SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO:

VERSIÓN:
FECHA:

Control de la Información Documentada

Coqui CAFÉ mantiene documentado como, medio de asegurar que los productos y/o servicios
proporcionados por las áreas involucradas en el alcance del sistema, cumplan con los requisitos
especificados. La documentación incluye: la Política de la Calidad, los Objetivos de la Calidad, el
alcance del SGC.
Los procedimientos del SGC requeridos por la Norma ISO 9001:2015.:

Documento PROCEDIMIENTO

P-001 Revisión por la Dirección

P-002 Elaboración de procedimientos
P-003 Control de la Documentación y los datos
P-004 Control de Registros
P-005 Compras y control de los proveedores
P-006 Control de los productos suministrados por el cliente
P-007 Identificación y trazabilidad del producto
P-008 Control de las operaciones de producción
P-009 Mantenimiento de los equipos de producción
P-010 Inspección y ensayo
P-011 Control de las no conformidades
P-012 Acciones correctivas y preventivas
P-013 Control de los registros de calidad
P-014 Auditorías Internas de calidad
P-015 Dirección y Mejora continua
P-016 Satisfacción del cliente
P-017 Medio Ambiente

Los procedimientos documentados necesarios para asegurar la eficacia de la planificación,

operación y control de los procesos de Coqui CAFÉ señalados en el alcance de este Manual, con
sus respectivos procedimientos. En cada uno de estos procedimientos se mencionan los
documentos internos y registros de calidad requeridos por el SGC de Coqui CAFÉ y por la Norma
ISO 9001:2015.

Coqui CAFÉ; deberá identificar todos los documentos, guías, procedimientos, manuales etc.
También la documentación deberá ser almacenada en formato escrito y virtual; conservándolo y
protegiéndolo. La información documentada deberá ser actualizada tanto física como virtualmente si
la organización realice algún cambio o mejora. Asegurar que las versiones apropiadas de los
documentos aplicables estén disponibles en las zonas de aplicación. Prevenir el uso no intencionado
de documentos obsoletos e identificarlos adecuadamente si se conservan con cualquier propósito.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:

Los documentos del sistema de gestión de calidad deben estar identificados con los siguientes datos:
 Nombre descriptivo del contenido del documento
 Código identificatorio del documento
 Número de versión del documento
 Fechas de creación y revisión (si corresponde) del documento.
 Autor del documento.
 Nombre de quien aprobó el documento.

A esos efectos, se recomienda el uso del siguiente encabezado:

CODIGO:
VERSIÓN:
FECHA DE CREACIÓN:
Nombre descriptivo REVISADO:
REDACTADO POR:
APROBADO POR:
N° DE PÁGINAS:
Este documento, cuando está impreso, puede ser obsoleto. Verifique que sea la versión actual en el
Catálogo de Documentos Vigentes de la Intranet.

No obstante, se admite otro formato cuando sea requerido por las características del documento (por
ejemplo: contratos, formularios pre impresos, documentos que tienen una regulación legal, etc.)
El código del documento consiste en una cadena de texto formada por las letras PR (procedimiento),
I (instructivo), R (registro), F(formulario) o PL (planilla) más una sigla del nombre del documento o
del proceso al que refiere.

Todos los documentos vigentes se encuentran en el Catálogo de Documentos de la Intranet. Una

vez impresos, no se puede garantizar la vigencia de la versión impresa, la cual debe verificarse en
la intranet. Los documentos deberán tener una leyenda que así lo exprese.

Sólo las personas autorizadas por el Responsable de Calidad pueden incluir o excluir documentos
del catálogo de documentos. La Dirección podrá definir que algunos documentos sean confidenciales
y de circulación reservada. Para acceder a ellos desde el catálogo de documentos, los usuarios
deberán autenticarse con nombre y contraseña.

Los documentos de circulación reservada estarán identificados con una leyenda que así lo exprese.
La lista de documentos de circulación reservada y de las personas que pueden acceder a cada uno
de ellos se lleva en el documento LDCR (Lista de documentos de circulación restringida ), aprobada
por la Dirección.
Los procedimientos e instructivos deben ser revisados por lo menos una vez al año para garantizar
que siguen cumpliendo su propósito. Esta revisión debe documentarse en el encabezado y en el
historial de cambios del documento.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:

De esta revisión podrá surgir que el documento fue “revisado, sin cambios”, o bien podrá ser
necesario realizar cambios al documento, lo cual conlleva a una nueva versión del mismo. La primera
versión de un documento es la número 0(cero), incrementándose de uno en uno cada vez. No se
admiten subversiones (por ejemplo 0.xx).
Al final del documento lucirá un historial de cambios con la siguiente forma:

HISTORIA DE REVISIÓN DE DOCUMENTO

Revisado Fecha Elaborado Descripción del Cambio

xxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx

Control de Documentos:
Coqui CAFÉ cuenta con el Procedimiento el Control de Documentos y datos P-003 para controlar
los documentos requeridos por el SGC y los relacionados con los requerimientos de la Norma ISO
9001:2015, así mismo, define el mecanismo de control para documentos externos.

