ORDEN DEL DIA – PROCESO LEGRAND COLOMBIA

AL prender el computador el usuario es Freddy y pasword es 123envia987

Se inician los programas básicos que se utilizan diariamente.

1. Microsoft Outlook
2. Internet Explorer (configuradas- todas las pág. de envia)
3. Excel – despachos general 2.019.
4. Enviar reporte de asistencia a [email protected]
5. Internet Explorer (envia-on / line e intranet)
Clave On-line= wihejo01 // pasword= faab821516

1. Paso del día - Primer informe (vías nacionales):

Se abre una hoja nueva en Outlook, se envia (lista de distribución) a Legrand General y Legrand Gen2, asunto; Informe
vías nacionales (fecha). Cuerpo del coreo; desde la intranet se ubica Logística y en boletín de carreteras, selecciona toda
la información buscada Ctrl+C, regresa al cuerpo del correo y Ctrl+V con encabezado Psi o Fyi.

2. Paso del día – Recomendaciones, solicitudes y demás;

revisar lo primordial y urgente del día anterior (anotaciones) si hay algo pendiente para gestionar como entregas
urgentes, recomendaciones o novedades que han dejado al final del día anterior, solicitudes de carros adicionales,
parafiscales de auxiliares etc...

3. Paso del día - Segundo informe (Volumen detallado):

Del despacho del día anterior quedaron todos los pick-list, (hojas físicas), en el escritorio en el PC

Se encuentra un archivo que se identifica como informe Vol. detallado.

En este archivo se debe relacionar orden por orden según formato del archivo (orden o nota de despacho- si contiene
cajas el número por tipo de caja (1+2+3+4)-si contiene estibas, paquetes y/o gabinetes, automáticamente él sumara y la
fecha del día en que se generaron los despachos. Ej.:
 Complemento detallado despacho diario 2016 JUNIO

Tipo de Cajas Pallet

Desp total Desp Diario No. de Orden Paquetes Total Embalajes FECHA
1 2 3 4 CBF MT
1 1 254695-1 1 1 miércoles, 01 de junio de 2016
2 2 254995-1 1 1
3 3 255729 7 1 4 10 22
4 4 255725 6 3 9

Al terminar de alimentar el archivo, Ctrl+G y este se debe enviar por correo a una lista de distribución que se llama
Informe vol. detallado, en el Outlook en la parte izquierda de la pantalla están las carpetas de correo, allí se encuentra
una con el nombre de este archivo, copiar toda la información como asunto, cuerpo del correo, formatos y adjuntar
archivo de informe, finalmente enviar a diario.

4. Paso del día - (control precintos);

Después de enviar este informe, con la planilla de despachos se debe completar el formato de control de precintos este
se encuentra en mis documentos + Control Precintos, con todos los datos que se llenaron el día anterior en el cargue o
plantilla, se ingresa la información de acuerdo a lo solicitado y se le entregan los documentos al in-house de Legrand.

5. paso del día. Correos:

Dirigirse a Outlook y empezar a revisar los correos que han llegado desde el día anterior hasta el correo reciente, dejando
marcas de la urgencia, gestión y seguimiento pertinente.
 6. Paso del día - CARGUE AM :

Si se requiere de acuerdo al Pick-Iist o coordinación del día anterior (VER AL FINAL DEL INFORME)

7. Paso del día – Reporte seguimiento del día;

Con base a los informes enviados del día anterior hacia la regional 01, sacamos un informe del on-line en informes –
seguimiento envió – lo consolidamos y separamos por comas en un block de notas y lo copiamos a un Excel, con una
tabla dinámica, referenciamos los despachos excluyendo los AC identificamos el estado y zona y este lo enviamos vía
email a (lista de distribución) responsables de Novedades, anexamos con una imagen en enviamos (antes de las 12:00)

7-1. Paso del día – seguimiento del día SIGMA (SOBRANTES);

Se debe realizar un informe o reporte de la Intranet (servicio al cliente - SIGMA), allí consultamos por medio de la
base de las mallas a nivel nacional y verificamos si tenemos unidades de nuestro cliente, de ser así realizar la
gestión pertinente con la regional Y ESTAS SE DEBE CRUZAR SIEMPRE CON ALGUN DESPACHO.

REGIONAL: BOGOTA
BODEGA: MVT I
USUARIO: SACBGTA
PASWORD: SACBGTA - INFORMES Y RESPORTES

 se debe revisar a diario y más aun cuando se presenten novedades por faltante, se debe realizar la búsqueda y en
caso de coincidencias se debe brindar la solución para descontar el sobrante y solucionar el faltante.
 Estos sobrantes deben tener coincidencias en sistema, en caso de no encontrarlas no podrán ser devueltos ni
entregados a nadie puesto que luego se pueden presentar reclamaciones.

7-2. Paso del día – seguimiento de las guías en otros estados y SAC;

En el On-line por medio de informes se baja uno del 1 a la fecha del mes y realizamos seguimientos a TODAS las guías
excluyendo las de estado final, organizamos de menor a mayor y hacemos seguimientos (consultando) las que están en
diferentes a los días prometidos, es decir se deben validar las guías que no cumplen con un ciclo normal dentro de la
operación y que superan los días prometidos de entrega y estén vigentes hacer gestión con quien corresponda de cada
regional bien sea OS o Guias, con gerencias y DSN.
 7-3. Paso del día – seguimiento de las guías Indemnizables;

D e igual manera al punto 7-2 revisar detalladamente las novedades indemnizables, estas se deben gestionar con el
cliente y cada regional validar registros fotográficos, inventarios, repostres e informes de quien corresponda y hacer el
seguimiento oportuno. Tener en cuenta los siguientes pasos;

Novedades de faltantes:

Se debe solicitar y tener los soportes de entrega de la unidad por parte del cliente remitente en donde se relacione el
nombre de la persona que recogió.

 Se debe verificar contra los sobrantes a nivel nacional

 Se debe verificar con los destinatarios que las unidades que no se hayan entregado con otras guías o como muchos
casos en donde la mercancía se entrega pero las guías no son grabadas en planilla de reparto.
 Solicitar la trazabilidad a la regional y área responsable.

Novedades de Averías:

 Solicitar las imágenes de la unidad averiada a las regionales, en el caso de que la mercancía este en la bodega o a los
clientes en los casos en donde la mercancía se entrego y reportan que fue entregada averiada.
 Solicitar inventario para identificar cantidad de unidades averiadas y estado de las mismas y así poder tomar
decisiones sobre las unidades y sobre todo cuando la avería es parcial y hay unidades en buen estado.
 Verificar con el remitente si la mercancía se puede ofrecer a verificación o por lo contrario se deben devolver al
remitente.

Solicitar la trazabilidad a la regional y área responsable

7-4. Paso del día – seguimiento de QUEJAS PQR;

Una vez se presente una situación de la cual se requiere respuesta por parte de una regional se debe:

 Escribir al encargado del proceso

 En caso de no recibir respuesta esto se debe escalar al jefe del dueño del proceso con copia a su jefe
inmediato.
 Si no se recibe aun respuesta se solicitara a su jefe inmediato ayuda para escalar a la gerencia de la
regional.
 Si luego de escalar a la gerencia regional no se recibe respuesta se procede a radicar la queja informando
en la queja a quienes se les escribió y en que fechas.

Una vez impuesta la queja se le debe hacer seguimiento a diario a la misma hasta que quede en estado cerrada.

7-5. Paso del día – seguimiento de despachos por desviación;

A diario. validar que las guías que no son entregadas según la promesa de servicio sean justificadas por cada regional y en
caso de encontrar desviación constante en alguna regional se debe dar aviso con el fin de tomar medidas y evitar
desviaciones significativas en los indicadores mensuales y penalizaciones por parte de los clientes.
 8.. Paso del día - realizar seguimientos a despachos;

Se realizan seguimientos a todas las guías a partir del 1er. día de mes hasta el actual; en el on-line escoge la opción
informe y generar reporte (de acuerdo a la ilustración), en la parte izquierda de la pantalla aparece “REPORTE DE
PRODUCCION” escoge agrupa por NIt, luego todas las cuentas, Listado de Producción, la fecha no máximo a 60 días y
Buscar.

A partir de la exportación del informe realizar con base a una tabla dinámica y filtrar para realizar seguimiento a cada
despacho desde el más antiguo al más reciente y realizar la gestión pertinente con cada regional vía email y telefónica si
se requiere (depende de los casos), hasta completar todo el seguimiento, si hay que informar al cliente hacerlo de forma
cautelosa y concisa con un informe que se describe en el siguiente paso.

9. Paso del día - revisar, gestionar y reportar novedades de los despachos (guías);

En el on-line escoge la opción Panel de Novedades y opción gestionar Novedades en Guia (de acuerdo a la ilustración),
en la parte izquierda de la pantalla selecciona Nit; todas las asignadas, debajo selecciona todas las cuentas y selecciona
consultar .

