Ficha de Condiciones Tecnicas Mi Familia
Ficha de Condiciones Tecnicas Mi Familia
Ficha de Condiciones Tecnicas Mi Familia
ABS 02/05/18
3. UNIDAD DE MEDIDA
4. DESCRIPCIÓN GENERAL
Para obtener información relacionada con la normatividad aplicable (específica para el servicio
y/o bien) a la Modalidad MI Familia, remítase al Lineamiento Técnico de la Modalidad en el
capítulo 4 que corresponde a las referencias normativas. (Anexo 1)
1. Cumplir con plena autonomía técnica y administrativa, con las actividades, lineamientos
y estándares definidos en el numeral 6 “Especificaciones Técnicas de los
insumos, bienes, productos, obras o servicios a entregar” de la Ficha de Condiciones
Técnicas Esenciales para la Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien (FCT).
2. Atender a las familias con niños, niñas y adolescentes, de conformidad con lo establecido
en los criterios de focalización del Manual Operativo vigente de la modalidad Mi Familia
y de acuerdo con los cupos asignados.
3. Designar mediante oficio dentro del mes siguiente al cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecución del presente contrato, dos (2) delegados para la
conformación y puesta en operación del Comité Técnico Operativo, así como el nombre,
correo electrónico y número telefónico de la persona responsable por parte del contratista
para suministrar la información administrativa, financiera y de gestión que requiera la
supervisión del contrato.
4. Garantizar que el talento humano contratado para la ejecución del contrato que disponga
de cuentas de correo electrónico para registrar y actualizar información, así mismo
cuenten con acceso permanente a Internet y de herramientas de ofimática como Excel y
Word.
5. Notificar mediante oficio a la supervisión del contrato para su revisión, análisis y
aprobación, las modificaciones del talento humano que se presenten durante la ejecución
del mismo, identificando las personas que se retiran y presentado los soportes
correspondientes de las personas que ingresan, las cuales deben cumplir con los
requisitos exigidos para cada perfil.
6. Entregar informe de ejecución financiera para cada uno de los desembolsos pactados en
la forma de pago establecida en el contrato.
7. Permitir la realización de auditorías contables y financieras por parte del ICBF.
8. Garantizar que todos los instrumentos metodológicos y de contenido, actividades y
demás acciones que se desarrollen en el marco de este contrato, estén en concordancia
con el Lineamiento Técnico Administrativo, el Manual Operativo de la modalidad “MI
Familia” y el Lineamiento de programación y Ejecución de Metas Sociales y Financieras
vigente.
9. Identificar la oferta de programas, proyectos y servicios relacionados con discapacidad
en los municipios de ubicación de las familias beneficiarias.
10. Promover a través de los Profesionales de Acompañamiento Familiar de la Unidad de
Acompañamiento Familiar Urbana -UAFU y de la Unidad de Acompañamiento Familiar y
1. Realizar la selección, contratación e inducción del personal de acuerdo con los perfiles y
cantidades de talento determinados en el manual operativo de la modalidad, para atender
el número de familias asignadas en el contrato, anexando los soportes que acrediten el
cumplimiento y tiempos establecidos en los documentos técnicos de la modalidad.
2. Garantizar el talento humano requerido para la operación de acuerdo con los perfiles
definidos en los documentos técnicos y reportar mensualmente mediante oficio dirigido a
la supervisión la relación del talento humano contratado, incluyendo el perfil y ubicación.
3. Notificar mensualmente mediante oficio a la supervisión del contrato, las novedades en
la contratación del talento humano que se presenten durante la ejecución del mismo;
para aprobación del supervisor del contrato.
4. Participar en la jornada de socialización de la modalidad Mi Familia a cargo de la
Dirección de Familias y Comunidades de la Sede de la Dirección General del ICBF.
5. Realizar la inducción, reinducción y capacitación al recurso humano contratado para la
operación de la modalidad en coordinación con el equipo del ICBF y de acuerdo con los
parámetros definidos en el manual operativo de Mi Familia.
6. Suministrar al recurso humano los elementos de identificación (una o cuatro, (según
corresponda) camisetas tipo polo y carné), con el fin de que se identifique la modalidad
y se visibilice la presencia institucional en el territorio de conformidad con lo establecido
en el Manual de Imagen Corporativa del ICBF, previa aprobación de la Oficina Asesora
de Comunicaciones. Así como un paquete que incluya telefonía celular de datos/internet
y el material de apoyo y consumo.
7. Delegar a la persona o personas que serán enlaces para el suministro de información
administrativa, financiera y de gestión de la modalidad con el ICBF, siendo este (os) el
(los) responsables de vigilar el registro oportuno y la constante actualización de la
información de beneficiarios, la recepción y manejo de los reportes de inconsistencias y
demás actuaciones necesarias. Dentro del mes siguiente a la fecha de legalización del
presente Contrato.
8. Presentar para análisis del Comité Técnico Operativo, una propuesta de plan operativo
de trabajo precisando las actividades de orden misional y administrativo, así como los
responsables de su ejecución (nombre y cargo), tiempos destinados, lugares para su
realización y productos a obtener.
9. Establecer las acciones de Asistencia Técnica y Gestión de Conocimiento donde se
incluyan las actividades de capacitación, asesoría y seguimiento a realizarse con el
talento humano contratado, previa aprobación del ICBF. Adicionalmente se deben
identificar las acciones de Gestión del Conocimiento que busquen evidenciar de manera
general las acciones e instrumentos que recogerán las mejores prácticas, principales
6. Para el caso de las familias con PcD vinculadas a la modalidad, el operador debe
indagar la categoría de discapacidad del integrante de la familia, a través del
autorreconocimiento o si están inscritas en el Registro para la Localización y
Caracterización de Personas con Discapacidad, si cuentan con certificación de
discapacidad RLCPD-. Además, es necesario conocer si tienen o requieren apoyos
técnicos de rehabilitación, en salud, entre otros.
7. Realizar el desarrollo de las acciones que se contemplan en el mapeo de oferta y
activación de rutas involucra la participación permanente de los siguientes profesionales
del ICBF: i) Director Regional del ICBF Y/o su delegado; ii) enlace del Sistema Nacional
de Bienestar Familiar – SNBF y iii) enlace de la Dirección de Familias y Comunidades.
8. Elaborar y entregar mensualmente los reportes y avances en la sistematización
cuantitativa y cualitativa de la caracterización de las familias vinculadas en la modalidad,
esto es, (revisión, consolidación y análisis de la información familiar recolectada).
9. Realizar y participar en el comité técnico operativo de seguimiento durante esta etapa
en conjunto con el ICBF y los actores involucrados, con el fin de reportar los avances
de la vinculación y tomar acciones frente a las dificultades presentadas. PARÁGRAFO.
El contratista deberá dar cumplimiento a lo establecido en las rutas de articulación y
focalización de acuerdo con el anexo “Guía de Focalización y Microfocalización”.
10. Entregar a la supervisión los cinco (5) primeros días de cada mes los cronogramas de
trabajo en campo de los Profesionales de Acompañamiento Familiar de la UAFU y
UAFC. Parágrafo: En caso de presentarse modificaciones o situaciones no atribuibles
al contratista, estas deberán ser notificadas vía correo electrónico u oficio a la
supervisión del contrato y al enlace de la modalidad en la Regional.
Presentar al comité técnico operativo y al supervisor del contrato un informe que dé
cuenta del estado final de la búsqueda y vinculación de las familias, el cual debe contener
el número de familias, según los siguientes criterios: convocadas, participantes de las
jornadas de socialización, vinculadas, de Protección y con integrantes PcD; además de
relacionar logros, dificultades y recomendaciones de esta etapa, para futuras atenciones.
