Coordinador
Coordinador
Coordinador
GESTION DOCUMENTAL
Se debe coordinar y supervisar cada uno de los proyectos que se tienen a el interior del departamento,
solicitando a los funcionarios un informe del avance de cada proyecto y plasmarlo en un Excel para
controlar el cumplimiento de cada una de las metas establecidas y se reasigna las funciones de los
auxiliares semestralmente por cada proyecto. se les comunica a los auxiliares una asignación de una
nueva función mediante el correo electrónico corporativo
Se debe realizar un seguimiento a las tablas de retención documental, manual de funciones procesos y
procedimientos, estructura organizacional y normatividad vigente algún cambio o modificación y
presentarlo mediante un informe a el comité interno de archivo que se reúne trimestralmente para modificar
y/o aprobar las tablas de retención documental
Se realiza el control del acervo documental mediante un Excel en donde se debe identificar los espacios
ocupados y libres en cada uno de los estantes del archivo que maneja el departamento de gestión
documental. Se orienta a los funcionarios a su cargo la asignación topográfica de la nueva información
que ingresa a el archivo de las transferencias documentales primarias y/o secundarias
4. REALIZAR EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Y
SECUNDARIAS.
Se debe tener en cuenta el tiempo de retención, disposición final y procedimiento establecidos en la tabla
de retención documental para realizar el análisis de las series y subseries documentales que ya cumplieron
su ciclo vital en el inventario documental que se tiene en custodia en el archivo de gestión y central. Se
elaborará el acta de eliminación de documentos con el formato “acta de eliminación documental” y se debe
presentar mediante un informe a el comité interno de archivo que se reúne trimestralmente para modificar
y/o aprobar el acta de eliminación.
se debe tomar como referencia el archivo general de la nación para realizar la propuesta de acceso a la
información de acuerdo a la normatividad vigente. presentado mediante un informe a el comité interno de
archivo que se reúne trimestralmente para modificar y/o aprobar las normas de acceso a la documentación
Se debe tener presente los instrumentos y herramientas archivísticas para la planeación e implementación
de la gestión documental dentro de la cooperativa. Se elabora un cronograma de transferencias
documentales de eliminación y de acceso y consulta de la documentación la cual se socializa con los
auxiliares del departamento para su cumplimiento.
12. PLANIFICAR, DIRIGIR Y COORDINAR LAS PUBLICACIONES DEL ARCHIVO: GUÍAS, INVENTARIOS,
CATÁLOGOS, TAMBIÉN ELABORAR LAS MEMORIAS ANUALES DEL ARCHIVO, ENTRE OTRAS
PUBLICACIONES.
se elaboran diferentes publicaciones del archivo, se enseñan las campañas de expectativas y se hace la
publicación por los diferentes medios de comunicación de acuerdo a la normatividad vigente.
Se solicita a los auxiliares el control de temperatura y humedad relativa de los archivos. El acceso a el
área de archivo es restringido, solo podrá acceder personal autorizado. Se solicita a los auxiliares el estado
de las cajas y carpetas maltrechas para realizar el cambio de estas.
Para realizar la administración del software se debe solicitar una capacitación por parte de la
empresa estrategias documentales, quienes son los diseñadores del software documental.
En caso de requerir alguna modificación dentro del software acercarse a el icono de “ayuda” en
donde se desplegará un índice con la funcionalidad del software.
Para garantizar el uso adecuado del software se acerca a el icono de “informes” y se desplegaran
los diferentes reportes que genera el software para el control y buen uso de este.
Se elabora cronograma para que los funcionarios del departamento realicen el acompañamiento a los
funcionarios de los demás departamentos, para depositar el reciclaje en el shut. Programar la reunión del
grupo de Medio Ambiente, que adelanta la estrategia más planeta menos papel y velar por el cumplimiento
del acuerdo 09 del 2019 de la cooperativa Cootradecun.
