MANUAL DE POLÍTICAS Y DE

PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE

LOS DATOS PERSONALES
KINCO SAS
INTRODUCCIÓN

De acuerdo con la normatividad vigente y dando cumplimiento a las leyes y decretos

reglamentarios Kinco SAS establece el presente Manual de Políticas para el Tratamiento
de Datos Personales, siguiendo los estándares estipulados por la ley para el tratamiento
que se debe realizar de los datos que obtiene la compañía por la información que deba
ser requerida a quienes tengan alguna relación, ya sea como cliente, proveedor o
empleado de la misma, donde también se contempla el manejo de solicitudes de
aceptación, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de este tipo de
información.

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CAPÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

1.1 Identificación del responsable del Tratamiento

En cumplimiento del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, KINCO S.A.S actuando como
responsable del Tratamiento de la in formación personal, suministra los siguientes
datos:
NIT 900.103.877-1
RAZÓN SOCIAL Kinco S.A.S
DIRECCIÓN Carrera 25ª N. 1-31 Of. 1701
TELÉFONO (4) 604 06 90
 CORREO ELECTRÓNICO [email protected]
PAGINA WEB www.burgerking.com.co

1.2 Definiciones
Para una comprensión adecuada de la presente política a continuación se relacionan las
definiciones generales respecto al tratamiento de datos personales:
a. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
b. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables
c. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
d. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad
del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación
e. Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada,
ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a
cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general
f. Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante
para el titular
g. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento
h. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos
i. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
j. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
k. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de sus datos personales a cargo de un tercero.
l. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por KINCO SAS,
dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del Tratamiento que
se pretende dar a los datos personales.
m. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el
Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en
Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez
es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país
n. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto
la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable

1.3 Objetivos del Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales

En el presente documento, se establece el Manual Interno de Políticas y de

Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales para KINCO SAS. El cual ha
sido elaborado de acuerdo con todos los preceptos señalados en la normatividad
aplicable vigente sobre la materia. Y tendrá como alcance la aplicación a todas las bases
de datos donde se almacene información personal y que sean objeto de tratamiento por
parte de KINCO SAS.

Por medio de este KINCO SAS pretende tomar las medidas normativas, técnicas y físicas
para garantizar que la información de los Titulares ya sean proveedores, empleados, ex
empleados, clientes, u otros que por el desarrollo del objeto social de la Compañía estén
registrados en las bases de datos que se manejan, esté segura frente a cualquier ataque
o intento para acceder a ella por personas no autorizadas, así como que su uso y
conservación sea adecuado a la Finalidad establecida para la recolección de los Datos
Personales.

1.4 Alcance de la Política

La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los lineamientos que Kinco
SAS ha determinado para el tratamiento de los datos personales, garantizando el
cumplimiento de la norma, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros
aspectos relacionados con la protección de la información personal.

Estas políticas aplican para el tratamiento de la información personal de todos aquellos

que tengan relación con KINCO SAS, sean terceros (entre los que se incluyen clientes y
proveedores) o empleados de la misma, de acuerdo a lo dispuesto por la ley.

1.5 Titulares a quien va dirigida la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, se encuentra dirigida a:

Empleados, proveedores, clientes, encargados de la Información, y en general, cualquier
titular de la información, ya sea actuando en su nombre, o como representante legal,
que, con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con Kinco SAS, se
requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

1.6 Cumplimiento Normativo del Régimen de Protección de Datos Personales

La Ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de los datos

personales en Colombia.

Además de esta, las principales normas a tener en cuenta según las leyes de protección
de Datos en Colombia son: Decreto 1377 de junio 27 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y
demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen las cuales deben ser
aplicadas en KINCO SAS. El presente Manual se ajustará en cumplimiento de la
normatividad, en la medida que se incorporen cambios que modifiquen las leyes
anteriormente mencionadas.

