Metodologia para La Implementacion de Las 5's
Metodologia para La Implementacion de Las 5's
Metodologia para La Implementacion de Las 5's
1. INTRODUCCIÓN
1.1. SIGNIFICADO
Son las iniciales de cinco palabras japoneses: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu,
Shitsuke
1.2. CARACTERÍSTICAS
Es aplicable a todo tipo de organización.
En cualquier puesto de trabajo, oficina, almacén, archivos, áreas
públicas y de recepción, centros de capacitación, talleres, laboratorios,
etc.
Propicia la participación del personal en los procesos de mejora.
Busca mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y
limpieza del centro de trabajo, propiciando un ambiente adecuado,
agradable y seguro.
Las 5 S’s no son los trabajos de limpieza que se organizan ante la
visita del Consejo de Administración, políticos, clientes importantes o
auditores.
No es una cuestión de estética sino de funcionalidad y eficacia.
Puede considerarse un paso previo a la implantación de cualquier
proyecto de mejora continua en la organización.
1.3. BENEFICIOS QUE PUEDE APORTAR
Mejorando el nivel de 5 S´s se obtiene mayor productividad debido a
que se reducen:
Las actividades que no agregan valor.
Los desperdicios y productos defectuosos.
Las averías.
Los accidentes.
El nivel de inventarios.
Los movimientos y traslados inútiles.
El tiempo para localizar herramientas y materiales.
2.1. COMPROMISO
La organización deberá estar convencida y comprometida con la
implementación de las 5 S’s por lo que todos los niveles de la organización
tendrían que formar parte de la implantación.
Habrá elementos a los que se les conoce con dos nombres diferentes.
Ante esto elija uno. Esto evitará confusión.
Para facilitar la colocación de los elementos en el sitio adecuado, se podrá
dibujar el entorno del elemento en el lugar donde se le ubicará.
Los pisos podrán ser trazados con líneas y marcas que permitan dividir e
identificar los pasillos, lugares reservados para fines específicos, zonas de
maniobras, zonas de peligro, rutas de evacuación, extintores, botes de
basura, etc.
Para ordenar los elementos tome en cuenta las siguientes
recomendaciones:
a) Haga un estudio para aprovechar los espacios.
b) Coloque los letreros que sean necesarios, que sean visibles y
entendibles:
Indicadores de ubicación.
Indicadores de cantidad.
Nombre de las áreas de trabajo.
Localización de stocks.
Lugar de almacenaje de equipos.
Disposición de maquinas.
Puntos de limpieza y seguridad.
Otros que considere.
c) Tenga solo un número adecuado de archiveros, anaqueles o repisas.
d) No deje a la vista alambres ni cajas eléctricas abiertas.
e) Tenga solo las herramientas y materiales de trabajo necesarias.
f) Ubique las herramientas y materiales en un el lugar limpio y en el orden
en que las utilice.
g) Proteja adecuadamente los instrumentos de medición.
h) Aplique también criterios de seguridad, esto es, que los elementos no
estén en riesgo de caerse, no estorben y que no estén cerca de
actividades o elementos que puedan ocasionar un siniestro.
i) Que los elementos estén protegidos contra deterioro, como oxidación,
golpes, o contaminarse.
Beneficios que se obtendrán:
Factores de éxito:
Incentivar la actitud de limpieza del sitio de trabajo.
Mantener la clasificación y el orden de los elementos.
Apoyar un fuerte programa de entrenamiento.
Suministrar los elementos necesarios para su realización.
Dedicar el tiempo requerido para su ejecución.
BIENESTAR PERSONAL
Consiste en mantener la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de
trabajo adecuada, elementos de protección personal, así como mantener un
entorno de trabajo saludable y limpio.
Si las máquinas e instalaciones son importantes y por eso las cuidamos y damos
mantenimiento, entonces porque no hacer esto con el elemento humano, que es
el que agrega valor en los procesos. Por tal motivo, es importante cuidar y
mantener su salud y seguridad, a través de descansos, ejercicios físicos livianos,
proporcionando buenas condiciones de iluminación, protección contra ruido,
buena ventilación, eliminando malos olores, dotando de mobiliario y equipo
ergonómico, etc., lo cual se verá compensado al disminuir las ausencias por
enfermedades, el agotamiento físico y los accidentes y un incremento de la
productividad.
El bienestar es un factor crítico para lograr las acciones propuestas ya que si los
trabajadores están mal física y/o mentalmente, será difícil mejorar el ambiente de
trabajo, por lo que las 5 S’s no se alcanzarían por convicción sino por imposición.
Para obtener mejores condiciones de trabajo la organización y el personal
deberían tomar acciones, tales como:
Acciones de la organización:
Mantener una iluminación adecuada de las instalaciones.
Mantener control del ruido o proporcionar tapones auditivos.
Eliminar los olores indeseables, sobre todo los tóxicos, y el humo o el polvo
a través de una buena ventilación o sistemas de filtrado.
Mantener la temperatura y la ventilación adecuada.
Controlar o evitar la exposición de vibraciones.
Realizar campañas de vacunación y revisar la calidad del servicio médico
que se le brinda al personal dentro de las instalaciones.
Proporcionar equipo de seguridad y protección adecuado.
Mantener en condiciones de higiene los servicios comunes: comedor,
baños, casilleros, utensilios, vestidores, áreas para descanso, etc.
Adecuar la ergonomía del mobiliario, equipo e instalaciones de trabajo.
Exhortar al personal a una imagen pulcra, y que cumpla con las normas de
higiene y seguridad.
El personal debería:
Utilizar correctamente el equipo de seguridad y cumplir con las normas.
Es común que algunos trabajadores no siempre aceptan usar los
elementos de protección, es ahí donde la disciplina toma importancia
fundamental, por lo que se deberá brindar la información suficiente para
crear consciencia de los riesgos.
Cuidar nuestro aseo personal (baño diario, peinado, ropa limpia, etc.)
Vestir adecuadamente, acorde a las características del trabajo.
Eliminar o moderar el consumo de alcohol y de tabaco
Mantener una alimentación balanceada e higiénica.
Descansar lo suficiente.
Conservar una actitud positiva hacia la vida.
Guardar el equilibrio entre los problemas personales y de trabajo.
Visitar regularmente al médico, como medida preventiva.
Tener una vida equilibrada que combine la capacitación, superación
personal, deporte, recreación y todo lo que contribuya a la plenitud del
ser.
Mantener una armonía familiar.
ESTANDARIZACIÓN
Se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica de
las tres primeras S’s. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación
de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.
Esta "S" constituye la etapa más difícil de alcanzar, ya implica establecer nuevos
hábitos de orden y limpieza y modificar aquellos que pueden echar atrás lo que
se ha logrado con las 4 S’s, tendremos que luchar contra nuestra natural
resistencia al cambio.
La 5ª. S consiste en establecer y mantener un nuevo orden de vida en el trabajo,
cumpliendo cotidianamente con las normas o estándares de trabajo.
Es común ver organizaciones que después de semanas o meses de haber
intentado la implementación de las "5 S's", regresan al ambiente original, donde
las aéreas están sucias y desordenadas. Existe la tendencia de volver a hacer las
cosas como antes.
La indisciplina, ésta se refleja en:
La impuntualidad.
El desorden.
El incumplimiento de normas de seguridad e higiene.
El retraso de reuniones.
Las constantes distracciones personales.
Los cambios constantemente de los programas.
Los elementos de trabajo fuera de su lugar.
Los lugares de trabajo están sucios, etc.
Consecuencias de la indisciplina:
Causa común de los fracasos.
Afecta a los demás cuando se trabaja en equipo.
Hace perder la confiabilidad como persona y como empleado.
Incumplimiento de compromisos
Pérdida de tiempo para localizar los elementos requeridos
Las 5S’s no pueden prosperar sin disciplina.
La disciplina
Disciplina es el apego a una serie de leyes o reglas que norman la vida de una
comunidad, de la organización o a nuestra propia vida; la disciplina es orden y
control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades
mentales, físicas o morales.
El éxito va acompañado de la disciplina, las casualidades son temporales “la
buena suerte no perdura”.
Practicando y practicando es como lograremos cambiar nuestros hábitos.
Cuando se practica continuamente SEIRI, SEITON, SEISO Y SEIKETSU se ha
adquirido el hábito requerido, por lo que han logrado la disciplina.
Acciones para Promover la Disciplina
La disciplina se puede alcanzar si como trabajadores de la organización nos
volvemos conscientes y asumimos un compromiso real, verdadero, genuino
legitimo para cambiar nuestros hábitos y mantener una disciplina de orden y
limpieza.
La organización, debería entonces comprometerse a:
Cumplir y vigilar que se cumpla de manera sistemática con los estándares
de trabajo establecidos.
Asegurarse de que están definidas claramente las responsabilidades y que
éstas las conoce y comprende el personal.
Crear conciencia de la importancia del orden y la limpieza y de cómo
contribuye cada trabajador, o bien de los efectos del desorden y la
suciedad.
Educar al personal sobre los principios y técnicas de las 5 S’s.
Hacer partícipe al personal en la búsqueda de soluciones y de acciones de
mejora.
Asegurarse de la eficacia del entrenamiento en las actividades que implica
el programa.
Reconocer el desempeño sobresaliente y estimular a quienes aún no lo
logran.
Retroalimentar de inmediato cuando no se logran los resultados.
Establecer un proceso y herramientas de seguimiento eficaz para verificar
y evaluar el cumplimiento sistemático y el progreso en cada área.
Propiciar respeto por la preservación del orden y la limpieza de las áreas
comunes y de las que visitamos.
Establecer ayudas visuales que nos recuerden u orienten para mantener el
orden y la limpieza.
Ser congruentes como jefes, demostrando con el ejemplo y con hechos.
Asumir con entusiasmo la implantación de las 5 S’s.
Crear un equipo promotor o líder para la Implementación en toda la
entidad.
Suministrar los recursos para la implantación de las 5 S’s.
Recorrer las áreas, por parte de los directivos.
Publicar fotos del "antes" y "después".
Difundir boletines informativos, carteles, usos de insignias.
Establecer rutinas diarias de aplicación, por ejemplo, los "5 minutos de 5
S’s", eventos mensuales y semestrales.