TRABAJO COLABORATIVO CONTEXTUALIZADO

ADMINISTRACION I

CARACTERIZACIÓN DE LOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA PLANEACIÓN Y

EL CONTROL DE LA EMPRESA

INTEGRANTES:

AURA CRISTINA SALAZAR MARTINEZ

ANGELICA MARIA DEL VILLAR AREVALO
ANDREA CATALINA MONTES ROJAS

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA
CENTRO TURIAL MOMPOX
MAYO 2020
 TITULO

CARACTERIZACIÓN DE LOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA PLANEACIÓN Y

EL CONTROL DE LA EMPRESA OPTICA MODERNA MOMPOS
 0BJETIVOS

OBJETIVO ESPECIFICO

 Elaborar la propuesta y anteproyecto para caracterizar los aspectos administrativos

relacionados con la Planeación y el Control de una empresa por medio de las
técnicas aprendidas en la asignatura de Administración I.
 Evidenciar los aspectos Positivos y Negativos de la Empresa
 DATOS DE LA EMPRESA

NOMBRE DE LA EMPRESA: OPTICA MODERNA MOMPOS

NIT: 9272836

DIRECCION: CARRERA 2 # 18 -09

TELEFONO:

CORREO ELECTRONICO:
 PLANEACION DE LA EMPRESA OPTICA MODERNA MOMPOS

La empresa OPTICA MOODERNA MOMPOS es una empresa con sedes en los municipios de
Santa Ana Magdalena, Pijiño Del Carmen Magdalena y su sede principal que está ubicada
en el municipio Mompos, fue creada por propietario el Optómetra Johannes Amaris en el
año 2000 con el fin de poner en práctica sus estudios realizados, como una manera de
negocio para su sustento y brindar empleo a otras personas de la comunidad
aprovechando la baja demanda de estas empresas prestadoras de servicio en esta región.

Inicialmente se comenzó con la sede principal en Mompos, Bolívar al ver la gran demanda
de pacientes y clientes de los distintos municipios y corregimientos vecinos con un arduo
trabajo y una gran planificación fueron creadas las demás sedes.

Esta empresa ha generado 5 empleos directos y 2 indirectos contribuyendo así con el

desarrollo social, su personal esta capacitado para atención al público, vigilancia y control
de los servicios que prestan, y los productos que distribuye.

La razón social de la empresa es OPTICA MODERNA S.A. con el NIT: 9272836, el objeto
social es prestar los servicios de optometría a lo largo y ancho de la región y distribuir
todo tipo de lentes. Se caracterizan por prestar un buen servicio, atención de calidad y por
supuesto la buena calidad de sus productos.

La planeación de la empresa se lleva a cabo por su gerente que a su vez es el propietario,

con la participación y sugerencias de sus colaboradores. Los objetivos de esta empresa es
la buena atención a sus clientes y la mejor calidad de sus productos para satisfacer sus
necesidades y expectativas.

PLANTAMIENTO DEL PROBLEMA

Podríamos decir que una falencia encontrada en esta empresa seria la falta de personal
capacitado para atender la gran demanda de clientes o pacientes en la región, ya que solo
cuenta con un Optómetra el cual se distribuye en diferentes días en las distintas sedes a lo
largo de la semana.
 MARCO TEORICO

FASES DE LA PLANEACIÓN

El proceso de planeación presentado se aplica principalmente a empresas de ramo único y a

empresas de ramas muy afines, y se divide en ocho fases.

Fase 1: Desarrollo de la misión y objetivos

La misión y los objetivos toman una dirección cuando se consideran preguntas como, ¿en qué
negocios estamos?, ¿cuál es nuestro compromiso?, y ¿qué resultados deseamos? Los
objetivos generales generan una sensación de rumbo en la toma de decisiones y tal vez no
cambien de un año a otro. La misión y los objetivos no se conciben por separado. Se ven
influidos por las evaluaciones de las amenazas y oportunidades del entorno y de las fortalezas
debilidades.

Fase 2: Diagnóstico de amenazas y oportunidades

Las fuerzas del entorno internas y externas, nacionales y globales representan oportunidades
y amenazas para una organización. La planeación estratégica ayuda a identificar tales
oportunidades y amenazas y a considerarlas al crear la misión, objetivos, planes y estrategias
de una organización. Las fuerzas políticas y los participantes internos y externos de una
organización desempeñan una función medular al determinar su misión y objetivos y
ejerciendo presión para que se modifiquen.

Los competidores, clientes, proveedores, nuevos participantes y bienes y servicios sustitutos

son fuerzas competitivas que influyen en las posibilidades de ganancias a largo plazo en un
sector, esto repercute en las posibilidades generales de ganancias, perspectivas de
crecimiento y hasta de supervivencia de cada empresa en particular. La planeación
estratégica debe incluir una evaluación de estas fuerzas.

