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TESIS DE GRADO
Previo a la obtención del título de:
Ingeniera en Finanzas
TEMA:
“Auditoría de Gestión a la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón El Triunfo, Provincia del Guayas,
ejercicio fiscal 2012”
AUTOR:
MARJORIE ALEXANDRA GUACHUN QUINTUÑA
RIOBAMBA – ECUADOR
2014
1
CERTIFICACIÓN DEL TRIBUNAL
Dra. Jaqueline Elizabeth Balseca Castro Ing. Letty Karina Elizalde Marín
DIRECTORA DE TESIS MIEMBRO DEL TRIBUNAL
ii
CERTIFICADO DE RESPONSABILIDAD
iii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado la vida, el don de la sabiduría
y permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formación
profesional.
A mi padre, este es un logro que quiero compartirlo contigo, gracias por haber confiado,
quiero que sepas que eres muy especial en mi vida.
A mis hermanos por su apoyo y confianza, a mi sobrinito Maykel, que lo amo demasiado.
A mis compañeras y docentes, por todos los conocimientos impartidos, por lo que he
aprendido de ellos.
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por haberme guiado a lo largo de mi carrera estudiantil, por brindarme una
vida llena de aprendizajes, experiencias y sobre todo llena de mucha felicidad.
De igual forma agradezco a mi madre que ha sabido formarme con buenos sentimientos,
hábitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir adelante en los momentos más difíciles.
A mi padre por haberme enseñado el sentido de la responsabilidad, por sus consejos, por
impartirme sus conocimientos.
v
ÍNDICE DE GENERAL
Portada………………………………………………………………………………….……i
Certificación del tribunal ....................................................................................................... ii
Certificado de responsabilidad.............................................................................................. iii
Dedicatoria .............................................................................................................................iv
Agradecimiento ....................................................................................................................... v
Índice de general ....................................................................................................................vi
Índice tablas ...........................................................................................................................ix
Índice de gráficos ................................................................................................................ xiii
Resumen ejecutivo .................................................................................................................. 1
Executive abstract ................................................................................................................... 2
Introducción ............................................................................................................................ 3
Capítulo I. .............................................................................................................................. 5
1.1. Planteamiento del problema ................................................................................ 5
1.1.1. Formulación del problema ..................................................................................... 5
1.1.2. Delimitación del problema ..................................................................................... 5
1.2. Justificación ............................................................................................................ 6
1.3. Objetivos ................................................................................................................ 6
1.3.1. Objetivo general ..................................................................................................... 6
1.3.2. Objetivos específicos.............................................................................................. 6
Capítulo II ............................................................................................................................. 8
2. Marco teórico ........................................................................................................ 8
2.1. Generalidades del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del
Cantón El Triunfo ................................................................................................ 8
2.1.1. Identificación de la institución ............................................................................... 8
2.1.2. Reseña histórica de la institución ........................................................................... 9
2.1.3. Base legal ............................................................................................................. 10
2.1.4. Objetivos institucionales ...................................................................................... 11
2.1.5. Estructura orgánica ............................................................................................... 12
2.1.6. Misión institucional .............................................................................................. 21
2.1.7. Visión institucional .............................................................................................. 22
2.1.8. Valores institucionales ......................................................................................... 22
2.1.9. Autoridades institucionales .................................................................................. 23
2.2. Fundamentación teórica .................................................................................... 24
vi
2.2.1. Auditoría............................................................................................................... 24
2.2.2. Definición de auditoría de gestión ....................................................................... 24
2.2.3. Normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS) ..................................... 25
2.2.4. Fases del proceso de la auditoría de gestión ........................................................ 26
2.2.5. Objetivos de la auditoría de gestión ..................................................................... 34
2.2.5.1. Elementos de gestión ............................................................................................ 34
2.2.5.2. Evaluación de los riesgos de auditoría ................................................................. 36
2.2.6. Control interno ..................................................................................................... 38
2.2.7. Coso II .................................................................................................................. 42
2.2.8. Métodos de evaluación ......................................................................................... 43
2.2.9. Técnicas de auditoría ............................................................................................ 46
2.2.10. Papeles de trabajo ................................................................................................. 47
2.2.11. Hallazgos de auditoría .......................................................................................... 48
2.2.11.1. Elementos del hallazgo de auditoría..................................................................... 49
2.2.12. Evidencias de auditoría ....................................................................................... 50
2.2.12.1. Atributos de la evidencia ...................................................................................... 50
2.2.13. Informe de auditoría ............................................................................................. 52
2.2.14. Requisitos y cualidades del informe..................................................................... 52
2.3. Hipótesis ............................................................................................................... 54
2.4. Coprobación de la hipótesis ................................................................................. 55
3. Modelo estadístico................................................................................................ 55
Capítulo III .......................................................................................................................... 60
3. Diagnóstico situacional del GAD Municipal del Cantón El Triunfo ............. 60
3.1. Análisis foda ......................................................................................................... 60
3.2. Análisis foda por departamentos .......................................................................... 62
3.2.7. Matriz de correlación debilidades y amenazas ..................................................... 73
3.2.8. Determinación de los factores estratégicos internos ............................................ 79
3.2.9. Determinación de los factores estratégico externos ............................................. 84
3.2.10. Perfil estratégico interno ...................................................................................... 89
3.2.11. Perfil estratégico externo ...................................................................................... 94
3.2.12. Matriz de medios internos .................................................................................... 99
3.2.12.1. Análisis de los factores internos claves .............................................................. 105
3.2.13. Matriz de medios externos ................................................................................. 110
3.2.13.1. Análisis de los factores externos claves ............................................................. 116
vii
Capítulo IV ........................................................................................................................ 130
4.1. Archivo permanente ........................................................................................... 130
4.1.1. Índice del archivo permanente ........................................................................... 131
4.1.2. Información general ........................................................................................... 132
4.1.3. Hoja de marcas ................................................................................................... 135
4.2. Archivo corriente................................................................................................ 142
4.2.1. Índice archivo corriente ...................................................................................... 143
FASE I: Conocimiento preliminar ...................................................................................... 145
FASE II: Planificación de la auditoría ................................................................................ 157
FASE III: Ejecución de la auditoría .................................................................................... 172
Hoja de hallazgos ................................................................................................................ 187
FASE IV: Comunicación de resultados .............................................................................. 208
FASE V: Seguimiento ........................................................................................................ 222
Capítulo V.......................................................................................................................... 225
5. Conclusiones y Recomendaciones ................................................................... 225
5.1. Conclusiones ...................................................................................................... 225
5.2. Recomendaciones ............................................................................................... 226
Bibliografía – Lincografía ................................................................................................ 227
Anexos……………. .......................................................................................................... 230
viii
ÍNDICE TABLAS
No. TÍTULO PÁGS
1. Información geográfica .................................................................................................... 9
6. Frecuencia observada………………………………………………………………….57
ix
23. Matriz de correlación de debilidades y amenazas del departamento de avalúos y catastros
........................................................................................................................................ 78
x
48. Matriz de medios internos del departamento de avalúos y catastros ........................... 104
53. Matriz de medio externo del departamento de avalúos y catastros .............................. 115
xi
74. Cuestionario de control interno- supervisión y monitoreo .......................................... 164
82. Evaluación administrativa de la dirección financiera – jefe de avalúos y catastros .... 181
xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
NO. TÍTULO PÁGS.
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
Mediante el proceso de auditoría se pudo obtener como resultado, un riesgo medio moderado
del 60%, lo que proporciona a la Dirección Financiera una útil herramienta de gestión para
la toma de decisiones y mejorar el nivel de desempeño como departamento a nivel
institucional.
1
EXECUTIVE ABSTRACT
This Management Audit research was carried out in the Financial Department of the
Municipal Autonomous Decentralized Government (GAD) in El Triunfo Canton, Guayas
Province, and fiscal year 2012, the main objective was the fulfillment level of the different
functions in the workplace and the internal procedures: training, communication,
performance evaluation, regulations and others established laws.
For the effect, questionnaires of the internal control were applied, which the date evaluation
was: control environment, control activities, risk assessment, communication, supervision
and monitoring of the Financial Department, finding meaningful, shortcomings such as: the
inadequate supervision of the functions, lack of staff training, among others. The procedures
were analyzed in the financial are, and management indicators were also applied as: the staff
efficiency and the institutional objectives fulfillment.
Through an audit process the obtained result was: a 60% of moderate medium risk, this result
gives to the Financial Department a useful management tool to make a good decision and
improve the development level as a department at institutional level.
The research ends with many conclusions and recommendations, which allow to the
managers, take good decisions and by this way, achieve the efficiency and effectiveness of
the administrative and financial management of the GAD in El Triunfo.
2
INTRODUCCIÓN
Contribuir al GAD Municipal del Cantón El Triunfo a que el Director Financiero y sus
asistentes financieros y administrativos de la entidad consideren el grado de importancia que
tiene el evaluar, analizar, medir y reportar el nivel de desempeño de la Gestión realizada,
permitirá tener un panorama del trabajo realizado y conocer si las estructuras, metodologías,
sistemas, procedimientos y otros aspectos que la institución ha utilizado para implementar su
proceso de gestión han sido adecuados y en verdad están contribuyendo al logro de los
objetivos y a la excelencia o si se requiere de cambios para mejorar.
Además, este tema ha sido desarrollado con el objetivo de aportar al mejoramiento de los
procesos que la institución posee, para proporcionar un adecuado control, disminuir la
ocurrencia de posibles riesgos, y contribuir a la consecución de metas y objetivos
institucionales para mejorar la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones en su
conjunto. La Auditoría se basa en cuatro capítulos, a saber:
3
El tercer capítulo trata sobre al análisis situacional de la Dirección Financiera.
4
CAPÍTULO I
Entre los principales problemas que afectan el desarrollo de las diferentes actividades de la
Dirección Financiera, podemos citar: la falta de evaluación de la gestión, inadecuado control
de los presupuestos financieros de la entidad, incorrecta supervisión de las funciones, contar
con un personal no acorde al perfil profesional requerido por cada puesto de trabajo; falta de
capacitación periódica al personal, no trabajar mediante una planificación estratégica, entre
otros.
¿De qué manera la Auditoría de Gestión a la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal del Cantón El Triunfo, Provincia del Guayas, para el ejercicio
fiscal 2012, incide en el mejoramiento de los procesos administrativos - financieros?
5
1.2. JUSTIFICACIÓN
La auditoría es un elemento fundamental del sistema de control que se traduce en una función
preventiva de asistencia y asesoramiento desarrollada a través de una permanente
verificación, revisión, evaluación, comprobación y análisis de todas las operaciones, con la
finalidad de efectuar recomendaciones a los ejecutivos de más alto nivel sobre los hallazgos
encontrados y emitir los correctivos que sean oportunos. El desafío es asumir que la gestión
Municipal utilice mecanismos e instrumentos que ayuden a preparar y desarrollar las
funciones en forma eficiente, eficaz y económica.
1.3. OBJETIVOS
6
Presentar el informe de práctica dela auditoria de gestión de la institución conforme
los hallazgos y evidencias encontradas necesarios para la toma de decisiones de la
Alcaldía.
7
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN:
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL
TRIUNFO.
Gráfico Nº 1
Logotipo Institucional
8
Tabla Nº 1
Información Geográfica
Ubicación A 61 Kilómetros de Guayaquil.
Temperatura Mínima es de 15°C.
Máxima de 34°C.
Límites Al Norte con los cantones Yaguachi y Marcelino Maridueña. Al
Sur con el cantón Naranjal y la Provincia del Cañar. Al Este con
Cumandá, y la Provincia del Cañar, y al Oeste con Yaguachi y
Naranjal.
Extensión 388,5 km²
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo. – Pagina Web
ELABORADO POR: La Autora
PLANO DE UBICACIÓN
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL
TRIUNFO
Gráfico Nº 2
Ubicación del GAD Municipal del Cantón El Triunfo
9
presidida por el señor Gary Esparza Fabianni, expide la Ley de Creación del cantón El
Triunfo (Gobierno Autonómo Descentralizado del Cantón El Triunfo).
Es el XIII cantón en creación, con fecha del 25 de agosto de 1983. Publicado en el Registro
Oficial del 22 de septiembre del mismo año, siendo presidente el Dr. Oswaldo Hurtado
Larrea.
Antiguamente se lo conocía como Boca de los Sapos; según la historia contada por
pobladores, el cambio de nombre se debe a que, en la campaña presidencial de 1960, el Dr.
José María Velasco Ibarra llegó a "Boca de los Sapos" y sus entusiastas partidarios gritaban
emocionados: "Los Sapos con Velasco" o "Velasco con los Sapos", lo que no gustó de
ninguna manera al candidato, que en discurso expresó: "Cuanta sinceridad veo en vuestro
rostro, sois gente buena y generosa, como estoy seguro de que voy a llegar al poder, cuando
sea Presidente este lindo pueblo ya no se va a llamar "Boca de los Sapos", sino "El Triunfo",
porque vuestro voto me va a dar el triunfo.
La Municipalidad del Cantón El Triunfo para su creación, tiene su base legal en la ley 142
expedida por la Cámara Nacional de Representantes con la que se crea el Cantón El Triunfo,
publicada en el Registro Oficial 584 del 22 de Septiembre de 1983.
El GAD municipal del cantón El Triunfo sustenta el desarrollo de sus funciones y actividades
en los siguientes cuerpos legales:
10
Constitución de la República del Ecuador (CRE).
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE).
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de
las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos
(NCI).
b) Planificar e impulsar el desarrollo físico del cantón y de sus áreas urbanas y rurales.
11
g) Mejorar y ampliar la cobertura de servicios de manera paralela al mejoramiento de
la administración con el aporte de la comunidad.
Directivo;
Ejecutivo;
Asesor;
Apoyo Administrativo; y,
Operativo.
12
Gráfico Nº 3
Organigrama Institucional
ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL
CONCEJO
NIVEL LEGISLATIVO ------------------COMISIONES PERMANENTES
CANTONAL
Y ESPECIALES
Departamento de contabilidad
Sección archivo
Sección informática
Departamento de tesorería
Sección de Coactiva
Sección de Rentas
Departamento de bodega
Departamento de avalúos y catastro
Departamento de Sección Comisaria Municipal Sección Farmacia Sección de Facturación Sección Biblioteca
planificación Sección Políticas Municipales Sección de Recaudación Sección Escuelas
Sección Estadísticas
Departamento de Sección Mercado Sección de Mantenimiento Municipales
proyecto Sección Camal Sección de Consultorías Especiales
Departamento de obras Sección Cementerio
eléctricas Sección de Parque
Departamento de
legalización de tierras
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo. – página web
13
DIRECCIÓN FINANCIERA
Art. 16.- Son funciones de la Dirección Financiera las siguientes: (Gobierno Autonómo
descentralizado Municipal del Cantón El Triunfo)
Formular los flujos financieros de ingresos y en base a éstos elaborar los cupos de
gastos por programas presupuestarios;
14
Controlar la correcta administración de fondos rotativos y cajas chicas y autorizar su
reposición y liquidación;
Someter a consideración del Alcalde y del Concejo los planes y programas de las
actividades financieras para su aprobación;
Solicitar al Alcalde las sanciones y multas a que haya lugar por incumplimiento de
las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes;
Verificar la legitimidad de las órdenes de pago, las peticiones de fondos y el pago de los
créditos que se requieran a la Municipalidad.
Vigilar la ejecución contable del presupuesto y observar todo acto, contrato o registro
contable que no se encuentre conforme a las normas legales y a la técnica contable.
Objetar las órdenes de pago que encontrare ilegales o contrarias a las disposiciones
reglamentarias o presupuestarias.
Prestar asesoría a las áreas que así lo requieran en los temas de su competencia;
15
Coordinar actividades con las demás dependencias municipales o instituciones
públicas o privadas, que cumplan funciones en el mismo ámbito;
16
Elaborar los análisis financieros que permitan oportunamente determinar las
variaciones significativas de los planes financieros y sus causas; así como realizar los
análisis requeridos por los niveles superiores;
Conciliar mensualmente los estados contables de los mayores generales con los
mayores auxiliares;
17
Asignar el flujo de ingreso a caja de acuerdo a lo establecido en el presupuesto
aprobado;
Recaudar los fondos que le corresponden a la Municipalidad así como aquellos que
pertenecen a terceros, y recibir el pago de cualquier crédito, sea éste total o parcial,
tributarios o de cualquier otro origen conforme a la ley;
Efectuar los pagos de conformidad con las órdenes que recibiere de la autoridad
competente;
18
Participar en la baja de títulos de crédito, especies valoradas y otros valores que se
encuentren bajo su custodia, de conformidad a las disposiciones legales y efectuar las
entrega-recepciones respectivas;
Analizar las cuentas pendientes por cobrar y coordinar la ejecución de las mismas a
través de la jurisdicción coactiva para la recaudación de los tributos de la
Municipalidad;
Ejercer de conformidad con la Ley las funciones y actividades inherentes a los agentes
de retención;
19
Planificar, dirigir y ejecutar actividades relacionadas con la administración y control
de los activos fijos y bienes municipales;
Art. 22.- Son funciones del Departamento de Avalúos y Catastros, las siguientes:
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Conferir certificaciones de predios urbanos y rurales en lo que respecta a: certificados
de avalúos, valor de la propiedad, predio catastrado, registro catastral, propiedad
horizontal, no tener propiedad catastrada, etc.
Realizar inspecciones con fines catastrales solicitadas por el contribuyente y por las
diferentes direcciones de la Corporación Municipal;
21
2.1.7. Visión Institucional
Gráfico Nº 5
Visión Institucional
a. Integridad.
b. Transparencia.
c. Responsabilidad.
d. Lealtad.
e. Supervisión personal.
f. Liderazgo.
g. Actitud positiva.
h. Administración honrada y eficiente de recursos.
i. Respeto de derechos.
j. Promover el bien común.
k. Búsqueda de la justicia, la igualdad y la equidad.
l. Vocación de servicio.
m. Respeto a la diversidad.
22
2.1.9. Autoridades Institucionales
Tabla Nº 2
Autoridades Institucionales
NÓMINA NOMBRE DENOMINACIÓN
Alcalde Dr. David Martillo Pino Dignatario
Concejal Principal Sr. Wilper Caicedo Tenorio Dignatario
Concejal Principal Sr. Miguel Campuzano Vacacel Dignatario
Concejal Principal Sra. Mery Carcelén Ruiz Dignatario
Concejal Principal Lcda. Laura Elena Peralta Dignatario
Concejal Principal Lcda. Johanna Plaza Silva Dignatario
Concejal Principal Sr. José Plaza Letechi Dignatario
Concejal Principal Lcda. Yolanda Vallejo Peñafiel Dignatario
Asesoría Jurídica Abg. Xavier Maquilón Director Tec. Área
Desarrollo Institucional CPA. Luis Orellana Director Tec. Área
Jefatura de Recursos Sra. Carmen Alejandro Profesional 3
Humanos
Secretaria General Ab. Silvia Santana Director Tec. Área
Dirección Financiera Sr. Aníbal Freire Director Tec. Área
Contabilidad CPA. Hugo Avendaño Profesional 3
Tesorería Econ. Margarita Anchundia Profesional 3
Fuente: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
Elaborado por: La autora
23
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1. Auditoría
“La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las
evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos
relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del
contenido informático con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos
informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso”. (COOK &
GARY 1998)
Por lo anterior, se puede concluir que la Auditoría es un instrumento de gestión que permite
realizar una evaluación de manera sistemática de una entidad de acuerdo a las normas y
técnicas establecidas.
La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo
e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los
24
objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde
el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global
de la misma y la actuación de la dirección. (LUNA, 2012)
Las NAGAS, tienen su origen en los Boletines (Statement on Auditing Estándar – SAS)
emitidos por el Comité de Auditoría del Instituto Americano de Contadores Públicos de los
Estados Unidos de Norteamérica en el año 1948 (Arean 37:4).
Las normas de auditoría son requerimientos de calidad relativos a la personalidad del trabajo,
al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de dicho trabajo, los
cuales se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoría y de sus
características específicas.
25
2.2.3.2. Normas de Ejecución del Trabajo
Según la Contraloría General del Estado, las fases del proceso de la auditoría se divide en:
Objetivo
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis
a su actividad principal, esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución
de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonable.
Actividades
26
2. Revisión de los archivos corriente y permanente, de los papeles de trabajo de
auditorías anteriores; y/o recopilación de informaciones y documentación básica para
actualizarlos. Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la
entidad sobre:
27
5. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular información
sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los
componentes (áreas, actividades, rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación
de control interno.
