GESTIÓN HUMANA

Descripción de cargo y principales responsabilidades

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Fecha actualización: 25 de Octubre 2014

Departamento/área: Gestión Humana
Nombre del Cargo: Analista de Nomina
Familia de Cargo a la que pertenece Analista
(Estructura)
Cargo Superior inmediato: Jefe de Gestión Humana
Revisó:
Aprobó:

II. DESCRIPCIÓN
Misión

Recibir, verificar, analizar, digitar, tramitar y controlar el proceso de la nómina desde el ingreso de
las novedades del personal administrativo al sistema de información hasta la preparación de la
información para el pago en cada periodo, asegurando confiabilidad, calidad de la información y
cumplimiento de los plazos y parámetros establecidos de acuerdo con la ley, las políticas
organizacionales y los planes operativos definidos. Recibir, analizar, gestionar y controlar el retiro
parcial y total de las cesantías causadas de los empleados y preparar y enviar a los respectivos
fondos el valor a consignar por concepto de cesantías. Brindar asesoría e ilustrar al personal con
respecto a información referente a la nómina, retención en la fuente, pensión voluntaria, ahorro en
cuentas AFC, beneficios tributarios, vacaciones, entre otros

Principales Responsabilidades:
PLANEAR

ACCIÓN FUNCIÓN / PROCESOS RESULTADO

Planear y Las actividades inherentes del área y el Para mantener un control de
controlar calendario de nomina la ejecución que se lleva a
cabo en forma periódica
ACCIÓN FUNCIÓN / PROCESOS RESULTADO
HACER

Atender Clientes internos y externos Para asegurar un buen

servicio y solución de
necesidades

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 Verificar, registrar, Todos los documentos recibidos Para asegurar la correcta
tramitar y radicar asignación y tramite de la
información
Garantizar El cuidado y mantenimiento de su puesto Para contribuir con un buen
de trabajo, al igual que las actividades de la ambiente de trabajo
oficina.
Analizar y Analizar y clasificar las novedades Velar por el cumplimiento de
clasificar las recibidas de las dependencias y las políticas internas y
novedades devolverlas cuando no estén debidamente clasificarlas según el
diligenciadas concepto de pago
Analizar, revisar y Las novedades del sistema de nómina y Garantizar la disponibilidad
corregir si es el autoliquidación de acuerdo con el manual de datos e información
caso del usuario del Software actualizada y confiable cada
nómina
Gestionar, liquidar Los procesos de liquidación de nómina y Con el fin de cumplir con los
y preparar autoliquidación pagos en los periodos
estipulados
Generar archivos De los valores a comprometer en bancos Entregar información
mediante la discriminación de totales por detallada de los bancos para
banco para la tesorería el pago por parte de
Tesorería
Analizar y realizar Conciliaciones con Contabilidad Verificar diferencias entre
nómina y contabilidad
Realizar Tareas básicas de almacenamiento y Para disponer de
archivo de información, documentación de información al día y
acuerdo a los protocolos establecidos. conforme
ACCIÓN FUNCIÓN / PROCESOS RESULTADO
Verificar y analizar Los conceptos de nómina, autoliquidación y Con el fin de determinar la
VERIFICAR

las novedades razonabilidad de las cifras y

se propongan acciones de
mejora
Verificar y analizar A través de muestreos que los cálculos Asegurar un pago confiable
realizados por el sistema estén correctos al personal

ACCIÓN FUNCIÓN / PROCESOS RESULTADO

AJUSTAR

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Dimensión:
Dimensión Monto
Presupuesto de gastos: Analiza y controla las novedades conducentes a
los pagos de nómina al personal
Presupuesto de ingresos: N.A.
Administración de contratos: N.A.
Presupuesto de Inversiones: N.A.
Presupuesto de compras: N.A.
Número de personas a cargo directo 0
(número y nivel de cargos):
Número de personas a cargo total: 0
Otras dimensiones no financieras: Sistemas Aplicables: SIIGO
Responde de forma directa por la organización de
las bases de datos de nómina.
Responde por la correcta operación del sistema de
nómina
Equipo Computacional, conexiones, equipo de
oficina

Exigencia/Complejidad de los Problemas

Tiempos de respuesta, falta de información, ingreso de información errada al sistema

Relaciones Internas y Externas:

CONTACTOS CON QUIEN (cargo) PARA QUE
Jefes - Coordinadores Asignación y supervisión de tareas
Internas Empleados administrativos y Apoyo a requerimientos
operativos
Entidades de control Reporte de información
Externas
Entidades externas y asesores Reportes para pagos de obligaciones

Autoridad y Autonomía:
Reglamento interno, Políticas específicas del área, políticas Organizacionales, políticas
administrativas.
Alcance de las decisiones Propuestas
El cargo actúa de acuerdo con las políticas, Mejoras en los sistemas de información y los
procedimientos del área o lineamientos dados procesos
por su jefe inmediato o mediato y la ley
 Flexibilidad moderada en el plazo para  Mejores prácticas para pago de
la recepción de novedades. obligaciones laborales.

