INDUCCIÓN / REINDUCCIÓN TRANSPORTADORES OL-TAT-SIGMA

En el siguiente documento se encuentran los procesos en el área de logística para las entregas de
TAT-OL-SIGMA, es importante que usted tenga claro el procedimiento desde que ingresa a las
diferentes sedes (Cota/Nodo) hasta que termina de realizar sus respectivas entregas, con el fin de
que se cumpla todo lo establecido de forma adecuada y precisa para tener un proceso optimo y
eficaz.

En el documento se encontrará el significado de los conceptos básicos que se manejan de forma

cotidiana, información sobre los requisitos de seguridad y bioseguridad, el uso de herramientas
tecnológicas que se deben utilizar para el cumplimiento de la labor realizada, también los adecuados
procesos de legalización (Devolución + Consignación), el manejo de autorizaciones, manejo de
novedades, entre otros aspectos que usted como transportador debe tener presente siempre en su
proceso.

Para tener en cuenta…

1. A partir del 28 de junio la coordinadora Angela Patricia Baez (Cel. 3102453011) estará a
cargo del nodo y en el norte estará el coordinador Jonathan Fernando Rocha (Cel.
3113036539), con ellos podrán tramitar permisos, autorizaciones y las novedades que
tengan en sus entregas, en tal caso de que no puedan contactarse con ellos se pueden
comunicar con Paola Andrea Rosero (Cel. 3113036587) para atender sus novedades.

Se deja claro que ustedes los transportadores son responsables de las zonas asignadas, en
tal caso de presentar alguna novedad deberán avisar con anticipación y deben tener en
cuenta lo siguiente:

 Para tramitar un permiso/ días festivos: Se debe pasar una carta dirigida a “Fuerza
Logistica” con 15 días de anticipación realizando la solicitud, adicional deben dejar alguna
solución para poder despachar la ruta, es decir un mapa, un enrutamiento, el auxiliar, etc.,
para que las devoluciones no aumenten significativamente.

 Para diligencias medicas/diligencias personales: Para estos permisos que no se requieren

más de un día, solo se debe informar de forma verbal al coordinador de transporte
encargado con al menos 3 días de anticipación y de ser posible dejar el enrutamiento de ese
día.
 Para el caso de calamidades domesticas: Dentro de lo posible y dependiendo de la
gravedad de la situación tratar de informarnos sobre lo sucedido lo más pronto posible.

 En caso de que el vehículo se vare: Estos eventos son inevitables y a todos nos puede
suceder, en este caso se debe informar lo más temprano posible para poder dar una
solución pronta y no represar la ruta. Se deben presentar los diferentes soportes del taller
con los arreglos que se efectuaron, los soportes serán verificados y anexados a su carpeta.
 2. Para el pago de las cuentas de cobro se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Las cuentas se pasan semanalmente los días jueves, las cuentas no son acumulables y se
deben pasar con los ruteros firmados para que sean admitidos en contabilidad.
 Los pagos se realizan semana vencida, es decir que el jueves siguiente a la semana que paso
cuentas se hace el respectivo pago.
 Las cuentas no pueden tener enmendaduras, ni tachones, no pueden ir planillas repetidas
debido a que esto será motivo para que contabilidad las devuelva y su pago será postergado
15 días.
 Los primeros 5 días de cada mes el transportador debe pasar la planilla de afiliación, solo se
acepta de las agremiaciones ASOINTEGRAL o CORNABIS, también debe diligenciar el
formato de IBC, si estos requisitos no se pasan a tiempo sus cuentas no se cancelarán.

Nota: Todas las personas (Conductor y auxiliar) que ingresan a las sedes (nodo/cota) deben tener
sus respectivas afiliaciones, la ARL deben ser riesgo 4 por la actividad que desempeñan y también
se debe entregar una copia mensual a los coordinadores de transporte.

Conceptos básicos

1. CLIENTES OL

Son pedidos que ingresa directamente el cliente por la aplicación de “Ralle”, se deben dar
prioridad en la entrega y se deben entregar a 24 horas. En el rutero lo encuentran identificado
como “Comercio electrónico”.

2. CLIENTES TAT

Son pedidos que ingresan los vendedores, estos pedidos tienen frecuencia establecida y se
deben entregar a 24 horas. En el rutero lo encuentran identificado como “Detallistas secos”.

3. CLIENTES SIGMA

Son pedidos que ingresan los vendedores, tienen frecuencia, son pedidos que se caracterizan
por ser altos en valor y cantidades, representan los clientes paretos del canal TAT, se entregan
a 24 horas.