Fase 3: Diagnóstico de fortaleza y debilidades.

Permite identificar las fuerzas centrales de una organización y determinar lo que debe
mejorarse. Este diagnóstico abarca el análisis de la relativa posición competitiva de la
organización, su capacidad para adaptarse e innovar las habilidades de sus recursos
humanos, sus capacidades tecnológicas, recursos financieros, su profundidad administrativa y
los valores y antecedentes de sus empleados clave.

Las fuerzas centrales son las fortalezas que hacen distinta y más competitiva a una empresa
cuando proporciona bienes o presta servicios que cuentan con un valor único para sus
clientes.

Un proceso confiable comprende dar el resultado esperado, con rapidez, eficacia, sin
interrupciones y con el menos inconveniente para los clientes.

Las fuerzas organizacionales representan fortalezas donde es más sencillo evaluar sus
aciertos que sus puntos flacos, pero las debilidades no se corrigen solas y es probable que
empeoren si no se enfrentan abiertamente en el proceso de planeación estratégica.
Fase 4: Desarrollo de estrategias

El desarrollo de estrategias debe evaluarse en términos de 1. oportunidades y amenazas

externas, 2. fortalezas y debilidades internas, 3. la probabilidad de que las estrategias ayuden
a que la organización logre su misión y objetivos.

La planeación y la estrategia a nivel de negocios posee tres estrategias básicas en común.

La estrategia de penetración de mercado:

Busca el crecimiento en los mercados actuales con los productos que se tienen. Una empresa
podría aumentar su penetración de mercado 1. al motivar mayor uso de su producto, 2. al
atraer clientes de los competidores, 3. adquirir un competidor.

Estrategia de desarrollo de mercado:

Exige buscar nuevos mercados para productos actuales. Tres formas de hacerlo son: 1.
ingresar a nuevos mercados geográficos, 2. ingresar en mercados objetivos, 3. ampliar los
usos de productos e instalaciones actuales

Estrategia de desarrollo de productos:

Comprende crear bienes o servicios o mejorar los existentes para los mercados actuales. Los
métodos a los que se recurren incluyen 1. mejorar las características, 2. mejorar la calidad en
términos de fiabilidad, velocidad, eficiencia o durabilidad, 3. mejorar el atractivo estético, 4.
introducir nuevos modelos

Fase 5: Preparación del plan estratégico

Luego de crear estrategias opcionales y elegir entre éstas, la gerencia está preparada para
redactar el plan estratégico contemplando:

 Misión y objetivos organizacionales.

 La oferta de bienes, servicios o ambos, sin olvidar lo que los vuelve únicos.

 Un análisis y estrategias de mercado, entre las que se hallan oportunidades y amenazas y planes
de contingencia si las cosas no marchan como se esperaban.

 Estrategias para obtener y utilizar los recursos tecnológicos, fabriles, de marketing, financieros,
y humanos necesarios para la consecución de los objetivos planteados, lo que incluye sacar
partido de las fortalezas y superar los puntos flacos, además de planes de contingencia en estos
rubros.

 Estrategias para cultivar y aprovechar las competencias organizacionales y de los empleados.

 Informes financieros que comprendan proyecciones de pérdidas y ganancias, flujo de efectivo,

puntos de equilibrio.

Fase 6: Preparación de planes tácticos.

El propósito de los planes tácticos es ayudar a instrumentar los planes estratégicos. Los
gerentes de primer nivel y de mandos intermedios, así como los quipos de empleados, basan
sus planes tácticos en el plan estratégico de a organización.

Fase 7: Control y diagnóstico de resultados

Se necesitan controles para asegurar que la instrumentación de los planes se realice

conforme a lo establecido y evaluar los resultados conseguidos mediante tales planes. Si
éstos no generan los resultados deseados, gerentes y equipos tienen que modificar la misión
y los objetivos, revisar las estrategias, idear nuevos planes tácticos o cambiar los
consoladores utilizados. Una evaluación minuciosa revelas los cambios específicos que hay
que incorporar en el siguiente ciclo de planeación.

Fase 8: Planeación continua

La planeación es un proceso ininterrumpido. El entorno externo y el interno cambian

constantemente, algunos de estos cambios son graduales y previsibles; otros, abruptos e
impredecibles.
 METODOLOGIA

La fuente de investigación fue la Empresa OPTICA MODERNA MOMPOS, su gerente y su

personal al cual se le realizo las siguientes preguntas a manera de investigación para darle
una solución al problema o falencia que presenta la empresa.

1) ¿Quién(es) desarrolla(n) la Planeación en la empresa?