1.7 Principios para el tratamiento de datos personales

Kinco SAS acatando la normatividad establecida en el Artículo 4 de la Ley 1581 acoge
los siguientes principios rectores del Tratamiento de sus Datos Personales:
a. Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales realizado por la
Compañía debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente
informada al Titular.
b. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve
el consentimiento.
c. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los
datos que hayan sido suministrados por el Titular.
d. Principio de transparencia: En el Tratamiento se buscará proteger el derecho del
Titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información
acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites
que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley
1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por
Kinco SAS previa autorización del Titular y/o por las personas previstas en la ley.
f. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Kinco SAS, se
deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
g. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la
información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el Tratamiento.

CAPÍTULO SEGUNDO
 TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

2.1 Bases de datos Personales Kinco SAS

Kinco SAS ha definido tres bases de datos sobre las cuales actúa como “Responsable”
toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el Tratamiento
de los datos, como en calidad de “Encargado”, en la medida en que es quien realiza el
Tratamiento de los datos. Estas bases de datos son

Empleados activos e inactivos

Descripción En esta base de datos se recoge la información de los
empleados activos e inactivos que fueron vinculados
mediante un contrato de trabajo o aprendices activos e
inactivos que tuvieron una convenio de práctica y es
manejada por el área de Gestión Humana de Kinco SAS
Forma en que se La información de esta base de datos la obtiene Gestión
recopilan los datos Humana a través del proceso de contratación de personal, de
la hoja de vida y del examen médico. Datos que son
solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral
Tipos de datos - Datos generales y específicos de identificación.
personales - Datos biométricos (huella, videos) y morfológicos (peso,
contenidos en la color de piel, estatura)
base de datos - Datos de ubicación
- Datos relacionados con la salud (sensibles)
- Datos socioeconómicos: Nivel educativo, historia laboral,
información tributaria, ingresos e información relacionada con
afiliación y aportes al sistema integrado de seguridad social
- Datos de antecedentes judiciales y disciplinarios
Finalidad Los datos recopilados únicamente se utilizan con el fin de
cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral,
como son, la afiliación a las entidades del Sistema de
 Protección Social, la generación de certificados y
constancias, la atención de solicitudes, la realización de
actividades de Bienestar Laboral, la ejecución de registros
contables, los reportes a autoridades de control y vigilancia,
comunicación en caso de ausencia, entre otros fines
administrativos, comerciales y de contacto.
Los datos sensibles como la huella digital, se utilizan para el
pago de la nómina de personal operativo y el grupo sanguíneo
u otra información relacionada con la salud del trabajador, se
utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las
entidades del Sistema de Seguridad Social en Salud.
Tratamiento El tratamiento de esta base de datos por parte de KINCO SAS
en su condición de responsable y encargado incluye la
recolección, el almacenamiento y el uso. Los datos también
son utilizados para enviar reportes a las entidades
autorizadas por ley que lo soliciten, con base en las normas
del Sistema de Seguridad Social y complementarias.
La base de datos se encuentra en carpetas físicas en la sede
administrativa de Kinco SAS y en el programa Siesa. En
cuanto a la seguridad, la base datos sólo puede ser
consultada por quien la crea y la usa que es el área de
Gestión humana cuyos empleados cuentan con usuarios y
claves de acceso restringidas.
Vigencia La base de datos se mantendrá mientras está activo el
contrato laboral entre el empleado y la empresa y para
empleados inactivos por 10 años contados a partir del
momento de la desvinculación, sin embargo en cumplimiento
de la norma para asuntos relacionados con pensión se debe
conservar en archivo esta información por mínimo 90 años
 Proveedores
Descripción Esta base de datos contiene la información que se recolecta
de los proveedores, personas naturales que ofrecen, prestan
servicios o venden productos a Kinco SAS
Forma en que se La información de esta base de datos la obtiene a través del
recopilan los datos formato de creación de proveedores. En este formato el
proveedor autoriza para verificar la información suministrada,
reportar, almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar,
todo dentro del marco de la normatividad vigente de
protección de datos personales
Tipos de datos - Datos generales y específicos de identificación.
personales - Datos de ubicación
contenidos en la - Datos relacionados con la actividad privada y económica de
base de datos las personas
- Datos financieros y crediticios (económicos)
- Datos tributarios
Finalidad La información contenida en esta base de datos tiene como
finalidad el cumplimiento de las obligaciones pactadas en la
transacción comercial, la creación del proveedor en la base
de datos de la compañía, realizar pagos, realizar
transferencias bancarias relacionadas con los servicios
prestados a Kinco SAS por los proveedores, llevar control de
pagos y de niveles de compras, para contactarlos para volver
a adquirir productos o servicios, enviar reportes a DIAN, y en
general entidades tributarias, y otras autorizadas de
conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.
Tratamiento La información personal contenida en esta base de datos es
objeto de recolección, de procesamiento, de almacenamiento
y de uso. El responsable de esta base de datos es el área
 financiera y Administrativa (Contabilidad, compras y
tesorería), cuyos empleados tienen usuarios y claves de
acceso restringidas que permiten garantizar la seguridad de
la base de datos.
Esta base de datos se encuentra física en carpetas en la sede
administrativa de Kinco SAS y en el programa Siesa.
Vigencia Esta base de datos se encuentra vigente mientras exista la
relación comercial con el proveedor más un periodo adicional
de 10 años. Así mismo se conserva un archivo histórico de
los proveedores que han estado vinculados.

