Tecnología

POLÍTICA DE ASIGNACIÓN Y USO

DE EQUIPOS DE TECNOLOGÍA
T - TYC
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TEC - 01

DIARIO EL TELEGRAFO
Guayaquil, Marzo 2009
 Política T-TYC-
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TEC --01
--01 Elaborado: 29/01/09 Revisión Nº: 00

POLITICA DE ASIGNACIÓN Y USO DE EQUIPOS DE TECNOLOGÍA

INDICE

1. OBJETIVO................................................................
................................................................................................................................
......................................... 3
2. ALCANCE................................................................
................................................................................................................................
.......................................... 3
3. REFERENCIAS ................................................................................................................................
................................ ................................................................. 3
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................................................................................
................................ ........................................ 3
ANCHO DE BANDA: ES LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN
IN O DE DATOS QUE SE PUEDE ENVI ENVIAR A TRAVÉS DE
UNA CONEXIÓN DE RED EN UN PERÍODO DE TIE
TIEMPO DADO ................................................................
...................................................... 3
5. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................
................................ ................................................... 3
6. DESARROLLO ................................................................................................................................
................................ .................................................................. 3
6.1 POLÍTICAS DE ASIGNACIÓN
IÓN Y USO DE LOS EQUIPOS
EQU DE TECNOLOGÍA DEE LA EMPRESA ......................... 3
6.1.1 Políticas de Asignación de los Equipos de Tecnología ................................................................................................
.....................................................3
6.1.1.1 De la responsabilidad de los usuarios: ................................................................................................
.........................................................................4
6.1.2 Del Uso de los Equipos de Cómputo: ................................................................................................................................
..................................................5
6.1.3 Del Uso del Internet, Correo Electrónico y Aplicaciones que consuman Ancho de Banda de Comunicación de la Empresa: ...6
6.1.4 Del Uso de los programas, correo electrónico y aplicaciones que utilicen recursos de almacenamiento: .................................7
6.1.5 Del Uso de los dispositivos periféricos: ................................................................................................
.............................................................................7
6.2 POLÍTICAS DE ASIGNACIÓN
IÓN Y USO DE EQUIPOS DE COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
FÓNICA .................................. 8
6.2.2 Políticas de Asignación de Equipos de Comunicación Telefónica................................................................
Telefónica ...................................................................8
6.4 DEVOLUCIÓN DE LOSS EQUIPOS DE TECNOLO
TECNOLOGÍA ................................................................
................................................................... 9
7. TABLA DE REVISIONES................................................................................................................................
................................ ................................................ 10
8. HOJA DE APROBACIONES ................................................................................................................................
................................ .......................................... 10
9. ANEXOS ................................................................
................................................................................................................................
......................................... 10

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por: Vigencia:

Gerente Tecnología y Gestión de Calidad. Director / Gerente General. Director / Gerente General NO CADUCA
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para asignar los equipos de tecnología a los colaboradores de la empresa
dependiendo de la función que realizan y el cargo en que se desempeñan.

2. ALCANCE
Estas políticas aplican a todos los colaboradores de la empresa y a aquellas terceras personas que el
diario les haya asignado algún equipo o recurso tecnológico para su uso.

3. REFERENCIAS
Reglamento Interno

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Ancho de Banda: ess la cantidad de información o de datos que se puede enviar a través de una conexión de red en un período de
tiempo dado
Identificación de Usuario: conjunto de caracteres alfanuméricos que sirven para identificar a un usuario para su acceso a un equipo de
cómputo, a una red de área local o a alguna aplicación.
Contraseña: conjunto de caracteres alfanuméricos que permite al usuario de un sistema o de una red el acceso a determinado recurso o
a la utilización de algún servicio dado.
Nombre de máquina: información que utiliza Windows para identificar un equipo en la red.
Dirección IP: número que identifica de manera lógica y jerárquica a una interfaz de un dispositivo (habitualmente una computadora)
dentro de una red que utilice el protocolo IP.
IP

