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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

Bogotá D.C., mayo de 2019 Radicado: 2-2019-018312

Bogotá D.C., 24 de mayo de 2019 12:48
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PARA: GOBERNADORES, ALCALDES DISTRITALES Y MUNICIPALES, REPRESENTANTES LEGALES DE

ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y HOSPITALES DEL NIVEL TERRITORIAL

DE: COORDINACION NACIONAL PASIVOCOL

ASUNTO: Lineamientos que deben atender las Entidades Territoriales, Descentralizadas y Hospitales del
Nivel Territorial para realizar la gestión mínima a efectos de obtener sus Actos de Creación, en
el marco del Programa PASIVOCOL.

Antes de la Ley 100 de 1993, las entidades territoriales reconocían y pagaban pensiones de sus servidores públicos
directamente o a través de Cajas o Entidades de Previsión Social, pero debido a los costosos regímenes pensionales
que reconocían y a la insuficiente información de las historias laborales se hizo insostenible el pago de las obligaciones
pensionales y condujo posteriormente, en virtud de la Ley 100 de 1993, a incorporar a los empleados al nuevo Sistema
General de Seguridad Social en Pensiones, ya fuera al Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, a
las Cajas declarados solventes o al Régimen de Ahorro individual.

Posteriormente, a través del artículo 9° de la Ley 549 de 1999, por medio del cual se crea el Fondo Nacional de
Pensiones de las Entidades Territoriales FONPET, se estableció la obligación de “elaborarse un cálculo actuarial
respecto de cada entidad territorial y sus entidades descentralizadas de acuerdo con la metodología y dentro del
programa que diseñe la Nación – Ministerio de Hacienda y Crédito Público”.

El programa de “Seguimiento y Actualización de los Cálculos Actuariales del Pasivo Pensional de las Entidades
Territoriales” PASIVOCOL es la única metodología diseñada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a efectos
de estimar el pasivo pensional de las entidades territoriales y que utiliza como insumo la información suministrada por
cada entidad territorial y sus entidades descentralizadas que cumplen con los parámetros de veracidad, oportunidad y
calidad de la información, a través de la reconstrucción y registro de historias laborales de los empleados activos,
pensionados, beneficiarios de pensión y retirados.

Por esta razón, el objetivo de PASIVOCOL, es estimar y actualizar anualmente el pasivo pensional territorial
determinado, por lo cual se hace indispensable identificar la fecha real de creación de las Entidades Territoriales, sus
descentralizadas y Hospitales del nivel territorial junto con el correspondiente soporte documental.

Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones”, establece como obligatoria la conformación de los archivos públicos. "El Estado está obligado a la

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creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística".

Que de conformidad con la definición establecida en el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, el concepto de Archivo es el:
“Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de
la historia.”
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Así mismo, los Archivos públicos tienen una categorización definida por Ley y son clasificados desde el punto de vista
de la jurisdicción, competencia, territorio y la organización del Estado y su creación es de carácter obligatorio.

Teniendo en cuenta que, una buena organización, aseguramiento y control de la información sobre las historias
laborales de las Entidades Territoriales, Entidades Descentralizadas y Hospitales del nivel territorial, es una
manifestación clara y expresa de la aplicación de prácticas de buena calidad en el manejo de la información, la cual
garantiza una gestión eficiente en la administración pública, reducción de costos operativos, mejoramiento del servicio
al ciudadano que desea acceder al derecho pensional, disminución de las demandas contra el Estado en el sistema
pensional, ahorrando contingencias fiscales y fortalecimiento de la Gestión de las Finanzas Públicas en Colombia, de
manera atenta nos permitimos establecer los lineamientos que deben atender las Entidades Territoriales, sus
descentralizadas y Hospitales del nivel territorial para realizar la gestión suficiente a efectos de obtener sus Actos de
Creación, en el marco del Programa PASIVOCOL, los cuales deberán ser registrados en la herramienta tecnológica
que disponga el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para tal fin.

Las Entidades Territoriales, Entidades Descentralizadas y Hospitales del nivel territorial, deberán revisar la
fecha de creación que ha sido reportada en Pasivocol, pues a partir de la misma es posible que las Entidades
identifiquen el origen de su creación (ej. Constitución, Ley, Ordenanza).

1. Deberá consultar la Entidad el Archivo Central de la Entidad o al responsable del Archivo de la misma, si se
cuenta con el Acto de creación, puesto que este documento es uno de los soportes con los que las Entidades
establecen sus Tablas de Retención Documental.

2. Deberá consultar la Entidad el Archivo General del Departamento, Municipio, Distrito, así como el archivo de
las entidades del orden nacional, departamental, distrital, metropolitano, municipal, local y archivo de las
nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.

