PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA TNMC-CA-PG-001

INFORMACIÓN DOCUMENTADA Revisión 1

Referencia a las Normas:
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ISO 9001:2015 8.5.1 y 8.5.2

CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
M.C. Miguel Ángel Melchor M.G.A. Ernesto Lugo Ledesma, M.E.D. Ignacio López
Navarro, Subdirector de Planeación y Valdovinos,
CSG. Vinculación. Director.
Firma: Firma: Firma:

21 de enero de 2019 25 de enero de 2019 28 de enero de 2019

CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN
FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
No.
Cambio de versión de la Norma ISO 9001:2008 a ISO
1 21 de enero de 2019 9001:2015 y nueva figura legal del Tecnológico Nacional
de México en Celaya.

1. PROPÓSITO
Establecer, mantener y controlar la información documentada de los Sistemas de Gestión de la Calidad
y Ambiental, en todas las áreas de uso del Tecnológico Nacional de México en Celaya.

2. ALCANCE
Aplica para toda la información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico
Nacional de México en Celaya, para atender el proceso educativo que comprende desde la inscripción
hasta la entrega del título y cédula profesional de licenciatura.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3.1 Se considera como información documentada toda información de origen interno que sea
necesario para atender y controlar los Sistemas de Gestión de la Calidad, y debe ser identificada
mediante el nombre, código, número de revisión y la fecha de autorización que le asigne la
persona encargada de la información documentada, de acuerdo con la Guía para la Elaboración
de Documentos TNMC-CA-RC-001.
3.2 Toda la información documentada de origen interno que sea creada y/o actualizada, deberá ser
aprobada de acuerdo a la guía y a este procedimiento, deberá de registrarse en la Lista Maestra
de Documentos de Origen Interno TNMC-CA-MC-001, para el Sistemas de Gestión (Anexo 7 del
Manual de la Calidad), donde se podrá verificar: nombre, código, número de revisión y la fecha
de autorización de cada uno de los documentos; la cual estará disponible permanentemente de
manera electrónica en el Portal del Sistemas de Gestión de Calidad.
3.3 Es responsabilidad del Coordinador del Sistemas de Gestión de la Calidad y del encargado de la
información documentada, revisar y verificar que los contenidos de los procedimientos y formatos
que se encuentren actualizados en la página web del institucional www.itcelaya.edu.mx, en el
Sistema Integral de Información (SII) o directamente en el Link http://calidad.itcelaya.edu.mx Los
procedimientos estarán disponibles para descargarse en formato PDF y los formatos de los
diferentes procedimientos estarán en word o excel para su llenado.

Toda copia en PAPEL o ARCHIVO electrónico será Información Documentada No Controlado a excepción del que se encuentra en
el portal del Sistema de Gestión de la Calidad y del original que contiene las Firmas Autógrafas, el cual estará a resguardo del
Coordinador del Sistemas de Gestión de la Calidad y/o del Controlador de la Información Documentada.
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3.4 En el caso de no contar con el servicio de internet, el encargado de la información documentada

del Sistemas de Gestión de la Calidad podrá entregar a solicitud de alguna de las partes
interesadas, la información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad (como son:
procedimientos, anexos, guías o Manual en PDF y los formatos en word para su uso).
3.5 Los dueños de los procedimientos deberán asegurar la actualización permanente de sus
procedimientos, de acuerdo con las modificaciones de los lineamientos de origen interno y/o
externo que sean emitidos, o a procesos de mejora continua que se determinen con el propósito
de mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos de atención a las partes interesadas.
3.6 Cualquier modificación, actualización o baja de documento, una vez que es autorizado por el
Director, el encargado de la información documentada deberá informar a través de un oficio (vía
correo electrónico) a todas las áreas que intervienen en el proceso (a los responsables y
participantes, en el Anexo 3 del Manual del SGC), por lo menos con 10 días hábiles antes de
entrar en operación o su abrogación.
3.7 “Toda copia en PAPEL o ARCHIVO electrónico será información documentada No Controlada a
excepción de la que se encuentra en el Portal del Sistema de Gestión de la Calidad y del Original
que contiene las Firmas Autógrafas, el cual estará a resguardo del responsable de la Oficina del
Sistema de Gestión de la Calidad y/o del Controlador de la Información Documentada”, esta
leyenda estará inserta en todos los procedimientos al momento de ser impresos, y la contendrán
todos los archivos electrónicos descargados del Portal del Sistema de Gestión (SG).
3.8 Los documentos originales deberán contener las firmas autógrafas en el recuadro del Control de
Emisión y la rúbrica en cada una de las páginas de los procedimientos y formatos, mismas que
serán resguardadas por el responsable de la Oficina del Sistema de Gestión y/o del encargado
de la Información Documentada. Las revisiones vigentes que se encuentran en el portal del SGC
no cuentan con las firmas correspondientes.
3.9 La información documentada de origen externo está incluida en el apartado 7 de cada
procedimiento, que indica el apartado del Proceso Estratégico, se encuentra en la Normateca del
Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico Nacional de México en Celaya para su consulta.

Toda copia en PAPEL o ARCHIVO electrónico será Información Documentada No Controlado a excepción del que se encuentra en
el portal del Sistema de Gestión de la Calidad y del original que contiene las Firmas Autógrafas, el cual estará a resguardo del
Coordinador del Sistemas de Gestión de la Calidad y/o del Controlador de la Información Documentada.
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4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Dueño del
Resp onsable de los Resp onsable de de
Responsables los
Procedimiento y Usuario del SGC
Sistemas Sistemas
Revisar o Autorizar
Participantes

2
Inicio Revisa y/o participa
en las reuniones
2 de
creación o
actualización de la
Información
1 documentada interna
Crear o
actualizar la
Información
documentada
interna. ¿Es Correcto
NO

SI 3

Imprime documentos y
recaba firmas

Revisión y firma de: Elaboró, Revisó y Autorizó

5
Informar a Libera
todas las Información
áreas que documentada
intervienen en Interna y
el proceso externa
8
7 6
Consulta y aplica la
Consulta, verifica, y documentación
aplica la información Publica documentación
documentada
documentada publicada a través del Portal de
en el portal a partir de la publicada en el
los Sistemas de Gestión
fecha establecida portal a partir de la
fecha establecida.

9
Vigila la permanente
disponibilidad de la
Información
documentada interna y
externa

FIN

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SECUENCIA DE
ACTIVIDAD RESPONSABLE
ETAPAS
1. Crear o 1.1 Detectar necesidad de crear y/o actualizar la
actualizar la información documentada interna.
información 1.2 Crear o actualizar la información documentada interna
documentada conforme a la Guía para la Elaboración de
interna Documentos TNMC-CA-RC-001. Dueño del
1.3 Justificar la necesidad de emitir un nuevo documento Procedimiento y
o de cambiar alguno ya existente, anexando la participantes
propuesta del documento.
1.4 Informar al encargado de la información documentada
o al CSG de la necesidad de emitir un nuevo
documento y/o de cambiar alguno ya existente.
2. Revisa 2.1 Recibir la propuesta del documento nuevo o con los
documento cambios realizados a uno ya existente, con su
correspondiente justificación.
2.2 Revisar que el documento cumpla con las
especificaciones aplicables dentro del Sistema de
CSG o controlador de la
Gestión de la Calidad (de acuerdo a la Guía para la
información
Elaboración de Documentos TNMC-CA-RC-001).
documentada
SÍ, CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES QUE SE
MUESTRAN EN LA GUÍA: Pasa al punto 2.3
NO, CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES QUE SE
MUESTRAN EN LA GUÍA: Regresa a la etapa 1.
2.3 Imprime y recaba firmas.
3. Firma de 3.1 Recibir documentos impresos de parte del encargado
elaboró, revisó de la información documentada o el CSG para su
y autorizó revisión final. Dueño del
3.2 Firmar los documentos en el campo correspondiente y Procedimiento
rubrica cada hoja y formatos anexos.
3.3 Recibir el documento generado por el dueño del
procedimiento y revisado por el encargado de la
información documentada o el CSG de acuerdo con
las especificaciones. Responsable de revisar
3.4 Revisar y firmar los documentos en el campo
correspondiente, así como rubricar cada hoja y
formatos anexos.
3.5 Autorizar el documento y firma en el campo
correspondiente. Responsable de
autorizar

4. Autoriza y libera 4.1 Liberar documentos. Responsable de

autorizar
5. Identifica 5.1 El encargado de la información documentada o el CSG
CSG o Controlador
cambios y reciben la documentación e informa a todas las áreas

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SECUENCIA DE
ACTIVIDAD RESPONSABLE
ETAPAS
número de que intervienen, sobre la fecha de entrada en vigor del de la información
revisión procedimiento. documentada
6. Publica 6.1 Actualizar la Lista Maestra de Documentos de Origen
documentación interno, externo y los Registros de los Procedimientos,
e informa a los TNMC-CA-MC-001 (Anexo 7, 8 y 9 respectivamente del
responsables Manual de la Calidad).
de los 6.2 Dar de alta en el portal institucional del SGC los CSG o Controlador de la
procesos documentos actualizados y autorizados en pdf y todos información
los formatos estarán en word o excel. documentada
6.3 Notificar a los dueños de los procedimientos (de
acuerdo con el Anexo 3), a través del correo electrónico
institucional y/o por medio de oficio la fecha de
aplicación de la documentación publicada en el portal.
7. Verifica, 7.1 Verificar que el documento que se encuentra en el portal
consulta y de consulta (acceso público),
aplica http://calidad.itcelaya.edu.mx, es el correcto.
Dueño del
documentación NOTA: En caso de ser un formato, deberá de estar en word
procedimiento,
publicada en el o en excel.
usuario del Sistema de
portal 7.2 Aplicar la documentación del Sistema de Gestión de la
Gestión de la Calidad.
Calidad, que se encuentra en el link:
http://calidad.itcelaya.edu.mx
7.3 Dar seguimiento a la aplicación del procedimiento.
8. Consulta y 8.1 Consultar el documento que se encuentra en el portal
aplica del SGC (acceso público),
documentación http://calidad.itcelaya.edu.mx. Usuario del Sistema de
publicada en el 8.2 Aplicar la documentación del SGC. Gestión de la Calidad
portal
9. Valida la 9.1 Vigilar permanentemente la disponibilidad de la
permanente información documentada de origen interno y externo. CSG o controlador de la
disponibilidad información
documentada

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6. MATRIZ DE DETERMINACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO EN CADA PROCESO

DESCRIPCIÓN LÍNEAS DE
PROCESO SUBPROCESO CONTROL
DEL RIESGO ACCIÓN
Control de la Crear o actualizar Procedimientos Revisión periódica Llevar a cabo
información la información no actualizados de los reuniones con los
documentada documentada procedimientos Jefes de
interna Departamento

7. REGISTROS

MEDIO DE RESPONSABLE
TIEMPO DE
NOMBRE SOPORTE DE CÓDIGO DE REGISTRO
RETENCIÓN
CONSERVARLO

Lista maestra de Hasta la En papel y Representante TNMC-CA-MC-001

información siguiente electrónico de la Dirección (Anexo 7)
documentada de modificación
origen interno

Lista Maestra de Hasta la En papel y Representante TNMC-CA-MC-001

información siguiente electrónico de la Dirección Anexo 8
documentada de modificación
origen externo

Lista maestra de Permanente En papel Representante TNMC-CA-MC-001

información de la Dirección Anexo 9
documentada de
registros de
procedimiento

Lista para el control Permanente Electrónico Representante TNMC-CA-PG-001-01

de instalación de de la Dirección
documentos
electrónicos

8. DOCUMENTOS DE REFENCIA Y MARCO NORMATIVO

DOCUMENTO UBICACIÓN
Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad- Fundamento y Vocabulario. ISO
P.E. CA
9000:2015, NMX-CC-9000-IMNC-2015
Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad- Requisitos. ISO 9001:2015, NMX-
P.E. CA
CC-9001-IMNC-2015
Manual de la Calidad TNMC-CA-MC-001 P.E. CA
Guía para la elaboración de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (TNMC-
P.E CA
CA-RC-001)

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9. GLOSARIO
CSG: Coordinador de los Sistemas de Gestión (antes RD).
Documento: Información y el medio que este contenido.
Recopilación de datos que arrojan un significado, en cualquiera de los
diferentes medios de soporte (papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de estos).
Los documentos utilizados en el sistema de gestión de la calidad pueden
ser:
a) manuales de la calidad.
b) planes de la calidad.
c) especificaciones.
d) guías.
e) procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos.
f) registros.
Información Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el
Documentada: medio que la contiene.
Puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier
fuente.
Puede hacer referencia a:
a) El sistema de gestión, incluido los procesos relacionados;
b) La información generada para que la organización opere
(documentación);
c) La evidencia de los resultados alcanzados (registros).
Información Es toda la información que se genera para la operación del sistema de
Documentada de gestión de la calidad al interior del Tecnológico Nacional de México en
Origen Interno: Celaya.
Información Toda información que se genera para la operación del sistema de gestión
Documentada de de la calidad de instancias externas al Tecnológico Nacional de México
Origen Externo: en Celaya.
Lista Maestra de Registro de calidad en donde se encuentran relacionados toda la
Información información documentada que integra el Sistema de Gestión de la
Documentada Interna: Calidad de la institución.
Lista Maestra de Registro de calidad en donde se encuentran relacionados toda la
Información información documentada que integra el Sistema de Gestión de la
Documentada Externa: Calidad de origen externo.
Manual de la Calidad: Especificación para el sistema de gestión de la calidad de una
organización.

P. E. CA: Proceso Estratégico de Calidad en la Normateca del SGC del Instituto

Tecnológico de Celaya.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las

entradas para proporcionar un resultado previsto.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades realizadas.
Revisión: Determinación de la conveniencia, adecuación o eficacia de un objeto
para lograr unos objetivos establecidos.
TNMC: Tecnológico Nacional de México en Celaya.
Validación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica
prevista.
Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se
han cumplido los requisitos especificados.

P.E. PL: Programa Estratégico de Planeación en la Normateca del SGC del Tecnológico Nacional
de México en Celaya.

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