Proceso de Foliación Documental

PROCESO DE
FOLIACIÓN
DOCUMENTAL
ANYI DANIELA TOVAR GARZÓN
TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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Se debe escribir el numero No se debe foliar las

Se debe enumerar de No se debe foliar Se debe escribir el No se debe escribir un
de manera legible y sin pastas ni las hojas-
manera consecutiva, es utilizando números número en la esquina trazo fuerte porque se
enmendaduras sobre un guarda en blanco.
decir sin omitir ni con el suplemento derecha superior puede causar daño
espacio en blanco, y sin
repetir números. A,B,C ó Bis.. derecha de la cara irreversible al soporte
alterar membretes, sellos,
recta de folios en los papel.
textos o numeraciones
mismos sentidos del originales.
texto del documento
7 8 9 10
Los planos , mapas m dibujos, etc., que se

encuentre tendrán el número de folio Los anexos impresos Cuando se encuentre varios Las fotografías cuando están
consecutivo que les corresponde ;aun cuando (folletos, boletines, documentos de formato sueltas se foliarán, en la cara
estén plegados. En el área de notas del periódicos, revistas.) Que pequeño adheridos a una vuelta, usando lápiz de mina
instrumento de control o de consulta se debe se encuentren se enumeran hoja, a esta se le escribirá su negra y blanda, tipo HB ó B,
dejar constancia de las características del como un solio folio. En el respectivo número de folio, correspondiendo un número
documento foliado: tamaño, colores. Titulo área de control o de dejando en el área de notas para cada una de ellas.
,asunto, fechas y otros datos que se consideren consulta se debe dejar del instrumento documento
pertinentes. constancia de titulo año y de control o de consulta las
Si se opta por separar este material se dejará numero total de paginas. características del documento
constancia mediante un testigo de su lugar de Si se opta por separar este foliado.
destino y en este se indicara la procedencia a material se hace el cruce
esto se le llama referencia cruzada. de referencia.
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Las litografías, diapositivas, negativos En caso de unidades de conservación Para el caso de unidades
documentos en soportes similares, deben (copiadores de correspondencia documentales que se necesitarán
colorearse en un sobre protección y se legajos,tomo,libros de contabilidad, etc.) foliadas por impresora, se dejará esta
harán la foliación al sobre antes de Que ya vienen empastados, foliados y/o foliación siempre y cuando en una
perder el material para evitar marcas, paginados de fabrica, se puede aceptar como unidad de conservación no haya más
dejando constancia en el área de notas mecanismo de control sin necesidad de de una, en casa contrario, cuando
del instrumento de control o de consulta refoliar a mano. De todos modos debe haya más de una, se debe refoliar
el contenido del sobre: cantidad, contener en el área de notas del instrumento toda la unidad de conservación.
tamaño, color, título, asunto, fecha y de control o de consulta, la cantidad de folios
otros datos que se consideren o paginas que contiene.
pertinentes.
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14
La foliación es una tarea La documentación que ya se No se deben numerar los

Si existe errores en la previa a cualquier encuentre haciendo parte del folios totalmente en
foliación, esta se empaste, proceso de documento documental en archivos blanco( cosidos o
anulará con una línea descripción o proceso históricos, cuyo folletos están sueltos empastados) que se
oblicua, evitando técnico de reprografía y en blanco, se retirarán. Si por el encuentran en tomos o
tachones. (microfilmación o contrario, se encuentran legajos en archivo de
digitalización). empaquetados o cosidos requeridos gestión o archivos
foliarse y se dejará la anotación centrales, pero sí dejar la
respectiva en el área de notas del constancia en el área de
instrumento de control o de consulta notas del instrumento de
que tiene esta condición. control o de consulta.
18 19
No se debe foliar ni retirar los

No se deben foliar documentos en
FIN
folletos sueltos en blanco
cuando se requiere una soportes distintos al papel
función de conservación como: ( cassettes, discos digitales- CD´S.
aislamiento de manifestación disquetes, videos, etc.)Pero si dejar
de riesgo biológico, protección constancia de su existencia y de la
de fotografías, dibujos, unidad documental a la que
grabados u otros, o para evitar pertenecen. Si se opta por esperar
la migración de tintas por este material, se hará el
contacto. correspondiente cruce de
referencia.

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Los planos , mapas m dibujos, etc., que se

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No se debe foliar ni retirar los

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