3. Deberá consultar la Entidad el Archivo General de la Nación, al ser esta la encargada de orientar y coordinar
la función archivística del Estado, para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del mismo y salvaguardar el
patrimonio documental de la Nación.

4. Deberá consultar la Entidad los Archivos de los órganos de carácter ejecutivo o legislativo que participaron
en su creación, tales como Congreso de la República, Concejos Municipales y Asambleas Departamentales.

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5. Deberá consultara la Entidad, la Imprenta Nacional de Colombia, puesto que es la encargada de editar,
imprimir, divulgar y comercializar el Diario Oficial y requerirla para identificar si dicha entidad cuenta con las
Leyes de Creación de las Entidades.

6. Deberán consultar las Entidades Territoriales, el Departamento Nacional de Estadística DANE, toda vez que
dicha Entidad del orden nacional cuenta con la información de la división Político-administrativa de Colombia,
conocida como DIVIPOLA, la cual es un estándar de codificación que permite contar con un listado organizado
y actualizado de la totalidad de unidades en que está dividido el territorio nacional, dándole a cada
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departamento, municipio, corregimiento departamental y centro poblado, el máximo de estabilidad en su

identificación.1 Al DANE se le deberá consultar si tiene información de la fecha de creación de la Entidad
Territorial, pues esto le permitirá a la Entidad Territorial, tener certeza de la fecha o por lo menos constituir un
indicio y realizar así la búsqueda del soporte de creación.

7. Deberán consultar las Entidades Territoriales al Instituto Geográfico Agustín Codazzi, pues esta entidad del
orden nacional, tiene como función entre otras, la de producir el mapa oficial y la cartografía básica de
Colombia. Al IGAC se le deberá consultar si tiene información de la fecha de creación de la Entidad Territorial,
pues esto le permitirá a la Entidad Territorial, tener certeza de la fecha o por lo menos constituir un indicio y
realizar así la búsqueda del soporte de creación.

Si consultadas las fuentes de información descritas anteriormente, no es posible obtener el Acto de creación de la
correspondiente Entidad Territorial, Descentralizada y Hospital de nivel territorial, es necesario que la Entidad certifique
el desarrollo de las actividades adelantadas por la misma a través de un acta firmada por el Representante Legal o
quien haga sus veces, donde se detallen dichas actividades, a dicha acta se le deberá adjuntar el soporte de las
consultas realizadas junto con las respuestas obtenidas y deberán ser cargadas en la plataforma de PASIVOCOL,
como un Acta de debida diligencia.

Adicionalmente, si consultadas las mencionadas fuentes de información, no es posible establecer la fecha de creación
de la correspondiente Entidad Territorial, Descentralizada y Hospital de nivel territorial, excepcionalmente se podrán
tener en cuenta los siguientes indicios a efecto de realizar el correspondiente registro de la fecha, en el sistema de
Pasivocol.

A. La fecha de creación de la entidad en ningún caso podrá ser posterior a la fecha de ingreso del empleado
activo, pensionado, beneficiario de pensión y/o retirado más antiguo que se reporte por parte de la entidad
en el Programa de Pasivocol.
B. La fecha de creación de un Municipio podrá ser igual a la fecha de creación de un Departamento cuando
se tenga únicamente el Acto Administrativo de este último.
C. La fecha de creación de un Instituto de Salud o de una Entidad Descentralizada territorial deberá tener
en cuenta la fecha del primer acto de creación y no de transformación.

Respecto de la fecha y cargue del Acto Administrativo de creación en la plataforma PASIVOCOL, correspondiente a
las Personerías, Concejos Municipales, Asambleas Departamentales y Contralorías Territoriales, es preciso
indicar que, si no se cuenta con dicha información y soporte documental, se puede cargar el soporte de creación del

1
https://geoportal.dane.gov.co/consultadivipola.html

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Municipio o Departamento según corresponda, toda vez que el pasivo de dichas entidades técnicas son parte de la
estimación integral del pasivo pensional de la unidad central del nivel territorial.

Las Entidades Territoriales, Entidades Descentralizadas y Hospitales del nivel territorial pueden apoyarse para la
búsqueda de información con los recursos que proporcionan páginas web, bibliotecas u otras fuentes de consulta.

Cordialmente,
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FANNY ESTHER ECHEVERRIA MONTAÑA

Coordinación Nacional PASIVOCOL
Dirección General de Regulación Económica de la Seguridad Social

REVISÓ: Gherman Solano

ELABORÓ: Natalia Jiménez Meléndez

Firmado digitalmente por: FANNY ECHEVERRIA MONTAÑA

CONTRATISTA
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