16. CAPACITARSE Y CAPACITAR DE MANERA PERMANENTE AL EQUIPO DE TRABAJO DE LA
COOPERATIVA EN CUANTO A LOS TEMAS RELACIONADOS AL MANEJO DE ARCHIVO Y DEMÁS
QUE CONTRIBUYAN AL FUNCIONAMIENTO DE LA COOPERATIVA.
Se presenta propuesta a la gerencia general de los temas a capacitarse por parte del coordinador del
departamento de gestión documental, retroalimentar a el equipo de trabajo que tiene a su cargo y en temas
generales para el manejo de archivo se capacitar a todos los funcionarios de la Cooperativa. Presentar
presupuesto de los insumos necesarios para realizar la capacitación a los funcionarios de la cooperativa
17. ELABORAR INFORMES QUE SE REQUIERAN EN EL COMITÉ TÉCNICO, COMITÉ DE ARCHIVO Y/O
POR SOLICITUD DE LA GERENCIA GENERAL.
Se elaboran los informes de los temas y proyectos revisados por el departamento de gestión documental
o aquellos que sean requeridos por el comité técnico, comité de archivo o por solicitud de la gerencia
general.
18. ASISTIR A TODAS LAS REUNIONES ESTABLECIDAS POR EL COMITÉ TÉCNICO, GERENCIAS,
GESTIÓN HUMANA O DIRECTOR EJECUTIVO.
Elaborar el presupuesto del departamento de acuerdo a la priorización del PINAR, PGD y los proyectos
que se vienen ejecutando o se proyectan para el año siguiente.
Procedimiento que consiste en la revisión y verificación por parte del funcionario (a) responsable del
recibo de las comunicaciones externas que llegan a la Cooperativa, el cual cuenta con los siguientes
pasos:
a. Medidas de Seguridad: todo sobre, paquete o mercancía, debe ser abierto antes de su radicación. El
funcionario (a) de la Ventanilla Única de Radicación, se apoyarán en el personal de seguridad y
vigilancia de la Cooperativa COOTRADECUN, con especial cuidado en las comunicaciones que
presenten las siguientes señales sospechosas.
c. Revisar que la(s) firma(s) del documento(s) y la(s) copia(s) sea(n) idéntica(s) al original presentado.
Todas las Comunicaciones Oficiales Externas que ingresen a la Cooperativa COOTRADECUN, deben ser
ingresados en Software Documental WorkManager y para el efecto, se cumplirán los siguientes lineamientos.
(Procedimiento para la recepción, distribución y envió de las comunicaciones oficiales externas).
a. Registrar en cada campo del formulario de “Comunicación Externa Recibida”, los datos en mayúscula
inicial y el resto en minúsculas. En el módulo de “Publicar”, iniciar el proceso de radicación de un
documento, cumpliendo con los siguientes pasos:
c. Digitalización del Documento: El funcionario (a) de la VUDR, deberán digitalizar todas las
comunicaciones que hayan registrado, con sus respectivos anexos.
e. Documentos Anexos: Este campo deberá ser diligenciado por el funcionario (a) de la VUDR a quien
se le haya asignado la responsabilidad de recibir por correo electrónico, fax-mail y redes sociales, las
Comunicaciones Oficiales remitidas a la cooperativa por este medio virtual.
f. Relacionar Expedientes: Cuando una Comunicación Oficial tenga relación con otros documentos
radicados con anterioridad, el funcionario (a) de la VUDR debe “Relacionar el Expediente”, con el fin
de que el sistema pueda establecer la relación. En caso que el documento sea respuesta de una
comunicación enviada por la Cooperativa, el funcionario (a) de la VUDR debe “Relacionar el
Expediente” como respuesta de la “Correspondencia Recibida”.
