores y los artículos asociados a cada uno de ellos el cual puede ser
impreso.
Botón Totalizar
Permite el procesamiento definitivo del documento. Complemente la información solicitada en la ventana de totalización y
haga Clic en el botón “Aceptar”.
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Se imprimirán tantas órdenes de compra como Proveedores estén asignados en la Cotización.
Puede chequear las órdenes de compra elaboradas desde el modulo de compras con la opción de órdenes de compra
como se muestra en la siguiente ventana.
Nota: Las Cotizaciones se convierten en Ordenes de Compras que posteriormente pasan a ser Compras
que cargan el inventario. Cumplido este proceso se debe realizar el Despacho de las Requisiciones.
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Selección de Múltiples Proveedores al Procesar una Solicitud de Cotización.
Recuerde que al igual que en el procesamiento de Requisiciones se puede indicar de manera manual los Proveedores de
los artículos. Al procesar la orden de compra puede hacer Doble Clic en la columna de Proveedores.
Aparecerá un botón a la derecha de la columna al que debe hacer Clic para abrir la lista de Proveedores disponibles y
seleccionar el Proveedor que necesite.
Una vez seleccionado el Proveedor se verá reflejado en la ventana de procesamiento de la Solicitud de Cotización.
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Inventario Ofertas y Presentaciones.
Permite crear ofertas y presentaciones por grupos de artículos además de establecer fechas de inicio y fin de la oferta. El
diseño de ofertas y presentaciones en la aplicación es bastante flexible y fácil de configurar.
Descripción.
Es el nombre que se quiere dar a la oferta o presentación, se recomienda asignar nombres explícitos ya que estos se
visualizan al momento de la venta.
Tipos de Ofertas/Presentaciones.
x Oferta de Precios.
x Oferta de Descuento.
Se estipulan los precios de los productos de forma manual.
x Presentación.
productos.
x Presentación Detallada.
Permite establecer las unidades de descarga y el precio a aplicar.
Permite crear presentaciones con unidades detalladas para los productos que manejan existencia detallada.
Exclusiva.
Establece que la oferta o presentación será la única opción en la lista de búsqueda de productos al momento de procesar
un documento de ventas, en otras palabras, al activar una exclusiva solo se muestra ésta y no los distintos precios que el
artículo tenga establecido.
Monto Oferta.
Se refiere al precio que se desea asignar a la oferta o presentación, para el caso de las Ofertas de Descuento en este
renglón debe escribir el porcentaje de descuento.
Monto Comisión.
Especifica la comisión por venta para el vendedor por esta oferta o presentación en particular. Al diseñar ofertas o
presentaciones puede ocurrir que el margen de utilidad de los productos disminuya, por tanto es necesario indicar el
porcentaje de comisión para el vendedor de la oferta o presentación, pudiendo ser un valor menor que el definido en la
ficha del producto como comisión fija o al definido en la tablas de comisiones de los vendedores.
Unidades de descarga.
Expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que se aplique la oferta, por ejemplo en caso de 2x1 sería 2.
Clasificación.
Indica el orden en el cual se mostrará el listado de productos que integran la oferta o presentación.
Avanzado.
Presenta una ventana para configurar el tiempo de vigencia de la oferta o presentación. Puede establecer un rango de
fechas y/o un rango de horas. La opción cantidad limitada se refiere al número de ítems que se utilizará como tope para
inactivar la oferta. En el cuadro de opciones "Día de la Semana", seleccione los días que estará activa la oferta.
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x
x
Descripción: Descuento Aniversario 20%.
x
Tipo Oferta: Oferta de Descuento.
x
Monto Oferta: 20%.
x
Monto Comisión: 1%.
x
Unidades descarga: No aplica (solo se utiliza cuando se maneja Oferta de precio y presentaciones).
x
Clasificación: Ordenado por Código.
x
Avanzado
x
Fecha de Inicio 01/10/2009 Fecha Final 31/10/2009.
Día de la Semana: Miércoles.
Iniciar.
Una vez que se han especificado las características de la oferta se hace Clic en el botón Iniciar. Si se requiere puede antes
de hacer clic l botón Iniciar puede utilizar el botón Filtrar para seleccionar alguna característica en particular como:
Departamento,
Proveedores,
Categoría, Modelo,
Marca, Unidad,
Vendedor fijo, Rango.
Desde – hasta.
Filtrar.
Si lo desea puede modificar individualmente el monto en
algún artículo si lo desea. De no ser necesario se hace
clic en Totalizar. Aparecerá un mensaje que dice: “La
nueva Ofertas y Presentaciones será incluida para los
ítems seleccionados. Desea continuar, confirma su
selección.”
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La Oferta ya fue agregada a la ficha de inventario de cada artículo en la lista se puede verificar tomando como ejemplo la
Harina Juana como muestra la siguiente imagen.
Ejemplo: Configurar una oferta de precios para el departamento Vegetales a 4 BsF. Vigente todos los días de Octubre de
2009 en horario de 10am a 12pm.
1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga clic en la opción Ofertas y Presentaciones.
2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Vegetales todos a 4 BsF”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Oferta de Precios.
4) Establezca el Monto oferta, en este caso es 4 BsF.
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5) Haga clic en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/10/2009 al
31/12/2009. Escriba la hora inicio y fin, para el ejemplo es 10:00am a 12:00p.m, verifique que esté tildada la opción “Todos
los días” ubicada en el recuadro derecho llamado “Día de la semana”. Haga clic en el botón Aceptar.
6) Seleccione el botón Filtrar, en el renglón departamento haga clic en el botón de búsqueda y elija el departamento
Vegetales. Luego pulse Aceptar.
7) Oprima el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.
9) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con
éxito.
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Ejemplo: Configurar una oferta de descuento del 20% para todos los departamentos con comisión de 0,5 para vendedores
sólo los días miércoles de 19 de octubre al 25 de octubre de 2009.
6) Haga clic en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/01/2008 al
30/04/2008. En el recuadro derecho denominado “Día de la semana” verifique que solo esté activado el día miércoles y
luego haga clic en el botón Aceptar.
7) Seleccione el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.
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8) Pulse el botón totalizar, y confirme que desea aplicar la acción.
9) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con
éxito.
10) En la ficha Inventario del producto, al hacer clic en el icono ofertas y presentaciones aparecerá la nueva oferta
creada:
Ejemplo: Establecer una presentación exclusiva del producto camisas con la característica “Compre 6 y pague 5” con
comisión de 0,15 para vendedores.
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8) Filtrar. Haga clic en el botón filtrar, seleccione el código del producto Camisas y luego pulse Aceptar.
9) Para establecer el precio de venta de la presentación, haga clic en el icono con puntos que está al lado del precio
y escriba el precio, en el ejemplo el precio es 160.
Si se desea obtener más información del Ítem en particular oprima el botón denominado Detalle. Puede verificar el costo del
producto haciendo clic en el menú Detalle y seleccionando la opción Costos y Precios.
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10) Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.
11) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con
éxito.
12) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que
aparecen en la columna Precio del producto.
Nota. Las oferta o presentaciones que tengan activada la opción ”Exclusiva” se mostrarán como únicas opciones
dentro de la lista de precios desplegada en la facturación.
1) La presentación detallada puede configurarse para aquellos artículos que en su ficha Inventario tienen asignado en el
campo capacidad o contenido un valor mayor que uno.
2) Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas debe estar activada esta característica, verifíquelo en
el menú Sistema, opción “Títulos y Correlativos”, ficha Inventario.
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3) También debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción Ofertas y
Presentaciones.
Ejemplo: Configurar una presentación detallada del producto Alka-Seltzer que permita vender el producto por tabletas.
9) Para mostrar los productos que integran la presentación detallada, pulse el botón Iniciar. Observe que el cursor se
ubica en el precio del primer producto. Haga clic en el icono ubicado al lado del precio del producto y proceda a escribir:
la utilidad del producto o puede indicar directamente el precio sin impuesto que desea asignar a la presentación detallada.
Si se desea obtener más información del Ítem en particular oprima el botón denominado Detalle:
10) Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.
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11) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con
éxito.
12) En la ficha Inventario del Producto podrá visualizar y modificar las ofertas y presentaciones creadas:
13) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que
aparecen en la columna Precio del producto.
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Clientes – Cuentas por Cobrar.
a2 Herramienta Administrativa Configurable pone a
disposición las opciones para controlar las cuentas por
cobrar. Un oportuno control de las deudas contraídas por
los clientes con la empresa es de vital importancia, su
mantenimiento y visualización hará posible un proceso de
cobranza transparente para el cliente.
En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se mostrarán todos los documentos del cliente como Facturas,
Pagos, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transacción solo debe hacer doble clic
sobre ella.
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Opciones del Botón Derecho del Mouse en Cuentas por Cobrar (Página Principal).
Ver detalle.
Permite visualizar información adicional asociada al
documento que esté seleccionado.
Reimprimir.
Permite imprimir nuevamente el documento. Requiere que
esté habilitada la política 22 de cuentas para cobrar
“Permitir al usuario reimpresión de documentos”.
Modificar.
Presenta la ventana para modificar la fecha de vencimiento,
colocar el número de control, agregar una clasificación o
incluir un detalle a la cuenta. Requiere que esté habilitada
la política 25 de cuentas para cobrar “Autorizado para
modificar transacciones”.
Adelantos.
Permite visualizar los pagos adelantados que ha realizado
el cliente, muestra el monto original y saldo a la fecha de
cada pago adelantado. Si existen adelantos con saldo
disponible podrá aplicarlos sobre alguna cuenta o cuentas.
Apartados.
Muestra el listado de apartados realizados por el cliente. Al hacer clic derecho sobre alguno de los apartados aparecerán las
opciones reimprimir y modificar.
Filtrar operaciones.
Permite mostrar u ocultar los documentos que cumplan los criterios que usted seleccione.
Pagos o Abonos.
Por medio de esta opción se aplican cancelaciones ó pagos a documentos
pendientes por cobrar. Estos pueden estar vencidos o no, los documentos vencidos
aparecen resaltados en color rojo.
1.- Para aplicar un abono, haga doble clic sobre el monto del
documento y escriba el monto a cancelar.
2.- Si desea pagar el saldo total del documento, haga doble clic en
el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla.
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las opciones:
Botón Derecho del Mouse desde la opción Pagos.
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Marcar Todas.
Solo facturas, Notas de débito o Giros. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos ó simplemente
todos los documentos.
En la ventana se muestra como ejemplo la selección los giros pendientes del cliente
Otra forma de hacer los abonos escribiendo en el cuadro “Monto del Pago” la totalidad de lo que el cliente desea abonar y el
sistema se encargará de distribuirlo entre los diferentes documentos que estén pendientes hasta completar la cantidad
especificada, como se muestra en las ventanas siguientes.
Una vez especificados los documentos a los cuales se le abonará una cantidad o serán pagados por completo se debe
hacer clic en el botón “Totalizar”, aparecerá la siguiente ventana.
Si el pago si el pago se registrará directamente al banco se debe especificar el número de depósito bancario en el cuadro
“#Deposito Bancario”.
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Seguidamente aparecerá otra ventana donde se debe completar la información pertinente a la transacción como Fecha
deposito, Detalle del movimiento, el concepto o la cuenta contra la que se cruzará la operación y por ultimo clic en el botón
“Totalizar”.
Una vez totalizada la transacción será registrada en el banco como se muestra en la siguiente ventana.
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Notas de Crédito.
Las notas de crédito son documentos multifuncionales pero con la única misión de disminuir el saldo deudor del cliente con
la empresa, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, entre
otros. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe
tener activada la Política # 2, de cuentas por cobrar “Autorización para
generar Notas de Crédito”.
En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Aplicar Nota de Crédito.
Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar.
Hay dos formas de elaborar una nota de crédito, la primera es colocar
un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la
aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La
segunda forma es haciendo doble clic en cada monto de pago de
documento e introduciendo la cantidad.
En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un clic el
cuadro de verificación del documento y luego haga clic sobre la opción
de menú de Retención.
Para procesar la Nota de Crédito haga clic en el botón Totalizar.
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Nota de Crédito Pendiente.
Crear una Nota de Crédito sin aplicarla a ningún
documento.
Paso a Paso
Paso a Paso:
Aparece el monto de las Notas de Crédito Pendientes y las Notas de Crédito generadas por
devoluciones, en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución
del mismo entre los documentos, o puede hacer doble clic en el cuadro de verificación de los
documentos que desee abonar con las notas de crédito pendientes.
Para procesar la
transacción, clic en el botón
Totalizar y confirme que
desea ejecutar la acción.
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Facturas.
Desde la ventana de cuentas por cobrar podrá emitir facturas de venta con consecutivo de factura válido y que no afectan
inventario. Una de las aplicaciones más comunes de este documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por
contabilidad. La opción de elaborar facturas al cliente se utiliza para ingresar las cuentas por cobrar que han sido
procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto se
deben llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Venta.
Otro aplicación de este documento es para hacer facturas que no afecten los movimientos de inventario, lo cual genera una
cuenta por cobrar que no lo afecta, pero si su contabilización.
Notas de Débito.
El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser
usado para procesar cheques devueltos, cargos por gestión administrativa,
intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere deuda con la
empresa. La aplicación de este documento a los clientes puede tener variadas
causas, desde el
punto de vista
administrativo
cualquier cargo
al saldo deudor,
puede
considerarse
como una nota
de débito.
Partiendo desde
simples intereses
de mora hasta
diferenciales
cambiarios, ese
tipo de
transacción
puede generar
comisiones a
vendedores.
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Detalle.
El concepto o detalle del documento debe ser muy explícito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el
vendedor con su respectiva comisión.
Afecta Comisiones.
Al estar activa esta opción, se calculan las comisiones para el vendedor.
Cheque Devuelto.
Marca la nota de crédito como producto de un cheque devuelto, para poder informar al departamento de facturación del
comportamiento del cliente.
x
En el menú Opciones elija Nota de débito.
Complete los datos requeridos para crear la nota de débito (número de control, monto, impuesto) y active la
x
casilla cheque devuelto.
En la casilla denominada detalle escriba
información para documental la nota de débito
x
que está realizando.
Haga clic en el botón Totalizar.
Pág. 263
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Giros.
Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con
una periodicidad que puede ir de desde días hasta años según sea el caso. En la
aplicación, el concepto de giro se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al cliente, las
cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia
establecida en la configuración.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la
Política # 4, de cuentas por cobrar “Autorización para elaborar giros”.
Paso a Paso
Pág. 264
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Giro impreso.
Los giros impresos por el sistema se verán cómo se muestra a continuación.
Pagos adelantados.
Se utilizan cuando los clientes entregan dinero por adelantado por concepto de apartado, anticipo u otra razón distinta a la
factura. Esta opción permite incluir el pago adelantado que será aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por
cobrar.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 6, de cuentas por cobrar
“Autorización para incluir pagos adelantados”.
x
x
Paso a Paso
x
Seleccione el cliente.
x
En el menú Opciones elija Pago adelantados.
x
Coloque o Elija una clasificación.
x
Puede agregar un detalle.
En la columna Tipo, indique la forma de pago: Efectivo, cheque, tarjeta
x
débito, tarjeta crédito y Transferencia.
En la columna Detalle puede agregar una información adicional para el
x
documento.
x
Pulse Aceptar para finalizar la operación.
Si el pago no es en efectivo se abrirán las opciones de bancos en las que
debe registrar los datos del depósito.
Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el modulo de Pagos de las cuentas por cobrar
aplicar los adelantos existentes a cualesquiera de los documentos pendientes.
Pág. 265
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Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el Módulo de Facturación (Ventas) al momento
de totalizar la factura y seleccionar la forma de pago se pueden aplicar dichos pagos adelantados (Requiere que esté
activada la política avanzada de facturas # 19 “Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos
adelantados”)
Pág. 266
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La anulación se registrará en el grid de cuentas por cobrar como muestra la siguiente ventana.
Pág. 267
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Retenciones.
Son montos que por disposiciones legales las empresas Recolectoras de Impuesto, aplican sobre las facturas, las cuales
restan al total del monto de la misma. Todas las retenciones son relacionadas al final del año fiscal para así poder usarlas
como documentos gravables en la declaración fiscal del Impuesto sobre la Renta.
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Las retenciones de contribuyentes especiales son generadas por el sistema al presionar el botón forma de pago de la
pantalla de totalización de facturas, siempre que esté desactivada la opción “Aplicar las retenciones de IVA al momento del
cobro”, ubicada en la ficha Ventas y Clientes de la ventana Títulos y Correlativos, si está activada ésta opción las
retenciones se calcularían en la ventana de cuentas por cobrar.
Ordenar.
Dentro de las opciones de Cuentas por Cobrar se encuentra el menú Ordenar que permitirá elegir el orden de presentación
del listado de cuentas por cobrar del cliente.
Pág. 269
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Reportes.
El menú Reportes le permitirá imprimir estados de cuentas por cobrar del cliente, análisis de vencimientos y relación de
cobros
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Intereses de Mora Clientes.
A través de esta opción podrán generar las notas de
débito por concepto de intereses de mora.
Luego de hacer clic en el botón de Iniciar, podrá ver en pantalla el cálculo de intereses de mora, el cual podrá ser
incrementado o disminuido según las políticas que el usuario tenga activadas.
Pulse el botón Totalizar, para proceder a la aplicación de notas de débito por concepto de intereses de mora, luego confirme
su acción.
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El botón Preliminar le permitirá visualizar el reporte que incluye todos los intereses de mora seleccionados.
Una vez realizado el procesamiento de los intereses de mora se reflejaran en el grid de la cuentas por cobrar del cliente
como se muestra en la siguiente ventana.
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Clientes – Guías de Despacho.
Para el comprador.
Comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la
mercancía solicitada y, fundamentalmente, para
controlar la posterior facturación.
Para el vendedor.
Al recibir el duplicado de la guía debidamente firmada por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la
mercancía que el comprador recibió conforme y, en base a la guía, confeccionar la Factura.
Paso a paso.
x
desea incluir en la guía de despacho.