5. RESPONSABILIDADES
Responsable de la elaboración del documento:
• Gerente de Tecnología y Gestión de Calidad

Responsable de la revisión del documento:

• Gerente General

Responsable de la aprobación del documento:

• Gerente General

Responsable por la difusión y distribución del documento:

• Organización & Métodos

6. DESARROLLO
6.1 Políticas de Asignación y uso de los Equipos de Tecnología de la Empresa
6.1.1 Políticas de Asignación de los Equipos de Tecnología

• La empresa asignará un equipo de cómputo a los colaboradores que por la naturaleza de su

cargo lo requieran.
• Al ingresar un nuevo colaborador o crearse un nuevo cargo, el
el área de Desarrollo Humano
debe solicitar a la Gerencia de Tecnología el equipamiento necesario e indicar las actividades

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que se realizarán con el mismo; esta solicitud debe hacerse a través del formulario de
requerimiento de equipos o inversiones.
• El área de Tecnología será quién evalúe el tipo de equipo que se debe asignar, y si esté será
adquirido o reasignado.
• La asignación del tipo de equipo sese la hace al cargo o función, por tanto, si una persona
cambia de función o cargo, el equipo asignado debe permanecer en el cargo para el que fue
asignado y en la nueva posición
posición a la que se lo ha transferido se deberá analizar y requerir un
equipo en caso de ser necesario.
• Los equipos portátiles tipo Laptop serán asignados a aquellas posiciones que por su
movilidad lo requieran y en este caso deberán ser aprobados por el gerente de división
respectivo y el gerente general.
general
• Además de los equipos de cómputo, existen cargos que por su función requieren equipos de
tecnología adicionales como es el caso de las cámaras de foto, lentes y demás accesorios
fotográficos.
• Al momento de la entrega del equipo, se entregará también una identificación de usuario y
una contraseña con las cuales el usuario podrá ingresar a trabajar en la red del diario. Cada
equipo de usuario será identificado por un nombre de máquina y/o y por una dirección IP,
estas estarán indicadas en el acta de entrega del equipo y serán únicas por cad cada equipo.
• La empresa no permite que los colaboradores ingresen a la empresa los siguientes equipos
electrónicos que no hayan sido asignados
asign por la empresa para su uso: laptops, impresoras,
equipos de comunicación, computadores de escritorio, monitores y discos scos de
almacenamiento externo, equipos de televisión, equipos de video,
video, DVDs, cámaras de foto,
radios y equipos de música de escritorio.

6.1.1.1 De la responsabilidad de los usuarios:

• Todos los equipos serán entregados mediante un acta de entrega/recepción en la cual se
detallará todos los equipos que se entregan, sus componentes y el software que se le ha
instalado (en caso de que aplique).
aplique) A partir de ese momento él colaborador será
responsable de los equipos
equipo y accesorios que le han sido entregados, de su cuidado y su
buen uso.
• La empresa tiene los equipos electrónicos asegurados bajo una póliza de seguro.
• En caso de que un equipo tipo móvil (sea este laptop, cámara de foto o ac accesorios) sea
robado, hurtado o extraviado, el colaborador deberá proceder de inmediato a reportarlo a la
Gerencia de Tecnología y a Contraloría. En n el caso de robo deberá presentar también la
denuncia respectiva.
• En estos casos, contraloría
ontraloría procederá a realizar las gestiones pertinentes para que se procese
el reclamo del equipo al seguro. El departamento de tecnología asignará temporalmente
otro equipo provisional al usuario que podría ser otro equipo portátil o un equipo de
escritorio, dependiendo de la la disponibilidad de equipos que se tenga en ese momento.
• El valor correspondiente al deducible de la prima del seguro será cancelada por el
colaborador que sufrió la pérdida del equipo a través de descuento por el rol rol. El valor a
descontar será el que lal compañía de seguros notifique, siendo el valor mínimo de $300.
• Se exceptúa el descuento del deducible a los colaboradores en aquellos casos de robo con
violencia en el sitio de trabajo. Se considera sitio de trabajo a las instalaciones del diario y
también
én a las instalaciones donde se esté realizando una actividad de trabaj
trabajo que demanda

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la presencia de un equipo tecnológico del diario como sería el caso de una cobertura
fotográfica, o de una activación de marca que demande el uso de equipos del diario.

6.1.2 Del Uso de los Equipos de Cómputo

Cómputo:
• El departamento de Tecnología asignará y distribuirá los equipos de cómputo de acuerdo a
la funcionalidad que van a cumplir.
• La responsabilidad de las claves personales y de los equipos es de los usuarios a quienes se
les ha asignado, por tanto la responsabilidad del uso que se les de a los mismos recae sobre
el usuario.
• El departamento de Tecnología entregará a los usuarios los equipos de cómputo con el
sistema operativo, antiv
antivirus
irus y programas requeridos acorde a las funciones del usuario.
• Los programas a instalarse serán exclusivamente los que correspondan a la plataforma con
la que el diario ha decidido trabajar.
• Los computadores asignados a cada usuario solo deben de contenercontener las aplicaciones que el
departamento de tecnología ha instalado.
• Cualquier requerimiento que tenga un usuario respecto a instalación, desinstalación, o
actualización de sus programas d deberá
eberá ser solicitado vía correo electrónico al departamento
de tecnología,
ogía, quienes evaluarán el requerimiento y tomarán la decisión acorde a las
políticas de la empresa.
empresa
• La inserción de dispositivos como unidades de almacenamiento USB, CDs, diskettes o
cualquier otro, es de exclusiva responsabilidad de los usuarios, quienes deberán asegurarse
de que no sean ningún medio de contaminación de virus.
• Si un equipo requiere seguir algún procedimiento de formateo o reinstalación por problema
de infección de virus, o por algún daño que haya sufrido, el departamento de tecnología
únicamente
camente respaldará la información y documentos
documentos que se consideren de trabajo previo a
realizar el debido procedimiento.
• Cada usuario debe ser responsable de sacar el respaldo respectivo de la información que
maneja en su equipo de cómputo.
cómputo El departamento dee tecnología sólo es responsable de
respaldar y salvaguardar la información que se encuentra en los discos compartidos a través
de los servidores del centro de cómputo. En caso de que algún usuario requiera ayuda con
sus respaldos, deberá solicitarlo vía correo electrónico al departamento de tecnología para
que este le implemente el procedimiento más adecuado y su información pueda estar
asegurada.
• En caso de que un equipo de cómputo presente un mal funcionamiento, el usuario
responsable por el equipo deberá
deberá reportarlo de inmediato a través de un correo electrónico o
personalmente al departamento de tecnología. El departamento de tecnología hará una
evaluación del equipo para determinar el tipo de daño y la reparación que se requiere.
Dependiendo del daño y del tiempo de reparación que el equipo demande, en caso de que
este sea mayor a 24 horas el departamento de tecnología habilitará un equipo provisional
para que el usuario pueda realizar sus labores diarias; este equipo no necesariamente será
de las mismas
mas características del equipo original.
• De la evaluación que se realice del equipo dañado, se determinará lo siguiente:
o Si el equipo está en garantía y el daño puede ser procesado por garantía. En este
caso lo enviará al proveedor donde fue adquirido el equipo para que este haga la
reposición de la parte defectuosa y devuelva el equipo lo más pronto posible.

