Inf-02 (04-2008) Funcenat
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Inf-02 (04-2008) Funcenat
AUDITORÍA INTERNA
FunCeNAT:
“Evaluación de la administración y manejo de Fondos
Públicos del CeNAT a través de FunCeNAT”
INF-002 (04-2008)
Abril, 2008
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1
1.1 ORIGEN ..................................................................................................................................... 1
1.2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 1
1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................... 1
1.4. ALCANCE ................................................................................................................................. 1
1.5 RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ............................................................... 2
1.6 REGULACIONES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ................................ 2
1.6.1. RESPONSABILIDAD POR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO............................... 3
1.6.2 DEBERES DEL JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS EN EL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO: .............................................................................................................. 3
1.6.3. LOS INFORMES DE AUDITORÍA: ..................................................................................... 4
1.6.4 CAUSALES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA: ............................................ 5
2. GENERALIDADES ......................................................................................................................... 5
4. RESULTADOS ................................................................................................................................. 8
I. Descripción del estudio realizado - Metodología
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen
El origen del estudio obedece al cumplimiento del Plan Anual de trabajo 2008 de la Auditoría Interna,
aprobado por el Consejo Nacional de Rectores y presentado a la Contraloría General de la República.
Verificar la existencia de un marco de control interno que garantice un adecuado manejo de los fondos
públicos.
a) Revisar que las partidas más significativas, de los Estados Financieros de la FunCeNAT, se
encuentran de acuerdo con las normas contables, y en apego a las regulaciones de los entes
fiscalizadores.
b) Dar prioridad a la revisión de las cuentas en las cuales se manejan y se registran fondos
públicos.
1.4. Alcance
El estudio comprendió el período entre octubre 2006 y diciembre 2007, aplicando técnicas de auditoría
y tomando muestras para evidenciar la revisión efectuada, según el criterio del auditor.
El período a analizar es de 15 meses, ya que en diciembre 2007, la Fundación solicitó el cambio del
período económico, operativo, presupuestario y contable, el cual era del 01 de octubre al 30 de
setiembre. El nuevo período quedó establecido, para uniformar todas sus actividades, iniciando el 01
de enero y concluyendo el 31 de diciembre.
La fuente de información utilizada para el desarrollo del estudio la constituyeron los archivos de la
Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología, el cuestionario de control interno aplicado a la
jefatura, y parcialmente a la contadora, entrevistas realizadas al personal, la observación e información
solicitada a otras dependencias Institucionales, así como estudios de auditoría interna y externa
realizados anteriormente.
Los fondos públicos de la FunCeNAT están conformados y registrados para su análisis en tres grupos:
1- CeNAT-MICIT: los cuales cubren la ejecución de las actividades de la Dirección General del
CeNAT, el CAI (Consejo Asesor Internacional), el CAE (Consejo Asesor Empresarial), Comunicación
Institucional, Gestión Ambiental, Ciencia-Cultura y Sociedad, LANOTEC (propiamente los gastos del
Director de ese programa)
2- Fondos del Sistema: los cuales cubren la ejecución de las actividades en los proyectos del PRIAS-
CeNAT, CLUSTER-CeNAT, LANOTEC-CeNAT.
3- Fondos Públicos: los cuales cubren la ejecución de los proyectos de CeNAT-Fondos Públicos,
CeNAT-Otros Recursos (Uso de Instalaciones), Fondo Operativo.
Los conformados en los dos primeros grupos fueron retomados por la FunCeNAT a partir de setiembre
2007, ya que en el 2006 la Auditoría Interna, basada en resultados de un estudio realizado, solicitó al
CONARE no traspasar fondos a la Fundación por inadecuado manejo y registro de los mismos. De
enero 2007 a agosto 2007, los fondos públicos incluidos en esos dos grupos, fueron administrados por
la contabilidad de OPES, por lo tanto, para estos dos grupos, son cinco meses los que corresponden al
alcance de la revisión.
En cuanto al tercer grupo, se revisó mediante muestras, los quince meses, pues no constituyen fondos
trasladados por el CONARE, sino que son fondos generados de la operación de la Fundación.
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados
obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa.
La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno que impera
en la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología (FunCeNAT), ente que administra los fondos
del Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT); actividad que fue evaluada de conformidad con las
normas y técnicas de auditoría generalmente aceptadas y emitidas por la Contraloría General de la
República.
“Artículo 4º—Aplicabilidad a sujetos de derecho privado. Los sujetos de derecho privado que
los sujetos de derecho privado que, por cualquier título, sean custodios o administradores de
fondos públicos, deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control
interno que al efecto emita la Contraloría General de la República.
Aparte de las otras sanciones que el ordenamiento jurídico pueda establecer, los sujetos de
derecho privado que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos o reciban
beneficios patrimoniales de entes u órganos estatales, podrán ser sancionados, según lo
dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº
7428, del 7 de setiembre de 1994, cuando incumplan lo estipulado en el párrafo anterior.
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en
cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados
entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de
Información y Seguimiento.
Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y
mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de
una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.”
(inciso e) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución, tanto de
fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados
por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos
riesgos.” (inciso f) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan para
valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; así mismo,
para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con
prontitud...” (artículo 17, Ley General de Control Interno).
Artículo 10. — Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del
jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de
control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar
las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
1.6.2 Deberes del Jerarca y los titulares subordinados en el sistema de Control Interno:
Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control
interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá
cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
[…]
c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones
formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría
externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.
[…]
Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que
permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta
como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,
recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el
desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados.
Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la
información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás
aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información
registrada.
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa
que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la
siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de
la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si
discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al
jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales
objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos
detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular
subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría
interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia
iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el
auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las
objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene
implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas,
en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes.
c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al
jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable
de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de
las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá
ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo
debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme
la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría
interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para
exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el
asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho
días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del
jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez
completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo
resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas
en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de
septiembre de 1994.
2. GENERALIDADES
La labor administrativa-contable de la FunCeNAT está conformada por cuatro funcionarios, los cuales
son:
1 Director Administrativo
1 Contadora
1 Auxiliar Contable
1 Asistente Contable y Administrativa
Este equipo de trabajo tiene a cargo la administración y control de los fondos públicos y privados del
Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT), así conferido mediante Ley 7806.
2.2.1. Ley 8151, Reforma al Artículo 18 de la Ley de Fundaciones del 03 de diciembre 2001
“Para contar con absoluta transparencia en la consecución, fuente, y manejo de fondos públicos
por parte de las fundaciones, éstas deberán llevar en una cuenta separada las donaciones que
reciban y procedencia de éstas, y deberán especificar en qué se invierten (...)”
2.3 Regulaciones de la Ley 7806, Autorización para Traspaso de un Inmueble al Centro Nacional
de Alta Tecnología
“Artículo 3: El Estado y sus instituciones quedan autorizadas para traspasar recursos al Centro
Nacional de Alta Tecnología, cuya administración y manejo será responsable la Fundación
Centro Nacional de Alta Tecnología, cédula jurídica No. 3-0006-213777. Los fondos públicos
que la Fundación administre de esta ley, se mantendrán bajo la supervisión de la Contraloría
General de la República.”
2.4 Limitaciones
Limitación en tiempo para el desarrollo de la auditoría, dado que se presentó un atraso en la entrega de
los Estados Financieros, porque la Contabilidad de la FunCeNAT cerró el período 2007, hasta en el
mes de febrero 2008. Los estados financieros, auxiliares y demás información financiero-contable fue
recibida paulatinamente después del 14 de febrero 2008, causa por la cual, se demoró el proceso de la
auditoría.
