Importar y exportar datos en Excel

Introducción a la importación
En muchas ocasiones, tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos
procedentes de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:
- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo
que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos
manualmente.
- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.
Para importar datos externos a Excel, disponemos básicamente de dos opciones:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación
externa y pegarlos en una hoja de Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que estar necesariamente en formato
Excel.
La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más
laboriosa y tediosa.
La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de
compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar.
El problema fundamental de la importación de datos externos es debido, según lo
descrito, al formato de los propios archivos. Esto quiere decir que cada aplicación
genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los
datos. Por ejemplo, Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos
que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar
el documento en su plenitud. De esta manera, sabe exactamente dónde están las
fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.
Además de esto, al importar datos de una aplicación externa, debemos tener en
cuenta que pueden surgir los siguientes fallos:
- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.
Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una
importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la
cantidad de datos sea pequeña y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

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Utilizar el asistente para importar texto
Cuando hablamos de archivos de texto, nos estamos refiriendo a archivos que no
tienen formato: los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos
de texto con formato como los de Word (.doc) o los de WordPad (.rtf) tienen otra
forma de importarse a Excel que veremos más adelante.
Para importar archivos de texto con el asistente, podemos hacerlo de dos formas
distintas:
- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes
de datos que podemos encontrar en esta sección.

- O acceder mediante el menú Archivo > Abrir > Equipo > Examinar y donde pone
Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
De una forma o de otra, acto seguido se llevará a cabo el mismo procedimiento.
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto, aparece una serie de tres pantallas
correspondiente al asistente para importar texto.

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• En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias
opciones:
• Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no, para
que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba.
• Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar, por si queremos
descartar títulos, por ejemplo.
• Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos, pulsamos sobre Siguiente.

En la segunda pantalla del asistente, podemos elegir los separadores de los datos.
Por defecto, viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen podemos
ver que en el archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por lo
que los ha estructurado en dos columnas. Podemos marcar o desmarcar los
separadores según las características del archivo original a importar.
Cuando utilizamos el Separador de Espacio en blanco, es conveniente activar
Considerar separadores consecutivos como uno solo, para que no incluya más
columnas de las debidas por un error tipográfico o el uso de excesivos espacios
para darle una cierta estética.
Pulsamos Siguiente y veremos la última ventana del asistente:

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En ella, indicaremos qué tipo de Formato de los datos contiene cada columna.
Para ello, haremos clic en los datos de una columna y, una vez esté seleccionada
(fondo negro), elegiremos el formato en la lista superior. En el botón Avanzadas
podemos completar ciertas características para los números, como son los
separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.
También podremos escoger No importar columna (saltar) para no incluir una
determinada columna en el Excel.

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Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre
Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si, de lo contrario,
creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores
pulsando el botón Atrás.
Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los
datos.
Podemos seleccionar Hoja de cálculo existente. Para indicar dónde importar
exactamente, haremos clic en la celda o celdas en que queramos situar la
información.
O bien seleccionaremos Nueva hoja de cálculo.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.

La sección Conexiones

Desde la sección Conexiones en la pestaña Datos, podremos conectar un libro de

Excel con la información contenida en archivos externos que hayamos importado.
Se abrirá una ventana que nos mostrará todas las conexiones del libro y podremos
eliminar la conexión, actualizar los datos con el archivo externo o ver sus
Propiedades.

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Haciendo clic en la opción Propiedades, veremos este cuadro de diálogo donde
encontraremos algunas propiedades muy útiles:

En la sección Control de actualización podemos hacer que Excel actualice

automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra
el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios
quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel
almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son
originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo
cuando se desee.
Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que
se vayan a actualizar los datos importados Excel nos pedirá de qué fichero coger
los datos. Si no, los cogerá directamente del archivo que indicamos cuando
importamos por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios

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archivos con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en
uno de esos ficheros.
Dependiendo del tipo de archivo de que se trate, podremos tener disponibles
opciones como recuperar formatos, etc. En nuestro caso, estas opciones no están
disponibles porque los ficheros .txt no soportan ningún tipo de formato.
En la pestaña Definición encontraremos la ruta al archivo de conexión, que
podremos modificar pulsando el botón Examinar. Si hemos importado los datos
desde, por ejemplo, una base de datos, también podremos editar la cadena de
conexión o la consulta.
Si lo que queremos es ver las Propiedades de una determinada conexión, y no de
todo el libro, simplemente haremos clic en una celda que contenga datos
importados y pulsaremos el botón de una conexión de la
pestaña Datos.
Hemos visto que podemos actualizar los datos desde la ventana de Conexiones
del libro. Para ahorrarnos tiempo, también existe un botón en la propia barra de
herramientas de la pestaña Diseño.

El botón Actualizar Todo contiene un desplegable en el que podrás elegir si

deseas Actualizar sólo los datos importados seleccionados, o bien si deseas
Actualizar todo el libro, con los datos de todos los archivos externos a partir de los
cuales se han realizado importaciones.

