Manual de Procesos y Procedimientos
Manual de Procesos y Procedimientos
Manual de Procesos y Procedimientos
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO ADMINISTRACIÓN SIG DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
MANUAL DE
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO ADMINISTRACIÓN SIG DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
María Virginia Torres de Cristancho
Presidente
Presentación
Fabiola Ocampo Santa
Gerente de Contratación
1
Gerente Asuntos Legales
Presentación
Martha Lucia Parra
Gerente Financiero
Diseño y diagramación
Oscar Mauricio Fuentes Bonilla
somos y estamos activos - 7
Objetivo
General
1.1
Objetivo
General
somos y estamos activos - 11
Objetivos Específicos
El presente manual tiene como objetivo proporcionar a la Sociedad de Activos
Especiales SAE una herramienta de trabajo que contribuya al desarrollo de
las funciones encomendadas por la Ley y al cumplimiento de la estrategia.
1.2
Objetivos
Específicos
12 - Manual procesos y procedimientos SAE
Alcance y Campo de
aplicación
•
•
Identificar los procesos necesarios para el sistema integrado de gestión
de la Sociedad de Activos Especiales.
1.3 Alcance y
Campo de aplicación
14 - Manual procesos y procedimientos SAE
Estratégica
Plataforma
Este Manual va dirigido a todos los colaboradores de la Sociedad de Activos
Especiales, con el fin de proporcionar a la Entidad, una herramienta de
trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y los
objetivos Institucionales. Así mismo, se busca que exista un documento
completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar
para la ejecución de los Macro procesos Estratégicos, Misionales, de Apoyo
o transversales y de evaluación y mejora continua del en el desarrollo de su
gestión diaria.
2 Plataforma
Estratégica
16 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 17
Partiendo de los propósitos de la organización y en aras de dar respuesta a las necesidades Comunicaciones: La Sociedad de Activos Especiales S.A.S desarrolla su
de nuestros Usuarios, la Sociedad de Activos Especiales SAE SAS, define su Plataforma comunicación interna y externa con oportunidad, claridad e innovación para
Estratégica como la base a través de la cual se establece la ruta que debe seguir para dar fortalecer las relaciones humanas con sus grupos de interés, posicionar y
cumplimiento a los objetivos propuestos. alcanzar reconocimiento en el mercado como empresa eficiente y transparente
en la administración y comercialización de activos.
Dicha plataforma estrategia está compuesta por:
Con la definición de los objetivos estratégicos, se construyó el mapa estratégico,
Misión: Somos un administrador eficiente de activos especiales orientado a la enmarcando las iniciativas que permiten definir acciones encaminadas a su
consecución de la productividad y rentabilidad de los mismos, generando recursos para cumplimiento, a través de indicadores y metas definidas. (Ver anexo 1 – Plan
la financiación y desarrollo de políticas públicas. Estratégico 2015 – 2018)
Visión: En el 2019 SAE S.A.S será una empresa modelo en Latinoamérica como
administrador de activos especiales, sostenible y generadora de recursos para el
Estado con un portafolio de servicios diversificado.
Marco Conceptual
y Teórico
3 Marco
Conceptual y
Teórico
Sistémico
Enfoque
3.1Enfoque
Sistémico
22 - Manual procesos y procedimientos SAE
Gestión por
Procesos
3.2
Un sistema es conocido como “una agrupación de partes entre las que se establece alguna
forma de relación que las articule en la unidad que es precisamente el sistema”, estas
partes independientes tiene un propósito definido que al interactuar con otro determina la
funcionalidad del sistema principal como tal.
Bajo este concepto, se observa que el mapa de procesos se constituye como un sistema,
identificando las necesidades y expectativas de los stakeholders definidos por la Entidad
como entradas activando el proceso interno de SAE visto como capa de procesos
estratégicos, misionales y de apoyo, con el objetivo de ser transformados de acuerdo con la
gestión requerida en cumplimiento de los resultados esperados como salidas los resultados
esperados como salidas para la ciudadanía o partes interesadas.