1. Realizar las acciones necesarias para articular la atención de las familias de niños, niñas,
adolescentes y jóvenes beneficiados de algún programa o modalidad de la Dirección de
Protección mediante la Resolución XXXXX, “Por medio de la cual se reestructura el
proceso de articulación entre la Dirección de Protección y la Dirección de Familias y
Comunidades, para la vinculación y atención de las familias con niños, niñas y
adolescentes en Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos y Sistema de
Responsabilidad Penal para Adolescentes, en el programa Mi Familia, Modalidad Urbana
y Rural”.
2. Presentar el día 25 de cada mes a la Supervisión del Contrato, la relación de las familias
vinculadas en el formato cuantitativo establecido por el ICBF (Formato de seguimiento
mensual del Manual Operativo de la modalidad Mi Familia). El cual, una vez revisado por
la Supervisión del Contrato, será remitido a la Subdirección de Operación de la Atención
a la Familia y Comunidades. PARÁGRAFO: En caso de presentarse novedades en las
familias reportadas, en el mes inmediatamente anterior, el contratista deberá enviar una
relación de las familias que se retiran y/o modifican (Formato de seguimiento mensual
del Manual Operativo de la modalidad Mi Familia) con sus respectivos soportes en los
1. Garantizar la realización por parte del equipo psicosocial de la UAFU y UAFC una (1)
visita domiciliaria de cierre para cada uno de los esquemas de acompañamiento familiar
(preventivo, intensivo y discapacidad). PARAGRAFO: Estas visitas de cierre se deben
realizar en dos (2) semanas. Incluye la valoración final del proceso con cada familia
para la identificación de transformaciones, logros, propósitos por realizar y posibles
acciones a seguir.
2. Realizar una reunión entre las UAT y Centros Zonales del ICBF orientada a compartir
los avances y logros, así como, los cambios observados en las familias de acuerdo con
lo definido en el manual operativo.
3. Realizar una jornada final con el equipo de trabajo del operador para la evaluación de
resultados e identificación de aprendizajes, recomendaciones y proyecciones o retos.
4. Socializar a los actores departamentales y municipales involucrados en la ejecución del
proceso (Dirección regional ICBF, entidades territoriales, entes que aportaron al
desarrollo de las actividades, líderes comunitarios de las zonas operadas) y a la
comunidad en general, los resultados de la operación teniendo en cuenta los criterios
de los informes anteriormente descritos.
5. Entregar y sustentar ante el Comité Técnico Operativo y la supervisión del contrato el
informe de gestión final con la consolidación y análisis cuantitativo y cualitativo de los
resultados de la caracterización y atención al 100% de las familias de acuerdo con los
criterios establecidos en el Manual Operativo de la modalidad Mi Familias.
PARÁGRAFO. Informe Financiero. Los informes de gastos con base en cada uno de
los gastos aprobados para la ejecución del contrato con los recursos del ICBF, deben
tener sus respectivos soportes contables y financieros (copia de documentos según lo
contratado por el contratista y de documentos según lo pagado por el contratista).
6. Dar de baja a los materiales de identificación (camisetas y carné) de acuerdo con las
indicaciones de las autoridades competentes en el departamento. Dicho procedimiento
deberá quedar soportado mediante acta con sus respectivos registros fotográficos y
debe contar con la participación tanto de un representante del ICBF como de la entidad
competente.