En el procedimiento documentado para el Control de Documentos se establecen los controles para:

 Aprobar los documentos pertenecientes al SGC previos a su emisión.
 Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente.
 Identificar los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
 Tener disponibles las versiones pertinentes de los documentos en las áreas involucradas.
 Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
 Identificar y controlar la distribución de los documentos de origen externo.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
 Estructura, identificación y contenido de los documentos
 Emisión, revisión, actualización y nueva aprobación de los documentos cuando sea necesario
 Versiones actualizadas en los distintos puntos de uso
 Legibilidad y accesibilidad de los documentos
 Previsión del uso no intencionado de documentos obsoletos, identificándolos de manera
adecuada

Control de Registros
Coqui CAFÉ ha establecido un procedimiento para conservar los registros necesarios de acuerdo
con los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001:2015, y asegurarse de que se encuentren
legibles, fácilmente identificables y recuperables. El procedimiento documentado para el Control de
Registros P-004, se definen los controles necesarios para identificar, almacenar, recuperar, retener
y disponer de los registros de calidad.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CÓDIGO:
VERSIÓN:
FECHA:

Matriz de Responsabilidades y Autoridades en la documentación del Sistema de Gestión de

Calidad
Perfil Responsable de Perfil Responsable del
Perfil Responsable de revisar el Perfil Responsable de
elaborar el control documental
Documento aprobar el Documento
Documento
• Verificar la pertinencia en
cantidad y descripción de las
actividades documentadas.
• Verificar la pertinencia de los • Verificar que la
documentos durante su codificación asignada
• Escribir implementación. corresponda a las
Verificar:
exactamente cómo • Constatar que las directrices
• Que el contenido
se realizan las modificaciones efectuadas a los establecidas.
técnico sea correcto.
actividades. documentos, sean necesarias y • Actualizar el Listado
• Que lo descrito sea
• Realizar
FUNCIONES

suficientes según el objeto y Maestro de

razonable.
seguimiento al alcance del documento. Documentos.
• Que la información
documento hasta su • Verificar que la plantilla y • Identificar y distribuir
descrita dé alcance
implementación. codificación, estén alineadas las copias controladas.
al cumplimiento de
• Realizar los con lo descrito en el • Disponer de los
las normas vigentes
cambios al Procedimiento para el control de documentos obsoletos.
de Calidad, legales y
documento que sean documentos y en él. • Mantener actualizado
técnicas.
requeridos. • Verificar la trazabilidad del el archivo magnético de
• Que las funciones y
• Elaborar el documento, así como la los documentos
responsabilidades
documento en la alineación con el(os) proceso(s) originales y obsoletos.
sean pertinentes a lo
plantilla aprobada vinculante(s). • Verificar que el
establecido
para tal fin. • Constatar la asignación de documento éste
responsabilidades y el alcance elaborado en la plantilla
de las mismas, de conformidad aprobada para tal fin..
con el proceso, la gestión
documental, el tipo de
documento.

Responsabilidades y Autoridades en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad

Clase de Perfil Responsable de Perfil Responsable de Perfil Responsable de Perfil Responsable del
Documento elaborar el Documento revisar el Documento aprobar el Documento control documental
Coordinador del
Manual Líder del proceso. Líder del proceso Gerencia General Sistema de Gestión
de Calidad.
Política y Coordinador del Coordinador del Coordinador del
objetivos Sistema de Gestión Sistema de Gestión Gerencia General Sistema de Gestión
de calidad de Calidad. de Calidad. de Calidad.
Coordinador del Coordinador del
Procedimie Responsables del
Líder del proceso. Sistema de Gestión Sistema de Gestión
nto sistema de Gestión
de Calidad. de Calidad.
Coordinador del Coordinador del
Responsables del
Formato Líder del proceso. Sistema de Gestión Sistema de Gestión
sistema de Gestión
de Calidad. de Calidad.
Coordinador del Coordinador del
Documento
No aplica. Sistema de Gestión No aplica. Sistema de Gestión
s externos
de Calidad. de Calidad.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: