Reglamento Junta Vigilancia PDF
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CONSIDERANDO
1. Que es necesario establecer normas y procedimientos que permitan ejercer el control social de
manera técnica que garantice la eficiencia, el buen funcionamiento y el cumplimiento de las funciones
de la Junta de Vigilancia.
2. Que es facultad de la Junta de Vigilancia aprobar su propio reglamento
RESUELVE
ARTÍCULO 1o.- INTEGRACIÓN. La Junta de Vigilancia será el Órgano que tiene a su cargo controlar los
resultados sociales y procedimientos para el logro de dichos resultados, así como los derechos y obligaciones
de los Asociados a COOBOMBEROS. Estará integrado por tres (3) miembros principales con sus respectivos
suplentes numéricos elegidos para períodos de un (1) año, pudiendo ser reelegidos. A los miembros de la
Junta de Vigilancia les serán aplicables en lo pertinente las disposiciones sobre condiciones para su
nombramiento, causales y procedimiento de remoción establecidas en el Estatuto para los miembros del
Consejo de Administración.
1. Al control de los resultados sociales: si se está cumpliendo con el objeto social consagrado en los
estatutos de manera eficaz y eficiente.
2. Al de los procedimientos para el logro de dichos resultados
3. A los Derechos y Obligaciones de los asociados
ARTÍCULO 3o.- INSTALACIÓN. La Junta de Vigilancia se instalará por derecho propio después de
celebrarse la Asamblea General en la que fuere elegida. La instalación se hará en reunión previamente
convocada por acuerdo de sus miembros y en ella se elegirá de entre sus miembros principales Presidente,
Vicepresidente y Secretario. Los suplentes personales adquieren el cargo del principal en su ausencia y
colaborarán en la ejecución de las tareas del Plan de Control Social.
ARTÍCULO 4o.- SESIONES. La Junta de Vigilancia sesionará por lo menos una vez al mes en forma
ordinaria y extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan. La convocatoria a sesiones ordinarias se hará
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por derecho propio, a petición del Consejo de Administración, del Gerente, de los Comités Especiales o de los
asociados. Sus decisiones deberán tomarse por mayoría y de sus actuaciones se dejará constancia en el libro
de actas respectivo, previamente registrado en la Cámara de Comercio. En lo posible y con el fin de cumplir
con su plan de trabajo, la Junta de Vigilancia elaborará y aprobará el respectivo calendario de reuniones del
período. La Junta de Vigilancia es un equipo de trabajo, por tanto las actuaciones de sus integrantes en
ejercicio de sus funciones, deben ser siempre regidas por el acuerdo colegiado y no por acciones ni
decisiones personales.
ARTÍCULO 5o.- QUÓRUM. Para que La Junta de Vigilancia pueda reunirse y tomar decisiones válidas, se
constituirá quórum con la asistencia de tres (3) de sus miembros. La ausencia de un miembro principal a una
reunión convocada válidamente, la reemplazará el respectivo suplente personal, quien para el efecto actuará
en calidad de principal. Sus decisiones se adoptarán por mayoría.
A) Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales,
estatutarias, reglamentarias y a los principios cooperativos. Esto incluye la verificación de la correcta
aplicación de los recursos destinados a los fondos sociales, cuando hubiere lugar a ello y la revisión, como
mínimo una vez en el semestre, de los libros de actas de los órganos de administración.
B) Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de servicios y con el
Consejo de Administración, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y con la debida
oportunidad. Lo anterior implica hacer seguimiento semestral a las quejas presentadas por los asociados
ante el Consejo de Administración o ante el representante legal con el fin de verificar la atención de las
mismas. Cuando se encuentren temas recurrentes o la atención no haya sido oportuna, deberá investigar
los motivos que estén ocasionando estas situaciones, presentar sus recomendaciones y solicitar la
aplicación de los correctivos a que haya lugar. Cuando las quejas no hayan sido atendidas, se procederá
del mismo modo, solicitando adicionalmente la atención de las mismas en forma inmediata. El presente
seguimiento deberá generar un informe que debe estar a disposición de la Superintendencia de la
Economía Solidaria en el respectivo libro de actas. El precitado documento debe hacer parte del informe
de actividades que la Junta de Vigilancia presenta a la asamblea general cada año. En cuanto a las quejas
presentadas directamente a la Junta de Vigilancia, éste debe estudiarlas, adelantar las investigaciones
pertinentes y solicitar a quien corresponda la solución de las circunstancias que motivaron la queja y dar
respuesta al asociado. En todo caso, el ente de control social deberá responder al asociado con todos los
argumentos legales, estatutarios y reglamentarios. Así mismo, las quejas deberán ser resueltas en las
condiciones y en los términos establecidos en la normatividad vigente antes de quince (15) días hábiles.
C) Hacer llamados de atención a los asociados cuando incumplan sus deberes consagrados en la ley, los
estatutos y reglamentos.
D) Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para participar en asambleas o elegir delegados.
E) Rendir informe de sus actividades a la Asamblea General Ordinaria.
F) Expedir su propio reglamento.
G) En caso de encontrar presuntas irregularidades o violaciones al interior de la entidad, la Junta de
Vigilancia deberá adelantar o solicitar que se adelante la investigación correspondiente y pedir, al órgano
competente, la aplicación de los correctivos o sanciones a que haya lugar. Si la Junta de Vigilancia detecta
que no han sido aplicados los correctivos que a su juicio debieron implementarse o las sanciones que
debieron imponerse, la Junta de Vigilancia deberá remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria
la investigación adelantada junto con las recomendaciones pertinentes sobre el particular.
H) Velar porque todos los asociados cumplan las obligaciones estatutarias.
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I) Hacer recomendaciones al Consejo de Administración y a la Gerencia sobre las medidas Administrativas y
de control que puedan redundar en beneficio de la Cooperativa.
J) Vigilar que el patrimonio de la Cooperativa esté debidamente asegurado contra robo, incendio, etc.
K) Señalar de acuerdo con el Consejo de Administración, el procedimiento para que los asociados puedan
examinar los libros, inventarios y demás balances.
L) Proponer a la Asamblea General la destitución del cargo de aquel miembro del Consejo de Administración
que haya cometido actos lesivos a los intereses de la Cooperativa o violado los estatutos. Los cargos
deben ser debidamente fundamentados por escrito.
M) Solicitar la aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar porque el órgano
competente se ajuste al procedimiento para el efecto.
N) Convocar a la Asamblea General en los casos establecidos en la ley y en los presentes estatutos.
O) Rendir los informes a que haya lugar y los que le sean solicitados por las entidades gubernamentales que
ejercen la inspección y vigilancia
P) Ejercer las demás funciones que le asignen los estatutos, siempre y cuando se refiera al control social y no
correspondan a funciones propias de la auditoría interna o revisión fiscal.
Los miembros de este órgano responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las
obligaciones que les impone la ley y los estatutos. El ejercicio de las funciones asignadas, se referirá
únicamente al Control Social y no deberá desarrollarse sobre materias que correspondan a las de
competencia de los órganos de administración.
Todas estas disposiciones deben ser cumplidas por La Junta de Vigilancia, sin perjuicio del cumplimiento a lo
establecido en las Leyes 79 de 1988 y 454 de 1998, o en las normas que las modifiquen, adicionen o
complementen y en sus estatutos y reglamentos.
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VICEPRESIDENTE: Reemplazará al Presidente en sus ausencias temporales. Si éste falta definitivamente
por cualquier causa, La Junta de Vigilancia elegirá un nuevo Presidente.
SECRETARIO: El Secretario llevará un libro de actas de las reuniones de la Junta de Vigilancia, debidamente
foliado y sellado por la Cámara de Comercio. Las redactará con sencillez, exactitud e integridad. Las actas
serán firmadas por quien presida la reunión y el Secretario.