24 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 25
Procesos
Mapa de
3.3
La gestión por procesos, conocida también como BPM (Business Process Management), “es
en esencia un sistema de gestión que propende por la mejora continua de la organización,
partiendo de la identificación, selección y mejora de los procesos, teniendo en cuenta su
alineación con los objetivos estratégicos planteados.1
1 Luis Fernando Agudelo Tobón. Evolución de la Gestión por Procesos. ICONTEC. Marzo 2012
26 - Manual procesos y procedimientos SAE
Los grupos de interés o stakeholders, identificados en SAE con los cuales la Entidad se
relaciona y gestiona adecuadamente esta relación bajo principios de calidad como las
relaciones mutuamente beneficiosas, se establecen los siguientes:
Ciudadanía
en General
Ministerio de
Hacienda y crédito
Público. Depositarios y
Ministerio de Justicia. destinatarios
Fiscalía. Provisionales
Organismos de
control
Arrendatarios y
A partir de estos grupos de interés se establecieron las entradas del mapa de procesos
entendidas como necesidades o expectativas:
28 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 29
Identificación de Procedimientos
de los Procesos
3.4 Identificación de
Procedimientos de los
Procesos
30 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 31
Permitiendo establecer los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad Documento Objetivo
y autoridad en la ejecución de las actividades. Esto convierte a los procedimientos en un Revisar los sistemas y modelos de gestión por parte de la
control de la entidad encaminado a lograr que las actividades se desarrollen siguiendo una P-DE1-099 Revisión Alta Dirección, asegurando continuamente su conveniencia,
secuencia lógica, que permita que quien los realice pueda llevarlas a cabo de la misma por la Dirección adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad, así como los
manera en la que lo efectuaría cualquier otro servidor que siga lo descrito en el mismo. recursos necesarios para su funcionamiento.
Para visualizar en forma gráfica la secuencia de actividades que conforman un procedimiento P-DE1-149
se elaboran los diagramas de flujo, los cuales permiten identificar las actividades y áreas Procedimiento para Promover el registro adecuado de los datos en los sistemas
que participan en su ejecución, amplía la capacidad de análisis y comprensión sobre el el mejoramiento de de información, asegurando la evolución de los mismos.
proceso, valida el flujo de información y la coordinación de acciones entre servidores para los datos
garantizar la dinámica organizacional esperada, y es un medio ágil para detectar dificultades
b. Gobierno y Gestión de la Estrategia
de operación y establecer posibles soluciones en forma proactiva.
El segundo frente de desarrollo es el proceso de gobierno y gestión
Dentro de los procedimientos definidos en cada proceso se encuentran:
de la estrategia, el cual se enfoca en la revisión de los sistemas y
modelos de gestión por parte de la Alta Dirección, la ejecución de los
3.4.1 Estándares Estratégicos de SAE
planes propuestos en el marco de la Administración de la gestión del
talento humano y sistemas de información, buscando la mitigación de
Los procesos estratégicos lo conforman tres macroprocesos descritos a continuación:
los riesgos, la prevención de los incidentes y la reducción del impacto
de las amenazas a la información, alineado además con el desarrollo
I. Sobre el Direccionamiento Estratégico: El objetivo de este macroproceso
de los proyectos generados para dar cumplimiento a los objetivos
es planear, medir y controlar la estrategia y la gestión de los procesos de SAE. A
estratégicos y de procesos.
continuación, se describen los tres procesos que lo conforman:
d. Seguridad de la información
Tomando como referencia la cadena de valor entendida como la interacción de los A través de este proceso se registran los activos en los sistemas de
procesos misionales dirigidos a satisfacer las necesidades y requisitos del negocio. información para el control y trazabilidad de los mismos.
Los procesos definidos para la adecuada ejecución de estos estándares son:
Los documentos que conforman este proceso son:
I. Sobre la Recepción, Registro de bienes del FRISCO y la administración
de depositarios provisionales y liquidadores del FRISCO Documento Objetivo
P-RR1-004
Siendo este uno de los Macroprocesos principales en el cumplimiento de la Registrar la información de ingreso de los activos en el
Procedimiento de
función asignada por la ley como administrador del FRISCO, permitiendo sistema de información correspondiente.
registro de activos
asegurar la adecuada y eficiente administración de los bienes entregados por la P-RR1-127
Fiscalía General de la Nación bajo de las actuaciones de secuestro, puestas a Procedimiento de
disposición y extinción de dominio, para lo cual cuenta con procesos claves para Registrar la entrada de dineros para su administración por
identificación y
el ingreso de los activos y la recepción física y documental de los mismos. la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. – SAE.