3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS
b) Prueba de egresos
c) Prueba de ingresos
d) Revisión de listados de facturación y recibos
e) Pruebas de cumplimiento
f) Pruebas sustantivas
g) Pruebas de control
h) Pruebas de inspección del área y de los activos fijos
i) Verificación de la clasificación de proyectos ejecutados con fondos públicos
j) Revisión de normativa interna y externa
k) Consultas a otras áreas relacionadas
l) Aplicación de cuestionarios de los cinco componentes de Control Interno, al Director
Administrativo de la Fundación
m) Aplicación de Cuestionario de Sistemas de Información a la Contadora de la Fundación
n) Entrevista a la Contadora de la Fundación
o) Consultas sobre la FunCeNAT y el CeNAT, así como visita a dichas áreas, dirigida por el
Director Administrativo de la Fundación
p) Revisión de correspondencia enviada y recibida
q) Revisión de expedientes donde se custodian los Presupuestos
r) Revisión de expedientes del personal directivo del CeNAT (de cada programa)
s) Obtención de conocimientos sobre el manejo de Fondos Públicos mediante el esquema de
Fondos Restringidos.
t) Obtención de conocimientos sobre la confección de estados financieros y la forma de
clasificar la información en ellos registrada
u) Obtención de conocimientos sobre los servicios que ofrece la Fundación y su relación con el
CeNAT
v) Obtención de conocimiento sobre el sistema de información financiero computarizado
utilizado por la Fundación.
w) Revisión de libros legales
3.4. Del total del universo auditable, se seleccionó una muestra al azar para revisar documentos de
respaldo, los meses seleccionados fueron: octubre 2006, noviembre 2006, julio 2007, agosto
2007, noviembre 2007 y diciembre 2007.
4. RESULTADOS
El detalle de cada hallazgo y su debida descripción se presentan en la Sección III de este mismo
informe, con la finalidad de proporcionar total claridad de cada uno de ellos, así como la inmediata
recomendación de esta unidad fiscalizadora.
Nivel de Riesgo
Nº Hallazgo
Alto Medio Bajo
No existe un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones
1 para la FunCeNAT ni para los diferentes programas del CeNAT que la X
Fundación administra.
No se cuenta con una Matriz de Delegación de Autoridad (control y
2 registro de firmas, monto y tipo de gasto que los funcionarios pueden X
aprobar y el área que les corresponde).
Los Estados Financieros y auxiliares no son revisados, analizados ni
autorizados, después de ser emitidos por la contadora de la Fundación,
3 X
y no cumplen con la normativa establecida por el ente fiscalizador ni
con las Normas Internacionales de Contabilidad.
Las notas a los estados financieros de la Fundación, no incluyen las
políticas contables más significativas y otras notas a los estados
4 financieros anteriores, incumpliendo las Normas Internacionales de X
Contabilidad, propiamente la NIC 1, referente a la presentación de
Estados Financieros.
No se realizan respaldos de la información financiera-contable que se
5 X
maneja de forma electrónica.
Concentración de actividades de control del SIC en la contadora,
6 quien concede accesos, administra el sistema, registra datos y revisa la X
información financiero-contable.
A pesar de que se cuenta con un software contable, la totalidad de los
auxiliares se elaboran en forma manual, porque el sistema no
proporciona los auxiliares necesarios, esto conlleva a que exista
7 X
triplicación de funciones por parte de la encargada de la contabilidad y
mayor margen de error al manipular constantemente los datos entre
auxiliares.
Desconocimiento de la normativa interna que regula la Fundación por
8 X
parte de la Administración.
Los proyectos ejecutados con fondos públicos no se mantienen en
archivos separados e independientes de los fondos privados, y
9 X
tampoco se administran en cuentas bancarias separadas de los fondos
privados.
En el Plan Anual Operativo 2007 del CONARE no aparece registrada
10 una partida de ¢18.080.500 que corresponde al presupuesto del X
PRIAS.
Se pudo determinar que no existe un control adecuado en los viajes al
11 X
exterior.
Nivel de Riesgo
Nº Hallazgo
Alto Medio Bajo
Se pudo observar falta de control y falta de normar los gastos
12 permitidos en cada uno de los proyectos de la Fundación, describiendo X
la actividad y el fin para el cual se requiere el desembolso.
No existen días específicos para pago a proveedores y confección de
13 transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los X
funcionarios de la Fundación.
Los fondos recibidos por la venta de imágenes no son depositados de
14 manera oportuna, estos son realizados varios días después de X
recibidos.
La contabilidad de la Fundación no tiene actividades de control que
aseguren que la totalidad de las ventas de imágenes del PRIAS sean
15 X
las realmente efectuadas, pues la factura y el recibo de dinero no
justifican la totalidad de servicio e imágenes entregadas al cliente.
No se pudo determinar si los precios por venta de imágenes están
basados en un estudio sistemático que garantice el valor real de
16 X
mercado, y que el PRIAS esté recibiendo la correspondiente
retribución por el “producto” elaborado.
No se lleva un adecuado control para facturar a la UNA-MATI el uso
de instalaciones, y el acuerdo firmado entre las fundaciones carece de
17 X
claridad en varios puntos, mostrando a su vez, diferencias con el
acuerdo de CONARE.
El porcentaje cobrado para administrar los proyectos no ha sido
18 revisado, ni actualizado, desacatando recomendaciones de la auditoría X
según informe anterior.
Los montos ejecutados, no coinciden con la información registrada en
19 cada uno de los reportes de control, sean: la Contabilidad, los X
Auxiliares de Bancos y la Ejecutoria Presupuestaria.
La Fundación no posee una cuenta bancaria dedicada exclusivamente
20 X
para el manejo de fondos públicos.
Los libros legales no se encuentran al día y se observaron deficiencias
21 X
en la información registrada.
Aún no se han presentado a la Contraloría General de la República los
requisitos para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto
22 X
para el manejo de fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por
el ente contralor desde el 10 de junio del 2006.
No existe una adecuada seguridad para custodiar los activos que ha
adquirido la Fundación para sus diferentes programas, ni se
encuentran asegurados con alguna póliza, a pesar que los activos son X
23
movilizados dentro del edificio y en algunos casos externamente
también.
Nivel de Riesgo
Nº Hallazgo
Alto Medio Bajo
Los estados financieros y sus auxiliares cuentan con información y
registros que no han sido depurados para reflejar la verdadera
24 X
situación contable y financiera de la Fundación. Tampoco cuentan con
la información necesaria para su claro entendimiento.
Errores en los registros contables no son corregidos oportunamente,
25 X
arrastrando el error en el cierre del período.
No quedan documentados los préstamos de fondos entre proyectos,
26 donde se evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las X
condiciones, el plazo y la persona que lo solicita y autoriza.
Se desconoce el verdadero rendimiento de cada programa del CeNAT,
27 pues no todos los gastos en que incurre son registrados en su X
contabilidad.
Convenio Marco de Cooperación suscrito entre CONARE y
FunCeNAT, se mantiene como vigente en el archivo de la Dirección
28 Ejecutiva del CONARE, a pesar de que fue rechazado por la X
Contraloría General de la República y por el asesor legal de la
Institución.
El sistema de contabilidad acepta movimientos en las cuenta de
29 mayor, siendo un error en la estructura del catálogo contable X
automatizado.
A la fecha no se ha definido el tema de los fondos públicos
transferidos por PROCOMER a la FunCeNAT, como parte del
30 X
proyecto llamado “Desarrollo de Proveedores para Empresas
Multinacionales de Alta Tecnología”.