Procedimiento por el cual, el sistema asigna automáticamente un número único consecutivo de radicación a las
comunicaciones oficiales, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con lo establecido en el acuerdo
AGN 060 de 2001. Cada año se iniciará una nueva numeración el primer número es el del formulario, el siguiente
número es el de las agencias, el siguiente es el de la fecha en que se hace el registro y seguido el número
000001 correspondiente al consecutivo. Este número, será el único que oficializará e identificará el documento
para cualquier trámite en la Cooperativa COOTRADECUN.
a. El funcionario (a) de la VUDR deberá imprimir el número de radicación asignado por el software
documental, tanto en el original como en la copia; teniendo en cuenta que dicha impresión debe quedar
en la parte superior derecha del frente del documento. Si por algún motivo dicho espacio se encuentra
con información como logos, sellos o impresos, se imprimirá en la parte inferior derecha del frente del
documento. Sólo en los casos donde no sea posible imprimir por el frente del documento, se hará al
respaldo del mismo.
c. Por último, el funcionario (a) de la VUDR deberá transferir los documentos radicados que se
encuentran en el formulario de Correspondencia Recibida del día del radicado.
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDO SE
PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIÓN DEL SISTEMA
Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema, se deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento
para la radicación de documentos de carácter “Prioritario”; para tal fin, se aplicará el diligenciamiento del
Formato “Registro Prioritario de Comunicaciones Oficiales Externas”, ubicado en el Software Documental y
enviado por E-mail (Drive Google) al funcionario (a) de la VUDR.
El funcionario (a) de la VUDR ubicado en la ventanilla de recepción, verificará los documentos y
tendrán en cuenta lo establecido en los literales a, b, c y d descritos en el numeral 5.2. “Recepción de
las Comunicaciones Oficiales Externas” de este capítulo.
Se deberá informar al asociado en el momento de hacer la recepción de su correspondencia, las fallas
o la suspensión temporal del sistema y suministrar los números telefónicos de la VUDR, donde podrán
consultar posteriormente el número de radicación asignado en el sistema y la dependencia a donde
fue transferido el documento para su trámite.
Registrar la información correspondiente a cada una de las columnas del Formato “Registro Prioritario
de Comunicaciones Oficiales Externas” en original y copia por dependencia, cumpliendo con los
siguientes pasos:
Versión: 1.0
Código:
DEPENDENCIA:
..........Planilla de Recorrido Interno..........
Datos de la Planilla
Fecha de Creación:
Funcionario:
Dependencia Destinataria:_______________________________________ Codigo de la Dependencia:_______________________
No de Radicado Fecha de Recibido Hora de Recibido Asunto Remitente Entidad Destinatario No de Oficio No de Anexos No de Folios
Una vez registradas las comunicaciones en el WorkManager, se imprimirán planillas para cada una de las
dependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones, y se hará la distribución interna respectiva por
parte de la Ventanilla Única de Correspondencia, para su trámite.
Una vez impresa(s) la(s) planilla(s) generadas por el aplicativo WorkManager, realizar la recolección
de los documentos y organizarlos de acuerdo con el número de radicación, para ser entregados por
dependencia.
Entregar los documentos de cada dependencia al mensajero y/o funcionario responsable, quien
verificará los datos registrados en las planillas con los de las comunicaciones transferidas y firmará en
el renglón correspondiente el recibido con nombre, fecha y hora en el original y copia de la Planilla de
Entrega de Documentos; finalmente, archivar la planilla en la carpeta correspondiente de cada
dependencia.
La entrega de las comunicaciones oficiales radicadas, se realizará en los siguientes horarios:
Importante: En el evento de que estén registradas en las planillas, comunicaciones que hayan sido transferidas
y/o radicadas por error a una dependencia, se deben devolver inmediatamente, haciendo la anotación en el
reporte correspondiente y transfiriéndolas a través del Software WorkManager a el funcionario (a) de la VUDR,
para que este realice el correcto direccionamiento de las comunicaciones.
SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS
Todas las comunicaciones oficiales de origen externo, radicadas en el Software WorkManager, deberán ser
tramitadas a través del mismo, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos para su respuesta;
igualmente, se deberá garantizar un seguimiento y control eficaz por parte de cada funcionario que intervenga
en su gestión, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
Se deberá derivar siempre la respuesta oficial, desde el registro correspondiente a la Comunicación
Oficial Externa recibida en cada uno de las dependencias de la cooperativa.