ARTÍCULO 9o.- DELEGACIÓN. La Junta de Vigilancia podrá delegar en uno o más de sus miembros el
ejercicio de algunas de sus atribuciones, pero sólo para casos concretos y por tiempo definido. La delegación
no exime al Comité de Control Social de la responsabilidad por los actos ejecutados en virtud de la
delegación.
ARTÍCULO 10o.- SANCIONES Y DIMITENCIAS. Para los miembros de la Junta de Vigilancia, además de las
causales, sanciones, justificaciones y agravantes anotados en el estatuto; serán también motivo de sanción el
incumplimiento de las obligaciones que les corresponda por ley o estatutos. Será considerado como dimitente
todo miembro que faltare a tres (3) sesiones consecutivas o al 50% de las convocadas en un periodo de seis
(6) meses sin causa justificada. En tal caso, la Junta de Vigilancia mediante resolución declara vacante el
cargo y llamará como tal para el resto del período, el suplente que le corresponda.
ARTÍCULO 11o.- CONVOCATORIA. La convocatoria a las reuniones se hará por escrito, señalando el día, la
hora y lugar, con anticipación no menor a cinco (5) días hábiles para las reuniones ordinarias y de un (1) día
hábil para las extraordinarias. En el acta de reunión respectiva se dejará constancia de las excusas
justificadas que se presenten. Se convocarán a principales y suplentes, no obstante la asistencia para los
principales es obligatoria, así como para los suplentes que en el desarrollo del Plan de Control Social deba
presentar informe en la correspondiente reunión sobre la actividad desarrollada a su cargo. Para los demás
suplentes que no tengan programado la presentación de informes en la reunión convocada su asistencia será
voluntaria a menos que el principal notifique que no puede asistir, caso en el cual se le informará al suplente
personal respectivo que su asistencia es obligatoria.
ARTÍCULO 12o.- ORDEN DEL DÍA. Para cada reunión este organismo establecerá previamente un orden del
día, en donde se relacionen los asuntos que deberán tratarse en ella, el cual será anunciado a los asistentes
para su consideración, pudiendo presentar o proponer modificaciones o adiciones. Los debates se ceñirán a
los asuntos establecidos en el orden del día. Entre los puntos del orden del día se contemplarán al menos los
siguientes:
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4. Indicación de los asuntos o temas a tratar, asuntos pendientes de ejecutar.
5. Proposiciones y recomendaciones
ARTÍCULO 13o.- ACTAS. De todo lo actuado en la reunión, se levantará un acta en la cual se consignará la
relación fiel y completa de lo ocurrido. En ella se deberá contemplar al menos los siguientes puntos:
Las actas deberán conservarse firmadas por el presidente y secretario, con la constancia de haber sido
aprobadas, haciendo parte integral de la misma, la lista de Miembros asistentes con sus firmas. Ninguna
decisión de la Junta de Vigilancia tendrá validez, mientras no conste en acta elaborada en los términos
descritos. El libro oficial de Actas será registrado en la cámara de comercio.
ARTÍCULO 15o.- CAUSALES DE REMOCIÓN. Los miembros de la Junta de Vigilancia serán removidos de
su cargos, por los siguientes causales:
PARÁGRAFO: Para los casos contemplados en los numerales 1, 2 y 3 de éste artículo, la remoción como
miembro de la Junta de Vigilancia será decretada por éste mismo organismo.
ARTÍCULO 16o.- PLAN ANUAL DE TRABAJO, ACTIVIDADES, INFORMES Y RELACIONES CON OTROS
ORGANISMOS. Para su funcionamiento La Junta de Vigilancia deberá tener en cuenta los siguientes
principios de actuación:
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1. Dentro de los 15 días siguientes a su instalación se elaborará el Plan Anual de Trabajo de la Junta de
Vigilancia indicando las principales actividades a realizar en cumplimiento de sus funciones y de su
responsabilidad como Órgano de Control Social. Este Plan de Trabajo deberá ser aprobado en
reunión de Comité de Control Social dejando constancia en la respectiva acta. Ver Anexo 1 – Guía
para la Elaboración del Plan de Control Social.
