Manual Sistema Gestion Antisoborno v03 20122019
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Manual Sistema Gestion Antisoborno v03 20122019
ANTISOBORNO
Documento de aprobación
MEMORÁNDUM N° 503-2019-MINEDU/VMGI-PRONIED
MA-002-01-PRONIED 03 29 19/12/19
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Manual del Sistema de Gestión de Antisoborno
INDICE
I. OBJETIVO .................................................................................................................... 4
II. AMBITO DE APLICACIÓN ....................................................................................... 4
III. BASE NORMATIVA .................................................................................................. 4
IV. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN ............................................................................... 5
V. SISTEMA DE GESTIÓN ANTISOBORNO ............................................................... 5
5.1. SIGLAS Y DEFINICIONES .................................................................................... 5
5.2. DESCRIPCIÓN DEL CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ............................... 6
5.2.1. ¿Qué es el PRONIED? ................................................................................................. 6
5.2.2. Reseña de la Institución .............................................................................................. 7
5.2.3. Visión ............................................................................................................................. 7
5.2.4. Misión ............................................................................................................................ 7
5.2.5. Estructura Organizacional .......................................................................................... 7
5.3. COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO ........................... 9
5.3.1 Comprensión de la organización y su contexto ....................................................... 9
5.3.2 Compresión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas ......... 9
5.3.3 Alcance del Sistema de Gestión Antisoborno ........................................................ 10
5.3.4 Sistema de Gestión Antisoborno ............................................................................. 10
5.3.5 Evaluación de riesgos de soborno .......................................................................... 13
5.4. LIDERAZGO ......................................................................................................... 13
5.4.1. Liderazgo y Compromiso de la Dirección ............................................................... 13
5.4.2. Política Antisoborno. ................................................................................................. 14
5.4.3. Roles, Responsabilidad y Autoridad en la Organización...................................... 15
5.4.4. Función de Cumplimiento ......................................................................................... 15
5.4.5. Responsable del Sistema de Gestión Antisoborno ............................................... 16
5.4.6. Delegación de la toma de decisiones ...................................................................... 16
5.5. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN ANTISOBORNO. .................. 16
5.5.1. Acciones para abordar Riesgos y Oportunidades ................................................. 16
5.5.2. Objetivos antisoborno y planificación para lograrlos ........................................... 17
5.6. APOYO ................................................................................................................. 17
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I. OBJETIVO
El presente manual tiene como objetivo describir la estructura del Sistema de Gestión
Antisoborno a través de la identificación de los procesos establecidos dentro del alcance
para garantizar el cumplimiento de la política y objetivos de acuerdo a los lineamientos de
la Norma Internacional ISO 37001:2016.
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El presente manual es sujeto de revisión y actualización periódica cada vez que se generen
cambios en la estructura del Sistema de Gestión Antisoborno.
Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización
al más alto nivel.
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Conflicto de intereses: Situación donde los intereses de negocios, financieros,
familiares, políticos o personales podrían interferir con el juicio de valor del personal
en el desempeño de sus obligaciones hacia la organización.
Control financiero: Se refiere a los sistemas de gestión y procesos que implementa
la organización para gestionar sus transacciones financieras correctamente y para
registrar estas transacciones con precisión, de forma completa y de manera oportuna.
Control no financiero: Se refiere a los sistemas de gestión y procesos que
implementa la organización para ayudar a asegurar que los aspectos comerciales,
relativos a las compras, operaciones y otros aspectos no financieros, relacionados con
sus actividades, se gestionan de forma apropiada.
Debida diligencia: Proceso para evaluar con mayor detalle la naturaleza y alcance
del riesgo de soborno y para ayudar a la organización a tomar decisiones en relación
con operaciones, proyectos, actividades, socios de negocios y personal específicos.