La contabilidad se encuentra con un atraso de tres meses,
31 X
correspondiente a enero, febrero y marzo del 2008.
0%
48% 52%
Riesgo Alto
Riesgo Medio
Riesgo Bajo
Dependencia FunCeNAT
Control Interno - Ambiente de Control
Proceso Procedimientos de la Fundación
No existe un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones para la
Hallazgo Nº 1 FunCeNAT ni para los diferentes programas del CeNAT que la Fundación
administra.
Objetivo de Nivel de Riesgo
Operativo Financiero Cumplimiento
control Alto Medio Bajo
X X X
Incluso cuando la auditoría solicitó las funciones de cada miembro, la contadora procedió a
confeccionarlo en ese momento, detallando las actividades que realizan sin tener certeza que esas
son las labores que realmente les competen, pues no fueron aprobadas y formalmente comunicadas
con anterioridad.
Causa
La administración de la Fundación aún no ha implementado las actividades de control necesarias
para su óptimo funcionamiento. Lo que conlleva a no tener total claridad de los procesos
administrativos, financieros y contables que se manejan en su área y que están bajo su completa
responsabilidad, así concedidos por ley.
Impacto
1- Desconocimiento por parte de los funcionarios del límite de sus responsabilidades y del límite de
su campo de acción.
3- Al no existir una clara definición de las actividades y procesos, se corre el riesgo de que exista
duplicidad de funciones o concentración de actividades en una sola persona atentando contra la
eficiencia y efectividad exigida por la normativa del ente fiscalizador y de las sanas prácticas
administrativas y contables.
a) Se debe tener presente una estructura de control interno fortalecida, para el manejo de fondos
públicos. Por lo tanto se recomienda la elaboración del Manual de Procedimientos y Descripción de
Funciones para la FunCeNAT y los diferentes programas del CeNAT.
Dicho manual debe contemplar las sanas prácticas administrativas y normativa relacionada; debe ser
aprobado por la Junta Administradora y hacerlo de conocimiento a todos los involucrados para su
cumplimiento y aplicación.
b) Cumplir con la Ley de Control Interno, específicamente para este apartado lo que en su artículo
13, inciso e), estipula:
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Control Interno - Actividades de Control
Proceso
Autorizaciones
No se cuenta con una Matriz de Delegación de Autoridad (control y registro de
Hallazgo Nº 2 firmas, monto y tipo de gasto que los funcionarios pueden aprobar y el área que les
corresponde).
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Tampoco se ha establecido cuándo los funcionarios pueden pasar gastos y autorizarse así mismos, o
si en estos casos debe ser aprobado por otro miembro.
A pesar de que la contadora de la Fundación revisa que haya contenido presupuestario previo a
tramitar el desembolso como una medida de control, no se justifica la ausencia de un control de
firmas autorizadas para la aprobación de gastos por área, que lo respalde.
Causa
Internamente se conoce de quiénes son las firmas, por lo que no se ha creído necesario implementar
un control formal de firmas que lo regule y que quede documentado.
Impacto
1- Que personas ajenas al proyecto o programa tramiten desembolsos no contemplados en los
presupuestos.
3- En caso de urgencias que se tramiten los pagos sin verificar que las firmas son las correctas, para
sentar responsabilidades en cualquier eventualidad.
4- Para efecto de revisiones de terceros o entes externos, que revisen fondos privados, contarán con
una limitación en su estudio, por carecer de ésta.
Dicho documento debe mantenerse actualizado, incorporando los movimientos de personal y cambio
de puestos para evitar errores posteriores.
Así mismo, debe indicar quiénes serán los funcionarios que quedan a cargo en caso de ausencia del
titular, y en qué circunstancias aplica.
La Matriz de Delegación de Autoridad deberá mantenerse custodiada como parte de los documentos
de tesorería, y de consulta para los miembros de contabilidad quienes ejercen las labores de tesorería
también para su correspondiente verificación.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Control Interno-Actividades de Control
Proceso
Elaboración de Estados Financieros
Los Estados Financieros y auxiliares no son revisados, analizados ni autorizados
después de ser emitidos por la contadora de la Fundación, y no cumplen con la
Hallazgo Nº 3
normativa establecida por el ente fiscalizador ni con las Normas Internacionales de
Contabilidad.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X X
Causa
Falta de procedimientos que regulen el accionar de los funcionarios y sus responsabilidades, así
como falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa
financiera-contable se refiere.
Impacto
a) Desconocimiento del manejo de partidas significativas al no revisar periódicamente los estados
financieros y sus saldos conciliados.
b) Toma de decisiones incorrectas al no tener un análisis previo y total certeza de que los registros
son completos, totales y exactos.
c) No contar con la calificación como sujeto privado idóneo para administrar fondos públicos al no
cumplir satisfactoriamente con los requisitos mínimos exigidos por el ente contralor.
c) Evaluar con el proveedor del software contable el diseño de estados financieros acordes a las
necesidades de la Fundación en cumplimiento de las normas internacionales y directrices del
órgano contralor, brindando información pronta, íntegra y oportuna. Dichos reportes deberán
contar con su inmediata implementación una vez satisfagan los requerimientos interpuestos.
d) Acatar y cumplir a la brevedad con los requisitos mínimos exigidos por la Contraloría General
de la República (en lo que a presentación de estados financieros se refiere) para calificar como
sujeto privado idóneo en administrar fondos públicos. Máxime que para el período 2008, el
monto de fondos públicos de la Fundación ascendió significativamente.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Notas a los Estados Financieros
Las notas a los estados financieros de la Fundación no incluyen las políticas
contables más significativas y otras notas a los estados financieros anteriores,
Hallazgo Nº 4
incumpliendo las Normas Internacionales de Contabilidad, propiamente la NIC 1,
referente a la presentación de estados financieros.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X X
Inversiones: no se aclara qué directriz o política se acata para invertir, el monto invertido al 31-12-
2007 el cual asciende a ¢101.950.814,75 de los cuales el 30% corresponden a fondos públicos para
un total de ¢30.245.877,02.
Fondos restringidos: no se indica a partir de cuándo se inició con el registro de fondos restringidos,
ni apegándose a qué normativa. A pesar de que esta es la estructura adoptada por la Fundación para
el manejo de los fondos, no se brinda ninguna nota aclaratoria, solo se adjunta los nombres de
proyectos al mes de diciembre del 2007.
Ingresos: no hay congruencia en la descripción de la nota y la cuenta indicada, pues indica gastos en
lugar de ingresos, aparte de que no indica cuáles son las fuentes de ingresos de la Fundación y qué
políticas se han adoptado para percibir dichos ingresos y con qué periodicidad son revisados los
porcentajes para manejo y administración de proyectos y otras actividades.
Cabe aclarar, que por error se venía realizando cortes contables de octubre a setiembre, pues desde
un inicio en el Reglamento Interno de la FunCeNAT, fue establecido el período económico de enero
a diciembre, (Reglamento aprobado en Acta.3 de Sesión Extraordinaria, Artículo 24 del 10-07-1998
Causa
Falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa financiera-
contable se refiere, en el personal que administra la Fundación.
Impacto
a) Información y presentación financiera errónea y bajo estándares distintos a los adoptados a nivel
nacional e internacional.
Proceder con el ordenamiento formal del actuar de la Fundación, elaborando y adoptando políticas y
procedimientos para respaldar la ejecución de todas sus acciones y de la presentación de la
información financiera.
