REVISION: ORIGINAL

FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14

REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 1 de 9

No DE ACTA LUGAR FECHA

001 INSTALACIONES AGUA 21/09/2016
COCORA

TEMAS TRATADOS
1. Resultados de las auditorías
2. Retroalimentación del cliente - Quejas y Reclamos de los Clientes
3. desempeño de los procesos.
4. conformidad del producto
5. Estado de las acciones correctivas y preventivas de mejora
6. Conclusiones
7. Cierre y Aprobación del Acta de Revisión por la Dirección

DESARROLLO DE LA REUNION

1. RESULTADO DE LAS AUDITORIAS

La Auditoria Interna realizada al SGC en el año 2019 se desarrolló dando cobertura de evaluación a
todo el Sistema en sus procesos 5, 5 Subprocesos obteniendo como resultado: 4 no
conformidades,

 Manual de perfil de cargos de los colaboradores no cuenta son soportes que evidencie la
asignación de responsabilidades
 No se evidencio un registro que demuestre como la organización determina las cuestiones
internas y externas pertinentes para su propósito
 Se evidencio que la matriz de partes interesadas no cuenta con la aprobación ni con las
firmas correspondientes del gerente.
 Se evidencio que la organización no cuenta con el mapa de procesos aprobado por la alta
dirección.
 Se evidencio que en la organización la matriz de requisitos legales no presenta las firmas
correspondientes de quien elaboro y quien aprobó la matriz

Por otra parte, de acuerdo con la evaluación realizada por el área de Control Interno en el marco
de la Auditoría Interna al SGC Vigencia 2019, se identificó que se encuentra en un proceso de
mantenimiento y mejoramiento continuo, lo cual se evidencia tras las evaluaciones realizadas a
cada uno de los procesos y en la identificación de las acciones de mejora, preventivas y correctivas
generados en los procesos
 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 2 de 9

No De Fecha Proceso Numero de no

Auditoria Conformidades

1 30/10/2019 Auditoria interna 5

2. RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

Es importante aclarar que dentro de la medición de Satisfacción se aplican encuestas de

Satisfacción tanto a la población (consumidores) como a las (entidades). Las encuestas a
los consumidores se aplican al momento de la atención personalizada o vía telefónica,
realizada por parte de área de atención al cliente.

En La satisfacción del usuario es donde se enmarcan nuestras prioridades, la prestación

de nuestro producto estamos enfocados en que todos nuestros colaboradores trabajen
con amabilidad, calidad en la atención, y brindar un producto con altos niveles de
estándares.

SATISFACCION DEL USUARIO 2018-2019

120
100 100 100 100 100 100
100
76.67 80

60

30 40

20

0
ATENCION AL CLIENTE CALIDAD DEL TIEMPO DE ENTREGA TOTALES
PRODUCTO

2018 2019

En el grafico anterior podemos observar que en el año 2019 la satisfacción del cliente
aumento en un 70% en comparación del año 2018. Lo cual demuestra la eficacia de las
acciones tomadas en la mejora del prestación del servicio como: inducción al personal y la
sensibilización en el enfoque al cliente.
 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 3 de 9

En cuanto a la calidad de producto se puede analizar que el acumulado es de 100% de

satisfacción lo que nos ubica en un nivel Satisfactorio. . Cabe resaltar que los otros ítems
se encuentran en niveles superiores de satisfacción al 90%.

Se concluye que en general la satisfacción del cliente en la prestación del producto

aumento un 24,4% con referencia al año 2018.

3. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

Para la adecuada medición del desempeño de los procesos, se definieron indicadores de
gestión para los 5 procesos y 5 subprocesos. Así mismo, se elaboraron fichas de
indicadores por cada proceso, los cuales permiten y facilitan el seguimiento a estos.
Durante el año 2019 los procesos realizaron la medición, acorde a la periodicidad
establecida por cada indicador. Por su parte el área de calidad realizó permanente
seguimiento, de tal manera que tanto los datos como el análisis y seguimiento se hicieran
en los plazos establecidos y cuyos resultados sirvieran de insumo para la toma de
decisiones. En los meses de Febrero, Marzo y Junio, se presentan picos negativos, debido a
que algunos procesos no hicieron la medición o la hicieron fuera de los plazos
establecidos. En este sentido, la Alta Dirección requirió a responsables de los procesos el
cumplimiento en las políticas fijadas, y por su parte, el área de calidad reforzó el
acompañamiento a líderes de procesos, en aras de asegurar la oportuna y adecuada
medición de los indicadores. Estas medidas redundaron positivamente, al obtener una
medición del 100% durante el segundo semestre 2019. El promedio anual de gestión de
indicadores fue del 96%, esto refleja el compromiso e interiorización de los líderes de
procesos en cuanto a la cultura de autocontrol, así como el impacto de las
sensibilizaciones y acompañamientos realizados por los líderes de agua potable cócora a
los procesos para la gestión de sus indicadores. Por otra parte, se evidencia la mejora en
esta actividad, en comparación con el promedio anual del 85.5% del año 2018, obteniendo
una mejora en 11 puntos porcentuales en cuanto a su cumplimiento.

