Unidad Didáctica 1

Introducción y descripción
del gestor de base de datos
Contenido

1. ¿Qué es una base de datos?

2. Comenzar y finalizar una sesión
3. La ventana de access
4. El panel de navegación
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1. ¿Qué es una Base de Datos?

Una de las definiciones más aceptadas de este concepto es aquella que

la describe como una “colección de datos referentes a determinados temas u
objetivos”.

Podemos concebir una base de datos como un contenedor multifuncional

para almacenar y gestionar información. Esta información puede incluir desde
nombres y direcciones, hasta datos sobre el inventario y los pedidos de una
empresa.

Son tres los tipos de bases de datos existentes:

■■ Bases de Datos Relacionales.

■■ Bases de Datos Jerárquicas.
■■ Bases de Datos en Red.

Sin embargo, una base de datos es mucho más que datos. También pode-
mos incluir objetos que faciliten la gestión de esos datos, así como formularios
(para introducir y editar datos) e informes (para imprimir datos en un formato
determinado).

Una base de datos se compone de Tablas, que es lo que en realidad contie-

ne la información en sí de nuestra base. A su vez, cada una de esas tablas que
forman la base, está formada por “Registros” y por “Campos”.

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Access 2010

1.1. Qué es Microsoft Access

Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales (SGBD),

es decir, un programa que permite gestionar datos almacenados en una base
de datos informática. Estos datos pueden ser de cualquier tipo, incluyendo las
siguientes modalidades:

■■ Nombres y direcciones.
■■ Contactos empresariales, clientes y estimaciones de ventas.
■■ Información sobre empleados y personal.
■■ Inventarios.
■■ Facturas, pagos y contabilidad.
■■ Bibliotecas y direcciones.
■■ Horarios, reservas y proyectos.

Probablemente ya conozca el tipo de datos que va a manejar con Access y

puede que ya esté familiarizado con otros programas de datos y con los con-
ceptos básicos de gestión de datos. No obstante, independientemente de la
práctica que tenga con este tipo de programas, el primer paso es conocer qué
es una base de datos.

Aunque existen numerosos programas para la manipulación de bases de

datos, podemos decir que Access es uno de los más completos.

A continuación vamos a definir los objetos que puede utilizar en una base
de datos como Access:

■■ Tablas: hemos comentado anteriormente, que una tabla está formada

por registros y por campos. También hemos dicho que contiene la infor-
mación en sí, ya que es la tabla la que almacena los datos que vamos a
gestionar. Dentro de una tabla los datos se organizan en campos (colum-
nas) y registros (filas).
■■ Consultas: son herramientas que sirven para realizar preguntas sobre los
datos de una tabla y para efectuar acciones sobre los datos en sí. Tam-
bién se pueden utilizar para combinar y unir datos de tablas separadas,
aunque relacionadas entre sí. Por otro lado, su utilización permite modi-
ficar, suprimir o añadir gran cantidad de información de un solo golpe,

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y además, podemos emplearlas para configurar tanto formularios, como

informes. Por todo esto, las consultas son uno de los principales objetos
de todo gestor de bases de datos que se precie.
■■ Formularios: mediante éstos, podemos modificar e imprimir los datos
de una tabla, así como añadir, ver y modificar los datos existentes en
más de una tabla al mismo tiempo. Los formularios pueden ser simples
o más elaborados, pudiendo incluir gráficos, líneas y otros muchos ele-
mentos que faciliten la introducción de los datos.
■■ Informes: permiten imprimir o presentar los datos existentes en cada una
de las tablas, así como realizar cálculos matemáticos (totales, medias,
etc.). También permiten mostrar información de más de una tabla al
mismo tiempo.
■■ Módulos: este objeto se debemos crear con el lenguaje de programación
Visual Basic para aplicaciones. Con un módulo podemos crear un pro-
grama en Access para que pueda ser utilizado por una o varias personas.