La Planeación está a cargo del Gerente con la sugerencia de sus empleados
2) ¿Con que frecuencia, se Planifican las actividades en la empresa?
En cada paso, en cada decisión tomada se planifica muy bien con anterioridad
3) ¿Qué instrumentos utiliza la compañía para evaluar los procesos?
El Cuadro de mando – Modelo de gestión, con un soporte de información periódica para la
dirección de los procesos de la empresa.

Respecto a la Planeación Estratégica

1) ¿La empresa posee Misión? SI (x ) NO ( )

Misión; La Óptica Moderna Mompos cuenta con un excelente portafolio de servicios
apoyado en un equipo humano, físico y tecnológico competente, para garantizar la
satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros usuarios que constituyen
nuestra razón de ser.
Somos unos de los primeros en este servicio.
Nos rigen los principios de equidad, ética y respeto por el ser humano y calidad de nuestro
servicio.
La OPTICA MODERNA MOMPOS es una institución prestadora de servicio de salud pionera
en la prestación de servicios de salud visual de manera oportuna y acertada, apoyada en la
ejecución de procesos científicos, técnicos, humanistas e investigativos que aplican sus
conocimientos teóricos y habilidades clínicas en la resolución de problemas visuales y
asociados con la salud visual.
Materializa sus labores y habilidades en la aplicación de pruebas clínicas, estrategias de
salud pública, oferta de servicios en salud y otras similares con el ánimo de cubrir la mayor
parte de la población que padece alteraciones clínicas en el área de la isla de Mompos y
toda la Depresión Momposina.

2) ¿Cuáles son los aspectos que le caracterizan? (Calidad, Servicio, Posicionamiento, etc.)
La calidad en el servicio que se presta
3) ¿Cómo se comunica este enunciado a los colaboradores?
De forma verbal
4) ¿Quién (es) ha (n) sido el (los) responsable (s) de su diseño?
Su propietario y Gerente
5) ¿La empresa dispone de Visión? SI ( x ) NO ( )
VISION: La OPTICA MODERNA MOMPOS será para el futuro una institución sólidamente
posicionada y líder en el servicio de salud visual en actividades de prevención de vicios
refractivos a las poblaciones de difícil acceso, realizando jornada de salud visión
programada periódicamente dotada de recursos tecnológicos y talento humano,
satisfecho, comprometido con un trabajo, prestando su servicio a la comunidad con
excelente calidad.
Contamos con una dotación de equipos de última tecnología en el ramo de optometría y la
salud visual comprendidos en una unidad de refracción digital que agilizara el tiempo de
un examen visual, aumentando el número de pacientes valorados por día
La OPTICA MODERNA MOMPOS contribuye al desarrollo del conocimiento, la
investigación, diagnóstico y tratamiento de las diferencias visuales.
6) ¿Cuáles han sido los efectos de compartir la Visión con los trabajadores?
A sido muy buena ya que con esto saben a lo que nos proyectamos, las metas y los
proyectos que queremos alcanzar, y a si trabajando entre todos avanzamos cada día más
hacia eso.

7) ¿Es apoyada la Misión y Visión por los objetivos? SI ( x) NO ( )

8) ¿Quién (es) plantea (n) los objetivos de la Empresa?

El Gerente

9) ¿Cuál es el espacio temporal de los Objetivos? (en años … 3, 4 ó 5)

A dos (2) años
10) ¿La Empresa posee Políticas? SI ( ) NO ( x )

11) ¿Existen documentos en el que se plasmen los objetivos?

Si.
12) Están subdivididos los Objetivos?( área, proceso, función, proyecto, programaó
actividad)
No
13) ¿Quién (es) plantean las estrategias de la compañía?
La Gerencia
14) ¿Qué tipo de estrategias utiliza la empresa? (de costos,diferenciación, enfoque)
Las decisiones de precios se deben coordinar con las decisiones de diseño de productos,
distribución y promoción para formar un programa de marketing, coherente y eficaz. La
Gerencia maneja los precios
15) ¿Cómo se evalúan las estrategias? ¿Qué instrumentos utilizan?
16) ¿La empresa cuenta con un descriptor de cargos? SI ( ) NO ( x )
17) ¿De qué manera favorece este manual de funciones al logro de los objetivos?
En mucho ya que gracias a él cada quien sabes las responsabilidades que le tocan.

18) ¿Existen procedimientos preestablecidos para la ejecución de tareas?