Las notas estarían amparadas anticipadamente con las políticas establecidas, mismas que deben ser
adecuadamente estructuradas, aprobadas y actualizadas (según el continuo cambiar de la legislación
y/o procesos), contribuyendo también de esta manera, a fortalecer el control interno de la Fundación.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Sistemas de Información Computarizada
No se realizan respaldos de la información financiera-contable que se maneja de
Hallazgo Nº 5
forma electrónica.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Causa
a) Desconocimiento del manejo de información electrónica y sanas prácticas para la custodia y
protección de la información electrónica.
b) Falta de pericia y responsabilidad en temas que le han sido conferidos a la Fundación como
administradora de los bienes públicos.
Impacto
a) Pérdida de información sin tener medios para recuperarla, y no poder dar cuentas oportunamente,
del manejo de los fondos públicos.
c) Cuestionamiento del ente contralor en caso de realizar alguna visita a la Fundación y que ésta no
pueda demostrar los registros de la información satisfactoriamente.
a) Se recomienda solicitar apoyo a la Unidad de Cómputo del CONARE, para que realice respaldos
periódicos de la información manejada por la Fundación, como salvaguarda de los activos y bienes
que maneja dicha organización.
(...) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Sistemas de Información Computarizada
Concentración de actividades de control del SIC en la contadora, quien concede
Hallazgo Nº 6 accesos, administra el sistema, registra datos y revisa la información financiero-
contable.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
b) No existe un formulario, para ser llenado con las solicitudes de acceso ni para realizar
modificaciones, necesario como medida de control autorizado por parte de un superior.
c) El software de la Fundación no cuenta con bitácoras ni con pistas de control de los movimientos
realizados por los usuarios, que identifique quién ingresó o modificó información en el sistema, a
qué hora y en qué fecha.
Causa
La responsabilidad del uso y administración del sistema fueron asumidos por la contadora de la
Fundación desde su ingreso como funcionaria de la organización y a la fecha no se han distribuido
razonablemente las responsabilidades para el uso del sistema.
Impacto
a) Riesgo de modificar datos e información contable registrada, sin una debida y previa aprobación
del superior inmediato.
c) Implementar un formulario que sirva para solicitar accesos al sistema y cualquier modificación
que se requiera realizar con la debida justificación, documentación y aprobación.
d) Que todo asiento contable, y principalmente los de reclasificaciones, reversiones y ajustes sean
respaldados con la documentación pertinente y que cuenten con el visto bueno del Director
Administrativo de la Fundación.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Sistemas de Información Computarizados
A pesar de que se cuenta con un software contable, la totalidad de los auxiliares se
elaboran en forma manual, porque el sistema no proporciona los auxiliares
Hallazgo Nº 7 necesarios, esto conlleva a que exista triplicación de funciones por parte de la
encargada de la contabilidad y mayor margen de error al manipular
constantemente los datos entre auxiliares.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X
Causa
El software contable actual, fue una alternativa rápida para mitigar los problemas en la anterior
administración, no obstante, dicho sistema ya no está resultando funcional a las necesidades que
demanda la Fundación y el incremento en el volumen de transacciones que debe procesar y
administrar.
Impacto
a) Disminución en la eficiencia y eficacia al tener que triplicar esfuerzos para registrar una misma
transacción (registrar en el auxiliar de Ejecutoria Presupuestaria, en el Auxiliar de Bancos y en
el módulo de Contabilidad cada uno por separado).
b) Mayor margen de error al existir alta manipulación de la información en los auxiliares.
c) Al no estar vinculado los datos no se detectan errores significativos y de información faltante en
cada auxiliar.
d) Información contable no confiable.
c) Necesidad que el software financiero, centralice la información y brinde los auxiliares, informes,
reportes y estados financieros indispensables para la adecuada administración y oportuna toma
de decisiones, en apego a la normativa que los regula.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Normativa interna
Desconocimiento de la normativa interna que regula la Fundación por parte de la
Hallazgo Nº 8
Administración.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Causa
Falta de recopilar y mantener actualizada toda la normativa, pronunciamientos y legislación que
regula la operación y el quehacer diario de la Fundación.
Impacto
El desconocer la normativa que los regula, puede llevar a no actuar correctamente y a tomar
decisiones inadecuadas en el funcionamiento de la Fundación.
a) Recopilar la normativa actual que los regula y a la vez comunicarla adecuadamente a todos los
miembros de la Fundación, haciéndola de su conocimiento y cumplimiento en lo que les compete.
Acatando a su vez con la adecuada comunicación como lo demanda el artículo 2 de la Ley General
de Control Interno en lo que al ambiente de control se refiere.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Manejo, custodia y archivo de los fondos públicos
Los proyectos ejecutados con fondos públicos no se mantienen en archivos
Hallazgo Nº 9 separados e independientes de los fondos privados, y tampoco se administran en
cuentas bancarias separadas de los fondos privados.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
b) Igualmente los fondos públicos se manejan en dos cuentas corrientes del Banco Nacional (una en
dólares No.139-9 y otra en colones No.443-4) mezclando las transacciones con fondos privados,
sin mantener la independencia como lo demanda la normativa.
Causa
Incumplimiento de la normativa en manejar todos los fondos públicos por separado de cualquier otro
fondo.
Impacto
a) Desacatos de la normativa dictada por el ente contralor pueden afectar la operación normal de la
Fundación.
b) Abrir a la brevedad, cuentas bancarias exclusivas para el manejo y control de los fondos públicos.
c) Necesidad de que el nombre de los proyectos sea claro y esté relacionado con la actividad
misma del proyecto, para que sea de fácil identificación con la operación y objetivo que le dio
origen. Por ejemplo :
c.1. Se nombra un proyecto como CeNAT Otros Recursos, y es para registrar los ingresos
por el uso de instalaciones, lo cual no tiene afinidad entre los términos
c.2. CeNAT Fondos Públicos, para custodiar saldo depurado en informe de auditoría
anterior, y actualmente se utiliza para el pago de salarios.
c.3. CeNAT Fondo Operativo, para registrar la venta de imágenes.
d) Necesidad de contar con un software que incluya un apropiado módulo para el control de
Bancos.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Presupuesto y Plan Anual Operativo
En el Plan Anual Operativo 2007 del CONARE no aparece registrada una partida
Hallazgo Nº 10
de ¢18.080.500 de colones que corresponde al presupuesto del PRIAS.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Causa
La Encargada de la Unidad Plan-Presupuesto, comentó que fue un error a la hora de compilar el
documento institucional, pero sí existe para el presupuesto.
Impacto
a) Falta de confiabilidad y exactitud en la información presentada al ente contralor
Velar porque la información proporcionada a las demás entidades y dependencias que manejen y
compilen información del CeNAT, esté acorde con la información presentada por la Fundación y
Director del CeNAT.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Autorización de Viajes y respaldos
Hallazgo Nº 11 Se pudo determinar que no existe un control adecuado en los viajes al exterior.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Causa
a) Carencia de una adecuada y clara Política de Viáticos y Viajes al Exterior, que norme, regule,
limite y sancione el accionar de los funcionarios en esta materia.
b) Falta de un adecuado y riguroso control en los trámites y pagos por parte de la Administración de
la Fundación.
Impacto
a) Uso indebido de fondos públicos al no mediar controles rigurosos por parte de la Fundación que
norme el accionar de los funcionarios y actividades del CeNAT.
a) Establecer una política de gastos y un procedimiento adecuado donde se indiquen las actividades
de control que regulen los gastos de viaje.
c) Definir con anticipación del viaje cuáles son los únicos rubros que serán cubiertos, el exceso corre
por cuenta del funcionario,
d) Indicar anticipadamente la actividad con que se vincula con el Plan Anual Operativo.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Desembolsos y reintegro de Gastos
Se pudo observar falta de control y falta de normar los gastos permitidos en cada
Hallazgo Nº 12 uno de los proyectos de la Fundación, describiendo la actividad y el fin para el
cual se requiere el desembolso.
Nivel de Riesgo
Operativo Financiero Cumplimiento
Objetivo de Alto Medio Bajo
control X X X
X
Causa
a) Carencia de un adecuado control que restrinja y mitigue errores oportunamente.
b) Falta de un adecuado y riguroso control en los trámites y pagos por parte de la Administración de
la Fundación.
c) Falta de fuertes medidas y rechazo de reintegro de gastos cuando no cumplan con requisitos
previamente establecidos por la Administración de la Fundación.
Impacto
a) Uso indebido de fondos públicos al no mediar controles rigurosos por parte de la Fundación que
norme el accionar de los funcionarios y actividades del CeNAT.
b) Reprobar la calificación de idoneidad para el manejo de fondos públicos exigido por la
Contraloría General de la República, al no demostrar un adecuado control de calidad en el
desempeño de sus labores.
c) Suspensión de traslado de fondos.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Cronograma de actividades de la Fundación
No existen días específicos para pago a proveedores y confección de
Hallazgo Nº 13 transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los funcionarios
de la Fundación.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X
Causa
Falta de una adecuada organización y distribución de funciones, así como la implementación de
cronogramas de actividades, para toda la Fundación y por funcionarios.
Impacto
a) Incumplimiento de las otras labores de manera oportuna.
b) Falta de efectividad en el accionar de los funcionarios y de la Fundación dejando asuntos de lado
o inconclusos por no segregar oportunamente las actividades.
Comentarios de la Administración
El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.
Dependencia FunCeNAT
Proceso Depósitos bancarios tardíos
Los fondos recibidos por la venta de imágenes no son depositados de manera
Hallazgo Nº 14
oportuna; éstos son realizados varios días después de recibidos.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Causa
La Fundación no dispone de un mensajero para realizar todos los trámites internos de la Fundación,
por lo tanto, el servicio de mensajería es contratado externamente y para reducir gastos, se solicita el
servicio de mensajería, eventualmente, de ahí que los depósitos se realicen de forma tardía.
Impacto
a) Pérdida del efectivo al permanecer los fondos por varios días sin ser depositados.
b) Uso indebido de los fondos.
c) Pérdida de los fondos del CeNAT al no mediar ninguna póliza de fidelidad por el transporte de
valores concedido a una persona ajena a la Fundación.
Bien podría negociarse el servicio con el CONARE solicitando los servicios del mensajero y pactar
un monto como retribución por el servicio diario que la institución pueda brindar en beneficio de
ambas entidades y en total armonía y economía para el adecuado manejo de fondos públicos.
Buscando una mayor eficiencia de los recursos mediante gastos compartidos entre instituciones.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Ingresos-Venta de Imágenes PRIAS
La contabilidad de la Fundación no tiene actividades de control que aseguren que
la totalidad de las ventas de imágenes del PRIAS sean las realmente efectuadas,
Hallazgo Nº 15
pues la factura y el recibo de dinero no justifican la totalidad de servicio e
imágenes entregadas al cliente.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Causa
a) Ausencia de procedimientos de control que den seguimiento a toda la operación y vincule cada
área involucrada para regularla correctamente.
b) Precios establecidos en dólares no modificados en el momento de iniciar el Sistema de Bandas
Cambiarias.
c) Falta de una adecuada visión para enfrentar y tomar decisiones oportunamente por los cambios
en la economía, en detrimento de los intereses del CeNAT.
Impacto
a) Pueden darse venta de imágenes a los cuales no se les confeccione factura y recibo, únicamente
la plantilla y no se reporten a la contabilidad.
b) Disminución de los ingresos del PRIAS afectando el flujo de efectivo para operar moderada y
eficientemente el Proyecto del Fondo Operativo.
c) Al no estar incorporado en la lista de precios todos los “productos” en venta así como los
“paquetes” especiales, y debidamente aprobado por el Director del PRIAS, no se garantiza que
sean los montos correctos que se están cobrando.
a) Necesidad de que la contabilidad incorpore actividades de control que valide que las ventas sean
las reales y totales, solicitando la respectiva plantilla de solicitud y entrega al cliente.
No obstante es necesario que dichas plantillas cuenten con una numeración preimpresa (puede
ser mediante la confección de formularios continuos) que garantice y brinde la seguridad de que
la numeración no sea alterada, ya que las plantillas actuales son elaboradas en Excel, y pueden
ser modificados y alterados los consecutivos, y se corra el riesgo que no sean pasados a la
contabilidad.
b) Se debe mantener una Lista de Precios aprobada que incluya todos los “productos” en venta. Esta
lista debe contar con la correspondiente firma de autorización, fecha en que entra en
vigencia, y ser comunicada a todas las personas relacionadas con el proceso. Proporcionarla en
archivos PDF o similar para que no puedan ser alterados ni modificados los datos en ella
consignados, protegiendo de esta manera la información original y verdaderamente aprobada.
c) Que la Fundación se anticipe a los cambios en los que se vea afectado el CeNAT y sus
operaciones, y que le brinde una administración de apoyo y de asesoría oportunos.
NOTA:
Al finalizar el estudio se pudo validar que las plantillas del cliente se adjuntan a las facturas y
recibos pasados a Contabilidad, lo que queda pendiente es normar adecuadamente el proceso
midiendo las áreas de riesgo y mitigándolas apropiadamente, así como la implementación de
formularios preimpresos.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Ingresos- Precios de Venta
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
b) Los precios adoptados en febrero 2008 por la venta de imágenes no cuentan con un cambio basado
en un análisis sistemático y profesional que garantice que es el valor justo a ser cobrado de acuerdo a
los recursos y esfuerzos invertidos en su diseño y preparación.
Como parte de la revisión se nos proporcionó también la lista de precios para el 2008 y se procedió
rápidamente a verificarla, identificándose diferencias en la conversión de colones a dólares, y dicho
documento no contaba con la firma de aprobación del director del PRIAS ni del CeNAT, ni la fecha
en que empezó a regir.
Causa
a) Falta de decisión para proceder con el estudio razonable de los precios de venta.
Impacto
a) Sub-valuación de las imágenes en venta que afectan los ingresos del PRIAS para que continúe su
operación holgadamente garantizando una estabilidad económica razonable en su operación.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Ingresos -Uso de Instalaciones FundaUNA-MATI
No se lleva un adecuado control para facturar a la UNA-MATI el uso de
Hallazgo Nº 17 instalaciones, y el acuerdo firmado entre las fundaciones carece de claridad en
varios puntos, mostrando a su vez, diferencias con el acuerdo de CONARE.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
d) Según consulta realizada al Director Administrativo de la FunCeNAT, comentó que ese monto se
cobra desde el 2001 (aproximadamente), no obstante, el acuerdo para el uso de instalaciones fue
aprobado por el Consejo Nacional de Rectores en sesión No.5-2005, efectuada el 22 de febrero
2005,dando una prórroga al acuerdo tomado en sesión No.5-99 del 02 de marzo 1999.
Y al comparar el Acuerdo firmado por las fundaciones y el acuerdo tomado en la última sesión de
CONARE se observaron algunas diferencias.
Causa
a) Errores en el procedimiento contable y la inexistencia de un cronograma de actividades en donde
se detalle los registros fijos mensuales que deben ser contemplados antes de cerrar cada mes, dan la
libertad de dejar registros fuera en los estados financieros mensuales.
b) No hay claridad en el acuerdo firmado por ambas Fundaciones, dejando a criterio cómo aplicarlo,
en desventaja de la FunCeNAT.