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1: Fuente: www.pronied.gob.pe
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2: Fuente: www.pronied.gob.pe
5.2.3. Visión
5.2.4. Misión
- ÓRGANO DE DIRECCIÓN
Dirección Ejecutiva
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- ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO
Oficina de Planeamiento y Presupuesto
Oficina de Asesoría Jurídica.
- ÓRGANOS DE APOYO
Oficina General de Administración
o Unidad de Abastecimiento
o Unidad de Finanzas
o Unidad de Recursos Humanos
o Unidad de Trámite Documentario y Atención al Usuario.
Oficina de Comunicaciones
Oficina de Tecnologías de la Información
- ÓRGANOS DE LÍNEA
Unidad Gerencial de Estudios y Obras
Unidad gerencia de Mobiliario y Equipamiento
Unidad Gerencial de Mantenimiento
Unidad Gerencial de Supervisión de Convenios
Unidad Gerencial de Reconstrucción frente a Desastres.
- ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
Unidades Zonales
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Estos procesos se llevan a cabo en las instalaciones ubicadas en: Jirón Carabaya 341,
Cercado de Lima.
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NECESIDADES Y
NECESIDADES Y
REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS
PE. Procesos Estratégicos SATISFECHOS DE
DE LOS USUARIOS
LOS USUARIOS
PE02 Gestionar las estrategias de comunicación y las
PE01 Gestionar la planificación y el presupuesto
relaciones interinstitucionales e intergubernamentales
MINISTERIO DE PE03 Gestionar el desarrollo de la organización PE04 Evaluar el desempeño institucional MINISTERIO DE EDUCACIÓN
EDUCACIÓN (MINEDU) (MINEDU)
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Leyenda:
…………. Alcance del SGAS.
Del desagregado del proceso “PO04.04 Gestionar la ejecución física de las inversiones de
infraestructura, mobiliario y equipamiento educativo”, se ha logrado identificar que el
proceso “PO04.04.01 Gestionar la ejecución de obras de infraestructura educativa” se
encuentra comprendido en el alcance del Sistema de Gestión de Anti Soborno del
PRONIED, el mismo que a continuación se muestra el desagregado por fases:
PO04.04.01 Gestionar la
ejecución de obras de
infraestructura educativa
Procesos para elaborar los términos de referencia: Procesos para valorizaciones, adicionales y ampliaciones de obra:
1. PO04.04.01.01.02 - PRONIED Emitir el requerimiento para la 1. PO04.04.01.02.02 - PRONIED Valorizar una obra
ejecución de una obra 2. PO04.04.01.02.03 - PRONIED Valorizar o revisar la solicitud de
2. PO04.04.01.01.03 - PRONIED Emitir el requerimiento para la pago de supervisión de obra
supervisión de una obra 3. PO04.04.01.02.01.01 - PRONIED Revisar la solicitud de prestación
adicional de una obra
4. PO04.04.01.02.01.03 - PRONIED Atender la solicitud de
ampliación de plazo de ejecución de una obra
5. PO04.04.01.02.01.02 - PRONIED Aprobar la prestación adicional
de una obra
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5.4. LIDERAZGO
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PRONIED ha definido las funciones de los órganos y unidades orgánicas según el Manual
de Operaciones y Funciones aprobado mediante Resolución Ministerial N°034-2016, el
mismo que fue modificado con Resolución Ministerial N°341-2017-MINEDU, y las
responsabilidades de las personas que trabajan para el sector público se definen en función
al régimen laboral aplicable del Decreto Legislativo N° 1057.