De todos los objetos que acabamos de describir, son los cuatro primeros,
es decir, las tablas, las consultas, los formularios y los informes, los de mayor
importancia y utilización.

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2. Comenzar y Finalizar una sesión

Para poder acceder a Access, debemos hacer clic sobre el botón Inicio en
el escritorio de Windows. A continuación debemos hacer clic sobre el coman-
do Todos los Programas y en su menú desplegable pulsar sobre la carpeta de
nombre Microsoft Office, después solo tenemos que hacer clic sobre el icono
Microsoft Access. Al hacer clic sobre este último elemento, el programa se
ejecutará, y tras ver el logotipo de Access aparecerá la ventana del programa.

Se trata de la Página de Introducción de Access, que es la nueva página

inicial del programa. Observe que en la parte central de la misma aparece un
panel donde podemos elegir entre distintas categorías de plantillas de bases
de datos para comenzar a trabajar. Tan sólo debemos seleccionar una y pulsar
el botón Crear.

Para salir de Microsoft Access, una vez que haya terminado de trabajar con
él, resulta aconsejable regresar a Windows antes de apagar el ordenador. Para
salir de Access, procederemos de una de las siguientes maneras:

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■■ Utilizar la ficha ‘Archivo’, en la que se encuentra la opción Salir de

Access.

■■ Utilizar el botón Cerrar de la barra de título.

Cualquiera de estas formas de salir del programa tendrán el mismo efecto:

el programa terminará su ejecución.

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3. La Ventana de Access

Una vez dentro del programa, nos aparecerá una ventana similar a la mos-
trada en la siguiente figura. En ella se pueden diferenciar las siguientes partes
que se describen a continuación:

La Barra de título: contiene el nombre del documento seguido de Microsoft

Access. Además de visualizar el nombre del documento activo, es decir, aquel
con el que estamos trabajando actualmente, la barra de títulos contiene a su
vez otros componentes.

Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ven-
tana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder recuperar de

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nuevo la ventana, sólo debemos hacer clic sobre el botón correspondiente en

la barra de tareas.

Botón Maximizar: haciendo clic sobre su icono la ventana adquirirá un ta-

maño máximo, adaptándose a los márgenes de la pantalla. Una vez que la
ventana está maximizada el botón de maximizar desaparece y en su lugar apa-
rece el botón Restaurar. Al hacer clic sobre este botón la ventana recuperará su
tamaño original, es decir, el tamaño que tenía antes de ser maximizada.

Botón Cerrar: la utilidad de este botón es la de cerrar la ventana, es decir,

cerrar Access 2010.

La barra de herramientas de acceso rápido: se encuentra en la parte superior

izquierda de la barra de título. En esta se muestran las opciones que más se
utilizan durante el trabajo con una base de datos.

Puede cambiar las opciones que aparecen en la barra de herramientas de

acceso rápido seleccionando cualquiera de las opciones que aparecen en el

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menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra a

la derecha de la barra.

Para añadir una opción a la barra deberá seleccionar cualquiera de las

opciones que no tenga la marca de verificación activada. Las opciones que
tienen activada la marca de verificación indican que ya aparecen en la barra
de herramientas de acceso rápido.

Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones se-
leccionando la opción llamada del mismo modo.

La Cinta de opciones: aparece debajo de la barra de títulos, y muestra las

opciones principales del programa.

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Si apunta a una palabra de la cinta de opciones y hace clic, se desplegará

la ficha de comandos asociada.

Los grupos de opciones: están formados por una serie de botones que per-
miten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea
asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón
correspondiente.

Ejemplo

Para copiar un texto seleccionado basta con hacer clic sobre el botón copiar. De esta forma
resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto.

Cabe destacar en esta cinta una novedad de Access 2010 y es la ficha

Archivo. Al hacer clic sobre ella aparecerá la Vista Backstage con una serie de
opciones a través de las cuales podemos realizar operaciones con los archivos,
imprimir, prepararlos para su posterior impresión y enviarlos a un destinatario
de correo electrónico, entre otras opciones que iremos viendo más adelante.