Se deberá dar por finalizada la gestión del documento de origen externo, una vez se garantice que se
ha dado la gestión total a dicho documento; igualmente se deberá registrar el resultado de la gestión
realizada por cada funcionario, antes de finalizarla oficialmente.
Los responsables o directores de cada dependencia, deberán tomar las medidas pertinentes para que,
en el menor tiempo posible, se dé el trámite oficial a las comunicaciones reportadas por el funcionario
(a) de la VUDR o en su defecto, para que se realicen los ajustes y procedimientos pertinentes en el
software Workmanager, que evidencien que a dichas comunicaciones se les dio una respuesta
oportuna.
Cuando un funcionario se desvincule de la Cooperativa, el director de la dependencia, garantizará la
gestión y finalización de las comunicaciones oficiales asignadas al mismo, en el Software
WorkManager.
Son las comunicaciones que se producen entre las distintas dependencias de la Cooperativa COOTRADECUN,
mediante el Formulario de “Comunicación Externa Recibida” del software WorkManager en razón del servicio y
en desarrollo de las funciones a ellas asignadas. Únicamente se consideran Comunicaciones Oficiales Internas,
los memorandos (MO), certificaciones (CE) y las circulares (CR). Las comunicaciones oficiales internas, serán
identificadas con dos letras iniciales y las dos letras finales de la dependencia, código de la subserie de
comunicaciones internas, identificación de la comunicación y consecutivo, que quedará registrado en cada
comunicación y no podrá ser modificado, alterado o borrado. Cada año, se iniciará una nueva numeración. Este
número, será único por cada documento e identificará al mismo a nivel institucional.
ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS
Una vez finalizado el proceso de elaboración de la Comunicación Oficial Interna, se debe clasificar por temas y
de acuerdo con la estructura de las Tablas de Retención Documental vigentes, radicar y enviar virtualmente por
parte del Gerente, director o funcionario designado de cada dependencia, copia al o a los destinatarios del
documento a través del Sistema sin imprimir el documento.
Todos los datos que se ingresen en el sistema, deberán cumplir con los siguientes parámetros:
Los datos en cada campo se incluirán en mayúscula inicial y el resto en minúscula, exceptuando el
campo “INSTITUCIÓN”; en el cual, toda la información deberá ser incluida en mayúscula.
Todos los datos deben cumplir las normas ortográficas y de acentuación (Tildes) correspondientes.
El Software WorkManager creara un número de Expediente por medio del cual se puede ver la
trazabilidad de la comunicación. El funcionario destinatario recibirá el documento en formato
electrónico, y dispondrá de la capacidad para utilizar esta misma información y asignar la comunicación
al proceso de trámite que corresponda al interior de la dependencia a su cargo.
Únicamente se podrá imprimir una copia de la comunicación interna, cuando el remitente deba hacer
entrega de anexos que se encuentran en medio físico y para que, en dicha copia, se registre el recibido
por parte del funcionario destinatario que los recibe.
El Software permite en todo momento a los funcionarios involucrados y/o responsables de los procesos
de trabajo, revisar y hacer seguimiento a las acciones que se realicen sobre la documentación en
trámite y de esta forma optimizar de los procesos de trabajo.
Cada dependencia, debe establecer los términos de respuesta para las comunicaciones internas que
se deban tramitar allí. Dichos términos, deben estar acordes con los principios de eficiencia, eficacia,
imparcialidad y oportuna respuesta, así como a los tiempos establecidos en el presente Manual, para
cumplir con la misión institucional.
Si se da respuesta a una Comunicación Oficial Interna, genere la respuesta desde la comunicación
recibida y realice los mismos pasos para una comunicación nueva.
Es responsabilidad del director de cada dependencia o del funcionario a quien delegue, velar por el
cumplimiento de los términos establecidos, así como del efectivo trámite de las comunicaciones.