Pulse el botón Siguiente y seleccione las facturas a
x
incluir.
x
Pulse Preliminar para visualizar la transacción.
Pulse el botón Dirección si desea modificar la
x
dirección de despacho.
Para finalizar pulse el botón Grabar y se imprimirá la
correspondiente guía de despacho.
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La guía de despacho también podrá ser
visualizada antes de su grabación si hace clic
en el botón “Preliminar”
Si requiere Consultar alguna de las guías para su verificación se debe hacer clic en el botón Consultar.
Luego se debe seleccionar el estatus de las guías que desea consultar los cuales se indican a continuación:
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Para visualizar el movimiento de las entregas de la guía se
debe hacer clic en el botón Entregas.
Aparecerá la siguiente ventana, donde se muestra como se encuentra el seguimiento de la guía. Puede filtrarse la
información por Número de Documento. Y la
visualización de la información puede hacerse desde la
opción “Tipo de Vista de dos formas Por número de
Guía y Por Producto. En el ejemplo de la ventana solo
se observo las características de Envio más no los de
recepción pues esta guía no ha sido procesada.
Una vez que se ha despachado la mercancía el encargado de realizar las entregas debe especificar las condiciones en las
que se realizaron las entregas. Con esta información se debe entonces procesar la Guía de Despacho. Para esto se hace
clic en el botón Procesar.
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Aparecerá la lista de Guías de Despacho disponibles para procesar, seleccione la que corresponda.
Indique la información correspondiente: Fecha y Hora de entrega, el nombre y cargo de la persona que recibió la mercancía.
Detalle: le permitirá indicar alguna situación especial en la entrega como el estado de la mercancía, entre otros.
Una vez indicada la información se hace clic en el botón Aceptar para confirmar la información ingresada. Se pedirá la
confirmación de la transacción e indicará que el proceso ha concluido con éxito.
Una vez procesada la Guía de Despacho puede ser consultada y mostrará toda la información relacionada con el envío y
recepción de los artículos.
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Anular.
La guia tambien puede ser anulada en caso de que por alguna razón particular el despacho no será realizado.
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Clientes - Planificación de Cobranza.
Conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del crédito otorgado, para la adquisición de
productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes.
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En esta ventana se reflejan los pagos o abonos realizados según la información contenida en la planilla impresa. De esta
forma los mismos quedan ya registrados en las cuentas por cobrar de cada cliente.
Se hace clic en el botón “Reimprimir” aparecera la lista de la planillas de cobranza existentes. Se seleccionan las que se
desean reimprimir y se hace clic en el botón “Aceptar”. Se realiza la operación de impresión desde el cuadro “Imprimir”.
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Proveedores – Cuentas por Pagar.
Las Cuentas por pagar son generadas por las diversas compras
realizadas a los proveedores las cuales pasan a situación de
crédito, sea por convenios o simplemente la forma de pago
habitual con el ente que suministra el bien.
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Los documentos que formen parte de una orden de pago se identificaran por un pequeño candado ubicado a la izquierda
del documento como se muestra en la siguiente ventana.
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Si se hace clic sobre un documento identificado con la imagen del candado aparecerá el siguiente mensaje.
Las órdenes de pago una vez emitidas serán consideradas de pago en tránsito que podrán ser observadas desde el menú
Orden Pago como muestra la siguiente ventana.
Desde esta ventana al hacer clic con el botón derecho del mouse podrá realizar las siguientes operaciones, Anular la orden
de pago, modificar el Detalle del documento o Reimprimir la orden de pago.
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Pagos.
Esta opción permite cancelar de manera total o parcial las compras generadas a crédito.
Notas de Débito.
Aplicar Nota de Débito.
Permite crear y aplicar la nota de débito directamente a una compra.
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Nota de Débito Pendiente.
Permite crear la nota de débito en estatus pendiente, de manera que quede disponible para aplicarla más adelante.
Facturas.
Desde la ventana de cuentas por pagar podrá emitir facturas de compra de productos que no sean parte del inventario, y
que afecten o no al libro de compras. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la
Política # 3, de cuentas por pagar “Autorización para incluir facturas”.
Notas de Crédito
Permite el registro de de Notas de crédito que podrán ser aplicadas posteriormente a los documentos pendientes del
Proveedor.
Giros.
Se utilizan para adjudicar cuotas fijas de pago a proveedores, las cuales tendrán fecha de vencimiento distribuidas en el
tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 4, de cuentas por pagar
“Autorización para elaborar giros”.
Pagos adelantados.
Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado, anticipo u otra razón distinta a la
facturación de bienes o servicios del proveedor hacia la empresa. Esta opción permite incluir el pago adelantado que será
aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por pagar. Para que esta opción esté disponible en el menú, el
usuario debe tener activada la Política # 6, de cuentas por pagar “Autorización para incluir pagos adelantados”.
Retenciones.
Retenciones Ordinarias: Posibilidad de visualizar las retenciones ordinarias que el proveedor ha realizado en las facturas
de compra.
Retenciones Especiales: Posibilidad de visualizar las retenciones especiales que el proveedor ha realizado en las facturas
de compra.
Reportes.
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Proveedores – Retenciones de I.V.A.:
Esta opción permite visualizar las retenciones de I.V.A. hechas por
compras o cuentas por pagar y generar archivos según las
características establecidas por el SENIAT. Para que esta opción esté
disponible debe activarse en el momento de la instalación o
posteriormente desde la ventana de Títulos y Correlativos la opción de
contribuyente especial y adicionalmente la forma de asignación del
Correlativo y el momento de la deducción.
Luego de activadas las opciones que correspondan para la aplicación de la retención y ejecutar la opción de Retención de
IVA en las cuentas por Pagar aparecerá la ventana que se muestra a continuación donde podra realizar varias operaciones
entre las que se encuentra Preliminar para visualizar como quedará el comprobante de impuestos antes de imprimirlo.
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Manejo de Seriales.
Según la configuración de las políticas de ventas del usuario, se pueden realizar
transacciones que involucren movimientos de inventario de artículos que utilicen
seriales sin ingresar estos, con la finalidad de agilizar los procesos y centralizar
el manejo de seriales en un departamento o persona para ejecutar esta opción
que permite introducirlos posteriormente.
Paso a Paso
Política Básica # 9.
“La transacción maneja seriales”, si está
activada, el botón seriales se mostrará en la
ventana de la transacción permitiendo
asignar los seriales durante la transacción,
si no está activada esta política, el botón
seriales no aparece en la ventana de la
transacción, por lo tanto no se podrá asignar seriales en la transacción.
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Comprobantes Contables.
Un comprobante contable es el documento que permite enviar hacia la
contabilidad los movimientos generados en el módulo administrativo. La
consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de
trabajo del departamento contable o el contador, de manera que no es un
patrón fijo, por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el
comprobante contable. La opción Configurar Comprobantes Contables se
encuentra en el módulo a2 sistema menú Utilidades del sistema.
Preliminar.
El botón Preliminar permite elaborar automáticamente los comprobantes que serán enviados a la herramienta a2
Contabilidad, aparecerá una ventana que indica que el proceso ha concluido y que se debe revisar los comprobantes antes
de proceder a su contabilización.
Al hacer clic en el botón Aceptar se mostrará la información referente a los distintos comprobantes configurados en el
sistema. En el ejemplo se muestran las ventas del periodo que se está procesando.
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Detalle.
Si se desea visualizar los movimientos ocurridos en los diferentes comprobantes seleccione el que desee visualizar y haga
clic en el botón Detalle.
Contabilizar.
Una vez que se ha chequeado que no existen descuadres en las cuentas se procede a Contabilizar los comprobantes.
Para ello se hace clic en el botón Contabilizar.
Una vez procesado en la ventana de procesamiento aparecerá la fecha de realización de la contabilización seguido del
nombre del comprobante procesado en nuestro ejemplo se muestra, 31/05/2010.
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Manejo de Caja Chica.
Ya podemos manejar múltiples cajas chicas de tal forma que aquellas
empresas que quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar
esta novedosa herramienta. Es decir que pueden crearse cajas chicas
por departamentos (Administración, Ventas, etc.) por sucursales, entre
otras. Al mismo tiempo la versatilidad de la misma permite incorporar
en el libro de compras aquellas facturas que se pagan por caja y tienen
crédito fiscal.
Para manejar múltiples cajas debemos en primer lugar crearlas y luego asignar el usuario que tendrá acceso a la misma. La
potestad para crear y asignar le corresponde solamente al Usuario Máster.
Para crear nuevas cajas se debe ingresar al sistema con el usuario Máster.
x Asignación de Usuarios: Indicar los usuarios que podrán manejar la Caja Chica.
x Clic en Aceptar para completar la creación de la caja chica.
Nota: una caja chica puede ser asignada a varios usuarios. No se puede asignar un usuario a varias cajas
chicas.
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Asignar Caja Chica.
Esta opción permite de ser necesario varios usuarios a una misma caja chica
Para asignar usuarios a una caja chica existente se debe ingresar al sistema con el usuario Máster.
x
x
Activar el menú Transacciones – Manejo de Caja Chica – Opciones – Asignar caja.
x
Descripción: Indicar el nombre de la Caja Chica.
x
Asignación de Usuarios: Indicar los usuarios que podrán manejar la Caja Chica.
Clic en Aceptar para completar la creación de la caja chica.
Para efectuar una operación en el módulo de caja chica, debe activar en el menú transacciones la opción Manejo de Caja
Chica, luego presionar el botón denominado Incluir.
Nota: A medida que incluyen las operaciones el sistema les va asignando un número de Documento de manera automática.
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Tipo Operación – Cambio de Cheque.
El modulo de caja chica presenta la opción de cambiar el efectivo existente en caja chica por cheques de empleados de la
empresa. Queda bajo el criterio de la empresa la utilización o no de esta operación.
Para realizar este tipo de operación pulse el botón Incluir, y especifique el Tipo de Operación: Cambio de Cheques,
documente suficientemente la operación indicando quién autoriza la operación. Incluya información concerniente a número
del cheque, banco y monto en Bolívares o Bolívares Fuertes. Luego pulse grabar para incluir la operación dentro del listado
de movimientos de caja.
En las operaciones de Entrada podrá especificar el desglose de dinero clasificado en: Bolívares fuertes, Bolívares, monto en
cheques, monto en tarjetas de débito y monto en tarjetas de crédito.
Descripción.
Indicar el número de Documento que desea visualizar.
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Incluir detalle de los Depósitos a Banco y cambios de cheque.
Si se activa esta opción permite ver desglosadas las transacciones de Cambio de Cheque y Depósitos a Banco como
muestra la siguiente imagen.
Cerrar caja.
El cierre de caja permite llevar a archivo histórico todos los movimientos realizados en caja, para poder hacer el cierre de
caja debe asegurarse de no dejar operaciones pendientes dentro de la caja, es decir el saldo disponible en caja debe ser
cero.
Proceda a hacer el cierre de caja si desea enviar a histórico las operaciones realizadas. Para ello, en el menú opciones
seleccione Cerrar caja.
Nota: Si el saldo no es cero al momento de ejecutar la opción de cierre de caja mostrará el siguiente mensaje.
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Mensajería de Texto.
a2sms es una plataforma de comunicación que permite mantener contacto con sus clientes proveedores, vendedores,
personal y otros de forma efectiva y a menor costo que los métodos tradicionales a través del sistema de mensajería de
texto disponible en todas las aplicaciones a2.
El sistema de mensaje de texto (sms) de a2sms, le permite realizar comunicados rápidos, trivias, concursos, sucesos de
descuento o promoción y oferta o simplemente mantener informado a cualquier destinatario de su elección, a cualquier
teléfono celular en Venezuela sin importar la operadora a la que pertenezca. Usualmente estos mensajes comprenden
notificación de cobro, de asistencia, de ofertas, de nuevos productos, recordatorios de citas, avisos de eventos especiales,
envió de mensajes de aniversarios o cumpleaños de los clientes o empleados.
Tipo de mensaje.
Se debe seleccionar cual de las modalidades de mensajes va a ser utilizada.
Estas son: Mensaje Libre, Configurar nuevo tipo de mensaje y Bandeja de
mensajes pendientes.
Mensaje libre.
Con esta opción se puede escribir un mensaje particular que puede ser enviado a los clientes, proveedores, vendedores,
clientes eventuales y también a cualquier persona utilizando la sección otros destinos.
Descripción.
Titulo que llevara el mensaje cuando se esté utilizando la
configuración de nuevo tipo de mensaje.
Enviar a.
Los diferentes destinatarios a los que se desean hacer
llegar el mensaje. Clientes, Proveedores, Vendedores
(Cobradores), Clientes Eventuales y Libre.
Teléfonos de Destino.
Seleccionar los diferentes números de teléfonos (que pueda tener un destinatario) a los que se enviará el mensaje.
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Otros destinos.
Otros números a los que se deseen hacer llegar un mensaje y que no están registrados en nuestro sistema.
Status Conexión.
Indica si se encuentra conectado al servicio o no.
Nota: Cuando en “Enviar a” se selecciona Clientes, proveedores o vendedores se tendrá a disposición el botón
“Filtrar” como muestra la siguiente ventana.
Filtrar
Al hacer Clic en el botón “Filtrar” aparecerá la siguiente ventana. Donde se encuentran una serie de opciones que permite
extraer información según los parámetros que se especifiquen.
Desde – Hasta.
Permite indicar un rango de elementos que depende
del tipo de destino. Si se selecciono como destino
Cliente, será rango de cliente. Si por el contrario se
selecciono Proveedores el rango será de
proveedores.
Status
Si se desea seleccionar elementos Activos, Inactivos
o todos.
Tipo de cuentas
Especificar si se desea manejar Cuentas vencidas,
Cuentas por vencer o Todas las cuentas. Se puede
indicar cantidad de días vencidos.
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Mensaje Libre
Si se desea enviar el mensaje que se acaba de diseñar se abre la lista de Tipo de mensaje y se selecciona de ella el
mensaje titulado “Ofertas por Aniversario”.
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Preliminar.
Permite observar el mensaje antes de ser enviado.
Enviar.
Realiza el envío del mensaje.
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Bandeja de mensajes Pendientes.
Este tipo de mensaje permite visualizar los mensajes que se hayan creado y enviado desde las fichas de Clientes,
proveedores o Vendedores (Cobradores). Todo esto para definir cuáles serán los mensajes que se enviarán.
Enviar.
Realiza el envío de los mensajes marcados para ser enviados.
Preliminar.
Permite observar los mensajes antes de ser enviados.
Borrar.
Permite eliminar los mensajes que se hayan seleccionado.
Atrás.
Retrocede en un paso la operación regresando a la ventana anterior a la actual.
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Menú Ventas – Facturas.
Son documentos que reflejan la acción de venta de un servicio o artículo de la
empresa que emite la misma. En otras palabras, cuando se elabora una
factura se transfiere ese bien de la empresa al cliente lo cual trae como
consecuencia inmediata una descarga del inventario por concepto de
facturación, además si la transacción no fue cancelada de contado se genera
la cuenta por cobrar al cliente.
Paso a Paso
x
x
Seleccione el depósito a utilizar como principal.
x
Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto.
x
Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).
x
Seleccione el tipo de precio.
x
Ingrese los productos en el grid central.
Para finalizar el proceso presione el botón Totalizar.
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Una vez seleccionados los artículos que conformarán la factura se hace clic en el botó “Totalizar”. Aparecerá entonces la
ventana de Totalización de la factura, donde se puede especificar según sea el caso, descuentos, fletes, clasificación entre
otros.
Para indicar como se desglosará el pago de la factura se debe hacer clic en el botón “Forma de Pago”, las cuales pueden
ser, Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de debito y por Retención de Impuestos. Especificado esto se hace clic en
el botón Aceptar.
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Barra de botones superior en Ventas.
Inventario.
Permite visualizar el listado de productos de la empresa y tener disponible toda la información de los mismos desde el botón
de detalles.
Reimpresión.
Permite la reimpresión de documentos específicos elaborados en el sistema.
Asociado.
Permite la selección de productos utilizando el Código Único Asociado que se haya definido para el articulo.
Clientes.
La posibilidad de ingresar nuevos clientes desde el módulo de ventas
Seriales.
En la ventana de seriales en línea se debe seleccionar los que están asociados con los artículos que se encuentran en el
proceso de venta
Depósitos.
Permite cambiar en cada línea del documento el depósito de donde será tomada la mercancía.
Detalle Item.
Utilizado para incorporar al documento cualquier comentario anexo al artículo los cuales no están configurados en la
descripción del mismo
Descuento.
Los descuentos por ítem son muy útiles cuando se requiere dar un precio menor al estipulado a uno o varios productos en
particular dentro del documento en elaboración.
Vendedores.
Permite indicar un vendedor particular para uno o varios de los artículos que conforman la factura.
Plantillas.
A través de esta opción se puede crear una lista de productos que puede ser cargada automáticamente y completa desde el
modulo de ventas.
Ventas.
Permite visualizar un Resumen de las ventas desde el Menú de ventas. Esta opción es activable o no desde las políticas
avanzadas de venta.
Cargos.
Permite la inclusión de los cargos automáticos desde el módulo de facturación tradicional, de esta manera podemos crear
las facturas con los cargos que se hayan generado desde la última fecha de pago
En la barra de botones de Ventas tenemos 7 botones con las siguientes funciones de izquierda a derecha:
Detalle.
Muestra información relacionada con el artículo resaltado en el Grid de Ventas. Puede consultar todo lo referente a Costos y
Precios, Existencias, Sustitutos, Ofertas y Presentaciones, Seriales, Proveedores, Operaciones, Estadísticas y
Proyecciones, Código Único Asociado y Histórico.
Insertar.
Se utiliza para insertar otro ítem en el documento, inmediatamente anterior al seleccionado.
Borrar.
Elimina la línea activa o marcada del grid.
Pág. 303
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Cargar.