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El Panel de Navegación: se muestra cuando abrimos o creamos una base de

datos y se presenta en la parte izquierda de la ventana, mostrando los objetos
que componen la base de datos ordenados por tipos. Si hacemos clic sobre un
tipo concreto, se desplegará mostrando bajo él, los elementos que lo componen.

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El Área de Documento: es la zona de la ventana disponible para la edición y

diseño de los objetos de la base de datos.

Ahora, este área de documento puede dividirse en distintas fichas, cada una
de las cuales puede contener una vista de un objeto de la base de datos; por
ejemplo, podemos tener una ficha abierta con una tabla, otra con un formulario
y otra con un informe. Cada una de las fichas posee un menú contextual, que
se abre al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ella, donde podemos
Guardar el objeto que muestra, Cerrar la ficha, Cerrar todas las fichas o cambiar
a cualquiera de las vistas disponibles para el objeto que contiene.

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Las Barras de desplazamiento: son pulsadores móviles que aparecen en los

bordes de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la vista del
objeto cuando no es posible ver todo su contenido en pantalla. Se ubican
según sea necesario, en la parte inferior y/o en la parte derecha del área de
documento.

La barra de estado: nos proporciona información sobre la situación en que

nos encontramos en nuestro trabajo sobre el objeto de la base de datos, nos
indica la vista del objeto actual y otras informaciones como el estado de acti-
vación de las teclas de bloqueo numérico o de mayúsculas, etc.

A la derecha de la barra de estado puede ver los Botones de las vistas del
documento que proporcionan diversas formas de ver el documento.

3.1. La Cinta de Opciones

La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápida a
los grupos de opciones que a su vez nos permitirán usar las tareas más comunes,
que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo de la base de datos.
Si coloca el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve
tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este
modo conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.

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La ficha Inicio, como su nombre indica, reúne una colección de botones

cuyas acciones son diversas pero de uso frecuente. Entre éstas podemos en-
contrar el portapapeles, las opciones de trabajo con fuentes y párrafos, los
diferentes estilos y las opciones de edición.

Para acceder a otras funciones tan sólo deberá cambiar la ficha activa pul-
sando sobre el nombre de la misma.

Podrá acceder al cuadro de diálogo de las opciones deseadas si bajo un

grupo aparece el icono siguiente:

Esto hará que aparezca la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo

seleccionado. Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que
está inhibida y por tanto, no puede ser seleccionada en ese momento.

Otra forma de acceder a las opciones de Access es a través del teclado,

bastará con que pulsemos la tecla [ALT] y a continuación la letra del menú que
aparece resaltada en pantalla.

Ejemplo

Si pulsa la tecla [ALT] aparecerán resaltadas todas las teclas de método abreviado, la ficha
Inicio tiene la letra O resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación
de teclas [ALT] y [A] abriremos dicho menú. Una vez abierto dicha ficha podrá continuar
seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas y eje-
cutarlas pulsando la tecla [ENTER].

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Access 2010

También puede utilizar combinaciones de teclas para acceder directamente

a las operaciones más utilizadas. Suelen ser siempre la tecla [CTRL] (control)
más otra tecla.

Ejemplo

Para ordenar imprimir se utiliza la combinación [CTRL] y [P], y para copiar un texto se-
leccionado se usa [CTRL] y [C]. No obstante puede consultar dichas combinaciones en la
ayuda de Access.

Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de documen-
to o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen
unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús
contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que
están asociados.

Con el fin de conocer el estado de las opciones seleccionables en el menú,

así como su funcionamiento, se describen a continuación los símbolos que
podemos encontrar en los menús y su significado:

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Marca de verificación, aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan

varias opciones y señala la que está seleccionada. Podremos seleccionar más
de una opción al mismo tiempo.

