COORDINADOR

GESTION DOCUMENTAL

1. COORDINAR, SUPERVISAR Y REASIGNAR LAS FUNCIONES A LOS AUXILIARES

ADMINISTRATIVOS, QUE ESTÉN BAJO SU RESPONSABILIDAD.

Se debe coordinar y supervisar cada uno de los proyectos que se tienen a el interior del departamento,
solicitando a los funcionarios un informe del avance de cada proyecto y plasmarlo en un Excel para
controlar el cumplimiento de cada una de las metas establecidas y se reasigna las funciones de los
auxiliares semestralmente por cada proyecto. se les comunica a los auxiliares una asignación de una
nueva función mediante el correo electrónico corporativo

2. ELABORAR Y PRESENTAR LOS INFORMES RESPECTIVOS AL COMITÉ DE ARCHIVO DE LAS

TABLAS DE RETENCIÓN.

Se debe realizar un seguimiento a las tablas de retención documental, manual de funciones procesos y
procedimientos, estructura organizacional y normatividad vigente algún cambio o modificación y
presentarlo mediante un informe a el comité interno de archivo que se reúne trimestralmente para modificar
y/o aprobar las tablas de retención documental

3. COORDINAR Y ORIENTAR EL ALMACENAMIENTO DEL ACERVO DOCUMENTAL DE LA

COOPERATIVA.

Se realiza el control del acervo documental mediante un Excel en donde se debe identificar los espacios
ocupados y libres en cada uno de los estantes del archivo que maneja el departamento de gestión
documental. Se orienta a los funcionarios a su cargo la asignación topográfica de la nueva información
que ingresa a el archivo de las transferencias documentales primarias y/o secundarias
4. REALIZAR EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Y
SECUNDARIAS.

Se realiza el cronograma de transferencias documentales acorde a las áreas establecidas en el

organigrama, fechas de entrega, responsable de recepcionar de la transferencia documental y se presenta
un comunicado a la gerencia general para aprobación y envió a todos los funcionarios de la cooperativa.

5. PRESENTAR INFORME AL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE

DOCUMENTOS DE LA COOPERATIVA.

Se debe tener en cuenta el tiempo de retención, disposición final y procedimiento establecidos en la tabla
de retención documental para realizar el análisis de las series y subseries documentales que ya cumplieron
su ciclo vital en el inventario documental que se tiene en custodia en el archivo de gestión y central. Se
elaborará el acta de eliminación de documentos con el formato “acta de eliminación documental” y se debe
presentar mediante un informe a el comité interno de archivo que se reúne trimestralmente para modificar
y/o aprobar el acta de eliminación.

6. REALIZAR PROPUESTAS PARA LA REALIZACIÓN DE PROCESOS QUE OPTIMICEN EL FLUJO

DOCUMENTAL ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DE LA COOPERATIVA.

Se debe revisar el manual de procesos y procedimientos y funciones, realizando el análisis de flujo de

trabajo para proponer a los directores de cada departamento, el nuevo de proceso Workflow en el software
WorkManager “Ambiente de pruebas”. Se realizan modificaciones al proceso en WorkManager “Ambiente
de pruebas” y se presentará a los responsables del proceso para su aprobación, Aprobada la propuesta
se elaborará en el software WorkManager “ambiente de producción”, y la implementación del proceso.

7. ELABORAR LAS NORMAS O LOS REGLAMENTOS QUE REGULAN LA COOPERATIVA Y EL

FUNCIONAMIENTO DEL ARCHIVO DE LAS DEPENDENCIAS Y EL CENTRO DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL.

De acuerdo a las necesidades de la cooperativa y/o actualización de la normatividad archivística, se

diseñará la propuesta de normas o reglamentos y se presentará a el comité de archivo. Presentado
mediante un informe a el comité interno de archivo que se reúne trimestralmente para modificar y/o aprobar
las normas o reglamentos que se regularan en la Cooperativa.

8. ELABORAR Y PROPONER LAS NORMAS DE ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN DE ACUERDO CON

LA NORMATIVA VIGENTE.

se debe tomar como referencia el archivo general de la nación para realizar la propuesta de acceso a la
información de acuerdo a la normatividad vigente. presentado mediante un informe a el comité interno de
archivo que se reúne trimestralmente para modificar y/o aprobar las normas de acceso a la documentación

9. PLANIFICAR, DIRIGIR Y COORDINAR LA METODOLOGÍA UTILIZADA EN EL ARCHIVO,

ESPECIALMENTE EN RELACIÓN CON EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN, TRANSFERENCIAS,
ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN, PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
LA DOCUMENTACIÓN, CALENDARIO DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN, ACCESIBILIDAD Y
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN.

Se debe tener presente los instrumentos y herramientas archivísticas para la planeación e implementación
de la gestión documental dentro de la cooperativa. Se elabora un cronograma de transferencias
 documentales de eliminación y de acceso y consulta de la documentación la cual se socializa con los
auxiliares del departamento para su cumplimiento.

10. GESTIONAR Y ELABORAR CRONOGRAMA DE CAPACITACIONES PARA EL PERSONAL QUE

ESTÁ BAJO SU RESPONSABILIDAD.

Se elabora un cronograma de capacitaciones para atender las necesidades que se presentan en el

departamento y se envía por medio de correo electrónico a el director del departamento de gestión humana

11. EXPEDIR CERTIFICADOS O BIEN DAR CONSTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE CUSTODIA

EL ARCHIVO.

Se elabora el certificado y se da constancia de la documentación que se custodia en el archivo físico y

electrónico.