4. REPISE

Son los pedidos de los clientes que no se pudieron visitar por diferentes circunstancias (Vararse
en la ruta, no alcanzo por tiempo a terminar ruta, etc.,), estos clientes se deben visitar al día
siguiente y son de prioridad en la ruta por que ya se encuentran a 48 horas. Ningún cliente se
puede quedar sin visitar.
5. ASIGNACIÓN RUTA
La asignación de ruta se hace de acuerdo a la zona asignada, cuando hablamos de zona nos
referimos a los limites donde usted ha entregado y entrega actualmente, es decir que
independientemente del lugar donde salga el cliente, si está dentro de su zona usted deberá
realizar la entrega del cliente, recuerde que todos los clientes (OL-TAT-SIGMA) tienen una
promesa de entrega a 24 horas por eso es vital la revisión de la ruta y que usted conozca cuál es
su zona, no se aceptan cambios de pedidos.

6. EFECTIVIDAD DEL FLETE

Par empezar a obtener efectividad en su cargue mínimo debe llevar 50 pedidos o un valor de
cargue mínimo de $3.000.000, se le recuerda que estos son valores mínimos, que hay cargues
que pasan de 65 pedidos o el valor estipulado y su base empieza aumentar, es decir que entre
más pedidos lleve usted, tendrá una mayor base en el pago y su flete aumentara. Se deja claro
que los carros también deben cumplir en capacidad y volumen para ser despachados y que los
vehículos no deben salir solo con los valores mínimos indicados anteriormente.

7. APLICACIÓN SMART QUICK

Es la herramienta tecnológica utilizada para el registro de las entregas a clientes, esta aplicación
funciona en los celulares con sistema operativo Android y con plan de datos, se deben registrar
las entregas y novedades con su respectivo registro fotográfico en línea de cada cliente que se
visite. Este registro es diario y de carácter obligatorio.

8. PAGO ANTICIPADO
Es el pago que realiza el cliente antes de la entrega, este concepto se encuentra en la factura
por lo cual se debe revisar antes de realizar la entrega y no se debe cobrar en el momento de
realizar la entrega, se debe verificar con el analista cuando se realice el proceso de legalización.
9. VALOR REDIMIDO

Dependiendo del valor de la compra a los clientes OL se les dan incentivos en forma de puntos
los cuales se pueden redimir en sus compras y por eso en la factura se presenta ese concepto.

10. LISTA DE CARGUE O PICKING

Es el documento que trae la relación de referencias y cantidades correspondientes al cargue

asignado, debe verificar siempre que el número de transporte, muelle y grupo corresponda a su
cargue asignado.

11. CHEQUEO DE CARGUE

Es el proceso de verificar lo que se está cargando en cantidad y calidad de producto de acuerdo

al picking, el chequeo se debe hacer por canastilla para detectar las novedades reales en su
cargue, deben ser informadas de inmediato por que al día siguiente no se responde por ningún
tipo de novedad, en el caso de cargar en cota no podrá abrir el muelle hasta que sea autorizado
y en el caso de cargar en el nodo no podrá movilizar el cargue al muelle hasta ser autorizado.
12. NOVEDAD FALTANTE
Es cuando la referencia se encuentra en el picking, pero no la encuentra físicamente, se debe
informar de inmediato solo y solo si está seguro de la novedad, el chequeador procede a
verificar en su totalidad todo el cargue para poder validar la novedad y poder entregarle el
faltante.

13. NOVEDAD SOBRANTE

El sobrante es cuando físicamente tiene una referencia que no se encuentra en el picking debe
informar de inmediato al chequeador también para que se valide y se devuelva dicha referencia
a la bodega.

14. NOVEDAD AVERIA

Es cuando un producto no cumple con las condiciones físicas adecuadas para ser entregado a
un cliente, por ejemplo, las abolladuras en las latas, los empaque rotos, productos que se
encuentren sucios, etc., se debe solicitar cambio al chequeador en el momento de chequear el
cargue.

15. CONSIGNACION

Las dos sedes (nodo/cota) tienen banco, usted puede consignar lo recaudado en las entregas,
la cantidad de moneda que tenga no tiene ninguna restricción. En la consignación la referencia
es el número de rutero y debe estar diligenciada en su totalidad sin enmendaduras o tachones.

16. DEVOLUCION

Son los productos que devuelven los clientes por diferentes causales, estos productos deben
estar en excelentes condiciones para que sean recibidos, la devolución debe estar completa en
el momento de entregarla al encargado de devoluciones, por ningún motivo se puede devolver
a su vehículo por que algún producto le haya hecho falta, será descontado de inmediato y
deberá consignarlo para poder legalizar su planilla.

17. LEGALIZACIÓN

Toda planilla asignada tiene un valor de cargue, ese valor debe estar representado en
consignación y/o devolución que debe ser entregada al analista para verificar y dar cierre a dicha
planilla, este proceso se debe hacer todos los días, si tiene alguna autorización de repise se debe
informar y máximo debe legalizar o dar cierre a la planilla en 48 horas. En el caso de cota se
puede adelantar tirilla con la consignación y para el caso del nodo se puede adelantar picking
presentando primero la devolución para firmar; esta diferencia se debe al volumen y espacio
que se tiene en el nodo y los horarios de cargue de los transportadores.
18. CAUSALES DE DEVOLUCIÓN
Son los motivos por los cuales un cliente no recibe algún pedido o algún producto de lo
solicitado. Los causales que se registran deben ser los reales, verdaderos y adecuados y deben
coincidir con el registro y evidencia de la aplicación Smart Quick. En el formato de devoluciones
encontraran los causales que deben colocar de acuerdo a la situación que aplique, pero a
continuación realizaremos una breve explicación de algunos causales que presentan confusión
para que empleen adecuadamente.