registro de bienes
inventario FRISCO
Adicionalmente, cuenta con un proceso para la conformación y mantenimiento
P-RR1-145 Determinar las falencias e inconsistencias presentadas en
del registro de Depositarios provisionales y la asignación de los Depositarios
Procedimiento el inventario de activos (entregado por la DNE mediante
Provisionales, con el fin de garantizar la adecuada administración de los activos
de identificación mesas de trabajo DNE – SAE y con la suscripción de Actas)
(Inmuebles y/o Sociedades).
de hallazgos y identificadas por los diferentes procesos SAE y determinar
generación de las posibles acciones a realizar que permitan sanear dicho
Los procesos que conforman este macroproceso son:
acciones hallazgo.
a. Recepción de activos
c. Administración del registro de Depositarios Provisionales y
Mediante este proceso se realizan las diligencias de secuestro para la Liquidadores del FRISCO
recepción de los activos por SAE.
Mediante los procedimientos establecidos en este proceso, se
Los documentos definidos para este proceso son: conformará el registro de depositarios provisionales y liquidadores del
FRISCO, así como la designación de los activos a los Depositarios
Provisionales a través de los sistemas de información, asegurando la
transparencia en su registro, clasificación y asignación.
Documento Objetivo
A continuación, se relacionan los procedimientos asociados:
P-RR1-002 Recibir los activos en su sitio de ubicación, mediante
Procedimiento de diligencia de secuestro, recepción por sentencia de Documento Objetivo
recepción de activo extinción de dominio o comiso definitivo a favor del
P-DP3-030
en sitio FRISCO.
Procedimiento
P-RR1-003 para el registro Realizar la inscripción de los interesados para conformar el
Recibir en las bodegas de almacenamiento los activos
Procedimiento de y clasificación Registro de Depositarios Provisionales y Liquidadores del
asignados a la Sociedad de Activos Especiales S.A.S.-
recepción de activo de depositarios FRISCO.
SAE.
en bodega provisionales y
P-RR1-005 liquidadores
Procedimiento de Preparar el recurso humano y físico necesario para la P-DP3-056
preparación para la recepción física y documental de los activos asignados. Asignar a los Depositarios Provisionales y/o Liquidadores
Procedimiento
recepción de activos inscritos en el Registro de Depositarios Provisionales y
para la asignación
Liquidadores del FRISCO de manera automática a través
de depositarios
del sistema, los activos (Inmuebles y/o Sociedades) para su
provisionales y
adecuada administración.
liquidadores
38 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 39
Documento Objetivo
Documento Objetivo
P-DP2-134 Solicitar a la autoridad judicial competente, la autorización
Analizar y verificar el estado catastral de los bienes Procedimiento para para enajenar los bienes inmuebles que, de acuerdo a
P-DP2-049
inmuebles administrados, con el fin de resolver las la enajenación sus condiciones impiden la adecuada administración del
Procedimiento de
inconsistencias a nivel documental, físico, catastral temprana de mismo o que, por sentencia de expropiación administrativa,
saneamiento físico
y técnico, que impiden o limitan la administración, inmuebles requiera ser vendido.
catastral de bienes
comercialización y/o aprovechamiento económico de los
inmuebles Realizar el alistamiento de los bienes muebles (medios de
inmuebles. P-DP2-139
transporte, sustancias, muebles y enseres, arte, joyas y
P-DP2-050 Desalojo Lograr la recuperación material de los bienes administrados Procedimiento para
otros), administrados por la Sociedad de Activos Especiales
de bienes inmuebles por la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. alistamiento de
S.A.S. para la comercialización o arrendamiento de los
P-DP2-052 bienes muebles
mismos.
Procedimiento Asegurar la adecuada administración de las zonas de uso P-DP2-141
de contratación y común de los bienes inmuebles incautados o extinguidos Procedimiento para
administración de enfocadas a la seguridad y conveniencia de los mismos. Hacer seguimiento a informes de gestión y a la ejecución
el seguimiento
zonas de uso común del presupuesto a cargo de los administradores de los
y control de
P-DP2-053 predios sujetos a propiedad horizontal.
Realizar el saneamiento administrativo y jurídico de los administración de
Procedimiento zonas de uso común
bienes muebles sujetos de registro que se encuentren a
de saneamiento P-DP2-151
cargo de la Entidad, secuestradas, con extinción de dominio
administrativo y Procedimiento para Alistar, identificar y preparar los activos sociales
y comiso, con el fin de dejarlos aptos para la disposición
jurídico de bienes el alistamiento de susceptibles de venta para su comercialización a través del
temporal o definitiva.
muebles los activos sociales liquidador.
