Importancia de los libros de contabilidad

Los libros de contabilidad o libros contables son conjuntos de registros especiales donde se anotan las diversas
operaciones mercantiles y administrativas que realiza la empresa, en forma cronológica y ordenada; con la
finalidad de mostrar la situación en que se encuentra en períodos económicos distintos, sujetándose a las
disposiciones legales y a una técnica contable.

Estos resultan de gran importancia debido a que permiten registrar los movimientos y operaciones de la
empresa, genera garantía frente a terceras personas y a quienes tienen interés en el resultado de las operaciones,
se obtiene información en cualquier momento de acuerdo a las necesidades de la empresa; además permite
conocer las deudas y obligaciones así como las deudas que se tienen con la empresa.

También demuestra el estado financiera de la empresa en un tiempo determinado y constituye los elementos de
prueba sustentando con los documentos que ya existen la constancia de las operaciones que realiza la empresa

LIBROS CONTABLES
Los libros contables son archivos o registros que contienen información relevante de la empresa. Dependiendo del tipo
de libro, pueden mostrar el inventario, los balances generales, los asientos cronológicos contables por día o por
cuentas, entre otros.

El Código de Comercio de Colombia le dedica tres capítulos a la contabilidad y libros contables en su Libro
Primero, Título IV.

¿Qué libros contables son obligatorios en Colombia?

Fuera del Código de Comercio, no hay una ley especial que regule la obligatoriedad y formato de los libros de
contabilidad. Sin embargo, los artículos del Código se refieren a la existencia de los siguientes:

 El libro diario: es aquel en donde se registra cronológicamente la totalidad de las operaciones que haya
realizado alguna empresa o sociedad mercantil. También se conoce como el libro diario continental o el libro
diario multicolumnar
 El libro mayor y de balance: es un tomo que reúne un resumen con los movimientos que efectuó la empresa en
el transcurso de un mes. Permite agrupar la información por cuentas de mayor y registrarlas como débitos o
créditos para concluir si la cuenta es deudora o acreedora
 Los libros auxiliares: son aquellos que cuentan con información especializada. Según el sistema tributario
colombiano, los libros contables obligatorios son el libro diario y el libro mayor y de balance, pero para su
correcta elaboración, se debe analizar la información de los libros auxiliares

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¿Cómo llenar un libro de contabilidad diario?

Al ser el libro diario un libro contable obligatorio, es necesario que sepas llenarlo adecuadamente para evitar
multas, fiscalizaciones o errores que afecten los balances de tu empresa.

Con este paso a paso, sabrás hacerlo como un experto:

Paso 1: Escoge el método de llenado

La ley colombiana permite que puedas llevar el libro contable diario de dos formas:

 Por partidas individuales

 Por resúmenes no mayores a un mes  

Es recomendable decantarse por las partidas individuales, porque son más detalladas y permiten detectar
irregularidades y corregirlas facilidad.

Paso 2: Elige el tipo de libro diario

Existen dos tipos de libros diarios en Colombia:

1. El diario general, conocido como el diario continental. Es uno de los formatos más sencillos e incluye: fecha,
código de afectación, cuenta y detalle, número de folio del libro mayor y de balance, las columnas “debe” y
“haber”, número de folio y número de línea.

1. El diario multicolumnar, que es el formato más nuevo. Aunque -en principio- es igual al libro diario, el libro
multicolumnar incluye una afectación directa a las cuentas. Esto hace que el traspaso de la información al libro
mayor y de balances sea más fácil de realizar.

El formato multicolumnar, incluye: número de folio del libro diario, fecha de los comprobantes, detalles del
movimiento, cuentas T del libro mayor relacionadas con la operación, número de línea, una casilla para el
registro de los códigos de las cuentas mayores afectadas y las columnas del libro diario general, es decir,
cuenta, débitos y créditos.

Paso 3: Recolecta la información necesaria

Es importante que tengas a la mano la información detallada de cada una de las operaciones que realizó la
empresa en el mes correspondiente. Por ejemplo, si vas a llenar el libro diario general con los detalles del mes
de marzo, es importante que tengas:

 Cierres de caja  
 Notas de entrega
 Pago de nóminas  
 Comprobantes de pago de servicios y de gastos de mantenimiento  
 Estados de cuenta del banco, cheques y transferencias bancarias  
 Facturas de compra gravadas o no con IVA (Impuesto de Venta Agravada)
 Etc.

