Manual - Facturacion, Proveedores, Clientes y Articulos

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Proveedores, clientes y artículos

1. PROVEEDORES

En el trabajo con FacturaPlus, lo primero suele ser crear registros


en varios ficheros (almacenes, familias, zonas, etc.) que, aunque no son
imprescindibles para realizar la facturación, nos facilitarán el trabajo.

En esta lección veremos el mantenimiento de los ficheros más


importantes de la facturación: Artículos, Clientes y Proveedores. La
forma de gestionarlos será similar a la de las otras tablas existentes en el
programa.

Antes de introducir los artículos, vamos a ver el mantenimiento de


los proveedores, ya que los artículos hacen referencia, entre otras cosas,
a los proveedores.

Para acceder a la ventana de mantenimiento de proveedores,


debemos seleccionar la opción Proveedores del menú Sistema o pulsar
el botón Proveedores de la barra de herramientas. Desde la ventana
que se mostrará podrá crear, modificar y eliminar proveedores.

Como en otras ventanas, también dispone de una barra de


herramientas en la parte izquierda de la misma. Ya conoce el significado
de estos botones (Añadir , Modificar , Eliminar , Zoom ,
etc.).

En la página siguiente le muestro el cuadro desde el que daremos


de alta a todos los proveedores de nuestra empresa.

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Proveedores, clientes y artículos

En el campo Doc. Identidad seleccionaremos uno de los valores


disponibles en la lista. Entre los documentos de identificación podrá
indicar entre otros: NIF, NIF operador intracomunitario, Pasaporte,
Documento oficial de identificación, Certificado de residencia fiscal,
etc.

Observe que, entre otros campos (dirección, población, código


postal...), también puede indicar, para cada proveedor, la divisa por
defecto que utilizará (las divisas están definidas en la tabla Divisas,
accesible desde el submenú Sistema - Tablas generales).

Si en algún campo no recuerda el código, tenga en cuenta que


puede pulsar en el icono con forma de lupa junto a dicho campo para
acceder a un cuadro de diálogo, desde el que podrá seleccionar con más
facilidad el dato buscado.

En el campo Dto. por defecto pondremos el porcentaje de


descuento que nos suele hacer este proveedor. También podemos
introducir hasta tres días de pago posibles.

En el campo Forma de pago introducirá el código correspondiente


a la forma de pago por defecto para el proveedor. También puede
indicar los días de pago para dicho proveedor.

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Proveedores, clientes y artículos

En el campo Subcuenta indicaremos la subcuenta contable del


proveedor asociada a ContaPlus. La subcuenta contable se formará con
el valor de este campo y en código del proveedor que se ajustará para
que el nivel de desglose coincida con el que se utilice en ContaPlus.

En la sección Representante legal para menores de 14 años,


indicaremos los datos de la persona que representa al menor: Nombre y
NIF.

En la pestaña Banco se especifican los datos bancarios del


proveedor. Como en otras ocasiones, puede utilizar el icono con forma
de lupa para acceder a la ventana de búsqueda incremental de bancos.

En la pestaña Comentario puede introducir cualquier dato,


información adicional, anotación, etc. que necesite almacenar junto con
los datos del proveedor. Al crear un documento en el que establezca un
proveedor que tenga un comentario, podrá consultar dicho comentario
desde dicho documento.

Veamos ahora para qué se utilizan algunos de los nuevos botones


que puede ver en la ventana de los proveedores.

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Proveedores, clientes y artículos

El botón Imprimir permite buscar e imprimir los datos de


proveedores mediante distintos criterios de búsqueda.

Si quiere, puede realizar un listado de etiquetas de los proveedores


que seleccione pulsando el botón Etiquetas . Si accede a esta opción,
en la ventana que aparecerá debe pulsar el botón Filtro para indicar los
proveedores de los que quiere imprimir las etiquetas.

Este botón aparecerá en otras ventanas de mantenimiento y en


todas tendrá la misma función.

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Proveedores, clientes y artículos

El botón Importación/Exportación a ContaPlus se activará si


tiene enlazado su programa de facturación con el programa de
contabilidad y permite importar o exportar los proveedores desde o
hacia dicho programa de contabilidad.

Recuerde que, para enlazar el FacturaPlus con el programa de


contabilidad ContaPlus, deberá indicarlo en la pestaña ContaPlus de la
ventana que aparece al acceder a la opción Útil - Entorno del Sistema -
Personalización.

Los botones de Evaluación de Riesgo y Buscador de


Informes funcionan a través del servicio Si on-line,
proporcionado por el Grupo SP a través de Internet, que le
facilita información sobre empresas.

2. ARTÍCULOS

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Proveedores, clientes y artículos

Vamos a ver ahora la entrada y gestión de artículos. Un artículo


puede ser tanto un objeto físico (coche, televisor, etc.) como un
concepto (hora de mano de obra, desplazamientos, etc.).

Como veremos, cada artículo puede presentar información en


relación al proveedor que lo suministra, almacén donde se deposita,
familia a la que pertenece... Todas estas relaciones de artículos con
conceptos de otros ficheros son, en todo caso, definidas por el usuario.

Para acceder a la ventana de mantenimiento de artículos, debemos


seleccionar la opción Sistema - Artículos o pulsar el botón Artículos
de la barra de herramientas. La gestión de artículos (altas, bajas, etc.) es
igual que la de los otros ficheros de FacturaPlus que ya conoce.

Al añadir un nuevo artículo, el primer dato que debemos introducir


es la referencia del artículo. Podemos referenciar los artículos de la
forma que más nos convenga para poderlos recordar fácilmente (el
campo Referencia admite hasta dieciocho caracteres alfanuméricos).
Nosotros utilizaremos dos dígitos para indicar la familia y cuatro para el
artículo.

Pulsando en el botón con los tres puntos , se abriría una ventana


en la que podría poner cualquier comentario o una descripción más
larga sobre el artículo.

En el campo Código de barras podemos poner el código de barras


del producto y el formato en el que está (EAN 8, EAN 13, Code 39 o
Code 128).

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Proveedores, clientes y artículos

El campo
Descripción
está limitado
a 35
caracteres,
mientras que
el campo
Descripción
larga, que es
el que
aparece al
pulsar el
botón , no
tiene
limitación en
cuanto al
número de
caracteres.

La casilla Control de stock está marcada para que la aplicación


lleve el control del stock de este artículo.

Si el artículo fuera de tipo kit, lo indicaríamos marcando la casilla


correspondiente (un artículo de tipo kit está formado una serie de
artículos). Si activa esta casilla, se activará la pestaña Kit, donde podrá
introducir los artículos que conforman el artículo que está
introduciendo.

También podemos incluir el formato de envasado del producto y


una imagen de él.

Activando Altas desde Sistema Simplificado podrá marcar o


desmarcar artículos de forma masiva para cambiarlos de estado.

En la pestaña Precio Compra introduciremos los datos referentes


a la compra del artículo: a quién se lo compramos, a qué precio...

En el campo Proveedor pondremos el código del proveedor que


normalmente nos suministra el artículo.

En el campo Ref. Proveedor pondremos la referencia de este


artículo según nuestro proveedor. El campo Reposición indica el
periodo de reposición del artículo (en días).

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Proveedores, clientes y artículos

En la parte
inferior de
esta pestaña
podemos
añadir otros
proveedores
que nos
suministren
este mismo
artículo a
diferentes
precios o con
diferentes
divisas.

Tras introducir el coste del artículo en la divisa seleccionada, la


aplicación calcula automáticamente el valor del artículo en euros y se lo
muestra en el campo Coste (Euros). Si la divisa es el euro, el valor en
euros es el mismo que hemos introducido; si la divisa fuera otra (el
dólar, el yen, etc.), en Coste (Euros) tendríamos el contravalor en
euros.

El campo Coste promedio es el precio medio del artículo,


teniendo en cuenta las diferentes compras que hemos realizado.
Recuerde que en el cuadro de personalización de la aplicación se podía
elegir la forma en que se realiza este cálculo.

En la pestaña Precio Venta pondremos los precios de venta de


nuestro artículo y los descuentos que podremos aplicarle.

En el campo Tipo de I.V.A. indicaremos el IVA aplicable al


artículo, de los tipos de IVA existentes en la tabla Tipos de I.V.A. del
submenú Tablas generales.

La aplicación permite especificar dos precios de venta: uno al


público y otro a los mayoristas. Si en los campos % Beneficio ponemos
un porcentaje, la aplicación calculará el precio de venta en función del
precio de coste y el porcentaje que hayamos indicado.

El precio de venta aparecerá por defecto al facturar el artículo,


dependiendo de si en el cliente ha indicado que es mayorista o no. De
todas formas, puede modificar el precio del artículo para la factura
individual.

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Proveedores, clientes y artículos

Los seis campos que hay debajo de los cuadros de precios son para
indicar hasta seis porcentajes de descuento que podemos aplicar al
artículo. A la hora de realizar ventas, especificaremos cuál de los seis se
aplicará a cada cliente.

En la parte inferior podremos definir distintos precios para


diferentes tipos de divisas.

En la pestaña Stocks detallaremos la cantidad de unidades que


tenemos de este artículo, el almacén en el que están y las cantidades
mínima y máxima que queremos tener. En la lista que aparece en la
parte central de esta pestaña especificaremos el stock del artículo por
almacenes.

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Podemos indicar el código del almacén y las unidades del artículo


que hay en él. A medida que vayamos comprando y vendiendo, el stock
se irá modificando automáticamente.

También puede indicar las cantidades mínimas y máximas de stock


que quiere tener en los almacenes.

Debajo de estos dos últimos campos se encuentra el campo Stock


físico, que contiene el total de existencias del artículo (STOCK =
INICIAL + COMPRAS - VENTAS) en todos los almacenes. Este
campo y los otros que aparecen en la parte derecha (cantidades
pendientes y cantidades acumuladas), los actualiza la aplicación
automáticamente, según se vayan introduciendo pedidos, albaranes y
facturas.

El apartado Comentarios sirve, al igual que en los proveedores,


para introducir cualquier anotación adicional al artículo, sin límite en
tamaño.

3. OPERACIONES CON ARTÍCULOS

Una vez tenemos creados los artículos que utilizaremos en nuestra


empresa, vamos a ver ciertas utilidades de que dispone FacturaPlus para
gestionarlos y trabajar con ellos.

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Proveedores, clientes y artículos

Puede
encontrar el
botón
Localizar
en todas las
ventanas de
FacturaPlus
que muestren
los datos de
una tabla,
para
permitirle
buscar y
acceder
rápidamente a
los registros
de la misma.
El botón Localizar permite acceder rápidamente a un artículo
en concreto. Esta opción realiza una búsqueda en la tabla, lo que le será
útil si tiene muchos artículos dados de alta en su base de datos y no
recuerda el código del artículo al que quiere acceder.

En el caso de los artículos puede realizar la búsqueda tanto por


referencia como por descripción del artículo.

A medida que introduce la referencia o la descripción del artículo


en el campo de búsqueda de la ventana de Localización, se va
seleccionado el artículo correspondiente en la ventana de artículos.

En esta ventana de artículos hay varios botones que es la primera


vez que los vemos. El botón Copiar crea un nuevo artículo,
copiando los datos del artículo seleccionado. En este nuevo artículo
creado, tendremos que introducir la referencia y el código de barras.

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Proveedores, clientes y artículos

El botón Precios permite modificar los precios o los


descuentos de un grupo de artículos a la vez, en lugar de hacerlo de uno
en uno.

En los tres
casos, si
marca la
casilla
Redondear, el
precio del
artículo se
redondeará al
múltiplo del
valor indicado
en el campo
Nº entero más
próximo.