Productos
Objetivo
Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos, para lo cual debe
establecerse los pasos a seguir en la presente y las siguientes fases y las actividades a
desarrollar. La planificación debe contener la precisión de los objetivos específicos y el
alcance del trabajo por desarrollar considerando entre otros elementos, los parámetros e
indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar fundamentada en programas
detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditoría, los
responsables y las fechas de ejecución del examen; también debe preverse la determinación
de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será
utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y
costos estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperados, conociendo de las
fortalezas y debilidades y de las oportunidades de mejora de la Entidad, cuantificando en lo
posible los ahorros y logros esperados.
28
Actividades
d) Otras clases de riesgo, en sus diferentes áreas u operaciones a las que está expuesta
la entidad.
29
a) Planificar la auditoría de gestión;
Productos
Memorando de Planificación.
Objetivos
Actividades
En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarán las siguientes
tareas típicas:
30
a) Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente
significativo y escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas
de auditoría tradicionales, tales como: inspección física, observación, cálculo,
indagación, análisis, etc.
d) Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles
de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.
En esta fase es muy importante tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores,
debe realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el
auditor que ejerce la jefatura del equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el
cumplimiento de los programas y de los objetivos trazados; igualmente se requiere que el
trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más experimentado.
Productos
Papeles de trabajo.
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente.
Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno,
se prepara un informe final, el mismo que en la Auditoría de Gestión difiere, pues no sólo
31
que revelará las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que
también, contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe
de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma
resumida las causas y condiciones para el cumplimento de la eficiencia, eficacia y economía
en la gestión y uso de los recursos de la entidad auditada.
Actividades
En la entidad auditada, el jefe de equipo con los resultados entregados por los integrantes del
equipo multidisciplinario lleva a cabo lo siguiente:
a) Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con
funciones de jefe de grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no
auditores en la parte que se considere necesario.
Productos
32
FASE V: Seguimiento
Objetivos
Actividades
a) Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios
(hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe y efectuar
el seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría, después de uno o dos
meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.
Productos
33
Documentos y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de
seguimiento.
Para la realización de la auditoría al GAD Municipal del Cantón El Triunfo se realizó en base
a estas 5 fases de auditoría.
34
Economía.- Son los insumos a menor costo, o la adquisición o provisión de recursos idóneos
en la cantidad y calidad correcta en el momento previsto, en el lugar indicado y al precio
convenido; es decir, adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los
programas de la organización y a las condiciones y opciones que presenta el mercado,
teniendo en cuenta la adecuada calidad y procurando evitar desperdicios. La responsabilidad
gerencial también se define por el manejo de los recursos en función de su rentabilidad en
las actividades que les sea aplicable), el criterio de economía en su administración.
Eficiencia.- Insumo que produce los mejores resultados son el menor costo o la utilización
provechosa de los recursos; en otros términos, es la relación entre los recursos consumidos y
la producción de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación
insumo-producción con un estándar aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida
en que un mayor número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumo.
Su grado viene dado de la relación entre los bienes adquiridos o producidos o servicios
prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y tecnológicos para su
obtención; incluye la relación de los recursos programados con los realmente utilizados para
el cumplimiento de las actividades; por tanto, es la relación entre el rendimiento de los bienes,
servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos.
La eficiencia es lograr que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la
producción y los servicios se ajusten a la misma; que se aprovechen al máximo las
capacidades instaladas; que se cumplan los parámetros técnicos – productivos, que garanticen
la calidad; que las normas y los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en
el servicio prestado sean los mínimos; y, que todos los trabajadores conozcan la labor a
realizar. Se manifiesta en la misión o finalidad compartida, tener objetivos y políticas, una
estructura operativa definida, disponer del personal idóneo, y tener una cultura de
perfeccionamiento.
Eficacia.- Son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la relación
entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre
los resultados esperados y los resultados reales de los proyectos, programas u otras
35
actividades; por lo que la eficiencia es el grado en que una actividad o programa logra sus
objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto; tiene que ver con el resultado del
proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la producción o el servicio
se haya cumplido en la cantidad y calidad esperada; y que sea socialmente útil el producto
obtenido o el servicio prestado.
Ecología.- Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales
y su impacto, que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional de un
proyecto, programa o actividad.
Equidad.- Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población, teniendo en
cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y
económicamente deprimidas, y con absoluto respeto a las normas constitucionales y legales
imperantes sobre el respeto de la carga tributaria, los gastos, las inversiones, las
participaciones, las subvenciones y transferencias públicas.
36
punto determinante para la decisión sobre qué procesos y áreas serán objeto de evaluación
en profundidad, dicha evaluación sólo podrá llevarse a cabo si el auditor ha comprendido
apropiadamente los objetivos de la organización a auditar. Consecuentemente, podrá juzgar
lo apropiado de los riesgos que pueden impedir a la organización alcanzar los resultados
esperados eficientemente (Contraloria General del Estado).
En este tipo de auditoría debemos tener en cuenta también los tres componentes de riesgo:
37
b) Riesgo de Control: de que el sistema de control interno prevenga o corrija tales
errores.
Definición:
38
De la definición anterior se desprende lo siguiente:
El control interno se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organización, que
son quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de
control, por lo que no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa.
Componentes
Los componentes del sistema de control interno pueden considerarse como un conjunto de
normas que son utilizadas para evaluar el control interno y determinar su efectividad. La
39
estructura (también denominada sistema) de control interno en el sector gubernamental tiene
los siguientes componentes:
Según el SAS 78, “El ambiente de control establece el tono de una organización, influyendo
la conciencia del control de la gente. Constituye el fundamento de los otros componentes del
control interno, proporcionando disciplina y estructura.”
En este escenario, el personal resulta ser la esencia de cualquier entidad, al igual que sus
atributos individuales, constituyendo el motor que la conduce y la base sobre la que todo
descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son desarrolladas
las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos, así como tiene relación con
el comportamiento de los sistemas de información y con las actividades de monitoreo.
Según el SAS 78: “La valoración del riesgo es la identificación de la entidad y el análisis de
los riesgos importantes para lograr los objetivos, formando una base para la determinación
de como los riesgos deben ser manejados”.
40
Es una actividad que debe practicar la dirección en cada entidad gubernamental, pues ésta
debe conocer los riesgos con los que se enfrenta, para que la organización funcione en forma
coordinada; también corresponde establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar los
riesgos correspondientes.
Según el SAS 78: “Las actividades de control las constituyen las políticas y procedimientos
que ayudan a asegurar que las directrices de la gerencia son llevadas a cabo”.
Estas actividades se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles
y en todas sus funciones y comprende una serie de actividades de diferente índole, como
aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de
las operaciones, la salvaguarda de activos y la segregación de funciones.
4. La información y comunicación
Todas las entidades han de obtener la información relevante de tipo: operacional, financiera;
y, de cumplimiento, que posibiliten la dirección y el control de la entidad, y de otro tipo,
relacionada con las actividades y acontecimientos internos y externos; esta información a
recoger debe ser de tal naturaleza que la dirección haya estimado relevante para la gestión de
la entidad y debe llegar a las personas que la necesiten en la forma y el plazo que permitan
la realización de sus responsabilidades de control y de sus otras funciones.
41
5. Actividades de monitoreo o supervisión
El SAS 78 define: “La vigilancia como un proceso que asegura la calidad del control interno
sobre el tiempo”.
Estas actividades representan al proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo
y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias así
lo requieran. Se orienta a la identificación de controles débiles, insuficientes o innecesarios
y, promueve su reforzamiento.
Gráfico Nº 6
Actividades de Monitoreó
Fuente: http://www.monografias.com/trabajos64/auditoría-interna-papel-control-interno/auditoría-interna-
papel-control-interno2.shtml.
2.2.7. Coso II
42
COSO II (ERM) amplía la estructura de COSO I a ocho componentes:
Para la evaluación de control interno se utiliza diversos métodos, entre los más conocidos los
siguientes: (Contraloría General del Estado)
Cuestionarios
Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser contestadas por los
funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen, en las
entrevistas que expresamente se mantienen con este propósito.
43
Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto
óptimo en la estructura de control interno y que una respuesta negativa indique una debilidad
y un aspecto no muy confiable; algunas preguntas probablemente no resulten aplicables, en
ese caso, se utiliza las letras NA “no aplicables”. De ser necesario a más de poner las
respuestas, se puede completar las mismas con explicaciones adicionales en la columna de
observaciones del cuestionario u hojas adicionales.
Flujogramas
Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tiene ventaja frente a otros
métodos porque permite efectuar el relevamiento siguiendo una secuencia lógica y ordenada,
permite ver de un solo golpe de vista el circuito en su conjunto y facilita la identificación o
ausencia de controles.
1. Determinar la simbología.
2. Diseñar el flujograma.
44
Tabla Nº 3
Simbología de Flujograma
SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN
PROCESO
PROCESO DE CONTROL
DECISIÓN
DOCUMENTO
N
DOCUMENTO PRENUMERADO
N
TARJETA PERFORADA
PAPEL PERFORADO
ARCHIVO
<----------------
SE TOMA INFORMACIÓN
<-------------->
N1 SE TOMA Y ACTUALIZA INFORMACIÓN
CONECTOR
N2
45
DOCUMENTO (cuando se va a distribuir los
documentos)
INICIO Y FIN
Descriptivo o narrativo
Matrices
46
permitan la obtención de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que le den una
base objetiva y profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios, conclusiones y
recomendaciones. Se considera importante a continuación definir las técnicas y las prácticas
que pueden ser más utilizadas en este tipo (Contraloría General del Estado)
Tabla Nº 4
Técnicas de Auditoría de Gestión
VERIFICACIÓN TÉCNICAS
Ocular a) Comparación
b) Observación
c) Rastreo
Verbal a) Indagación
b) Entrevista
c) Encuesta
Escrita a) Análisis
b) Conciliación
c) Confirmación
d) Tabulación
Documental a) Comprobación
b) Cálculo
c) Revisión Selectiva
Física a) Inspección
Fuente: Contraloría General del Estado
Elaborado por: La Autora
Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los
procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó a la información
obtenida y de las conclusiones a las que arribó en relación con su examen; pueden incluir:
programas de trabajo, análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de
47
confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institución y
plantillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.
La primera hoja de este archivo necesariamente debe ser el índice, el mismo que indica el
contenido del legajo.
c. Conservar papeles de trabajo que serán utilizados durante varios años y que no
requieren ser preparados años tras año, ya que no se ha operado ningún cambio.
Archivo corriente.- En estos archivos se guardan los papeles de trabajo relacionados con la
auditoría específica de un período. La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este
archivo de un período dado, varía de una auditoría a otra y aun tratándose de la misma entidad
auditada. Este archivo a su vez se divide en dos legajos o carpetas, una con información
general y la otra con documentación específica por componentes.
Los hallazgos en la auditoría, se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y
que en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias
importantes que podrían afectar en forma negativa, su capacidad para registrar, procesar,
resumir y reportar información confiable y consistente, en relación con las aseveraciones
efectuadas por la administración.
Desarrollar en forma completa todos los elementos del hallazgo en una auditoría, no siempre
podría ser posible. Por lo tanto, el auditor debe utilizar su buen juicio y criterio profesional
para decidir cómo informar determinada debilidad importante identificada en el control
interno. La extensión mínima de cada hallazgo de auditoría dependerá de cómo éste debe ser
informado, aunque por lo menos, el auditor debe identificar los siguientes elementos:
Criterio: Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor mide la
condición del hecho o situación.
49
2.2.12. Evidencias de Auditoría
Física: Que se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes,
documentos y registros. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de
memorando, fotografías, gráficos, cuadros, muestreos, materiales, entre otras.
Para que sea una evidencia de auditoría, se requiere la unión de dos elementos: evidencia
suficiente (característica cuantitativa) y evidencia comprobatoria o competente
(característica cualitativa), que proporcionan al auditor la convicción necesaria que le
permita tener una base objetiva de su examen.
50
Los atributos de la evidencia pueden ser:
Competencia: Para que la evidencia sea competente, debe ser válida y confiable. A fin de
evaluar la competencia de la evidencia, el auditor debe considerar si existen razones para
dudar de su validez o su integridad.
Cuanto más efectivo sea el control interno, más confiable será la evidencia.
51
2.2.13. Informe de Auditoría
El informe de auditoría constituye el producto final del trabajo del auditor gubernamental en
el cual se presentan las observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre los hallazgos,
y en el caso de auditoría financiera, el correspondiente dictamen sobre la razonabilidad de
las cifras presentadas en los estados financieros, los criterios de evaluación utilizados, las
opiniones obtenidas de los interesados y cualquier otro aspecto que juzgue relevante para la
comprensión del mismo. (Contraloría General del Estado)
a. Utilidad y oportunidad
La formulación de los informes de auditoría estará antecedida del análisis minucioso de los
objetivos establecidos, los usuarios de los informes y el tipo de información que se desea
comunicar para que ellos puedan cumplir con sus atribuciones y responsabilidades.
Un informe cuidadosamente preparado, puede ser de escaso valor para los usuarios si llega
demasiado tarde al nivel de decisión, responsable de adoptar las acciones que promuevan
mejoras importantes en las operaciones de las entidades auditadas.
b. Objetividad y perspectiva
52
c. Concisión
El auditor tendrá presente que los informes que son completos y, a la vez concisos tienen
mayor posibilidad de recibir atención por los funcionarios responsables de la entidad
auditada. Para ser más efectivo, el informe será formulado oportunamente después de la
conclusión del trabajo de campo.
d. Precisión y razonabilidad
e. Respaldo adecuado
Todos los comentarios y conclusiones presentadas en los informes estarán respaldados con
suficiente evidencia objetiva para demostrar o probar lo informado, su precisión y
razonabilidad.
f. Tono constructivo
Los asuntos incluidos en todo informe serán de importancia para justificar que se los
comunique y para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos. La utilidad y por
53
lo tanto la efectividad del informe disminuye con la inclusión de asuntos de poca importancia,
porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que
se informan.
h. Claridad
Para que el informe se comunique con efectividad, se presentará en forma clara y simple,
como sea posible. Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe,
porque éste puede ser utilizado por otros funcionarios y no sólo por los directamente
vinculados al examen.
2.3. HIPÓTESIS
Hipótesis general
Hipótesis especificas
Los métodos y técnicas de auditoría permitirán hallar los puntos críticos y el nivel de
confianza que existe en el “GAD. Municipal del Cantón El Triunfo”
54
Variables
1. Modelo lógico
Hipótesis nula
2. Modelo matemático
Hi: 𝐴 = 𝑋1> 𝑋2
Ho:𝑨 = 𝑿𝟏< 𝑿𝟐
3. Modelo estadístico
55
En el empleo de las diversas fórmulas se utilizó la siguiente simbología: (Herrera)
Tabla N° 5
Simbología del chi cuadrado
𝑋𝑐 2 = Chi 𝐶𝑢𝑎𝑑𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑐𝑎𝑙𝑐𝑢𝑙𝑎𝑑𝑜 𝑓𝑜 = 𝐹𝑟𝑒𝑐𝑢𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑜𝑏𝑠𝑒𝑟𝑏𝑎𝑑𝑎
𝑋𝑡 2 = Chi 𝐶𝑢𝑎𝑑𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑡𝑎𝑏𝑢𝑙𝑎𝑑𝑜 𝑓𝑒 = 𝐹𝑟𝑒𝑐𝑢𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑒𝑠𝑝𝑒𝑟𝑎𝑑𝑎
∑= Sumatoria α= nivel de significancia
IC= Intervalo de confianza GL= Grado de libertad
Fuente: Tutoría de investigación científica
Elaborado por: La Autora
4. Nivel de significancia
α= 0.05
IC= 95%
5. Zona de rechazo
Columnas =2
Filas = 5
GL= 4
𝑋𝑡 2 = 9.4877
6. Regla de decisión
Si 𝑋𝑐 2 > 𝑋𝑡 2 Rechazo la Ho
Si 𝑋𝑐 2 < 𝑋𝑡 2 Rechazo la Hi
56
2.4.1. CÁLCULO DEL CHI CUADRADO
Para la verificación de la hipótesis se lo realizó a través del método del Chi cuadrado o X²,
los cálculos son los siguientes:
Tabla N° 6
Frecuencia Observada
FRECUENCIA OBSERVADA
Si No TOTAL
Ambiente de control 119 74 193
Evaluación de riesgos 66 64 130
Actividades de control 79 16 95
Información y comunicación 34 21 55
Supervisión y monitoreo 57 13 70
TOTAL 355 188 543
(𝒏𝒊)(𝒎𝒋)
𝑓𝑒1 =
𝒏
(𝟏𝟎)(𝟏𝟗)
𝑓𝑒1 =
𝟐𝟗
𝑓𝑒1 = 6.55
Tabla N° 7
Frecuencias Esperadas
FRECUENCIAS ESPERADAS
Si No TOTAL
Ambiente de control 126,18 66,82 193
Evaluación de riesgos 84,99 45,01 130
Actividades de control 62,11 32,89 95
Información y comunicación 35,96 19,04 55
Supervisión y monitoreo 45,76 24,24 70
TOTAL 355,00 188,00 543
57
Cálculo del CHI cuadrado calculado
Tabla N° 8
Cálculo del CHI cuadrado
𝑓𝑒 − 𝑓𝑜 2
( )
fo fe fo-fe 𝑓𝑒
Ambiente de control 119 126,18 -7,18 0,4086
Evaluación de riesgos 66 84,99 -18,99 4,2431
Actividades de control 79 62,11 16,89 4,5930
Información y comunicación 34 35,96 -1,96 0,1068
supervisión y monitoreo 57 45,76 11,24 2,7609
Ambiente de control 74 66,82 7,18 0,7715
Evaluación de riesgos 64 45,01 18,99 8,0120
Actividades de control 16 32,89 -16,89 8,6735
Información y comunicación 21 19,04 1,96 0,2018
Supervisión y monitoreo 13 24,24 -11,24 5,2119
TOTAL 34,9831
𝑋𝑐 2 = 34.9831
Cálculo de 𝑿𝟐 Tabulado
GL= 4
α= 0.05
Nivel de confianza= 95%
𝑿𝟐 𝒕𝒂𝒃 = 9.4877
REGLA DE DECISIÓN
𝑋 2 𝑐𝑙 = 34.9831
𝑋 2 𝑡𝑎𝑏 = 9.4977
𝑋 2 𝑐𝑙 > 𝑋 2 𝑡𝑎𝑏
34.9831> 9.4977
58
Imagen Nº 1
Chi Cuadrado
Región de aceptación de
la hipótesis de
Región de rechazo de investigación Hi
Hi
X
𝑋 2 𝑡𝑎𝑏 = 9.49 > 𝑋 2 𝑐𝑎𝑙 = 34.9831
Decisión final
Dado que el valor X² cal (chi2 calculado) 34.9831 es mayor que el valor de X² tab (chi2
tabulado) 9.4877, se rechaza la hipótesis nula y es considerada favorable la hipótesis
alternativa por lo que la Auditoría de Gestión a la Dirección Financiera del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón El Triunfo, Provincia del Guayas, ejercicio
fiscal 2012, incide en el mejoramiento de los procesos administrativos financieros.
59
CAPÍTULO III
Es una herramienta de carácter gerencial válida para las organizaciones privadas y públicas,
la cual facilita la evaluación situacional de la organización y determina los factores que
influyen y exigen desde el exterior hacia la institución gubernamental. Esos factores se
convierten en amenazas u oportunidades que condicionan, en mayor o menor grado, el
desarrollo o alcance de la misión, la visión, los objetivos y las metas de la organización.
Permite, igualmente, hacer un análisis de factores internos, es decir de las fortalezas y
debilidades de la institución. (Zambrano Barrios)
60
Las debilidades reagrupan todos los factores que tienen una posición desfavorable
respecto a la competencia (factores negativos y de origen interno).
Las oportunidades incorporan situaciones externas que pueden ser favorables para la
empresa, siempre y cuando sean reconocidos a tiempo (factores positivos y de origen
externo).
Las amenazas describen los factores que son fuente de peligro para el negocio. En
este caso se debe identificarlos para adoptar las modificaciones necesarias y así evitar
un eventual fracaso (factores negativos y de origen externo). (Pitchbull).