Luego le damos exportar, se debe ajustar y aclarar cada novedad de la forma más clara llamando a los auxiliares,
supervisores, SAC (dependiendo el caso) en todas se debe ingresar quien confirma la novedad. Dependiendo de cada
novedad con cada cliente y según el causal, reportar a Legrand vía email de acuerdo al reporte de novedades que se envia
siempre, este se puede encontrar en; Explorador de archivos - mis documentos - novedades diarias ---xlsx, dar formato a
este archivo, si hay alguna novedad adicional del reporte o informe del seguimiento anexar y enviar a Legrand.

En Outlook selecciona a responsables de novedades (lista de distribución) , el formato de cómo enviar se encuentra en la
parte derecha del Outlook en el archivo novedades . Copiar toda la información como asunto, cuerpo del correo, formatos
y adjuntar archivo de informe, finalmente enviar.
Tener muy presente que todas las guías que se reportan se deben copiar en la hoja 2 del libro (histórico de novedades)
y así poder llevar el histórico mensual, se puede vaciar el histórico cuando culmine la conciliación con legrand (VICTOR
RODRIGUEZ)

10. Paso del día – realizar seguimiento a las OS:

Tenemos un archivo en el escritorio que se llama Recolecciones OS_xls (ampliar), en él encontramos el seguimiento
de todas las Os que ha solicitado el cliente, de acuerdo a la imagen adjunta tenemos un consecutivo interno con el
cliente LG(17)…, Legrand realiza las recolecciones desde un usuario en el on-line, y envia un archivo indicando que Os
generó y el consecutivo interno,

A base de estos datos alimentamos el archivo y se realiza el seguimiento a cada una de ellas hasta llegar la guía a un
estado final.

11. Paso del día - revisar, gestionar y reportar novedades de las Ordenes de Servicio Flete al cobro;

En el on-line escoge la opción Recolección y O. Servicio y opción gestionar Novedades en OS (de acuerdo a la ilustración),
en la parte izquierda de la pantalla selecciona Nit; todas las asignadas, debajo selecciona todas las cuentas y selecciona
consultar y exportar.
Dependiendo de cada novedad con cada cliente y según el causal se debe ajustar y aclarar cada novedad de la forma más
clara llamando a los auxiliares, supervisores, SAC (dependiendo el caso) en todas se debe ingresar quien confirma la
novedad reportar a Legrand vía email de acuerdo al reporte de novedades que se envia siempre, este se puede encontrar
en; Explorador de archivos - mis documentos - recolecciones OS diarias ---xlsx, dar formato a este archivo y enviar a
Legrand, en Outlook selecciona la orden de servicio a responsables de novedades (lista de distribución) , el formato de
cómo enviar se encuentra en la parte derecha del Outlook en el archivo recolecciones .

11. Paso del día – revisión SATO guías – Foper intranet (DOCUEMNTOS )

De acuerdo a las gestiones realizadas entre los despachos, para realizar gestiones se valida con SATO este encontrado
desde la intranet - logística, allí validamos los datos que se encuentran con un despacho, este con el fin de hacer mejor
gestión con las regionales y tener datos precisos.

Foper: en e encontramos varios documentos o herramientas que son útiles para nuestras labores diarias, (recoge clientes
en receptorías-averías indemnizaciones, trazabilidades etc.) en el Outlook en la carpeta Puntuales encontramos varias de
las instrucciones.

De igual manera se da instrucción del seguimiento de los suministros que se solicitan dentro de los 5 primeros días de
cada mes: la ruta: Intranet – financiera – requisiciones y seguir las instrucciones.

12. Paso del día - Gestión Indicadores (base de datos);

Alimentar la base de datos de indicador de servicio para la presentación mensual al cliente, este con base a un archivo
que se encuentra en EL outlook en la parte izquierda como PUNTUALES allí esta la presentación de cómo se deben hacer
indicadores paso a paso, de acuerdo a un informe general del envia on-line, exportamos y alimentamos el día a día, en
este caso la producción del día anterior revisamos los estados generales y con > Buscarv, actualizamos la matriz,
actualizamos novedades y responsables a las mismas.

El seguimiento diario se debe realizar el indicador mensual en el cual se evidencie cual es el número de unidades que se
entregan a tiempo, cual es la cantidad de envíos desviados, cuales son las causas y solicitar planes de mejora a las
regionales que no cumplen con la promesa del servicio, así mismo se retroalimentara al cliente sobre sus novedades más
representativas para mejorar el nivel de visitas no efectivas y optimizar los recursos. Estos resultados serán revisados y
compartidos con el cliente en caso de que así se solicite. Si el cliente no lo solicita igual se deberá llevar el control mes a
mes de esta información.
 13.- Confirmaciones del cliente;

Legrand envia unas solicitudes para confirmar despachos y para que les envíen los comprobantes de entrega de varias
órdenes (guías), este se descarga de la Matriz de despachos diario 2017 que se encuentra en el escritorio (CPU) en el cual
se coloca Fecha de captura, número de guía, nombre destinatario, ciudad destino, número de orden o despacho y fecha
de entrega , con un PDF sacamos las guías de la intranet y enviamos en un archivo comprimido con los datos solicitados,
casi siempre son entre 10 a 20 guías.