2. Con base en el Plan Anual de Trabajo aprobado, La Junta de Vigilancia elaborará y asignará entre sus
miembros principales y suplentes las tareas a realizar en el mes correspondiente, fijando un
cronograma para su ejecución y un calendario para sus reuniones, de su exclusivo conocimiento para
garantizar la independencia, objetividad y confiabilidad de sus actuaciones, dictámenes y
pronunciamientos.
4. La Responsabilidad por las funciones específicas de la Junta de Vigilancia estará en cabeza de sus
miembros principales elegidos por asamblea general, sin embargo en las reuniones, participarán tanto
los principales como los suplentes aplicando el criterio de trabajo en equipo.
5. En sus relaciones con los demás organismos al interior de la Cooperativa de Empleados, La Junta de
Vigilancia actuará como cuerpo colegiado, no individualmente; dentro de los principios de respeto
mutuo, reconocimiento de la autonomía regulada de las funciones de cada organismo, imparcialidad,
objetividad y mutua colaboración para contribuir la cumplimiento del objeto social de la Cooperativa de
Empleados y fortalecer los lazos de unión de sus asociados y cuerpos directivos.
ARTÍCULO 17º.- DEL TRÁMITE DE QUEJAS Y RECLAMOS: Dentro de las funciones señaladas
expresamente por la Ley al Comité de Control Social, se encuentra consagrada la de conocer los reclamos
que presenten los Asociados en relación con la prestación de servicios, tramitarlos y solicitar los correctivos
por el conducto regular y con la debida oportunidad.
Así mismo, existe el Revisor Fiscal como Órgano de Control, cuyas funciones son las señaladas en el
presente Estatuto y Reglamentos, determinadas teniendo en cuenta las atribuciones asignadas a los
Contadores Públicos en las normas que regulan el ejercicio de la profesión, así como en aquellas que exigen
de manera especial la intervención, certificación o firma de dicho profesional.
Por lo antes expuesto, cualquier queja, reclamo o denuncia de un Asociado en relación con la prestación de
los servicios, o por la posible violación de la Ley, el Estatuto o Reglamentos por parte de un mismo Asociado
o por un miembro de los Órganos de Administración y Vigilancia, debe ser conocida y tramitada en primera
oportunidad ante La Junta de Vigilancia, quien será la encargada de darle trámite y solicitar a los Órganos
competentes la aplicación de los correctivos pertinentes, con fundamento en las funciones asignadas en la
Ley y en el presente Estatuto.
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En cuanto a las quejas o reclamos por asuntos especiales que requieren de revisión, certificación o
aprobación, como por ejemplo, Régimen de Inversiones, Cobro de Intereses, Devolución de Aportes,
objeciones sobre balances o estados financieros, libros de contabilidad, entre otros, deben ser conocidos y
tramitados en primera instancia ante el Revisor Fiscal.
El trámite interno de la reclamación o queja surtido ante La Junta de Vigilancia, o ante el Revisor Fiscal, según
sea el caso, debe cumplir por lo menos los siguientes pasos:
1) Queja o reclamación por escrito ante La Junta de Vigilancia, o ante el Revisor Fiscal, según sea el caso,
la cual debe contener el objeto de la queja, las razones en que se apoya, la relación de documentos que
se acompaña y la firma del peticionario.
2) Acreditar interés legítimo para presentar la queja. Si quien la presenta afirma no saber escribir, el órgano a
quien corresponda darle trámite, deberá recibirla y expedir copia para el interesado.
3) Traslado de la queja a la contraparte, por parte de la Junta de Vigilancia, o el Revisor Fiscal, según sea el
caso, indicando el sentido y los puntos concretos sobre los cuales debe versar la respuesta y
determinando igualmente el plazo dentro del cual se debe dar respuesta a la petición del quejoso, sin
perjuicio de que el órgano de control ante quien se interponga la queja, resuelva directamente el asunto.