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Es responsable de:
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El seguimiento del cumplimiento de los mismos lo realiza el Responsable del SGAS con el
apoyo de los Responsables de la coordinación del SGAS y será revisado cada vez que se
identifiquen cambios en los procesos que comprometan la definición y cumplimiento de los
Objetivos del SGAS, y se realizará una nueva planificación para ajustarlos e integrarlos en
el SGAS, tomando en cuenta la siguiente metodología:
a) El Responsable del SGAS coordina reuniones con los Responsables de la coordinación
del SGAS de cada unidad comprendida en el alcance a fin de revisar y actualizar los
objetivos del PRONIED.
b) Para el seguimiento y la medición del desempeño de los objetivos establecidos el
Responsable del SGAS, debe solicitar de manera mensual vía correo electrónico a los
Responsables de la coordinación del SGAS un informe que demuestre el cumplimiento
de las tareas establecidas en la Matriz de Objetivos del SGAS.
c) El responsable del SGAS revisa el informe de avance presentado y de encontrar alguna
desviación se genera una Solicitud de Acciones Correctivas –SAC y se remite a los
Responsables de la coordinación del SGAS con copia a los Directores de las unidades
comprendidas en el alcance del SGAS.
e) El Responsable del SGAS hace seguimiento de las SACs.
De ser necesario, la Alta Dirección revisará los cambios propuestos y aprobará los que
consideré relevantes e impactantes para el SGAS.
5.6. APOYO
5.6.1. Recursos
5.6.2. Competencia
PRONIED determina la competencia necesaria de los puestos que están dentro del
alcance, según el procedimiento PS01.02.01.02 – PRONIED “Seleccionar al personal” el
cual establece que los Órganos y Unidades Orgánicas determinan las competencias de los
puestos a través del Formato Perfil de Puesto detallando el nivel educativo, el
grado/situación académica, estudios requeridos, experiencia, ofimática y habilidades.
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5.6.4. Comunicación
- Qué comunicar
- Cuándo comunicar
- A quién comunicar
- Cómo comunicar
- Quién comunicara
- En qué idiomas
Se entregará una
copia de la Política
Al momento A contratistas Antisoborno al
Política de la considerados contratista, cuyo Especialista de - Español
Antisoborno suscripción como socios cargo de recepción Abastecimiento - Quechua
del contrato de negocio se adjuntará al
expediente de
contratación
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Control de Cambios
Versión Sección / Ítem Descripción del cambio:
5.7. OPERACIONES
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Secretaría Técnica
Unidad de Abastecimiento
Unidad de Finanzas
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Oficina de Comunicaciones
La planificación del sistema se hace mediante la elaboración del presente “Manual del
SGAS”, “El Mapa de Procesos” y los demás documentos que soportan el SGAS. Ante un
cambio en el SGAS, el Responsable del SGAS, considera el propósito y las consecuencias
potenciales del cambio, preservando la integridad del SGAS, la disponibilidad de recursos
y responsables mediante el documento “Registro de Control de Cambios del SGAS”.
1) Los puestos de debida diligencia fueron identificados en las matrices de riesgos de cada
órgano/ unidad orgánica del Sistema de Gestión Antisoborno.
2) Se ha identificado como socios de negocio a los Contratistas y Supervisores de obra a
los cuales se les realizará la debida diligencia considerando lo siguiente:
Verificación de inscripción vigente del RNP del adjudicatario de la buena pro previa
a la firma del contrato
Incorporación de cláusulas anticorrupción en todos los contratos, según el artículo
138 del Reglamento de la Ley N° 30225.
Comunicación de la Política Antisoborno a los contratistas a la firma del contrato.
Fiscalización posterior: la Unidad de Abastecimiento realiza la fiscalización
posterior de toda la documentación del ganador del proceso convocado, mediante
la revisión y validación de los documentos presentados identificando la veracidad
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de los mismos, para lo cual se procederá, dentro de los 30 días hábiles siguientes
al consentimiento de la buena pro, a iniciar las siguientes acciones:
Unidad de Finanzas
- Directiva de “Normas y procedimientos para el uso del fondo de caja chica”.
- Lineamiento de “Formalización del gasto devengado”.
- Directiva de “Otorgamiento de viáticos pasajes otros gastos rendición de cuentas”.
- PS02.02 – PRONIED “Administrar egresos”
Unidad de Abastecimiento
- PS03.02.04.02.02 - PRONIED “Tramitar expediente para el pago”
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Secretaría Técnica
Unidad de Abastecimiento
Oficina de Comunicaciones
Para los socios de negocio del PRONIED sobre los cuales NO puede ejercer ningún tipo
de acción real de mitigación del riesgo, con respecto a estos, considerando los Principios
que rigen las contrataciones correspondiente al artículo 2 de la Ley N° 30225 que
establece la “Libertad de Concurrencia, debiendo evitarse exigencias y formalidades
costosas e innecesarias, prohibiendo la adopción de prácticas que limiten o afecten la
libre concurrencia de proveedores” y el numeral 28.3 del artículo 28 del Reglamento de
la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por D.S. N°350-2015-EF,
que dispone “La Entidad no puede imponer requisitos distintos a los señalados en el
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presente artículo y en los documentos estándar aprobados por el OSCE” –salvo las
medidas que internamente se establecen en la propia organización.
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PRONIED, por ser un programa del MINEDU se rige bajo la Directiva N° 003-2018-
MINEDU/SG-OTEPA, Directiva que regula el Trámite de Denuncias por Presuntos Actos
de Corrupción en el Ministerio de Educación, y a través de la cual se establecen los
lineamientos para:
Los responsables del seguimiento y medición son los Directores de los Órganos y Unidades
Orgánicas incluidos dentro del alcance.
El PRONIED, lleva acabo auditorías a intervalos planificados para revisar que el SGAS
conforme con los requisitos propios de la organización, con las actividades planificadas y
con los requisitos de la Norma ISO 37001:2016 tomada como referencia. Se encuentra
implantado y funciona de forma eficiente.
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Los lineamientos para planificar, establecer, implementar y mantener las auditorías internas
se encuentran descritos en el procedimiento PE04.02 - PRONIED “Realizar Auditoria
Interna”.
La revisión por la dirección se realiza una vez al año y se mantiene el registro de dicha
revisión mediante un acta de reunión.
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5.9. MEJORA
El PRONIED se asegura de adoptar las acciones necesarias para eliminar las causas de
las no conformidades identificadas con el objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Se
establece el procedimiento PE03.02.04.01 - PRONIED “Realizar acciones correctivas y
oportunidades de mejora”.
Control de Cambios
01 --- Nuevo
II. AMBITO DE APLICACIÓN - Se ha incluido a la Oficina de Asesoría Jurídica.
- Se modificó el numeral 5.3.1, comprensión de la organización
y su contexto.
5.3 COMPRENSIÓN DE LA - Se modificó el numeral 5.3.2 Compresión de las necesidades
ORGANIZACIÓN Y SU
y expectativas de las partes interesadas.
CONTECTO
- Se modificó en numeral 5.3.4 Sistema de Gestión Antisoborno.
- Se incorporó el numeral 5.3.5 Evaluación de riesgo de soborno.
- Se modificó el numeral 5.4.1 Liderazgo y Compromiso de la
Dirección, se retirado la palabra órgano de gobierno.
- El numeral 5.4.5 se han incluido las funciones del Responsable
5.4 LIDERAZGO
del SGAS.
02 - Se modificó el numeral 5.4.6 Delegación de la toma de
decisiones.
5.5 PLANIFICACIÓN DEL - Se modificó el numeral 5.5.2 Objetivos antisoborno y
SISTEMA DE GESTIÓN
planificación para lograrlos.
ANTISOBORNO
- Se modificó el numeral 5.6.2 Competencia.
5.6 APOYO
- Se ha modificado 5.6.5 Información Documentada.
- Se ha modificado el numeral 5.7.1 Planificación y control de las
Operaciones.
5.7 OPERACIONES - Se ha modificado el numeral 5.7.2 Debida diligencia.
- Se ha modificado el numeral 5.7.6 Regalos, hospitalidad,
donaciones y beneficios similares.
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Control de Cambios
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