Se envia el correo a los mismos de los responsables de las novedades diarias (lista de distribución) con el adjunto.

14.- Paso del día - CARGUE PM : (VER AL FINAL DEL INFORME).

Este se debe empezar en el trascurso del día, es decir ir digitando guías o despachos y a medida que van entregando pick-
list por parte del operador logístico, vamos alimentado las plantillas para no colgarnos, pero a partir de las 13:00 nos
debemos concentrar únicamente al proceso de despacho, SE RECIBEN DOCUMENTOS (PICK-LIST) HASTA LAS 14:00 SIN
EXCEPCION , esto de lunes a viernes y SABADOS hasta las 11:00 am, LA MULA SE DEBE EMPEZAR A CARGAR POR TARDE
A LAS 14:40 y debe salir OBLIGATORIAMENTE Antes de las 16:15

15.- paso del día AUDITORIAS;

Normalmente lo hace el In-house de Legrand, pero se debe hacer acompañamiento para realizar auditoria, como
volúmenes, revisar la mercancía (cajas , estibas y paquetes) revisar posibles averías o no apto para cargar, que la mcia no
salga de las estibas y las cajas tengan relleno en su interior, LAS CAJAS NO PUEDEN SUPERAR LOS 50 Kgs DE PESO, si ya se
digitaron despachos en las plantillas y el in-house de Legrand en la auditoria identificó mal liquidados estos se deben
corregir bien sea en peso o volumen, todas las unidades independientemente que sean cajas o estibas se declaran por
$150.000 sin excepción y la condición con el cliente son las siguientes:

tipologia rango en Kg negociación

caja1 01 - 25 12
caja2 26 - 40 30
caja3 41 - 60 50
caja4 61 - 90 65
ESTIBAS 150 - 1,700 Descuento del 10%
PAQUETES 12 - 149 se liquidan por vol real

16.- Paso del día-INFORMES FINALES - diarios:

 16.1. Informe despacho diario de Legrand:

Después de terminado el cargue y despachada la mula, el primer informe se debe enviar a envia, en el archivo matriz
(ampliar) Despacho General 2017, se encuentran varias hojas para cada uno de ellos, una es la denominada
informe (imagen anexa) la cual se discrimina cada regional y se detalla la cantidad de embalajes despachada para cada
una de ellas, por cajas, paquetes y estibas bien sea de metro o de cablofil, en cada una de las pick-list se encuentra esa
información la cual identifica estas variables

Una vez diligenciado el formato se graba y se envia a operaciones de envia (lista de distribución) = Recolección 01, desde
el Outlook en la parte derecha de la pantalla se encuentra una carpeta denominada RECOLDIARIO // ENVIA, copiar toda
la información como asunto, cuerpo del correo, formato y anexar con un pantallazo el informe, finalmente enviar.

 16.2.- Reporte Diario AC - Legrand Colombia S.A.:

Este informe se debe enviar a envia, en el escritorio (ampliar imagen) AC SEG GLOBAL , en él se debe incluir toda la
información de todos los despachos enviados a las regionales de ese día, en el archivo matriz Despacho General 2017, se
ubica en la hoja del mes correspondiente, selecciona los despachos AC con toda la información de los que se generaron
en el día y los copia en el archivo AC SEG GLOBAL, se digita según secuencia con los anteriores (ver imagen anexa)

Una vez diligenciado el formato se realiza un pegado especial, se realiza un informe general desde el on-line se
actualizan todos los estados y excluye los del estado final realizar gestión pertinente para garantiozar su entrega, se graba
y se envia a operaciones de envia AC (lista de distribución) = Almacenes Cadena1, desde el Outlook en la parte derecha
de la pantalla se encuentra una carpeta denominada AC-INF, copiar toda la información como asunto, cuerpo del correo,
formatos y adjuntar archivo de informe, finalmente enviar.
  16.3.- Copia plantilla despacho (FECHA):

Este informe se debe enviar a Legrand, en el escritorio (ampliar imagen) Copia Plantilla Despachos xls., en él se
debe copiar la planilla de Excel la cual se generó el cargue elimina la del día anterior y Ctrl+c y Ctrl+v con la actual, tal
como es.