Muestra listado de documentos Pendientes del mismo tipo. a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las
operaciones, cuando se carga, en estas ventanas se muestra una lista de documentos los cuales pueden ser filtrados por
tipo de documento y estatus de los mismos. Esta opción permite importar los datos de un presupuesto para convertirlo en
factura.
Procesados.
El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en
tránsito y convertirla en factura.
Pendientes.
Son todos los documentos guardados.
Tránsito.
Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de
entrega o pedido totalizado, presupuestos y apartados.
Guardar.
Almacena en disco el documento activo con estatus de Pendiente.
Totalizar.
Muestra ventana de totalización del documento.
Cancelar.
A todos los módulos de transacciones de inventario le fue incluido el botón de cancelar. Con esto lo que se busca es poder
borrar todos los productos de una transacción activa sin tener que ir borrando uno a uno.
Salir.
Costos.
Permite ajustar los precios de los artículos al momento de elaborar las transacciones tomando en cuenta los Costos o el
monto total de la operación. Este botón se activa o desactiva mediante una política avanzada que se encuentra asociada las
transacciones de ventas, Factura, Apartados, Presupuestos, Notas de Entrega, Pedidos y Devoluciones.
Podrá hacer clic derecho sobre cualquiera de los campos y elegir las opciones: Incluir, Ocultar, No Modificable y
Restablecer valores defecto.
Para ocultar o mostrar ciertos campos, haga clic derecho sobre el cuadro de texto y seleccionar la opción Ocultar o Incluir
según sea el caso.
La opción No Modificable es utilizada por el administrador de la aplicación para restringirle al usuario la modificación del
campo.
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La opción Restablecer valores por defecto, presentará la ventana Totalizar con los campos que trae predefinidos por la
aplicación.
Nota: Para
calcular un
porcentaje del
monto a cancelar
solo escriba la
cantidad
acompañada del
signo de %.
Para terminar la
descripción del
pago presione el
botón Aceptar.
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Impresora fiscal
Se desplegará un menú
donde se encuentra
disponible la opción
Configuración y las
opciones corte x y
Corte z se encuentran
desactivadas y solo
estarán disponibles una
vez que se realice la
configuración de la
impresora fiscal
deseada.
La opción Configuración desplegará un menú con otras opciones, inicialmente se debe seleccionar la opción Datos del
Equipo.
Grupo 1
Modelo de impresora.
Permite seleccionar el modelo de impresora disponible
para a2 Herramienta Administrativa Configurable como
muestra la ventana siguiente entre las impresoras
x
disponibles se encuentran
x
Epson TM-U200 (1 impuesto)
x
Epson TM-U200 (3 impuesto)
x
Bematech MP-20
x
BMC
x
Samsung / Aclas / Oki
x
Bematech MP-2100 (Termica)
x
Epson PF-200
x
Epson PF-300
x
VMax
Hasar Modelo SMH/PT-100FVE
Pág. 306
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Próximo Reporte Z.
Escriba e el próximo número correlativo o consecutivo que va a tener el próximo reporte Z.
Caracteres X Línea.
Cantidad de caracteres soportado por Líneas.
Grupo 2
Puerto.
Seleccione el puerto por donde se encuentra conectada la impresora al equipo.
Grupo 3
Posee gaveta de dinero conectada a la impresora.
Posibilidad de conectar al puerto serial de la impresora la Gaveta de Dinero o Drawer Cash.
Grupo 4
Elaborar corte – X sin clave de autorización.
Tilde está opción si los usuarios podrán efectuar el corte x sin necesidad de autorización.
Una vez realizada la configuración de la impresora seleccionada se activaran el resto de las opciones de los menús
disponibles.
Consultas.
Permite consultar información filtrando por rango de fechas y
seleccionando el tipo de consulta que se requiera como se muestra en la
siguiente ventana. Estas opciones dependerán del modelo de impresora
fiscal utilizada en el sistema. La nueva opción de “Auditoria de
Documento” (Versión. 4.30) permite elaborar auditorias de documentos
para detectar si falta algún documento. En caso de ser así se le podrá dar
el Status de “Anulado”.
En el ejemplo que se muestra en la imagen siguiente podemos notar la
ausencia de las facturas 00000512 y 00000513 debido a una interrupción
eléctrica que ocasiona la cancelación del comprobante fiscal y el aumento del correlativo.
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A través del nuevo módulo de auditoría de documentos podemos incorporar estos dos documentos como facturas anuladas
en el sistema.
Nota.
Activar Política básica 17 Ventas Activada, “Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización”. Esto
busca Eliminar la posibilidad de que una factura que no se imprima quede grabada en el sistema.
Status de la impresora.
Información general del estado actual de la impresora.
Como Puerto de conexión, Fecha Actual, Memoria Fiscal,
Memoria de Operación y Serial de la impresora.
Cambio de fecha.
Permite realizar cambio de Fecha y de Hora en la impresora.
Resumen de Ventas
Posibilidad de tener de forma rápida resúmenes de operaciones de Ventas que pueden ser parametrizados según las
necesidades particulares de cada uno de los usuarios. Al hacer clic en el botón de Resumen de Ventas aparecerá la
siguiente ventana donde inicialmente se muestra la información de la fecha actual.
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Permite seleccionar el rango de fechas para las que requiera visualizar la información.
Mostrar por.
Posibilidad de especificar diferentes parámetros para visualización de
información por ejemplo, Consolidado, año, mes, entre otros como se
observan en la ventana.
Recalcular.
Cuando se cambian los valores del rango de fechas o Mostrar por, se debe
hacer clic en el botón “Recalcular para actualizar la información
correspondiente.
Histórico.
Permite tener acceso a la información de periodos anteriores. Al hacer clic
en el botón Histórico aparecerá una ventana con la lista de los periodos
anteriores existentes, se marca el que se desea observar y se hace clic en el
botón Salir que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
Esto nos lleva a la ventana principal donde se debe hacer clic en el botón Recalcular para actualizar la información
correspondiente.
Graficar.
Permite elaborar un grafico con los datos actuales en la ventana. Al hacer clic en el botón Graficar aparecerá la siguiente
ventana. Desde esta ventana se especifica la operación que se desea graficar y valore como la Escala para el Grafico y el
acumulado que puede ser por Año, mes o Semana. Especificados estos valores se hace clic en el botón Graficar para
visualizar el mismo.
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Cargos Automáticos.
Permite la inclusión de los cargos automáticos desde el módulo de facturación tradicional, de esta manera podemos crear
las facturas con los cargos que se hayan generado desde la última fecha de pago.
Al hacer clic en el botón de Cargos automáticos aparecerá la siguiente ventana. En esta se muestran todas las
facturaciones pendientes por los cargos automáticos se debe entonces seleccionar aquellos cargos que serán cancelados
tomando en cuenta, que debe realizarse desde los más antiguos hacia los más nuevos no pueden seleccionarse los más
recientes ni aleatoriamente.
Detalle.
Si desea ver el contenido del documento se debe
hacer clic en el botón Detalle. Una visualizada la
información puede regresar a la ventana anterior
haciendo clic en el botón Atrás. Al regresar se hace
clic en el botón Aceptar y la información
correspondiente será colocada en el grid de
facturación para su correspondiente totalización.
Pág. 310
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Apartados.
En las políticas avanzadas de apartados puede establecerse el valor de la Mínima Inicial Permitida para realizar el apartado.
Abonos
En la ventana de Apartados, aparecerá el botón Abonos que permite buscar algún apartado creado para realizarle un abono
y así disminuir la cuenta.
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Nota: Cuando el cliente desee cancelar el total de la mercancía, a través del botón Cargar presente en la
ventana de facturación podrá seleccionar el apartado para facturarlo.
En la ventana de Cuentas por Cobrar podrá seleccionar el cliente y elegir el menú Pendientes – apartados, para visualizar
todos los abonos que ha realizado el cliente.
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Facturas en lote.
El hecho de facturar en masa solo se puede lograr, para aquellos
clientes que posean cargos automáticos configurados. Esta opción
de a2, permite realizar todas aquellas facturas, procedentes de
cargos automáticos de clientes. Los cargos automáticos se utilizan
normalmente para facturación de servicios donde el cliente está
subscrito. No quiere decir que no pueda existir otro tipo de
aplicación, todo dependerá del tipo de negocio y del integrador que
implante a2. Solo puede facturarse productos que utilicen costo
promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en matrices o
lotes.
Cargos eventuales.
Estos cargos se asignan sólo para la transacción que se está totalizando, de forma que no queda almacenada en la ficha
del cliente. Se realizan a través del botón Avanzados de la ventana de facturas en lote.
En la facturación en lote, el sistema verifica si existen convenios de precios y descuentos para el cliente y los aplica al
asignar el precio del cargo automático.
Botón Avanzado.
Permite incluir y modificar cargos eventuales que se aplicarán en la facturación en lote.
Botón Preliminar.
Permite visualizar el preliminar de facturación en lotes, con esta opción usted podrá realizar procesos como visualizar,
modificar, eliminar y comparar transacciones del preliminar de facturación para luego concluir el proceso con la totalización,
solo es permitido un preliminar a la vez.
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Devoluciones.
Las devoluciones en los procesos de ventas son muy útiles, ya que en una
sola operación se ingresa en el inventario las unidades procesadas y se
elabora la nota de crédito en el estado de cuenta del cliente.
Paso a Paso:
x
x
En el menú Ventas seleccione Devoluciones.
Haga clic en el botón Cargar para buscar la factura de la que desea
x
hacer devolución.
Puede eliminar productos o modificar la
x
cantidad de productos que desea devolver.
Proceda a totalizar.
Nota de crédito automática: Si la transacción se genera a crédito el sistema podrá emitir la nota de crédito automática y
quedará reflejada en el estado de cuenta del cliente. Se requiere activar la política avanzada de devoluciones # 19
“Generar automáticamente la nota de crédito para las devoluciones”:
Si quiere restringir el uso de las devoluciones puede activar la Política Avanzada # 30 “Activar clave para poder totalizar
operación”, de forma que el usuario podrá crear la devolución pero para totalizarla será necesario incluir la clave del
supervisor.
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Presupuestos.
Un buen sinónimo es Cotización, conceptualmente hablando es un documento
donde se expresa una oferta de un servicio o bien de parte de la empresa a un
cliente. La emisión de presupuestos es parte del día a día del tipo de negocios
donde su target son empresas y no consumidor final, aunque existen sus
excepciones. Este documento es la constancia legal de una oferta de la
empresa, por lo cual se debe tener mucho cuidado en su elaboración. El paso
inmediato al presupuesto es recibir una orden de compra, confirmando la
decisión del cliente en realizar la compra por el precio fijado en el presupuesto,
de aquí nace la importancia y relevancia de la cotización.
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Nota de entregas.
Documento utilizado para dar fe de la entrega o despacho de una mercancía al
cliente, en ella se específica los artículos con sus respectivas cantidades a hacer
entregadas. Su elaboración puede ser antes o después de la facturación, todo
depende de las políticas internas de la empresa. En todo caso puede utilizarse la
función de Cargar para importar la Factura, Apartado, Pedido o Presupuesto si
este existe, donde este reflejado lo solicitado por el cliente.
Para tener un control sobre los seriales de productos entregados puede activar
las políticas asociadas a seriales:
Política Básica de Notas de entrega # 9, “La Transacción maneja seriales.
Política Básica de Notas de entrega # 10, “Obligar la entrada de seriales al
momento de elaborar la transacción”,
Política Básica de Notas de entrega #11, “Incluir seriales nuevos al momento de la transacción”.
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Pedidos.
Un Pedido se utiliza para indicar la intención del cliente en efectuar una compra,
mas no la realiza. Al elaborarse un pedido normalmente no se ejecuta la descarga
de inventario de los productos (puede cambiarse este comportamiento en las
políticas del sistema) por lo tanto, si al momento de la entrega de mercancía o pago
del pedido, este no procede por falta de inventario o dinero según sea el caso, no
altera el inventario y mucho menos las operaciones en las cuentas por cobrar del
cliente.
Plantillas de Ventas.
A través de las plantillas de venta podemos crear una lista de productos que
puede ser cargada automáticamente desde el módulo de ventas.
Esta modalidad tiene cierta similitud con los productos compuestos, sin
x
embargo, difiere en lo siguiente:
No es un producto, de manera que no se incluye en la ficha de
x
productos.
Se le puede establecer una vigencia de manera que puede utilizarse
x
para crear ofertas de grupo de productos o combos.
Se le puede incluir una % de comisión fijo para todos los productos
x
incluidos en la misma.
Los precios pueden ser automáticos de manera que al momento de
seleccionar la plantilla los precios sean en función de la suma de los precios de las partes o pueden ser manuales
de manera que se establezca un precio fijo para la plantilla y sus productos.
Pág. 318
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x Al momento de cargar una plantilla desde el módulo de ventas todos los productos son cargados en el Grid de
Ventas como productos individuales.
De igual forma al momento de la impresión los productos son detallados en el documento de forma individual con todas sus
características.
En una plantilla de ventas pueden incluir productos, servicios, productos compuestos, ofertas y presentaciones e inclusive
productos por lotes y tallas y colores.
Código.
Escriba el código que será asignado a la plantilla de ventas.
Activo.
Especifique si esta activa o no tildando esta opción.
Descripción.
Nombre o identificación de la plantilla.
Descripción detallada.
Escriba una información más detallada con respecto al
contenido de la plantilla.
Comisión.
Si las ventas realizadas con la plantilla asumieran adicionalmente alguna comisión.
Precio de venta.
x
Se utiliza para especificar la forma en la que será indicado:
x
Cálculo automático de precios
Ajuste Manual de Precios.
Especificada toda esta información se debe hacer clic en el botón Siguiente, como muestra la ventana siguiente.
Se mostrara una ventana donde se debe indicar:
Seleccione.
Permite indicar cuáles son los artículos que se irán agregando a la plantilla.
Cantidad.
Cuantos artículos serán especificados en la plantilla.
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Presentación.
Si el artículo tiene definidas presentaciones podrán ser seleccionadas desde esta lista desplegable.
Incluir.
Una vez indicada esta característica de los elementos de la plantilla se debe hacer clic en el botón Incluir.
Siguiente.
Finalmente una vez que se han agregado todos los artículos que conformarán la plantilla de ventas se debe hacer Clic en el
botón “Siguiente” y la plantilla quedara registrada en la lista de Plantillas disponibles para las ventas.
Ajustar.
Para realizar algún cambio en alguno de los precios totales de la plantilla se debe hacer clic en el botón ajustar. Aparecerá
otra ventana donde se debe escribir el ajuste de precio correspondiente como se muestra en las siguientes imágenes. Se
debe tener claro que el ajuste se hace sobre el total de la plantilla y el mismo será distribuido entre los diferentes artículos
que la conformen.
Grabar.
Especificados todos los elementos que conforman la plantilla se hace clic en el botón “Grabar”
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Eliminar.
Permite eliminar un artículo de la lista que se ha creado en la parte superior de la ventana. Se debe seleccionar el artículo
que se desea borrar de la lista y hacer clic en el botón eliminar.
Restablecer.
Lleva los precios a sus valores originales.
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Reimpresiones
Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser:
x
x
Facturas
x
Apartados
x
Devoluciones
x
Presupuestos
x
Notas de Entrega
Pedidos
Tipo Transacción.
Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Facturas, Apartados, Devoluciones, Presupuestos, Notas de
Entrega, Pedidos.
Status.
Puede seleccionarse entre documentos Procesados o Pendientes.
Clientes.
Permite seleccionar un Cliente en particular.
Desde – Hasta.
Permite seleccionar un Documento o un rango de Documentos.
Usuario.
Permite indicar un Usuario en particular.
Serie.
Posibilidad de indicar la serie que se desea reimprimir
Pág. 322
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Menú Compras.
Compra de mercancía.
Su función es la de ingresar al inventario de la empresa los
productos facturados por el proveedor, igualmente la
compra de servicios; además se registran las Compras a
Crédito lo que genera las Cuentas por Pagar de la
empresa.
Paso a Paso
1. Seleccione el depósito a utilizar como principal.
2. Seleccione un proveedor de la lista.
3. Seleccione la moneda a utilizar.
4. Ingrese los productos en el grid central.
Seriales.
Si alguno(s) de los artículos que se están ingresando al momento de la compra hace uso de los seriales se debe hacer Clic
en el botón Seriales, aparecerá una ventana donde será posible ingresar los seriales correspondientes.
Nota: Este procedimiento fue explicado en la opción Inventario del menú Mantenimiento.
Recuerde tomar en cuenta las políticas correspondientes al Manejo de Seriales, estas son las políticas Básicas # 9, 10 y 11
de Compras.
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Cambio de Depósito.
Posibilidad de cambiar el depósito por cada ítem. Cuando la política del usuario lo permite se puede cambiar en cada línea
del documento el depósito de donde será ingresada la mercancía. En esta pantalla simplemente se muestra la lista de
depósitos disponibles, seleccione uno y presione el botón de Aceptar.
Política Avanzada # 1, “Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular”
Centro de Costo General: Se indica el centro de costo en la ventana de totalización de la compra, éste afectará a todos los
ítems de la factura.
Centro de Costo por Ítems: En cada ítem podrá pulsar el botón centro de costo al posicionarse en la columna cantidad del
grid.
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Unidades Detalladas.
Detallado
Si el artículo seleccionado tiene definidas presentaciones para manejarse como detallado, al momento de la compra podrá
hacerla por la unidad completa o la unidad detallada. Si se ingresa el articulo sin hacer clic en el botón detallado se estará
ingresando en unidad completa si se hace clic en el botón detallado se estará ingresando por unidad detallada.
Unidad Completa.
Unidad Detallada.
Adicionalmente para que este botón se encuentre disponible se debe tener activada la política avanzada de Compras # 25
“Permitir Operaciones con unidades detalladas”.
Nuevo.
Permite agregar nuevos artículos al momento del registro de la compra.
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Permite agregar un comentario adicional a los artículos individualmente al momento del registro de la factura de compras.
Planificación de Compras.