Clientes
Descripción Esta base de datos contiene la información que se recolecta
de los clientes que obtienen los productos de Kinco SAS
Forma en que se La información de esta base de datos la obtiene a través del
recopilan los datos teléfono, en conversación verbal a través del call center a
través de la plataforma de encuestas y de servicio en la
página www.burgerking.com.co.
Tipos de datos - Datos generales de identificación
personales - Datos de ubicación
contenidos en la
base de datos
Finalidad La información contenida en esta base de datos tiene como
como propósito cumplir con el objeto social de la compañía
que es la venta de alimentos y bebidas y prestar un buen
servicio. La información personal del cliente permite cumplir
con los domicilios solicitados a través del call center y atender
quejas o reclamos.
 Tratamiento La información personal contenida en esta base de datos es
objeto de recolección, de procesamiento, de almacenamiento
y de uso. La información es obtenida a través del Call center
y es administrada por este proveedor o por la página web y
es encargado y responsable la compañía. En cuanto a las
medidas de seguridad sólo tienen acceso quien la crea y tiene
permiso para su uso
Vigencia La información personal contenida en esta base de datos es
custodiada mientras dura la relación comercial con el cliente
más un periodo adicional de 10 años.

2.2 Definición de los tipos de datos personales que maneja Kinco SAS

➢ DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Datos Generales de Identificación de la persona: Tipo y número de identificación,
nombres y apellidos, sexo, estado civil, y otros datos generales.
Datos específicos de la identificación de la persona: Firma, nacionalidad, datos de
familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de
nacimiento, edad, referencia personales y familiares y otros específicos que sirvan para
identificarlo.
Datos biométricos de la persona: Huella, fotografía y videos
Datos de la descripción morfológica de la persona: Color de piel, señales
particulares, estatura, peso, voz.

DATOS DE UBICACIÓN
Datos de ubicación personal relacionados con actividad privada de las personas:
domicilio, teléfono, correo electrónico.
Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional de las
personas: dirección teléfono, correo electrónico.
DATOS SOCIOECONÓMICOS
Datos relacionados con la historia laboral de la persona: experiencia laboral, cargo,
fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, funciones, jefes entre
otros.
Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de
seguridad social: certificado EPS, certificado Fondo de Pensión, ARL, fechas
ingreso/retiro EPS, AFP, beneficiarios y otros que se requieran.

DATOS SENSIBLES
Datos relacionados con el estado de salud de la persona que incluyan resultados
de pruebas, laboratorios, estudios, diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos,
medicamentos, tratamientos terapéuticos.

2.3 Registro de las bases de Datos

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 las bases de datos

anteriormente mencionadas serán inscritas en el Registro Nacional de Base de Datos.

2.4 Tratamiento al que se someten los datos personales

Los datos personales que obtiene Kinco SAS, están sometidos al siguiente tratamiento:

2.4.1 Recolección

La información personal a la que accede Kinco SAS es requerida por las diferentes
actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como
empleador. La información se solicita de manera directa al titular y en algunas ocasiones
es obtenida por parte de terceros, previa autorización del titular.

Las herramientas establecidas por Kinco SAS para recolección de la información,

cuentan con todos los requisitos exigidos en la normatividad vigente respecto a
protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo
que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento
de los datos personales. Estos instrumentos son:

KINCO SAS
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

Bases de datos Áreas Herramientas de recolección

Responsables de información personal

Empleados Gestión Humana Hojas de vida

activos e
inactivos
Copia Documento de
Identidad

Soportes académicos y
profesionales

Sistemas de controles de
acceso (ingreso y salida)

Proveedores financiera y Formato de actualización y

Administrativa registro de Proveedores
(Contabilidad,
compras y Contratos comerciales
tesorería)

Clientes IT Llamada telefónica (Domicilio)

Contacto web (Domicilio)

Formulario página web

www.burgerking.com.co

Punto de venta
Estas son las principales formas de recolección de información personal que cuentan
con autorización del titular de la información, si alguna área o responsable de un proceso
genera un nuevo instrumento, donde se capture información personal, deberá comunicar
previamente al Área Tecnología Informática para que sea incluido en este manual.

Otras fuentes de recolección de la información

A. Grabaciones: Kinco SAS recolecta datos personales a través de cámaras de

seguridad, para proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y activos de sus
instalaciones, así como para fines de seguridad en los puntos de venta.
B. Cookies: Para facilitar el uso del sitio web utiliza "Cookies", que son pequeñas
unidades de información almacenada temporalmente en el disco duro del computador
del titular, útiles para navegar en el Sitio. La información contenida en las 'Cookies' sirve,
para el control de sesiones, en particular navegación mejorada y para obtener un alto
desempeño como usuario amigable de un sitio Web, y para almacenar información
personal relativa a identificación.
C. Aplicaciones: A través de las aplicaciones generadas por Kinco SAS, los titulares
de la información ingresan sus datos personales básicos, esto, con la finalidad de poder
acceder a las funciones que ofrecen las aplicaciones.
Tanto la captura de imágenes a través de cámaras de filmación, la captura de información
a través de la página web www.burgerking.com.co y las aplicaciones actuales y las que
se generen, se regirán por la presente política de protección de datos personales.

2.4.2 Almacenamiento

La información personal almacenada contenida en las bases de datos, se encuentra en

los servidores de Kinco SAS, y cuenta con todas las medidas de seguridad física,
técnicas y administrativas. Los sistemas de información, cuentan con controles de
acceso, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.
En cuanto a imágenes y voz de los titulares, que se capturan a través de las cámaras de
seguridad, la duración del almacenamiento es de 15 días calendario, tiempo en el cual,
es eliminada dicha información por capacidad de memoria.
Kinco SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas
funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a
proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de
Encargados del manejo de las Bases de Datos de Kinco SAS.

2.4.3 Usos y finalidades de la Recolección de la Información

La información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes objetivos,

entre ellos, se encuentran:
Ejecutar las actividades propias de Kinco SAS para cumplir su objeto social, todo lo cual
se hará con base en la finalidad de la Base de Datos en la que reposan los Datos
Personales de los Titulares.
• Ofrecerle los productos, servicios y o beneficios que buscan satisfacer las necesidades
de los Titulares, o los productos y servicios de Kinco SAS, lo cual puede hacerse por
medios físicos o a través de correos electrónicos y/o terminales móviles.
• Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal.
• Consultar información en las listas de control (Procuraduría, Contraloría, Policía
Nacional, con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos
y Kinco SAS
• Soportar procesos de auditoría externa e interna.
• Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos
por los Estatutos y Reglamentos de LA EMPRESA.
• Registrar la información de Empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e
inactivos) en las bases de datos de LA EMPRESA, para el envío de información
contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
• Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes
(activos e inactivos) en las bases de datos.
Los Datos Personales serán utilizados por LA EMPRESA sólo para los propósitos aquí
señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgar los
Datos Personales, salvo que: • El Titular autorice expresamente a hacerlo
2.4.4 Circulación

Kinco SAS no comparte y/o transmite los datos personales que recoge con terceros, e
internamente ha dispuesto controles de acceso para el ingreso de sus empleados a los
sistemas de información de la empresa, exclusivamente a la información que de acuerdo
al rol y/o cargo debe conocer el empleado. De manera excepcional Kinco SAS transmite
a Agencias de Mercadeo, los datos de contacto de los clientes finales, para fines de
mercadeo y ofrecimiento de los productos y servicios asociados a la marca, garantizando
en la transmisión, medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas para evitar
pérdida, uso no autorizado, o fraudulento, así mismo, Kinco SAS tiene procedimientos
establecidos, para que una vez terminada la relación comercial con estos terceros,
destruyan la información que se le transmitió con ocasión a dicho contrato.

2.4.5 Supresión

La supresión de la información personal, se realiza una vez ha cumplido la finalidad para

la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información
solicite la eliminación de la información, este caso procederá, siempre y cuando la ley lo
autorice.

2.5 Autorización para el tratamiento de datos personales

Kinco SAS solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la

autorización por parte de los titulares de los datos y para esto ha dispuesto de elementos
idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha
autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico,
electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta, cumpliendo con
los requisitos establecidos en la ley.
Autorización para el tratamiento de datos de Niños, Niñas y Adolescentes
Se requiere información de menores de edad en caso de:
Por parte del adulto responsable que es madre/padre y que son empleados Kinco SAS,
para fines de afiliación a seguridad social y algunas actividades de bienestar. En el
proceso de captura de información, se respeta el principio de libertad y finalidad, por lo
que siempre se le solicita al adulto responsable del menor, la autorización, libre, previa,
expresa e informada para la recolección del dato.

De todas formas, en los procesos de recolección, almacenamiento, circulación interna, y

supresión, se respeta y se cumple con los principios para el tratamiento de datos
personales, así como la Constitución Política, como norma suprema que garantiza los
derechos fundamentales de los menores, por sobre cualquier otra población.

2.6 Medidas de Protección

Kinco SAS, cumpliendo con la normatividad vigente ha adoptado las medidas técnicas,
jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos
de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso o intento acceso no
autorizado y/o fraudulento.

Se protege la información mediante mecanismos que conservan su seguridad,

confidencialidad, integridad y disponibilidad, para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento utilizando los siguientes mecanismos:
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles
de autoridad.
• Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios
• Cláusulas de confidencialidad en los contratos de trabajo y de o outsourcing
2.7 Obligaciones de los Encargados de la Información

Todo el personal vinculado y las empresas y/o personas externas a Kinco SAS, que en
virtud de una relación comercial realice el tratamiento de datos personales por cuenta de
Kinco SAS, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

1. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos

personales.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de
datos personales informando la finalidad de la recolección, ya sea en los puntos de
servicio técnico y/o medios electrónicos y/o digitales.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
4. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garanticen el
cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
6. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012,
y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.
7. Por lo mínimo, una vez al año, deberá informar a Kinco SAS sobre las medidas
de protección sobre la información personal que se la ha encargado.

CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
3.1 Derechos que le asiste como titular del dato.

El Derecho Fundamental de Hábeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso,
actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentra en
posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el
tratamiento. Si un titular, considera que Kinco SAS tiene acceso a sus datos personales,
esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera
que Kinco SAS está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva
reclamación
El titular está facultado para solicitar:
A. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados,
incompletos, entre otros.
B. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren
errados, parciales o induzcan a error.
C. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando
la información para los fines determinados por la ley.
D. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y
cuando no genere incumplimiento por parte de Kinco SAS con otras obligaciones
legales, relativas a la permanencia del dato.
3.2 Procedimiento para que el titular de la información pueda ejercer sus derechos
3.2.1 Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a Kinco SAS,
acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la
consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se
le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
3.2.2 Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a Kinco SAS,
alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el
reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará
respuesta, máximo (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que Kinco SAS no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a
quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al titular.

3.3 Personas facultadas para realizar una consulta o reclamo

Las personas facultadas para solicitar una consulta a Kinco SAS, son las siguientes:
a. Los empleados
b. Los contratistas y proveedores
c. Los consumidores finales
d. Clientes corporativos
e. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
f. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen
en las bases de datos de Kinco SAS
Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.

3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato

Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de
identificación como:
A Nombres completos y apellidos
B Tipo y número de identificación
C Dirección de domicilio
D Teléfono de contacto
E Correo electrónico
F Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar
o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto
responsable dicha solicitud, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus
derechos.

3.4 Solicitud de imágenes y videos

En caso de que el titular de la información solicite acceso de imágenes y/o videos donde
se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:
1. Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha y hora.
2. Justificar la necesidad de la solicitud
3. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada
para realizar dicha solicitud. En caso de el interesado sea un tercero, deberá aportar el
documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato.
3.4.1 Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y videos
Para que proceda el trámite, Kinco SAS:
1. Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores, de
acuerdo con lo establecido en el numeral 2.3.3 de la presente política
2. Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el
derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes
al titular de la información que se encuentren en dichas imágenes y/o videos
3. En caso de que afecte derechos fundamentales de terceros, Kinco SAS verificará
internamente si los hechos que describe el titular, se generaron, y le informará al titular
sobre los hallazgos encontrados.
4. En caso de que no afecte derechos fundamentales de terceros, Kinco SAS, citará al
titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información
que requiere.

3.5 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data

Kinco SAS tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su
derecho de Hábeas Data:
a. Canal Electrónico: [email protected]
b. Canal Físico: Carrera 25A No. 1 - 31 Oficina 1701. Medellín. Horario de atención:
9:00 am a 4:00pm

Estos son los únicos canales que Kinco SAS, tiene habilitados para las consultas y
reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos
presente.
Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a
protección de datos personales, deberá informar al titular los canales existentes y en
ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información.
El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la
presente política.
3.6 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos
Personales
El Comité de Protección de Datos Personales de Kinco SAS, conformado por el área
Administrativa y Financiera, Gestión Humana, el área de TI, y el área de Mercadeo, son
los responsables del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y
reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.
En todo caso, se podrá requerir a otra área de Kinco SAS en el marco del comité para
efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos
personales
En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede escribir a
[email protected]
CAPÍTULO CUARTO
DISPOSICIONES FINALES
4.1 Medidas permanentes

En el tratamiento de datos personales, Kinco SAS de manera permanente, verificará en

sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de
hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley,
la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales. Si alguna área y/o
proceso, establece otra fuente de recolección de información personal, diferentes a las
mencionadas, deberá informar previamente al Comité de Datos Personales.
4.2 Vinculatoriedad de la Política
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con Kinco SAS, deberá
acatar la presente política.
4.4 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta política entra en vigencia el día Veintiocho (1) de mes de octubre del año Dos Mil
Dieciséis (2017)

JORGE MARIO ARRAUT GUERRERO

GERENTE GENERAL