Desde el cuadro de diálogo que se muestra al pulsar este botón


indicaremos los parámetros del cambio de precios del grupo de
artículos. En la parte superior del cuadro indicaremos el grupo de
artículos a los que afectará el cambio: puede seleccionar un rango de
artículos, los artículos de una familia o los artículos con un tipo de IVA
determinado.

Podemos indicar que se cambie el precio de venta al público, el de


venta a mayoristas, el precio de coste o los precios y descuentos en las
situaciones atípicas de clientes o proveedores. Puede seleccionar una de
las casillas o varias de ellas, para cambiar varios precios/descuentos a la
vez.

El precio variará indicando un porcentaje, una cantidad fija o un


importe lineal.

Si selecciona modificar los precios con un porcentaje, deberá


indicar éste en el campo Porcentaje, en la parte inferior del cuadro de
diálogo. Si selecciona Lineal como Tipo de variación, en Cantidad
deberá introducir el importe que se aumentará o disminuirá el precio. Si
selecciona el tipo de variación de precios Fija, en el campo Cantidad
introducirá el nuevo precio para los artículos seleccionados.

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Proveedores, clientes y artículos

Por último, fíjese cómo esta ventana de artículos permite la


ordenación de los artículos mostrados por su Referencia, su
Descripción o su Familia. En este último caso, dentro de una misma
familia, los artículos se ordenarán por su Referencia o por su
Descripción.

4. CLIENTES

Vamos a pasar ahora a estudiar la entrada de los clientes. Para


acceder a ella, seleccione la opción de menú Sistema - Clientes o pulse
el botón Clientes de la barra de herramientas.

El apartado de clientes no presenta variaciones en cuanto a su


tratamiento (altas, bajas, modificaciones, etc.) con respecto a
proveedores y artículos.

Además, muchos de los campos de los clientes y proveedores son


los mismos; sin embargo, lo que en proveedores se aplicaba a pedidos y
compras, en clientes se aplicará a las ventas.

El código de un cliente se compone de seis dígitos (sin poder


utilizar letras), al igual que el de los proveedores. Nosotros haremos que
el código de los clientes comience por 430 en lugar de 400, ya que 430
es el código correspondiente a los clientes en el plan contable.

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La ficha General es similar a la de proveedores. En este caso,


podemos agrupar a nuestros clientes en diferentes grupos, según las
características de cada uno (puede ver y gestionar los grupos de clientes
desde la opción Sistema - Tablas generales - Grupos de clientes).

En la pestaña Comercial se especificarán los datos comerciales del


cliente y las condiciones de venta.

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Proveedores, clientes y artículos

En el campo Agente pondremos el código del representante


asociado al cliente por defecto. Al crear una factura podrá modificarse
el agente, en caso de que no sea el predeterminado del cliente.

También puede indicar la forma de pago habitual del cliente. Si la


forma de pago fuera aplazada, en los campos Días pago pondríamos los
días en los que el cliente suele pagar.

También
puede indicar
el período
vacacional del
cliente,
introduciendo
las fechas
inicial y final
de sus
vacaciones. Al
igual que en
los
proveedores,
estos valores
se tendrán en
cuenta al
generar los
recibos.

En el campo Tipo descuento pondremos un número del 1 al 6, que


indicará qué descuento, de los seis definidos en la ficha del artículo, se
le aplicará a este cliente.

En el campo Riesgo máx. autoriz. indicaremos el importe máximo


que permitiremos que nos deba el cliente. Los campos Riesgo
alcanzado y Euros impagados los actualizará la aplicación
automáticamente a medida que el cliente nos vaya haciendo pedidos.

En el cuadro Régimen I.V.A. indicaremos el régimen de IVA al


que está sujeto el cliente. Aunque cada artículo tiene definido su tipo de
IVA, es este campo el que hace que la factura tenga IVA o no.

Si activamos la casilla Recargo de equivalencia, haremos que a


este cliente se le aplique el recargo de equivalencia definido en el tipo
de IVA.