4) Respuesta de la contraparte al quejoso, la cual deberá ser completa, clara, precisa y comprensible,
contener la solución o aclaración de lo reclamado y los fundamentos legales, estatutarios o reglamentarios
que soporten la posición de la contraparte, junto con los documentos que, de Acuerdo con las
circunstancias, se estimen apropiados para respaldar las afirmaciones o conclusiones sostenidas por la
misma.
5) Invitación de la Junta de Vigilancia, o del Revisor Fiscal, según sea el caso, a resolver el conflicto a través
de la Conciliación o el Arbitramento, siempre que el asunto sea transigible de Acuerdo con la Ley. La labor
de dichos órganos de control en esta diligencia debe ser activa, proponiendo dentro de lo posible,
fórmulas de arreglo o conciliación, siempre ajustadas a la Ley, al Estatuto, y a los reglamentos de la
Entidad. Esta etapa puede ser llevada a cabo por los órganos de control, en cualquier tiempo, dentro del
plazo para resolver la queja, incluso si lo consideran procedente, antes del traslado de la queja a la
contraparte, dejándose constancia por escrito de haberse surtido este procedimiento.
6) Solicitud por escrito de la Junta de Vigilancia o del Revisor Fiscal, según sea el caso, de aplicación de los
correctivos pertinentes para la solución de la queja. Si la queja fue tramitada por el Revisor Fiscal, éste
debe presentar su concepto al Comité de Control Social, para que sea ésta última la que solicite la
aplicación de los correctivos.
PARÁGRAFO - TERMINOS: Todo lo anterior debe ser resuelto dentro de un término de Quince (15) días
hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la queja. La renuencia o demora
injustificada por parte de la Junta de Vigilancia o del Revisor Fiscal, para atender la reclamación del quejoso,
además de dar lugar a iniciar las investigaciones administrativas contra los mismos, por incumplimiento a sus
obligaciones legales y estatutarias, será tenida como prueba en contra por la Superintendencia de la
Economía Solidaria dentro de dicho proceso.
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En cuanto a las Quejas sobre graves irregularidades al interior de la Entidad, posiblemente constitutivas de
hechos punibles, o conductas sancionables por nuestro ordenamiento jurídico, que escapan del ámbito de la
competencia asignada por la Ley a la Superintendencia de la Economía Solidaria, deben ser puestas
directamente por los Asociados o por los órganos de administración, control y vigilancia, en conocimiento de
las autoridades judiciales competentes. Cuando de dichas irregularidades haya tenido conocimiento La Junta
de Vigilancia o el Revisor Fiscal, directamente o por conducto de los Asociados, deben además informar
inmediatamente a la Superintendencia de la Economía Solidaria, con los soportes correspondientes y para los
fines pertinentes.
ARTÍCULO 18o.- DISPOSICIONES FINALES. Las dudas que surjan en la interpretación del presente
reglamento, serán resueltas por La Junta de Vigilancia, quien podrá modificarlo en cualquier tiempo.
En todo cuanto sea pertinente a las responsabilidades, funciones y procedimientos, La Junta de Vigilancia
tendrá como marco de referencia lo que establezca la legislación para empresas de economía solidaria, las
disposiciones estatutarias, los reglamentos internos debidamente aprobados y la normatividad de la entidad
que sobre COOBOMBEROS ejerza control y vigilancia.
Los informes, comunicados o pronunciamientos de la Junta de Vigilancia, se darán siempre por escrito,
firmados por el Presidente y el Secretario.
El presente reglamento interno de funcionamiento fue aprobado por La Junta de Vigilancia en reunión de
instalación, tal como consta en Acta _______________ dejando sin valor y efecto alguno, cualquier otro que
sobre el mismo tema se haya expedido con anterioridad.