P-DP2-071 para la venta
Procedimiento para P-DF1-153
Identificar y preparar los bienes inmuebles objeto de venta
la identificación Procedimiento para Realizar la enajenación temprana de los bienes muebles
para su comercialización a través de CISA.
de activos para la enajenación de administrados por la Sociedad de Activos Especiales S.A.S.
comercializar bienes muebles
P-DP2-122
Procedimiento para III. Sobre la disposición temporal de los activos
Validar el estado documental del inmueble junto con
la validación del
el registro del depositario provisional en las entidades
estado documental Dentro del proceso de disposición temporal de activos encontramos las directrices
certificadoras para asegurar la calidad y pertinencia de la
del inmueble a seguir de acuerdo a los mecanismos de administración establecidos en la Ley
información.
y registro de 1708 de 2014, previo a la definición del proceso de extinción de dominio a los
depositarios bienes muebles, inmuebles y sociedades, secuestrados tendiente a la generar
P-DP2-130 los recursos para el sostenimiento y recursos para la financiación y desarrollo de
Procedimiento políticas públicas. Dentro de los procedimientos establecidos para su desarrollo
Legalizar mediante contrato de arrendamiento suscrito con encontramos la administración de manera directa, a través de terceros como
para legalización
la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. SAE la ocupación depositarios provisionales o destinatarios provisionales, realizando seguimiento
de contratos de
de un bien inmueble. y control a la gestión.
arrendamiento de
bienes inmuebles
P-DP2-133 Este macroproceso, lo conforman tres (3) procesos descritos a continuación:
Procedimiento
para alistamiento a. Administración Directa
Alistar los bienes inmuebles objeto de venta, en cuanto a su
físico catastral de
estado catastral para su comercialización a través de CISA.
bienes inmuebles La administración directa comprende las gestiones realizadas a los
a comercializar a bienes que administra SAE directamente, orientados a controlar la
través de CISA productividad de los activos y los recursos generados por los mismos.
Documento Objetivo
P-DT1-017 Documento Objetivo
Volver productivos los inmuebles por medio de la P-DT3-084
Procedimiento
suscripción de contratos del arrendamiento para ser Procedimiento para
para la promoción Hacer seguimiento a los informes de gestión y al recaudo
administrados directamente o por medio de depositarios el seguimiento de
y negociación de de productividad de los inmuebles administrados en
provisionales. informes a gestión
bienes inmuebles depósito provisional.
P-DT1-018 a inmuebles en
Procedimiento para depósito provisional
Controlar y hacer seguimiento a los contratos producto P-DT3-102
la administración Atender las solicitudes realizadas por los depositarios
de la administración directa y administración por depósito Procedimiento para
de contratos de provisionales para desarrollar su administración y dejar
provisional. la Gestión a los
arrendamiento de registro de sus gestiones teniendo en cuenta lo definido en
bienes inmuebles requerimientos en
la política comercial.
P-DT1-019 depósito provisional
Procedimiento para Recuperar la cartera generada por el incumplimiento en el P-DT3-110
la recuperación de pago del canon de arrendamiento. Procedimiento Terminar la condición de destinatario o depositario
cartera de bienes para la Remoción provisional y/o liquidador a través de acto administrativo, a
P-DT1-106 de depositarios una persona natural o jurídica en caso de incumplimiento de
Procedimiento para Hacer efectivas las pólizas o fianzas ante el incumplimiento y destinatarios las mismas o cuando la adecuada administración lo amerite.
el uso de pólizas y/o de un contrato de arrendamiento por parte del arrendatario, provisionales
fianzas en contratos disminuyendo el riesgo sobre el aumento de la cartera. P-DT3-137 Verificar y validar la información registrada de las gestiones
de arrendamiento Procedimiento realizadas durante la administración de los depositarios
P-DT1-126 para la rendición provisionales soportada en los informes de gestión,
Procedimiento para de cuentas de Informe de rendición de cuentas, informe de avance de la
Arrendar muebles disponibles para ser administrados depositarios recepción física y documental y certificación de traslados de
la administración
directamente, bajo la suscripción de contratos. provisionales productividad.
directa de bienes
muebles P-DT3-146
Procedimiento para Recibir por parte de terceros los activos de manera física y
b. Administración de depósitos provisionales la recepción por documental.