Triángulos, este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e

indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es ne-
cesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que sitúe el
puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y abriremos automáticamente.

Puntos suspensivos, cuando en un menú se incluye un comando que va

acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción

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abriremos un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando,

será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

4. El Panel de Navegación

El Panel de Navegación se muestra en la parte izquierda de la ventana de

Access, y viene a sustituir a la Ventana de Base de Datos de las versiones an-
teriores de Access. Este panel nos permite visualizar los objetos de la base de
datos, abrirlos para cambiar su diseño, ejecutarlos, etc.

El Panel de Navegación nos permitirá también crear grupos personalizados

de objetos de la base de datos, de manera que podemos organizarlos de la
forma que deseemos libremente.

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La parte superior del panel contiene un menú de categorías que podemos

abrir haciendo clic en ella. Este menú nos permite agrupar los objetos de la
base de datos en distintas categorías mediante el grupo de opciones Desplazar-
se a una categoría, además, nos mostrará la que está activa en este momento
y filtrará los objetos que no deseemos ver para que se muestren únicamente
los seleccionados en el grupo de opciones Filtrar por Grupos. De manera pre-
determinada se mostrarán los objetos según estén relacionados con una tabla.

A la derecha de esta barra de menú, nos encontramos con un botón que nos
permite desplegar o replegar el panel. Cuando lo replegamos aparecerá como
una pequeña barra a la izquierda del área de trabajo, quedando más ventana
disponible para esta.

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La barra de búsqueda nos permitirá buscar objetos rápidamente en la base

de datos, sin más que introducir su nombre.

En la parte inferior del panel se encuentra el área donde se visualizarán los

Grupos de objetos, como barras que podemos desplegar o replegar sin más que
hacer clic sobre ellos. Si desplegamos un grupo se mostrarán los objetos de la
base de datos que contiene en forma de iconos con el nombre del objeto a su
derecha. Para mostrar un objeto de la base de datos en el área de trabajo, no
tenemos más que hacer doble clic sobre dicho objeto en el panel de explora-
ción, con lo que abriremos el objeto en una nueva ficha. Al abrir otros objetos
se abrirán en sucesivas fichas del área de trabajo.

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Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre un área en blanco del
panel de exploración abriremos el menú contextual de este panel. Este menú nos
permite mostrar u ocultar la Barra de búsqueda, pero también nos permite organi-
zar los objetos por Categorías al igual que hacíamos con el menú de categorías.

También podemos Ordenar los objetos que se muestran en el panel según

el tipo de ordenación seleccionada en el submenú Ordenar por, y cambiar el
modo de visualización del panel eligiéndolo en el submenú Vista por entre las
opciones Detalles, Icono o Lista.

Podemos organizar los objetos de la base de datos en el panel de explora-

ción del modo en que deseemos. Por ejemplo, una de las formas más útiles de
organizar los objetos, es por tipo de objeto; para ello seleccionaremos la opción
Tipo de objeto en el Menú de Categorías, con lo que se mostrarán los objetos or-
ganizados por tipo. Esta es la categoría predeterminada al abrir bases de datos
creadas con versiones anteriores de Access.

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También podemos realizar operaciones básicas de mantenimiento sobre los

objetos de la base de datos. Para ello debemos abrir el menú contextual sobre
el objeto deseado haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre él, y en
este menú podemos seleccionar la operación a realizar con dicho objeto. Así
podemos seleccionar la opción Abrir que simplemente abre el objeto en su vista
predeterminada en el área de trabajo, elegir alguna de las vistas alternativas
para ver el objeto, Exportar, que exporta el objeto a un formato de documento de
otro programa, Cambiar nombre, que nos permite renombrar el objeto, Ocultar en
este grupo, que nos permite ocultarlo de modo que no se visualice en el grupo,
Eliminar, que lo elimina de la base de datos, Cortar, Copiar o Pegar, que nos
permiten cortarlo o copiarlo para después pegarlo en otra base de datos, etc.

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