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Proveedores, clientes y artículos

El rappel es un descuento
especial que se hace si el cliente
supera un volumen de compra
determinado.
Los tipos de
rappel están
definidos en Recuerde que en este campo
la tabla Tipo de rappel, al igual que en
Rappels, otros, puede pulsar en el icono de
accesible
desde el
la lupa para ver o introducir los
submenú códigos que admite dicho campo.
Sistema -
Tablas
generales.
Recuerde que
desde allí
también
puede ver,
modificar,
añadir o
eliminar los
rappels.

En este caso se suelen crear varios rappels con el mismo código en


la tabla de Rappels. De esta forma, al asignar un rappel a un cliente,
FacturaPlus revisa todos los rappels con dicho código, asignando el
descuento correspondiente según el volumen de compra.

El campo Cuenta remesas es imprescindible rellenarlo para que


los recibos que generen las facturas de este cliente puedan remesarse.

En la Cuenta de remesas indicaremos los datos de la cuenta


bancaria donde se remesarán los recibos. El campo Sufijo es un número
de tres dígitos que nos debe proporcionar el banco.

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Proveedores, clientes y artículos

En la parte inferior izquierda figura la casilla Aplicar precio


mayorista, en la que indicaremos si a este cliente se le aplicarán los
precios como mayorista o como público en general.

En la pestaña Bancos introduciremos los datos bancarios del


cliente; es decir, banco y número de cuenta del cliente. Podrá crear
todas las cuentas bancarias que quiera, indicando una de ellas como
predeterminada.

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Proveedores, clientes y artículos

Si el cliente tiene más de una dirección, en la pestaña Direc.


podemos añadir tantas direcciones como sea necesario. A cada una le
asignaremos un código de dos dígitos.

Por otra parte, en la pestaña Comentarios podrá incluir las


anotaciones que desee sobre el cliente.

Al crear el cliente, sus datos de dirección que haya indicado en


la pestaña General serán introducidos en la lista de
direcciones, asignándole el código 0. Ésta será la dirección fiscal
del cliente, a la que irán dirigidas las facturas.

Sin embargo, muchas empresas tienen una dirección fiscal y


unas direcciones de envío de los productos distintas (por
ejemplo, una dirección fiscal que es la sede central de la
empresa y varios almacenes o delegaciones donde se envían los
artículos). En este caso, en esta ficha añadiríamos todas las
direcciones necesarias (excepto la fiscal, que se creará
automáticamente al aceptar la ventana de creación del cliente),
que se utilizarán como destino de los albaranes.

Tenga en cuenta que, si modifica la dirección del cliente que


figura en la ficha General, también se modificará la dirección
fiscal (que figura con el código 0) de esta ventana, y viceversa
(si modifica la dirección con código 0 también cambiará la
dirección fiscal de la pestaña General).

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Proveedores, clientes y artículos

Los botones Etiquetas e Importación/Exportación ContaPlus


realizan la misma función que en el caso de los proveedores.

Mediante el botón Vacaciones podrá actualizar todas las


vacaciones de los clientes hasta una fecha dada, para el próximo año.

Por ejemplo, para actualizar las fechas de vacaciones de los


clientes para el nuevo ejercicio, introduzca el año del ejercicio actual y
la fecha tope que desee actualizar.

Con Documentos accederemos a una ventana donde podrá ver y


gestionar todos los documentos relacionados con el cliente
seleccionado.

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Proveedores, clientes y artículos

FacturaPlus nos muestra esta ventana, donde podrá acceder a los


distintos documentos del cliente seleccionado: Pedidos, Albaranes,
Facturas y Abonos, etc.

5. COPIAS DE SEGURIDAD

Para finalizar la lección, describiremos la manera de realizar


copias de seguridad en el programa.

En este aspecto, es importante realizar copias de seguridad


regularmente, ya que esto le puede evitar problemas mayores o ahorrar
mucho trabajo, en caso de que se estropee el ordenador o suceda
cualquier otra circunstancia anómala.