terceros
Dentro de este proceso se establecen los controles y alertas P-DT2-085
necesarios para realizar el seguimiento a la gestión de los depositarios, Supervisión de
Evaluar la gestión adelantada por los depositarios de
identificando la productividad de los activos y los recursos generados la gestión del
sociedades activas.
por los mismos. depositario de
sociedades activas
Los procedimientos asociados a este proceso son:
44 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 45
P-DF1-152
Procedimiento para 3.4.3 Estándares Transversales de SAE
Comercializar los activos de las sociedades en liquidación.
la comercialización
de activos sociales Estos estándares soportan el desarrollo de los demás procesos, introduciendo las
herramientas logísticas requeridas en SAE.
b. Otras modalidades de disposición final Éstos estándares están definidos en los siguientes macroprocesos:
En este proceso se definen otras modalidades para la disposición final I. Sobre la adquisición de Bienes y Servicios
de los activos cuyas actividades no se enfocan en la comercialización.
A continuación, se relacionan los procedimientos definidos para esta Con el propósito de proporcionar y administrar los bienes y/o suministros
modalidad de disposición final: requeridos por las diferentes dependencias para la ejecución de sus actividades,
el proceso de adquisición de bienes cuenta con lineamientos para gestionar los
suministros y/o servicios, contratación, supervisión y liquidación del contrato y la
administración del inventario.
Documento Objetivo
P-DF2-036 Esta gestión se evidencia en los siguientes procesos:
Procedimiento Realizar la disposición final de las sustancias químicas,
para la disposición bajo la administración de la Sociedad de Activos Especiales a. Planeación contractual
final de sustancias S.A.S
químicas En este proceso se realizan las planeaciones contractuales incluyendo
P-DF2-086 la elaboración de los estudios previos para elaborar la contratación
Realizar la devolución efectiva de los activos en
Procedimiento para más conveniente a partir de las necesidades identificadas.
cumplimiento a la orden judicial que ordena su entrega al
la entrega de activos
propietario.
por devolución Este proceso lo conforman los siguientes documentos:
P-DF2-087
Procedimiento para Identificar la situación financiera, administrativa y legal de
Documento Objetivo
el alistamiento para los activos a devolver, y ordenar las actuaciones necesarias
la devolución de para el cumplimiento de la providencia judicial. P-BS1-023
activos Procedimiento
para la Realizar la planeación contractual de Bienes, Obras y
P-DF2-107
Entregar los activos, ya sea por una decisión jurídico elaboración y Servicios de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. - SAE y
Procedimiento para
administrativa y/o por dar cumplimiento a una orden judicial. actualización del efectuar las actualizaciones a las que haya lugar.
la entrega de activos
Plan Anual de
P-DF2-111 Adquisiciones
Procedimiento para
P-BS1-024
el acompañamiento
Acompañar al depositario de la sociedad a valorar la Procedimiento
a la valoración Adquirir bienes y servicios que requiere la Sociedad de Activos
sociedad y establecimientos de comercio. para la
de sociedades y Especiales S.A.S-SAE.
elaboración de
establecimientos de
estudios previos
comercio
P-DF2-121
Procedimiento para b. Contratación
las destinaciones Destinar definitivamente bienes inmuebles a las Entidades
definitivas de bienes beneficiadas en leyes especiales. Este proceso presenta las diferentes modalidades de contratación que
inmuebles leyes se pueden ejecutar en SAE. A continuación, los procedimientos que
especiales describe estas modalidades:
48 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 49
Documento Objetivo
II. Sobre la administración de bienes de funcionamiento
P-BS2-025
Procedimiento
para la modalidad Realizar la contratación por la modalidad de contratación de Mediante este macroproceso, se asegura la administración de los Bienes
de mínima mínima cuantía-Orden de Servicio. Devolutivos y Elementos de Consumo al Almacén, la Asignación y/o reintegro
cuantía - orden de Bienes devolutivos y Elementos de consumo a Funcionarios, Prestación del
de servicio Servicio de Transporte, Reclamaciones de Siniestros, Mantenimiento Planta
Física.
P-BS2-026
Procedimiento
para la modalidad Lo conforma los siguientes documentos:
Contratar bienes y servicios a través de Concurso Directo.
de contratación
por concurso Documento Objetivo
directo P-AB1-063
P-BS2-028 Procedimiento
Procedimiento para el ingreso
Registrar todos los bienes devolutivos y activos fijos que
para la modalidad Realizar la contratación por Concurso Público de bienes
adquiere o de los cuales es responsable la organización en las
de concurso devolutivos y
diferentes modalidades para el desarrollo de su misión.
público elementos de
P-BS2-029 consumo al
Procedimiento almacén
Realizar la contratación por la modalidad de Contratación
para la modalidad P-AB1-064
Abreviada.
de contratación Procedimiento
abreviada para la asignación
P-BS2-103 de bienes Asignar bienes devolutivos y/o elementos de consumo a los
Procedimiento devolutivos y funcionarios para la adecuada ejecución de sus funciones.
Realizar la contratación por la modalidad de Contratación elementos de
para la modalidad
Directa. consumo a
de contratación
directa funcionarios
P-AB1-065
c. Supervisión y liquidación Procedimiento
para el reintegro
Mediante este proceso se controla la ejecución de los contratos a
Registrar el reintegro al almacén de los bienes o elementos
de bienes
través de los siguientes procedimientos: devueltos por las diferentes áreas o funcionarios de la
devolutivos
Sociedad de Activos Especiales S.A.S.
al almacén y
Documento Objetivo traslado entre
P-BS3-027 funcionarios
Procedimiento P-AB1-072
para la Adelantar la supervisión o interventoría y liquidación de los Procedimiento Gestionar y prestar de manera oportuna el servicio de
supervisión o contratos y convenios por parte de quienes sean designados para la prestación transporte en pro del normal funcionamiento de las actividades
interventoría y por la Sociedad de Activos Especiales S.A.S. del servicio de administrativas y operativas de la organización.
liquidación de transporte
contratos
50 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 51
Documento Objetivo
P-GJ1-069
Procedimiento Realizar cobro judicial para recuperar la cartera y/o el inmueble
para el cobro de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S.
judicial de cartera
Dar respuesta a las Acciones de Tutela que se interpongan V. Sobre Gestión Financiera
P-GJ1-070
contra la Empresa, dentro de los términos y plazos
Procedimiento
establecidos por la Ley, buscando proteger los intereses de las
para tutelas En el proceso de Gestión financiera se asegura el funcionamiento de la entidad
partes según su derecho.
en cuento a la administración de recursos financieros de la SAE, para lo cual se
P-GJ1-081 Dar respuesta a las demandas, solicitud de conciliaciones o cuenta con lineamientos claros para la gestión presupuestal, contable, tributaria
Procedimiento de inicio de acciones que se interpongan contra la Empresa, y de tesorería para el adecuado funcionamiento de la Entidad.
para la dentro de los términos y plazos establecidos por la Ley,
representación buscando proteger los intereses de las partes según su
Este macroproceso lo conforman los siguientes procesos:
judicial derecho.
a. Gestión Presupuestal
b. Orientación Jurídica
Este proceso define los lineamientos para la planeación, ejecución y
Mediante este proceso se definen las directrices para la realización, cierre presupuestal.
aprobación, comunicación de actos administrativos y atención a
consultas que se formulen sobre la aplicación de normas que afecten
a SAE. Documento Objetivo
P-GF1-015 Elaborar y actualizar el presupuesto de la Sociedad de
Procedimiento para Activos Especiales SAS - SAE y el FRISCO asegurando
Documento Objetivo la elaboración y que se autoricen los recursos requeridos para atender
P-GJ2-051 actualización del las prioridades de carácter estratégico, administrativo y
Procedimiento presupuesto operacional de la empresa.
para P-GF1-016
publicaciones, Publicar, comunicar y notificar los actos administrativos Procedimiento
Obtener la disponibilidad y el compromiso presupuestal,
comunicaciones generados en SAE. certificado de
que garantiza la existencia de recursos disponibles y de
y notificaciones disponibilidad
libre uso para el área ejecutora.
de actos y compromiso
administrativos presupuestal
P-GJ2-079 P-GF1-057
Procedimiento Procedimiento para el Determinar y consolidar el cierre financiero en la vigencia
Atender y responder las consultas que se formulen sobre la
para la atención cierre financiero de la fiscal.
interpretación y/o aplicación de normas.
de conceptos vigencia
jurídicos P-GF1-067 Permitir que la organización adquiera compromisos cuyo
P-GJ2-080 Procedimiento para objeto se extiende más allá del término de la vigencia
Procedimiento la expedición de en curso, utilizando el mecanismo de autorización de
Revisar y aprobar todos los actos administrativos expedidos
para la revisión vigencias futuras vigencias futuras.
por la Sociedad de Activos Especiales S.A.S conforme a las
y expedición
directrices de la Empresa y normatividad vigente. Atender los movimientos presupuestales que se requieran
de actos P-GF1-068
para ajustar las apropiaciones autorizadas, de acuerdo a
administrativos Procedimiento para
las necesidades de la organización y a la evolución de la
ajuste presupuestal
ejecución.