4. CONFORMIDAD DEL PRODUCTO

Durante la vigencia 2019 no se identificó ningún producto no conforme; y se continuó con

la aplicación del Procedimiento de Control de Producto no Conforme y sus respectivos
formatos, la última actualización se realizó 5 de Septiembre de 2017.
De las variables utilizadas para evaluar el producto, todos los lotes de producción
obtuvieron un nivel de favorabilidad muy bueno, lo que quiere decir que este producto es
pertinente y de calidad. No obstante en el marco de la mejora de los productos, fue
necesario establecer una acción correctiva encaminada a aumentar el nivel de satisfacción
en cuanto a la atención al cliente. Donde evidentemente podemos observar en la gráfica 1
un incremento del 70% con relación al periodo 2018.

5. ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS DE MEJORA.

 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 4 de 9

5.1 ACCIONES CORRECTIVAS

En esta tabla observamos las No Conformidades resaltadas durante las auditorias de Icontec,
Rúa, Aeronáutica Civil y Auditorías Internas. Las “Acciones Correctivas” se encuentran en tan solo
un 36% debido a que surgieron hallazgos en las auditorías internas las cuales se efectuaron en el
mes de Agosto y están en proceso de implementación

Mirar tabla de no conformidades

NO ESTADO ACCION
PROCESO CONFORMIDAD CORRECTIVA
ABIERTA CERRADA
ESTRATEGIGO 7 1 1
SGC 16 10 6
OPERACIONES 16 4 12
 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 5 de 9

PRIORITARIOS 25 13 12
ADMINISTRATIVO 11 10 1
MANTENIMIENT 58 42 16
O

6. ACCIONES DE SEGUIMIENTO POR LA GERENCIA

Proceso Actividad Responsable Fecha de EJECUCION
Revisión
SGC Capacitar y Representante del 21 de Se entregó a
sensibilizar al Sistema Septiembr todos los
personal sobre e de 2016 empleados una
el SGC en el agenda
manejo y
control de la
documentación
y en las
acciones
correctivas y
preventivas.
ESTRATÉGICO Crear Gerencia 21 de Se
estrategias Septiembr renegociaron
integrales que e de 2016 tarifas con las
permitan principales
mejorar los entidades EPS
indicadores de del país para
rentabilidad de asegurar el
 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 6 de 9

la empresa. direccionamien
to en primer
lugar hacia
MEDICALFLY.

Fortalecer la
labor comercial
para asegurar
más volumen
internacionales

Se Buscaron
más
proveedores
en la parte de
mantenimiento
(Repuestos
Aeronáuticos)
que ofrecieran
mejores tarifas
y condiciones
de pago
OPERACIONES Crear escuela Dirección 21 de Se encuentra
deentrenamien Operaciones/gerenci Septiembr en proceso de
to propio a e de 2016 acuerdo con
las fases
determinadas
por la
Aeronáutica
Civil
OPERACIONES Sensibilizar y Dirección 21 de Se vienen
fortalecer la Operaciones/ Septiembr haciendo
cultura del Seguridad e de 2016 campañas de
reporte Operacional reportar y no
operacional punitividad en
reuniones y en
los grupos de
la compañía
OPERACIONES Optimizar la Dirección Septiembr Se contrató
programación Operaciones e 2015. una tripulación
de pilotos con para los C90
el fin de con fin de dar
asegurar la mejor
máxima respuesta con
eficiencia en los tiempos
las operacionales
asignaciones
MANTENIMIENT Certificar Dirección Primer Se encuentra
O Mantenimiento Mantenimiento/Calid Semestre en proceso de
propio ante la ad /Gerencia 2016 acuerdo con
UAEAC las fases
determinadas
por la
 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 7 de 9