Una vez copiado el formato se graba y se envia a (lista de distribución) = Copia P Despacho, desde el Outlook en la parte
derecha de la pantalla se encuentra una carpeta denominada con el mismo nombre, copiar toda la información como
asunto, cuerpo del correo, formatos y adjuntar archivo de informe, finalmente enviar.

 16.4.- Reporte despacho diario //envia :

Este informe se debe enviar a Legrand, de acuerdo a la planilla de despachos la cual se realizo el cargue, grabar con
nombre de archivo de la fecha del día (02-11-2017 PM) y Tipo PDF.

Una vez copiado el formato se envia a (lista de distribución) = Legrand General y kuehne-nagel, desde el Outlook en la
parte derecha de la pantalla se encuentra una carpeta denominada Reporte de Despacho, copiar toda la información
como asunto, cuerpo del correo, formatos y adjuntar archivo de informe, finalmente enviar. (ver imagen).

 16.5.- Despacho diario Legrand Colombia - Medellin (FECHA) :

Después de terminado el cargue y despachada la mula, este informe se debe enviar a envia, en el archivo matriz
(ampliar) Despacho General 2017, se encuentran varias hojas para cada uno de ellos, una es la denominada Reg.
Medellin la cual se discrimina cada despacho enviado a la regional de Medellin y se detalla la cantidad de embalajes,
peso, volumen y Valor declarado por cada guía, de acuerdo a la planilla de despacho de ese día filtrar todo lo que
corresponda a esta regional, copiar en el archivo y hacer coincidir con copiar formato para dar la misma presentación.
Una vez copiado el formato se envia a (lista de distribución) = Regional Medellin, desde el Outlook en la parte derecha de
la pantalla se encuentra una carpeta denominada Reg. Medellin, copiar toda la información como asunto, cuerpo del
correo, formatos y adjuntar archivo de informe, finalmente enviar.

 16.6.- Informe despacho Legrand Colombia - Rpto 01 :

Después de terminado el cargue y despachada la mula, este informe se debe enviar a envia, en el archivo matriz
(ampliar) Despacho General 2017, se encuentran varias hojas para cada uno de ellos, una es la denominada Reg.
Medellin la cual se discrimina cada despacho enviado a la regional de Bogotá y se detalla la cantidad de embalajes, peso,
volumen y Valor declarado por cada guía, de acuerdo a la planilla de despacho de ese día filtrar todo lo que corresponda a
esta regional, copiar en el archivo y hacer coincidir con copiar formato para dar la misma presentación.

Una vez copiado el formato se envia a (lista de distribución) = Reparto Oper01, desde el Outlook en la parte derecha de la
pantalla se encuentra una carpeta denominada Rpto01 / envia, copiar toda la información como asunto, cuerpo del
correo, formatos y adjuntar archivo de informe, finalmente enviar.
  16.7.- Informes de citas e información de entrega a diferentes clientes :

Estos informes se deben enviar a los diferentes clientes o destinatarios que tenemos condiciones especiales y acuerdos la
cual se le despacho la mcia, independiente la regional o cuenta, la cual para la mayoría se tienen citas y acuerdos
programados para el compromiso de recepción de los productos, se deben enviar a diario con copia a la parte logistica de
Legrand si llegasen a despachar mcia ese día, para todos se maneja el mismo procedimiento, los clientes específicos son:

OBLIGARORIOS / Espf REGIONAL correo (lista de Distribución)

MAELECTRICOS BOGOTA Melectricos
NACIONAL DE
ELECTRICOS TODAS Nal Electricos
CI EXPORIMPREEX BOGOTA CI Expor
REDES ELECTRICAS BOGOTA Rdes Electricas 01

De igual manera si hay despachos con alto volumen por más de 3.000 kg en toneladas se debe enviar la información a
operaciones de la regional (encargados de zona) igual como se envían los obligatorios y/o específicos.

Al final del cargue de acuerdo a la planilla de despachos se filtra el cliente la cual se la enviará el reporte, ya filtrado se
copia la información en el archivo matriz Despacho General 2017, en él se encuentran varias hojas para cada uno de ellos,
una es la denominada Inf Clientes la cual se discrimina cada despacho enviado al cliente y se detalla la cantidad de
embalajes y por tipo de cada uno de ellos por cada guía, (anexo imagen), la información la encontramos en los pick-list o
ordenes físicas de las que realizamos las guías o nos entregó el operador logístico, el cual informan que se cargó en cada
despacho, hacer coincidir con copiar formato para dar la misma presentación con la línea encima de la tabla ejm:

Una vez copiado y realizado el reporte se envia vía email con (lista de distribución) este depende del cliente informado en
el recuadro en amarillo del punto 13.7, desde el Outlook en la parte derecha de la pantalla se encuentra una carpeta por
cada cliente, copiar toda la información como asunto, cuerpo del correo, formatos y adjuntar archivo de informe,
finalmente enviar.