12. PLANIFICAR, DIRIGIR Y COORDINAR LAS PUBLICACIONES DEL ARCHIVO: GUÍAS, INVENTARIOS,
CATÁLOGOS, TAMBIÉN ELABORAR LAS MEMORIAS ANUALES DEL ARCHIVO, ENTRE OTRAS
PUBLICACIONES.

se elaboran diferentes publicaciones del archivo, se enseñan las campañas de expectativas y se hace la
publicación por los diferentes medios de comunicación de acuerdo a la normatividad vigente.

13. PLANIFICAR Y CONTROLAR LA PRESERVACIÓN Y LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

DEL EDIFICIO, ASÍ COMO VELAR POR SU SEGURIDAD.

Se solicita a los auxiliares el control de temperatura y humedad relativa de los archivos. El acceso a el
área de archivo es restringido, solo podrá acceder personal autorizado. Se solicita a los auxiliares el estado
de las cajas y carpetas maltrechas para realizar el cambio de estas.

14. ADMINISTRACIÓN DEL SOFTWARE DOCUMENTAL GARANTIZANDO EL USO ADECUADO DE LA

HERRAMIENTA POR PARTE DE LOS USUARIOS.

 Para realizar la administración del software se debe solicitar una capacitación por parte de la
empresa estrategias documentales, quienes son los diseñadores del software documental.
  En caso de requerir alguna modificación dentro del software acercarse a el icono de “ayuda” en
donde se desplegará un índice con la funcionalidad del software.

 Para garantizar el uso adecuado del software se acerca a el icono de “informes” y se desplegaran
los diferentes reportes que genera el software para el control y buen uso de este.

15. COORDINAR EL PROCESO DE RECICLAJE EN LA COOPERATIVA.

Se elabora cronograma para que los funcionarios del departamento realicen el acompañamiento a los
funcionarios de los demás departamentos, para depositar el reciclaje en el shut. Programar la reunión del
grupo de Medio Ambiente, que adelanta la estrategia más planeta menos papel y velar por el cumplimiento
del acuerdo 09 del 2019 de la cooperativa Cootradecun.
16. CAPACITARSE Y CAPACITAR DE MANERA PERMANENTE AL EQUIPO DE TRABAJO DE LA
COOPERATIVA EN CUANTO A LOS TEMAS RELACIONADOS AL MANEJO DE ARCHIVO Y DEMÁS
QUE CONTRIBUYAN AL FUNCIONAMIENTO DE LA COOPERATIVA.

Se presenta propuesta a la gerencia general de los temas a capacitarse por parte del coordinador del
departamento de gestión documental, retroalimentar a el equipo de trabajo que tiene a su cargo y en temas
generales para el manejo de archivo se capacitar a todos los funcionarios de la Cooperativa. Presentar
presupuesto de los insumos necesarios para realizar la capacitación a los funcionarios de la cooperativa

17. ELABORAR INFORMES QUE SE REQUIERAN EN EL COMITÉ TÉCNICO, COMITÉ DE ARCHIVO Y/O
POR SOLICITUD DE LA GERENCIA GENERAL.

Se elaboran los informes de los temas y proyectos revisados por el departamento de gestión documental
o aquellos que sean requeridos por el comité técnico, comité de archivo o por solicitud de la gerencia
general.

18. ASISTIR A TODAS LAS REUNIONES ESTABLECIDAS POR EL COMITÉ TÉCNICO, GERENCIAS,
GESTIÓN HUMANA O DIRECTOR EJECUTIVO.

19. CREAR PLAN ANUAL DE CRECIMIENTO Y DESARROLLO PARA EL DEPARTAMENTO.

Elaborar o actualizar el plan institucional de archivos, instrumento que nos sirve para la priorización de la
gestión documental en la cooperativa.

20. ELABORAR PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL Y ENVIAR AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CUANDO SEA REQUERIDO.

Elaborar el presupuesto del departamento de acuerdo a la priorización del PINAR, PGD y los proyectos
que se vienen ejecutando o se proyectan para el año siguiente.

21. PREPARAR LOS INFORMES A LA SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMÍA SOLIDARIA Y DEMÁS

ENTIDADES DE SUPERVISIÓN Y CONTROL QUE LO REQUIERAN.

Elaborar un respectivo informe a la entidad de supervisión que lo requiera.

22. REVISAR LA GENERACIÓN DE LOS BACKUP DE FORMA ALEATORIA DEL DEPARTAMENTO.

23. REALIZAR TODAS AQUELLAS FUNCIONES INHERENTES A SU CARGO Y QUE LE SEAN

ASIGNADAS POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y LAS GERENCIAS.
 AUXILIAR ADMINISTRATIVO
VENTANILLA DE RADICACIÓN

1. RECIBIR, RADICAR, REGISTRAR, DIGITALIZAR, CONSERVAR, DISTRIBUIR Y BRINDAR EL

SERVICIO DE LA INFORMACIÓN SOBRE TODAS LAS COMUNICACIONES OFICIALES FÍSICAS
Y ELECTRÓNICAS QUE INGRESEN O SALGAN DE LA COOPERATIVA Y VIGILAR QUE LA
LABOR SE CUMPLA DENTRO DE LA DEBIDA RESERVA, CON OPORTUNIDAD Y EN ORDEN
CONSECUTIVO.
 RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Procedimiento que consiste en la revisión y verificación por parte del funcionario (a) responsable del
recibo de las comunicaciones externas que llegan a la Cooperativa, el cual cuenta con los siguientes
pasos:
a. Medidas de Seguridad: todo sobre, paquete o mercancía, debe ser abierto antes de su radicación. El
funcionario (a) de la Ventanilla Única de Radicación, se apoyarán en el personal de seguridad y
vigilancia de la Cooperativa COOTRADECUN, con especial cuidado en las comunicaciones que
presenten las siguientes señales sospechosas.

 Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga.

 Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones.
 Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo.
 Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre.

b. Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario.

c. Revisar que la(s) firma(s) del documento(s) y la(s) copia(s) sea(n) idéntica(s) al original presentado.

d. Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación y de no ser exacto el número de

anexos, dejar la constancia correspondiente en el documento y en el registro del sistema. También se
debe verificar que los anexos estén debidamente foliados.

 REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Todas las Comunicaciones Oficiales Externas que ingresen a la Cooperativa COOTRADECUN, deben ser
ingresados en Software Documental WorkManager y para el efecto, se cumplirán los siguientes lineamientos.
(Procedimiento para la recepción, distribución y envió de las comunicaciones oficiales externas).

a. Registrar en cada campo del formulario de “Comunicación Externa Recibida”, los datos en mayúscula
inicial y el resto en minúsculas. En el módulo de “Publicar”, iniciar el proceso de radicación de un
documento, cumpliendo con los siguientes pasos:

1. Seleccionar “Crear Registro”, para iniciar la radicación de un nuevo documento.

2. Diligenciar los campos del formulario.
 3. En la Opción de “almacenar en” dar clic en el botón … de acuerdo al tipo de documento lo almacenaran
en alguno de los siguientes formularios (Estructura Principal, Asociados, Proveedores o Empleados).
4. Seleccionar la carpeta donde se almacenará.

Información general del emisor:

Datos Remitente
 Apellidos, Nombres de la Persona / Contacto.
 Número del documento de Identidad del Remitente (Sin puntos de separación).
 Sexo.
 Cargo (cuando aplique). Si es Persona Natural, seleccionarlo.
 Institución (Este campo debe registrarse en mayúsculas fijas).
 Teléfono (Verificar que el número esté completo).
 E-mail (cuando corresponda o esté disponible).
 Fax (Verificar que el número esté completo).
 Dirección (cuando corresponda o esté disponible).
Datos Destinatario
 Recibido Por (funcionario que Recibe la Comunicación).
 Repartido a (funcionario a quien va dirigida la Comunicación).
 Departamento (Se registra el Área o Dependencia que remite).
 Observaciones (cuando corresponda).

b. Registrar los datos de la Correspondencia.

Datos principales:
 Asunto o descripción: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación.
 Tipo: Se refiere a la clasificación interna que se ha dado en el sistema, para determinar algunas
categorías de la documentación. (Lineamiento para la Clasificación de Peticiones, Sugerencias,
Quejas y Reclamos).
 Cantidad de Anexos: Número de folios que acompañan la comunicación. Si anexan algún otro tipo de
soporte, éste, se relacionará en el campo “Resumen del texto del documento”
 Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue elaborada.
 Número de Origen: Código y Número de radicación de la entidad origen. (Cuando aplique)
 Grado de reserva: Campo que deberán diligenciar las dependencias, teniendo en cuenta, la Guía para
la Clasificación de la Información de acuerdo con sus niveles de seguridad.
 Prioridad: El funcionario (a) de la Ventanilla Única de Radicación (VUDR) seleccionara según
corresponda, los términos Baja, Normal o Alta.
 Medio de Recepción: Se seleccionará el medio por el cual, el funcionario de la Ventanilla recibe la
documentación.
 Destinatario: El funcionario (a) de la VUDR deberá registrar, el nombre del director de la Oficina o Área,
Alto Consejero o quien es el responsable de todas las Comunicaciones Oficiales de su dependencia,
de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Responsables por Dependencias.
 Responsable: Nombre del funcionario a quien competa realizar el trámite objeto de la comunicación.
El funcionario (a) de la VUDR prestar la máxima atención en el momento de seleccionar el destinatario
 a quien se le transferirá el documento, para evitar errores de transferencia que pueden generar
demoras en el trámite correspondiente.
 Resumen del texto del documento: Campo creado para dar claridad y precisión a aspectos como
anexos en distintos soportes al papel. También es importante y de obligatorio diligenciamiento,
consignar por parte del funcionario (a) de la VUDR los números de las guías, en los casos en que los
documentos lleguen por correo postal; el estado de los documentos cuando se evidencien daños o
mutilaciones y cualquier otra circunstancia especial y que amerite ser registrada.

c. Digitalización del Documento: El funcionario (a) de la VUDR, deberán digitalizar todas las
comunicaciones que hayan registrado, con sus respectivos anexos.

d. Clasificación del Documento: Los funcionarios responsables en las distintas dependencias de la

cooperativa, deberán dar la clasificación al documento, de acuerdo con las Series y Subseries
documentales establecidas en las Tablas de Retención Documental vigentes, indicando su
localización.

e. Documentos Anexos: Este campo deberá ser diligenciado por el funcionario (a) de la VUDR a quien
se le haya asignado la responsabilidad de recibir por correo electrónico, fax-mail y redes sociales, las
Comunicaciones Oficiales remitidas a la cooperativa por este medio virtual.

f. Relacionar Expedientes: Cuando una Comunicación Oficial tenga relación con otros documentos
radicados con anterioridad, el funcionario (a) de la VUDR debe “Relacionar el Expediente”, con el fin
de que el sistema pueda establecer la relación. En caso que el documento sea respuesta de una
comunicación enviada por la Cooperativa, el funcionario (a) de la VUDR debe “Relacionar el
Expediente” como respuesta de la “Correspondencia Recibida”.

 RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Procedimiento por el cual, el sistema asigna automáticamente un número único consecutivo de radicación a las
comunicaciones oficiales, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con lo establecido en el acuerdo
AGN 060 de 2001. Cada año se iniciará una nueva numeración el primer número es el del formulario, el siguiente
número es el de las agencias, el siguiente es el de la fecha en que se hace el registro y seguido el número
000001 correspondiente al consecutivo. Este número, será el único que oficializará e identificará el documento
para cualquier trámite en la Cooperativa COOTRADECUN.
a. El funcionario (a) de la VUDR deberá imprimir el número de radicación asignado por el software
documental, tanto en el original como en la copia; teniendo en cuenta que dicha impresión debe quedar
en la parte superior derecha del frente del documento. Si por algún motivo dicho espacio se encuentra
con información como logos, sellos o impresos, se imprimirá en la parte inferior derecha del frente del
documento. Sólo en los casos donde no sea posible imprimir por el frente del documento, se hará al
respaldo del mismo.

b. El funcionario (a) de la VUDR deberá verificar visualmente la correcta selección de la dependencia y

funcionario responsable, a quien transferirán el documento; así como también, comprobar que el
documento haya sido digitalizado correctamente y en su totalidad.

c. Por último, el funcionario (a) de la VUDR deberá transferir los documentos radicados que se
encuentran en el formulario de Correspondencia Recibida del día del radicado.
  PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDO SE
PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIÓN DEL SISTEMA

Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema, se deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento
para la radicación de documentos de carácter “Prioritario”; para tal fin, se aplicará el diligenciamiento del
Formato “Registro Prioritario de Comunicaciones Oficiales Externas”, ubicado en el Software Documental y
enviado por E-mail (Drive Google) al funcionario (a) de la VUDR.
 El funcionario (a) de la VUDR ubicado en la ventanilla de recepción, verificará los documentos y
tendrán en cuenta lo establecido en los literales a, b, c y d descritos en el numeral 5.2. “Recepción de
las Comunicaciones Oficiales Externas” de este capítulo.
 Se deberá informar al asociado en el momento de hacer la recepción de su correspondencia, las fallas
o la suspensión temporal del sistema y suministrar los números telefónicos de la VUDR, donde podrán
consultar posteriormente el número de radicación asignado en el sistema y la dependencia a donde
fue transferido el documento para su trámite.
 Registrar la información correspondiente a cada una de las columnas del Formato “Registro Prioritario
de Comunicaciones Oficiales Externas” en original y copia por dependencia, cumpliendo con los
siguientes pasos:

Versión: 1.0

REGISTRO PRIORITARIO DE COMUNICACIONES EXTERNAS Fecha: 10/04/2019

Código:

DEPENDENCIA:
..........Planilla de Recorrido Interno..........
Datos de la Planilla
Fecha de Creación:
Funcionario:
Dependencia Destinataria:_______________________________________ Codigo de la Dependencia:_______________________
No de Radicado Fecha de Recibido Hora de Recibido Asunto Remitente Entidad Destinatario No de Oficio No de Anexos No de Folios

Recibido Por:_________________________________________________ Fecha de Recibido:__________________________________________ Radicado por:____________________________________________________

 Cuando finalice la radicación de la correspondencia relacionada en el Formato “Registro Prioritaria de

Comunicaciones Oficiales Externas”, ubique dicho formato en la carpeta correspondiente a cada
dependencia correspondientes.
  DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Una vez registradas las comunicaciones en el WorkManager, se imprimirán planillas para cada una de las
dependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones, y se hará la distribución interna respectiva por
parte de la Ventanilla Única de Correspondencia, para su trámite.
 Una vez impresa(s) la(s) planilla(s) generadas por el aplicativo WorkManager, realizar la recolección
de los documentos y organizarlos de acuerdo con el número de radicación, para ser entregados por
dependencia.
 Entregar los documentos de cada dependencia al mensajero y/o funcionario responsable, quien
verificará los datos registrados en las planillas con los de las comunicaciones transferidas y firmará en
el renglón correspondiente el recibido con nombre, fecha y hora en el original y copia de la Planilla de
Entrega de Documentos; finalmente, archivar la planilla en la carpeta correspondiente de cada
dependencia.
La entrega de las comunicaciones oficiales radicadas, se realizará en los siguientes horarios:

9:00 a.m. 2:00 p.m.

Mañana Tarde
10:00 a.m. 3:00 p.m.

Importante: En el evento de que estén registradas en las planillas, comunicaciones que hayan sido transferidas
y/o radicadas por error a una dependencia, se deben devolver inmediatamente, haciendo la anotación en el
reporte correspondiente y transfiriéndolas a través del Software WorkManager a el funcionario (a) de la VUDR,
para que este realice el correcto direccionamiento de las comunicaciones.
 SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS

Todas las comunicaciones oficiales de origen externo, radicadas en el Software WorkManager, deberán ser
tramitadas a través del mismo, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos para su respuesta;
igualmente, se deberá garantizar un seguimiento y control eficaz por parte de cada funcionario que intervenga
en su gestión, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
 Se deberá derivar siempre la respuesta oficial, desde el registro correspondiente a la Comunicación
Oficial Externa recibida en cada uno de las dependencias de la cooperativa.
 Se deberá dar por finalizada la gestión del documento de origen externo, una vez se garantice que se
ha dado la gestión total a dicho documento; igualmente se deberá registrar el resultado de la gestión
realizada por cada funcionario, antes de finalizarla oficialmente.
  Los responsables o directores de cada dependencia, deberán tomar las medidas pertinentes para que,
en el menor tiempo posible, se dé el trámite oficial a las comunicaciones reportadas por el funcionario
(a) de la VUDR o en su defecto, para que se realicen los ajustes y procedimientos pertinentes en el
software Workmanager, que evidencien que a dichas comunicaciones se les dio una respuesta
oportuna.
 Cuando un funcionario se desvincule de la Cooperativa, el director de la dependencia, garantizará la
gestión y finalización de las comunicaciones oficiales asignadas al mismo, en el Software
WorkManager.

 COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

Son las comunicaciones que se producen entre las distintas dependencias de la Cooperativa COOTRADECUN,
mediante el Formulario de “Comunicación Externa Recibida” del software WorkManager en razón del servicio y
en desarrollo de las funciones a ellas asignadas. Únicamente se consideran Comunicaciones Oficiales Internas,
los memorandos (MO), certificaciones (CE) y las circulares (CR). Las comunicaciones oficiales internas, serán
identificadas con dos letras iniciales y las dos letras finales de la dependencia, código de la subserie de
comunicaciones internas, identificación de la comunicación y consecutivo, que quedará registrado en cada
comunicación y no podrá ser modificado, alterado o borrado. Cada año, se iniciará una nueva numeración. Este
número, será único por cada documento e identificará al mismo a nivel institucional.
 ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

 En formato oficial del documento (Memorando, Circular o Certificación).

 Nombre del destinatario interno del funcionario de la cooperativa.
 El título o asunto de la correspondencia.
 Nombre del Remitente. El documento se firma con la rúbrica o electrónica del software WorkManager.
 Edición del documento; permite ingresar al formato desplegado y en modo de edición incorporar o
redactar la información y/o correspondencia deseada.
 Una vez finalizada la edición de la comunicación, debe ser adjuntada al proceso y enviada a quienes
se les debe notificar.
 No se deben imprimir Comunicaciones Oficiales Internas en ningún momento, ni en estado de
elaboración, ni tampoco en su versión final, ya que el documento se transfiere electrónicamente en el
sistema, ahorrando tiempo, papel, elementos de impresión y trámites.
 Únicamente las Comunicaciones Oficiales Internas, tendrán la firma digitalizada en los documentos de
carácter interno, transferidos virtualmente mediante el software WorkManager.

 TRAMITACIÓN FINAL A UN DESTINATARIO INTERNO DE LA COOPERATIVA

Una vez finalizado el proceso de elaboración de la Comunicación Oficial Interna, se debe clasificar por temas y
de acuerdo con la estructura de las Tablas de Retención Documental vigentes, radicar y enviar virtualmente por
parte del Gerente, director o funcionario designado de cada dependencia, copia al o a los destinatarios del
documento a través del Sistema sin imprimir el documento.
Todos los datos que se ingresen en el sistema, deberán cumplir con los siguientes parámetros:
  Los datos en cada campo se incluirán en mayúscula inicial y el resto en minúscula, exceptuando el
campo “INSTITUCIÓN”; en el cual, toda la información deberá ser incluida en mayúscula.
 Todos los datos deben cumplir las normas ortográficas y de acentuación (Tildes) correspondientes.
 El Software WorkManager creara un número de Expediente por medio del cual se puede ver la
trazabilidad de la comunicación. El funcionario destinatario recibirá el documento en formato
electrónico, y dispondrá de la capacidad para utilizar esta misma información y asignar la comunicación
al proceso de trámite que corresponda al interior de la dependencia a su cargo.
 Únicamente se podrá imprimir una copia de la comunicación interna, cuando el remitente deba hacer
entrega de anexos que se encuentran en medio físico y para que, en dicha copia, se registre el recibido
por parte del funcionario destinatario que los recibe.
 El Software permite en todo momento a los funcionarios involucrados y/o responsables de los procesos
de trabajo, revisar y hacer seguimiento a las acciones que se realicen sobre la documentación en
trámite y de esta forma optimizar de los procesos de trabajo.
 Cada dependencia, debe establecer los términos de respuesta para las comunicaciones internas que
se deban tramitar allí. Dichos términos, deben estar acordes con los principios de eficiencia, eficacia,
imparcialidad y oportuna respuesta, así como a los tiempos establecidos en el presente Manual, para
cumplir con la misión institucional.
 Si se da respuesta a una Comunicación Oficial Interna, genere la respuesta desde la comunicación
recibida y realice los mismos pasos para una comunicación nueva.
 Es responsabilidad del director de cada dependencia o del funcionario a quien delegue, velar por el
cumplimiento de los términos establecidos, así como del efectivo trámite de las comunicaciones.

 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Es la información que se produce o elabora en las dependencias de la Cooperativa COOTRADECUN, dirigida

a otras entidades públicas o privadas o a dependencia, para ser enviada fuera de la Cooperativa, a través de
la Ventanilla Única de Correspondencia.
Cada año se iniciará una nueva numeración el primer número es el del formulario, el siguiente número es el de
las agencias, el siguiente es el de la fecha en que se hace el registro y seguido el número 000001
correspondiente al consecutivo.

 ELABORACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL ENVIADA

Todas las dependencias de la cooperativa COOTRADECUN, deberán elaborar las Comunicaciones Oficiales
Enviadas para un destinatario fuera de la Cooperativa, en el formato autorizado para la elaboración de las
comunicaciones.

 TRAMITACIÓN FINAL A UN DESTINATARIO EXTERNO DE LA COOPERATIVA

COOTRADECUN.

Finalizada la edición y corrección de la comunicación, se debe clasificar y dar trámite oficial (se iniciará con la
numeración el primer número es el del formulario, el siguiente número es el de las agencias, el siguiente es el
de la fecha en que se hace el registro y seguido el número 000001 correspondiente al consecutivo), después
de tramitado se debe indicar en el software qué se hará luego de tramitar la correspondencia: Dejar Pendiente
para su posterior tramitación definitiva o Finalizarla; Se debe indicar si se quiere abrir el documento después
de tramitado, enviar copias luego de tramitado, enviar la correspondencia a la Mesa de Salida y enviar
correspondencia por correo electrónico; imprimir, firmar el original y las copias, y enviar a la Ventanilla Única
Correspondencia, el documento con tantas copias en papel y anexos que correspondan, para la entrega al
destinatario final.

Con el propósito de oficializar el envío y para efectos de dar cumplimiento a los términos de vencimiento que
establece la Ley, es importante recordar que dichos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de
radicado el documento.

Importante: La cooperativa COOTRADECUN convertirá los documentos tramitados en formato PDF para
preservar su integridad una vez haya finalizado su gestión.

 PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIÓN DEL SISTEMA

Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema que evidencien una prolongada restauración normal
para llevar a cabo el proceso de trámite de los documentos en el módulo de “Gestión de Correspondencia” del
SIGOB, se deberá llevar a cabo por parte de cada dependencia el siguiente procedimiento para la respuesta
de documentos de carácter “urgente” y que requieren de un trámite perentorio:
 Recibir los documentos de carácter “prioritario” que se han relacionado en el Formato “Registro
Prioritario de Comunicaciones Oficiales Externas” por parte de la Ventanilla Única de Correspondencia
y verificar que efectivamente dichos documentos son de competencia de la dependencia; si no es así,
devolver inmediatamente aquellos documentos que no son de su competencia, dejando constancia de
devolución en el mismo formato.

 Iniciar el trámite correspondiente de los documentos y de ser necesario generar una comunicación
como respuesta a los mismos, deberán elaborarla y digitalizarla, archivarla y conservarla en el
computador hasta que el software funcione.

 Para el envío de dichas comunicaciones, se deberá seguir el mismo procedimiento mencionado en el

numeral 5.6. “Distribución y Entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas”.

 Una vez se haya restablecido el Software WorkManager la Ventanilla Única de Correspondencia,

registrará oficialmente los documentos que se habían relacionado en el “Registro Prioritario de
Comunicaciones Oficiales Externas” con los datos que se habían registrado en este y le serán
transferidos a cada dependencia a través del sistema.

 El responsable de cada dependencia de dar trámite a este tipo de documentos, deberá registrar en las
anotaciones correspondientes a cada radicado, la fecha en que fue dada la respuesta y anexar la copia
de ésta que se debió guardar anteriormente en el computador.

 ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR PARTE DE LAS

DEPENDENCIAS

Las Comunicaciones Oficiales Enviadas que emitan las dependencias de la Cooperativa COOTRADECUN, con
destino a otras Entidades Públicas o Privadas, a personas Naturales, Jurídicas o Asociados, deben ser
relacionadas en el Formato “Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones” y
entregadas en sobres totalmente sellados en la Ventanilla Única de Correspondencia, (Ver Procedimiento para
la recepción, distribución y envió de comunicaciones oficiales).
Las dependencias son responsables del registro del código de su dependencia y número de radicación
institucional asignado por la dependencia, para cada comunicación elaborada y firmada por la autoridad
responsable de la dependencia. Para facilitar su alistamiento y trámite por parte del funcionario (a) de la VEIA,
los envíos deben ser entregados teniendo en cuenta, los horarios establecidos de recolección preestablecidos
por el operador de correo.
Todas las Comunicaciones Oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias de
la Cooperativa COOTRADECUN, deben ser elaboradas y tramitadas en el mismo; cada dependencia, las
entregará en la Ventanilla Única de Correspondencia, para ser remitidas a su destino y éste a su vez debe
verificar que:
 Las comunicaciones y sobres, contengan los datos completos del (los) destinatario(s). Nombre, cargo,
entidad, dirección, código postal (cuando aplique), piso, oficina, apartado aéreo, fax, ciudad,
departamento y país.
 La comunicación cuente con el código y número asignado por la dependencia, con constancia de la
fecha de radicación.
 COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS PRIORITARIO Y/O ESPECIALES

En los casos que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan directamente de una
dependencia, deberán ser previamente registrados en el Software Documental WorkManager, por parte del
funcionario encargado en cada una de ellas, garantizando el cumplimiento de lo establecido en el presente
Manual, registrando igualmente en el WorkManager, los datos correspondientes a la entrega de los documentos
(nombre de funcionario que entrega, nombre de la persona que recibe, fecha y hora).
Cuando se trate del envío de mercaderías (Cajas, Paquetes, etc.), se debe especificar su contenido en el
“Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones”. Ver Procedimiento para la recepción,
distribución y envió de comunicaciones oficiales).
Estos envíos, deben ser rotulados únicamente en computador y tener como requisitos mínimos los siguientes:
 Código de la Dependencia
 Nombre del Destinatario
 Dirección completa
 Ciudad y Departamento
 Teléfono
Ejemplo:
El incumplimiento de cualquiera de éstos, será causal de devolución del (los) documento(s) a la dependencia
remitente para su corrección.
Una vez entregada las Comunicaciones Oficiales y/o Envíos a las diferentes empresas de mensajería, estos
quedarán sometidos a las normas, leyes, siniestros y cubrimiento de cada una de ellas y de los países de
destino; por tal motivo, la dependencia remitente, será la única responsable de cualquier irregularidad que
presente su contenido.
Los documentos que, por su importancia y naturaleza, requieran trámite prioritario a nivel nacional o
internacional, deben ser relacionados en el Formato “Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de
Devoluciones” y contar con la Autorización del director del Dpto. de Gestión Documental.

De todas las Comunicaciones Oficiales Enviadas por las

difentes dependecias en formato fisico y para garantizar el
medio de envio y recibido por parte del destinatario, se
mantendran organizadas en el Archivo del Dpto. de
Administración Documental, las Planillas y/o Guias de
soporte del envío, para solicitar cuando fuere el caso, la
prueba de entrega correspondiente, ante el operador de
correo.

 DEVOLUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Cuando una comunicación oficial que haya sido emitida por la Cooperativa COOTRADECUN, sea devuelta por
el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente y se dejará constancia de la devolución en el Formato
“Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones”. (Ver Procedimiento para la
devolución de las comunicaciones oficiales enviadas).

 REGISTRO Y CODIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Es la información de registro y codificación de la Correspondencia Oficial Enviada de la Cooperativa

COOTRADECUN, con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas.

Importante: En caso de que la Comunicación Oficial que haya emitido la cooperativa, sea devuelta por el correo,
se registrara por la Ventanilla Única de Correspondencia la causa de devolución y se digitalizara la constancia
de la misma.
1 CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN WORKMANAGER

El software Documental WorkManager, será el único medio de almacenamiento del archivo electrónico de las
Comunicaciones Oficiales. Una vez tramitada las Comunicaciones Oficiales (Internas, Externas y Enviadas) se
clasifican en el WorkManager, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental de cada dependencia.

2 ANULACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL

Es el procedimiento mediante el cual, se anula oficialmente en el Software Documental WorkManager, un

número de radicación asignado por el sistema a la Comunicación Oficial (externa, interna y enviada); esto no
significa que el registro (documento) anulado, se elimine (borre) de la base de datos; este, permanecerá como
evidencia de la justificación que generó la anulación oficial.
La anulación, sólo podrá darse en los siguientes casos:
a. Comunicaciones Oficiales Externas:
 Por error en el codificador utilizado en la radicación de una comunicación.
 Porque la comunicación fue radicada y el destinatario de la misma no es funcionario de la Entidad.
b. Comunicaciones Oficiales Internas:
 Por error en el codificador utilizado al codificar una comunicación.
 Porque la comunicación fue codificada y el destinatario de la misma no es funcionario de la entidad
y/o de la dependencia a donde se pretende transferir.
 Por modificaciones de fondo en el texto del documento, autorizadas por el superior inmediato de quien
elabora la comunicación y que impiden que un documento tramitado, se envíe oficialmente a su
destinatario.
c. Comunicaciones Oficiales Enviadas:
 Por error en el codificador utilizado al tramitar (codificar) una comunicación.
 Porque la comunicación fue tramitada (codificada) y los datos del destinatario de la misma (nombre,
dirección, ciudad, etc.) no corresponden al mismo o hubo cambios en los mismos, que impiden que el
documento sea enviado oficialmente.
 Por modificaciones de fondo en el texto del documento, autorizadas por el superior inmediato de quien
elabora la comunicación y que impiden que un documento tramitado, se envíe oficialmente a su
destinatario.
El procedimiento de anulación de un número de radicación asignado a una Comunicación Oficial, conlleva a la
elaboración de un nuevo documento, con las correcciones que motivaron la anulación oficial del anterior y
derivándolo o relacionándolo con éste.
La anulación de Comunicaciones Oficiales (externa, interna, enviada) únicamente podrá ser realizada en el
Software WorkManager, por el director del Dpto. de Gestión Documental o al funcionario designado por éste en
su ausencia, siempre y cuando se cumpla con las siguientes condiciones:
 Se debe colocar el motivo por el cual se cancele el consecutivo.
 Que se encuentren finalizadas todas las copias en gestión de la correspondencia que se pretende
anular oficialmente.
  . FIRMAS RESPONSABLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
Las Comunicaciones Oficiales que se proyecten para enviar a destinatarios externos, sólo podrán ser firmadas
por los funcionarios titulares de las dependencias legalmente constituidas en la estructura de la Cooperativa
COOTRADECUN.
En ausencia de los titulares de las dependencias, podrán firmar las Comunicaciones Oficiales Enviadas, los
funcionarios de planta que sean designados por el jefe inmediato de manera expresa mediante comunicación
ante el Dpto. de Gestión Documental para asignar los permisos correspondientes.
La Ventanilla Única de Correspondencia, tramitará únicamente las Comunicaciones Oficiales firmadas por los
funcionarios mencionados anteriormente.
Las Comunicaciones Oficiales Internas, serán firmadas digitalmente por los funcionarios titulares de las
dependencias legalmente constituidas en la Cooperativa COOTRADECUN.

2. RECIBIR, RADICAR, REGISTRAR, DIGITALIZAR, CONSERVAR, DISTRIBUIR Y BRINDAR EL

SERVICIO DE LA INFORMACIÓN SOBRE TODAS LAS FACTURAS, CUENTAS DE COBRO,
HONORARIOS QUE INGRESEN A LA COOPERATIVA Y VIGILAR QUE LA LABOR SE CUMPLA
DENTRO DE LA DEBIDA RESERVA, CON OPORTUNIDAD Y EN ORDEN CONSECUTIVO.
(FALTA)

3. GUARDAR ESTRICTA RESERVA SOBRE LOS DOCUMENTOS, LA INFORMACIÓN A LA CUAL

SE TIENE ACCESO Y LOS ASUNTOS DE SU COMPETENCIA.

La consulta de la serie documental de comunicaciones internas y externas, estos solo se someten a

revisión bajo circunstancias específicas tales como: extravío de documentos dentro de alguna
correspondencia

4. PROPONER MÉTODOS, PROCEDIMIENTOS E INCORPORACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS,

QUE PERMITAN MODERNIZAR Y AGILIZAR LOS PROCESOS EN LAS UNIDADES DE
CORRESPONDENCIA.

