Opciones para La Asignación de La Función de Organización y Sistema en Las Organizaciones

Opciones para la asignación de la función de organización y sistema en
las organizaciones:
En Administración, la organización tiene dos significados distintos:
El que se refiere a un organismo social como un todo: una empresa, una

dependencia gubernamental, un hospital, una escuela, entre otros, y el que
significa un proceso de estructurar formalmente las funciones y jerarquías
dentro de un organismo social; con este significado se utiliza la palabra
organización como etapa del proceso administrativo.
Al describirse el concepto de organismo social, se señaló que es un

conjunto de personas que en forma sistemática aportan sus esfuerzos para
lograr determinados fines comunes; pero la suma total de esos esfuerzos será
mayor cuando están organizados y coordinados que cuando no lo están, por
tanto, la razón de organizar es hacer eficiente la cooperación humana. Esto
formando parte de uno de los procesos administrativos los cuales rigen o
llevan al éxito a una empresa si estas se aplican y cumplen debidamente
El crecimiento de las instituciones, el grado creciente de sus operaciones y

las complejidades que a menudo se presentan, han hecho nacer la necesidad
de especialistas en distintas áreas de la Administración del mundo moderno,
una de las cuales es Organización y Métodos.
La organización y sistemas es una función especializada conformada por un

conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de
información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro
de una organización u empresa.
La organización desempeña una parte fundamental para conseguir el éxito

en cualquier gestión empresarial. Una adecuada organización de la empresa
proporciona los métodos para que las tareas se realicen de una manera
correcta, reduciendo así los costos, evitando la lentitud y la duplicidad de
esfuerzos al determinar las responsabilidades de cada trabajador. De alguna
manera, esto también contribuye a emplear mejor los recursos y medios
disponibles. Es preciso, además, conocer lo que implica cada puesto y si
acarrea un gasto innecesario. Todo ello se encuadra dentro de la necesidad de
una correcta organización de la empresa.
Su principal objetivo es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a

través de la simplificación de las operaciones y eliminación de aquellas
actividades que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido y
así mismo lograr las mismas metas. Esta permite la aplicación de distintas
técnicas simplificando los procedimientos administrativos, ahorrando en tiempo,
energía y materiales, logrando por lo tanto, mayor eficiencia en la operación
del sistema. Es vital dentro del marco empresarial pues este permite plantear
soluciones en base a diversas problemáticas que pueda tener la organización y
actuar de forma metódica y cronológica para solventarlas.
Que una empresa tenga una buena organización empresarial ayudara o

permitirá que la compañía obtenga los mejores resultados con la menor
cantidad de recursos disponibles, disminuyendo los costes, además, una buena
comunicación también tiene gran importancia en una organización empresarial,
ya que existen distintos niveles de administración y los mensajes se podrían
confundir al pasar de un área a otra, trayendo consigo confusiones, incidencias
o una pésima atención al usuario. El Gerente o líder de la compañía es quien
debe asumir las labores de comunicación, ya que este debe tener presente que
el éxito del negocio dependerá en gran parte por el mensaje que este
transmita.
Un Analista de Organización y Métodos sabe que su función es más que

hacer un simple manual; la definición de analista de sistemas de Senn (1992),
agrega: “…Los analistas hacen mucho más que resolver problemas. Con
frecuencia se solicita su ayuda para planificar la expansión de la
organización…"(p. 12). Lo que indica que, el papel de los analistas va más allá
de resolver un problema, también cumplen el papel de asesores, ya sea en
sistemas manuales o informatizados, o cualquier otro sistema donde la
empresa tenga que invertir en información, brinda un abanico de posibilidades
para el rediseño organizacional.
Un profesional en esta área cumple distintas funciones y/o

responsabilidades dentro de una empresa, entre las cuales se puede
mencionar que un analista de Organización y Métodos actúa como:
 Asesora, aconseja, asiste, sugiere y nunca critica ni imparte órdenes.
 Cuenta con una rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.
 Efectúa relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la

información buscada a través de entrevistas, cuestionarios y estudio de
documentación.
 Busca y halla soluciones lógicas a los problemas de Organización y

procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio.
 Estudia, propone e implanta sistemas que permitan desarrollar con

mayor eficiencia y eficacia las actividades de los trabajadores.
 Hace un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde
se verifiquen todas las actividades realizadas como un medio de control,
a fin de considerar posibles mejoras.
 Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de

métodos y a los principios generales para la resolución de problemas
que se plantean en la organización de la cual dependan.
El analista de organización y sistemas comprende actividades que analice la

documentación de los procesos de diferentes áreas de la organización,
teniendo en cuenta que debe tener de 2 a 3 años de experiencia en su trabajo
y en sus diversas áreas administrativas, tener capacidad de trabajo bajo
presión, saber que si lo que se planteó logró su objetivo. En cuanto a las
funciones del organizador y sistemas en las organizaciones encontramos los
siguientes; planificar, coordinar, dirigir y elaborar estudios sobre funcionamiento
y organización.
También determina normas, sistemas y procedimientos necesarios en la

institución, realización entrevistas con el personal de la institución, estudia
sistemas vigentes y los actualiza de acuerdo a las necesidades de la unidad,
propone elabora e implanta nuevos sistemas administrativos necesarios en la
institución, vela por el mantenimiento de los programas de organización y
sistemas, supervisa el trabajo del personal a su cargo, opera un
microcomputador para ingresar información cumple con las normas y
procedimientos en materia de inseguridad integral establecidas por la
organización, elabora informes periódicos de las actividades realizadas y por
ultimo realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.
El perfil de un analista de organización y métodos debe ser:
Analizador: Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de

datos; saber cuáles son los que debe anotar para su posterior análisis.
Orientador: El trabajo de Organización y Sistema es racional; exige una

secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar toda su
actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.
Perceptivo: Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y
cuales debe obtener.
Buen oyente: Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera
pregunta, debe seguir las respuestas del entrevistado y no interrumpirlo en su
relato.
Creador e innovador: Ver las soluciones a medida que estudia los

problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento
de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio
mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.
Vendedor: El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la

colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta:
espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.
Es importante estas habilidades cuando se trata de recopilar información ver

las soluciones a medida que estudia cada uno de los problemas, creando así
mejores funciones en la organización cada vez que se implemente cada una de
estas, por lo cual debe ganar la aprobación de su trabajo.
Por otra parte, la Organización y Método cuanta con 3 características

primordiales:
 La Simplificación: el cual se basa en introducir mejoras a un proceso

en base a procedimientos los cuales son: suprimir datos innecesarios
y agregar procedimientos necesarios.
 Automatización: el cual se aplica introduciendo nuevas tecnologías

de comunicación e información que ayuda a reducir tiempo y espacio.
 Tercerización: es un mecanismo por el cual se apoya a otros

procesos, no es más que un apoyo de personas externas a la
organización.
La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el

máximo de eficiencia en el financiamiento de la maquina administrativa, y
mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización;
conseguir economía en el menor costo de la producción y en la utilización de la
mano de obra, pero como regla general a la Organización y Métodos no se le
concede autoridad sobre otras unidades de administración.
Se suele preguntar ¿Por qué es necesario contratar un servicio

especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las
actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la
respuesta a esa interrogante es simple, utilizando este servicio, los
administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y
Métodos, y así serán capaces de dirigir un departamento sin ayuda,
haciéndose totalmente responsables de sus actividades. Cada administrador
tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea
conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la
forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para
llevar a cabo la función.
Son comunes las denominaciones “el departamento de Organización y
Sistema” o “la dirección de Organización, Sistema y Método”. Pero es
importante recordad que la función de un órgano de Organización y Métodos es
de asesoría y, por tanto, aunque este ubicado en un nivel gerencial,
departamental o divisional, no es recomendable llevar la denominación de un
Órgano de Línea, sino simplemente Organización y Métodos.

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En Administración, la organización tiene dos significados distintos:

El que se refiere a un organismo social como un todo: una empresa, una

Al describirse el concepto de organismo social, se señaló que es un

El crecimiento de las instituciones, el grado creciente de sus operaciones y

La organización y sistemas es una función especializada conformada por un

La organización desempeña una parte fundamental para conseguir el éxito

Su principal objetivo es aumentar la eficiencia del trabajo administrativo, a

Que una empresa tenga una buena organización empresarial ayudara o

Un Analista de Organización y Métodos sabe que su función es más que

Un profesional en esta área cumple distintas funciones y/o

 Asesora, aconseja, asiste, sugiere y nunca critica ni imparte órdenes.

 Cuenta con una rapidez para solucionar situaciones teóricas y prácticas.

 Efectúa relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la

 Busca y halla soluciones lógicas a los problemas de Organización y

 Estudia, propone e implanta sistemas que permitan desarrollar con

 Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de

El analista de organización y sistemas comprende actividades que analice la

También determina normas, sistemas y procedimientos necesarios en la

El perfil de un analista de organización y métodos debe ser:

Analizador: Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de

Orientador: El trabajo de Organización y Sistema es racional; exige una

Creador e innovador: Ver las soluciones a medida que estudia los

Vendedor: El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la

Es importante estas habilidades cuando se trata de recopilar información ver

Por otra parte, la Organización y Método cuanta con 3 características

 La Simplificación: el cual se basa en introducir mejoras a un proceso

 Automatización: el cual se aplica introduciendo nuevas tecnologías

 Tercerización: es un mecanismo por el cual se apoya a otros

La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el

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