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o Si el equipo está fuera de garantía, se determinará si el equipo puede repararse

internamente en el diario o si requiere de una reparación en un serv
servicio técnico
autorizado.
o Si el daño es por falla eléctrica, se determinará la parte que debe ser reemplazada, y
si la reparación puede ser realizada en el diario o debe enviarse a una empresa de
servicio técnico. Adicionalmente se reportará el particular al área administrativa para
que tomen las medidas pertinentes respecto al punto eléctrico que causó el
problema.
o El departamento de tecnología también evaluará la causa del daño del equipo y si se
determina que es por mal uso del mismo,
mismo se procederá con la reparación, pero se
informará a contraloría para que el costo de la reparación del mismo sea descontada
al usuario responsable del equipo.

6.1.3 Del Uso del Internet, Correo Electrónico y Aplicaciones que consuman Ancho de Banda de
Comunicación de la Empresa:
Empresa
• A cada usuario se le asigna un buzón de correo electrónico dentro del dominio del diario.
Toda comunicación electrónica que el usuario reciba relacionada a su trabajo en el diario,
deberá canalizarse a través de su dirección de correo electrónico que la empresa le ha
asignado. Es responsabilidad de los usuarios informar a sus contactos la dirección
electrónica que se le ha asignado y de la necesidad de que las comunicaciones le sean
dirigidas de esa manera. Esta norma hace relación con la protección del ingreso de virus y
programas maliciosos a los equipos y red de cómputo de la empresa. Por lo tanto, está
restringido el acceso a páginas de correos de dominios públicos o distintos al dominio
“telegrafo”.
• El uso del correo del dominio “telegrafo” está limitado a las funciones de cada colaborador
excluyéndose por ejemplo el envío de correos masivos, información que atente contra la
moral y las buenas costumbres,
costumbres, cadenas de mail o archivos (especialmente multimedia) que
saturen la red y actividades no relacionadas
relac a la organización. En caso de uso no autorizado,
laa empresa podrá tomar las acciones que sean pertinentes.
• Cuando por alguna circunstancia se requiera comunicar una noticia a un grupo de personas
o a todo el personal este deberá ser canalizado a través
través de la Intranet, tal como lo indica la
Guía de Administración de la Intranet.
• El uso del Internet y todo lo relacionado, está permitido únicamente para temas relacionados
a la labor que el colaborador desempeñe en el diario y será asignado únicamente a las
personas que lo necesiten como herramienta de trabajo.
• Si alguna persona necesita acceso a internet o a alguna funcionalidad en particular, deberá
solicitarlo por escrito a su jefe inmediato superior y si este lo aprueba, deberá dirigir la
solicitud a la Gerencia de Tecnología.
• El uso de estas herramientas debe ser el apropiado y excluye actividades como: descargar
música, acceder a páginas inmorales,, instalar y participar en juegos en la red, cuartos de
chateo, Messenger,
nger, ver películas o videos en línea, o utilizar técnicas de by pass a los
controles establecidos.
establecidos. El incumplimiento de esta norma se considerará como una falta
grave de acuerdo al reglamento interno de la empresa.
• Se permite la participación en sitios de comunidades como hi5, facebook facebook, myspace, etc.,
únicamente por motivos relacionados al trabajo. En aquellos colaboradores que hagan uso
de estos sitios por motivos personales la empresa podrá tomar las acciones pertinentes.

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• A cada usuario se le ha asignado una cuota diaria de consumo de ancho de banda. Esta
cuota se asigna de acuerdo al cargo y al tipo de actividad que realicen los usuarios.
Cualquier solicitud de variación de la cuota deberá ser solicitada a la Gerencia de Tecnología
con su debida justificación y aprobación de su jefe inmediato.
• Existe un software instalado a través del cual se monitorean todas las actividades que se
realizan a través del enlace a Internet; con dicho registro se pueden validar los accesos no
autorizados. Estos reportes pueden ser solicitados en cualquier ier momento por los jefes de
área. El departamento de tecnología hace revisiones aleatorias y en caso de detectar
irregularidades enviará los reportes respectivos al jefe inmediato y al gerente de área
correspondiente. Laa empresa podrá tomar las acciones pertinentes.
• La instalación de programas y licencias en los equipos es de responsabilidad exclusiva del
personal del área de tecnología, ya que es esta área la responsable de llevar el control,
inventario y distribución de las licencias.
• La descarga de programas y actualizaciones de los programas que se tienen instalados es de
exclusiva responsabilidad del departamento de tecnología. El departamento de tecnología
será quien descargue periódicamente las actualizaciones de los productos que están
instalados en los equipos y propague su actualización a todos los equipos a través de la red
como lo considere más óptimo.