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  Decide las fechas de recepción de todo  Mejores prácticas para el procesamiento
el tipo de novedades como ahorros en de la nómina.
cuentas AFC, pensión voluntaria,  Actualización en legislación laboral.
cesantías, vacaciones, horas extras,  Propuestas para la asesoría e
embargos, de acuerdo con el calendario inducciones al personal administrativo y
de novedades y de igual forma la nuevo que ingrese a la organización en lo
devolución de las mismas sino cumplen que concierne a retención en la fuente,
con los requisitos según el tipo de beneficios tributarios, cesantías,
novedad. vacaciones, pensión voluntaria y ahorro
en cuentas AFC
 Propuestas de sistematización y
mejoramiento de procesos que
demanden operatividad en el desempeño
del cargo para destinar más tiempo al
análisis y revisión.

III. PERFIL DEL CARGO:

Perfil de Competencias

Competencias técnicas:
Educación formal: Profesional en Administración o áreas afines
Experiencia previa (cargos y procesos o 1 año en cargos afines
actividades)
Conocimientos Manejo de herramientas Informáticas, nómina,
autoliquidación y normatividad laboral
Habilidades y Destrezas Trabajo en equipo, servicio al cliente,
autocontrol, multitarea, planeación y
organización, atención al detalle, recursividad,
iniciativa, seguimiento a tareas, escucha activa y
comunicación asertiva, tolerancia a la frustración

MODELO DE COMPETENCIAS
Competencia Definición Descripción comportamental

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Flexibilidad Es la capacidad para actuar  Reconoce que los puntos de vista de los
respetando las opiniones demás son tan válidos como los suyos.
de los demás, adaptándose  Modifica su comportamiento para adaptarse a
e interactuando las situaciones o a las personas, con el objetivo
efectivamente en variadas de favorecer y beneficiar la calidad de sus
situaciones y con individuos decisiones.
diversos. Implica el  Acepta los cambios con una actitud positiva.
entender y valorar nuevas y
diferentes perspectivas y
puntos de vista sin perder la
capacidad de argumentar
las ideas propias y
confrontar las ideas ajenas,
con el objetivo de tomar la
mejor decisión.
Solución de Es la capacidad para,  Estudia las ventajas e inconvenientes de las
problemas identificar, prever y afrontar distintas soluciones posibles teniendo en
(aprendizaje, responsablemente las cuenta otros puntos de vista para proponer
toma de consecuencias de cualquier alternativas de solución.
decisiones) acción realizada; con un  Analiza las causas y efectos del problema para
enfoque de competencia e proponer alternativas de solución.
idoneidad, sentido del  Interpreta correctamente información de
deber, sensatez y madurez distinto tipo de procedencia para resolver o
en la toma de decisiones. canalizar las situaciones.
Logro de Es la capacidad para  Planifica y desarrolla las actividades en los
objetivos – enfocar las acciones tiempos previstos de manera efectiva,
Excelencia en emprendidas bajo haciendo propuestas de mejoramiento para el
la gestión) condiciones de alta calidad área.
(planificación, en los servicios ofrecidos a  Organiza las responsabilidades del cargo para
iniciativa, la comunidad, asociada al responder a los plazos establecidos
resolución, mejoramiento continuo y al proponiendo nuevas formas para mejorar sus
mejora logro o contribución a los resultados.
continua) objetivos y metas.
Trabajo en Es la capacidad para  Comparte la información pertinente con el
equipo trabajar con otros de equipo, esta atento a proponer diferentes
(Colaboración, manera articulada y alternativas de trabajo a favor del mejor
disposición, compartida, dentro del cumplimiento de las tareas o proyectos
respeto por las respeto de las opiniones de delegados.
diferencias , los demás y asumiendo  Realiza aportes para los resultados del grupo y
compromiso como propios los cumple con los plazos establecidos y con la
compromisos adquiridos calidad requerida para el trabajo que realiza.
por el grupo.