Elaborar un informe de las propuestas para implementación de nuevas tecnológicas para modernizar
o agilizar procesos.

5. PRESTAR ASESORÍA EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

OFICIALES A LAS DEPENDENCIAS QUE LO REQUIERAN.

Brindar acompañamiento a los Departamentos que lo requieran en temas específicos del

Departamento de Gestión Documental.

6. INFORMAR CON OPORTUNIDAD A LAS DEPENDENCIAS COMPETENTES, SOBRE EL

VENCIMIENTO DE TÉRMINOS PARA DAR RESPUESTA A LOS TRAMITES Y SOLICITUDES POR
LOS ASOCIADOS O TERCEROS.
 Realizar un informe a el director del departamento de gestión documental sobre, vencimiento de
términos a comunicaciones recibidas de asociados o terceros.

7. RADICAR Y TRAMITAR LAS COMUNICACIONES CON CELERIDAD, IMPARCIALIDAD Y

RESPETANDO EL DERECHO A EL TURNO. (REDACTARLO)

Recibir, radicar, registrar, digitalizar y tramitar las comunicaciones de acuerdo a el orden de llegada
tanto presencial como por los diferentes canales que se tiene de recepción de documentos.

8. ATENDER CON PRIORIDAD A LOS MENORES DE EDAD, DISCAPACITADOS Y ADULTOS

MAYORES QUE ACUDAN A LA COOPERATIVA, A FIN DE ENTREGAR Y RADICAR
COMUNICACIONES O SOLICITAR INFORMACIÓN SOBRE EL TRÁMITE DE SU
REQUERIMIENTO.

9. REALIZAR UN INFORME MENSUAL DE LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS Y ENVIADAS

RADICADAS, TIEMPOS DE RESPUESTA Y PRESTARLO A EL DIRECTOR (A) DEL DEPTO. DE
GESTIÓN DOCUMENTAL.

Realizar el informe mensual de las comunicaciones recibidas y enviadas, radicadas en el sotfware

WorkManager o en los respectivos formatos en caso de que se llegue a inhabilitar el sistema con los
tiempos de respuesta de cada una de estas y enviarse a el director de departamento de gestión
documental en el momento que lo requiera.

10. APLICAR EL REGLAMENTO INTERNO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, MANUAL PARA

EL SISTEMA DE GESTIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENVIÓ DE LAS COMUNICACIONES
OFICIALES DE LA COOPERATIVA.

Leer y cumplir con los diferentes reglamentos, manuales, guías o normatividad que se aplique en la
Cooperativa.

11. CUMPLIR CON LA ENTREGA OPORTUNA DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ENVIADA.

Realiza los recorridos establecidos en el manual para el sistema de gestión, recepción, distribución y
envió de comunicaciones oficiales de la Cooperativa.

12. RESPONDER POR EL CORRECTO ALMACENAMIENTO Y MANEJO DEL ARCHIVO DE

ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE.

Se clasifica, se ordena y se realiza embalaje en carpetas de yute, dos tapas con gancho plástico y se
describe las unidades documentales que tiene en su custodia y se transferirá de acuerdo a el
cronograma de transferencias primarias.

13. REVISAR CORREOS ELECTRÓNICOS Y REMITIRLOS A LOS DEPARTAMENTOS

RESPECTIVOS.
 Revisar los correos electrónicos enviados por funcionarios, Asociados, terceros y/o entidades y realizar
el proceso de radicación establecido en la primera función.

14. RESPONDER POR LA OPORTUNA REMISIÓN DE DOCUMENTOS DE LOS DEPARTAMENTOS Y

EL CONTROL DE ESTOS.

Falta

15. TRAMITAR TODOS LOS ENVÍOS Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS, VELANDO POR EL

CORRECTO USO DE ESTE.

Se reciben todos los documentos que vayan a ser enviados por la cooperativa acorde a lo establecido
en la función número uno.

16. LLEVAR EN FORMA CORRECTA, ACTUALIZADA Y DE ACUERDO CON LAS NORMAS

TÉCNICAS, EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS QUE LE SEAN ENCOMENDADOS.

Aplicar el reglamento interno de archivo y correspondencia, tablas de retención documental o normas

que la Cooperativa establezca para realizar el proceso técnico de manejo de archivos.

17. PLANEAR, PROGRAMAR, VERIFICAR Y CONTROLAR LA CODIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN Y

CONSULTAS QUE SE DESARROLLEN EN LA VUDR.

Se realizará la clasificación de la información de acuerdo a las tablas de retención documental. Se

debe planear las rutas por las cuales se van a realizar la distribución de documentos, se programará
los tiempos de respuesta de los documentos recibidos o enviados y se verificará la respuesta oportuna
a cada uno de estos.
Para las consultas de las comunicaciones enviadas o recibidas radicada en la VUDR se realizará con:
 Usuarios internos (Número de radicado, usuario remitente, destinatario, fecha de radicado o
asunto)
 Usuarios externos: (número de radicado, identificación, fecha de radicado, asunto y
remitente)
Y se debe dar respuesta en el estado que se encuentra la comunicación.
18. LLEVAR LOS REGISTROS DE CONTROL Y LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
MANEJADOS A SU CARGO.

Se debe realizar el inventario documental mediante el formato de los documentos que maneje así
cargo:
19. ASISTIR A LAS CAPACITACIONES PROGRAMADAS POR LA COOPERATIVA.
20. REALIZAR TODAS AQUELLAS FUNCIONES INHERENTES A SU CARGO Y QUE LE SEAN
ASIGNADAS POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, LAS GERENCIAS, GESTIÓN HUMANA
Y/O COORDINADOR DE DEPARTAMENTO