6.1.4 Del Uso de los programas, correo electrónico y aplicaciones que utilicen recursos
recursos de almacenamiento:
• Con la finalidad de optimizar el uso del recurso de almacenamiento, se han creado buzones
de correo con una capacidad limitada. Una vez que el tamaño del buzón llega a su máximo
el usuario no podrá recibir más emails. Cada usuario es responsable de vaciar su buzón de
correo para que este no se llene y pueda seguir recibiendo emails. La manera de vaciarlo es
eliminando aquellos emails que ya no son necesarios, o pasando a carpetas personales o de
archivo aquellos mails que necesita tener almacenados. La capacidad de los buzo buzones se la
ha asignado de acuerdo a los requerimientos de cada función y están detallados en una
tabla anexa a este documento. Los usuarios podrán pedir asistencia a las personas de
soporte a usuario para realizar esta operación, así como utilizar el instructivo
instr respectivo para
el adecuado mantenimiento de los buzones de correo, publicado en la intranet.
• El área de tecnología ha creado carpetas compartidas para grupos de usuario para que a
través de estas puedan compartir información. Cuando un usuario solicite
solicite la creación de una
carpeta compartida en uno de los servidores del centro de cómputo, debe hacerlo por
escrito y especificar el para qué se crea, el tipo de archivos que se copiarán a la misma y el
tamaño aproximado que se requiere, Estas carpetas deben deben ser utilizadas exclusivamente
para la finalidad que fueron creadas; explícitamente está restringido copiar películas, videos,
música, juegos o programas de entretenimiento, fotos personales, información que no está
relacionada al trabajo, etc.; en cuyo caso, el departamento de tecnología procederá a borrar
esta información y notificará el particular para que la empresa tome las acciones que sean
pertinentes.

6.1.5 Del Uso de los dispositivos periféricos:

periféricos
• La empresa sa cuenta con dispositivos periféricos compartidos entre los usuarios, entre los
cuáles los principales son las impresoras. La política de la empresa es que se tienda a
eliminar las impresoras personales y se utilicen impresoras departamentales.
• Se ha instalado impresoras departamentales en la planta baja, primero y segundo piso del
edificio, ya que estos son los pisos que tienen la mayor concentración de personas. Estas
impresoras tienen un administrador asignado, el cual es responsable del adecuado
funcionamiento de la impresora, de que la misma misma se encuentre en buen estado, de

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mantener la dotación de papel necesaria en la misma, y de reportar los problemas que se

puedan presentar al área de tecnología.
• Las impresoras deben ser utilizadas exclusivamente para temas relacionados al trabajo de
cada
da persona y no para temas personales. En caso de incumplimiento la empresa tomará
las acciones pertinentes.
• Los demás equipos periféricos tales como scanners, unidades externas
externas de disco, entre otras,
son equipos que se asignan bajo la custodia de algún usuario,
usuario, pero son de propiedad del
diario y este podrá disponer de los mismos según sea la necesidad. Estos equipos deben ser
utilizados de manera exclusiva para actividades relacionadas al trabajo. En caso de
incumplimiento la empresa podrá tomar las acciones
acciones que sean pertinentes.

6.2 Políticas de Asignación y uso de Equipos de Comunicación Telefónica

6.2.2 Políticas de Asignación de Equipos de Comunicación Telefónica
• La empresa cuenta con una central telefónica la cual manejará y controlará todas las líneas
telefónicas que la empresa tiene contratadas, además de las bases celulares.
• La empresa asigna equipos telefónicos a las funciones que por sus labores requieran del uso
de un equipo telefónico.
• La central con la que cuenta la empresa permite conectar equipos
equipos de tipo IP, Digitales y
Analógicos.
• La asignación de los modelos de teléfono y sus opciones se detallan a continuación:

Modelo de Teléfono Tipo de Usuario Opciones

Dirección General - Acceso a las líneas locales

Teléfono IP de pantalla
- Acceso línea DDI
completa Gerencia General - Acceso a las líneas celulares

Localidades remotas de - Acceso a las líneas locales de

atención al cliente conectados la central del diario
a través de una conexión - Acceso a las extensiones de los
internet con la central del usuarios de las centrales de
Teléfono IP de pantalla diario Quito y Guayaquil
sencilla
Persona de soporte de la
central telefónica para realizar - Acceso a las líneas locales
funciones de programación y - Acceso a las líneas celulares
pruebas de la central

- Acceso a las líneas locales

Teléfono Digital de Sub-dirección y Gerencias de
- Acceso línea DDI
pantalla completa Área
- Acceso a las líneas celulares

- Acceso a las líneas locales

Asistentes de Gerencia - Acceso línea DDI
Teléfono Digital Sencillo - Acceso a las llíneas celulares

Responsable de Compras - Acceso a las líneas locales

- Acceso línea DDI

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- Acceso a las líneas celulares

Ejecutivos de Atención al - Acceso a las líneas locales

Cliente - Acceso a las líneas celulares

- Acceso a las líneas locales

Tesorería
- Acceso a las líneas celulares

Editores y Periodistas (equipos - Acceso a las líneas locales

compartidos cada 2 personas) - Acceso a las líneas celulares

Teléfonos Analógicos Usuarios operativos que

- Acceso a las líneas locales
Inalámbricos requieren movilidad

Teléfonos Analógicos - Acceso a las líneas locales

Vendedores, jefes, y
con pantalla y manos - Acceso línea DDI
coordinadores de área
libres - Acceso a las líneas celulares

Teléfonos Analógicos
Otros Colaboradores - Acceso a las líneas locales
Sencillo

• Los usuarios son responsables del buen uso que se de al recurso de comunicación
telefónica, por tanto tienen la responsabilidad de activar el bloqueo del equipo una vez que
terminan su jornada laboral.
• Todas las llamadas entrantes, salientes e internas son registradas
registradas a través de un programa
de monitoreo de la central telefónica. La empresa monitoreará el buen uso de este recurso
y en caso de detectar uso inapropiado del mismo podrá tomar las acciones pertinentes.

6.4 Devolución de los Equipos de Tecnología

• Cuando una persona se retira de la empresa o cambia de función o cargo dentro de la
misma debe realizar la devolución de todos los equipos de tecnología que le han sido
asignado en el transcurso que se ha desempeñado en su cargo. El área de Recursos
Humanosos es responsable de comunicar este particular al área de tecnología. Esta
devolución estará sustentada por un acta de entrega/recepción.
• La devolución deber ser a una persona del área de tecnología, la cual se encargará de
comprobar que los equipos sean devueltos
devueltos en óptimas condiciones. En caso de que algún
equipo no sea devuelto, o sea devuelto en mal estado, la empresa procederá a realizar el
descuento correspondiente por la reposición de dicho equipo, el cual será descontado de
su sueldo (en el caso de cambio de cargo), o de su liquidación (en caso de salida de la
empresa).
• En caso de que el área de RRHH omita la comunicación al área de tecnología, será la
persona responsable de dicha área quien asuma cualquier particular que se pueda haber
encontrado con
on los equipos que se devuelven.
• Recursos Humanos deberá indicar también mediante un correo electrónico dirigido al
gerente de tecnología y con copia al inmediato superior de la persona que se retira de la

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