Impacto
a) Saldo disponible con el que se cuenta para realizar desembolsos no es razonable, al no contemplar
los montos fijos totales con que cuenta la Fundación y afectando el monto real del proyecto en que
se aplica este ingreso (CeNAT-Otro Recursos).
b) Proceder con la revisión del acuerdo entre FundaUNA y FunCeNAT, y actualizarlo para dejar
establecidas las responsabilidades de cada una de las partes y claridad en cada uno de los puntos
utilizados, y en total apego a los acuerdos del CONARE según sesiones No.5-99 y No.5-2005.
c) Solicitar la revisión y actualización del monto cobrado por el uso de instalaciones del edificio Dr.
Franklin Chang Díaz, donde se ubican las aulas usadas por la FundaUNA y su programa MATI.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Ingresos- Porcentaje por manejo de fondos de la Fundación
El porcentaje cobrado para administrar los proyectos no ha sido revisado ni
Hallazgo Nº 18
actualizado, desacatando recomendaciones de la auditoría según informe anterior.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control X X X
Si aumentan los proyectos que deben ser manejados por la Fundación, debe replantearse la
organización de la misma en cuanto a cantidad de personal, perfiles, mejoras del software, agilidad
en los procesos, mayores controles, etc. Para lo cual es necesario contar con más ingresos y es
necesario evaluar los porcentajes actuales.
En el informe anterior realizado por la Auditoría Interna del CONARE se recomienda este punto, y
sin embargo, transcurrido un año no ha sido acatado todavía.
Causa
Falta de definir prioridades, pensando en la continuidad de la Fundación que con solvencia
financiera pueda seguir brindando sus servicios a la institución y operando por sí misma.
Impacto
La falta de actualizar las tasas, por ende de incrementar los ingresos, está privando a la Fundación de
mejorar su organización y de ir preparándose para incorporar nuevos proyectos en su operación,
para brindar un servicio de alta calidad institucional.
A la Administración de la Fundación
a) A la brevedad iniciar y presentar una propuesta debidamente estudiada, para mejorar los
porcentajes en la administración de los fondos (elaboración de un diagnóstico).
Comentarios de la Administración
El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.
Dependencia FunCeNAT
Proceso Presupuestos
Los montos ejecutados, no coinciden con la información registrada en cada uno
Hallazgo Nº 19 de los reportes de control, sean: la Contabilidad, los Auxiliares de Bancos y la
Ejecutoria Presupuestaria.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X X
a.2) El rubro de transportes dentro del país no tiene contenido presupuestario, sin embargo, en el
mes de noviembre se emitió un cheque a nombre de Gerardo Redondo para trasladar equipo a
la UNED.
El monto del cheque asciende a ¢15.000, el cual no es muy significativo, pero el enfoque de la
debilidad es la inconsistencia entre reportes y la falta de verificación antes de cerrar cada mes,
ya que la contabilidad indica un monto y los auxiliares otro; tanto así que este monto fue
emitido afectando dicha cuenta en la contabilidad pero no aparece como tal en la liquidación
presupuestaria.
b) En CeNAT-MICIT:
b.1) El presupuesto del CeNAT-MICIT, el monto ejecutado según presupuesto y auxiliar de bancos
es de ¢5.586.088.74, no obstante, en contabilidad el total de gastos es por un monto de
¢5.622.248.74, generándose una diferencia entre reportes de ¢36.160.
b.2) El Auxiliar de Presupuesto, en donde se lleva el control y ejecutoria de los mismos, no coincide
con los movimientos y saldos contables en varias partidas.
b.3) Varios gastos, según su clasificación, no coincidía ni en el monto inicial del presupuesto ni con
los movimientos mensuales de la contabilidad.
b.4) La sumatoria de los movimientos por partida de gasto no coinciden con las registradas en la
contabilidad.
b.7) Factura registrada en la ejecutoria por un monto mayor que el mostrado como pendiente de
pago en el Auxiliar de Cuentas por Pagar Líquidas.
c) El sistema contable automatizado tiene el módulo de Presupuesto, (el cual fue comprado por
CONARE y se le concedió un derecho a FunCeNAT para su uso y explotación), no es utilizado por
la contadora, quien prefiere llevar su control en Excel por mayor confianza y agilidad, e indica que
el sistema tiene ciertas particularidades que no son funcionales con la operación de la Fundación.
Esto evidencia la inadecuada explotación del sistema y un inadecuado uso del sistema adquirido con
recursos del Estado a través del CONARE en años anteriores.
Causa
a) Uso de auxiliares manuales como control, que tienden a no ser confiables, porque no se vinculan
entre sí, mostrando información incorrecta.
Impacto
a) Pérdida de credibilidad en la información contable y presupuestaria por no demostrar saldos
correctos debidamente revisados y conciliados en cada cierre mensual y al final del período.
a) Cumplir con toda la normativa relacionada. Para el caso del manejo de presupuesto, acatar lo
establecido en el “Manual de Normas Técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades
(...) sujetos a fiscalización de la Contraloría General de la República”:
Norma 656: El sistema contable deberá dar información completa sobre aspectos relevantes que
tienen incidencia en el presupuesto (...)
Norma 660.02: Los informes de ejecución presupuestaria, deberán reflejar, comparativamente, las
cifras presupuestadas y los movimientos contables, tanto de ingresos como de gastos.
b) La contabilidad debe asegurase de que los registros asentados en todos los auxiliares son los
totales, completos, exactos y correctos de la operación mensual.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Bancos
La Fundación no posee una cuenta bancaria dedicada exclusivamente para el
Hallazgo Nº 20
manejo de fondos públicos.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X
Se observó que en el mes de diciembre 2007 se solicitó la apertura de una nueva cuenta en colones,
según indicó la contadora es para manejar los fondos públicos en el período 2008. No obstante, al
cierre de este informe se evidenció que aún no había sido registrada en la contabilidad.
No es adecuado el control sobre las cuentas bancarias, al ser llevado de forma manual y para todas
las cuentas y proyectos.
Causa
Apertura de cuentas corrientes sin un debido control y sin establecer las verdaderas necesidades
para el manejo de la Fundación.
Impacto
a) Incumplimiento en la normativa de los fondos públicos de manera oportuna.
b) Asignación de más recursos para mantener un adecuado control, al llevarlos en forma manual y
para todas las cuentas existentes el correspondiente control.
d) Evaluar las cuentas corrientes existentes y diagnosticar cuáles y cuántas son las necesarias para la
estructura de la Fundación y su adecuado control y funcionalidad.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Libros Legales
Los libros legales no se encuentran al día y se observaron deficiencias en la
Hallazgo Nº 21
información registrada.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
ACTAS:
El Libro de Actas no se encuentra actualizado ya que la última acta emitida es la número 038,
correspondiente a la sesión del 25 de setiembre 2007. Pero la última foliada y firmada es la número
035, sesión del 05 de diciembre del 2006. Como consta en el folio 081, último folio con
información de las sesiones de la Junta Administradora.
Por lo tanto, queda evidencia que las actas correspondientes al 2007, no han sido pasadas al libro
legal y por ende firmadas por los señores rectores en cargo de Presidente y Secretario, puestos
ocupados por miembros diferentes en el año actual.
Los libros de actas no se encuentran foliados por ambos lados, en algunos casos se imprime la
información al dorso del folio en otros casos se deja totalmente en blanco.
MAYOR:
El Libro Mayor ha sido automatizado mediante el software de Marcosoft, proveedor del sistema
contable de la Fundación.