25. Cumplir con las políticas de seguridad, los procedimientos para el manejo de la
información definidos por el ICBF, los cuales se describen a continuación: a) HABEAS
DATA. La entrega de la información de beneficiarios de la modalidad permite el acceso
a datos de carácter privado o reservado protegidos por el derecho fundamental del
Habeas Data establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Por
consiguiente, todas las personas que intervienen en la generación, administración y
manipulación de la información generada por la modalidad, se obligan a hacer uso de
esta información de carácter privado o reservado con sujeción a las normas y
disposiciones constitucionales y legales vigentes, y a la jurisprudencia de la Corte
Constitucional sobre la materia. b) USO DE LA INFORMACIÓN. Todas las personas
que intervienen en la generación, administración y manipulación de la información
generada por la modalidad, se comprometen a usarla exclusivamente para el propósito
que fue señalado en su solicitud; y por lo tanto, se comprometen a no divulgar o
suministrar más allá de ello, a terceros, privados o públicos, la información que le sea
suministrada. c) DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Todas las personas que
intervienen en la generación, administración y manipulación de la información generada
por la modalidad tienen restringida la circulación y entrega de esta información a
terceros, totalmente ajenos al ámbito propio en el cual se obtuvo. Dicha información
deberá ser protegida con la debida reserva, custodia y conservación, y sólo podrá ser
utilizada para los fines de Ley, por parte de las personas naturales y jurídicas que
accedan a ésta. Igualmente, en ningún caso se podrá publicar en medios de
comunicación, información personal de las familias que se encuentren en la modalidad.
26. Asumir el pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones de carácter laboral del
personal que el contratista contrate para la ejecución del contrato, lo mismo que el pago
de honorarios, los impuestos, retenciones, gravámenes a movimientos financieros,
aportes y servicios de cualquier género que establezcan las leyes colombianas y demás
erogaciones necesarias para la ejecución del contrato. Es entendido que todos estos
gastos han sido estimados por el CONTRATISTA.
27. Informar al ICBF, y/o a las autoridades competentes cuando se presenten peticiones o
amenazas de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir
algún acto o hecho en contra de la Ley. El incumplimiento de esta obligación y la
celebración de pactos o acuerdo prohibidos darán lugar a la terminación del contrato.
28. Cumplir las demás obligaciones a su cargo que se deriven de la naturaleza del contrato,
y de las exigencias legales, entre ellas, aquellas de carácter tributario, en caso de que
se generen.
29. Remitir al supervisor del contrato, dentro de los tres (3) días siguientes a la
consignación, copia del documento donde conste la operación que, por concepto de
reintegros, rendimientos financieros, multas o cualquier otro, se causen a favor de la
Entidad en razón la ejecución del contrato. PARÁGRAFO: La consignación a que hace
referencia esta obligación deben realizarse únicamente en la cuenta informada por
escrito por el supervisor del contrato
1. Asegurar que el personal requerido para la ejecución del contrato cuente con el perfil
de: Educación (formal: primaria, secundaria, pregrado, posgrado), formación (cursos
específicos de la actividad a desarrollar como diplomados, seminarios, talleres entre
otros) o experiencia para garantizar la óptima prestación del servicio.
2. Socializar con el equipo de trabajo que realiza las actividades definidas en el contrato,
la información básica del ICBF (Misión, Visión, Principios, Objetivos Estratégicos y
Políticas del Sistema Integrado de Gestión SIGE) así como dar a conocer los diferentes
documentos (lineamientos técnicos, manuales, procedimientos, guías, formatos entre
otros) necesarios para la operación de los servicios.
3. Determinar un mecanismo para conocer la percepción del beneficiario frente a la
prestación del servicio, a través de un instrumento establecido por el mismo operador
para tal fin.
4. Demostrar que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios, relacionados
directamente con la prestación del servicio contratado, haciendo cumplir las normas
legales vigentes, así como las normas y especificaciones técnicas según corresponda
5. Demostrar que selecciona y evalúa sus proveedores de bienes y servicios, relacionados
directamente con la prestación del servicio contratado, haciendo cumplir las normas
legales vigentes, así como las normas y especificaciones técnicas según corresponda.
Estos proveedores deben ser evaluados con el fin de verificar el cumplimiento de los
compromisos pactados en el momento de generar el contrato. Para esto existen
formatos de evaluación de proveedores (Formato Selección de Proveedores,
establecido por el ICBF), los cuales proporcionan una base para el control de las
actividades ligadas al aprovisionamiento de bienes y servicios.