Causal Descripción Situación utilizar el causal

Este causal se usa cuando usted por algún motivo no alcanzo a entregar la
Entrega en hora ruta en el mismo día y usted hace la entrega al otro día, si el cliente le
511
no convenida devuelve por el motivo que sea usted debe colocar causal 511 , por que
somos nosotros los que estamos llegando tarde hacer la entrega es decir al
Este causal se utiliza cuando en diferentes facturas se encuenta el mismo
504 Pedido repetido
pedido.

Error en Este causal se utiliza cuando el vendedor digita cantidades erroneas dentro
516
digitacion de la misma factura.

Este causal se utiliza cuando la dirección de la factura no es la del lugar de

625 Dirección errada entrega y debe ser corregida, por favor anotar en la factura la direccion
correcta y entregarnos el dato para poder actuzalizar la dirección.

Entrega a Este causal se utiliza cuando la razon social del cliente no coincide con el
627 nombre de otro nombre de la factura, estos pedidos deben ingresar inmediatamente a
cliente devoluciones por temas de facturacion de la DIAN.

Cambio fecha
529 Esta causal NO se debe utilizar en ninguna situación, no aplica.
de factura

626 Fuera de ruta Esta causal NO se debe utilizar en ninguna situación, no aplica.
 PROCESO TRANSPORTADORES OL-TAT-SIGMA PROCESO TRANSPORTADORES OL-TAT-SIGMA

INICIO Horario de Horario de

Recurso ejecución Recurso ejecución
Humano Antes de ingresar diligenciar Humano
Realizar legalización (Devolución+
Preoperacional "Check List y Desde las
Consignación), NO pueden quedar
"CoronApp" y enviar al 4:00 a.m. 4:30 a.m. a
1 6 pendientes y si los hay deben estar
Transportador TAT coordinador de transporte Transportador TAT 10:00 a.m.
autorizados y verificados por el
Análista TAT
coordinador.

Desde las
Ingresar y efectuar lavado de
4:00 a.m. Solicitar tirilla /Picking de cargue al 4:30 a.m. a
2 manos (Obligatorio) 7
Transportador TAT Transportador TAT 10:00 a.m.
análista.*
Análista TAT

Ingresar con los EPP y Chequear el cargue por canastillas,

Bioseguridad (Botas- Gafas- Desde las para solicitar un faltante deben estar 4:30 a.m. a
3 8
Transportador TAT Tapaboca) Deben permanecer 4:00 a.m. Transportador TAT seguros de lo contrario no se acepta la 10:00 a.m.
con ellos bien puestos
novedad .*

4:30 a.m. a Cargar el vehículo teniendo en cuenta 4:30 a.m. a

4 Realizar consignación de la 9
Transportador TAT 10:00 a.m. Transportador TAT los prinicipos de calidad para evitar 10:00 a.m.
planilla en los bancos de las sedes
averias

Hacer firmar el documento de 4:30 a.m. a Verificar que las entregas le hayan 8:00 a.m. a
5 devolución por el análista ó el 1
sido cargadas en la aplicación de lo
Transportador TAT 10:00 a.m. Transportador TAT 10:00 a.m.
Coordinador transporte coordinador y entregar al área de Encargado OL contrario reportar a Manuel Torres *
devoluciones *
 PROCESO TRANSPORTADORES OL-TAT-SIGMA PROCESO TRANSPORTADORES OL-TAT-SIGMA

Horario de Horario de
Recurso ejecución Recurso ejecución
Humano Humano
Entregar al cliente revisando las Revisar rutas para identificar
cantidades, precio y calidad de lo 8:00 a.m. a novedades y realizar las respectivas 6:00 p.m. a
11 16
Transportador TAT entregado 5:00 p.m. Transportador TAT modificacione, NO se permite dejar 7:00 p.m.
Encargado OL ningún pedidoal día siguiente

12
Revisar bien los causales de 8:00 a.m. a
Transportador TAT devoluciones de acuerdo a la situación 5:00 p.m. FIN
Clientes presentada.

13
Las entregas se deben realizar en 24 8:00 a.m. a
Transportador TAT horas, se debe dar priordad a la 5:00 p.m.
entrega de OL

14
Registrar en linea las entregas 8:00 a.m. a
Transportador TAT realizadas con su respectiva novedad, 5:00 p.m.
deben coincidir con los causales que
traen fisicamente y el registro

Reportar novedades al coordinador 4:00 a.m. a

15
Transportador TAT de transporte y solicitar autorización 9:00 a.m.
Coordinador transporte si tienen algun repise para ser
verificados con el cliente