 16.8.- Informes reparto CARLOS GARZON :

Se debe realizar un informe del usuario de Carlos Garzon este son los despachos realizados desde la planta de Legrand en
Alamos y para ello se debe informar a la regional 01 de los masivos o despachos con lato volumen, esta información se
debe anexar con el reporte de Reparto 01 y consolidar datos, el usuario es CARGAR / 01 y pasword CARGAR / 01
 17. Paso del día - revisar, gestionar y reportar novedades de los despachos GUIAS y ORDENES DE SERVICIO;

En este indica enviar un segundo informe y/o reporte vía email a Legrand (PM), realizar el mismo procedimiento del
punto 7, descartar las novedades solucionadas y/o agregar las novedades recientes o nuevas, este para dar mayor
información y acelerar el proceso de la solución a cada una de ellas.

Tener muy presente que todas las guías que se reportan se deben copiar en la hoja 2 del libro (histórico de novedades)
y así poder llevar el histórico mensual, se puede vaciar el histórico cuando culmine la conciliación con legrand (VICTOR
RODRIGUEZ)

18. paso del día – solicitud de vehículo adicional

Revisar el pick-list que envia el Operador Logístico (K+N) que envia sobre las 2 pm, este con el fin de determinar si se pide
carro adicional para e siguiente día cargue (am) siempre y cuando si super las 50 M3.

De ser así se debe enviar un correo a Operaciones - recolecciones indicando la solicitud del mismo y de igual manera
llamar telefónicamente al jefe de recolección o supervisor.

19. paso del día – market place:

Estos despachos no son de Legrand sin embargo son ventas que se realizan desde SODIMAC a varios clientes pero venden
productos de Legrand, para ello se ingresa al usuario:

Se realizan las guías normalmente pero se imprimen dos copias de guías, la cual 1 se pega en la caja y la otra se le entrega
al operador de servicio, a estos despacho no se le envían documentos ni se rotulan , pero si se ingresan a la plantilla de
salida, de igual manera se alimenta una base de datos ubicada en el escritorio llamada market place esta para llevar un
control de estos envíos.

18. paso del día - enviar reporte de salida a: [email protected];

PROCESO DE ALISTAMIENTO DE DESPACHO - CARGUE S AM / PM

Antes de generar despachos o realizar cargues se debe auditar la mcia tal como se indica en el paso 15.

Todos los días se realiza un cargue con NPR ó Mula según el pick –list enviado por Legrand vía email, estos se envían a las
14:00 Hrs del día anterior, envían la primera instrucción de despacho y a las 8:00 AM del día actual la segunda parte, esta
tiene un tope máximo de 511 líneas y/o 67 M2, se tiene en cuenta una de las dos variables.
Se mide la capacidad de nuestros vehículos en M3 y así mismo se coordina con operaciones zona 2 para la asignación de
los mismos para no desperdiciar recursos, 1 carro AM y 1 MULA PM: de presentar más de esta capacidad se debe enviar
un correo a operaciones para que nos asignen una mula para el cargue de la mañana siguiente y así asegurar el vehículo y
la salida de del despacho total;

Datos : CAPACIDAD MAX DIARIA

67 M3
KN=
511 LINEAS
TIPO CARRO CAPACIDAD M3 CAPACIDAD M2 TONELADAS-PESO
A CONTENEDOR 40
MULA 60 - 65 M3 25,000 M3 / KG VOL 35 TONELADAS
A MINI-MULA (VAN) 50 - 55 M3 20,000 M3 / KG VOL 30 TONELADAS
A CAMION FVR 900 25 - 30 M3 15,000 M3 / KG VOL 15 TONELADAS
A CAMION HI 600 22 - 25 M3 10,000 M3 / KG VOL 10 TONELADAS
CAMIONETA NPR 10 - 12M3 5,000 M3 / KG VOL 5 TONELADAS
CAMIONETA NQR 5 - 6 M3 3,000 M3 / KG VOL 3 TONELADAS
TURBO 2 M3 2,000 M3 / KG VOL 1 TONELDAS
2.27
MAX ALTURA ESTIBAS CABLOFIL 1.25 MTS ALTURA HI 2.15 ext. interno