Aeronáutica
Civil

7. ANALISIS DE LOS CAMBIOS QUE PUEDAN AFECTAR A EL SISTEMA DE GESTION DE LA

CALIDAD

Los líderes de proceso manifiestan que el cambio que puede afectar a la compañía es la
volatidad del dólar ya que los componentes, repuestos son importados y esto puede
generar en algún momento retraso en el mantenimiento lo que puede ocasionar falta de
oportunidad al ofertar el servicio, de igual manera la empresa puede generar menos
utilidades de las previstas

8. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA

El Director de operaciones manifiesta en seguir trabajando para obtener la escuela de

entrenamiento propia ya que esto aportaría un entrenamiento de mejor calidad y
oportuno.
Continuar con la implementación, dotación y adecuación de la infraestructura para
implementar mantenimiento propio para así minimizar costos y en un futuro llegar a
ofertar este servicio.
Concientizar al personal para optimizar los recursos de la empresa haciendo uso de ellos
estrictamente los necesarios.
Fortalecer la capacitación por parte de Gestión Calidad en la parte de documentación para
que el Sistema se Sostenga
Analizar la compra de un nuevo equipo Monomotor que pueda ingresar a pistas cortas.
Recomendado Turbo Helice PT6, (Cessna 208) daría confiabilidad en la operación,
economía en vuelo, facilidad en mantenimiento, entrenamiento y repuestos por ser del
mismo tipo de motor que estamos operando. Espacios en cabina para la operación
(ambulancia) y autonomía de vuelo nos abriría un mercado que en este momento
estamos restringidos. Esta es una aeronave utilizada comercialmente en Colombia lo cual
daría gran ventaja en cuanto a entrenamiento de tripulaciones y mantenimiento.

9. PLANES DE ACCION DE REVISION POR LA DIRECCION

9.1 ACCIONES DE MEJORA DEL SGC Y DE LOS PROCESOS

Proceso Actividad Responsable Fecha de Revisión

SGC Capacitar y Representante del NOVIEMBRE/2017
 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 8 de 9

sensibilizar al Sistema
personal
SGC Transición norma Representante del JUNIO/2017
ISO 9001 2008 a ISO Sistema y
9001 2015 Coordinadora de
Calidad
SGC Cumplimiento de Representante del FEBRERO/2017
Programa de Sistema y
Auditorías Internas Coordinadora de
Calidad
Operaciones Crear escuela de Director de ABRIL/2017
entrenamiento Operaciones
propio
Mantenimiento Certificar Director de ENERO/2017
Mantenimiento mantenimiento
propio ante la
UAEAC
Estratégico Analizar la compra Gerente ENERO /2017
de un nuevo equipo
Monomotor

10. CONCLUSIONES
 Confirma que el SGC, Cumple con los requisitos aplicables en la Norma ISO 9001,
los procesos definidos y los documentos del sistema de gestión establecidos por
MEDICALFLY.
 Confirma que se cumple con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales
con la autoridad aeronáutica y la Secretaria de Salud.
 Confirma que MEDICALFLY ha implementado eficazmente las disposiciones
planificadas-.
 Confirma que el SGC es capaz de cumplir la política y alcanzar los objetivos de
MEDICALFLY, felicita a los líderes de proceso y refiere que el Sistema con relación
al año pasado se encuentra más Maduro lo se refleja en la mejora de la prestación
del servicio y cumplimiento de los requisitos del cliente
 Confirma que el Sistema de Gestión de Calidad es conveniente, adecuado y eficaz
para ser certificado.

11. CIERRE Y APROBACION DEL ACTA DE REVISION POR LA GERENCIA

Siendo las 03:00 Pm horas se dio por finalizada la reunión.

En constancia firman.
 REVISION: ORIGINAL
FORMATO DE ACTA DE FECHA:01/08/14
REVISION GERENCIAL CODIGO:SGC-F-008
Página 9 de 9

_____________________________ ____________________________

DIANA VICTORIA PEREZ CAROL ADRIANA GONZALEZ

Gerente Coordinadora del Sistema

___________________________

JOHANNA TELLEZ

Representante del Sistema