Permite al momento de elaborar cualquier documento de compras sugerir una cantidad a pedir de los productos del
proveedor con el que se está trabajando, teniendo la posibilidad de poder aplicar varios criterios:
Muestra los artículos de ese proveedor con su existencia actual. Aparecen 6 columnas Código del Artículo, Descripción,
Orden de Compra, Existencia, Cantidad y Costo Reposición.
Orden Compra.
Cantidad de artículos que se encuentran pedidos en Órdenes de compra.
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Existencia.
Existencia actual de los artículos en el inventario.
Cantidad.
Cantidad a pedir de un determinado producto. Esta cantidad puede ser indicada según varios criterios como se explicará
más adelante.
Costo Reposición:
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Asignar existencia actual.
Indica que la cantidad que será especificada para los artículos es la existencia actual.
Usuario
Indicar un usuario.
Adicionalmente se tiene el botón Operaciones el cual permite realizar un filtro para el histórico según el tipo de transacción y
su respectivo Status.
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Una vez especificadas todas las características para el filtrado del histórico se debe hacer Clic en el botón “Iniciar”.
Finalmente este resultado puede ser impreso al hacer Clic en el botón “Imprimir”
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Ver órdenes de compra.
Si el artículo seleccionado tiene órdenes de compra pendientes
Nota: La cantidad también puede ser ingresada seleccionando el artículo que se desea modificar y presionando la tecla con
el signo Mas (+) aumentar la cantidad y desea disminuir la cantidad se debe hacer Clic en el signo (-).
Por último se tiene el botón “Importar” el cual permitirá enviar los artículos que aparecen en la lista hacia el grid de la
Compra donde se ingresan los artículos de la compra.
Pág. 330
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Resumen de Compras.
Esta opción también nos permite generar un grafico de los datos presentados en el cuadro de resumen.
Esta opción nos permite también consultar la información de periodos cerrados previamente utilizando el botón “Histórico”.
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Devolución en compras.
Al realizar devoluciones en Compras se están haciendo dos tareas a la vez, una de Descargo de Inventario por concepto de
devolución a proveedor y la Nota de
Débito por el monto contemplado en el
documento. Las devoluciones a
Proveedor puede ser por defectos de
fabrica en los productos, artículos
vencidos, entre otros.
Órdenes de compra.
Las Órdenes de Compra (ODC), son
documentos que una vez emitidos, establece
un vínculo entre el proveedor y la empresa, ya
que esta expresa y da fe de la intención de
compra de algún bien o servicio del proveedor
involucrado. Posibilidad de elaborar una Orden
de Compra a partir de un Pedido en las
transacciones de Ventas. Con esto, el pedido
de un cliente se puede transformar en una
ODC para posteriormente elaborar la Orden de
Compra.
Una vez totalizada la orden de compra adquiere el estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de mercancía,
seleccionando el botón cargar.
Pág. 332
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Órdenes de servicio.
Es un documento similar a la orden de compra que sólo
permite hacer la solicitud de servicios, no permite ingresar
productos. Una vez totalizada la orden de servicio adquiere el
estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de
mercancía, seleccionando el botón cargar.
Pág. 333
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Notas de Entrega Proveedores.
Cuando en las relaciones comerciales con los proveedores
se establecen créditos en las compras de productos, estos
al momento del despacho envían con la mercancía una
nota de entrega que especifica las cantidades y el monto en
dinero de la compra. La Nota de Entrega emitida por el
proveedor es el documento que certifica la entrega de los
productos a la empresa, además es el soporte físico para
realizar la carga de inventario a través de esta transacción.
Pág. 334
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Menú Compras – Reimpresiones.
Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden
ser:
x
x
Compra de mercancía
x
Devolución en compras
x
Órdenes de compra
x
Ordenes de servicio
Notas de Entrega Proveedores
Tipo Transacción.
Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Facturas, Apartados, Devoluciones, Presupuestos, Notas de
Entrega, Pedidos.
Pág. 335
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Status.
Puede seleccionarse entre documentos Procesados o Pendientes.
Clientes.
Permite seleccionar un Cliente en particular.
Desde – Hasta.
Permite seleccionar un Documento o un rango
de Documentos.
Usuario.
Permite indicar un Usuario en particular.
Resultado de la reimpresión.
Pág. 336
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Ensamblaje de productos.
Los productos ensamblados es una característica con la que cuenta el sistema a la hora de crear la estructura del
inventario, que consiste en crear un producto conformado de diferentes elementos (materia prima, productos) que
previamente debe estar creados, parecido a un producto compuesto, a diferencia de los productos compuestos este si
maneja existencia, los productos ensamblados una vez que se cierra una orden de ensamblaje, ingresan al inventario a
través un cargo de inventario con su respectivo costo promedio generado y un descargo de los productos que lo componen,
que son los elementos que lo conforman.
Al igual que el resto del inventario, los productos ensamblados pueden manejarse por lotes o tallas y colores, igualmente
pueden manejar seriales, de manera que al momento de ingresar al inventario como productos terminados se alimentan los
seriales de la transacción.
Departamentos.
El depósito origen.
Es el depósito que dispone de los elementos inicial (Materia
prima, Productos) que conforma la disponibilidad inicial que
va dar origen al producto ensamblado.
Pág. 337
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El depósito en tránsito.
Es el depósito que al emitir la orden de
ensamblaje, recibe del depósito origen la
transferencia de los productos y la cantidad
que se necesita para elaborar el producto
ensamblado.
Paso a paso
Nota: Para seguimiento se debe crear el Departamento de Ferretería y posteriormente incluir los artículos que se indican
más adelante. Cree el departamento como se especifica en la siguiente imagen.
Pág. 338
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Descripción
Código Departamento Descripción Marca Referencia Unidad
detallada
Transformador 39w Transformador
TRANSF38 Ferretería General Transformador Unid
General 39w General
Costo Costo
Código Costo Anterior Costo Actual P.V.P. Existencia
promedio Reposición
TRANSF38 20 20 20 20 35 20
ESTAR01 2 2 2 2 5 20
FLUO38 25 25 25 25 40 20
Pág. 339
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Incluir los productos que se van a ensamblar.
Paso a paso
Paso a paso
Crear las siguientes clasificaciones
Ejecute el módulo de a2Sistema.
Efectuar Clic sobre el botón del archivo ejecutable del módulo a2Sistema.
En la ventana de clasificación escriba las etiquetas que se desea asignar a cada clasificación.
Pág. 340
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En Títulos y Correlativos, efectué las Configuraciones iníciales indicando los depósitos de origen y tránsito que
corresponden a la ubicación de los componentes durante el proceso de ensamblaje.
Paso a paso.
x
x
Ejecutar el módulo de a2Sistema.
Efectuar Clic en el menú Archivo y seleccione la opción Títulos y Correlativos.
x
x
Efectuar Clic en el botón Modificar Registro.
x
Efectuar Clic en la ficha Ensamblaje.
x
Escriba el próximo número de la orden de Ensamblaje.
x
Seleccione el depósito de origen
El depósito origen es el área donde se encuentran inicialmente los elementos que van a formar parte del producto
x
que se desea ensamblar y estos elementos son los que van a conformar una orden de ensamblaje.
x
Seleccionar el depósito de tránsito.
El depósito de tránsito, es el área hacia donde se transfiere los artículos ya ensamblados.
Pág. 341
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Paso a paso
Seleccione el formato que desee modificar y efectué Clic en el botón Editar Formato.
Pág. 342
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Efectué Clic en el botón Editar Formato, Observe el formato y las variables disponibles, estas las puede anexar al formato,
para mayor información consulte en el módulo de a2Sistema el tema relacionado al editor de formato.
Al momento de crear la plantilla se debe indicar la cantidad de productos que se desea elaborar con los componentes
(elementos, materia prima) que se incluyen en la plantilla. Los componentes o materia prima de una orden pueden ser de
cualquier tipo excepto producto compuestos.
Las presentaciones pueden ser las partes que conforman una orden de ensamblaje.
Pág. 343
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Paso a Paso.
x
En la ventana Plantillas de Ensamblaje, en la parte superior de dicha ventana se encuentran las siguientes opciones:
x
Seleccione: Indique el producto que desea ensamblar.
Cantidad: Indicar la cantidad total que se desea ensamblar.
Nota.
Se puede crear presentaciones para que forme parte de una orden de ensamblaje.
Pág. 344
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Nota.
Al momento de grabar la plantilla pueden indicarse los porcentajes adicional
correspondientes al porcentaje de gasto u otros costos que se desea incluir como parte del
costo del producto ensamblado.
Al crear una orden de ensamblaje, se genera una transferencia de los componentes que conforman el producto ensamblado
hacia el depósito de tránsito (Ej. Depósito Ensamblaje) y genera una orden de ensamblaje en tránsito con su respectivo
documento de salida.
Nota: Al tratar de emitir una orden sin efectuar una configuración inicial de los depósitos, tanto el depósito
origen como el depósito de tránsito, el sistema emite un mensaje de advertencia. Observe la siguiente
ventana.
Pág. 345
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Paso a paso
A. Efectuar Clic en el menú Ensamblaje.
B. Seleccione la opción Emitir Orden.
C. Seleccione, se debe seleccionar el producto que se desea ensamblar, previamente creado en la ventana plantillas de
ensamblaje.
D. Cantidad, debe indicar la cantidad de productos
que se desea ensamblar.
Nota.
Al momento de generar la orden, los componentes pueden ser modificados o reemplazados por otros, así
como sus cantidades pulsando las teclas del símbolo + para incrementar la cantidad y la tecla del símbolo -
para disminuir la cantidad, con su consecuente modificación del costo promedio del producto final.
Cuando se anexa un producto diferente a los que se encuentran en la plantilla la relación con esta se pierde.
Pág. 346
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Pág. 347
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Ejemplo de una orden de Ensamblaje.
Nota: Si alguno de los componentes de la orden maneja seriales los mismos pueden indicarse al momento de elaborar
la misma o al momento de cerrar la orden.
Pág. 348
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Consultar Órdenes.
Aquellas órdenes cuyo status se encuentren en tránsito, pueden ser consultadas con todos sus detalles, las mismas
pueden ser reimpresas al mismo tiempo.
Paso a paso
En la ventana Consultar Orden, se debe seleccionar la orden y efectuar Clic en el botón Siguiente. En el ejemplo de la
imagen aparece solo una Orden pero recuerde que aparecerá la lista de todas las órdenes elaboradas para su consulta.
El botón Reimprimir permite imprimir de nuevo el documento (Orden de producción), Solo se debe seleccionar con un Clic
aquella orden que se requiera imprimir.
Al efectuar Clic el botón siguiente, pasa a la ventana Consulta Orden, donde se observa los componentes (Materia Prima)
con sus cantidades y precio del producto que se desea ensamblar.
Pág. 349
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Al efectuar el botón siguiente, pasa a la venta Consultar Orden – Totalizador, observe la siguiente ventana.
Cierre de Orden.
Una vez que el producto este procesado la orden puede ser cerrada para descargar el inventario de forma definitiva e
ingresar el producto ensamblado al inventario, incrementando así el inventario.
Paso a paso
Pág. 350
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En la ventana Cerrar Orden, se selecciona la orden y se efectúa Clic en el botón siguiente
Nota.
Cualquier ajuste o reemplazo de los componentes puede ser realizado al momento de cerrar la orden.
En esta ventana se puede cambiar los componentes de la orden, puede ser incluyendo elementos o eliminando.
l efectuar Clic en el botón Siguiente en la ventana anterior pasan a la ventana Cerrar orden totalizando. El costo unitario
final será el producto de los costos de componentes que se hayan utilizado durante su proceso de ensamblado + los otros
costos asociados.
Pág. 351
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Un (1) descargo de inventario que corresponde a todos los componentes que se utilizaron en el producto ensamblado.
Un (1) cargo de inventario que corresponde al producto ensamblado.
Nota.
Las órdenes pueden ser anuladas al momento de su cierre.
Cuando esto ocurre se genera nuevamente una transferencia de las partes hacia su depósito de origen.
Nota.
Una orden de ensamblaje puede tener un costo mayor o menor al momento del cierre ya sea por reemplazo en las
partes o por variación en las cantidades. Es a través del reporte de "Ordenes de Ensamblaje" que podemos analizar
estas variaciones.
Pág. 352
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Informes disponibles.
En la aplicación existen los informes de Plantillas de Ensamblaje, Órdenes de Ensamblaje, Consumo del Periodo.
Paso a paso.
En la ventana Plantillas de Ensamblaje, seleccione las opciones que desea, en este ejemplo se seleccionó el departamento,
incluir referencia, incluir productos sin componentes.
Pág. 353
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Al efectuar Clic en el Botón Preliminar de la ventana anterior, muestra así un preliminar de dicha solicitud. Observe que en
el preliminar muestra dos plantillas con sus respectivos elementos (Productos).
Al hacer Clic sobre el Botón Impresora aparecerá la ventana para seleccionar la impresora por donde se desea imprimir el
reporte de Plantillas de Ensamblaje.
Al hacer Clic sobre el Botón Exportar aparecerá la ventana para seleccionar el formato (ASCII, Documento Word, Excel,
HTML, a2 Visor y Texto-Solo Datos) hacia donde se requiere enviar el reporte de Plantillas de Ensamblaje.
Pág. 354
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En la Ventana órdenes de Ensamblaje, seleccione las opciones que se requiera, en este ejemplo se selecciono el
departamento de ensamblaje, Incluir Ordenes en Tránsito, Ordenes Procesadas, Ordenes Anuladas y detallar
Componentes, al finalizar con el proceso de selección efectuar Clic en el Botón Preliminar..
Seleccione el rango de fecha que se desea consultar, el orden que desea del reporte y demás opciones y efectué Clic en el
Botón Preliminar.
Pág. 355
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Observe el informe del consumo del período.
En las transacciones Básicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso según sea el caso en
Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo más parecido posible, a las cuentas contables asignadas a
bancos, así su contabilización podrá hacerse de manera transparente y rápida.
Nuevo.
Permite la elaboración de las transacciones básicas del Banco como son:
x
x
Elaboración de Cheques: haga clic en el botón Nuevo, luego en Cheques.
x
Notas de Débito: haga clic en el botón Nuevo, luego en Notas de Débito.
x
Depósitos: haga clic en el botón Nuevo, luego en Depósitos.
x
Notas de Crédito: haga clic en botón Nuevo, luego Notas de Crédito.
Transferencia de Fondos.
Elaboración de Cheques.
Pág. 356
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Notas de Debito.
El mecanismo de depósitos bancarios de a2 tiene dos vertientes, la primera para realizar depósitos bancarios no
relacionados con las Ventas y la segunda de Ventas Diarias y la Cobranza.
Pág. 357
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El botón “Resumen” muestra la siguiente ventana. Donde se puede observar todas las características de la transacción.
Luego de indicar la información inicial se debe especificar el Detalle del movimiento, las cuentas que intervienen en la
transacción y por ultimo hacer Clic en el botón de Totalizar.
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Paso a Paso
x
x
Seleccione el botón Nueva y elija Depósitos.
x
Ingrese el número de Depósito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operación.
Ingrese el monto, luego selecciona el tipo de forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito) haga
clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presione la tecla ALT+ Flecha Abajo. En los casos distintos a
efectivo seleccione el nombre o descripción de la entidad emisora, ingrese la fecha de liberación y las
x
observaciones. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo.
Para eliminar un rubro mueva el cursor con las flechas arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el
x
botón Borrar.
Seleccione o escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. Se
x
abrirá una ventana en la que puede colocar un detalle o información adicional para la operación.
Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total del Depósito. Para abrir una nueva línea
presione la tecla de Flecha Abajo. o y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un
concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad
x
de salir del Banco e ir a la opción Conceptos.
Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.
Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón
Borrar.
Esta opción permite realizar el balance de las ventas y las cobranzas de forma automática, desglosando las ventas en las
formas de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito y Tarjetas de Débito. En las tres últimas formas de pago se
diferencian para cada tipo de tarjeta de crédito o débito y por entidades bancarias.
x
x
Documento: Indique el número del depósito realizado.
Fecha deposito: Ingrese la fecha del día que se realizo el corte de ventas, haga clic en el botón a la derecha del
cuadro para mostrar el calendario.
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x Luego haga clic en el botón Ventas.
x Indique fecha de Venta: Ingrese la fecha en la que se realizo la venta que se está registrando.
x Aparecerán entonces todas las transacciones de ventas realizadas en la fecha indicada desglosadas según su
forma de pago (Efectivo, Cheque, etc.) En este paso tenemos la posibilidad de indicar las operaciones que
deseamos depositar en el banco con el cual nos encontramos trabajando. Para hacerlo nos posicionamos en la
primera columna a la izquierda representada por una X, haciendo doble clic en ella desmarcamos la
transacciones, al hacerlo estas no serán procesadas para este depósito, quedando pendientes las restantes, con
la posibilidad de efectuar otro depósito pero en otro banco distinto.
x Una vez seleccionadas las transacciones que se requieren agregar al depósito. Se efectúa clic en el botón
Procesar.
x Resumen: El botón resumen le permite visualizar todos los montos que forman parte de la transacción como lo
mostramos anteriormente.
x Detalle Movimiento: El sistema coloca un detalle por defecto el cual puede ser complementado pos el usuario.
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En el grid se puede observar una vez totalizada la transacción el Depósito por ventas o por Cobranza según sea el caso.
Por último se imprime un reporte que se puede observar en una figura más adelante en estas páginas.
Depósito de Cobranza del día: Este procedimiento es igual que los Depósitos de Ventas Diarias, como se puede observar
en la figura la disponibilidad de esta capacidad la diferencia estriba en la utilización del botón Cobranzas.
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En la siguiente figura se puede observar las dos (2) transacciones Depósito de Ventas y Depósito de cobranza.
Cuando se totalizan las transacciones de depósito de Ventas o deposito de Cobranza se imprime el siguiente formato.
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Notas de Crédito
Se refiere a las operaciones a nuestro favor como serían los intereses por cuentas entre otros, emitidas por el banco a
nuestro favor.
Aparece el siguiente cuadro donde se debe completar la información requerida para la transacción.
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Paso a Paso
1. Próxima Nota: Para cambiar número de Nota de Crédito haga clic sobre él e introduzca el nuevo número.
2. A la derecha Ingrese el monto de la transacción.
3. La cantidad de escrita en Letras aparece Automáticamente.
4. Fecha Desde – Facha Hasta: Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón a
la derecha de la fecha actual.
5. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.
6. Detalle Movimiento: Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total de la Nota de
Crédito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha
de la celda o presiona la tecla ALT + Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto
apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe,
automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a
la opción Conceptos.
7. Eliminar Línea: Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego
haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.
8. Haga clic en el Botón Totalizar para finalizar el proceso.
x Imprimir Nota: Se activa si se desea que al momento de generar la nota se requiere que se imprima.
x Es cheque devuelto: Se activa si la operación se está incluyendo por un cheque devuelto y se requiere llevar el
control de los cheques devueltos.
Paso a Paso:
1. Próxima Nota: Para cambiar número de Transferencia haga clic sobre él e introduzca el nuevo.
2. Ingrese la cantidad de dinero.
3. Destino Transferencia: Seleccione el Nombre de la Cuenta Bancaria hacia donde desea transferir el dinero. Haga
clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro para mostrar la lista de Cuentas Bancarias.
4. La cantidad de: en Letras es Escrita Automáticamente.
5. Fecha Desde – Fecha Hasta: Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón
que se encuentra a la derecha del cuadro.
6. Detalle Movimiento: Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para
salir.
7. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una
nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona
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la tecla ALT + Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione
ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema
preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos.
8. Eliminar línea: Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego
haga clic en el botón Borrar.
9. Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.
Imprimir Transferencia.
Al activarse adicionalmente al registro de la transacción se imprime un reporte como se muestra en la figura siguiente.
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La transferencia se registra en la cuenta que cede el dinero como una Nota de Débito como se ve en la siguiente figura.
En la cuenta que recibe el dinero la transferencia se refleja como una Nota de Crédito como se puede observar en la
siguiente imagen.
Manejo de Diferidos.
Haga clic en el botón Diferidos.
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Conciliaciones.
Conciliaciones: haga clic en el botón Conciliar.
Paso a Paso.
En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble clic sobre la operación que desea conciliar, al
hacer esto se muestra la letra "P" que indica que está PRE-Conciliada. Repita esta operación las veces necesarias. El
Botón Derecho del Mouse permite Marcar ó Desmarcar todas las transacciones.
Para esta paso es necesario el revisar las políticas # 13, “Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas” y la #
16, “Permitir conciliaciones de cuentas”.
Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones, ya
que esta acción puede afectar los saldos disponibles.
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Tipo Transacción.
Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Cheques, Notas de Debito, Depósitos y Notas de Crédito.
Status.
Puede seleccionarse entre documentos Procesados o Pendientes.
Clientes.
Permite seleccionar un Cliente en particular.
Desde – Hasta.
Permite seleccionar un Documento o un rango de
Documentos.
Usuario.
Permite indicar un Usuario en particular.
Beneficiario.
Permite seleccionar un Beneficiario en particular.
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Informes
Para el uso de los informes debe seleccionar el menú Informes donde aparecerán los grupos principales de informes y de
cada uno de ellos se tienen disponibles un grupo especifico de informes. Como se podrá deducir de las siguientes
explicaciones asociadas al uso de los informes, de una sola opción del menú informes se puede desprender múltiples
análisis según los “Filtros” que se aplique a los mismos.
Por esta razón lo invitamos a revisar y analizar todas las posibilidades disponibles, en esta sección del manual haremos
referencia a los informes que tiene mayor peso en la administración del negocio por razones tributarias y de ventas.
Se analizará el reporte de Departamentos de Inventario con la finalidad de realizar la explicación correspondiente a los
elementos disponibles en la configuración de los informes disponibles en el sistema.
Activo
Permite indicar si se seleccionará departamentos Activo, Inactivos o Todos.
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Clasificación.
Permite la agrupación de la información según ciertas características de clasificación, pudiendo ser por Productos,
Compuestos, Servicios o Ensamblados.
Desde – Hasta.
Se puede seleccionar un depósito en particular o un rango de Departamentos.
Incluir Consolidado.
Es una opción particular en este informe que permite observar una totalización de toda la información referida a los
departamentos.
Preliminar
Una vez especificados los parámetros correspondientes a la información que se desea presentar en el informe se puede
hacer uso del botón “Preliminar” para visualizar la misma antes de decidir imprimirla. El resultado será como se meustra en
la siguiente imagen.
Impresora
Permite la impresión del informe pudiéndose indicar por cual impresora se emitirá el resultado así como, número de copias
y el intervalo de páginas a imprimir.
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Exportar
Permite enviar el resultado de un informe hacia un archivo utilizando alguno de los formatos disponibles, Ascii (Texto),
Documento (Word), Excel, Html, a2 Visor o Texto-Solo Datos.
Para llegar al informe seleccionamos el menú Informes – Inventario – Movimiento de unidades. Como se muestra en la
siguiente ventana.
Para obtener el informe en la ventana siguiente se debe seleccionar la opción “Formato Fiscal de Inventario”, se mostrará el
titulo del reporte “Movimiento de Unidades según el artículo 177 Ley de impuesto sobre la renta”. Para visualizarlo haga clic
en el botón “Preliminar”.
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Este es el resultado del reporte Movimientos de unidades
Para llegar al reporte se debe seleccionar el menú Informes – Ventas – Ventas diarias.
Aparecerá la siguiente ventana donde al hacer clic en el botón Preliminar se reflejara la siguiente información.
Si no se especifica ninguna opción específica para el reporte se visualizará de forma resumida como se muestra a
continuación.
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Sin embargo el reporte puede ser mas especifico cuando se puede seleccionar una fecha, Estación, Usuario, Serie de
facturas, tipo de moneda, incluir cheques, tarjeta de debito, tarjeta de crédito, productos entre otros. A continuación se
solicita que además del resumen se muestre Detalle de cheques y Tarjetas de crédito, detalle de los recibos de caja
emitidos y detalle de las ventas del día.
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Informe de Libro de Ventas (I.V.A)
Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las ventas. Este reporte se encuentra en el menú
Informes – Ventas – Libro de Ventas I.V.A.
Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecerá la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de
parámetros para filtrar la información requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar,
Condiciones (Crédito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresión existen varias modalidades como se
muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado según sea el
caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botón “Filtrar”, se puede exportar hacia alguno de los
formatos de archivo especificados anteriormente.
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Informe I.V.A. Compras.
Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las compras. Este reporte se encuentra en el
menú Informes – Compras – Libro de Compras I.V.A.
Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecerá la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de
parámetros para filtrar la información requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar,
Condiciones (Crédito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresión existen varias modalidades como se
muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado según sea el
caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botón “Filtrar”, se puede exportar hacia alguno de los
formatos de archivo especificados anteriormente.
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Informe Resumen de Operaciones.
En este informe se presenta como un resumen
gerencial que muestra el estatus general de la
empresa presentando todos los movimientos de la
empresa. Para utilizarlo se debe seguir la siguiente
secuencia Informes – Resúmenes – Resumen de
Operaciones.
Aparecerá la siguiente ventana donde se podrán especificar los parámetros que se requieran para el reporte.
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Generador de Informes Personalizados.
Esta opción permite generar informes personalizados.
Paso a paso
Efectuar Clic en el menú Informes y seleccionar la opción
Generador de Informes Personalizados.
En este ejemplo se utilizará las variables básicas que nos suministra el a2 HAC, sin embargo, puede realizarse
combinaciones mas particulares dependiendo de las necesidades del cliente.
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Menú Sistema
En este menú se encuentran una serie de opciones que permiten el mantenimiento del sistema y la seguridad de los datos.
Además de opciones de manejo de documentos tan delicadas de utilizar como lo son las anulaciones.
Acerca de…
Ayuda.
Centro de ayuda del sistema donde se explica de manera breve las diferentes opciones del sistema.
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Respaldo de Datos.
La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la más pequeña
hasta la más grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario
puede ocurrir imprevistos con la aplicación o con el computador que luego simplemente sólo quedaría lamentarse.
Seleccione la Opción Respaldo de Datos del menú Sistema aparecerá la siguiente ventana.
Fecha de Respaldo.
Verifique la fecha de elaboración del respaldo de ser necesario podrá modificarla. Haga clic con el botón del combo y
seleccione la fecha adecuada.
Directorio Origen.
Es el directorio donde están los datos a respaldar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botón de búsqueda a
la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
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Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botón de
búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Borrar Destino.
Indica a la aplicación la tarea de borrar todos los archivos (sólo archivos) en el directorio destino.
Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botón
titulado "Cancelar"
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Existen varios medios donde almacenar el respaldo de datos entre ellos están.
x
x
Discos flexibles de 3½” HD (High Density) estos ya en desuso.
x
Discos ZIP con capacidades de 100 Mb y 250 Mb.
x
Pen Drive de diferentes capacidades.
x
CD/RW o DVD/RW (Grabables).
Discos Duros Externos.
Nota: Sólo se respalda el directorio de data de la aplicación y no otros. No se incluyen archivos ejecutables
y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de
sistemas como hacerlo.
Recuperación de datos
Al seleccionar la opción Recuperación de Datos del menú Sistema aparecerá el siguiente cuadro.
Fecha de Respaldo.
Verifique la fecha de elaboración del respaldo de ser necesario podrá modificarla. Haga clic con el botón del combo y
seleccione la fecha adecuada.
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Directorio Origen.
Es el directorio donde están los datos a recuperar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botón de búsqueda
a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo recuperado. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botón
de búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperación. Para cancelar todo simplemente presione el
botón titulado "Cancelar"
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Cambio de Fecha.
Permite modificar la fecha con la que trabajará el sistema sus transacciones cuando debe utilizarse una fecha diferente a la
que muestra el sistema.
Cierre de Estadísticas.
Para aquellos usuarios que trabajan con periodos abiertos o superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan
con periodos extendidos, se elaboró la opción de cierre de estadísticas, que permite sin la necesidad de elaborar el cierre
de periodo, inicializar las estadísticas para el nuevo periodo. Esto permite mantener por ejemplo estadísticas mensuales de
venta, aunque el periodo sea anual.
Esta opción permite de igual manera inicializar las estadísticas en cero de los archivos maestros.
Cierre de Periodo.
Esta permite inicializar un nuevo periodo (rango de fechas), llevando a un histórico las transacciones que no correspondan
al nuevo periodo.
Una recomendación importante es realizar un respaldo de datos antes de ejecutar el cierre del periodo ya que el mismo no
tiene marcha atrás.
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Mantenimiento de archivos
Optimizar Archivos:
Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es
posible seleccionar la opción de optimizar archivos que
permite reestructurar el archivo de datos, eliminando
definitivamente los registros borrados, así como reorganizar
los registros físicamente y optimizar el espacio de los
campos Blob.
Reconversión Monetaria
No se encuentra disponible por ser un proceso de actualización ya ejecutado.
Asignar controles
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x Tipo de Operación: Seleccionar el tipo de transacción que se desea se muestre a iniciar el proceso y proceder a
asignar los controles, estas son: Ventas, Devoluciones y Notas de Entrega.
x Fecha desde - Fecha Hasta: Indicar un rango de fechas para aplicar la asignación de controles.
x Control Inicio: Desde que número comenzará la asignación de controles.
x Documento Inicio – Documento final: Especificar un rango de documentos para aplicar la asignación de Controles.
x Serie: Asignar los controles a una serie de facturas especifica.
Una vez que se han indicado los elementos particulares que se requieren para la asignación de controles Se debe hacer
Clic en el botón Iniciar.
Luego de este paso aparecerán todos los documentos según el tipo que se haya seleccionado con los controles
correspondientes comenzando desde el número indicado en control inicio.
Adicionalmente a esto se puede hacer Clic en la columna de Control y colocar cada número manualmente de ser necesario.
Una vez realizados los cambios correspondientes debe proceder a hacer Clic en el botón Grabar para finalizar la operación.
Anular Documentos
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Al seleccionar el documento en el grid puede hacerse uso del botón de detalle para visualizar el contenido del mismo como
se muestra a continuación.
Una vez seleccionado el tipo de operación, el documento y la serie de ser necesario proceda a hacer clic en el botón
Aceptar. Aparecerá el siguiente cuadro donde debe escribir la palabra SI para confirmar la anulación del documento.
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De no poder anularse el documento el mensaje que mostrará será el siguiente.
Nota: El documento no puede anularse cuando haya sido emitido a crédito y el mismo tenga asociados pagos en las
cuentas por cobrar.
Por ser esta una transacción sumamente delicada hoy en día la misma solo debe estar permitida para ciertos usuarios.
Aparecerá la ventana donde se debe seleccionar el documento a consultar, esto entre 2 tipos de documentos Facturas o
Devoluciones.
Una vez seleccionado el documento en la ventana se pueden utilizar 2 Fichas una para visualizar los Items del Documento
y la otra para revisar la forma de pago efectuada en el mismo.
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Aparecerá la ventana donde se debe seleccionar el documento a consultar, esto entre 2 tipos de documentos Compra de
Mercancía o Devoluciones en Compra.
Una vez seleccionado el documento en la ventana se pueden utilizar 2 Fichas una para visualizar los Items del Documento
y la otra para revisar la forma de pago efectuada en el mismo.
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1. Módulo (Casa Matriz): Debe ser instalado en oficina principal para ejecutar las operaciones de:
a. Generar Sucursales: Crea archivos de configuración que permiten generar las instalaciones destinadas a cumplir la
gestión en las sucursales.
b. Envío de precios y productos: Ejecuta la transferencia de los precios de productos, ofertas activas o presentaciones.
c. Envío de Transacciones: Operaciones como traslados de mercancía pueden ser enviadas de forma automática a la
sucursal, evitando así la intervención del usuario en la entrada de datos.
e. Consulta de Existencias: Cuando las operaciones de las sucursales son enviadas a casa matriz, existe la posibilidad de
enviar la existencia disponible de cada ítem. De esta forma se puede consultar y comparar con la existencia local.
f. Módulo de Reportes: Permite elaborar reportes comparativos de ventas y unidades vendidas totalizadas por cada una
de las sucursales existentes.
2. Módulo de (Oficinas- Sucursales): Debe ser instalado en cada una de las Sucursales para ejecutar las operaciones de:
a. Registrar Sucursal: Esta opción debe ser la primera que se ejecuta, ya que es la encargada de activar la aplicación y
prepararla para su uso en cada una de las oficinas.
b. Envío de Transacciones: Elabora un archivo a ser enviado a Casa Matriz con las operaciones elaboradas en cada
oficina para su consolidación.
c. Recibir Transacciones: Se utiliza para procesar las operaciones que provengan de Casa Matriz. Pueden ser
operaciones de inventario o ajustes de precios.
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Nota Importante: Para verificar si su licencia corresponde a una licencia de casa Matriz, debemos ir a la sección
denominada Sistema – Opción Acerca de… y verificar la leyenda como lo muestran las Figuras:
Nota: La licencia de Casa Matriz se adquiere con la compra del a2 Herramienta Administrativa Configurable para las
Sucursales se debe adquirir licencias individuales por cada sucursal.
1.- Debe indicarse el depósito principal es decir en la Casa Matriz cual es el deposito desde donde se enviara la mercancía
a las diferentes sucursales.
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3.- Permitir a las sucursales ejecutar el módulo de Sistema: A través de esta opción se puede impedir el acceso
al módulo a2Sistema.exe en las sucursales. Por defecto esta opción está desactivada.
Permitir a las sucursales activar el módulo de Usuarios: Se puede otorgar acceso al módulo de sistemas para
efectos de configuración de formatos de impresión en las sucursales, pero restringiendo a partir de esta política el acceso al
módulo de usuarios. Por defecto esta opción esta desactivada.
Consolidar las operaciones de inventario sólo para consulta en Casa Matriz: Esta política es fundamental en
el proceso de consolidación. Debe estar siempre marcada si requiere que las operaciones de las sucursales se guarden
en bases de datos diferentes y solo sean utilizadas para elaborar reportes de ventas consolidados por sucursal. Si por el
contrario la intención es, por ejemplo, elaborar un Libro de Ventas consolidando las operaciones de cada sucursal, deberá
desmarcar esta política y así podrá ver la operación como si hubiera sido hecha desde la oficina principal.
Crear la cuenta por cobrar ó pagar al momento de consolidar los datos: Si al momento de consolidar las
ventas de la sucursal, se tiene una base de datos de clientes única, es decir los clientes están registrados por igual en la
sucursal y Oficina Principal, podrá generar la cuenta por cobrar al momento de consolidar las ventas, de lo contrario esta
política debe permanecer desactivada.
NOTA IMPORTANTE: Para garantizar la integridad de los datos al momento de consolidar las operaciones, si elije unir
todas las transacciones en una gran base de datos, debe estar seguro de que la codificación de los inventarios en
todas las tiendas es la misma, de lo contrario, la actualización de las existencias de inventario será hecha de
forma errónea.
4.- Operaciones:
Generar Sucursales.
En el menú Sucursales (de la Casa Matriz) seleccione la opción Generar Sucursales, la cual permite crear el archivo
INITSUC (Numero de oficina) ejemplo INITSUC9.ZIP que deberá ser llevado a la Sucursal para la inicialización de la misma.
Cada una de las licencias que se adquieran en modo de Sucursales (Oficinas) deben ser activadas desde el Módulo
(Casa Matriz), para ello debemos ejecutar los siguientes pasos:
Nota: Recuerde que debe haber adquirido la licencia de sucursal a2admin.oficina a la cual debe cambiarle el nombre por el
de a2admin.a2, esta debe estar en alguna carpeta en el servidor de la casa matriz ya que la misma será solicitada al
momento de generar la sucursal en la Casa Matriz.
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x
x
Crear un depósito desde la opción Depósitos del menú Mantenimiento para asignarlo a la sucursal.
Crear una serie de factura desde la opción Títulos y Correlativos desde el menú Sistema para asignarla a la
sucursal.
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Manual: EL archivo que se Genera con la información se puede enviar en un PenDrive, CD-ROM etc.
Una vez indica toda la información presione el botón denominado Siguiente. Al hacerlo presenta el siguiente recuadro:
1. Ubicación Archivo .a2 de Sucursal: Esta es la licencia de la sucursal la cual ya debe tener a la mano, recuerde
que se requiere una licencia por cada sucursal. Este paso es vital para poder generarla. Si intenta crear más de
una sucursal por licencia el sistema le presenta una advertencia:
2. Serie Asignada: El siguiente paso es asignar la serie para las facturas que le corresponde a dicha sucursal, recuerde
que para definirlas, la opción denominada Títulos y Correlativos la cual encontrará en la barra del Menú – Sistema.
3. Usuario-Descripción: Tiene la posibilidad de predefinir el usuario con el cual operará la sucursal.
4. Bancos-Descripción: Tiene la posibilidad de predefinir con que banco operará la sucursal.
5. Prefijo: El cuadro denominado Prefijo, le permite indicar un prefijo para los archivos maestros de la sucursal, la
intención es diferenciar los clientes que corresponden a la sucursales de los que son de la casa matriz, si
consolidarán las cuentas por cobrar y los clientes se identifican con el número de cédula de identidad puede obviar
este paso. Allí mismo se procede a indicar cuales archivos serán enviados a la sucursal entre los que figuran:
Departamentos, Inventario, Ofertas y Presentaciones, Clientes y Proveedores, para el inicio de sus operaciones.
\Empre001\Data\Sucursales\Oficina10\Registro
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Una vez creada la sucursal el directorio de datos de a2 es modificado, creando una nueva estructura que distribuye los
archivos necesarios para el mantenimiento del flujo de información entre Casa Matriz y Sucursal, como los muestra la
figura:
Cada una de las sucursales tendrá una carpeta en el directorio Sucursales donde se guarda los datos de activación, envíos
y recepciones de información. Como lo muestra la figura, la carpeta registro del directorio OFICINA9 (El 9 corresponde al
código del depósito que fue asignado a la sucursal según el campo FDP_CODIGO del archivo SDepositos.Dat)
contiene el archivo INITSUC9.ZIP que debe ser llevado hasta la sucursal para su activación.
Este archivo de registro debe ser llevado junto con la licencia a la Sucursal para proceder a su instalación y configuración.
Nota: Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en el
módulo de oficina principal.
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Como se explicó en la sección anterior este proceso genera un archivo que debe ser llevado a la oficina para la puesta en
marcha de la sucursal. Una vez cumplido el paso anterior y teniendo el archivo de activación, (INITSUC9.ZIP) podemos
instalar el producto en la oficina. Una vez instalado al ejecutar el módulo administrativo, este se activa como una sucursal,
esto podemos constatarlo en la sección de “acerca de”.
Luego de registrada la licencia de la sucursal, debe ejecutar la opción de registrar sucursal, la cual solicita la ruta para
ubicar el archivo de activación.
El proceso de activación se hace de forma automática: Se debe indicar la ubicación del Archivo generado para dicha
sucursal: INITSUC9.ZIP
Al pulsar el botón denominado Siguiente, la aplicación desempaqueta el archivo de activación que fue generado en Casa
Matriz y copia los usuarios, los bancos, los departamentos, el
inventario, lotes, partes de compuestos, código único asociado, ofertas
y presentaciones, costos y precios, así como verifica los archivos
Sbancos.dat, Scategoria.dat, para este caso especifico de
configuración de los parámetros. Finalmente se presenta un mensaje
que indica la culminación del proceso de registro.
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NOTA IMPORTANTE: En caso de que el serial de la licencia instalada en la sucursal no coincida con el serial que
utilizamos para generar el archivo de activación en la oficina principal la aplicación genera un mensaje de error,
cancelando el proceso de activación de la licencia.
La siguiente figura muestra el Módulo Sucursales después del proceso de registro. Nótese que se habilitan todos los menús
que estaban bloqueados.
Con esta opción se envía a las sucursales la información de precios y productos para mantener actualizados los inventarios
de las sucursales.
Al hacer clic en esta opción aparece la siguiente ventana, donde debe indicarse:
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FILEENV100200909010009 donde:
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Nota: Es importante resaltar que los tipos de operación que se quieren enviar pueden ser configurados, el sistema de
forma automática clasifica las mismas por el depósito de origen y las envía a la sucursal que corresponda, es decir, si
generó un descargo de inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos de las sucursales, la transacción es enviada
de forma automática a la sucursal.
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Descripción – Marque la(s) sucursales destino: Seleccione las sucursales hacia donde será enviada la información de las
transacciones que alimentaran el sistema en la sucursal.
Fecha Desde – Fecha Hasta: Indica el rango de fechas donde se encuentra las transacciones a ser enviadas a la sucursal.
Indicados estos parámetros se procede a hacer Clic en el botón Inicio para generar el archivo que contendrá la información
de las transacciones y que será enviado a la sucursal correspondiente.
FILEENV110200909010009 donde:
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Una vez realizados estos dos procedimientos (al mismo tiempo o por separado) los archivos creados son colocados en la
carpeta de Envío de la sucursal correspondiente en el a2 Herramienta Administrativa Configurable de la Casa Matriz. Estos
archivos deben ser enviados a la sucursal para poder recibir la información contenida en los mismos los procedimientos
para la recepción se especifican a continuación.
Nota: Antes de realizar el procedimiento de recepción de la información enviada desde la Casa Matriz deben haberse
copiado en la carpeta recibo de la sucursal el o los archivos correspondientes a Precios y productos o Transacciones tal
como aparecen en la imagen abajo. En este ejercicio se muestran los dos archivos enviados desde la Casa Matriz sin
embargo la explicación de cómo se realiza la recepción se hará por separado para mejor entendimiento.
Las operaciones que se hayan generado en Casa Matriz son procesadas en oficina Sucursal (Transacciones de Inventario y
Ajustes de Precios). Este módulo permite verificar el detalle de cada uno de los documentos; de esta manera podrá
verificar, en los casos de entrada de mercancía, que las cantidades y seriales coincidan. Una vez copiado el archivo
denominado para este caso:
FILEENV100200801080002.ZIP, en el directorio de
la sucursal denominado RECIBOS, debe
seleccionar la opción Recibir Transacciones ubicada
en el menú Sucursales, al hacerlo presenta la
siguiente ventana de información:
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Haga clic en la transacción y presione el botón denominado Siguiente, al hacerlo presentará un mensaje para confirmar la
acción.
Una vez procesada la transacción internamente el sistema la detecta como procesada y no permitirá volverla a ejecutar.
Para recibir transacciones en la Sucursal debe seleccionar el menú Sucursales y hacer clic en la opción Recibir
Transacciones. Si el archivo comprimido fue colocado en la carpeta adecuada la aplicación automáticamente detecta la
transferencia de inventario que hemos realizado en el ejemplo anterior.
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Presionamos el botón denominado siguiente, para proceder a recibir la transacción Operaciones de Inventario – de Fecha
01/09/2009 – tipo 110 (operaciones de inventario) – con el resultado – Pendiente. Al hacerlo desempaqueta el archivo y nos
presenta la siguiente ventana, que nos permite visualizar la transacción a procesar:
Documento Origen: Indica el número correlativo con que se realizo transferencia en la principal.
Tipo: Indica que es una transferencia de Inventario.
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Los archivos que contienen información proveniente de las diferentes sucursales a Casa Matriz deben ser copiados en el
directorio RECIBOS de la carpeta de SUCURSALES. El sistema de forma automática detecta la sucursal de origen,
desempaqueta el archivo y procesa las transacciones.
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Enviar Transacciones desde la Sucursal a Casa Matriz.
Es importante conocer que de no enviar las existencias de los productos, a casa matriz no se podrá apreciar los mínimos y
máximos de las sucursales.
Una vez concluido el envío de las transacciones que para este ejemplo hemos realizado dos facturas de venta en la
sucursal como se puede observar en el reporte general de ventas, las cuales han sido enviadas a la casa matriz, como lo
muestra la figura:
NOTA IMPORTANTE: El reporte puede mostrar las existencias del inventario de hasta 7 sucursales de forma detallada.
Para los casos en que sean más de 7 oficinas, el sistema los agrupa en una columna.
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Reportes disponibles en Casa Matriz.
Reporte de Existencias: Permite visualizar la existencia de cada una de las sucursales. Si lo desea puede incluir la
Existencia de Casa Matriz y la reposición de Inventario de Casa Matriz.
Recuerde que para que este reporte funcione correctamente en el manejo de Mínimos y Máximos se deberá primero fijar
estos en la ficha de inventario - manejo de las existencias.
Reporte de Reposición de Inventario – Para las Sucursales desde Casa Matriz: Al fijar en cada una de las oficinas los
máximos y mínimos, el sistema refleja en este reporte los faltantes de cada una de las sucursales.
Reporte de Ventas: Acumula las ventas x cada una de las sucursales que existan, incluyendo las ventas en Casa Matriz.
Podrá visualizar la cantidad de facturas emitidas.
Resumen de los procesos de Envío y Recepción de Datos entre las dos Aplicaciones:
Ejemplo de envío de una transacción de ventas desde la sucursal a la oficina principal (Casa matriz):
Paso 2: Envíe las transacciones de la sucursal a casa Matriz, para ello haga clic en el menú Sucursales y seleccione Enviar
transacciones, al pulsar el botón denominado Siguiente se generará el archivo a enviar a casa matriz.
Paso 3: Verifique que en el directorio donde se tiene instalada la aplicación a2 Sucursal, en la carpeta Data – Sucursales -
Envíos, está el archivo que ha generado la aplicación denominado SUCENV110200712310002.ZIP donde:
SUC= Sucursal
ENV= Envío
110 = Tipo de Transacción Envío de Transacciones
Fecha = 2007/12/31
0002 = Es el Código de la oficina.
Paso 4: El archivo generado (en este caso SUCENV110200731120002.ZIP) debe ser copiado en la carpeta denominada
RECIBOS de la casa matriz.
Paso 5: En Casa Matriz seleccione la opción Recibir Transacciones ubicada el menú Sucursales. La aplicación indica la
confirmación del proceso.
Paso 6: Revise el reporte de ventas de las sucursales y verifique que la transacción fue correctamente enviada.
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Consideraciones.
Para los casos que requieran consolidar un volumen importante de Transacciones desde las sucursales (oficinas)
a casa matriz, recomendamos que los períodos para hacerlo, sean los más cortos posibles (Diarios), ya que el
tiempo de procesamiento puede afectar el desempeño acostumbrado a visualizar en nuestras aplicaciones a2.
Recuerde realizar sólo un envío por día.
Tenga el cuidado de verificar que los archivos estén ubicados en los directorios indicados en este boletín, ya que
de esto depende el buen funcionamiento de la consolidación de información.
Se deberá tener el cuidado de revisar que todos los movimientos de inventario en las sucursales estén
procesados encasa matriz, ya que se pueden presentar diferencias entre físico real y lo que la aplicación le indica.
Todas las operaciones son trasladadas a la sucursal como una copia exacta de la original, con excepción de los
traslados que son convertidos en cargos, ejemplo: Si hacemos un traslado de mercancía de la oficina principal a
cualquiera de las sucursales, el mismo es convertido en la sucursal en un cargo de inventario para poder
alimentar el inventario de la misma.
Es importante tomar en cuenta que los tipos de operación que se quieren enviar pueden ser configurados, el
sistema de forma automática clasifica las mismas por el depósito de origen y las envía a la sucursal que
corresponda, es decir, si generó un descargo de inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos de las
sucursales, la transacción es enviada de forma automática a la sucursal.
Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en
el módulo de oficina principal.
Recuerde que para realizar el reporte de Reposición de Inventario y que este funcione correctamente en el
manejo de Mínimos y Máximos se deberán primero, fijar estos en la ficha de inventario - manejo de las existencias
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Herramientas adicionales.
Existen una serie de aplicaciones adicionales en el a2 Herramienta Administrativa Configurable que le ayudarán a manejar
situaciones muy importantes en el ámbito de trabajo de la aplicación.
Entre esas aplicaciones se encuentra el a2 Vista, que permite el control de las cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y
que está disponible para su uso una vez que se ha realizado la instalación del a2 Herramienta Administrativa Configurable.
Así como el DBISAM imprescindible herramienta para el trabajo de manejo de las tablas que conforman el sistema y la que
nos permite la resolución de problemas que solo puede lograrse con la manipulación directa de las tablas
Adicionalmente a todo esto se agrego una sección donde se explicará la forma de ejecutar aplicaciones externas al sistema,
estas pueden ser ejecutables (.exe), librerías dinámicas (.dll) y otras aplicaciones externas que se requiera sean ejecutadas
sin salir para ello del sistema.
Todas estas posibilidades pueden ser agregadas al menú de a2 Herramienta Administrativa Configurable como veremos a
continuación.
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a2 Vista
x
(por medio de una interfaz gráfica amigable al usuario).
x
Creación de transacciones y manejo de Transacciones de tipo Bancarias, cuentas por Cobrar y cuentas por Pagar
x
Control de avisos.
Impresión de reportes de transacciones y cuentas.
Cómo Instalar?
Se puede observar en la imagen la opción de “Permitir siempre el acceso a esta computadora”, si esta es seleccionada
la próxima vez que se ejecute la aplicación no se visualizara la ventana de acceso, de lo contrario, si no es marcada la
opción cada vez que se ejecute el programa se mostrara la ventana de acceso.
Nota: Se recomienda hacer un acceso directo del ejecutable y pegarlo en la carpeta de inicio de Windows, para que
así, cada vez que se inicie Windows la aplicación se ejecute automáticamente, tal como se muestra en la siguiente
imagen:
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Entorno de Trabajo.
x
aplicación.
Ver Ventana de Aviso: muestra la ventana
x
de aviso de transacciones pendientes
Configurar: visualiza la pantalla de
x
configuración de la aplicación.
x
Acerca de…: visualiza la pantalla de acerca de.
Cerrar: cierra la aplicación.
Barra de menú vertical, la cual contiene las siguientes opciones: Transacción, Pendientes y Cuentas, como se muestra en
la imagen siguiente.
Barra de menú Horizontal, con las siguientes opciones: Menú Transacciones y Menú Sistema.
Estas opciones se irán explicando a medida que se trabaje con las mismas desde el menú horizontal o su equivalente en el
menú vertical además de combinaciones directas de teclado.
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Otra pantalla que incluye la aplicación es la de Aviso, la cual se muestra en la
siguiente imagen:
Menú Transacciones:
Menú Vertical
Transacción
También se visualiza una barra de menú vertical, en el cual se encuentran dos botones con las operaciones de Nuevo y
Configuración, donde en la operación Nuevo se podrán crear transacciones pendientes y en Configurar se encarga de
controlar y manejar las opciones de la aplicación, tal como se muestra en la siguiente imagen.
x
ingresar la siguiente información:
Banco: Número de cuenta del banco donde se
x
generará la transacción.
x
Beneficiario: a quien va dirigido el pago.
x
Descripción: Identificación de la transacción.
x
Monto Total: Total de la Transacción.
x
Fecha de inicio: Fecha del primer pago.
Numero de cuotas: Cantidad de pagos en los que
x
se dividirá el Monto Total.
Periodos: Especificar cómo serán los periodos de
Pago, desplegando la lista se muestran las
siguientes opciones: Semanal, Quincenal, Mensual,
x
Trimestral, Semestral y Anual.
Hora Aviso: Hora predeterminada en la que
x
a2Vista notificará sobre la transacción.
Cuota: Si el pago será fijo o no, dependiendo de
esto se marca o desmarca la opción.
Una vez ingresada la información en la parte inferior de la
pantalla se encuentran 2 botones:
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Volver: regresar a la ventana anterior para corregir algún dato de los suministrados.
Guardar: si se está de acuerdo con la información generada se graba.
Cancelar: detiene la operación.
Nota: Las transacciones pendientes se pueden generar para un solo pago o múltiples pagos si se requiere, observe en el
ejemplo el monto total es de 1440 el número de cuotas es 12 lo que genero doce pagos de 120 cada uno. A continuación se
muestra un ejemplo con una sola transacción.
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Al hacer doble clic en cualquiera de las cuotas generadas se puede editar cada una de los datos que poseen tales como la
fecha de vencimiento, la hora del aviso y el monto a pagar, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Nota: para poder editar cualquier configuración se debe primero cerrar la ventana de aviso si esta se encuentra visualizada.
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Ventana de Aviso
En este formulario se activa o desactiva la ventana de aviso y el sonido que esta lleva al mostrarse. Si se desactiva la
ventana de aviso las demás opciones que posee la
configuración de ventana de aviso se desactivaran
x
automáticamente.
Desactivar ventana de aviso: Permite que la
ventana de aviso se muestre o no cuando se
haya programado tiempo para mostrar el
x
estado de las transacciones.
Desactivar sonido de aviso: Permite que el
sonido que se emite cuando se haya
programado tiempo para mostrar el estado de
x
las transacciones se active o no.
Refrescar datos cada: se introduce el tiempo
de refrescamiento de datos de la aplicación,
es decir, la actualización de datos catalogado
x
en horas.
Tiempo de espera: se introduce los minutos o
en su defecto horas para la aparición de la
x
ventana de aviso.
Avisar transacciones: Indicar la cantidad de
días previos al vencimiento de las
transacciones que se tomarán en cuenta para
x
mostrar el aviso.
Hora de aviso para Cuentas x Cobrar y Pagar:
A qué hora se dará aviso de las Cuentas x
x
Cobrar y Pagar.
Ruta del archivo de sonido: indicar donde se
encuentra el archivo de sonido, el cual va a
sonar cada vez que la ventana de aviso se visualice.
Indicados los parámetros para grabar los parámetros haga Clic en el botón Guardar.