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Orientación al Es la capacidad para  Mantiene buenas relaciones con los usuarios;
Servicio – identificar, asesorar y informándolos constantemente de cambios y
Actitud de resolver de forma efectiva, novedades, para mantener una comunicación
servicio con respeto y tolerancia, las fluida que favorezca la satisfacción de los
(amabilidad y necesidades de la mismos.
cortesía en el comunidad.  Identifica y resuelve de forma oportuna y
trato, habilidad eficiente las inquietudes y necesidades de los
de escucha, usuarios, anticipándose a sus requerimientos.
empatía)  Escucha las necesidades de los usuarios
buscando atender los requerimientos y
solucionar los problemas por sí mismo de
forma ágil y oportuna.
Logro Es la capacidad para  Cumple con los compromisos adquiridos,
responsable enfocar las acciones de haciendo un buen uso de los recursos
manera sostenible, bajo asignados.
condiciones de alta calidad  Resuelve los problemas, haciendo un
en los servicios ofrecidos, adecuado manejo de las excepciones,
asociada al mejoramiento posibilitando lo que aparentemente parece
continuo y al logro o imposible.
contribución a los objetivos  Es proactivo en su actuar, incorporando e
y metas. implementando ideas que contribuyen
directamente al cumplimiento de la estrategia
de la organización
Liderazgo Es la capacidad de influir en  Actúa de acuerdo a las directrices recibidas y
(desarrollo de un grupo de personas, el conocimiento de su cargo, usando sus
personas, haciendo que el equipo propios recursos y apoyado en las consultas
facultamiento, trabaje con entusiasmo en con su jefe inmediato, las normas y los
comunicación, el logro de metas y procedimientos establecidos.
motivación) objetivos enmarcados en  Identifica y escoge alternativas de acción y las
una visión compartida y en pone en marcha para dar solución a
la excelencia. Así mismo, situaciones específicas y cotidianas tomando
ésta capacidad hace decisiones alineadas a las normas o
referencia a la disposición procedimientos.
del conocimiento y
experticia para el logro de
los objetivos y a la
búsqueda permanente de
su propio desarrollo y el de
su equipo de trabajo.
Gestión Capacidad para planear,  Analiza, clasifica, asigna las acciones y hace
Administrativa ejecutar, evaluar y controlar seguimiento al cumplimiento de las metas
el desarrollo de las definidas en el plan operativo con el fin de dar

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 responsabilidades propias resultados oportunos en el tiempo establecido.
y/o de su equipo de trabajo.  Establece eficazmente un orden apropiado de
actuación personal y con el equipo donde
interactúa, con el objetivo de alcanzar las
metas definidas.
Comunicación Es la capacidad para  Entiende las necesidades de los demás,
relacionarse con los demás, respetándolo y poniéndose en el lugar del otro.
empleando de forma  Concilia y armoniza una situación para buscar
congruente el lenguaje un acuerdo beneficioso (genera alternativas)
verbal y no verbal. para todos.
 Brinda contexto a sus colaboradores para
inspirar sentido en el desarrollo del trabajo
(asegurando el entendimiento del QUE y PARA
QUE).

IV. ENTRENAMIENTO:

Dependencia Responsable Aprendizaje Esperado Tiempo

1 Gestión Humana Jefe de Presentación del empleado al área 1 hora
Gestión encargada
humana
2 Sistemas Coordinador Sistema de información que opera el 15 días
Sistemas de cargo
información
3 SGI Coordinador Sistema de gestión integrado de calidad 15 días
SGI
4 Gestión Humana Jefe de Operación del área, políticas, 7 días
Gestión procedimientos y funciones de apoyo
humana

Firma Jefe Firma Empleado

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ANEXOS A LA DESCRIPCIÓN DE CARGOS:

Perfil de Riesgo Psicosocial

Dominios Dimensiones (nivel)

Liderazgo y Características del Liderazgo
relaciones
sociales en el Relaciones Sociales en el Trabajo
trabajo
Retroalimentación del desempeño

Relaciones con colaboradores

(subordinados)
Control sobre el Control y Autonomía sobre el Trabajo
trabajo Oportunidades de Dllo y uso de habilidades
Participación y Manejo del Cambio
Claridad del Rol

Capacitación

Demandas del Demandas cuantitativas

trabajo
Demandas de Carga Mental

Demandas emocionales

Exigencias de Responsabilidades del Cargo

Demandas ambientales y de Esfuerzo

Físico
Demandas de la jornada de trabajo
Consistencia del Rol

Recompensas Reconocimiento y Compensación

Recompensas pertenencia a la organización

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 Perfil de Riesgo Ocupacional

Tipo de riesgo Generado por Probabilidad

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