Paso 4: Comienza con la transcripción de la información

Una vez que has ordenado cronológicamente todos tus comprobantes, empieza a vaciar cada movimiento en el
libro diario:

1. Pon el día, mes y año de la operación en el recuadro correspondiente a la fecha

2. Escribe el nombre en la sección de “cuentas y detalle” y el código de afectación que tiene esa operación según el
Plan Único de Cuentas (PUC)  
3. Debajo de ese renglón, registra todas las operaciones que afectaron a esa cuenta durante el día. Por ejemplo, en
“proveedores” puedes anotar el pago de un pedido de mercancía
 4. Para hacerlo, copia el código PUC de “pagos a proveedores” y escribe una breve descripción de la operación en
“cuentas y detalles”. Por ejemplo: Código 01-00001, Pago a Inversiones XYZ
5. Escribe el monto en la columna del “debe” o “haber” según la naturaleza de la operación
6. Sigue con las demás cuentas que se hayan afectado durante ese día hasta que finalices el registro diario

Recomendaciones:

Recuerda mantener tu libro contable diario general actualizado. De esta forma, podrás declarar tus impuestos
y llevar el libro mayor y de balances sin problemas

Cómo hacer un libro mayor de cuentas

Conocer cómo llevar y analizar las cuentas de tu empresa es un elemento imprescindible para tener una
lectura correcta sobre sus operaciones y rentabilidad. De hecho, esto puede convertirse en la principal
herramienta para la toma de decisiones empresariales.

Hay dos formas de registrar las transacciones que un negocio hace en el transcurso del tiempo. La primera de
ellas es el libro diario en el que deberás anotar cada operación que tu compañía realiza en el día a día. Y la
segunda forma es el libro mayor, que no es más que el instrumento que recoge las mismas operaciones que
están descritas en el libro diario, pero por cuentas individuales.

¿Qué es el libro mayor en contabilidad?

El libro mayor es un documento que se usa en contabilidad para llevar las operaciones de una empresa o
negocio por cuentas contables, es decir, banco, proveedores, caja, entre otras.

Para hacer un libro mayor, solo necesitarás tener tu libro diario al día y traspasar esa información agrupándola
por cuentas.

¿Cuál es la importancia del libro mayor?

La importancia del libro mayor contable radica en su utilidad. A través de él, podrás:

 Evaluar la evolución de la empresa en el tiempo

 Saber cómo se divide el patrimonio de la compañía  
 Conocer cuál es la circulación interna de sus activos
 Reconocer si tu empresa es, mayormente, deudora o acreedora  
 Informarte sobre los abonos y cargas realizadas en tus operaciones
 Ordenar los datos sobre el patrimonio de la empresa y sus obligaciones
 Controlar los abonos y cargos descritos en el libro diario con mayor facilidad

¿Es obligatorio llevar un libro mayor?

Según el Código Civil y el Código de Comercio argentino, el libro mayor no es uno de los libros contables
obligatorios. Sin embargo, es sumamente útil para las empresas, ya que pueden utilizarlo en sus análisis
financieros. Con el registro cronológico de cada cuenta, podrás notar cuáles son los errores o desaciertos que
están influyendo en tu compañía y tomar medidas correctivas para sanearlos.
¿Cuál es la estructura del libro mayor?

Conocer la estructura del libro mayor te servirá para rellenarlo de forma adecuada, más aún si no cuentas con
un programa contable. Cada página del libro mayor se divide en dos casillas -que corresponden al nombre de la
cuenta y su número- y una tabla con seis columnas: fecha del asiento, detalle, número del asiento, debe,
haber y saldo.

Puedes adquirir un libro mayor contable en una librería especializada o por Internet si deseas llevarlo a mano,
pero, si te gustaría hacerlo electrónicamente, basta con que uses las herramientas tecnológicas que tienes a la
mano, como hacer un libro mayor en Excel o instalar un software contable.

¿Cómo se registra en el libro mayor?

Los asientos que se transcriben en el libro mayor contable pueden hacerse a través de distintas formas. El
método de la “T” o cuentas “T” es el más utilizado por las empresas, aunque algunos prefieren la técnica de las
fichas. Cualquiera de ellas te dará el mismo resultado, así que elige la que te haga sentir más cómodo.

Denominación de la cuenta

Este es el primer paso para comenzar a llenar tu libro mayor. Denomina la cuenta contable según sea un
activo, acción, gasto, ingreso o pasivo. Por ejemplo, la cuenta de banco o la cuenta de suministros son activos.

Toma en consideración que deberás anotar cada cuenta en una página aparte.

Número de la cuenta

Todas las cuentas contables que se traspasen al libro mayor deben estar numeradas. Recuerda que el libro tiene
muchas páginas, así que el número hará que sea mucho más fácil encontrarla. Por ejemplo, puedes comenzar
con el número uno asignándolo a la cuenta de efectivo.

Transcribir una operación

Identifica las operaciones realizadas en efectivo -o en la cuenta que elijas- que estén descritas en tu libro diario
y comienza a traspasarlas al libro mayor.