Cuentas e Impresión
En este formulario se activan las siguientes opciones:
Cuentas
x Incluir cuentas por cobrar: Si se encuentra
activada permite acceder a las cuentas por
cobrar desde la ventana de Aviso y el menú de
la aplicación (Horizontal o Vertical), de lo
x
contrario no se tiene acceso a las mismas.
Incluir cuentas por pagar: Si se encuentra
activada permite acceder a las cuentas por
pagar desde la ventana de Aviso y el menú de
la aplicación (Horizontal o Vertical), de lo
contrario no se tiene acceso a las mismas.
Impresión
x Encabezados resultados: Resaltar los
encabezados de los reportes de la aplicación.
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Ejemplo de uso de la opción Cuentas, se desactivo la opción “Incluir Cuentas por Cobrar”, observe que se desactivo la
opción tanto en el menú Vertical como en la Ventana de Aviso.
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Pendientes
La barra de menú pendiente posee los botones de banco, fecha, detalle e informes operaciones en los cuales se pueden
manejar, visualizar, detallar e imprimir las transacciones pendientes.
Pendientes - Banco
x
x
Banco: Permite visualizar las transacciones pendientes del banco que se seleccione.
x
Ver: Permite observar la descripción detallada de las cuotas que conforman la operación seleccionada.
x
Regresar: Permite volver a la ventana anterior.
Borrar: Permite eliminar una operación, seleccione y haga Clic en Borrar por ultimo confirme haciendo Clic en
botón denominado “Si”.
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Ya pagada: Cuando la operación ya fue cancelada debe aplicarse esta opción para darle status “P” (Pagada) a la
operación.
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Imprimir: permite visualizar e imprimir un reporte del movimiento de los pagos de la transacción seleccionada.
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Detalle: Muestra la información detallada de la cuota seleccionada. Observe que automáticamente se activa el botón
Detalle en la barra Vertical. Adicionalmente al visualizar el detalle usted puede pasar la cuota al status de Pagado con un
botón que se encuentra en la esquina inferior derecha llamado “Pagado”
Modificar: Muestra los parámetros modificables de la cuota seleccionada que son Nro. Documento, Vencimiento y Monto a
Pagar.
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Pendientes – Fecha
Permite visualizar todas las transacciones pendientes comprendidas en el rango de fechas Desde – Hasta. También se
toma en cuenta el tipo de transacción Pagadas o por pagar
Una vez que aparecen las transacciones se cuenta con un menú que se activa con el botón derecho del mouse que tiene
disponibles las siguientes opciones:
Ya pagada: Si la transacción ya ha sido cancelada se aplica esta opción para cambiar su estatus y si no aparezca mas
dentro de las pendientes.
Imprimir
Permite visualizar y a la vez imprimir un reporte de las transacciones pendientes. Como se muestra en las siguientes
ventanas.
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Detalle
Permite visualizar el detalle de la transacción y adicionalmente se tiene un botón “Pagado” que se puede utilizar para
indicar la cancelación de la transacción.
Modificar
Al seleccionar esta opción se puede modificar varios aspectos de la transacción como Número de documento, Fecha de
Vencimiento y Monto a Pagar. Se muestra en las ventannas siguientes.
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Pendientes - Detalle
Pendientes - Informes
Esta ventana de reporte muestra el rango de fechas que se desee buscar y las condiciones que solo afectan a las
transacciones bancarias pendientes. También se activan las operaciones a incluir en el reporte, tales como transacciones
bancarias, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y días de vencimiento, esta última opción mostrara el reportes en rangos
de días de vencimiento o en días por vencer esto es configurado en el botón avanzado que se explicara más adelante.
Pág. 424
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En parte inferior de la ventana informes se ubican los botones Exportar, Avanzado, Impresora y preliminar, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Pág. 425
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Pág. 426
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Botón Avanzado.
Define los rangos de los días de vencimiento y se selecciona el tipo de análisis, como cuentas vencidas o cuentas por
vencer.
Impresora.
Para imprimir el informe.
Desglosa la ventana de impresión, puede definir el número de copias, las propiedades de impresión del documento y
determinar el número de páginas a imprimir.
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Preliminar.
Genera una vista de preámbulo del informe, antes de tener en físico la información.
Cuentas
La barra de menú cuentas posee los botones Por Cobrar, Por Pagar y Fecha, de los cuales dos primeros botones y la
barra cuentas son configurables, es decir, si el usuario no desea ver las cuentas por cobrar y ver las cuentas por pagar o
viceversa o ver los dos tipos de cuentas o viceversa lo puede hacer dentro de la configuración de la aplicación
anteriormente explicadas.
Pág. 428
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Así mismo se visualiza el monto total de débito, crédito y saldo. También posee la opción de seleccionar el tipo de
transacción a mostrar.
Dentro de la lista de detalle que muestra las transacciones se puede presionar clic derecho sobre cualquier transacción y se
desplegara un menú con la opción de imprimir, la cual imprime un reporte detallado de las cuentas por cobrar que posee el
cliente seleccionado, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Pág. 429
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Así mismo se visualiza el monto total de débito, crédito y saldo. También posee la opción de seleccionar el tipo de
transacción a mostrar.
Dentro de la lista de detalle que muestra las transacciones se puede presionar clic derecho sobre cualquier transacción y se
desplegara un menú con la opción de imprimir el cual imprime un reporte detallado de las cuentas por pagar que posee el
proveedor seleccionado tal como se muestra en la siguiente ventana.
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Ventana de Aviso.
La ventana de aviso procederá a notificar las transacciones pendientes hasta la fecha. Todas las opciones que posee la
ventana de aviso se pueden configurar en la sección de configuración como se explico anteriormente. La ventana de aviso
posee una ventana principal la cual informa el número de transacciones pendientes que se tienen. En el caso que se
muestra en la imagen siguiente se puede observar que las transacciones bancarias no poseen pendientes por lo cual la
Ficha ubicada en la parte inferior de la ventana esta deshabilitada, por lo contrario, las cuentas por cobrar y por pagar que
están habilitadas poseen transacciones pendientes.
Como ya se planteo anteriormente la ventana de aviso posee tres Fichas pertenecientes a cada tipo de transacción
bancaria, cuentas por cobrar o por pagar. Al hacer clic en cualquiera de los botones habilitados se detallaran las
transacciones pendientes en una lista, mostrando en el tope de la ventana el número de registros que se tienen y el monto
total. También se podrá detallar las transacciones al hacer clic en Transacciones Bancarias, Cuentas por Cobrar o
Cuentas por Pagar tal como se ve en la siguiente imagen.
Ficha Pendientes.
Dentro de las transacciones bancarias se detalla la descripción, seguidamente se muestra el número de cuota de la
transacción y por último el monto a pagar. Como se puede apreciar en la siguiente imagen también se detalla el número y
el total a pagar de las transacciones pendientes.
Al hacer doble clic sobre la transacción pendiente se abre la ventana principal con la ventana de detalles, mostrando así los
datos de la transacción como el número de documento, tipo de transacción, descripción, fecha de vencimiento, monto a
pagar, banco, beneficiario y el numero de la cuota. Desde la sección detalle se puede procesar la transacción presionando
Alt + P o al hacer clic sobre el botón Pagado.
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Ver: Permite visualizar las transacciones pendiente, cuentas por cobrar de un cliente en particular o las cuentas por pagar a
un proveedor en particular..
Ver Todas
Permite visualizar las transacciones pendientes de todos los clientes, cuentas por cobrara de todos los clientes o cuentas
por pagar a todos los proveedores.
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En el caso de no haber ninguna transacción dentro de algún rango aparecerá el mensaje siguiente:
Imprimir
Imprime todas las transacciones pendientes mostrada por la ventana de
aviso.
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Actualizar Datos
Actualiza toda la data de la aplicación.
Pagado
Funciona solamente para las transacciones bancarias en las cuales
cambie el estatus de la misma y no será más notificada por la ventana
de aviso.
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DBISAM
DBISAM es el Manejador de las Bases de Datos de a2, con el que podrá visualizar y modificar las tablas del sistema. El
archivo ejecutable del DBISAM es el dbsys.exe.
A continuación se introducirán conceptos básicos del lenguaje de consulta estructurado (SQL, Structured Query Language),
así como también los distintos usos y la manera de acceder al manejador de Base de Datos DBIsam (relacionado con el
uso de sentencias en SQL).
SQL (Structured Query Language ó Lenguaje Estructurado de Consulta), es en sí un lenguaje de consulta y
programación de bases de datos, utilizado para acceder a los datos y para consultar, actualizar y gestionar sistemas de
bases de datos relaciónales. Este es un lenguaje bastante sencillo y de fácil manejo, es por ello que la base de datos
DBISAM incorpora esta extensión, obteniendo potentes resultados.
El SQL está compuesto por una serie de sentencias y de cláusulas muy reducidas en número, pero muy potentes en
efectividad.
El objetivo principal de SQL es la realización de consultas y cálculos con los datos de una o varias tablas.
x
mayor comodidad el procedimiento es el siguiente:
Menú “File” seleccionar “Options...” el cual abrirá una ventana que
permitirá direccionar la aplicación hacia la data sobre la cual se
trabajara.
En la ventana Options se tendrá disponible 3 fichas a saber Global, Remote y
Security.
x Se debe seleccionar la Ficha “Global”, luego presione el Botón “Select” de la ventana “Options“, se mostrará a
continuación la siguiente ventana donde debe indicar donde se encuentra ubicada la data a utilizar, dirección que
se mostrará en el cuadro Private Directory.
Nota: es necesario colocar la dirección de la data, para poder trabajar sobre la misma, de lo contrario al hacer la sentencia
(Query) es necesario indicar entre comillas (simples o dobles) dicha dirección. Esta dirección se colocara completa, en el
lugar donde se coloca el nombre de la tabla Ej: Select * from “C:\a2softway\Empre001\Data\Sinventario” Where
FI_CATEGORIA=”DEFER”
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Modificar tablas:
Para modificar tablas utilizando sentencias SQL, seleccione el menú File y haga
clic en la opción Open Table.
x
Connection Type (Tipo de conexión)
Especificar si la conexión será Local o Remota. En este caso se debe
seleccionar “Local”.
x
Avalaible Databases (Bases de datos Disponibles).
Se mostrará de inicio la dirección de datos especificada
inicialmente en Options del menú File. En caso de ser necesario indicar
una nueva ruta de datos para tener disponible debe hacer clic en el botón “Select” para especificarla.
Pág. 437
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Ficha Browse Data
1. En la ficha denominada Browse Data (Visualizar data) se mostrará el contenido de la tabla es decir todos los registros
que se encuentran en la tabla.
2.- Permitirá seleccionar que campos de la tabla podrán ser visualizados actualmente.
3.- Campos (Columnas) que conforman los Registros (Filas) de la tabla.
4.- Botones para control de los registros (Desplazamiento, Incluir, Eliminar, Grabar, Actualizar).
Pág. 438
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x
dados.
x
INSERT INTO: Incluir un registro en la tabla.
UPDATE: Modificar o actualizar la información de uno o varios
x
campos.
DELETE: Borrar registros especificados.
A continuación se realizará un ejemplo sencillo con el comando SELECT para visualizar la forma de trabajo con el SQL
Query. La siguiente sentencia extrae de la tabla Sinventario todos los Articulas cuya Categoría (FI_Categoria) sea igual a
DEFER (Departamento de Ferretería):
Escriba la sentencia y verifique si está correctamente escrita pulsando el botón Prepare, el cual mostrará un mensaje si
existe error en la sintaxis, luego ejecute la sentencia pulsando el botón Run SQL
Una vez ejecutada la sentencia se muestra la información requerida en la misma, como se muestra a continuación:
Pág. 439
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Lista de operadores y ejemplos prácticos para realizar selecciones.
Los siguientes operadores deben ser utilizados después de la cláusula WHERE y pueden ser combinados hábilmente
mediante paréntesis para optimizar su uso.
Comodines
Operadores Relacionales:
* Sustituye a todos los campos > Mayor que
Operadores lógicos
Sustituye a cualquier cosa o nada < Menor que
% And
dentro de una cadena >= Mayor o igual que
Or
<= Menor o igual que
Not
Sustituye un solo carácter dentro <> Distinto
_
de una cadena = Igual
Nota: Cuando se requiera utilizar una relación y el contenido sea tipo Texto debe escribirse encerrados entre comillas.
SELECT
La instrucción SELECT permite filtrar los registros que cumplan con los criterios dados. Puede utilizarse operadores
relacionales o de comparación descritos en la tabla Operadores Relacionales.
Sintaxis.
x SELECT * FROM TABLA WHERE CONDICIONES
O
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INSERT INTO
Para añadir un nuevo registro se debe tomar en cuenta la sintaxis y los datos a introducir en una tabla; los registros
pueden ser introducidos a partir de sentencias que emplean la instrucción Insert Into.
Sintaxis.
INSERT INTO nombre_tabla (nombre_campo1, nombre_campo2,...) VALUES (valor_campo1, valor_campo2...)
Nota: los campos a introducir (de la tabla origen a la tabla destino) deben tener el mismo tipo de datos, así como también
los campos principales no deben repetirse; es decir no debe haber duplicidad de datos, de lo contrario generara errores que
imposibilitara la inclusión de los mismos.
UPDATE
UPDATE es la instrucción que permite actualizar campos de registros, se requiere especificar por medio de una clausula
WHERE la condición por la cual habrán de actualizarse los registros. Además, tendrá que especificar cuáles son los nuevos
valores de los campos que desea actualizar.
Sintaxis
UPDATE nombre_tabla SET nombre_campo1=valor_campo1,nombre_campo2= valor_campo2,... WHERE
condiciones_de_selección
Ejemplo.
Se requiere que todos los productos del departamento 0006 tengan escrito en el campo FI_Garantia (Garantía) el valor 1
(un mes de garantía).
UPDATE Sinventario SET FI_Garantia=1 WHERE FI_Categoria=”00006”
De no colocar la cláusula WHERE estaría modificando todos los registros de la tabla.
DELETE
Para borrar registros se utiliza la instrucción Delete. Se requiere indicar el criterio de borrado mediante la cláusula WHERE.
Sintaxis
DELETE FROM nombre_tabla WHERE condiciones_de_selección
Ejemplo:
Se requiere borrar de la tabla el producto cuyo código es 00000023.
DELETE FROM Sinventario WHERE FI_codigo="00000023”
Como puede verse, los campos no numéricos deben estar delimitados por apóstrofes o comillas (“dato” o ’dato’).
Debe tener cuidado con esta instrucción ya que si no especifica una condición WHERE, estará borrando todos los datos de
la tabla.
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Módulo a2 Administrativo - Versión 4.30.2R
Otras opciones importantes
Reparación de tablas con DBISAM
Cuando por alguna causa (falla eléctrica entre otras) se daña alguna de las
tablas del sistema DBISAM provee de una herramienta que permite la
reparación inmediata de la tabla (tomando en cuenta no sea un daño mayor
irreparable) con sólo indicar cuál es la tabla que desea reparar.
x
x
Seleccione la opción Repair (Reparar) del menú Utilities (Utilidades)
x
Seleccione la tabla que se desea reparar.
Hacer Clic en el botón “Abrir”
Reestructure (Reestructurar)
Permite seleccionar una tabla para cambiar la estructura de los campos o
sus tipos de datos. También permite crear indices de búsqueda, con lo
cual el usuario podrá ir a la ventana info de los archivos maestros y
realizar búsquedas con los indices creados.
En el siguiente ejemplo se agregará el índice RIF a la ventana de Info de
Clientes.
Paso a paso
Pasos para crear Indices de Búsqueda.
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Módulo a2 Administrativo - Versión 4.30.2R
Seleccionar la Ficha Indexes y luego desplazar el apuntador una fila más debajo de la ultima fila con información.
Desplazar el apuntador hasta la columna denominada Indexed fields y hacer clic en ella aparecerá entonces un icono con
tres puntos haga clic en este botón.
Aparecerá entonces una ventana donde debe elegir el campo de la tabla con el que se desea hacer la búsqueda y pasarlo
hacia la lista “Index Fields” utilizando los botón de desplazamiento que se encuentran en la parte central de esta ventana.
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Definidos todos los elementos del campo hacer Clic en el botón Alter (Alterar).
Verifiquemos en la ventana de Clientes que aparezca en la ventana de información y búsqueda la opción RIF.
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Módulo a2 Administrativo - Versión 4.30.2R
Anexar librerías dll y programas ejecutables en el menú de a2
a2 Herramienta administrativa configurable le permite incorporar en el menú de a2 programas ejecutables o librerías dll, a
través de la generación de archivos de texto con el formato que se especifica a continuación logrando los resultados que
muestra la Figura:
Se recomienda la elaboración de librerías dll
debido a que de esa manera el programa siempre
tendrá el control de la aplicación, sin embargo
podrá invocar cualquier ejecutable a través de
esta técnica.
Paso a Paso:
x
x
Aplicaciones a2Softway,[04/10],,
x
a2 Contabilidad,[04/10/01],c:\a2contabilidad\a2contabilidad.exe
a2 Nómina,[04/10/02],c:\a2nomina.exe
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
INSTALACIÓN
1. Ubique el archivo InstalarPunto ejecútelo realizando Doble Clic sobre el archivo o seleccionando el mismo y presionando
la tecla Enter.
Aparecerá el siguiente cuadro donde se muestra el directorio por defecto donde será instalado inicialmente el programa.
Esta dirección puede ser modificada de ser necesario.
Botón Examinar:
Permite seleccionar el
directorio destino de la
Botón Comenzar: aplicación.
Inicia la instalación del
punto de venta el
directorio por defecto
es: a2PuntoDeVenta
pero este puede ser
modificado según se
requiera.
Mientras se desarrolla el proceso de instalación van apareciendo diferentes ventanas mostrando características de la
aplicación.
2. Luego de instalar satisfactoriamente la aplicación se despliegan dos pantallas; la primera contiene los accesos directos de
las aplicaciones que se encuentren instaladas en el sistema.(a2 Administrativo, a2 Administrativo Básico, a2 Consulta de
Precios, a2 Manager, a2 Sistema, a2 Punto de Venta, a2 Visor, a2 Contabilidad).