61
3.2. ANÁLISIS FODA POR DEPARTAMENTOS
3.2.1. Dirección Financiera
Tabla Nº 9
Matriz FODA de la Dirección Financiera
ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Contar con el presupuesto del Municipio Ausencia de la planificación
aprobado oportunamente. estratégica institucional.
Disponer de normatividad administrativa Deficiencia en la supervisión de
financiera, emitida por los organismos de recaudaciones.
control. Desinterés en capacitar a sus
Control de los fondos rotativos y servidores públicos.
autorización, reposición, liquidación de Retraso en los pagos a
Análisis
caja chica. empleados, proveedores y
Interno Los planes y programas financieros son contratistas debido a la falta de
sometidos a consideración del Alcalde y recursos económicos.
del Concejo Administrativo. Desorden en la documentación
Cuenta con una infraestructura básica. de pagos.
El presupuesto de la institución se realiza No se promueve la mejora de los
con una adecuada distribución y diferentes procesos financieros
planificación entre departamentos que de la Dirección Financiera.
conforman esta institución.
Tienen un manual de funciones.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Implementación de políticas Cambio de gestión financiera
Gubernamentales. que establece el Gobierno
Presupuesto que asigna el Estado. Ecuatoriano.
Análisis Implementar ordenanzas públicas. Cambios políticos del
Externo Cambio operacional y modernización de Municipio con los nuevos
los sistemas de registros según lo gobernantes electos.
determina los organismos de control. Falta de cultura tributaria por
La Contraloría General del Estado brinda parte de los contribuyentes.
capacitaciones a todos los servidores La posible reducción de
públicos, que directa o indirectamente impuestos, disminuye el
utilizan los recursos del Estado. presupuesto general del Estado.
Alto índice de crecimiento de la
población, y por ende de las
necesidades.
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADA: La Autora
62
3.2.2. Departamento de Contabilidad
Tabla Nº 10
Matriz FODA del Departamento de Contabilidad
ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Tecnología de punta al alcance de los Ausencia de la planificación
funcionarios. estratégica institucional.
El jefe de contabilidad es un profesional Falta de espacio físico.
con un alto grado de conocimiento Falta de personal idóneo que
Análisis contable. contribuya en las labores
Interno Existe un control de las actividades propias del cargo.
contables. Falta de capacitación.
Asesoramiento a los diversos niveles Departamentos que incumplen
sobre aspectos contables. con la entrega oportuna de
Lleva un registro del movimiento de documentación o información.
cuentas bancarias (actualizado).
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Asesoramiento en el sistema de La posible reducción de
contabilidad Gubernamental, por el impuestos, disminuye el
Ministerio de Economía y Finanzas. presupuesto general del
Análisis El Gobierno Nacional brinde apoyo más Estado.
Externo eficiente en el área contable de las Cambio de gestión financiera
alcaldías municipales. que establece el Gobierno
Contar con la aprobación de los Ecuatoriano.
presupuestos de acuerdo a sus Total dependencia del
requerimientos o necesidades. Ministerio de Economía y
La Contraloría General del Estado brinda Finanzas, en los
capacitaciones a todos los servidores requerimientos informáticos
públicos, que directa o indirectamente del sistema.
utilizan los recursos del Estado. Cambio de políticas
Prioridad para regular los estados económicas.
financieros de acuerdo a las Exceso de número de
disposiciones legales vigentes. transacciones por la gestión
municipal.
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADA: La Autora
63
3.2.3. Departamento de Tesorería
Tabla Nº 11
Matriz FODA del Departamento de Tesorería
ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Trabajo en equipo. Falta de capacitación al personal.
Recaudar los fondos que le Espacio físico inadecuado.
Análisis corresponde a la municipalidad, sea Falta de organización con la
Interno total o parcial conforme la ley. documentación.
Contar con el recurso humano Falta de control en los
necesario. procedimientos de pago (falta de
Contar con el presupuesto del firmas de responsabilidad).
Municipio aprobado oportunamente. Falta de análisis de las cuentas
Tecnología de punta al alcance de los pendientes por cobrar.
funcionarios. Ausencia de una planificación
estratégica.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Incremento del número de Situación política y económica del
contribuyentes. país.
Presupuestos aprobados La posible reducción de impuestos,
oportunamente, para la ejecución de disminuye el presupuesto general
los ingresos. del Estado.
La Contraloría General del Estado Cambio de gestión financiera que
Análisis
brinda capacitaciones a todos los establece el Gobierno Ecuatoriano.
externo
servidores públicos, que directa o Cambios políticos del Municipio
indirectamente utilizan los recursos con los nuevos gobernantes electos.
del Estado. Total dependencia del Ministerio
Disponibilidad de tres cuentas de Economía y Finanzas, en los
bancarias para los respectivos requerimientos informáticos del
depósitos de los fondos recaudados su sistema.
cuenta principal (Banco del Fomento)
para salvaguardar los recursos
económicos recibidos.
Alto porcentaje de ingresos de
autogestión.
64
3.2.4. Departamento de Bodega
Tabla Nº 12
Matriz FODA del Departamento de Bodega
ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Trabajo en equipo. Desinterés por parte de las autoridades
Contar con el recurso humano municipales en capacitar a sus
necesario. servidores públicos.
Disponer de un listado de Falta de espacio físico.
Análisis proveedores calificados. Falta de protocolo de requisición de
Interno Buen clima laboral. bienes municipales.
Mantiene actualizado el registro de No contar con los recursos necesarios
los activos fijos institucionales y para atender los requerimientos de la
de los bienes de propiedad Municipalidad.
Municipal. Ausencia de una planificación
estratégica.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Presupuestos aprobados Falta de control en la entrega de
oportunamente, para la ejecución de bienes y servicios por parte de los
los ingresos. proveedores.
Contar y disponer de proveedores Que los proveedores entreguen
Análisis del Cantón para la adquisición de materiales en mal estado.
externo materiales. La posible reducción de impuestos,
Capacidad de negociación por parte disminuye el presupuesto general del
de los proveedores. Estado.
Fácil acceso al software que exige Cambios políticos del Municipio con
el Ministerio de Finanzas. los nuevos gobernantes electos.
La Contraloría General del Estado Robo de los bienes municipales.
brinda capacitaciones a todos los
servidores públicos, que directa o
indirectamente utilizan los recursos
del Estado.
65
3.2.5. Departamento de Avalúos y Catastros
Tabla Nº 13
Matriz FODA del Departamento de Avalúos y Catastros
ANÁLISIS FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
Los valores de los predios son No cuenta con un manual para el
establecidos de acuerdo a lo que proceso de valoración de los predios.
establece la Ley Orgánica de Perfiles de empleados no acordes a la
Régimen Municipal vigente. demanda laboral interna Municipal.
Análisis Buen clima laboral. Escasa capacitación al personal
Interno Atienden y solucionan los involucrado en catastros.
reclamos sobre el valor de la Existe una sobre valuación en el costo
propiedad a solicitud de los de los predios.
contribuyentes. Falta de actualización y
Trabajo en equipo. mantenimiento de la cartografía
Tecnología de punta al alcance de catastral de los predios urbanos y
los funcionarios. rurales.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Aceptaciones de nuevas tasas Cambios políticos del Municipio con
catastrales. los nuevos gobernantes electos.
Crecimiento en infraestructura Inestabilidad de la política nacional.
poblacional. Total dependencia del Ministerio de
La Contraloría General del Estado Economía y Finanzas, en los
brinda capacitaciones a todos los requerimientos informáticos del
Análisis
servidores públicos, que directa o sistema.
externo
indirectamente utilizan los recursos Mora en los pagos de los predios.
del Estado. Molestias de los ciudadanos por el
Cambio operacional y modernización aumento en el cobro de impuestos.
de los sistemas de registros según lo
determina los organismos de control.
Estabilidad de las políticas de avalúos
y catastros.
66
3.2.6. Matriz de correlación fortalezas y oportunidades
Esta matriz permite determinar la relación entre los factores internos y externos, y priorizar
los hechos o tendencias más importantes que cooperan al logro de los objetivos de la
Institución o favorecen su desarrollo; para lo cual la ponderación se realiza de acuerdo a lo
siguiente:
67
Tabla Nº 14
Matriz de correlación fortalezas y oportunidades de la Dirección Financiera
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7
F Contar con el Disponer de Control en Los planes y Cuenta con El presupuesto Tienen un
presupuesto del normatividad los fondos programas una de la manual de
Municipio administrativa rotativos y financieros son infraestructura institución se funciones. TOTAL
aprobado financiera. caja chica. sometidos a básica. realiza con una
oportunamente. consideración adecuada
del Alcalde. distribución y
O planificación.
O1
Implementación de
políticas 3 3 3 3 3 3 3 21
Gubernamentales.
O2
Presupuesto que asigna 5 3 1 3 1 5 1 19
el Estado.
O3
Implementar 3 3 3 3 1 3 3 19
ordenanzas públicas.
O4
Cambio operacional y
modernización de los 1 3 1 3 3 3 1 15
sistemas de registros
según lo determina los
organismos de control.
O5
La Contraloría General
del Estado brinda
capacitaciones a todos 1 1 3 3 1 1 1 11
los servidores
públicos, que directa o
indirectamente utilizan
los recursos del
Estado.
TOTAL 13 13 11 15 9 15 9 85
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
68
Tabla Nº 15
Matriz de correlación fortalezas y oportunidades del Departamento de Contabilidad
F1 F2 F3 F4 F5
F Tecnología de punta El jefe de contabilidad Existe un control Asesoramiento a los Lleva un registro
al alcance de los es un profesional con un de las actividades diversos niveles del movimiento de TOTAL
funcionarios. alto grado de contables. sobre aspectos cuentas bancarias
conocimiento contable. contables. (actualizado).
O
O1
Asesoramiento en el sistema de
contabilidad Gubernamental, por el 3 1 3 3 1 11
Ministerio de Economía y Finanzas.
O2
El gobierno Nacional brinde apoyo 3 3 3 1 3 13
más eficiente en el área contable de las
alcaldías municipales.
O3
Contar con la aprobación de los 3 3 3 1 1 11
presupuestos de acuerdo a sus
requerimientos o necesidades.
O4
La Contraloría General del Estado
brinda capacitaciones a todos los 3 3 3 1 3 13
servidores públicos, que directa o
indirectamente utilizan los Recursos
del Estado.
O5
Prioridad para regular los Estados
Financieros de acuerdo a las 3 3 3 1 1 11
disposiciones legales vigentes.
TOTAL 15 13 15 7 9 59
69
Tabla Nº 16
Matriz de correlación fortalezas y oportunidades del Departamento de Tesorería
F1 F2 F3 F4 F5
F Tecnología de Trabajo en Recauda los fondos que le Contar con el recurso Presupuestos
punta al alcance de equipo. corresponda a la humano necesario. aprobados TOTAL
los funcionarios. municipalidad, sea total o oportunamente, para
O parcial conforme la ley. la ejecución de los
ingresos.
O1
Incremento de la población y por 1 1 3 1 3 9
ende el número de contribuyentes.
O2
Presupuestos aprobados
oportunamente, para la ejecución 3 3 5 3 3 17
de los ingresos.
O3
La Contraloría General del Estado
brinda capacitaciones a todos los
servidores públicos, que directa o
5 3 1 1 3 13
indirectamente utilizan los
Recursos del Estado.
O4
Disponibilidad de tres cuentas
bancarias para los respectivos 3 3 1 1 3 11
depósitos de los fondos recaudados
su cuenta principal (Banco del
Fomento) para salvaguardar los
recursos económicos recibidos.
O5
Altos porcentajes de ingresos por 1 3 5 1 1 11
autogestión.
TOTAL 13 13 15 7 13 61
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
70
Tabla Nº 17
Matriz de correlación fortalezas y oportunidades del Departamento de Bodega
F1 F2 F3 F4 F5
F Trabajo en Contar con el Disponer de un Buen clima laboral. Mantiene actualizado el
equipo. recurso listado de registro de los activos fijos
humano proveedores institucionales y de los bienes TOTAL
O necesario. calificados. de propiedad Municipal.
O1
Contar con la aprobación de los 1 3 3 3 3 13
presupuestos de acuerdo a sus
requerimientos o necesidades.
O2
Contar y disponer de proveedores 1 3 5 3 1 13
del Cantón para la adquisición de
materiales.
O3
Capacidad de negociación por 3 1 1 3 3 11
parte de los proveedores.
O4
Fácil acceso al software que exige 1 1 3 1 1 7
el Ministerio de Finanzas.
O5
La Contraloría General del Estado
brinda capacitaciones a todos los
servidores públicos, que directa o 5 1 3 1 3 13
indirectamente utilizan los
Recursos del Estado.
TOTAL 11 9 15 11 11 57
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
71
Tabla Nº 18
Matriz de correlación fortalezas y oportunidades del Departamento de Avalúos y Catastros
F1 F2 F3 F4 F5
F Los valores de los predios Buen clima laboral. Atienden y solucionan Trabajo en Tecnología
son establecidos de acuerdo a los reclamos sobre el equipo. de punta al
lo que establece la Ley valor de la propiedad a alcance de los TOTAL
Orgánica de Régimen solicitud de los funcionarios.
O Municipal vigente. contribuyentes.
O1
Aceptaciones de nuevas tasas 3 1 1 3 1 9
catastrales.
O2
Crecimiento en infraestructura 3 1 3 1 3 11
poblacional.
O3
La Contraloría General del Estado 1 1 3 5 3 13
brinda capacitaciones a todos los
servidores públicos, que directa o
indirectamente utilizan los Recursos
del Estado.
O4
Cambio operacional y modernización
de los sistemas de registros según lo 3 1 3 1 5 13
determina los organismos de control.
O5
Estabilidad de políticas de avalúos y
catastros. 1 1 3 1 1 7
TOTAL 11 5 13 12 13 53
FUENTE: GAD Municipal Del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
72
3.2.7. Matriz de correlación debilidades y amenazas
Esta matriz permite determinar la relación entre las variables internas y externas, y priorizar
los hechos o tendencias más relevantes que dificultan el desarrollo operativo de las
Coordinaciones Administrativa y Financiera; para lo cual la ponderación se realiza de
acuerdo a lo siguiente:
73
Tabla Nº 19
Matriz de correlación de debilidades y amenazas de la Dirección Financiera
D1 D2 D3 D4 D5 D6
D Ausencia de Deficiencia en Desinterés en Retraso en los pagos Desorden en la No se promueve o se
la la supervisión capacitar a sus que debe realizar la documentación procura mejorar el
planificación de servidores Municipalidad a de pagos. proceso de la Dirección TOTAL
estratégica recaudaciones. públicos. empleados, Financiera.
A institucional. proveedores y
contratistas.
A1
Cambio de gestión financiera
que establece el Gobierno 3 3 1 3 3 3 16
Ecuatoriano.
A2
Cambios políticos del 1 1 1 1 1 1 6
Municipio con los nuevos
gobernantes electos.
A3
Falta de cultura tributaria de los 3 3 1 3 1 1 12
contribuyentes
A4
La posible reducción de
impuestos, disminuye el
presupuesto general del Estado. 3 5 1 5 1 1 16
A5
Alto índice de crecimiento de la 10
población, y por ende de las 3 1 1 1 1 1
necesidades.
TOTAL 13 15 7 13 7 7 60
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
74
Tabla Nº 20
Matriz de correlación de debilidades y amenazas del Departamento de Contabilidad
D1 D2 D3 D4 D5
D Ausencia de la Espacio físico Falta de personal idóneo que Falta de Departamentos que
planificación inadecuado. contribuya en las funciones del capacitación. incumplen con la
estratégica departamento. entrega oportuna de TOTAL
institucional. documentación o
A información.
A1
La posible reducción de impuestos, 3 1 5 1 1 11
disminuye el presupuesto general del
Estado.
A2
Cambio de gestión financiera que 1 1 1 1 3 7
establece el Gobierno Ecuatoriano.
A3
Incremento de cobro de impuestos, 5 1 3 3 3 15
genera molestias a los ciudadanos.
A4
Total dependencia del Ministerio de 3 1 3 3 1 11
Economía y Finanzas, en los
requerimientos informáticos del
sistema.
A5
Cambios políticos del Municipio con 3 1 1 1 1 7
los nuevos gobernantes electos.
TOTAL 16 5 13 9 9 51
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
75
Tabla Nº 21
Matriz de correlación de debilidades y amenazas del Departamento de Tesorería
D1 D2 D3 D4 D5 D6
D Falta de Espacio Falta de Falta de control en los Falta de análisis de las Ausencia de
capacitación físico organización con procedimientos de pago cuentas pendientes por una TOTAL
al personal. inadecuado. la documentación. (falta de firmas de cobrar. planificación
A responsabilidad) estratégica.
A1
Situación política y 3 1 1 1 1 1 8
económica del país.
A2
La posible reducción de 3 1 1 3 1 3 12
impuestos, disminuye el
presupuesto general del
Estado.
A3
Cambio de gestión 3 1 1 3 3 1 12
financiera que establece el
Gobierno Ecuatoriano.
A4
Cambios políticos del 1 1 3 1 1 1 8
Municipio con los nuevos
gobernantes electos.
A5
Total dependencia del
Ministerio de Economía y 3 1 1 1 1 5 12
Finanzas, en los
requerimientos
informáticos del sistema.
TOTAL 13 5 7 9 7 11 52
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
76
Tabla Nº 22
Matriz de correlación de debilidades y amenazas del Departamento de Bodega
D1 D2 D3 D4 D5
D Desinterés por parte de las Falta de Falta de protocolo de No contar con los recursos Ausencia de una
autoridades Municipales en espacio requisición de bienes necesarios para atender los planificación TOTAL
capacitar a sus servidores físico. Municipales. requerimientos de la estratégica.
A públicos. Municipalidad.
A1
Falta de control en la entrega 1 1 3 3 3 11
de bienes y servicios por parte
de los proveedores.
A2
Que los proveedores no 1 1 3 3 3 11
entreguen los materiales en la
fecha establecida.
A3
La posible reducción de
impuestos, disminuye el 1 1 1 5 1 9
presupuesto general del
Estado.
A4
Cambios políticos del 5 3 1 1 1 11
Municipio con los nuevos
gobernantes electos.
A5
Robo de bienes almacenados 5 3 1 3 5 17
en bodega.
TOTAL 13 9 9 15 13 59
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
77
Tabla Nº 23
Matriz de correlación de debilidades y amenazas del Departamento de Avalúos y Catastros
D1 D2 D3 D4 D5
D No cuenta con un Perfiles de empleados Escasa capacitación al Existe una sobre Falta de actualización y TOTAL
manual para el no acordes a la personal involucrado valuación en el costo mantenimiento de la
A
proceso de valoración demanda laboral en catastros. de los predios. cartografía catastral de los
de los predios. interna Municipal. predios urbanos y rurales.
A1
Cambios políticos del 3 3 3 3 3 15
Municipio con los
nuevos gobernantes
electos.
A2
Inestabilidad política 1 3 3 1 3 11
nacional.
A3
Total dependencia del 1 1 1 3 1 7
Ministerio de Economía
y Finanzas, en los
requerimientos
informáticos del
sistema.
A4
Mora en los pagos de los 3 1 3 3 3 13
predios.
A5
Molestias de los
3 5 1 3 1 13
ciudadanos por el
aumento en el cobro de
impuestos.
TOTAL 11 13 11 13 11 59
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
78
3.2.8. Determinación de los factores estratégicos internos
Ocurrencia
BAJA
Fortalezas
Debilidades
79
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Tabla Nº 25
Matriz de prioridades internas del Departamento de Contabilidad
ALTA F1;F3;D1
Probabilidad
Ocurrencia
F2 F5;F4;D1;D2;
MEDIA
de D3;D4;D5
BAJA
ALTO MEDIO BAJO
Probabilidad de Impacto
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Fortalezas
Debilidades
80
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
Tabla Nº 26
Matriz de prioridades internas del Departamento de Tesorería
ALTA F3;D6
Probabilidad
Ocurrencia
F1;F2;F4;F5
MEDIA
de D1;D4;D3;D5
BAJA
ALTO MEDIO BAJO
Probabilidad de Impacto
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Fortalezas
Debilidades
81
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA
Tabla Nº 27
Matriz de prioridades internas del Departamento de Bodega
ALTA D5
Probabilidad
Ocurrencia
F4 F3; F5; F2; D2
MEDIA F1; D4; D3;
de
D1
BAJA
ALTO MEDIO BAJO
Probabilidad de Impacto
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Fortalezas
Debilidades
D4: No contar con los recursos necesarios para atender los requerimientos de la
Municipalidad.
D5: Ausencia de una planificación estratégica.
D3: Falta de protocolo de requisición de bienes municipales.
D1: Desinterés por parte de las autoridades municipales en capacitar a sus servidores
públicos.
D2: Falta de espacio físico.
82
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE AVALÚOS Y
CATASTROS
Tabla Nº 28
Matriz de prioridades internas del Departamento de Avalúos y Catastros
ALTA
Probabilidad
Ocurrencia
D4; F4 F3;F1:F2:;F5;
MEDIA D3; D5; D1;
de
D2
BAJA
ALTO MEDIO BAJO
Probabilidad de Impacto
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Fortaleza
F3: Atienden y solucionan los reclamos sobre el valor de la propiedad a solicitud de los
contribuyentes.
F2: Buen clima laboral.
F4: Trabajo en equipo.
F5: Tecnología de punta al alcance de los funcionarios.
F1: Los valores de los predios son establecidos de acuerdo a lo que establece la Ley Orgánica
de Régimen Municipal vigente.
Debilidad
83
3.2.9. Determinación de los factores estratégico externos
Ocurrencia
A2; A5
A4
BAJA
ALTO MEDIO BAJO
Probabilidad de Impacto
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Oportunidades
Amenazas
84
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Tabla Nº 30
Matriz de prioridades externas del Departamento de Contabilidad
ALTA O4 O1
Probabilidad
Ocurrencia
O1 O2; O3; O5; A1
MEDIA A3; A4; A5;
de
A2
BAJA
ALTO MEDIO BAJO
Probabilidad de Impacto
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Oportunidades
Amenazas
85
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
Tabla Nº 31
Matriz de prioridades externas del Departamento de Tesorería
ALTA O2 O3
Probabilidad
Ocurrencia
O1; O4; O5; A2
MEDIA A3, A5; A1;
de
A4;
BAJA
ALTO MEDIO BAJO
Probabilidad de Impacto
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Oportunidades
Amenazas
86
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA
Tabla Nº 32
Matriz de prioridades externas del Departamento de Bodega
ALTA O1
Probabilidad
Ocurrencia
O3 O2; O4; O5 ; A3;A4
MEDIA
de A1; A2; A5
BAJA
Oportunidades
Amenazas
A1: Falta de control en la entrega de bienes y servicios por parte de los proveedores.
A2: Que los proveedores no entreguen los materiales en la fecha establecida.
A5: Robo de bienes almacenados en bodega.
A3: La posible reducción de impuestos, disminuye el presupuesto General del Estado.
A4: Cambios políticos del Municipio con los nuevos gobernantes electos.
87
MATRIZ DE PRIORIDADES DEL DEPARTAMENTO DE AVALÚOS Y
CATASTROS
Tabla Nº 33
Matriz de prioridades externas del Departamento de Avalúos y Catastros
ALTA
Probabilidad
Ocurrencia
O1; O2; O4; O3; A1
MEDIA A4; A3; A5
de
A2; O5
BAJA
Oportunidades
Amenazas
A1: Cambios políticos del Municipio con los nuevos gobernantes electos.
A4: Mora en los pagos de los predios.
A2: Inestabilidad política nacional.
A3: Total dependencia del Ministerio de Economía y Finanzas, en los requerimientos
informáticos del sistema.
A5: Molestias de los ciudadanos por el aumento en el cobro de impuestos.
88
3.2.10. Perfil estratégico interno
Tabla Nº 34
Perfil Estratégico Interno de la Dirección Financiera
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
ASPECTOS INTERNOS DEBILIDADES NORMAL FORTALEZA
GRAN GRAN
DEBILIDAD DEBILIDAD EQUILIBRADO FORTALEZA FORTALEZA
1 2 3 4 5
Ausencia de la
D1 planificación estratégica
institucional.
No se promueve o se
procura mejorar el
proceso de la Dirección
D6
Financiera.
D3 Desinterés en capacitar
a sus servidores
públicos.
Retraso en los pagos que
D4 debe realizar la
Municipalidad a
empleados, proveedores
y contratistas.
D5 Desorden en la
documentación.
El presupuesto de la
F7 institución se realiza con
una adecuada
distribución y
planificación.
F4 Los planes y programas
financieros son
sometidos a
consideración del
Alcalde.
F1 Contar con el
presupuesto del
Municipio aprobado
oportunamente.
F2 Disponer de
normatividad
administrativa
financiera.
F3 Control en los fondos
rotativos y caja chica.
TOTAL 1 4 0 4 1
PORCENTAJE 10.00% 40.00% 00.00% 40.00% 10.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
89
Tabla Nº 35
Perfil estratégico interno del Departamento de Contabilidad
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
ASPECTOS INTERNOS DEBILIDADES NORMAL FORTALEZA
GRAN GRAN
DEBILIDAD DEBILIDAD EQUILIBRADO FORTALEZA FORTALEZ
A
1 2 3 4 5
Ausencia de la
planificación estratégica
D1 institucional.
Falta de personal idóneo
que contribuya en las
D3 labores propias del cargo.
D4 Falta de capacitación.
Departamentos que
D5 incumplen con la entrega
oportuna de documentos o
información.
D2 Espacio físico
inadecuado.
F2 El jefe de contabilidad es
un profesional con un alto
grado de conocimiento
contable.
F3 Existe un control de las
actividades contables.
Los estados financieros
F4 son elaborados de acuerdo
a las disposiciones legales
vigentes.
F1 Tecnología de punta al
alcance de los
funcionarios.
F4 Lleva un registro del
movimiento de cuentas
bancarias (actualizado).
TOTAL 1 4 0 4 1
PORCENTAJE 10.00% 40.00% 00.00% 40.00% 10.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
90
Tabla Nº 36
Perfil estratégico interno del Departamento de Tesorería
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
ASPECTOS INTERNOS DEBILIDADES NORMAL FORTALEZA
GRAN GRAN
DEBILIDAD DEBILIDAD EQUILIBRADO FORTALEZA FORTALEZA
1 2 3 4 5
Falta de capacitación
D1 al personal.
Falta de control en
D4 los procedimientos
de pago (falta de
firmas de
responsabilidad).
Falta de
D3 organización con la
documentación.
D5 Falta de análisis de
las cuentas
pendientes por
cobrar.
D6 Ausencia de una
planificación
estratégica.
Tecnología de punta
F5 al alcance de los
funcionarios.
Recauda los fondos
F2 que le corresponda a
la municipalidad, sea
total o parcial
conforme la ley.
F3 Contar con el recurso
humano necesario.
F4 Presupuestos
aprobados
oportunamente, para
la ejecución de los
ingresos.
F1 Trabajo en equipo.
TOTAL 1 4 1 4 0
PORCENTAJE 10.00% 40.00% 10.00% 40.00% 00.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
91
Tabla Nº 37
Perfil estratégico interno del Departamento de Bodega
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
ASPECTOS INTERNOS DEBILIDADES NORMAL FORTALEZA
GRAN GRAN
DEBILIDAD DEBILIDAD EQUILIBRADO FORTALEZA FORTALEZA
1 2 3 4 5
No contar con los
D4 recursos necesarios
para atender los
requerimientos de la
Municipalidad.
Ausencia de una
D5 planificación
estratégica.
Falta de protocolos
D3 de requisición de
bienes Municipal.
Desinterés por parte
D1 de las autoridades
Municipales en
capacitar a sus
servidores públicos.
D2 Falta de espacio
físico.
Disponer de un
F3 listado de
proveedores
calificados.
Mantiene
F5 actualizado el
registro de los
activos fijos
institucionales y de
los bienes de
propiedad
Municipal.
Contar con el
F2 recurso humano
necesario.
F1 Trabajo en quipo
Buen clima laboral.
F4
TOTAL 1 4 1 4 0
PORCENTAJE 10.00% 40.00% 10.00% 40.00% 00.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
92
Tabla Nº 38
Perfil estratégico interno del Departamento de Avalúos y Catastros
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
ASPECTOS INTERNOS DEBILIDADES NORMAL FORTALEZA
GRAN GRAN
DEBILIDAD DEBILIDAD EQUILIBRADO FORTALEZA FORTALEZA
1 2 3 4 5
Escasa capacitación al
D3 personal involucrado en
catastros.
Falta de actualización y
D5 mantenimiento de la
cartografía catastral de los
predios urbanos y rurales.
No cuenta con un manual
D1 para el proceso de
valoración de los predios.
Perfiles de empleados no
acordes a la demanda
D2
laboral interna Municipal.
Existe una sobre valuación
D4 en el costo de los predios.
Atienden y solucionan los
F3 reclamos sobre el valor de
la propiedad a solicitud de
los contribuyentes.
Los valores de los predios
F1 son establecidos de
acuerdo a lo que establece
la Ley Orgánica de
Régimen Municipal
vigente.
F2 Buen clima laboral.
F4 Trabajo en equipo
F5 Tecnología de punta al
alcance de los
funcionarios.
TOTAL 2 3 0 4 1
PORCENTAJE 20.00% 30.00% 00.00% 40.00% 10.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
93
3.2.11. Perfil estratégico externo
Tabla Nº 39
Perfil estratégico externo de la Dirección Financiera
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
AMENAZA NORMAL OPORTUNIDAD
GRAN GRAN
ASPECTOS EXTERNOS AMENAZA AMENAZA EQUILIBRADO OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD
1 2 3 4 5
Falta de cultura
tributaria por parte de
A3
los contribuyentes.
Cambio de gestión
financiera que
A1
establece el Gobierno
Ecuatoriano.
A2 Cambio de políticas
del Municipio con los
nuevos gobernantes
electos.
La posible reducción
de impuestos,
A4
disminuye el
presupuesto General
del Estado.
Alto índice de
crecimiento de la
A5
población, y por ende
de las necesidades.
Implementación de
políticas
O1
gubernamentales.
O2 Presupuesto que
asigna el Estado.
O3 Implementar
ordenanzas públicas.
O4 Cambio operacional y
modernización de los
sistemas de registros
según lo determina
los Organismos de
Control.
O5 La Contraloría
General del Estado
brinda capacitaciones
a todos los servidores
públicos, que directa
o indirectamente
utilizan los recursos
del Estado.
TOTAL 1 2 2 3 2
PORCENTAJE 10.00% 20.00% 20.00% 30.00% 20.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
94
Tabla Nº 40
Perfil estratégico externo del Departamento de Contabilidad
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
AMENAZA NORMAL OPORTUNIDAD
GRAN GRAN
ASPECTOS EXTERNOS AMENAZA AMENAZA EQUILIBRADO OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD
1 2 3 4 5
A3 Incremento en el cobro de
impuestos genera molestias a los
ciudadanos.
Total dependencia del
A4 Ministerio de Economía y
Finanzas, en los requerimientos
informáticos del sistema.
Cambios políticos del Municipio
A5 con los nuevos gobernantes
electos.
Cambio de gestión financiera
A2 que establece el Gobierno
Ecuatoriano.
La posible reducción de
A1 impuestos, disminuye el
presupuesto general del Estado.
La Contraloría General del
O4 Estado brinda capacitaciones a
todos los servidores públicos,
que directa o indirectamente
utilizan los recursos del Estado.
Asesoramiento en el sistema de
O1 contabilidad Gubernamental,
por el Ministerio de Economía y
Finanzas.
O2 El Gobierno Nacional brinda
apoyo más eficiente en el área
contable de las alcaldías
municipales.
Contar con la aprobación de los
presupuestos de acuerdo a sus
O3 requerimientos o necesidades.
Prioridad para regular los
O5 estados financieros de acuerdo a
las disposiciones vigentes.
TOTAL 1 2 2 3 2
PORCENTAJE 10.00% 20.00% 20.00% 30.00% 20.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
95
Tabla Nº 41
Perfil estratégico externo del Departamento de Tesorería
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
AMENAZA NORMAL OPORTUNIDAD
GRAN GRAN
ASPECTOS EXTERNOS AMENAZA AMENAZA EQUILIBRADO OPORTUNIDA OPORTUNIDA
D D
1 2 3 4 5
A2 La posible reducción de
impuestos, disminuye el
presupuesto General del
Estado.
Cambio de gestión
A3 financiera que establece el
Gobierno Ecuatoriano.
A5 Total dependencia del
Ministerio de Economía y
Finanzas, en los
requerimientos
informáticos del sistema.
A1 Situación política y
económica del país.
A1 Cambio políticos del
Municipio con los nuevos
gobernantes electos.
O2 Presupuestos aprobados
oportunamente, para la
ejecución de los ingresos.
Incremento de la población
y por ende el número de
O1 contribuyentes.
La Contraloría General del
O4 Estado brinda
capacitaciones a todos los
servidores públicos, que
directa o indirectamente
utilizan los recursos del
Estado.
Dispone de dos a tres
cuentas disponible para
O5 realizar los depósitos.
Alto porcentaje de ingresos
O6 de autogestión.
TOTAL 1 2 3 2 2
PORCENTAJE 10.00% 20.00% 30.00% 20.00% 20.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
96
Tabla Nº 42
Perfil estratégico externo del Departamento de Bodega
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
AMENAZA NORMAL OPORTUNIDAD
GRAN GRAN
AMENAZA AMENAZA EQUILIBRADO OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD
ASPECTOS EXTERNOS 1 2 3 4 5
A1 Falta de control en la entrega de
bienes y servicios por parte de
los proveedores.
Que los proveedores no
entreguen los materiales en la
A2
fecha establecida.
Robo de bienes almacenados en
A5 bodega.
La posible reducción de
impuestos, disminuye el
A2
presupuesto general del Estado.
A4 Cambios políticos del Municipio
con los nuevos gobernantes
electos.
O1 Contar con la aprobación de los
presupuestos de acuerdo a sus
requerimientos o necesidades.
O2 Contar y disponer de
proveedores del Cantón para la
adquisición de materiales.
O3 Capacidad de negociar por parte
de los proveedores.
O4 Fácil acceso al software que
exige el Ministerio de Finanzas.
O5 La Contraloría General del
Estado brinda capacitaciones a
todos los servidores públicos,
que directa o indirectamente
utilizan los recursos del Estado.
TOTAL 1 3 1 3 2
PORCENTAJE 10.00% 30.00% 10.00% 30.00% 20.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
97
Tabla Nº 43
Perfil estratégico externo del Departamento de Avalúos y Catastros
ENTIDAD: GAD MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
CLASIFICACIÓN DE IMPACTO
AMENAZA NORMAL OPORTUNIDAD
GRAN GRAN
ASPECTOS EXTERNOS AMENAZA AMENAZA EQUILIBRADO OPORTUNIDAD OPORTUNIDAD
1 2 3 4 5
A1 Cambios políticos del
Municipio con los nuevos
gobernantes electos.
A4 Mora en los pagos de los
predios.
A2 Inestabilidad política
nacional.
Total dependencia del
A3 Ministerio de Economía y
Finanzas, en los
requerimientos informáticos
del sistema.
A5 Molestias de los ciudadanos
por el aumento en el cobro de
impuestos.
O1 Aceptaciones de nuevas
tasas catastrales.
O2 Crecimiento en
infraestructura poblacional.
O3 La Contraloría General del
Estado brinda capacitaciones
a todos los servidores
públicos, que directa o
indirectamente utilizan los
recursos del Estado.
O4 Cambio operacional y
modernización de los
sistemas de registros según
lo determina los organismos
de control.
Estabilidad de las políticas
O5 de avalúos y catastros.
TOTAL 0 2 4 2 2
PORCENTAJE 00.00% 20.00% 40.00% 20.00% 20.00%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
98
3.2.12. Matriz de Medios Internos
Para los resultados internos la calificación puede ser entre 5 máximo que implica que la
empresa está estable y 1 mínimo que indica que la empresa tiene problemas, la media es igual
a 3,5. Cuando el resultado es inferior al promedio se tiene más debilidades que fortalezas, y
si el resultado es mayor al promedio se posee más fortalezas que debilidades.
99
Tabla Nº 44
Matriz de medios internos de la Dirección Financiera
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
INTERNOS CLAVES PONDERADO
FORTALEZAS
01 El presupuesto de la 0.10 4 40
institución se realiza con
una adecuada
distribución y
planificación.
Los planes y programas
02 financieros son 0.10 4 40
sometidos a
consideración del
Alcalde.
Contar con el
03 presupuesto del 0.10 5 50
Municipio aprobado
oportunamente.
04 Disponer de
normatividad 0.10 4 40
administrativa
financiera.
05 Control en los fondos
rotativos y caja chica. 0.10 4 40
DEBILIDADES
06 Ausencia de la 0.10 1 10
planificación estratégica
institucional.
07 No se promueve o se 0.10 2 20
procura mejorar el
proceso de la Dirección
Financiera.
08 Desinterés en capacitar a 0.10 2 20
sus servidores públicos.
09 Retraso en los pagos que 0.10 2 20
debe realizar la
Municipalidad a
empleados, proveedores
y contratistas.
10 Desorden en la 0.10 2 20
documentación.
TOTAL 1.00 30 3,0
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
100
Tabla Nº 45
Matriz de medios internos del Departamento de Contabilidad
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
INTERNOS PONDERADO
CLAVES
FORTALEZAS
01 Tecnología de punta al 0.10 4 40
alcance de los
funcionarios
02 El jefe de contabilidad 0.10 5 50
es un profesional con
un alto grado de
conocimiento.
03 Existe un control de las 0.10 4 40
actividades contables.
04 Asesoramiento a los 4 40
diversos niveles sobre 0.10
aspectos contables.
05 Lleva un registro del 0.10 4 40
movimiento de cuentas
bancarias.
DEBILIDADES
06 Ausencia de la
planificación 0.10 1 10
estratégica
institucional.
07 Falta de personal
idóneo que contribuya 0.10 1 10
en las labores propias
del cargo.
08 Falta de capacitación. 0.10 1 10
09 Departamentos que
incumplen con la 0.10 2 20
entrega oportuna de
documentos o
información.
10 Espacio físico 0.10 2 20
inadecuado.
TOTAL 1.00 29 2.9
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
101
Tabla Nº 46
Matriz de medios internos del Departamento de Tesorería
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
INTERNOS PONDERADO
CLAVES
FORTALEZAS
01 Trabajo en equipo. 0.10 4 40
02 Recauda los fondos que 0.10 3 30
le corresponda a la
municipalidad, sea total
o parcial conforme la
ley.
03 Contar con el recurso
humano necesario. 0.10 4 40
04 Presupuestos 0.10 4 40
aprobados
oportunamente, para la
ejecución de los
ingresos.
05 Tecnología de punta al 0.10 4 40
alcance de todos los
funcionarios.
DEBILIDADES
06 Falta de capacitación al 0.10 2 20
personal.
07 Falta de control en los 0.10 2 20
procedimientos de
pagos (falta de firmas
de responsabilidad).
Falta de organización 0.10 2 20
08 con la documentación.
09 Falta de análisis de las
cuentas pendientes por 0.10 2 20
cobrar.
10 Ausencia de una 0.10 1 10
planificación
estratégica.
TOTAL 1.00 29 2,9
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
102
Tabla Nº 47
Matriz de medios internos del Departamento de Bodega
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
INTERNOS PONDERADO
CLAVES
FORTALEZAS
01 Disponer de un listado 0.10 4 40
de proveedores
calificados.
02 Mantiene actualizado 0.10 4 40
el registro de los
activos fijos
institucionales y de los
bienes de propiedad
Municipal.
03 Contar con el recurso 0.10 4 40
humano necesario.
04 Trabajo en equipo. 0.10 3 30
05 Buen clima laboral.. 0.10 4 40
DEBILIDADES
06 No contar con los 1 10
recursos económicos 0.10
necesarios para atender
los requerimientos de la
Municipalidad.
07 No tener firmado 2 20
convenios con los 0.10
proveedores
oportunamente.
08 Falta de dirigir 0.10 2 20
actividades
relacionados con la
administración y
control de activos fijos
y bienes Municipales.
09 Desinterés por parte de 2 20
las autoridades 0.10
Municipales en
capacitar a sus
servidores públicos.
10 Falta de espacio físico. 0.10 2 20
TOTAL 1.00 28 2.8
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
103
Tabla Nº 48
Matriz de medios internos del Departamento de Avalúos y Catastros
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
INTERNOS CLAVES PONDERADO
FORTALEZAS
01 Atienden y solucionan 0.10 4 40
los reclamos sobre el
valor de la propiedad a
solicitud de los
contribuyentes.
Los valores de los
02 predios son establecidos 0.10 5 50
de acuerdo a lo que
establece la Ley
Orgánica de Régimen
Municipal vigente.
03 Buen clima laboral. 0.10 4 40
04 Trabajo en equipo. 0.10 4 40
05 Tecnología de punta al 0.10 4 40
alcance de los
funcionarios.
DEBILIDADES
Escasa capacitación al
06 personal involucrado en 0.10 2 20
catastros.
07 Falta de actualización y
mantenimiento de la 0.10 2 20
cartografía catastral de
los predios urbanos y
rurales.
08 No cuenta con un manual 0.10 2 20
para el proceso de
evaluación de los
predios.
Perfiles de empleados no
09 acordes a la demanda 0.10 1 10
laboral interna
Municipal.
10 Existe una sobre 0.10 1 10
valuación en el costo de
los predios.
TOTAL 1.00 29 2,9
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
104
3.2.12.1. Análisis de los factores internos claves
Dirección Financiera
El resultado fue de 3; lo que demuestra que la Dirección Financiera del GAD Municipal del
Cantón El Triunfo tiene más debilidades que fortalezas que son:
105
Departamento de Contabilidad
Según el resultado ponderado que fue de 2,9; nos demuestra que el departamento de
contabilidad tiene más debilidades que fortalezas.
Falta de personal idóneo, por causa de que la contratación del talento humano no se
da en base a los requerimientos de cada puesto de trabajo, provocando ineficiencia en
las funciones.
106
Departamento de Tesorería
Según el resultado ponderado que fue de 2,9; nos demuestra que el departamento de tesorería
tiene más debilidades que fortalezas.
Falta de análisis de las cuentas pendientes por cobrar, no existe una revisión de cartera
vencida, provocando el no cumplimiento de la función de tesorería que es recaudar
los fondos que corresponden a la municipalidad provocando problemas de liquidez e
incumpliendo con el presupuesto establecido.
107
Departamento de Bodega
Según el resultado ponderado que fue de 2,8 nos demuestra que el departamento de bodega
tiene más debilidades que fortalezas.
No contar con los recursos económicos necesarios para atender los requerimientos de
la Municipalidad, esto se da por una falta de control de presupuesto, impidiéndoles
pagar y seguir adquiriendo materiales a sus proveedores.
108
Departamento de Avalúos y Catastros
Según el resultado ponderado que fue de 2,9 nos demuestra que el departamento de avalúos
y catastros tiene más debilidades que fortalezas.
No existe interés por parte de las autoridades en trabajar con un manual para el
proceso de evaluación de los predios, ocasionando molestias en la ciudadanía por la
sobre evaluación de predios.
109
3.2.13. Matriz de Medios Externos
Para medir las influencias externas sobre la institución, de cualquier cambio externo que se
experimente, se elaboró la siguiente matriz: se evaluó a cada factor mediante una:
ponderación, la misma que fluctua entre 0 hasta 1, por lo que la suma es igual a uno.
110
Tabla Nº 49
Matriz de medio externo de la Dirección Financiera
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
EXTERNOS PONDERADO
CLAVES
OPORTUNIDADES
Implementación de
01 políticas
0.10 4 40
gubernamentales.
02 Presupuesto que asigna
0.10 5 50
el Estado.
03 Implementar
0.10 4 40
ordenanzas públicas.
04 Cambio operacional y
modernización de los
sistemas de registros 0.10 4 40
según lo determina los
organismos de control.
05 La Contraloría General
del Estado brinda
capacitaciones a todos
los servidores públicos, 0.10 5 50
que directa o
indirectamente utilizan
los recursos del Estado.
AMENAZAS
06 Cambio de gestión
financiera establece el 0.10 2 20
Gobierno Ecuatoriano.
07 Cambio de políticas del
Municipio con los
0.10 2 20
nuevos gobernantes
electos.
08 Falta de cultura
tributaria por parte de 0.10 2 20
los contribuyentes.
09 La posible reducción de
impuestos, disminuye el
0.10 1 10
presupuesto General del
Estado.
Alto índice de
10 crecimiento de la
población, y por ende 0.10 3 30
de las necesidades.
TOTAL 1.00 32 3,2
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
111
Tabla Nº 50
Matriz de medio externo del Departamento de Contabilidad
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
EXTERNOS CLAVES PONDERADO
OPORTUNIDADES
01 Asesoramiento en el
sistema de contabilidad
Gubernamental, por el 0.10 5 50
Ministerio de Economía y
Finanzas.
El gobierno Nacional
02 brinde apoyo más eficiente
en el área contable de las 0.10 4 40
Alcaldías Municipales.
Contar con la aprobación de
03 los presupuestos de acuerdo
a sus requerimientos o 0.10 4 40
necesidades.
La Contraloría General del
04 Estado brinda
capacitaciones a todos los
servidores públicos, que
0.10 5 50
directa o indirectamente
utilizan los recursos del
Estado.
Prioridad para regular los
05 estados financieros de
acuerdo a las disposiciones 0.10 4 40
legales.
AMENAZAS
06 La posible reducción de
impuestos, disminuye el
0.10 1 10
presupuesto general del
Estado.
07 Cambios políticos del
Municipio con los nuevos 0.10 3 30
gobernantes electos.
08 Total dependencia del
Ministerio de Economía y
Finanzas, en los 0.10 2 20
requerimientos
informáticos del sistema.
09 Cambio de gestión
financiera que establece el 0.10 2 20
Gobierno Ecuatoriano.
10 Exceso de número de
transacciones por la gestión 0.10 3 30
Municipal.
TOTAL 1.00 3,3 33
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
112
Tabla Nº 51
Matriz de medio externo del Departamento de Tesorería
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
EXTERNOS CLAVES PONDERADO
OPORTUNIDADES
01 Presupuestos aprobados
oportunamente, para la 0.10 5 50
ejecución de los ingresos.
02 Incremento de la población
y por ende el número de 0.10 3 30
contribuyentes.
03 La Contraloría General del
Estado brinda
capacitaciones a todos los
servidores públicos, que 0.10 5 50
directa o indirectamente
utilizan los recursos del
Estado.
Dispone de dos a tres
04 cuentas disponible para
0.10 4 40
realizar los depósitos.
Alto porcentaje de ingresos
05 de autogestión. 0.10 4 40
AMENAZAS
06 La posible reducción de
impuestos, disminuye el
0.10 1 10
presupuesto General del
Estado.
07 Cambio de gestión
financiera que establece el 0.10 2 20
Gobierno Ecuatoriano.
08 Total dependencia del
Ministerio de Economía y
Finanzas, en los 0.10 2 20
requerimientos
informáticos del sistema.
09 Situación política y
0.10 3 30
económica del país.
10 Cambio políticos del
Municipio con los nuevos 0.10 3 30
gobernantes electos.
TOTAL 1.00 33 3,3
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
113
Tabla Nº 52
Matriz de medio externo del Departamento de Bodega
N° FACTORES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
EXTERNOS CLAVES PONDERADO
OPORTUNIDADES
01 Contar con la aprobación
de los presupuestos de
acuerdo a sus 0.10 5 50
requerimientos o
necesidades.
02 Contar y disponer de
proveedores del Cantón
0.10 4 40
para la adquisición de
materiales.
03 Capacidad de negociar por
0.10 4 40
parte de los proveedores.
04 Fácil acceso al software
que exige al Ministerio de 0.10 4 40
Finanzas.
La Contraloría General
05 del Estado brinda
capacitaciones a todos los
servidores públicos, que
0.10 5 50
directa o indirectamente
utilizan los recursos del
Estado.
AMENAZAS
06 Falta de control en la
entrega de bienes y
0.10 2 20
servicios por parte de los
proveedores.
07 Que los proveedores no
entreguen los materiales 0.10 2 20
en la fecha establecida.
08 Robo de bienes
0.10 2 20
almacenados en bodega.
09 La posible reducción de
impuestos, disminuye el
0.10 1 10
presupuesto general del
Estado.
10 Cambios políticos del
Municipio con los nuevos 0.10 3 30
gobernantes electos.
TOTAL 1.00 32 3,2
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
114
Tabla Nº 53
Matriz de medio externo del Departamento de Avalúos y Catastros
N° FACTORES RESULTADO
EXTERNOS CLAVES PONDERACIÓN CALIFICACIÓN PONDERADO
OPORTUNIDADES
01 Aceptaciones de nuevas 0.10 4 40
tasas catastrales.
02 Crecimiento en
infraestructura 0.10 3 30
poblacional.
03 La Contraloría General
del Estado brinda
capacitaciones a todos los
servidores públicos, que 0.10 4 40
directa o indirectamente
utilizan los recursos del
Estado.
04 Cambio operacional y
modernización de los
sistemas de registros 0.10 5 50
según lo determina los
organismos de control.
05 Estabilidad en las políticas
de avalúos y catastros.
0.10 5 50
AMENAZAS
06 Cambios políticos del
Municipio con los nuevos 0.10 3 30
gobernantes electos.
07 Mora en los pagos de los 0.10 2 20
predios.
08 Inestabilidad política 0.10 3 30
nacional.
09 Total dependencia del
Ministerio de Economía y
Finanzas, en los 0.10 2 20
requerimientos
informáticos del sistema.
10 Molestias de los
ciudadanos por el 0.10 3 30
aumento en el cobro de
impuestos.
TOTAL 1.00 34 3,4
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
115
3.2.13.1. Análisis de los Factores Externos Claves
Dirección Financiera
Como resultado del análisis de la Matriz Factores Externos Claves se obtuvo 3,2; lo que
demuestra que en la dirección financiera presenta más amenazas que oportunidades.
No existe una buena cultura en el pago de los impuestos, debido a la mala imagen
institucional provocada por la ausencia de obras, y la mala administración que se
maneja dentro de la Municipalidad.
Cambio de políticas del Municipio con los nuevos gobernantes electos, genera una
inestabilidad en el área administrativa.
116
Departamento de Contabilidad
Cambios políticos del Municipio con los nuevos gobernantes electos, genera un
desequilibrio administrativo.
117
Departamento de Tesorería
Cambio políticos del Municipio con los nuevos gobernantes electos, provoca un
desequilibrio administrativo.
118
Departamento de Bodega
La falta de actualización del registro de los activos fijos provoco el robo de bienes
almacenados en bodega.
Cambios políticos del Municipio con los nuevos gobernantes electos, provocando
inseguridad, con nuevas políticas y normas en los servicios Municipales.
119
Departamento de Avalúos y Catastros
Cambios políticos del Municipio con los nuevos gobernantes electos, provocando un
desequilibrio administrativo, con muevas políticas y normas en los servicios
municipales.
Mora en los pagos de los predios, es producido por no contar con datos reales de la
información catastral de los predios urbanos y rurales.
120
3.3. Aplicación de cuestionario de información general a los colaboradores del GAD El
Triunfo
1. ¿Existe una visión y misión adecuadamente estructuradas que permitan comprender para
qué nos hemos formado y hacia dónde queremos llegar como institución en un tiempo
determinado?
Tabla Nº 54
Existencia de misión y visión
Variable Fr Fa
Si 11 100%
No 0 0%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 7
Existencia de misión y visión
Si
100%
Análisis
El 100% de los empleados del área de financiera conocen la misión y visión institucional,
herramienta necesaria que permite identificar la dirección del Municipio. Este instrumento
del plan estratégico es necesario para guiar a los colaboradores hacia dónde quiere llegar la
institución como tal.
121
2. ¿Existen objetivos institucionales claramente delimitados a corto, mediano y largo
plazo?
Tabla Nº 55
Existen de objetivos empresariales
Variable Fr Fa
SI 1 9%
NO 10 91%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 8
Existen de objetivos empresariales
Si
9%
No
91%
Análisis
El 91% de los colaboradores del área financiera no conocen los objetivos que persigue el
Municipio a corto, mediano y largo plazo, mientras que tan solo un 9% conocen dichos
objetivos, esto se debe a que no se han socializado las metas, denotando falencias
administrativas en la institución.
122
3. ¿Cuenta el área de la Dirección Financiera con una planificación estratégica que incluya
la calidad en todos los niveles (planificación, organización, dinamización, evaluación y
reajuste)?
Tabla Nº 56
Existencia de una planificación estratégica en el área financiera
Variable Fr Fa
SI 1 10%
NO 10 90%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 9
Existencia de una planificación estratégica en el área financiera
No
9%
Si
91%
SI NO
Análisis
123
4. ¿Cuenta el área de Dirección Financiera con un manual de control interno para el área
contable?
Tabla Nº 57
Existencia de un manual de control interno en el área financiera
Variable Fr Fa
SI 10 91%
NO 1 9%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 10
Existencia de un manual de control interno en el área financiera
No
9%
Si
91%
Análisis
124
5. ¿Tiene conocimiento de que es un manual de control interno?
Tabla Nº 58
Conocimiento de lo que es un manual de control
Variable Fr Fa
SI 11 100%
NO 0 0%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 11
Conocimiento de lo que es un Manual de Control Interno
Si
100%
Análisis
El 100% de los colaboradores tienen conocimiento de los beneficios que tiene un manual de
control interno, su funcionalidad e importancia dentro del desarrollo de las actividades en la
institución.
125
6. ¿Sabe cuáles son los objetivos del Manual de Control Interno?
Tabla Nº 59
Conocimiento sobre los objetivos de un manual de control
Variable Fr Fa
SI 6 55%
NO 5 45%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 12
Conocimiento sobre los objetivos de un manual de control
No
45% Si
55%
SI NO
Análisis
126
7. ¿Sabe cuáles son los componentes del manual de control interno?
Tabla Nº 60
Conocimiento de los componentes del manual de control
Variable Fr Fa
SI 5 55%
NO 6 45%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 13
Conocimiento de los componentes del manual de control
No
Si 45%
55%
Análisis
De acuerdo a los resultados el 55% del personal conoce cuáles son los componentes que
integran un manual de control interno, esto facilita que el departamento logre direccionarse
correctamente.
127
8. ¿Existe la necesidad de socializar el manual de control interno para el área de dirección
financiera del Municipio del Cantón el Triunfo?
Tabla Nº 61
Necesidad de socializar un manual de control
Variable Fr Fa
SI 11 100%
NO 0 0%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 14
Necesidad de socializar un manual de control
Si
100%
Análisis
El 100% de los empleados identifican que existe la necesidad de la socialización del manual
de control interno que esté bajo conocimiento de los colaboradores, ayudando a orientarse
mejor las actividades del área.
128
9. ¿Se ha cumplido con lo que establece las normas técnicas de control interno de la
Contraloría General del Estado?
Tabla Nº 62
Cumplimiento de las normas y técnicas de control interno
Variable Fr Fa
SI 2 18%
NO 9 82%
Total 11 100%
FUENTE: GAD Municipal del Cantón El Triunfo
ELABORADO POR: La Autora
Gráfico Nº 15
Grado de cumplimiento del manual de control interno en el puesto de trabajo
Si
18%
No
82%
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos se puede constatar que el 82% de los colaboradores
manifiestan que no se han cumplido las técnicas y normas de control interno por falta de
socialización del mismo.
129
CAPÍTULO IV
AP 1/2
EQUIPO DE TRABAJO
Supervisora: Jaqueline Elizabeth Balseca Castro J. B.
Auditora Sénior: Letty Karina Elizalde Marin L. E.
Auditora: Marjorie Guachun M. G.
130
AP 2/2
ARCHIVO PERMANENTE
ARCHIVO PERMANENTE AP
Información General AP1
Hoja de Marcas AP2
Programas de Auditoría AP3
131
4.1.2. INFORMACIÓN GENERAL AP1 1/3
Art. 5.- Este nivel se encarga de la dotación y administración de los recursos humanos,
materiales, económicos - financieros y tecnológicos y realiza aquellas funciones de apoyo
necesarias para el cumplimiento de las actividades municipales. Está integrado por:
a. Secretario General,
b. Recursos Humanos; y
Departamento de Contabilidad;
Departamento de Tesorería;
Departamento de Bodega;
132
MISIÓN INSTITUCIONAL
AP1 2/3
VISIÓN INSTITUCIONAL
“La Ilustre Municipalidad del cantón, se constituirá en un ejemplo del desarrollo de la región
y contará con una organización interna, altamente eficiente, que gerencia productos y
servicios compatibles con la demanda de la sociedad y capaz de asumir los nuevos papeles
vinculados con el desarrollo, con identidad cultural y de género, descentralizando y
optimizando los recursos, que asegure la calidad de vida de la población”.
b) Planificar e impulsar el desarrollo físico del cantón y de sus áreas urbanas y rurales;
133
AP1 3/3
e) Auspiciar promover la realización de reuniones permanentes para discutir los
problemas municipales, mediante el uso de mesas redondas, seminarios, talleres,
conferencias, simposios, cursos y otras actividades de integración y trabajo;
DIRECCIÓN FINANCIERA
134
4.1.3. HOJA DE MARCAS
AP2 1/1
Revisado
Hallazgo *
Incumplimiento de la normativa y Ø
reglamentos
Falta proceso ~
Sustentado con evidencia Ω
FUENTE: Contraloría General del Estado
135
FASE I
AP3 1/6
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Tabla Nº 63
Programa de auditoría fase I
N
PROCEDIMIENTO REF. RESPONSABLE FECHA OBSERVACIÓN
°
P/T
OBJETIVO GENERAL
1 Obtener una información
integral de la Dirección
Financiera y su estructura M. G.
organizacional que nos
permita direccionar la
Auditoría de Gestión.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1 Tener una visión general de
la Dirección Financiera.
Crear un ambiente de
Identificación general de
3
las condiciones existentes
M. G.
en la Dirección Financiera
para ejecutar la auditoría.
136
AP3 2/6
PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
Realizar un oficio al
1 alcalde. C.I M. G. 14-05-13
Visitar la oficina de la
2 Dirección Financiera y los C.I M. G. 14-08-13
departamentos que
conforman la misma.
3 Realizar una entrevista al C.I M. G. 19-11-13
financiero y a los jefes de
área.
4 Elaboración del informe de
la primera fase de C.I M. G. 22-11-13
Auditoría.
137
FASE II
AP3 3/6
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
ELTRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Tabla Nº 64
Programa de auditoría fase II
N OBSERVACIÓN
PROCEDIMIENTO REF. RESPONSABLE FECHA
°
P/T
OBJETIVO GENERAL
1 Analizar el sistema de
control interno para M. G.
determinar los puntos
débiles y emitir
recomendaciones.
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
2 Obtener evidencias
suficientes, competentes y M. G.
relevantes mediante la
aplicación de pruebas y
procedimientos de
auditoría.
138
AP3 4/6
PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
1 Evaluar el control interno
C.I M. G. 27-11-13
Ambiente de control
Cuestionario
Evaluación de riesgos
Cuestionario
Actividades de
control
Cuestionario
Información y
comunicación
Cuestionario
Supervisión y
monitoreo
Cuestionario
Elabore la matriz de
ponderación de los
cuestionarios de control
interno y determine el
grado de confianza y
riesgo.
Realización del informe
2 del control interno de la C.I M. G. 04-12-13
segunda fase.
139
AP3 5/6
FASE III
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
ELTRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Tabla Nº 65
Programa de auditoría fase III
N RESPONSABL OBSERVACIÓN
PROCEDIMIENTO REF. FECHA
° E
P/T
OBJETIVO GENERAL
1 Obtener evidencia
suficiente, competente y
relevante mediante la
aplicación de pruebas y M. G.
procedimientos de
auditoría.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1 Desarrollo los hallazgos que
sustenten las conclusiones y
recomendaciones. M. G.
PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
1 Realizar la evaluación de la C.I M. G. 05-12-13
administración financiera
de la dirección financiera.
Análisis de las
funciones basadas en el
orgánico funcional.
Aplicar indicadores de
gestión.
Elaborar la hoja de
hallazgos detectados en la M. G. 11-12-13
auditoría en la ejecución de
la auditoría.
140
FASE IV AP3 6/6
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
ELTRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Tabla Nº 66
Programa fase IV
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T RESPONSABLE FECHA
1 Informe final de auditoría de C.I M. G. 15-03-14
gestión de la dirección financiera
del GAD El Triunfo.
141
AC 1/3
142
AC 2/3
4.2.1. ÍNDICE ARCHIVO CORRIENTE
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL
CANTÓN EL TRIUNFO
ARCHIVO CORRIENTE
Tabla Nº 67
Archivo Corriente
ARCHIVO CORRIENTE AC
FASE I
Conocimiento Preliminar CP
Programa de Auditoría. PA/CP
Oficio al Alcalde.
CP1
Visita a las Instalaciones.
CP2
Entrevista a los Jefes de la Dirección Financiera.
CP3
Informe del Conocimiento Preliminar.
CP4
FASE II
P
Planificación
PA/P
Programa de Auditoría.
CI
Evaluación de Control Interno.
P1
Elaboración del Informe.
FASE III
Ejecución de la Auditoría
E
Cronograma de Actividades.
CA/E
Análisis de las funciones basadas en el orgánico
E1
funcional.
Análisis de procesos del área financiera.
E2
Aplicar indicadores de gestión.
E3
Elaboración del Informe.
E4
143
AC 3/3
FASE IV
Comunicación de Resultados CR
Programa de Auditoría. PA/CR
Informe Final de Auditoría de Gestión.
FASE V
Seguimiento de recomendaciones
Seguimiento de recomendaciones SR
144
FASE I: CONOCIMIENTO
PRELIMINAR
145
PA/CP 1/2
FASE I
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
ELTRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
PROGRAMA PRELIMINAR DE AUDITORÍA
Tabla Nº 68
Programa de auditoría fase I
N
PROCEDIMIENTO REF.P/T RESPONSABLE FECHA
°
146
PA/CP 2/2
147
CP1 1/1
OFICIO AL ALCALDE
Dr.
José Martillo Pinos
Alcalde del GAD Municipal del Cantón El Triunfo
Presente.-
De mi consideración:
En atención al pedido que se realizó a su persona para la realización de la Auditoría de
Gestión, para mejorar los procesos en la Dirección Financiera, del GAD Municipal del
Cantón El Triunfo, para el ejercicio fiscal 2012.
Atentamente,
Marjorie Guachun
Auditor
Elaborado por: M. G. Fecha: 17-08-13
Revisado por: J. B. Fecha: 19-08-13
148
CP2 1/1
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
VISITA PREVIA
Al 14 de agosto del 2013
149
ENTREVISTA A LA DIRECCIÓN FINANCIERA
CP3 1/5
¿Nivel de instrucción?
Ing. en CPA.
¿Tiempo de servicio en la institución?
Cuatro años, 5 meses
¿Ha trabajado en otra institución pública?
Solo la actual –Municipio de El Triunfo
¿Existe un buen ambiente de trabajo?
Sí
¿Se brinda capacitación permanente al personal del área?
Sí
¿Se aplican evaluaciones de desempeño con el personal del área?
No
¿Trabajos de integración de puntos fuertes y débiles de la institución?
No
¿Sus colaboradores comparten ideas de solución de problemas?
Sí
150
Nombre del entrevistado: Hugo Avendaño
Cargo: Jefe de Contabilidad CP3 2/5
Día previsto: lunes 19 de Noviembre 2013
Hora solicitada: 9: 00 am
¿Nivel de instrucción?
Ing. CPA,
¿Tiempo de servicio en la institución?
12 años
¿Ha trabajado en otra institución pública?
No
¿Existe un buen ambiente de trabajo?
Sí
¿Se brinda capacitación permanente al personal del área?
No
¿Se aplican evaluaciones de desempeño con el personal del área?
No
¿Trabajos de integración de puntos fuertes y débiles de la institución?
No
¿Sus colaboradores comparten ideas de solución de problemas?
Sí
151
Nombre del entrevistado: Margarita Anchundia
Cargo: Jefa de Tesorería CP3 3/5
Día previsto: lunes 19 de noviembre 2013
Hora solicitada: 08:30 am
¿Nivel de instrucción?
Economista
¿Tiempo de servicio en la institución?
18 años
¿Ha trabajado en otra institución pública?
No
¿Existe un buen ambiente de trabajo?
Sí
¿Se brinda capacitación permanente al personal del área?
No
¿Se aplican evaluaciones de desempeño con el personal del área?
Sí
¿Trabajos de integración de puntos fuertes y débiles de la institución?
No
¿Sus colaboradores comparten ideas de solución de problemas?
Sí
152
Nombre del entrevistado: Wilfrido Gonzales
Cargo: Jefe de Avalúos y Catastro CP3 4/5
Día previsto: lunes 19 de noviembre 2013
Hora solicitada: 16: 30 am
¿Nivel de instrucción?
Estudios Superiores - Arquitecto
¿Tiempo de servicio en la institución?
12 años
¿Ha trabajado en otra institución pública?
No
¿Existe un buen ambiente de trabajo?
Sí
¿Se brinda capacitación permanente al personal del área?
Si
¿Se aplican evaluaciones de desempeño con el personal del área?
No
¿Trabajos de integración de puntos fuertes y débiles de la institución?
Sí
¿Sus colaboradores comparten ideas de solución de problemas?
Sí
153
Nombre del entrevistado: Astolfo Obando
Cargo: Jefe de Bodega CP3 5/5
¿Nivel de instrucción?
Bachillerato
¿Tiempo de servicio en la institución?
4 años
¿Ha trabajado en otra institución pública?
No
¿Existe un buen ambiente de trabajo?
Sí
¿Se brinda capacitación permanente al personal del área?
No
¿Se aplican evaluaciones de desempeño con el personal del área?
No
¿Trabajos de integración de puntos fuertes y débiles de la institución?
No
¿Sus colaboradores comparten ideas de solución de problemas?
Sí
154
INFORME DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR
CP4 1/2
Dr.
David Martillo Pino
Alcalde del GAD Municipal del Cantón El Triunfo
Presente.-
Una vez realizada la visita previa a la institución y luego una entrevista a los jefes de los
distintos departamentos que conforman la Dirección Financiera, obtuvimos información
relevante que permitió tener una perspectiva amplia de la institución.
DEBILIDADES
Personal que no cuenta con un perfil profesional acorde al cargo que desempeña.
Incumplimiento en las horas laborables.
No existe planificación estratégica.
Retraso en los trámites.
No se realizan evaluaciones de desempeño a los servidores públicos.
No existe un análisis sobre los puntos fuertes y débiles de la dirección financiera.
RECOMENDACIONES
155
CP4 2/2
Se recomienda realizar una planificación estratégica y poner en práctica, de tal forma que
permita llevar a cabo los lineamientos específicos para el cumplimiento de objetivos.
156
FASE II PLANIFICACIÓN DE LA
AUDITORÍA
157
FASE II
PA/P 1/2
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Tabla Nº 69
Programa de auditoría fase II
N OBSERVACIÓN
PROCEDIMIENTO REF. RESPONSABLE FECHA
°
P/T
OBJETIVO GENERAL
1 Analizar el sistema de M. G.
control interno para
determinar los puntos
débiles y emitir
recomendaciones.
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
Obtener evidencias
suficientes, competentes y M. G.
2 relevantes mediante la
aplicación de pruebas y
procedimientos de
auditoría.
158
PA/P 2/2
PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
1 Evaluar el control interno
C.I M. G. 27-11-13
Ambiente de control
Cuestionario
Evaluación de riesgos
Cuestionario
Actividades de
control
Cuestionario
Información y
comunicación
Cuestionario
Supervisión y
monitoreo
cuestionario
Elabore la matriz de
ponderación de los
cuestionarios de control
interno y determine el
grado de confianza y
riesgo.
Realice el informe del
2 control interno de la C.I M. G. 04-12-13
segunda fase.
159
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO CI 1/20
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
AMBIENTE DE CONTROL
Tabla Nº 70
Cuestionario de control interno – ambiente de control
DIRECCIÓN FINANCIERA
DIRECCIÓN AVALÚOS Y
N° PREGUNTAS CONTABILIDAD TESORERÍA BODEGA OBSERVACIONES
FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
1 ¿Tiene la entidad un código de ética? 1 1 1 1 1 No conocen el contenido del código de ética.
2 ¿Existen disposiciones disciplinarias en la entidad? 1 1 1 1 1 Si por orden del Alcalde.
¿La institución cuenta con un sistema de planificación Si en especial en lo que corresponde al
3 anual? 1 1 1 1 1 presupuesto.
¿Se establecen indicadores de gestión que permitan No tienen establecidos indicadores de gestión
evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la para la evaluación de sus objetivos o eficiencia
4 eficiencia de la gestión? 1 1 1 1 1 de la gestión.
5 ¿Es adecuada la carga de trabajo, en los jefes de área? 1 1 1 1 1
¿Los coordinadores revisan si se está cumpliendo con las
6 funciones designadas a los jefes de cada unidad? 1 1 1 1 1
7 ¿Conoce usted las funciones a desarrollar en su cargo? 1 1 1 1 1
¿Se encuentra usted realizando las tareas para las que fue
8 contratado? 1 1 1 1 1
¿Ha asistido a capacitaciones que le permitan actualizar
sus conocimientos y desarrollar de forma eficiente sus No asisten a capacitaciones el único que asiste
9 funciones? 1 1 1 1 1 es el jefe de contabilidad.
10 ¿Sus habilidades son valoradas en la organización? 1 1 1 1 1 No se realizan evaluaciones de desempeño.
TOTAL 4 6 6 4 3 7 9 1 7 3 50
𝐶𝑇 29
CP = 𝐶𝑃 = 5𝑂 = 0,58
RESPUESTAS CONFIANZA = 58% RIESGO = 42%
SI 29
NO 21
Elaborado por: M.G. Fecha: 04-11-13
TOTAL 50
Revisado por: J.B. Fecha: 20-11-13
160
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CI 2/20
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
EVALUACIÓN DE RIESGO
Tabla Nº 71
Cuestionario de control interno- evaluación de riesgo
DIRECCIÓN FINANCIERA
N° PREGUNTAS DIRECCIÓN AVALÚOS Y
CONTABILIDAD TESORERÍA BODEGA OBSERVACIONES
FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
¿Los objetivos de la institución son claros y conducen al
1 establecimiento de metas? 1 1 1 1 1
¿La administración evalúa el cumplimiento de los objetivos 1 No se evalúa el cumplimiento de los
2 institucionales? 1 1 1 1 objetivos.
¿La institución cumple con leyes y regulaciones establecidas en 1
3 el país para las entidades del sector público? 1 1 1 1 1
¿Se identifican los riesgos en las diferentes unidades 1
administrativas y se discuten con el Coordinador
4 Administrativa? 1 1 1 1
1 No se analizan los riesgos ni se
5 ¿Se analizan los riesgos y se toman acciones para mitigarlos? 1 1 1 1 toman acciones para mitigarlos.
1
¿Existen controles que aseguren que las acciones de la
6 Coordinación Administrativa se llevan a cabo correctamente? 1 1 1 1
¿El personal está en la capacidad de reaccionar frente a los 1
7 riesgos? 1 1 1 1
TOTAL 1 6 2 5 1 6 6 1 5 2 35
𝑪𝑻 15
RESPUESTAS 𝐂𝐏 = = = 0,43
𝑪𝑷 35
SI 15 CONFIANZA = 43% RIESGO = 57% Elaborado por: M.G. Fecha: 04-11-13
NO 20
TOTAL 35 Revisado por: J.B. Fecha: 20-11-13
161
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO CI 3/20
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
ACTIVIDAD DE CONTROL
Tabla Nº 72
Cuestionario de control interno – Actividades de control
DIRECCIÓN FINANCIERA
N° PREGUNTAS DIRECCIÓN AVALUOS Y
CONTABILIDAD TESORERIA BODEGA OBSERVACIONES
FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
¿La dirección financiera cuenta con un plan Incumplimiento de la
1 presupuestario? 1 1 1 1 1 programación presupuestaria
¿Cada área opera, coordinada e interrelaciona con las
2 otras áreas del departamento? 1 1 1 1 1
¿La documentación sobre transacciones y hechos La documentación en procesos
3 significativos es exacta y completa? 1 1 1 1 1 administrativos no es completa.
¿Para los diversos actos y transacciones del departamento Si pero no siempre se cuenta
4 se tiene primero la autorización del Alcalde? 1 1 1 1 1 con la autorización del Alcalde.
¿Cuenta con indicadores de desempeño para supervisar y No aplican indicadores de
5 evaluar la gestión administrativa y financiera? 1 1 1 1 1 gestión.
TOTAL 3 2 3 2 3 2 4 1 4 1 25
𝑪𝑻 17
𝐂𝐏 = = = 0,68
RESPUESTAS 𝑪𝑷 25
SI 17
NO 8 CONFIANZA = 68% RIESGO = 32%
TOTAL 25
162
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO CI 4/20
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Tabla Nº 73
Cuestionario de control interno- Información y Comunicación
DIRECCIÓN FINANCIERA
N° PREGUNTAS DIRECCIÓN AVALÚOS Y
CONTABILIDAD TESORERÍA BODEGA OBSERVACIÓNES
FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
¿La información que recibe la dirección Por la falta de planificación de las
1 financiera por parte de la máxima autoridad es 1 1 1 1 autoridades no se comunica los
1
socializada a todo el personal? colaboradores.
𝑪𝑻 2
𝐂𝐏 = 𝑪𝑷 = 15 = 0,13
RESPUESTAS
SI 2
NO 13 CONFIANZA = 13% RIESGO = 87%
TOTAL 15
163
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO CI 5/20
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Tabla Nº 74
Cuestionario de control interno- Supervisión y Monitoreo
DIRECCIÓN FINANCIERA
N° PREGUNTAS DIRECCIÓN AVALUOS Y
CONTABILIDAD TESORERIA BODEGA OBSERVACIONES
FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
𝑪𝑻 14
𝐂𝐏 = = = 0,70
RESPUESTAS 𝑪𝑷 20
SI 14
NO 6 CONFIANZA = 70% RIESGO = 30%
TOTAL 20
164
CI 6/6
Tabla Nº 75
Matriz de ponderación del cuestionario de control interno
DIRECCIÓN
N° PREGUNTA PONDERACIÓN FINANCIERA
CALIFICACIÓN
Ambiente de Control
1 ¿Tiene la entidad un código de ética? 10 5
2 ¿Existen disposiciones disciplinarias en la entidad? 10 8
3 ¿La institución cuenta con un sistema de planificación anual? 10 8
¿Se establecen indicadores de gestión que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la
4 gestión? 10 5
5 ¿Es adecuada la carga de trabajo, en los jefes de área? 10 8
¿Los coordinadores revisan si se está cumpliendo con las
6 funciones designadas a los jefes de cada unidad? 10 6
7 ¿Conoce usted las funciones a desarrollar en su cargo? 10 9
¿Se encuentra usted realizando las tareas para las que fue
8 contratado? 10 10
¿Ha asistido a capacitaciones que le permitan actualizar sus
9 conocimientos y desarrollar de forma eficiente sus funciones? 10 2
10 ¿Sus habilidades son valoradas en la organización? 10 3
TOTAL DE CONFIANZA DEL AMBIENTE DE
CONTROL 100 64
EVALUACIÓN DE RIESGO
¿Los objetivos de la institución son claros y conducen al
11 establecimiento de metas? 10 7
¿La administración evalúa el cumplimiento de los objetivos
12 institucionales? 10 3
¿La institución cumple con leyes y regulaciones establecidas en
13 el país para las entidades del sector público? 10 8
¿Se identifican los riesgos en las diferentes unidades
administrativas y se discuten con la Coordinadora
14 Administrativa? 10 6
15 ¿Se analizan los riesgos y se toman acciones para mitigarlos? 10 5
¿Existen controles que aseguren que las acciones de la
16 Coordinación Administrativa se llevan a cabo correctamente? 10 2
¿El personal está en la capacidad de reaccionar frente a los
17 riesgos? 10 5
TOTAL DE CONFIANZA EVALUACIÓN DE RIESGO 70 36
165
CI 7/6
ACTIVIDAD DE CONTROL
18 La dirección financiera cuenta con un plan presupuestario. 10 9
¿Cada área opera, coordinada e interrelaciona con las otras
19 áreas del departamento? 10 10
¿La documentación sobre transacciones y hechos significativos
20 es exacta y completa? 10 10
¿Para los diversos actos y transacciones del departamento se
21 tiene primero la autorización del Alcalde? 10 9
¿Cuenta con indicadores de desempeño para supervisar y
22 evaluar la gestión administrativa y financiera? 10 3
TOTAL DE CONFIANZA ACTIVIDAD DE CONTROL 50 41
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
¿La información que recibe la dirección financiera por parte de
23 la máxima autoridad es socializada a todo el personal? 10 3
¿Existen métodos efectivos para la comunicación de la
24 información? 10 2
25 ¿Existe fluidez en la comunicación con sus superiores? 10 2
TOTAL DE CONFIANZA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN 30 7
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
¿Se supervisa al personal en las actividades regulares que
26 desempeña? 10 7
¿Se realiza verificaciones de registros con la existencia física de
27 los recursos? 10 7
¿Se comunica las deficiencias encontradas en el departamento a
28 los superiores inmediatos? 10 9
¿Se realizan autoevaluaciones de control interno en las
29 funciones que desempeñan? 10 10
TOTAL DE CONFIANZA SUPERVISIÓN Y
MONITOREO 50 33
TOTALES 300 181
166
DETERMINACIÓN DE RIESGO CI 8/6
𝐶𝐴𝐿𝐼𝐹𝐼𝐶𝐴𝐶𝐼Ó𝑁 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝑪𝑶𝑵𝑭𝑰𝑨𝑵𝒁𝑨 𝑷𝑶𝑵𝑫𝑬𝑹𝑨𝑫𝑨 𝑫𝑭 = ∗ 100
𝑃𝑂𝑁𝐷𝐸𝑅𝐴𝐶𝐼Ó𝑁
181
𝑪𝑶𝑵𝑭𝑰𝑨𝑵𝒁𝑨 𝑷𝑶𝑵𝑫𝑬𝑹𝑨𝑫𝑨 𝑫𝑭 = ∗ 100
300
Tabla Nº 76
Riesgo y confianza de la Dirección Financiera
TABLA DE RIESGO Y CONFIANZA DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA
RIESGO CONFIANZA
RANGO RIESGO CONFIANZA
15% - 50% ALTO BAJA
51% - 75% MEDIO MODERADA
76% - 95% BAJO ALTA
CONFIANZA= MODERADA RIESGO= MEDIO
Fuente: Contraloría General del Estado
167
INFORME DE LA FASE II DE CONTROL INTERNO
P1 1/4
Dr.
David Martillo Pino
Alcalde del GAD del Cantón El Triunfo
Presente.-
De nuestra consideración:
En atención oficio emitido el 14 de Mayo del 2013, en el cual se solicita la apertura para
realización de una Auditoría a la Dirección Financiera del GAD El Triunfo, Cantón El
Triunfo provincia del Guayas, ejercicio fiscal 2012.
DEBILIDADES
168
RECOMENDACIONES
P1 2/4
DEBILIDADES
169
P1 3/4
El personal no cuenta con el perfil y especialización adecuado para hacer frente a los
riesgos del cargo.
RECOMENDACIONES
DEBILIDADES
RECOMENDACIONES
170
P1 4/4
DEBILIDADES
RECOMENDACIONES
171
FASE III: EJECUCIÓN DE LA
AUDITORÍA
172
FASE III
PA/E 1/1
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Tabla Nº 77
Programa de auditoría fase III
N RESPONSABL OBSERVACIÓN
PROCEDIMIENTO REF. FECHA
° E
P/T
OBJETIVO GENERAL
1 Obtener evidencia
suficiente, competente y
relevante, mediante la
aplicación de pruebas y M. G.
procedimientos de
auditoría.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1 Desarrollo de hallazgos que
sustenten las conclusiones y
recomendaciones. M. G.
PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS
1 Realizar la evaluación de la C.I M. G. 05-12-13
administración de la
dirección financiera.
Análisis de las
funciones basadas en el
orgánico funcional.
Aplicar indicadores de
gestión.
173
EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA DEL GAD EL TRIUNFO
E1 1/8
Tabla Nº 78
Evaluación administrativa de la Dirección Financiera – Director Financiero
ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA
NOMBRE CARGO FUNCIONES QUE REALIZA FUNCIONES ESTABLECIDAS SEGÚN EL ORGÁNICO CUMPL
FUNCIONAL DE LA INSTITUCIÓN E
SI NO
FAUSTO DIRECTOR Revisa que la documentación este completa y de acuerdo Administrar, planificar, coordinar y controlar las actividades X
ANIBAL FINANCIERO a la Ley. financieras de la Municipalidad.
FREIRE Dirigir y ejecutar la Administración Tributaria Municipal, de X
BURGOS conformidad con la Ley de Régimen Municipal, las leyes tributarias
específicas, las ordenanzas, y demás normas y procedimientos
legales y técnicos vigentes sobre la materia;
El informe de caja chica que envían de secretaria es Controlar la correcta administración de fondos rotativos y cajas X
controlado y verificado con los respectivos documentos chicas y autorizar su reposición y liquidación;
de respaldo para su reposición.
Los estados financieros son elaborados en el tiempo Asegurar que los correspondientes estados y anexos financieros se X
establecido. elaboraren y presenten oportunamente a los organismos públicos
que por Ley corresponda;
174
E1 2/8
Para poder realizar cualquier actividad siempre se lo Someter a consideración del Alcalde y del Concejo los planes y X
realiza mediante la aprobación del Alcalde. programas de las actividades financieras para su aprobación;
Las sanciones se aplican a aquellos contribuyentes que no Solicitar al Alcalde las sanciones y multas a que haya lugar por X
hagan sus declaraciones en el tiempo establecido. incumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de los
contribuyentes;
Para dar paso a cualquier tipo de documentación el Verificar la legitimidad de las órdenes de pago, las peticiones de X
Director Financiero hace la respectiva revisión de la fondos y el pago de los créditos que se requieran a la Municipalidad.
documentación.
Vigilar la ejecución contable del presupuesto y observar todo acto, X
contrato o registro contable que no se encuentre conforme a las
normas legales y a la técnica contable.
Toda documentación que no esté completa y correcta el Objetar las órdenes de pago que encontrare ilegales o contrarias a X
Financiero no da paso a la documentación. las disposiciones reglamentarias o presupuestarias. Analizar los
partes diarios de caja y enmendarlos si estuvieren equivocados y
controlar la buena marcha de la Tesorería.
175
Tabla Nº 79
E1 3/8
Evaluación administrativa de la Dirección Financiera – Jefe de Contabilidad
ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
NOMBRE CARGO FUNCIONES QUE REALIZA FUNCIONES ESTABLECIDAS SEGÚN EL ORGÁNICO CUMPLE
FUNCIONAL DE LA INSTITUCIÓN SI N
O
HUGO JEFE DE Todo programa y actividad Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades X
AVENDAÑO CONTABILIDAD contable es debidamente contables;
controlada.
Brinda aclaratorias, explicaciones, Asesorar a los diversos niveles sobre aspectos contables; X
sobre aspectos contables.
Los sistemas se encuentran Implantar y mantener actualizado el Sistema de Contabilidad, descrito X
actualizados permanentemente. en el Manual Específico y las demás normas relacionadas con esta
materia, cuidando que exista una adecuada separación de funciones;
Las transacciones son debidamente Interpretar y contabilizar las diversas transacciones, utilizando los X
interpretadas y contabilizadas registros contemplados en el Manual de Contabilidad Gubernamental;
acorde lo exige la Ley.
Realiza un registro contable y un Efectuar los registros contables y ejecutar el control previo al registro X
control a las obligaciones de pago. de la obligación del pago, a fin de determinar la propiedad, legalidad,
veracidad, y conformidad de las operaciones y de la documentación
de soporte;
Elaboración de los estados Elaborar los estados financieros, sus anexos y notas aclaratorias, y X
financieros y someterlos a someterlos a conocimiento y aprobación del Director Financiero y del
aprobación del Director Financiero Alcalde para su envío a los organismos que por ley corresponda,
y del Alcalde. dentro de los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes;
176
E1 4/8
Se revisa las cuentas bancarias y se Llevar el registro del movimiento de las cuentas bancarias; X
lleva un registro del mismo.
Conciliar mensualmente los estados contables de los mayores
generales con los mayores auxiliares;
Conciliar periódicamente los registros que sobre los suministros,
materiales y repuestos, mantiene el subsistema de administración y
control de inventarios;
Planificar, dirigir y ejecutar actividades relacionadas con la X
administración y control de los activos fijos y bienes municipales;
Se mantienen actualizados los Mantener actualizado el registro de los activos fijos institucionales y X
registros de los activos fijos de la de los bienes de propiedad municipal, destinados al uso público;
Municipalidad.
Recopilar toda la información relativa a los ingresos y egresos
generados en la Dirección Financiera;
9
% 𝐷𝐸𝐿 𝐶𝑈𝑀𝑃𝐿𝐼𝑀𝐼𝐸𝑁𝑇𝑂 𝐷𝐸 𝐹𝑈𝑁𝐶𝐼𝑂𝑁𝐸𝑆 = ∗ 100 = 82%
11 Elaborado por: M.G. Fecha: 01-01-14
Revisado por: J.B. Fecha: 20-01-14
177
Tabla Nº 80 E1 5/8
Evaluación administrativa de la Dirección Financiera – Tesorería
ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
FUNCIONES ESTABLECIDAS SEGÚN CUMPLE
NOMBRE CARGO FUNCIONES QUE REALIZA EL ORGÁNICO FUNCIONAL DE LA
INSTITUCIÓN SI NO
MARGARITA JEFE DE Recauda los fondos que le corresponda a la Recaudar los fondos que le corresponden a la
ACHUNDIA TESORERÍA Municipalidad, conforme a la Ley. Municipalidad así como aquellos que
pertenecen a terceros, y recibir el pago de
X
cualquier crédito, sea éste total o parcial,
tributarios o de cualquier otro origen conforme
a la ley;
Los partes diarios son entregados diariamente. Presentar el parte diario de recaudación al
Departamento de Contabilidad, adjuntando los
X
respectivos documentos de respaldo y las notas
de depósito para su registro;
Custodiar los valores recaudados pendientes de
depósito y de otros conceptos, tales como:
Los valores que han sido recaudados y que no han sido especies valoradas, títulos de crédito y demás
X
depositados son custodiados. documentos que amparan los ingresos
municipales, verificando su contenido, cómputo
y legalidad;
Depositar diariamente los fondos municipales
en el Banco depositario; X
Efectuar los pagos de conformidad con las
Los pagos son realizados siempre y cuando tengan las órdenes que recibiere de la autoridad X
órdenes de las autoridades competentes. competente;
Las garantías son entregadas una vez terminado el Devolver las garantías una vez cumplidas las
contrato. condiciones contractuales; X
Participar en la baja de títulos de crédito,
especies valoradas y otros valores que se
encuentren bajo su custodia, de conformidad a X
las disposiciones legales y efectuar las entrega-
recepciones respectivas;
178
E1 6/8
9
% 𝐷𝐸𝐿 𝐶𝑈𝑀𝑃𝐿𝐼𝑀𝐼𝐸𝑁𝑇𝑂 𝐷𝐸 𝐹𝑈𝑁𝐶𝐼𝑂𝑁𝐸𝑆 = ∗ 100 = 82%
11
179
Tabla Nº 81
E1 7/8
5
% 𝐷𝐸𝐿 𝐶𝑈𝑀𝑃𝐿𝐼𝑀𝐼𝐸𝑁𝑇𝑂 𝐷𝐸 𝐹𝑈𝑁𝐶𝐼𝑂𝑁𝐸𝑆 = ∗ 100 = 56%
9
Elaborado por: M.G. Fecha: 01-01-14
Revisado por: J.B. Fecha: 20-01-14
180
Tabla Nº 82
E1 8/8
Evaluación administrativa de la Dirección Financiera – Jefe de Avalúos y Catastros
ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE AVALÚOS Y CATASTROS
FUNCIONES ESTABLECIDAS SEGÚN EL ORGÁNICO CUMPLE
NOMBRE CARGO FUNCIONES QUE REALIZA
FUNCIONAL DE LA INSTITUCIÓN SI NO
WILFRIDO JEFE DE AVALÚOS Cuentan con el sistema Mantenimiento y actualización del sistema catastral predial urbano y
GONZALES Y CATASTROS X
actualizado oportunamente. rural;
Los predios son valorados de Establecer el valor de la propiedad de predios urbanos y rurales, de
acuerdo a lo exigido por el acuerdo a lo que establece la Ley Orgánica de Régimen Municipal X
Gobierno. vigente, inclusive para expropiaciones;
Actualización y mantenimiento de la cartografía catastral de los predios
urbanos y rurales; X
Certificados de predios urbanos y Conferir certificaciones de predios urbanos y rurales en lo que respecta
rurales. a: certificados de avalúos, valor de la propiedad, predio catastrado,
X
registro catastral, propiedad horizontal, no tener propiedad catastrada,
etc.
Mantener y actualizar la interconexión informática con el registro de la
propiedad; X
Realizar levantamientos topográficos con finalidad catastral, tanto en
área urbana como rural; X
Se realiza inspecciones a los
Realizar inspecciones con fines catastrales solicitadas por el
predios que han sido solicitados X
contribuyente y por las diferentes direcciones del GAD;
por parte de los contribuyentes.
Se atienden y se resuelven los
problemas de los contribuyentes Atender reclamos sobre el valor de la propiedad a solicitud de los
X
que han sido solicitados mediante contribuyentes;
una solicitud.
Se cumple con las funciones
establecidas. Las demás que le asignare el Alcalde. X
COMENTARIO: El Arq. Wilfrido Gonzales se encuentra realizando con 6 de las 9 funciones asignadas, es decir cumple apenas el 67% de las funciones que
se encuentran a su cargo, lo que denota que no realiza un trabajo con calidad.
181
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E2 1/3
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA DE MATERIALES
Al 31 de diciembre del 2012
Tabla Nº 83
Flujograma del proceso de compras de materiales
MECANICA. DIRECCIÓN DEP. DE OBRAS DEP. DE FECHA DE
N° ACTIVIDADES ALCALDÍA TESORERIA OBSERVACIONES
MUNICIP. FINANCIERA BODEGA PÚBLICAS CONTABILIDAD RECECCIÓN
El protocolo de
Inicio la
documentación
1 Meno de requerimiento. 09/10/13
se realizó
después de la
compra
Memo del Director de
OO.PP.MM para el
2 Alcalde.
09/10/13
Recepción de la factura
5 y demás documentos 09/10/13
del proveedor.
Toda la documentación
se envía para un control
6 de ingreso de
materiales. 09/10/13
182
E2 2/3
Memo de Alcaldía
8 solicitando informe final.
09/10/13
Elaboración del informe
9 final y la requisición de la
compra. 09/10/13
10 Memo solicitando partida
presupuestaria. 09/10/13
11
Recepción de memos y
toda la documentación. 12 /12/13
Financiero coloca la
partida presupuestaria.
12
La documentación anexada
con la partida
13 presupuestaria, para la
elaboración de la orden de
pago.
14 Pasa toda la
documentación incluida
la orden de pago. 27/12/13
Financiero da la
autorización para la
15 elaboración del
comprobante de pago. 16/01/14
Realización del
comprobante de pago.
16
16/01/14
183
E2 3/3
Fin
Elaborado por: La Autora
184
Tabla Nº 84
E3 1/2
Evaluación de los Indicadores de Gestión
INDICADOR FÓRMULA DESCRIPCIÓN
Eficiencia del personal = Total horas hombre utilizadas/ El indicador de eficiencia laboral es del 75% de
Total de horas hombres cumplimiento de las horas laborables de los servidores
EP=30/40 públicos del GAD. Según lo establecido en el Reglamento
EP= 0.75 x 100 Interno de Trabajo, un empleado debe cumplir el 100% de
EP= 75% sus funciones, lo que permite concluir que el 25% faltante
se debe a las falencias del sistema de control interno del
departamento recursos humanos en cuanto al
cumplimiento de horarios.
Eficacia de los objetivos
Municipales = Total de objetivos cumplidos/ Este indicador permite ver el nivel de objetivos
objetivos planteados corporativos alcanzados, que para nuestro caso es de 0, lo
. que demuestra que no existe cumplimiento de objetivos y
OC=0/5 metas institucionales, dato que permite identificar una
OC=0 deficiente administración pública, carente de controles
que permitan brindar un servicio eficiente.
Economía = Total de valor en capacitaciones El indicador permite palpar que el 26,08% es el porcentaje
% Valor Capacitado. departamento dirección financiera / asignado presupuestariamente a la Dirección Financiera,
185
E3 2/2
186
HOJA DE
HALLAZGOS
187
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 1/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
Condición
La Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón El Triunfo
no conoce la existencia del Código de Ética.
Criterio
Las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N° 200- 01 Integridad y
valores éticos.
“La máxima autoridad de cada entidad emitirá formalmente las normas propias del código de ética,
para contribuir al buen uso de los recursos públicos y al combate a la corrupción”
Causa
Le ponen mayor importancia, a otros temas dentro de la Municipalidad y las autoridades y jefes
departamentales no le prestan interés en dar a conocer a sus funcionarios el Código de Ética.
Efecto
Los funcionarios de la Dirección Financiera al no conocer y no trabajar con un Código de Ética,
no llevan a cabo sus funciones con responsabilidad, principios éticos, orden, disciplina y
profesionalismo, lo que ha provocado atrasos en los trámites financieros y administrativos y demás
servicios que ofrece la Municipalidad.
188
CONCLUSIÓN
E4 2/20
La Dirección Financiera no conoce el Código de Ética donde se determina y fomenta los principios
y valores Éticos y morales, porque no ha sido difundido a ningún funcionario público, debido a una
falta de compromiso institucional.
RECOMENDACIÓN
Al Alcalde y a la Jefa de Recursos Humanos emitir formalmente las normas propias del código de
ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y establecer los principios y valores éticos
como parte de la cultura organizacional, y su compromiso con la institución.
189
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 3/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
Condición
En la Dirección Financiera no se aplican indicadores de gestión que les permita evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y eficiencia de la gestión.
Criterio
La entidad deberá basarse en la Normas de Control Interno para las entidades, organismos del
sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N°
200- 02 Administración Estratégica.
“Las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, implantarán, pondrán en funcionamiento y actualizarán el sistema de
planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el
cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional”
Causa
El desconocimiento sobre la importancia de dichos indicadores, ha provocado que la Dirección
financiera no considere la aplicación para la medición de la gestión administrativa y operativa.
Efecto
Se desconoce el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional.
190
CONCLUSIÓN
E4 4/20
Que el Director Financiero y los jefes de departamentos no aplican indicadores de gestión para
medir y evaluar el desempeño de los funcionarios.
RECOMENDACIÓN
Al Director Financiero que aplique indicadores de gestión que permita evaluar el desempeño de
los funcionarios bajo su cargo, con el propósito de mejorar como departamento a nivel institucional.
191
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 5/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
Condición
El área de Coordinación no revisa si se están cumpliendo con las funciones designadas a los jefes
departamentales.
Criterio
La entidad deberá basarse en la Normas de Control Interno para las entidades, organismos del
sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N°
401- 03 Supervisión.
Causa
Falta de control por desconocimiento de la norma de supervisión para la comprobación y
cumplimiento de las funciones que han sido asignadas para los funcionarios.
Efecto
La falta de supervisión ha impedido comprobar la calidad de los servicios y verificar si se
desarrollaron de manera correcta y oportuna en los tiempos establecidos.
Elaborado por: M.G. Fecha: 17-02-14
Revisado por: J.B. Fecha: 03-03-14
192
Conclusión
E4 6/20
Recomendación
193
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 7/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
Criterio
La entidad deberá basarse en la Normas de Control Interno para las entidades, organismos del
sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N°
407- 06 Capacitación y Entrenamiento Continuo.
Causa
No hay interés en que los funcionarios de la Dirección Financiera se capaciten y tengan un mejor
rendimiento en el desarrollo de sus funciones.
Efecto
La falta de capacitación del personal a provocado un bajo rendimiento en las actividades de gestión
administrativa, operativa y un retroceso en la administración pública.
194
CONCLUSIÓN
E4 8/20
El alcalde hace mayor énfasis en actividades que no están relacionas en la educación de su personal,
esta falta de interés en que se capaciten y tengan un mejor conocimiento, se traduce en un bajo
rendimiento y por ende un mal servicio a la colectividad.
RECOMENDACIÓN
195
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 9/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
H5. Deficiencia en la Coordinación de acciones organizacionales
Condición
No hay interés en establecer medidas apropiadas que aseguren el adecuado funcionamiento del
Control Interno.
Criterio
Las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N° 200–07 Coordinación de
acciones organizacionales.
“La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos, establecerá las medidas
propicias, a fin de que cada una de las servidoras y servidores acepte la responsabilidad que les
compete para el adecuado funcionamiento del control interno”
Causa
Por falta de compromiso institucional, no optan por establecer medidas de control para el apropiado
funcionamiento del sistema de control interno, a fin de mejorar el desempeño de sus servidoras y
servidores públicos.
Efecto
La falta de coordinación en las acciones organizacionales ha provocado que no se cumpla a
cabalidad con las actividades de cada una de las áreas institucionales, provocando molestias en la
ciudadanía.
196
CONCLUSIÓN
E4 10/20
Existe poco interés en establecer medidas de control que apoyen al mejoramiento continuo del
control interno, y ayuden a desarrollar acciones de manera coordinada y coherente, para el logro
de los objetivos.
RECOMENDACIÓN
Al Alcalde y al Jefe Financiero establecer medidas apropiadas para el mejoramiento continuo del
control interno, de tal manera que las servidoras y servidores públicos puedan desarrollar sus
acciones de manera coordinada y coherente, mediante la implantación efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los objetivos.
197
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 11/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
H6. La administración no evalúa el cumplimiento de objetivos institucionales
Condición
Los responsables del control interno, no verifican el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Criterio
La Entidad debe basarse en la Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector
público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N° 400
Actividades de control.
“La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del control interno
de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y procedimientos para manejar los riesgos
en la consecución de los objetivos institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los
controles de acceso a los sistemas de información”
Causa
No se establecen políticas y procedimientos para evaluar el cumplimiento de los objetivos, por falta
de compromiso institucional.
Efecto
La falta de evaluación al cumplimiento de los objetivos ha provocado que la institución no alcance
una imagen corporativa positiva ante la sociedad.
198
CONCLUSIÓN
E4 12/20
La máxima autoridad de la entidad y los responsables del control interno no establecen políticas y
procedimientos de control para verificar la consecución de los objetivos institucionales.
RECOMENDACIÓN
199
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 13/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
H7. Falta de identificación de riesgos
Condición
No se analiza los riesgos que presenta la Dirección Financiera.
Criterio
Las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N° 300–01 Identificación de
Riesgos.
“Los directivos de la entidad identificarán los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes
para afrontar exitosamente tales riesgos”
Causa
No se prevé la ocurrencia de riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales
debido a factores internos o externos.
Efecto
Por la falta de identificación de riesgos en el GAD del Cantón el Triunfo provocó que no cuente
con un proceso de evaluación de predios, lo que incidió en la sobre valuación de los costos.
200
CONCLUSIÓN
E4 14/18
Los directivos de la entidad no identifican los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos
institucionales debido a factores internos o externos, así como emprender las medidas pertinentes
para identificar exitosamente tales riesgos.
RECOMENDACIÓN
Al Alcalde y Jefe Financiero, disponer la identificación inmediata de los riesgos que caracterizan
a la actividad municipal y muy particularmente al departamento financiero, de tal forma que se
pueda elaborar un mapa de riesgos con los factores internos y externos y con la especificación de
los puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la identificación de objetivos
generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.
201
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 15/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
Condición
Los directivos de la entidad no disponen de un plan de mitigación de riesgos en donde se desarrolle
y documente estrategias para el logro de objetivos.
Criterio
Las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N° 300–02 Plan de mitigación
de Riesgos.
“Los directivos de las entidades del sector público y las personas jurídicas de derecho privado que
dispongan de recursos públicos, realizarán el plan de mitigación de riesgos desarrollando y
documentando una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar los riesgos
que puedan impactar en la entidad impidiendo el logro de sus objetivos”
Causa
Falta de compromiso institucional por parte de los directivos de la entidad que no consideran la
importancia de disponer de un plan de mitigación de riesgos.
Efecto
Al no contar con un plan para mitigar los riesgos, ha provocado que la institución presente
dificultades en el área financiera y muy particularmente en el aspecto presupuestario, el mismo que
se ha retrasado en los pagos a los proveedores y empleados. Elaborado por: M.G. Fecha: 17-02-14
Revisado por: J.B. Fecha: 03-03-14
202
CONCLUSIÓN
E4 16/20
Los directivos de la entidad no elaboran un plan de mitigación de riesgos, que permita enfrentar
las posibles consecuencias de la ocurrencia de riesgos de todo tipo.
RECOMENDACIÓN
Al Alcalde y al Director Financiero, realizar un plan para mitigar los riesgos económicos,
tecnológicos, y de cualquier otra índole, desarrollando y documentando estrategias claras,
organizadas e interactivas para identificar y valorar los riesgos que puedan impedir el logro de los
objetivos institucionales.
203
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 17/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
H9. No aplican indicadores de desempeño
Condición
No se establece como política institucional la evaluación de desempeño al personal,
desconociéndose el rendimiento de los servidores públicos en el cumplimiento de las funciones
asignadas.
Criterio
Las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N° 407-04 Evaluación de
desempeño.
Causa
Existe mayor interés en otros asuntos dentro de la Municipalidad, antes que conocer el rendimiento
y la productividad de sus servidores públicos.
Efecto
Al no aplicar la evaluación de desempeño al personal ocasionó que los empleados del área de
catastros sobre valuaron los predios ocasionando molestias en los ciudadanos.
204
CONCLUSIÓN
E4 18/20
RECOMENDACIÓN
205
Gobierno Municipal del Cantón El Triunfo
E4 19/20
HOJA DE HALLAZGO
Control Interno Método COSO
Al 31 de diciembre del 2012
Condición
El Director Financiero no comunica con claridad y efectividad a todo el personal del área sobre
asuntos o información que recibe de parte del Alcalde.
Criterio
Debe cumplir con la Norma de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de los recursos públicos N°500 Información
y Comunicación.
“La máxima autoridad y los directivos de la entidad, deben identificar, capturar y comunicar
información pertinente y con la oportunidad que facilite a las servidoras y servidores cumplir sus
responsabilidades”
Causa
Los sistemas de información y comunicación establecidos, no son cumplidos a cabalidad lo que
incide en que las autoridades o jefes de área tomen decisiones sin previa planificación.
Efecto
Por falta de un efectivo sistema de comunicación no se transmitió la información pertinente a las
servidoras y servidores implicados, debido a decisiones tomadas a última hora, lo que impidió a
los colaboradores cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente y eficaz.
206
CONCLUSIÓN
E4 20/20
El Director Financiero no comunica con claridad, efectividad y oportunidad a todo el personal del
área sobre asuntos o información que recibe por parte del Alcalde, por lo que los sistemas de
información y comunicación establecidos, no son cumplidos a cabalidad debido a decisiones
tomadas a última hora, impidiendo a los colaboradores cumplir con sus responsabilidades de
manera eficiente y eficaz.
RECOMENDACIÓN
El Sr. Alcalde y Jefe Financiero implementar un sistema de información o mejorar los canales de
comunicación, que permitan, que todos los servidores cumplan con sus responsabilidades en el
tiempo establecido y de manera eficiente y eficaz.
207
FASE IV: COMUNICACIÓN DE
RESULTADOS
208
FASE IV
PA/CR 1/1
PROGRAMA DE AUDITORÍA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Tabla Nº 85
Programa fase IV
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T RESPONSABLE FECHA
1 Informe final de auditoría de
gestión de la Dirección Financiera C.I M. G. 17-04-14
del GAD El Triunfo.
209
DIRECCIÓN FINANCIERA DEL “GOBIERNO
AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO
MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
PROVINCIA DEL GUAYAS”
210
INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA DIRECCIÓN FINANCIERA
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DEL CANTÓN EL TRIUNFO
Dr.
José David Martillo Pino
Alcalde del GAD Municipal del Cantón El Triunfo
El Triunfo, Provincia del Guayas
De mi consideración:
El examen se efectuó de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Estas normas
requiere que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la
información y la documentación examinada, no contienen exposiciones erróneas de carácter
significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de
conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas
aplicables.
211
ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
212
COMPONENTES AUDITADOS
Los componentes evaluados fueron:
Dirección Financiera
Departamento de Contabilidad.
Departamento de Tesorería.
Departamento de bodega.
Departamento de avalúos y catastros.
INDICADORES UTILIZADOS
Indicador de eficiencia.
Indicador de eficacia.
Indicador de economía.
213
INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
ANTECEDENTES
Es el XIII cantón en creación, con fecha del 25 de agosto de 1983. Publicado en el Registro Oficial
del 22 de septiembre del mismo año, siendo presidente el Dr. Oswaldo Hurtado Larrea.
Antiguamente se lo conocía como Boca de los Sapos, según la historia contada por pobladores el
cambio de nombre se debe a que, en la campaña presidencial de 1960, el Dr. José María Velasco
Ibarra llegó a la "Boca de los Sapos" y sus entusiastas partidarios gritaban emocionados: "Los
Sapos con Velasco" o "Velasco con los Sapos", lo que no gustó de ninguna manera al candidato,
que en discurso expresó: "Cuanta sinceridad veo en vuestro rostro, sois gente buena y generosa,
como estoy seguro de que voy a llegar al poder, cuando sea Presidente este lindo pueblo ya no se
va a llamar "Boca de los Sapos", sino "El Triunfo", porque vuestro voto me van a dar el triunfo.
MISIÓN INSTITUCIONAL
Planear, implementar y sostener las acciones del desarrollo de la Ilustre Municipalidad, dinamizar
los proyectos de obras y servicios con calidad y oportunidad, que aseguren el desarrollo social y
económico de la población, con la participación directa y efectiva de los diferentes actores sociales
y dentro de un marco de transparencia y ética institucional y con el uso óptimo de los recursos
humanos altamente comprometidos, capacitados y motivados.
VISIÓN INSTITUCIONAL
214
compatibles con la demanda de la sociedad y capaz de asumir los nuevos papeles vinculados con
el desarrollo, con identidad cultural y de género, descentralizando y optimizando los recursos, que
asegure la calidad de vida de la población.
BASE LEGAL
Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las
Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos (NCI).
ESTRUCTURA ORGÁNICA
215
ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL
CONCEJO
NIVEL LEGISLATIVO ------------------COMISIONES PERMANENTES
CANTONAL
Y ESPECIALES
Departamento de contabilidad
Sección archivo
Sección informática
Departamento de tesorería
Sección de Coactiva
Sección de Rentas
Departamento de bodega
Departamento de avalúos y
catastro
Departamento de Sección Comisaria Municipal Sección Farmacia Sección de Facturación Sección Biblioteca
planificación Sección Políticas Municipales Sección de Recaudación Sección Escuelas
Sección Estadísticas
Departamento de Sección Mercado Sección de Mantenimiento Municipales
Sección Camal Sección de Consultorías Especiales
proyectos
Departamento de obras Sección Cementerio
eléctricas Sección de Parque
Departamento de
legalización de tierras
216
RESULTADOS DEL EXAMEN
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
Al Alcalde y a la Jefa de Recursos Humanos emita formalmente las normas propias del
código de ética, para contribuir al buen uso de los recursos públicos y establecer los
principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional, orientando su integridad
y compromiso hacia la institución.
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
Al Director Financiero que aplique indicadores de gestión que les permita evaluar el
desempeño de los funcionarios con el propósito de mejorar como departamento a nivel
institucional.
217
3. Inadecuada supervisión en el cumplimiento de las funciones
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
4. Falta de capacitación
CONCLUSIÓN
El alcalde hace mayor énfasis en actividades que no están relacionas a educar a su personal,
esta falta de interés en que se capaciten y tengan un mejor conocimiento, dejando a un lado
el conocimiento y habilidades del mismo.
RECOMENDACIÓN
218
5. Deficiencia en la Coordinación de acciones organizacionales
CONCLUSIÓN
Existe poco interés en establecer medidas de control que apoyen al mejoramiento continuo
del control interno, y ayuden a desarrollar sus acciones de manera coordinada y coherente,
para el logro de los objetivos.
RECOMENDACIÓN
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
219
7. Falta de identificación de riesgos
CONCLUSIÓN
Los directivos de la entidad no identifican los riesgos que puedan afectar el logro de los
objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprender las
medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.
RECOMENDACIÓN
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
Al Alcalde y junto al Director Financiero, realizar un plan para mitigar los riesgos
económicos, tecnológicos, desarrollando y documentando estrategias claras, organizadas e
interactivas para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en la entidad
impidiendo el logro de sus objetivos.
220
9. No aplican indicadores de desempeño
CONCLUSIÓN
RECOMENDACIÓN
CONCLUSIÓN
El Director Financiero no comunica con claridad y efectividad a todo el personal del área
sobre asuntos o información que recibe por parte del Alcalde por lo que los sistemas de
información y comunicación establecidos, no son cumplidos a cabalidad debido decisiones
tomadas a última hora, impidiendo a los colaboradores cumplir con sus responsabilidades de
manera eficiente y eficaz.
RECOMENDACIÓN
El Sr. Alcalde y Jefe Financiero implemente un sistema de información o mejore los canales
de comunicación, que permitan, que todos los servidores cumplan con sus responsabilidades
en el tiempo establecido y de manera eficiente y eficaz.
221
FASE V: SEGUIMIENTO
222
SR 1/1
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN
ELTRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012
Tabla Nº 86
Programa fase V
Nº RECOMENDACIÓN OBSERVACIONES ESTADO
Al Alcalde y a la Jefa de Recursos Se ha aplicado la socialización
Humanos emita formalmente las normas del código de ética a los
propias del código de ética, para contribuir colaboradores de la institución. Aplicada
al buen uso de los recursos públicos y
establecer los principios y valores éticos
como parte de la cultura organizacional,
orientando su integridad y compromiso
1 hacia la institución.
Al Director Financiero que aplique Se ha iniciado la aplicación de los
indicadores de gestión que les permita indicadores de gestión en busca
evaluar el desempeño de los funcionarios de la evaluación del desempeño En aplicación
con el propósito de mejorar como de los funcionarios.
2 departamento a nivel institucional.
Al Alcalde y al Concejo Municipal Las políticas de supervisión serán
establecer políticas de supervisión en el de gran ayuda al momento de Por aplicar
cumplimiento de las funciones de manera realizar las evaluaciones de
constante para asegurar el cumplimiento desempeño de los colaboradores.
de los objetivos y metas propuestas de
3 manera eficiente y eficaz.
Al Alcalde y la Jefa de Recursos
El plan de capacitación a los
Humanos elaborar un plan de capacitación
colaboradores se desarrolló de Aplicado
y desarrollo profesional de los
acuerdo a lo establecido en las
funcionarios públicos, que estén
recomendaciones.
directamente relacionados con el puesto
que desempeñan, a fin de contribuir al
mejoramiento de los conocimientos y
habilidades de las servidoras y servidores,
así como al desarrollo de la entidad.
4
Al Alcalde y al Jefe Financiero establecer Medidas de control que apoyan al
medidas apropiadas para el mejoramiento mejoramiento continuo del
continuo del control interno, que las control interno, y ayuden a En Aplicación
servidoras y servidores públicos puedan desarrollar sus acciones de
desarrollar sus acciones de manera manera coordinada y coherente,
coordinada y coherente, mediante la para el logro de los objetivos.
implantación efectiva de la estrategia
organizacional para el logro de los
5 objetivos.
223
SR 1/2
224
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
225
5.2. RECOMENDACIONES
Realizar una Auditoría de Gestión una vez al año, para analizar la situación actual de
la Dirección Financiera, que permita la adecuada toma decisiones y de esta forma
alcanzar la eficiencia, eficacia en la gestión administrativa - financiera.
El Código de Ética debe ser socializado a cada uno de los servidores públicos, y
realizar talleres para fomentar más los valores éticos que se debe practicar en el
ambiente laboral.
226
BIBLIOGRAFÍA – LINCOGRAFÍA
BIBLIOGRAFÍA
AREAN, A. A. (1996). Un Enfoque Integral. En A. A. Arean, Auditoria . Mexico: Prentice
Hall.
227
LINCOGRAFÍA
228
PITCHBULL. (08 De 07 De 2013). Pitchbull. Recuperado El 16 De 01 De 1014, De
Http://Www.Pitchbull.Com/Cms/Resources/El-Analisis-Foda-Un-Metodo-Estrategico-
Para-Las-Pymes-2/
229
ANEXOS
230
Anexo 1: Oficio al Alcalde
231
Anexo 2: Entrevista aplicada a la Dirección Financiera
¿Nivel de instrucción?
232
Anexo 3: Reglamento Interno de Trabajo
Art. 20.- Horario.- Los trabajadores que laboran en todas las áreas del Gobierno Municipal,
en el edificio de la oficina principal y de los lugares donde tengan que cumplir sus funciones,
tendrán una jordana diaria de trabajo de conformidad con lo que establece el Código del
Trabajo, es decir ocho horas diarias y cuarenta semanales, con un intervalo de 1 hora para el
refrigerio, pudiendo variar en el futuro de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 28 de este
Reglamento y leyes vigentes.
233
Anexo 4: Tabulación de cuestionario de Control Interno
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
AMBIENTE DE CONTROL
N° PREGUNTAS DIRECCIÓN FINANCIERA
234
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
TOTAL 9 12 13 22 4 15 21 6 19 9 130
235
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
ACTIVIDAD DE CONTROL
DIRECCIÓN FINANCIERA
N DIRECCIÓN AVALUOS Y
PREGUNTAS CONTABILIDAD TESORERIA BODEGA OBSERVACIONES
° FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
Incumplimiento de
¿La dirección financiera cuenta con un plan
1
presupuestario?
3 0 4 1 3 0 3 1 4 0 la programación
presupuestaria
¿Cada área opera, coordinada e interrelaciona
2
con las otras áreas del departamento?
3 0 5 0 3 0 4 0 4 0
La documentación
¿La documentación sobre transacciones y hechos en procesos
3
significativos es exacta y completa?
3 0 5 0 3 0 4 0 4 0
administrativos no
es completa.
Si pero no siempre
¿Para los diversos actos y transacciones del
se cuenta con la
4 departamento se tiene primero la autorización del 3 0 5 0 3 0 4 0 3 1
autorización del
Alcalde?
Alcalde.
¿Cuenta con indicadores de desempeño para No aplican
5 supervisar y evaluar la gestión administrativa y 1 2 0 5 0 3 3 1 2 2 indicadores de
financiera? gestión.
TOTAL 13 2 19 6 12 3 18 2 17 3 95
236
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
DIRECCIÓN FINANCIERA
N DIRECCIÓN AVALÚOS Y
PREGUNTAS CONTABILIDAD TESORERÍA BODEGA OBSERVACIÓNES
° FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
TOTAL 2 7 4 10 2 6 3 9 2 10 55
237
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DEL CANTÓN EL TRIUNFO
AUDITORÍA DE GESTIÓN
DEL O1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
DIRECCIÓN FINANCIERA
N DIRECCIÓN AVALUOS Y
PREGUNTAS CONTABILIDAD TESORERIA BODEGA OBSERVACIONES
° FINANCIERA CATASTROS
SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
238
Anexo 5: Registro de horas laborales
Anexo 6: Presupuesto
239
5.1.05 Remuneraciones Temporales 49.480,00
5.1.05.06 Licencia remunerada 900,00
5.1.05.07 Honorarios 1.000,00
5.1.05.09 Horas extraordinarias y suplementarias 500,00
5.1.05.10 Servicios Personales por Contrato 46.080,00
5.1.05.12 Subrogación 500,00
5.1.05.13 Encargos 500,00
5.1.06 Aportes Patronales a la Seguridad Social 52.412,58
5.1.06.01 Aporte Patronal 30.651,87
5.1.06.02 Fondo de Reserva 21.760,71
5.1.07 Indemnizaciones 17.000,00
5.1.07.07 Compensación por Vacaciones no Gozadas por Cesación de 1.500,00
Funciones
5.1.07.09 Por Renuncia Voluntaria 14.500,00
5.1.07.99 Otras indemnizaciones laborales 1.000,00
5.3 BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO 55.301,00
5.3.02 Servicios Generales 6.800,00
5.3.02.04 Edición, Impresión, Reproducción, Publicaciones, 2.000,00
Suscripciones, Fotocopiado, Traducción, Empastado,
Enmarcación, Serigrafía, Fotografía, Carnetización, Filmación,
e Imágenes Satelitales.
5.3.02.17 Difusión e Información. 2.000,00
5.3.02.18 Publicidad y Propaganda en Medios de Comunicación Masiva 2.000,00
5.3.02.19 Publicidad y Propaganda Usando Otros Medios 800,00
5.3.03 Traslados, Instalaciones, Viáticos y Subsistencias 13.000,00
5.3.03.01 Pasajes al Interior 2.000,00
5.3.03.02 Pasajes al Exterior 4.000,00
5.3.03.03 Viáticos y Subsistencias en el Interior 2.000,00
5.3.03.04 Viáticos y Subsistencias en el Exterior 5.000,00
5.3.06 Contrataciones de Estudios, Investigaciones y Servicios 7.000,00
Técnicos Especializados
5.3.06.01 Consultoría, Asesoría e Investigación Especializada 4.000,00
5.3.06.03 Servicio de Capacitación 3.000,00
5.3.07 Gastos en Informática 8.000,00
5.3.07.01 Desarrollo, Actualización, Asistencia Técnica y Soporte de 4.000,00
Sistemas Informáticos
240
5.3.08.07 Materiales de Impresión, Fotografía, Reproducción y 500,00
Publicaciones
5.3.09 Crédito por Impuesto al Valor Agregado (IVA) 1,00
5.3.09.01 Crédito Fiscal por Compras 1,00
5.6 GASTOS FINANCIEROS 43.300,00
5.6.01 Títulos y Valores en Circulación 41.000,00
5.6.01.06 Descuentos, Comisiones y Otros Cargos en Títulos y Valores 41.000,00
5.6.02 Intereses y Otros Cargos de la deuda Pública Interna 2.300,00
5.6.02.01 Sector Público Financiero 900,00
5.6.02.05 Seguridad Social 900,00
5.6.02.06 Comisiones y Otros Cargos 500,00
5.7 OTROS GASTOS CORRIENTES 2.501,00
5.7.02 Seguros, Costos Financieros y Otros Gastos 2.501,00
5.7.02.01 Seguros 2.000,00
5.7.02.15 Indemnizaciones por Sentencias Judiciales 500,00
5.7.02.99 Otros Gastos Financieros 1,00
5.8 TRANSFERENCIAS Y DONACIONES CORRIENTES 27.043,60
5.8.01 Transferencias corrientes al Sector Público 13.521,80
5.8.01.02 A Entidades Descentralizadas y Autónomas 13.521,80
5.8.02 Donaciones Corrientes al Sector Privado Interno 13.521,80
5.8.02.04 Al Sector Privado No Financiero 13.521,80
8. GASTOS DE CAPITAL 12.000,00
8.4 BIENES DE LARGA DURACION 12.000,00
8.4.01 Bienes Muebles 12.000,00
8.4.01.03 Mobiliario 5.000,00
8.4.01.07 Equipos, Sistemas y paquetes informáticos 6.000,00
8.4.01.09 Libros y Colecciones 1.000,00
9 APLICACIÓN PARA EL FINANCIAMIENTO 35.501,00
9.7 PASIVO CIRCULANTE 25.000,00
9.7.01 Deuda Flotante 25.000,00
9.7.01.01 De Cuentas por Pagar 25.000,00
9.9 OTROS PASIVOS 10.501,00
9.9.01 Obligaciones no Reconocidas ni Pagadas de Ejercicios 10.501,00
Anteriores
9.9.01.01 Obligaciones de Ejercicios Anteriores por Gastos de Personal 10.000,00
9.9.01.02 Obligaciones de Ejercicios Anteriores por Gastos de Bienes y 500,00
Servicios
9.9.01.03 Obligaciones de Ejercicios Anteriores por Otros Gastos 1,00
TOTAL DEL PROGRAMA 543.548,40
241
Anexo 7: Código de Ética
CAPÍTULO I
OBJETIVO – AMBITO
Art. 1.- Objetivo y ámbito.- Los principios, deberes y prohibiciones que se establecen en
el presente código de ética del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón El Triunfo,
están orientados a fortalecer el comportamiento personal, laboral y publico de los y las
servidoras que laboran en esta institución, en concordancia con lo establecido en la ley
orgánica del servicio público, su reglamento general, el código del trabajo, y más leyes
conexas.
Art. 3.- Compromiso personal de los servidores(as).- Los servidores(as) del Gobierno
Autónomo Descentralizado del Cantón El Triunfo deben asumir la responsabilidad personal
de conocer y promover el cumplimiento de los principios, valores y pautas contenidos en
242
estos códigos, el cual será un referente para el fortalecimiento institucional y la promoción
de la ética, al interior del GAD municipal del cantón El Triunfo.
243
244