6. Contar con información documentada para la recepción, tratamiento y respuesta a las
peticiones, quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias, en el marco de la ejecución del
objeto contractual.
7. Garantizar que los colaboradores vinculados para la ejecución del contrato o convenio
cuentan con los Elementos de Protección Personal requerido para la realización de sus
actividades. En caso de deterioro, daño o pérdida deberá contemplarse los protocolos
correspondientes para la reposición, sin afectar la ejecución del contrato o convenio.
8. Informar al ICBF los Accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral (ATEL) del personal a
cargo del operador, reportándolos a la ARL y EPS, durante el plazo de ejecución del
contrato o convenio.
9. Formular e implementar el plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
1. Cumplir con la política ambiental del ICBF, implementando buenas prácticas ambientales
relacionadas con el ahorro y uso eficiente de agua, energía y papel, y manejo de residuos.
2. Utilizar productos, empaques y materiales amigables con el medio ambiente.
3. Adoptar las medidas necesarias para el manejo adecuado de los residuos orgánicos que
se generen durante la ejecución del contrato.
4. Utilizar logos removibles y/o carnés para la identificación del operador y/o del programa
institucional en la dotación e implementos utilizados.
Se ejecutará en las 33 Regionales del ICBF ubicadas en los departamentos del territorio
nacional de acuerdo con Anexo 6. Regionalización de Familias por Departamento.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN
El valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, incluidos todos
los costos directos e indirectos asociados al suministro de los bienes y/o prestación del
servicio, el IVA, demás impuestos de ley.
Un primer desembolso equivalente al 2% del aporte ICBF, contra la realización efectiva de las siguientes
actividades, previa aprobación por parte del supervisor del contrato
Un segundo desembolso equivalente al 8% del aporte ICBF, contra la realización efectiva de las
siguientes actividades, aprobadas por el supervisor del contrato de aporte
Un tercer desembolso equivalente al 30% del aporte ICBF, contra la realización efectiva de las siguientes
actividades, aprobadas por el supervisor del contrato de aporte
Preparatoria
Diagnóstico territorial preliminar de conformidad con lo
(Búsqueda y Diagnóstico territorial preliminar
establecido en el manual operativo, en medio digital.
Vinculación)
Un cuarto desembolso equivalente al 25% del aporte ICBF, contra la realización efectiva de las siguientes
actividades, previa aprobación por parte del supervisor del contrato
Plan familiar del 100% de las Formato Plan de las familias vinculadas según lo establecido
Atención
familias vinculadas en el manual operativo, en medio digital.
Un quinto desembolso equivalente al 25% del aporte ICBF, contra la realización efectiva de las siguientes
actividades, previa aprobación por parte del supervisor del contrato
Un sexto desembolso equivalente al 10% del aporte ICBF, contra la realización efectiva de las siguientes
actividades, previa aprobación por parte del supervisor del contrato
Nota:
El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la
factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual
Mensualizado de Caja).
Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar.
Con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en
aspectos favorables como adversos; y con el fin de contribuir a asegurar los fines que el estado
persigue con la contratación, el ICBF ha preparado el Anexo No.5 Matriz de identificación,
valoración y asignación de riesgos, el cual permite dilucidar aspectos que deben ser
considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad
del proyecto.
Los riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta
contratación se analizan en el anexo No.5, elaborado de acuerdo con la metodología propuesta
por Colombia Compra Eficiente (CCE) detallada en el “Manual para la Identificación y Cobertura
del Riesgo en los Procesos de Contratación".1
12. ANEXOS
Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está
aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente
documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los
impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que, en caso de resultar
adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar
el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.
1
Agencia Nacional para la Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, disponible en www.colombiacompra.gov.co,
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_cobertura_riesgo.pdf, fecha de consulta 26
de abril de 2018.