No
19) ¿Quiénes son los responsables de la elaboración de los procedimientos?
La gerencia
20) ¿Se capacita al personal para su adecuado desarrollo?
Si
21) ¿Con que frecuencia se revisan los procedimientos en la empresa?
Frecuentemente cada 3 meses
 EL CONTROL EN LA EMPRESA

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva

limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control
se concibe como la verificación a posteriori de los resultados conseguidos
en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido
en el proceso realizado por los niveles directivos donde la estandarización
en términos cuantitativos, forma parte central de la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no

sólo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad,
orientando a la organización hacia el cumplimiento de los objetivos
propuestos bajo mecanismos de medición cualitativos y cuantitativos. Este
enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales presentes en el
contexto institucional ya que parte del principio que es el propio
comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los
métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite

corregir desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos
dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los
objetivos claves para el éxito organizacional, es decir, el control se entiende
no como un proceso netamente técnico de seguimiento, sino también como
un proceso informal donde se evalúan factores culturales, organizativos,
humanos y grupales.

Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una
empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Elementos de concepto
 Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de
los objetivos que se establecen en la planeación.
 Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
 Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
 Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y
corregir los errores.
 Requisitos de un buen control
 Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar
errores de planeación, organización o dirección.
 Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar
errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación,
organización o dirección.

Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso

se corrige para eliminar errores.
 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de
cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el
mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes
para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los
servicios de sus organizaciones.
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de
los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados,
y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de
la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios
a su medida.
 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar
todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
 contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de
una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal
manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia
contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen
juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la
gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por
tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Bases del control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra
memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un
triángulo está conformado por dos elementos principales: base y altura.
Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y
darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del
triángulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus
basamentos, podríamos decir que el control se basa en la consecución de
las siguientes actividades:

  Planear y organizar.
  Hacer.
  Evaluar.
  Mejorar.
o Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa,
los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la
planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
o El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información
que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a
esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara,
práctica y actualizada al evaluar.
o El evaluar que no es más que la interpretación y comparación
de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar
decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.
o La mejora es la puesta en práctica de las medidas que
resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
 PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA FASE DE CONTROL
1- ¿Qué importancia tiene el control para la empresa?
De mucha importancia, si no hubiera un control tal vez no existiría la
empresa o no fuera rentable.

2- ¿De qué manera se realiza el control en esta compañía?

En función de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la
empresa
3- ¿Qué instrumentos y/o herramientas de control utilizan?
Se realiza una comparación entre los resultados esperados (presupuestos)
y los resultados reales (sistema de información contable y auxiliares)
4- ¿Quiénes son los responsables del control en la compañía?
El gerente y sus empleados
5- ¿Con que frecuencia y/o periocidad se desarrolla el control en la empresa?
Cada mes
6- ¿La empresa desarrolla control preventivo? ¿Cómo lo hace?
No
7- La información contable ¿De qué manera favorece el control
administrativo?
Es muy favorable, ya que, un sistema de control contable basado en
planes, normas y directrices bien definidos y orientados dentro del manual
de procedimiento correspondiente
8- ¿Cuándo se definen los presupuestos y que funciones cumple para el
control?
Anual
9- Mencione instrumentos de control para el área comercial, talento humano,
finanzas y producción.
evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas
10-La información histórica ¿Cómo favorece al control administrativo?
11-¿Se desarrollan auditorias? ¿Con que frecuencia? ¿Qué información
solicita la gerencia para el cumplimiento de su misión?
Se hace un auditoria anualmente
12-¿Cómo monitorean el avance de sus planes?
13-¿Poseen indicadores de cumplimiento? ¿Cómo funcionan?
no
14-¿Qué controles se desarrollan para el nivel gerencial?
ninguno
15-¿Qué controles se desarrollan para los mandos medios?
Se les evalúa
16-¿Se manejan indicadores en la empresa? ¿Qué aspectos y/o criterios se
toman en cuenta?
17-¿Cómo favorece el control a los procesos?
18-¿De qué manera construye el control a la definición de las características
del producto y/o servicio?
 CONCLUCION

Como futuros administradores debemos, dirigir, organizar, controlar y planear las

metas y objetivos de nuestra empresa a diferentes plazos, debemos ser capaces
de poder poner un plan para atacar, según nos convenga y utilizando las armas
que tenemos tanto dentro de la empresa y fuera, y así poder ver las debilidades
para reforzarlas y darles importancia porque si no hacemos eso nos podría costar
incluso la vida de la empresa. Debemos ser críticos, objetivos y realistas sobre
nuestro planes, llevarlos a cabo y comparar si nuestros planes reflejan los
resultados que deseamos obtener, ya que si ocurre lo contrarios, es hora de
renovar la planeación y cambiarla si es necesario; para esto debemos ser flexibles
en cuanto a nuestra plantación, si por el otro lado, alcanzamos las metas
deseadas, no confiarnos y seguir en constante cambio para poder llevar a la
empresa al éxito ya que el entorno cambia constantemente y mucho más con la
globalización, por esa razón debemos tener un plan de contingencia.