54 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 55
c. Pagos
Documento Objetivo
b. Gestión Contable P-GF3-020 Realizar el pago de las obligaciones contraídas con
Procedimiento de proveedores de bienes y servicios de la Sociedad de Activos
pagos Especiales S.A.S.
Este proceso permite llevar el registro y control de las operaciones
financieras que se llevan a cabo en SAE. P-GF3-021 Definir y establecer los lineamientos generales para la
Procedimiento constitución, legalización, reembolso y la ejecución de los
para la recursos de la caja menor, para atender las necesidades de las
Documento Objetivo administración de diferentes dependencias de la Sociedad de Activos Especiales
P-GF2-058 caja menor S.A.S.
Procedimiento Registrar en la contabilidad de la Sociedad de Activos
P-GF3-066
para registros Especiales S.A.S. y del FRISCO los hechos económicos. Invertir o liquidar los recursos líquidos propios de SAE o del
Procedimiento
contables FRISCO que permita cubrir las necesidades o sobrantes de
para la gestión de
P-GF2-059 liquidez de SAE o del FRISCO.
inversiones
Procedimiento
P-GF3-088
para la
Presentar y pagar las declaraciones tributarias de la Sociedad Procedimiento
elaboración y Consignar los cheques que son devueltos por la Entidad
de Activos Especiales S.A.S. y del FRISCO. para trámite
presentación de Bancaria.
de cheques
declaraciones
devueltos
tributarias
P-GF3-089
P-GF2-060
Procedimiento
Procedimiento
para el traslado
para la Generar los Estados Financieros de la Sociedad de Activos
de recursos
elaboración y Especiales S.A.S. y del FRISCO, realizar el análisis y Identificar y trasladar recursos del portafolio de incautados al
líquidos del
presentación divulgación de los mismos. portafolio de extintos teniendo en cuenta su estado legal.
portafolio de
de estados
incautado al
financieros
portafolio de
extinto
Realizar el reintegro de los dineros consignados por error a las
P-GF3-131 cuentas de la Sociedad de Activos Especiales S.A.S., por error
Procedimiento en el cálculo de la retención realizada a terceros, por Cánones
Reintegro de de arrendamiento por bienes vendidos en administración
Dinero a terceros directa o depositarios o por cualquier otro concepto que
requiera el reintegro a terceros.
56 - Manual procesos y procedimientos SAE somos y estamos activos - 57
Documento Objetivo
P-EC1-090
Planear, programar y ejecutar las auditorías internas de
Procedimiento
gestión con el fin de verificar la efectividad de los procesos
para
en cumplimiento de los objetivos de la Entidad y generar
programación
recomendaciones de mejoramiento para la toma de decisiones
de auditorías
de la Gerencia General.
internas
P-EC1-095
Procedimiento
Definir acciones correctivas, preventivas y de mejora, con el fin
para acciones
de cumplir efectiva, eficaz y eficientemente con los requisitos
correctivas,
internos y externos de SAE S.A.S.
preventivas y de
mejora
b. Ejecución y seguimiento
Este proceso permite llevar el control de la ejecución y seguimiento
de los planeado previamente; además de verificar el cumplimiento
de los procedimientos definidos para cada proceso, asegurando la
transparencia en sus actuaciones.
Documento Objetivo
P-EC2-095
Procedimiento
Definir acciones correctivas, preventivas y de mejora, con el fin
para acciones
de cumplir efectiva, eficaz y eficientemente con los requisitos
correctivas,
internos y externos de SAE S.A.S.
preventivas y de
mejora
P-EC1-156
Procedimiento
Auditar los procesos internos de SAE para asegurar la mejora
para ejecutar
continua de los mismos.
auditorías
internas
P-EC2-157 Desarrollar actividades en los Roles de Acompañamiento y
Procedimiento Asesoría, relación con las dependencias y Entes Externos,
de Asesoría y para el mejoramiento continuo de los procesos de la Sociedad
Acompañamiento de Activos Especiales.
Notas