Todas las dependencias de la cooperativa COOTRADECUN, deberán elaborar las Comunicaciones Oficiales
Enviadas para un destinatario fuera de la Cooperativa, en el formato autorizado para la elaboración de las
comunicaciones.
Finalizada la edición y corrección de la comunicación, se debe clasificar y dar trámite oficial (se iniciará con la
numeración el primer número es el del formulario, el siguiente número es el de las agencias, el siguiente es el
de la fecha en que se hace el registro y seguido el número 000001 correspondiente al consecutivo), después
de tramitado se debe indicar en el software qué se hará luego de tramitar la correspondencia: Dejar Pendiente
para su posterior tramitación definitiva o Finalizarla; Se debe indicar si se quiere abrir el documento después
de tramitado, enviar copias luego de tramitado, enviar la correspondencia a la Mesa de Salida y enviar
correspondencia por correo electrónico; imprimir, firmar el original y las copias, y enviar a la Ventanilla Única
Correspondencia, el documento con tantas copias en papel y anexos que correspondan, para la entrega al
destinatario final.
Con el propósito de oficializar el envío y para efectos de dar cumplimiento a los términos de vencimiento que
establece la Ley, es importante recordar que dichos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de
radicado el documento.
Importante: La cooperativa COOTRADECUN convertirá los documentos tramitados en formato PDF para
preservar su integridad una vez haya finalizado su gestión.
Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema que evidencien una prolongada restauración normal
para llevar a cabo el proceso de trámite de los documentos en el módulo de “Gestión de Correspondencia” del
SIGOB, se deberá llevar a cabo por parte de cada dependencia el siguiente procedimiento para la respuesta
de documentos de carácter “urgente” y que requieren de un trámite perentorio:
Recibir los documentos de carácter “prioritario” que se han relacionado en el Formato “Registro
Prioritario de Comunicaciones Oficiales Externas” por parte de la Ventanilla Única de Correspondencia
y verificar que efectivamente dichos documentos son de competencia de la dependencia; si no es así,
devolver inmediatamente aquellos documentos que no son de su competencia, dejando constancia de
devolución en el mismo formato.
Iniciar el trámite correspondiente de los documentos y de ser necesario generar una comunicación
como respuesta a los mismos, deberán elaborarla y digitalizarla, archivarla y conservarla en el
computador hasta que el software funcione.
El responsable de cada dependencia de dar trámite a este tipo de documentos, deberá registrar en las
anotaciones correspondientes a cada radicado, la fecha en que fue dada la respuesta y anexar la copia
de ésta que se debió guardar anteriormente en el computador.
Las Comunicaciones Oficiales Enviadas que emitan las dependencias de la Cooperativa COOTRADECUN, con
destino a otras Entidades Públicas o Privadas, a personas Naturales, Jurídicas o Asociados, deben ser
relacionadas en el Formato “Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones” y
entregadas en sobres totalmente sellados en la Ventanilla Única de Correspondencia, (Ver Procedimiento para
la recepción, distribución y envió de comunicaciones oficiales).
Las dependencias son responsables del registro del código de su dependencia y número de radicación
institucional asignado por la dependencia, para cada comunicación elaborada y firmada por la autoridad
responsable de la dependencia. Para facilitar su alistamiento y trámite por parte del funcionario (a) de la VEIA,
los envíos deben ser entregados teniendo en cuenta, los horarios establecidos de recolección preestablecidos
por el operador de correo.
Todas las Comunicaciones Oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de
la Cooperativa COOTRADECUN, deben ser elaboradas y tramitadas en el mismo; cada dependencia, las
entregará en la Ventanilla Única de Correspondencia, para ser remitidas a su destino y éste a su vez debe
verificar que:
Las comunicaciones y sobres, contengan los datos completos del (los) destinatario(s). Nombre, cargo,
entidad, dirección, código postal (cuando aplique), piso, oficina, apartado aéreo, fax, ciudad,
departamento y país.