Importar datos de Word a Excel y viceversa

Importar datos de Word a Excel.
A veces, puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar
algún tipo de fórmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a
teclear todos los datos en un libro de Excel.
Realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar:
- Estando en Word, seleccionamos la tabla que queremos pasar a Excel.

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- Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio
y haciendo clic en el botón Copiar.
- Ahora, en Excel, seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla.
- Y pulsamos Ctrl + V o vamos a la pestaña Inicio y hacemos clic en el botón
Pegar. Es posible que nos advierta que el texto seleccionado es más pequeño que
la hoja. Pulsamos sobre Aceptar y nos pegará la tabla con el mismo formato que la
teníamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla, lo
podemos eliminar utilizando las opciones de este menú:
Importar datos de Excel a Word.
Al importar datos de Excel a Word, además de lo visto anteriormente, podemos
hacer que los datos queden vinculados, es decir, que además de copiar los datos
de Excel en un documento de Word, si realizamos algún cambio en la hoja de
Excel, este cambio quede reflejado en el documento de Word.
Para realizar este proceso:
- Seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel.
- Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y
haciendo clic en el botón Copiar.
- Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y
haciendo clic en el botón Pegar.
Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de
pegado donde podemos ver las distintas opciones.

• Por defecto, se pega utilizando la primera opción: Mantener el formato de origen.

• Para vincular los datos deberemos elegir la tercera o la cuarta opción
Vincular y mantener formato de origen o bien Vincular y usar estilos de
destino. Las opciones de vinculación se distinguen por el icono de la cadena.

Importar datos de Access

También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente
de consultas y tablas de Microsoft Access.

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Pulsando Desde Access, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que elijamos
de qué base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el archivo y
pulsamos Abrir.
En caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará una
ventana similar a la siguiente para elegir cuál queremos importar.

Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar datos.

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En la siguiente ventana, podemos elegir cómo ver los datos en el libro y dónde se
situarán, en una hoja de cálculo existente o en una nueva.
Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión que
vimos anteriormente en el apartado de conexiones.

Importar de una página Web

Otra herramienta para importar datos nos permite obtener datos Desde Web.

Puede crear o ejecutar una consulta Webpara recuperar texto o datos de una
página Web. Las páginas Web suelen contener información que es perfecta para
analizar en Excel. Según sus necesidades, puede recuperar datos que se puedan
actualizar. Es decir, puede actualizar los datos en Excel con los datos más
recientes de la página Web. O bien puede recuperar los datos de una página Web
y hacer que permanezcan invariables en la hoja
Pulsando sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con
flechas amarillas las tablas existentes en la página web.

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Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas.
En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir, por ejemplo, si importar
o no el formato de la tabla.
Ten en cuenta que muchas webs utilizan las tablas para estructurar su contenido y
no sólo para mostrar datos, así que fíjate bien en que la información que vayas a
importar sea la que necesitas.

Importar desde otras fuentes

También podemos importar De otras fuentes

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Desde este botón podremos conectar con una base de datos SQL Server o
importar un archivo XML, entre otros.
En cada una de las opciones nos pedirá que realicemos una acción diferente. Por
ejemplo, para conectar con una base de datos deberemos incluir el nombre del
servidor, las credenciales para identificarnos como usuarios de la base de datos
en caso de que esté protegida por contraseña, etc. En el caso de los archivos
XML, necesitaremos localizar y seleccionar el archivo.
Simplemente deberemos ir siguiendo los asistentes y elegir entre las distintas
opciones que se nos presenten durante la importación.

Importar desde otros programas

Para la mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos y podamos
seleccionar y copiar, Excel nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. En
algunos nos permitirá crear conexiones de actualización y en otros no. Y otros
programas nos permitirán exportar tablas directamente a Excel. Por ejemplo, si
navegamos con Internet Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el
menú contextual encontraremos la opción Exportar a Microsoft Excel, que volcará
los datos de la tabla en una nueva hoja de cálculo.

Exportar libro

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Exportar un libro es el proceso contrario al de importar. Se trata de guardar las
hojas de cálculo en un formato distinto al habitual. Para ello, haremos clic en
Archivo y seleccionaremos la opción Guardar como.
El proceso es sencillo: cuando se abra el cuadro de diálogo Guardar como,
tendremos que seleccionar el tipo y elegir el que más nos interese de la lista.

El tipo que aparece en azul, seleccionado, es el tipo actual del documento. Para
exportar simplemente seleccionamos el formato y procedemos a guardar el
documento normalmente.
Observarás que el nombre del archivo cambia, mostrando la extensión
correspondiente al formato que has elegido.
Ten en cuenta que el archivo que se exporta debe cumplir las normas del tipo al
que se pretende exportar. Por ejemplo, el Texto con formato (delimitado por
espacios) (.prn) no admite la exportación de todas las hojas del libro, de forma que
te avisará de que tan sólo puede exportar la hoja activa y te permitirá elegir si
deseas seguir con la exportación o cancelarla.
Una vez finalizada la elección, pulsaremos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar en
la hoja existente o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las
opciones de actualización de la conexión.

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