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
La segunda pantalla (Instalando su Punto de Venta), permite direccionar el punto de venta. En este momento la carpeta
a2PuntoDeVenta ya fue creada, se debemos entonces abrir dicha carpeta y crear dentro de ella una carpeta con el nombre
“Licencia” donde se debe colocar la licencia del punto de venta (a2cash.a2).
Una vez realizado este paso continuamos con el direccionamiento de los directorios en la ventana “Instalando su Punto de
Venta”.
x
x
Ubicación del a2 Administrativo (ejecutable y archivo de personalización)
x
Dirección de la carpeta data.
Ubicación del archivo de personalización del punto de venta
Ubicación del a2
Administrativo
(ejecutable y archivo
de personalización)
Dirección de la
Carpeta Data.
Puede crear un usuario para el punto de venta y agregarlo a los demás usuarios, para modificarlo desde a2sistema de ser
necesario, cabe destacar que el usuario que se cree desde la instalación del punto de venta tendrá las direcciones
indicadas arriba en la misma ventana, y si está instalado en una estación solo ese usuario tendrá entrada al punto de
venta, debe ser asignado desde la configuración del punto de venta.
Recuerde que el punto de venta solo funcionara si el archivo de personalización corresponde a la misma empresa que el
Administrativo.
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Los pasos para crear la conexión en caso de existir son los siguientes:
Aparece la siguiente ventana donde se selecciona el equipo y la carpeta a la que se quiere hacer la conexión.
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Realizados estos pasos se procede a realizar la instalación del punto de venta. Se hace doble Clic en el icono de instalar
Punto de Venta. Cuando aparece la siguiente ventana se hace clic en el botón Comenzar.
Aparecerá una ventana que ira mostrando el progreso de la instalación hasta llegar a la ventana que sigue.
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En esta ventana debe indicarse la ruta donde se encuentra el a2softway en el servidor de la red.
Recuerde que al realizar la instalación en una red debe existir previamente la conexión al servidor la cual se ubicará como
muestra la siguiente imagen.
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Antes de proceder a indicar donde se encuentra la licencia del punto de venta (a2cash.a2), debe crearse en la carpeta
a2puntodeventa una carpeta llamada “LICENCIA”, como muestra la siguiente imagen.
Una vez realizado el paso anterior se procede a copiar en dicha carpeta el archivo a2cash.a2 el cual representa la licencia
del punto de venta.
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Se especifica entonces el usuario del punto de venta y su correspondiente clave de acceso al punto de venta.
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Ventana principal del punto de venta antes de la apertura de caja
En este momento se puede realizar 2 operaciones, la apertura de la caja para comenzar a trabajar o utilizar el menú
de sistema para configurar la aplicación hacer mantenimiento y asignar usuarios.
Consulta de Artículos
Haga clic en el botón “Consulta” o presione la
combinación de teclas Ctrl+F3.
Bloqueo de Caja
Si por algún motivo el cajero requiere ausentarse
de la caja puede bloquear la misma al hacer Clic en el botón denominado Bloqueo ó las teclas Ctrl+F3, este quedará
temporalmente inactivo fíjese que en la parte superior derecha de la ventana se muestra la frase “CAJA BLOQUEADA”,
para activarlo nuevamente deberá indicar su
nombre de usuario y clave, al hacerlo se
podrán continuar las operaciones en el punto
de venta, es importante resaltar que las
transacciones efectuadas por este quedan
activas para ese turno.
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Manejo de Caja
Este nos permite controlar desde el punto de venta entrada y salida de efectivo, proceso que es muy común en la operación
x
de un cajero, ejemplos de esto:
x
Pago de Fletes en efectivo.
x
Cambios de Cheques a empleados.
Corte de efectivo al supervisor
Corte X
Es la operación que se realiza cuando se cambia de turno en el punto de venta, totalizando todas las operaciones
efectuadas por él cajero en su turno.
Al seleccionar la opción Corte X con un clic o con la combinación de teclas Ctrl + X aparece una ventana donde el cajero
debe indicar los montos en efectivo, cheques, tarjeta de debito y tarjeta de crédito y pueden existir otros montos no
monetarios como la cesta ticket.
Una vez ingresado los montos, oprime el botón Aceptar, seguidamente se imprime el corte, que nos es más que lo que
ingreso el cajero al efectuarlo, quedando la caja cerrada para ese turno.
Una vez efectuado el corte X ó cierre de caja para ese turno podemos visualizar desde la opción arqueo de caja, el cuadre
de la misma y las diferencias si estas existieran.
Clientes Alt-F1
Para comenzar el registro de las transacciones se debe indicar el cliente esto se puede realizar de varias formas:
1.- Escribir el código del cliente.
2.- Utilizar la combinación de
teclas Alt+F1.
3.- Hacer clic en el botón
señalado con Alt+F1.
Pág. 457
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
seleccionado el cliente el código y la descripción del mismo será mostrado en el área central de la ventana debajo del
TOTAL.
Selección de artículos.
F2 - Devolución
Esta operación tiene una doble función, permite realizar devoluciones de artículos en la transacción que se está realizando
o hacer devoluciones de facturas desde el punto de venta.
- Seleccionamos el artículo nuevamente indicando su código, luego se especifica la cantidad que se pretende devolver y
presionamos la tecla “Enter” para que el artículo ingrese al área de lista de artículos con la cantidad especificada en
negativo, como muestra la figura.
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F3 – Anular.
Permite cancelar una operación en su totalidad limpiando el grid de artículos y colocando nuevamente la opción de
selección del cliente para la facturación.
F4 – Eliminar.
Pág. 459
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
F5 – Cantidad: Permite seleccionar un articulo y cambiar la cantidad asignada inicialmente al artículo.
F6 – Cargar.
Permite seleccionar alguno de los documentos que se encuentren pendientes para facturar (almacenados con la opción F7
Guardar).
F7 – Guardar.
Permite almacenar los artículos de una transacción con status “Pendiente” para su posterior facturación.
F8 – Preliminar.
Permite visualizar una factura antes de impresión.
F9 – Reimprimir.
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
Las funciones de los botones anteriormente descritos pueden varían tomando en cuenta las políticas que se activen para el
trabajo desde el punto de venta.
F10 - Totalizar.
Una vez incluidos todos los artículos de la transacción se procede a totalizar la misma presionando la tecla F10 o haciendo
clic al botón totalizar.
F11 – Precios.
Permite cambiar el tipo que se aplicará en la transacción tomando en cuenta los precios configurados desde le a2
Herramienta Administrativas Configurable.
F12 – Detalles.
Permite agregar un comentario complementario al artículo seleccionado en ese momento.
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
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1.- Entrada de datos.
Por Clientes.
Indicar si la lectura inicial será seleccionando clientes
Por Autorizados.
Indicar si la lectura inicial será seleccionando clientes
Centro de Costo.
Si está conectado a la Contabilidad permite seleccionar un Centro de Costo si está asignado para el punto de Venta
Deposito Defecto.
Permite indicar el depósito predeterminado para descargar los artículos del inventario
Vendedor defecto.
Indicar el vendedor predeterminado.
Entrada de productos.
Permite indicar como se hará el ingreso de los artículos en el Punto de Venta, se tiene disponible tres modalidades: por
Código, por Referencia o Código único asociado.
Modificar el R.I.F.
Permite indicar el R.I.F. del Cliente que será impreso en la factura.
Modificar el N.I.T.
Permite indicar el N.I.T. del Cliente que será impreso en la factura.
Pág. 463
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Modificar la dirección de Despacho
Permite indicar la dirección que aparecerá en la factura del Cliente.
Modificar el teléfono
Permite indicar número de teléfono del Cliente que será impreso en la factura.
Activar clasificación
Muestra la selección de clasificación.
Modificable.
Permite que la lista de clasificación pueda abrirse y cambiar la selección por defecto.
Nota: Documento origen, selección de Clasificación y teléfonos de mensajería de texto se visualizan presionan el
botón F11 antes de totalizar la factura.
Las opciones de Cargar presupuestos, pedidos, apartados y notas de entregas, permiten tomar desde el punto de venta
(para su facturación) documentos con status de tránsito. Las operaciones con status de tránsito son las totalizadas desde el
modulo administrativo.
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Página de Configuración: Avanzado.
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Activar clave para autorizar descuentos por arriba del máximo permitido.
Clave para autorizar descuentos por encima del máximo indicado para los totales.
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Página Periféricos.
Permite la configuración de dispositivos adicionales como son: Gaveta de dinero, Scanner seriales, Visor y balanzas. Asi
como las etiquetas para el manejo de las balanzas de Peso y Precio.
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Etiquetas de Balanza
Algunas balanzas permiten elaborar la etiquetas de código de barra, éstas contienen los datos del código del producto
(PLU) ó referencia + el peso ó el precio del producto; la aplicación captura ésta información en una sola lectura. Para
ejecutar esta acción es necesario realizarlo a través de la configuración del punto de venta en la pestaña de periféricos.
x
de dígitos del código del producto. En el ejemplo 6.
x
Código de la Balanza: Corresponde al código ó a la referencia del producto. En el ejemplo Código.
x
Digito Verificador: Pudiendo indicar cuándo es peso ó precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 3.
x
Longitud de la Medida: Corresponde al número de dígitos que conforman el peso del producto. En el ejemplo 6.
x
Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 4.
x
Aplicar redondeo:
Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicación que maneja etiquetas de balanzas.
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Balanza con etiqueta de precio.
x
por precio.
Dígito identificador (1): En este campo debe indicarse el número de dígitos (longitud) que conforman al dígito
x
verificador. Con él la aplicación podrá determinar si la etiqueta maneja el precio ó el peso. En el ejemplo 1.
x
Longitud del código (PLU)(2): Corresponde al número de dígitos del código del producto. En el ejemplo 6.
x
Código de la Balanza: Corresponde al código ó a la referencia del producto. En el ejemplo Código.
x
Digito Verificador (1): Pudiendo indicar cuándo es peso ó precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 2.
Longitud de la Medida (3): Corresponde al número de dígitos que conforman el precio del producto. En el
x
ejemplo 6.
x
Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 3.
x
Precio incluye impuesto:
Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicación que maneja etiquetas de balanzas.
Pág. 469
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
Página Configuración de Restricciones.
Permite la limitación de ciertas operaciones tomando en cuenta Departamentos, Productos, Clientes, Autorizados y
Productos para Adultos.
Departamentos.
Permite seleccionar el o los departamentos que tendrán restricciones de manejo, es decir que los artículos asociados a los
departamentos no podrán ser seleccionados.
Productos.
Permite seleccionar artículos para especificar la cantidad que podrá ser vendida.
Clientes.
Permite seleccionar clientes a los que no se les podrá realizar operaciones desde el punto de venta.
Autorizados.
Permite seleccionar autorizados a los que no se les podrá realizar operaciones desde el punto de venta.
Productos para Adultos.
Permite indicar los artículos que tendrán restricción de edad para la venta.
Pág. 470
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Manejo de vuelto.
Activar Vuelto en las operaciones en efectivo.
Para que la aplicación maneje e indique el vuelto al operador se deberá activar esta opción.
Veamos cómo funciona:
Monto a Pagar: 6.960 y el cliente entrega al cajero 10.000 en efectivo como lo indica la figura:
Pág. 471
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
Pág. 472
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Permitir vuelto en pago que no sea efectivo.
Esta opción debe permanecer desactivada Si se desea establecer que los operadores no puedan manejar vueltos en pago
que no sean efectivos.
De lo contrario se permitirá el vuelto pero hasta el monto que se indique en la opción “Máximo vuelto a permitir”
Ejemplo el cliente posee una transacción que el monto a pagar es de 21.15, y este lo desea efectuar con la emisión de un
cheque por un monto de 30.000, con la finalidad que el cajero le entregue un vuelto, para poder obtener un efectivo por la
diferencia. Al hacerlo y oprimir la opción F9-Aceptar, la aplicación le indicará el siguiente mensaje “El monto no efectivo
supera el monto total”
Al estar desactivada el corte x ó cierre de caja el operador indica solo el monto total en efectivo, como lo indica la figura:
Si esta opción es activada como se muestra en la siguiente figura, cuando se ejecuta el corte de caja se visualizara
diferente mostrando la escala que se defina en la página de “Forma de Pago” en figura.
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Página Configuración de Impresión y Directorios
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
Incluir el código del producto en la impresora fiscal.
Esta opción permite que se imprima la descripción del artículo junto con el código del mismo.
Próximo Reporte Z.
Cuando se instala el sistema y la impresora fiscal ya ha registrado los cortes Z debe colocarse el correlativo correspondiente
para la continuidad correcta de la información.
Serial de la impresora.
Indicar el serial de la impresora
Caracteres x Línea.
Cantidad de caracteres que imprimirá por línea dependiendo de las características de la impresora.
Puerto
Indicar el puerto por donde está conectada la impresora fiscal.
Impresión de Factura
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de facturas cuando no se trabaja con una impresora
fiscal.
Formato al Guardar.
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión cuando se guardan transacciones con el botón F7
Guardar.
Devolución de Venta.
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de las devoluciones.
Formato de Apartados.
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de los apartados.
Pág. 475
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
Sincronizar archivos.
La sincronización permite actualizar de forma automática o manual los archivos que se encuentran condicionados como
archivos locales.
4.- Directorios
Configuración de Teclas
Botones Principales
Se refiere a los que aparecen en la parte superior de la ventana
del punto de venta que están asociados a las combinaciones de
teclas Ctrl+F2, Ctrl+F3, Ctrl+F4, Ctrl+F6, Ctrl+F7 y Ctrl+F10 como
muestra la imagen siguiente.
Botones de Operación.
Se refiere a los botones Que se encuentran en la página Principal
de Teclas básicas.
Pág. 476
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
Pág. 477
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
4. Hacer clic sobre la tecla básica creada (Ofertas).
5. Indicar el nombre de los botones de operación (se pueden integrar hasta 12 botones de operación por cada Página de
botones creada), luego indicar las teclas de control, observe que a medida que se escriben los nombres para los
botones y se selecciona la combinación de teclas estas van apareciendo en los espacios correspondiente a la
izquierda de la ventana.
6. Seleccionar el ítem de inventario que se va a situar en cada botón.
Una vez realizados estos pasos al ingresar a la aplicación el ambiente será el que muestra la siguiente imagen
cuando se haga clic en Ofertas o se utilice las Ctrl+F12.
Por supuesto que el aspecto puede ser mejorado colocando imágenes a los botones sobre todo para cuando sea utilizado
el punto de venta con un monitor TouchScreen.
Pág. 478
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a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
Colocar imágenes a los botones del Punto de Venta.
Las imágenes que serán utilizadas para que aparezcan en los botones deben copiarse en la Carpeta a2Botones ubicada
en el Directorio del Punto de Venta.
- Las imágenes deben estar en formato (jpg) y tener un tamaño de 75 x 49 píxeles (ancho x alto).
Una vez copiadas las imágenes en la carpeta se debe proceder de la siguiente forma:
- El nombre de la imagen debe ser modificado y colocado uno nuevo con la siguiente estructura así: Imagexxyy;
donde
xx es el número de la Tecla Básica (del 02 al 05) este se refiere a la cantidad de etiquetas.
yy es el número del Botón de Operación (del 01 al 12) es decir la posición dentro de la página de botones.
Observe que al hacer clic y mantener presionado el botón se muestra el mismo sin imagen.
Pág. 479
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Se puede ingresar una segunda imagen que representa al botón de operación cuando se presiona. El nombre de la imagen
debe colocarse así: ImageDxxyy.jpg
En el ejemplo el Monitor lo cambiamos por IMAGE0201, la Nevera por IMAGE0202 y el Mouse por IMAGE0203. Y a las
imágenes que se colocaran de fondo de los botones le colocaremos IMAGED0201 a la que aparecerá de fondo del Monitor,
IMAGED0202 a la que aparecerá de fondo para la nevera y le modificaremos el nombre por IMAGED0203 para la imagen
de fondo del Mouse.
Una vez hechos los cambios los botones se mostrarán de la siguiente forma.
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Otros
Cuando se está trabajando con el a2 Manager de Punto de Ventas debemos configurar las características especificas con
las que trabajaran los puntos de venta esto se realizará desde esta página.
Modo de actualización.
En Línea
Nos permite trabajar con una conexión en red,
actualizando las transacciones en tiempo real. Al
estar activo el punto de venta en modo en línea
ninguna de las opciones de configuración quedan
disponibles ya que estas no son requeridas.
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Modo de Falla
Nos permite trabajar con una conexión en red la cual si por cualquier motivo inesperado presenta una falla en la
comunicación con el servidor, automáticamente todas las transacciones pasan al estatus de modo local es decir
son registradas en la maquina donde está instalado el punto de venta, para esto a2 manager ejecuta una
aplicación que verifica de manera transparente para el operador (cajero) la comunicación entre la estación de
trabajo (punto de venta) y el servidor, una vez restaurada la misma todas las transacciones que fueron
procesadas en modo local son subidas al servidor, actualizando todos los archivos de datos de la aplicación a2
Herramienta Administrativa Configurable
Diferida.
Todas las transacciones son registradas en la estación de trabajo es decir en modo local, para que en un proceso
posterior estas sean registradas en el servidor actualizando los archivos correspondientes.
Pág. 482
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Activar correlativos Locales
Para los modos de actualización, Falla y diferida, requieren el manejo de correlativos locales, y esta opción deberá
estar activa, no así para el modo en línea ya que estos son tomados de la aplicación a2 Herramienta Administrativa
Configurable, este paso es muy importante tomarlo en cuenta ya que de el depende que cada punto de venta pueda
manejar sus propios correlativos locales para el manejo de todas las transacciones que se procesen en ellos.
x Cierres de cajas
Archivos locales:
Directorio a2Manager
Se debe indicar la ubicación (directorio) donde se encuentra instalado a2 Manager.
Pág. 483