El trabajo con las copias de


seguridad se realiza desde el SP
Panel de Gestión. Si se encuentra
trabajando en FacturaPlus, debe
cerrar este programa para acceder a
esta opción de copias de seguridad.

El botón Copias de
Seguridad ,
que se encuentra en el panel
izquierdo de la ventana de SP Panel
de Gestión, es el que utilizaremos
en este caso.

Al pulsar este botón, y de la


misma manera que al entrar en el
programa FacturaPlus, debemos
identificarnos como usuarios
registrados.

En el nuevo cuadro que aparecerá a continuación configuraremos


el comportamiento del proceso de copia de seguridad.

Primero debemos seleccionar la empresa o empresas de las que


queremos realizar la copia. Podemos utilizar el botón Seleccionar para
marcar la empresa seleccionada o pulsar Todas o Ninguna para
marcarlas o desmarcarlas todas.

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Proveedores, clientes y artículos

Con el botón Copiar Imágenes y Documentos puede activar o


desactivar, para la empresa seleccionada en la lista, la copia de las
imágenes y documentos que haya asociado en las distintas opciones del
programa.

La opción
Copia
completa
realiza una
copia
completa,
incluyendo
todos los
ficheros
maestros y los
ficheros
comunes a
todas las
empresas.
Esto puede ser
útil si desea
reinstalar el
programa en
otro
ordenador y
quiere
conservar
todos los
datos.

Podemos introducir el Autor de la copia y los Comentarios que


queramos. Esta información nos puede servir de ayuda a la hora de
recuperar la información, ya que podremos verla antes de restaurar la
copia de seguridad.

Finalmente, con el botón Destino estableceremos la ruta donde se


almacenará la copia de seguridad.

Una vez establecidas las opciones adecuadas, pulse el botón


Aceptar de esta ventana para realizar la copia de seguridad.

Al finalizar el proceso aparece un resumen de la generación de la


copia de seguridad, que también estará disponible en el archivo
_INFORME.TXT, que estará en el destino que haya indicado al
configurar la copia.

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Si accede a la ruta indicada como destino, podrá ver varios


archivos, que conforman la copia de seguridad realizada. Puede copiar
estos archivos en otro ordenador, en un CD-ROM, en una unidad de red
o en cualquier otro lugar, de forma que queden almacenados en lugar
seguro.

Desde esta misma opción de Copias de Seguridad también


puede restaurar o recuperar la información que haya guardado
previamente al realizar una copia de seguridad, en este caso desde la
ficha Recuperar de la ventana de Copias de seguridad.

Lo único que tenemos que hacer es indicar la ubicación de los


ficheros de copia de seguridad a través del botón Origen, seleccionar la
empresa o empresas adecuadas y aceptar.

Los archivos con extensión CAT son los catálogos de copias.


Estos ficheros contienen la información sobre las empresas que se han
almacenado en dicha copia de seguridad, y éste es el tipo de ficheros
que debe seleccionar al pulsar el botón Origen.

Al seleccionar una copia de seguridad, aparte de mostrarse las


empresas que tiene almacenadas dicha copia de seguridad, también se
muestra el autor de dicha copia, los comentarios y la fecha y hora en
que se realizó la misma.

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Proveedores, clientes y artículos

Vaya con cuidado al restaurar los datos de una empresa que ya


exista en el programa, porque todos sus datos serán sustituidos
por los que tenga la copia de seguridad.

En caso de que la empresa no exista en el programa, se añadirá


automáticamente a la tabla de empresas.

Por otro lado, es recomendable que, después de recuperar una


copia de seguridad, realice una organización de ficheros en
las empresas de las que haya recuperado los datos.

Por otra parte, en la ventana del SP Panel de Gestión también


existe un botón para realizar la organización de ficheros
. La diferencia entre ejecutar este comando
desde el SP Panel de Gestión y el que existe desde dentro del
FacturaPlus es que desde aquí puede reorganizar la información de
todas las empresas que tenga creadas (o de las que seleccione), y no sólo
de la empresa con la que esté trabajando.

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