MAX ALTURAESTIBAS DE MTS 1.70 MTS ALTURA MULA 2,71

a) El funcionario de despachos K+N (operador logístico) nos entrega los papeles (pick-list) con la respectiva nota de
despacho y/o resumen según cliente, se debe firmar una planilla que nos adjuntan con las ordenes (hora de
recibido y firma) para llevar el control diario.
b) Con los documentos en mano, se separan por cuentas:
1. 01-001-0000628: LEGRAND COLOMBIA DIV AUTOSERVICIOS NACIONAL
2. 01-001-0002515: LEGRAND COLOMBIA DIV NACIONAL
3. 01-001-0004620: LEGRAND COLOMBIA DIV BOGOTA
4. 01-001-0008656: LEGRAND COLOMBIA DIV AUTOSERVICIOS BOGOTA
5. 01-001-0010682: LEGRAND SISTEMAS DE POTENCIA

c) 1. AC nacional, 2. NAL. Particulares, 3. BTA. Particulares, 4. AC Bta., 5. Despachos desde la sede álamos, se
separan ordenes con nota de despacho (dejando en orden ya que así saldrán las guías para después embolsar)
paso que se encuentra al final del informe en el escritorio del PC se encuentran las plantillas de cada una de
estas cuentas, se digita a partir de la línea señalada que cada una tiene sin borrar la base de datos;
Así se adelanta el cargue AM que se debe empezar a las 11:00 AM rectificando que las volúmenes estén bien.

d) Al tener la(s) plantilla(s) lista(s), y con el cupo máximo del carro que se solicitó, se graba(n) así;
1. Ctrl+G, solamente 1 vez, se selecciona (borra) la base de datos dejando solamente lo que se digitó (SIN
VOLVER A GRABAR), debe quedar el título y desde el número 1 de la columna A.
2. Borra lo que no se necesita desde el último despacho digitado hasta fin y lo mismo desde la columna T
hasta el final IV.(SIN GRABAR)
3. Si son despachos nacionales se bebe cambiar el ítem “ciudad” columna C, por los códigos de cada una, si
no se saben, en el escritorio PC se encuentra una plantilla que se llama CIUDADES se selecciona Ctrl+C-de
la plantilla de la cuenta y se copian en la plantilla ciudades en la franja amarilla celda 2E y Ctrl+V, se
toman los códigos que salen automáticamente, y se copian en la plantilla de cuenta de igual forma desde
arriba hacia abajo y los pega con pegado especial y valores, la plantilla ciudades se cierra pero NO SE
GRABA.

4. Botón de Office (esquina de la hoja en colores) grabar como, en nombre de archivo; se coloca cualquiera
(z1), en tipo se escoge (texto delimitado por tabulaciones), grabar, salen 2 recuadros “aceptar y SI”.
5. Se cierran plantillas SIN GRABAR.

e) Para grabar en On-line;

1. Antes de generar guías y/o grabar una de ellas, asegurarse en Cola de impresión que todas las cuentas
estén en limpio (limpiar Spool).
2. En generar Guías, se escoge la opción Importar archivos básico con Fec Cita/Fec OC,
3. Escoge la cuenta en que desea grabar las guías y/o gestiono la plantilla.
 4. En todas las cuentas y procesos con LEGRAND COLOMBIA S.A. la forma de pago es CREDITO.
5. Examinar; escoge y/o busca el archivo que grabo como tabulaciones – IMPORTAR.
6. Tener presente SOLO si son AC se escoge la opción de lleva Carta porte.
7. Liquidar y generar guías.

f) Rotulación:
 Rótulos (sticker);, para imprimir los rótulos se debe abrir google chrome, copia el link
http://200.69.100.66/online/MasterPage1.aspx?8X8U_4K8YCYWPDC&RU3Y&&5KFWTMFLQMFMLF,
selecciona en el menú parte derecha de la pantalla Generar guías + en cola de impresión, en la parte
superior de la pantall se escoge la cuenta en la que se grabaron las guías + opción Tipo Stickers + opción
5x10 cm Forma Continua y se abre una nueva pestaña de Google + Ctrl+P. y después de la impresión se
cierra la pagina en la que se mostraron las guías ( guía).
g) Exportar a Excel: se exporta a Excel y se copia en el archivo matriz Despacho General 2017, a partir de la
última celda de la columna D siguiendo el consecutivo, con pegado especial (copiar formato) se ubica en una de
las líneas de arriba donde se encuentra el número de la fila para seguír con el formato que se lleva.( este se debe
hacer cada vez que se genera cualquier quía la que sea para llevar el control de despachos y cargue diario y
general).

 Impresión de guías; para imprimir se debe predeterminar la impresora: menú + dispositivos e impresoras
+ impresora Lexmark Universal v2 PS3 + click izq. + establecer como impresora predeterminada
EN EL ENVIA ON-LINE: en cola de impresión + se escoge la cuenta en la que se grabaron las guías + opción tipo guía +
escoge la pagina 1+50, + en la pantalla de las guías Ctrl P + (antes de cambiar impresoras y/o predeterminarlas se debe
CERRAR LA PAGINA DE IMPRESIÓN ( guía)) .