La comunicación cuente con el código y número asignado por la dependencia, con constancia de la
fecha de radicación.
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS PRIORITARIO Y/O ESPECIALES
En los casos que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan directamente de una
dependencia, deberán ser previamente registrados en el Software Documental WorkManager, por parte del
funcionario encargado en cada una de ellas, garantizando el cumplimiento de lo establecido en el presente
Manual, registrando igualmente en el WorkManager, los datos correspondientes a la entrega de los documentos
(nombre de funcionario que entrega, nombre de la persona que recibe, fecha y hora).
Cuando se trate del envío de mercaderías (Cajas, Paquetes, etc.), se debe especificar su contenido en el
“Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones”. Ver Procedimiento para la recepción,
distribución y envió de comunicaciones oficiales).
Estos envíos, deben ser rotulados únicamente en computador y tener como requisitos mínimos los siguientes:
Código de la Dependencia
Nombre del Destinatario
Dirección completa
Ciudad y Departamento
Teléfono
Ejemplo:
El incumplimiento de cualquiera de éstos, será causal de devolución del (los) documento(s) a la dependencia
remitente para su corrección.
Una vez entregada las Comunicaciones Oficiales y/o Envíos a las diferentes empresas de mensajería, estos
quedarán sometidos a las normas, leyes, siniestros y cubrimiento de cada una de ellas y de los países de
destino; por tal motivo, la dependencia remitente, será la única responsable de cualquier irregularidad que
presente su contenido.
Los documentos que, por su importancia y naturaleza, requieran trámite prioritario a nivel nacional o
internacional, deben ser relacionados en el Formato “Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de
Devoluciones” y contar con la Autorización del director del Dpto. de Gestión Documental.
Cuando una comunicación oficial que haya sido emitida por la Cooperativa COOTRADECUN, sea devuelta por
el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente y se dejará constancia de la devolución en el Formato
“Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones”. (Ver Procedimiento para la
devolución de las comunicaciones oficiales enviadas).
Importante: En caso de que la Comunicación Oficial que haya emitido la cooperativa, sea devuelta por el correo,
se registrara por la Ventanilla Única de Correspondencia la causa de devolución y se digitalizara la constancia
de la misma.
1 CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN WORKMANAGER
El software Documental WorkManager, será el único medio de almacenamiento del archivo electrónico de las
Comunicaciones Oficiales. Una vez tramitada las Comunicaciones Oficiales (Internas, Externas y Enviadas) se
clasifican en el WorkManager, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental de cada dependencia.
Elaborar un informe de las propuestas para implementación de nuevas tecnológicas para modernizar
o agilizar procesos.
Recibir, radicar, registrar, digitalizar y tramitar las comunicaciones de acuerdo a el orden de llegada
tanto presencial como por los diferentes canales que se tiene de recepción de documentos.
Leer y cumplir con los diferentes reglamentos, manuales, guías o normatividad que se aplique en la
Cooperativa.
Realiza los recorridos establecidos en el manual para el sistema de gestión, recepción, distribución y
envió de comunicaciones oficiales de la Cooperativa.
Se clasifica, se ordena y se realiza embalaje en carpetas de yute, dos tapas con gancho plástico y se
describe las unidades documentales que tiene en su custodia y se transferirá de acuerdo a el
cronograma de transferencias primarias.
Falta
Se reciben todos los documentos que vayan a ser enviados por la cooperativa acorde a lo establecido
en la función número uno.
Se debe realizar el inventario documental mediante el formato de los documentos que maneje así
cargo:
19. ASISTIR A LAS CAPACITACIONES PROGRAMADAS POR LA COOPERATIVA.
20. REALIZAR TODAS AQUELLAS FUNCIONES INHERENTES A SU CARGO Y QUE LE SEAN
ASIGNADAS POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, LAS GERENCIAS, GESTIÓN HUMANA
Y/O COORDINADOR DE DEPARTAMENTO