Proceso de Foliación

PROCESO DE FOLIACIÓN
1. Se debe numerar de manera 5. No se debe escribir con trazo

consecutiva, es decir, sin omitir ni fuerte porque se puede causar
repetir números. daño irreversible al soporte papel.
1 2 3 4 5 6 7…
2. No se debe foliar utilizando
números con el suplemento A, B,
C, o bis. En documentos de
archivo que contienen texto por
ambas caras, se registrará el
número correspondiente en la
cara recta del folio.
6. No se deben foliar las pastas ni
X
AB las hojas-guarda en blanco.
CD 1
3. Se debe escribir el número en la

esquina superior derecha de la
cara recta del folio en el mismo
sentido del texto del documento.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc.,
que se encuentren tendrán el
número de folio consecutivo que
les corresponde, aun cuando
estén plegados. En el área de
notas del instrumento de control o
de consulta se debe dejar
constancia de las características
del documento foliado: tamaño,
colores, título, asunto, fechas y
4. Se debe escribir el número de otros datos que se consideren
manera legible y sin pertinentes. Si se opta por
enmendaduras sobre un espacio separar este material se dejará
en blanco, y sin alterar constancia mediante un testigo de
membretes, sellos, textos o su lugar de destino y en este se
numeraciones originales. indicará la procedencia. Esto es
lo que se denomina referencia
cruzada.
1 10
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren
se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o
de consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si
se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de
notas del instrumento de control o de consulta las características del documento
foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta,

utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número
para cada una de ellas. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado:
tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o
varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del instrumento
de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual
que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la
correspondiente referencia cruzada.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes
similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al
sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el
área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre:
cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,

legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o
paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad
de re foliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por

impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de
una, deberá re foliarse toda la unidad de conservación
14. Si existen errores en la utilizando lápiz de mina negra y
foliación, ésta se anulará con una blanda, tipo HB o B
línea oblicua, evitando tachones.
17. No se deben numerar los

folios totalmente en blanco
(cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en
15. La foliación es una tarea
previa a cualquier empaste, archivos de gestión o archivos
proceso de descripción o proceso centrales, pero sí dejar la
técnico de reprografía constancia en el área de notas
(microfilmación o digitalización). del instrumento de control o de
consulta.
16. La documentación que ya 18. No se deben foliar ni

se encuentra haciendo parte del retirar los folios sueltos en blanco
acervo documental en Archivos
cuando éstos cumplen una
Históricos, cuyos folios estén
función de conservación como:
sueltos y en blanco, se retirarán.
Si por el contrario, se encuentran aislamiento de manifestación de
empastados o cosidos deberán deterioro biológico, protección
foliarse y se dejará la anotación de fotografías, dibujos, grabados
respectiva en el área de notas del u otros, o para evitar migración de
instrumento de control o de tintas por contacto.
consulta. La foliación de este tipo
de documentos debe efectuarse
19. No se deben foliar
documentos en soportes distintos
al papel (casetes, discos digitales
–CD ́s- disquetes, videos, etc.)
pero si dejar constancia de su
existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen,
en el área de notas del
instrumento de control o de
consulta. Si se opta por separar
este material se hará la
correspondiente referencia
cruzada.

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1. Se debe numerar de manera 5. No se debe escribir con trazo

3. Se debe escribir el número en la

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta,

12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia,

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por

17. No se deben numerar los

16. La documentación que ya 18. No se deben foliar ni

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