Liberar Spool.
Este mismo procedimiento con el resto de guías y cuentas a generar.

Después de tener los rótulos se procede a pegarlos en la mercancía física, toca acompañar a los auxiliares ir a la
bodega , y ayudar a rotular mcia, este procedimiento es identificar cada unidad con el sticker generado debe
coincidir el número de orden con el número de caja.

ORDEN/NOTA DE
DESPACHO
NUMERO DE CAJA/TOTAL
EMBALAJES

CIUDAD DESTINO

PROCEDIMIENTO ESPECIAL ALMACENES DE CADENA

Alistamiento despachos Almacenes de Cadena (AC): nos referimos a todos los envíos hacia SODIMAC DE
COLOMBIA S.A. / CENCOSUD COLOMBIA S.A. / MECANELECTRO S.A. / ALMACENES LA 14 S.A. , estos despachos se
envían únicamente en los cargues PM por temas de facturación y tiempo.

a) al identificar un despacho hacia uno de estos clientes, se separan por cuenta bien sea 01-0628
(AUTOSERVICIOS NACIONAL) ó 01-08656 (AUTOSERVICIOS BOGOTA) .
b) de forma ordenada se separan los pick-list con la nota de despacho (remisión) de tal forma que al grabar
queden alineados con las guías al imprimir.
c) con la nota de despacho (remisión) hay un archivo en mis documentos - REL O VENC.xls, se digita la
información solicitada esta se encuentra en esta remisión de todos los AC.
 d) Terminado el archivo se guarda y se cierra, se procede generar la plantilla de AC correspondiente a la cuenta
y se genera el despacho de acuerdo a la descripción líneas arriba.

PLANILLAS DE SALIDAS DE DESPACHOS:

Después de haber pegado todos los despacho generados en el archivo matriz Despacho General 2017, selecciona las
guías que se van a cargar, este se escoge desde la columna “D” (guía) se desplaza seleccionando hasta la columna “T”
(Valor Declarado) abre la planilla de despacho que se encuentra en mis documentos – planilla cargue despachos , pega la
selección de la matriz desde la celda B9 y ordena la información de acuerdo al encabezado, ordena de menor a mayor las
ordenes , la planilla ya está configurada para la impresión, se imprimen 3 (1 KN + 1 Legrand + 1 Aux envia)

Finalizado el cargue se llenan todos los datos que solicita esta planilla con base al ticket que entregan al conductor al
momento de ingresar al parque, este lo solicita al guarda o al funcionario de K-N, se pone un sello de salida que se
encuentra en el filtro y se le entrega al Jefe de Ruta para que puedan salir, junto con los documentos y guías embolsadas,
proceso que se describe a continuación, esta planilla se entrega a Legrand con todas las ordenes después de haber
generado el informe del paso 3.
 Proceso de alistamiento de bolsas con guías y carta-portes

Cuando decíamos en el paso 15 –C que se debe embolsar, en el proceso interno cuando el in-house de Legrand nos
entregue los documentos con facturas y órdenes de compra, se deben coger todas las guías y las notas de despacho,
como se organizó a medida que se iban generando las guías o imprimiendo los despachos, identificamos en la guía el
número de orden o DOCUMENTO y este debe coincidir con la nota de despacho, revisar ciudad destino, dirección y
destinatario. La Nota de despacho se ingresa dentro de la bolsa plástica y la guía se pega con gancho por fuera este
proceso con TODAS las guías de los destinatarios normales incluyendo los Almacenes de cadena.

 Precintar vehículo, este se encuentra en la mesa del escritorio, se anota el número en la planilla y se le coloca en
la parte lateral de nuestro vehículo antes de salir del CLIS.

CROSS DOCKING

En este proceso de despacho se unifican todas las ordenes identificadas para este cliente (CEDI) Km 1 vía Funzhe, se
consolidan todos los datos como es la cantidad de unidades, peso, volumen y valor declarado se realiza una sola guía y el
in-hpuse de legrand entrega facturas.

Se envia un correo a almacenes de cadena 01 cada vez que salga este despacho que son los lunes y jueves para su
entrega miércoles 8:00 am y sábados 6:00 am en el correo se identifica los datos del despacho con su hora y cita. NO SE
PUEDE PDEJASR DE NVIAR ESTE MAIL

NOTA: Se da instructivo del manejo de indicadores y base de datos y se explica la realización de los mismo con sus
plantillas y graficas.
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Legrand Colombia
Asesor: FREDY A. ALVREZ B.

Recibe

YESID ALBERTO JACOME