Access Tema 1
Access Tema 1
Access Tema 1
Introducción y descripción
del gestor de base de datos
Contenido
Sin embargo, una base de datos es mucho más que datos. También pode-
mos incluir objetos que faciliten la gestión de esos datos, así como formularios
(para introducir y editar datos) e informes (para imprimir datos en un formato
determinado).
|9
Access 2010
■■ Nombres y direcciones.
■■ Contactos empresariales, clientes y estimaciones de ventas.
■■ Información sobre empleados y personal.
■■ Inventarios.
■■ Facturas, pagos y contabilidad.
■■ Bibliotecas y direcciones.
■■ Horarios, reservas y proyectos.
A continuación vamos a definir los objetos que puede utilizar en una base
de datos como Access:
10 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
De todos los objetos que acabamos de describir, son los cuatro primeros,
es decir, las tablas, las consultas, los formularios y los informes, los de mayor
importancia y utilización.
| 11
Access 2010
Para poder acceder a Access, debemos hacer clic sobre el botón Inicio en
el escritorio de Windows. A continuación debemos hacer clic sobre el coman-
do Todos los Programas y en su menú desplegable pulsar sobre la carpeta de
nombre Microsoft Office, después solo tenemos que hacer clic sobre el icono
Microsoft Access. Al hacer clic sobre este último elemento, el programa se
ejecutará, y tras ver el logotipo de Access aparecerá la ventana del programa.
Para salir de Microsoft Access, una vez que haya terminado de trabajar con
él, resulta aconsejable regresar a Windows antes de apagar el ordenador. Para
salir de Access, procederemos de una de las siguientes maneras:
12 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
| 13
Access 2010
3. La Ventana de Access
Una vez dentro del programa, nos aparecerá una ventana similar a la mos-
trada en la siguiente figura. En ella se pueden diferenciar las siguientes partes
que se describen a continuación:
Botón Minimizar: haciendo clic sobre este botón, conseguiremos que la ven-
tana del programa se oculte en la barra de tareas. Para poder recuperar de
14 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
| 15
Access 2010
Podrá hacer que esta barra se muestre debajo de la cinta de opciones se-
leccionando la opción llamada del mismo modo.
16 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
Los grupos de opciones: están formados por una serie de botones que per-
miten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea
asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón
correspondiente.
Ejemplo
Para copiar un texto seleccionado basta con hacer clic sobre el botón copiar. De esta forma
resulta más cómodo y rápido el tratamiento del texto.
| 17
Access 2010
18 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
Ahora, este área de documento puede dividirse en distintas fichas, cada una
de las cuales puede contener una vista de un objeto de la base de datos; por
ejemplo, podemos tener una ficha abierta con una tabla, otra con un formulario
y otra con un informe. Cada una de las fichas posee un menú contextual, que
se abre al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre ella, donde podemos
Guardar el objeto que muestra, Cerrar la ficha, Cerrar todas las fichas o cambiar
a cualquiera de las vistas disponibles para el objeto que contiene.
| 19
Access 2010
A la derecha de la barra de estado puede ver los Botones de las vistas del
documento que proporcionan diversas formas de ver el documento.
La cinta de opciones está integrada por fichas para acceder de forma rápida a
los grupos de opciones que a su vez nos permitirán usar las tareas más comunes,
que con toda seguridad utilizaremos durante el desarrollo de la base de datos.
Si coloca el puntero del ratón sobre un botón y lo mantenemos durante un breve
tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este
modo conseguirá una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.
20 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
Para acceder a otras funciones tan sólo deberá cambiar la ficha activa pul-
sando sobre el nombre de la misma.
Ejemplo
Si pulsa la tecla [ALT] aparecerán resaltadas todas las teclas de método abreviado, la ficha
Inicio tiene la letra O resaltada, de este modo, pulsando simultáneamente la combinación
de teclas [ALT] y [A] abriremos dicho menú. Una vez abierto dicha ficha podrá continuar
seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas y eje-
cutarlas pulsando la tecla [ENTER].
| 21
Access 2010
Ejemplo
Para ordenar imprimir se utiliza la combinación [CTRL] y [P], y para copiar un texto se-
leccionado se usa [CTRL] y [C]. No obstante puede consultar dichas combinaciones en la
ayuda de Access.
Cuando pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el área de documen-
to o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título) aparecen
unos menús denominados menú contextual o menú emergente. Estos menús
contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que
están asociados.
22 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
| 23
Access 2010
4. El Panel de Navegación
24 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
A la derecha de esta barra de menú, nos encontramos con un botón que nos
permite desplegar o replegar el panel. Cuando lo replegamos aparecerá como
una pequeña barra a la izquierda del área de trabajo, quedando más ventana
disponible para esta.
| 25
Access 2010
26 |
U.D. 1 | Introducción y descripción del gestor de base de datos
Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre un área en blanco del
panel de exploración abriremos el menú contextual de este panel. Este menú nos
permite mostrar u ocultar la Barra de búsqueda, pero también nos permite organi-
zar los objetos por Categorías al igual que hacíamos con el menú de categorías.
| 27
Access 2010
28 |