 Anota primero la fecha de la operación

 Sigue con el cargo o descripción que figure en ese asiento contable
 Coloca el número de folio del libro diario donde está descrita esa operación
 Escribe los importes de cargos en la columna “debe” y los importes de abono en la columna “haber”

Las operaciones pueden ser de cualquier tipo, desde una compra de mercancía en efectivo por $3.000 hasta una
entrada de $300 por el pago en efectivo de un producto vendido.

Obtener el saldo de la cuenta

Para obtener el saldo de la cuenta, deberás sumar todas las cifras que escribiste en la columna “debe” y hacer
lo mismo con la del “haber”. Si el debe es mayor, entonces el saldo de esa cuenta es deudor. Si el haber es
mayor, será acreedor, y si es cero, el saldo es nulo o neutro.

Cómo usar un libro mayor de contabilidad

Toda empresa debe llevar al día sus libros de contabilidad, en los cuales se debe registrar las operaciones que
son ejecutadas en un período de tiempo determinado. Algunos de ellos son obligatorios y otros pueden ser
utilizados de forma voluntaria. Entre los libros que llevan las empresas se encuentra el libro mayor de
contabilidad, donde se recoge la información de diferentes cuentas contables.

¿Qué es el libro mayor de contabilidad?

El libro mayor de contabilidad es el que recoge todas las operaciones que se han registrado en las distintas
cuentas de manera cronológica. Muestra la misma información del libro diario, aunque de una manera más
concreta.

El libro mayor no es obligatorio para las empresas, sin embargo, su uso es muy recomendable ya que permite
llevar un control exacto del saldo de las cuentas.

Cada cuenta contable tendrá su libro mayor en el que debe aparecer la siguiente información:

 Fecha de los asientos contables,

 Concepto,
 Debe de los asientos contables,
 Haber de los asientos contables,
 Saldo.

¿Cómo se lleva el libro mayor de contabilidad?

Con las nuevas herramientas y software de contabilidad que existen en el mercado, la mayoría de los procesos
de contabilidad están automatizados y los libros de contabilidad se generan directamente. Sin embargo, si lo
deseamos también se puede llevar el libro mayor de contabilidad de forma tradicional.

El libro mayor puede llevarse de dos formas diferentes:

1) En forma de cuenta T: con este método los datos deben ser incluidos en una tabla de dos columnas. En la
parte de la izquierda se registran las anotaciones del Debe y en la parte de la derecha se incluyen las anotaciones
del Haber.

2) En una tabla con 5 columnas: este es el método que más se utiliza actualmente. En cada una de las 5
columnas se debe registrar la fecha del movimiento contable, el concepto, las cantidades del Debe, las
cantidades del Haber y el saldo (la diferencia que existe entre el Debe y el Haber)

El libro mayor suele dividirse en varias hojas para que cada una de ellas recoja la información correspondiente
a una sola cuenta contable. Allí se incluirán los movimientos que afectan a esa cuenta. Por ejemplo, una cuenta
se utilizará para los movimientos de “cuentas por cobrar” otra para la cuenta de “Bancos” y así sucesivamente.

La información que se incluye en el libro mayor es recogida de los movimientos del libro diario en sus
respectivas columnas. Es decir, si en el libro diario se registró un movimiento en la columna del Debe, se
apuntará también en la columna del Debe en el libro mayor.

Ejemplo: Si la empresa realiza una venta por 500USD se debería reflejar los siguientes movimientos:

1) En el libro diario:

En la columna del Debe 500USD (Caja) y en la columna del Haber 500USD (ventas)
2) En el libro mayor de contabilidad:

En la hoja correspondiente a la cuenta de Caja se debe registrar un movimiento en la columna del Debe por
500USD.

En la hoja correspondiente a la cuenta de Ventas se debe registrar un movimiento en la columna del Haber por
500USD.

La información registrada en el libro mayor será de gran utilizad para elaborar el balance general de la
empresa. Solo será necesario calcular el saldo total de cada una de las cuentas para, posteriormente, incluirlos
en el balance general.

Libros de contabilidad obligatorios

Los libros que las empresas deben llevar de forma obligatoria son:

Libro diario: en este libro se deben registrar todos los movimientos relacionados con las operaciones diarias de
la empresa para, posteriormente, pasarlas al libro mayor (Opcional) y utilizarlas en la elaboración de los estados
contables al final del ejercicio contable de la empresa.

Libro de inventarios y Cuentas anuales: se abre con el inventario inicial de la empresa y luego se registra su
evolución trimestralmente, balances de sumas y saldos, el inventario final y los informes contables, conocidos
como “cuentas anuales”.

Las cuentas anuales incluyen: el Balance de situación, el Estado de ganancias y pérdidas, Estado de cambios en
el Patrimonio neto, Memoria del ejercicio y estado de flujos de efectivo.