Este libro no se encontraba actualizado cuando se solicitó para validar los datos mayorizados de
diciembre 2007, la última información ingresada correspondía al mes de noviembre 2007.
Al verificar los saldos contables de noviembre ingresados en el libro Mayor, no correspondía a los
mismos datos de los estados financieros. Consultada la contadora procedió a revisarlos y solicitar la
asesoría del proveedor del sistema para corregirlo.
Se observó falta de legibilidad en varias cuentas, ya que al ser automatizados, varia información cae
sobre información ya impresa, volviéndola ilegible e incumpliendo con la normativa que les regula,
como el “Manual sobre Normas Técnicas que deben observar las Unidades de Auditoría Interna
Públicas en la legalización de libros”. que dicta en la norma 302 Registros Computarizados:
(...) Las cifras del resumen de los registros contables computarizados se anotarán en los respectivos
libros de contabilidad. Cuando existan registros contables computarizados, se debe llevar
periódicamente las anotaciones de resumen a los respectivos libros de contabilidad. Dichas
anotaciones deben ser fiel reflejo de los movimientos contables, transacciones efectuadas y demás
datos e información que proporcione el sistema computarizado, a partir del registro de documentos
originales. ( En subrayado no es del texto original)
Causa
Falta de un adecuado control y responsabilidad en actividades mensuales que deben ser cumplidas a
cabalidad.
Impacto
a) Podría verse cuestionada la imagen de la Fundación, y verse afectada por incumplimiento de las
directrices y normativa establecida.
b) Información poco confiable al no estar actualizada y no coincidir los saldos con los estados
financieros, los cuales tampoco son exactos con los auxiliares de presupuesto.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Cumplimiento de Normativa
Aún no se han presentado a la Contraloría General de la República los requisitos
para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto para el manejo de
Hallazgo Nº 22
fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por el ente contralor desde el 10 de
junio 2006.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Todo sujeto privado que administre fondos públicos que sean recibidos a través de algún ministerio
deben estar certificados por la Contraloría General de la República para este fin.
Causa
Carencia de una reacción inmediata por parte de la administración de la Fundación, sin considerar
las consecuencias que puede acarrear a la Fundación el no actuar oportunamente.
Impacto
a) Riesgo de continuidad del negocio.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Seguridad-Activos Fijos
No existe una adecuada seguridad para custodiar los activos que ha adquirido la
Fundación para sus diferentes programas, ni se encuentran asegurados con alguna
Hallazgo Nº 23
póliza, a pesar que los activos son movilizados dentro del edificio y en algunos
casos externamente también.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Éste equipo fue adquirido para el proyecto IRSE, aunque es un proyecto financiado por fondos
privados, es necesario destacar la inseguridad y falta de control con que cuenta la Fundación para el
manejo y custodia de activos de alto valor.
El ajuste para dar de baja estos activos se hizo contra capital inmovilizado (cuenta contable 300-
800-100), lo que demuestra que la Fundación no recuperó suma alguna de esta sustracción por no
contar con un seguro que proteja los bienes que administra.
b) La FunCeNAT no lleva un control del ingreso de personas a los programas del CeNAT y sus
laboratorios, como salvaguarda de los activos como según se demanda en la Ley No 7806:
Art 3: ¨El Estado y sus instituciones quedan autorizados para traspasar recursos al Centro
Nacional de Alta Tecnología, de cuya administración y manejo será responsable la Fundación
Centro Alta Tecnología...¨ (el subrayado no es del original)
Máxime que, al realizar actividades de carácter científicas, educativas, etc., se cuenta con alto
tránsito de personal ajeno a la institución y se debe velar por proteger los recursos con que se
cuenta.
d) Existe un auxiliar de activos, pero éste no ha sido cotejando con nada. Simplemente es el
levantamiento de las existencias.
Causa
a) Carencia de un debido control de activos y una Política para su manejo y custodia.
Impacto
a) Pérdida de bienes, dados en custodia.
a) Se recomienda mantener un auxiliar de los activos adquiridos por cada proyecto, separado del
registro del fondo restringido, para controlar adecuadamente todos los bienes y tener total claridad
su procedencia.
b) Proceder con el correspondiente plaqueo de activos, velando por la seguridad de los mismos.
c) Diseñar boletas adecuadas y preimpresas para el control de los movimientos de activos (sean
traslados, préstamos, dar de baja por daño, obsolescencia, etc.) Todo en miras a mejorar el control y
asegurarse de su rígido cumplimiento.
d) Crear una Política para el manejo, adquisición y control de activos fijos para la Fundación y el
CeNAT.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Información Financiera y Auxiliares
Los estados financieros y sus auxiliares cuentan con información y registros que
no han sido depurados para reflejar la verdadera situación contable y financiera
Hallazgo Nº 24
de la Fundación. Tampoco cuentan con la información necesaria para su claro
entendimiento.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
b) Aún se mantienen en los estados financieros cuentas antiguas como resultado de la depuración
realizada por la Auditoría Interna del CONARE con corte al 30 de setiembre 2006, para las cuales
no se ha tomado la decisión de ajustarlas adecuadamente, y evitar arrastrar por varios períodos
consecutivos situaciones o errores generados en años anteriores.
Tal es el caso reflejado en las Cuentas por Cobrar Líquidas por un monto total de ¢3.872.525 que
corresponden a los clientes: Strout Center, Dr. Lynne Bell, y Comisión Nacional de Emergencias.
De acuerdo al registro, como resultado de la depuración anterior de auditoría interna, estas cuentas
tienen una antigüedad superior a un año, por lo que ya no deben ser clasificadas como líquidas en la
contabilidad. Cabe aclarar que la Fundación no cuenta con ninguna política de Reserva para
Incobrables, por lo tanto, dicho monto no ha sido registrado mensualmente como gasto previendo
este tipo de situaciones.
Causa
a) Incumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad.
b) Falta de una reacción oportuna de la Administración para brindar la información financiera real
de la Fundación.
Impacto
a) Información poco confiable al no reflejar la verdadera situación financiera y contable de la
Fundación.
b) Riesgo de integridad.
b) Proceder con las gestiones pertinentes para recuperar saldos pendientes. Agotadas todas las vías
para recuperar saldos, proceder con la depuración de saldos contables, y mostrar la realidad
financiera contable de la Fundación, registro que debe ser adecuadamente documentado, asumiendo
la responsabilidad de errores administrativos y contables de períodos anteriores.
d) Cumplir a cabalidad con la normativa vigente en temas contables y con las Normas
Internacionales de Contabilidad.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Información financiera-Activos
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X
Esto muestra que las cifras en los estados financieros de la Fundación, no se muestran exactas y
correctas en su totalidad como lo establecen las Normas Internacionales Contabilidad.
Causa
Falta de revisión y depuración oportuna de la información registrada en los estados financieros.
Impacto
a) Información poco confiable al no reflejar la verdadera situación financiera y contable de la
Fundación.
Comentarios de la Administración
El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.
Dependencia FunCeNAT
Proceso Préstamo de fondos entre proyectos
No quedan documentados los préstamos de fondos entre proyectos, donde se
Hallazgo Nº 26 evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las condiciones, el plazo y la
persona que lo solicita y autoriza.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Esta actividad es registrada por la FunCeNAT mediante la sección de Cuentas por Cobrar y Cuentas
por Pagar Líquidas pero no se establece el motivo de la transacción y no se documentan las
condiciones para su recuperación.
Causa
a) Informalidad en los registros internos de la Fundación.
Impacto
a) Falta de claridad en la transacción, en la cual no se median las condiciones y la información
necesaria que debe contener cada registro contable.
a) Documentar los préstamos entre proyectos dejando evidencia por medio de Nota de Débito y
Crédito para amparar este manejo, y mantener el auxiliar con las debidas referencias, en
cumplimiento de sanas prácticas administrativas y contables.
Comentarios de la Administración
El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.
Dependencia FunCeNAT
Proceso Rendimiento y Efectividad de cada programa
Se desconoce el verdadero rendimiento de cada programa del CeNAT, pues no
Hallazgo Nº 27
todos los gastos en que incurre son registrados en su contabilidad.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
Causa
a) Inadecuada distribución de los gastos por programa.
Impacto
Desconocimiento del rendimiento real que está brindando cada programa, en total transparencia de
su operación.
Comentarios de la Administración
El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.
Dependencia FunCeNAT
Proceso Regulaciones
Convenio Marco de Cooperación suscrito entre CONARE y FunCeNAT, se
mantiene como vigente en el archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE, a
Hallazgo Nº 28
pesar de que fue rechazado por la Contraloría General de la República y por el
asesor legal de la institución.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X
El ente contralor mediante consulta realizada por la Auditoría Interna en octubre 2005, emitió su
pronunciamiento con respecto al convenio en mención, objetando la validez de su contenido. Por
parte del asesor legal de la institución, dicho convenio no fue refrendado y elaboró un documento
en junio 2006 que respalda su posición.
Causa
a) Falta de una adecuada comunicación instit ucional
Impacto
Existencia y custodia de documentos que no tienen validez se pueden prestar para confusiones en la
toma de decisiones.
Proceder con la anulación de dicho convenio de manera formal y que quede documentada la razón
de su rechazo por parte de la Contraloría General de la República y del asesor legal institucional.
Comentarios de la Administración
El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.
Dependencia FunCeNAT
Proceso Sistemas de Información
El sistema de contabilidad acepta movimientos en las cuenta de mayor, siendo un
Hallazgo Nº 29
error en la estructura del catálogo contable automatizado.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X
Causa
Falta de revisión en la estructura del catálogo contable.
Impacto
a) Riesgo de que la información no sea adecuada y correctamente mayorizada.
Proceder con la revisión de la estructura del catálogo contable actual, validando que no se estén
dando errores significativos y que no está afectando el contenido en los Estados Financieros.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Contingencias
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X X
Observando los pagarés en cuestión son los No.011 y No.012. El tercer pagaré por un monto de
$20.200,00 firmado por Henry Ramírez Delgado (como presidente de CAPOEN) no cuenta con
número de documento. Dichos pagarés indican que la recuperación debe iniciar el 01 de enero
2004.
A pesar de que este tema es una contingencia significativa, no se encuentra reflejada en las Notas a
los Estados Financieros detallando su origen y responsables a cargo de su resolución.
NOTA:
Mediante el actual estudio sobre la Evaluación del manejo de Fondos Públicos del CeNAT, a través
de la FunCeNAT, no se profundizó en el tema a solicitud del Auditor Interno del CONARE, quien
aclara que el asesor legal de la Auditoría le está dando seguimiento con la auditoría de
PROCOMER, para resolverlo adecuadamente.
Causa
Falta de un adecuado manejo entre las partes y soluciones prontas en temas de manejo se fondos
públicos.
Impacto
Como contingencia, puede afectar las finanzas de la FunCeNAT y su operación.
Dar seguimiento al avance de esta contingencia con el asesor legal y las auditorías involucradas,
para su pronta resolución.
Comentarios de la Administración
Dependencia FunCeNAT
Proceso Eventos posteriores a la Revisión de Auditoría
La contabilidad se encuentra con un atraso de tres meses, correspondiente a los
Hallazgo Nº 31
meses de enero, febrero y marzo del 2008.
Nivel de Riesgo
Objetivo de Operativo Financiero Cumplimiento
Alto Medio Bajo
control
X X X X
Según consulta a la contadora se debe al apoyo que debe dar al Director Administrativo en varias
actividades, ajenas a sus funciones normales, las cuales no están definidas. Otra razón en el atraso es
el período en que tuvo a cargo toda la contabilidad sin contar con el asistente contable que da apoyo
en estos temas (renuncia del anterior)
Causa
a) Falta de delimitación de responsabilidades.
b) Carencia de un cronograma que establezca las fechas en que cada actividad y cada proceso deben
estar concluidos.
Impacto
a) Desconocimiento de la información financiero-contable a la fecha.
c) Atraso que también repercute en los Libros Legales, que deben estar al día.
Comentarios de la Administración
lV. Conclusiones
FunCeNAT, ha venido cumpliendo en forma informal lo establecido en el marco legal vigente, por ello
es necesario implementar procedimientos de control que les asegure el adecuado cumplimiento de la
normativa que involucra el manejo de fondos públicos y que estos se encuentren debidamente
sustentados con documentos que así lo avalen.
El Sistema de Control Interno de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología no esta
diseñado adecuadamente, en donde se fortalezca los principales procesos con las debidas actividades
de control, mitigando los posibles riesgos operativos, financieros y de cumplimiento.
Como bien lo informamos en este informe, el tener una matriz de delegación de funciones ayuda a la
administración a poder identificar en forma oportuna los responsables de ciertas actividades y delimita
la responsabilidad, disminuyendo en cierto grado los riesgos propios de toda transacción.
Los procesos que se realizan para la preparación de los estados financieros, presentan debilidades de
control, aspectos sobre los cuales la administración deberá adoptar las medidas correctivas planteadas
a fin de superarlas y evitar riesgos mayores.
Fecha Estimada
Comentarios de la Plan de
Nº. Hallazgo Riesgo Responsable de
Administración Implementación
Implementación
1 No existe un Manual de Medio
Procedimientos y Descripción
de Funciones para la
FunCeNAT ni para los
diferentes programas del
CeNAT que la Fundación
administra.
2 No se cuenta con una Matriz de Medio
Delegación de Autoridad
(control y registro de firmas,
monto y tipo de gasto que los
funcionarios pueden aprobar y
el área que les corresponde).
3 Los Estados Financieros y Alto
auxiliares no son revisados,
analizados ni autorizados
después de ser emitidos por la
contadora de la Fundación, y no
cumplen con la normativa
establecida por el ente
fiscalizador ni con las Normas
Internacionales de
Contabilidad.
4 Las notas a los Estados Medio
Financieros de la Fundación no
incluyen las políticas contables
Funcenat - Informe de Auditoría Interna 65 de 71
INF-002-2008
V. Seguimiento y plan de implementación
Administración.
9 Los proyectos ejecutados con Medio
Fondos Públicos no se
mantienen en archivos
separados e independientes de
los Fondos Privados, y tampoco
se administran en cuentas
bancarias separadas de los
Fondos Privados.
10 En el Plan Anual Operativo Medio
2007 del CONARE no aparece
registrada una partida de
¢18.080.500 que corresponde al
presupuesto del PRIAS.
11 Se pudo determinar que no Alto
existe un control adecuado en
los viajes al exterior.
12 Se pudo observar falta de Alto
control y falta de normar los
gastos permitidos en cada uno
de los proyectos de la
Fundación, describiendo la
actividad y el fin para el cual se
requiere el desembolso.
13 Medio
No existen días específicos para
pago a proveedores y
confección de transferencias,
distorsionando las otras labores
que deben realizar los
funcionarios de la Fundación.
14 Los fondos recibidos por la Medio
venta de imágenes no son
depositados de manera
oportuna, éstos son realizados
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V. Seguimiento y plan de implementación