A parte de los libros contables obligatorios, las empresas deben llevar otros libros que facilitan la gestión de
contabilidad como es el caso del libro mayor que, si bien no es obligatorio todas las empresas deberían llevarlo
para facilitar las actividades del departamento de contabilidad.

Libro auxiliar

El libro auxiliar contiene información detallada de las transacciones de una cuenta representadas en forma
sintetizada en el libro mayor. Los detalles de una cuenta de alto volumen, incluida la información que los
analistas financieros de primer nivel y los contadores no necesitan, pueden abrumar el libro mayor general. El
libro auxiliar proporciona un lugar para el detalle de la transacción de modo que el libro mayor solo incluya un
resumen de la información.

Cuentas por pagar

La cuenta de cuentas por pagar es una cuenta de gran volumen para algunas empresas. Cuando se quiere reducir
el volumen de transacciones y el nivel de detalle en el libro mayor, un libro auxiliar para tus cuentas por pagar
puede contener esta información. Actualiza el resumen de las cuentas por pagar en tu libro contable diaria o
semanalmente o con la frecuencia que requiera tu negocio.

Información de resumen

Cada actualización anotada en el libro mayor de cuentas por pagar refleja el total de la actividad de las
transacciones para el período que ha transcurrido desde la última actualización. Añade los créditos en la cuenta
y crea un asiento para registrar los créditos totales en el libro mayor. Repite este proceso para las transacciones
de débito. Ten en cuenta la entrada en el libro auxiliar para rastrear dónde detuviste tus cálculos. Una marca o
anotación al margen del libro es aceptable si utilizas un libro escrito. Los libros de contabilidad computarizados
harán un seguimiento de las actualizaciones de forma automática.

Seguridad

El libro auxiliar restringe el acceso a la información detallada, lo que garantiza que solo las personas que
trabajan regularmente con el libro mayor pueden manipular la información. Esto reduce el riesgo de errores y
entradas inexactas. Cuando el libro mayor de cuentas por pagar es accesible para todo el departamento de
contabilidad, el riesgo de un dato inexacto que altere el balance puede crear grandes deficiencias en los
informes. El libro auxiliar se respalda con copias de las facturas, estados de cuenta y cualquier otra
documentación necesaria para la declaración de impuestos y auditorías.

Legalización de libros contables en el Registro Mercantil

El Reglamento del Registro Mercantil y el Código de Comercio indican que los empresarios presentarán los
libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para
que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia y, en todas las hojas de cada libro,
el sello del Registro.

¿En qué consiste la legalización?

Mediante la legalización el Registro sella los libros con la finalidad de que su información no se pueda
manipular con posterioridad.

¿Dónde debe realizarse la legalización de los libros?

En el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio. .

¿Quiénes deben legalizar los libros en el Registro Mercantil?

 Los empresarios individuales (sólo los que realicen actividades empresariales, no profesionales, acreditándolo
mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
 Las sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en dicho Registro.
 Las Cooperativas que operen en su Comunidad Autónoma.

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

 Los profesionales.
 Las sociedades civiles.
 Las Comunidades de Bienes.
 Las Herencias Yacentes.
 Las Cooperativas de ámbito estatal.

¿Qué libros hay que legalizar?

 El libro Diario.
 El libro de Inventario y Cuentas Anuales.
 El libro de Actas de las Juntas.
 El libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad
Limitada.
  Para sociedad unipersonal, el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
 Los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

¿En qué plazo deben presentarse?

 Los libros obligatorios mecanizados deberán ser presentados a su legalización antes de cuatro meses de la fecha
de cierre del ejercicio.
 Los libros en blanco no están sujetos a plazo.

¿Cómo se presentan?

Los libros contables pueden legalizados por cualquiera de los siguientes procedimientos:

 Presentación presencial en papel:

Deberá adquirir una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual detallará los libros que presente a
legalizar, en dicha instancia deberá constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presenta
a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre
todo y obligatorio sello de la sociedad. Deberá además abonar la tarifa correspondiente, que variará en función
del número de libros que se presenten.
 Presentación presencial en Soporte Magnético (CD):
La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utililidad o bien
utilizando el programa «Legalia». El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos
registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se
presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro.
 Presentación Telemática mediante Firma Electrónica
Para la presentación  telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de
Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores.
En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden
por correo electrónico a su buzón de notificaciones.
Mas información: https://www.registradores.org/mercantil/jsp/home.jsp (sección descargas)

¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros?

El Código de Comercio exige que los libros , correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su
negocio, debidamente ordenados, se conserven durante seis años, a partir del último asiento realizado en los
libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción
del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación