Procedimiento de Compra de Una Empresa
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GESTIÓN DE COMPRAS 01
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE Versión: 01
BIENES E INSUMOS Página: 1 de 9
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto describir el proceso para compras de materiales e insumos,
e igualmente cubre lo correspondiente a la evaluación de proveedores.
2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser aplicado por todos los usuarios de la compañía para todas las
compras que se realicen a excepción de: compras por caja menor.
3. DEFINICIONES
3.1 Bienes: Son todos los artículos e insumos adquiridos para atender los procesos de campo,
planta extractora, y área administrativa.
3.2 Reparaciones: Se refiere a las reparaciones de equipos contratadas con terceros.
3.3 Descripciones Técnicas: Conjunto de características detalladas del artículo.
3.4 Activos Fijos: Se consideran activos fijos aquellos bienes tangibles adquiridos, construidos
o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente para la
producción o suministro de otros bienes y materiales, para arrendarlos o simplemente para
usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta dentro del
giro normal de la actividad económica de la empresa y cuya vida útil es mayor a un año.
3.5 Activos fijos menores: Se consideran activos fijos menores, aquellos bienes que cumplen
con las condiciones para considerarse activos fijos, pero cuyo valor de adquisición es igual o
inferior a 50 UVT, y por lo tanto pueden depreciarse totalmente en el mismo año en que se
adquieren, sin consideración a la vida útil del mismo.
3.6 Solicitud de pedido (SOLPED): Es el requerimiento generado por un usuario para la
compra de un material, servicio o reparación. Este documento se genera en SAP en el módulo
MM.
3.7 Pedido: Documento de compra donde se asigna proveedor y se determinan las condiciones de
negociación para la adquisición de materiales e insumos.
3.8 Materiales Críticos: Son aquellos materiales e insumos que son utilizados directamente en los
procesos productivos, tienen incidencia directa en la calidad del producto final, tienen alto impacto en la
operación del negocio y su falta ocasionaría una parada importante del proceso. Estos requieren
mantener un Stock y su planificación y Monitoreo deben ser Permanente.
2014-10
4.1.2 Para el desarrollo de las negociaciones y los convenios con los proveedores, se debe
tener en cuenta los siguientes requisitos:
Características de calidad de los productos, mediante planos, descripciones o muestras.
Sistema de transporte
Plazo determinado y sitio de entrega
Precios
Condiciones de pago (crédito o contado).
4.1.3 Todos los pedidos de compra deben de ser liberados por las personas responsables de
acuerdo a los siguientes rangos:
1 a 3 SMLV liberan los compradores
4 a 35 SMLV libera el Jefe de Abastecimiento
36 a 1200 SMLV libera el Gerente de Campo, el Gerente de Planta y la Gerente
Financiera y Administrativa, según el tipo de material y la estrategia de liberación
establecida.
Todos los pedidos de compra entre 200 y 2000 salarios mínimos siempre serán liberados
por la gerencia general.
4.1.4 Los activos fijos hasta 2000 SMLV deben ser liberados por el Gerente General
4.1.5 Los activos fijos superiores a 2000 SMLV, son autorizados por la Junta Directiva.
4.1.6 La jefatura de abastecimiento, a través del área de compras es la encargada de la
evaluación y vinculación de los proveedores, con el soporte de las áreas técnicas cuando se
requiera.
4.1.7 Toda compra de un bien o servicio en Palmar de Altamira S.A.S. debe ser solicitada a
través de SAP mediante una SOLPED.
4.1.8 La jefatura de abastecimiento a través del área de compras es la encargada de establecer
y/o formalizar acuerdos comerciales, negociaciones y compras de materiales e insumos ante
terceros en representación de Palmar de Altamira S.A.S. Los usuarios no pueden realizar
negociaciones y compras de materiales e insumos directamente con los proveedores. Para la
legalización de cualquier compra los documentos deben traer la firma del gerente de área.
4.1.9 Toda negociación de un producto nuevo deberá estar soportada mediante una SOLPED y
el estudio de compras aprobado que reúna las cotizaciones necesarias.
4.1.10 Si debido a una urgencia un usuario realiza una compra directa justificada que no cumpla
con el presente procedimiento, es responsabilidad del usuario que la realizó velar por que se
cumpla el proceso de legalización de esta compra y deberá ser aprobado por el gerente del
área.
4.1.11 Cada uno de los procesos debe hacer una planeación trimestral de materiales e insumos,
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y elaborar las Solped de acuerdo a esta planeación en caso de que sean pedidos por
imputación.
4.1.12 Todas las solicitudes de pedido de Palmar de Altamira S.A.S, son liberadas por el
Gerente de Campo o el Gerente de Planta, según el tipo de material.
4.2 Políticas
Todas las compras de Palmar de Altamira S.A.S. serán resultado de una necesidad
claramente identificada y autorizada por los responsables de tomar las decisiones de compra.
Es responsabilidad de cada Área, realizar la detección oportuna de sus necesidades en
cuanto a materiales e insumos.
El área de abastecimiento es la única con la facultad y experiencia para realizar la gestión de
compras de materiales; debe contar con el apoyo de las áreas solicitantes para el
acompañamiento necesario desde la perspectiva técnica. Cualquier duda de tipo técnico debe
ser soportada por el área y/o usuario solicitante.
La compra de materiales e insumos serán evaluadas bajo parámetros que busquen el mayor
beneficio al menor costo, sin que esto signifique una disminución de la calidad.
Las decisiones de compras deben considerar el máximo esfuerzo para lograr el mayor
beneficio para la empresa sin considerar en ningún momento el beneficio particular o
individual; de llegarse a demostrar dicha situación, será considerada acto grave contra las
normas de la organización y las conductas éticas dispuestas, con las implicaciones
disciplinarias a que esto conlleve.
Para que se lleve a cabo la asignación de la compra, se requerirá tener como mínimo tres
ofertas (cotizaciones) antes de tomar la decisión, excepto cuando la compra tenga un valor
menor a 1 millón de pesos o sea a un proveedor exclusivo.
Palmar de Altamira S.A.S. es consiente que una adecuada planeación y coordinación permite
lograr compras eficientes que resulten en beneficios económicos. Las áreas tomaran las
previsiones necesarias para solicitar oportunamente el abastecimiento necesario para cumplir
con su misión, sin generar urgencias que puedan deteriorar económicamente el margen del
negocio.
Los descuentos por pronto pago ofrecidos por los proveedores serán validados por el jefe de
abastecimiento y es facultad de la tesorería hacerlos efectivos de acuerdo a la disponibilidad
de recursos y condiciones del mercado.
Todos los proveedores deberán estar inscritos en el maestro de proveedores, con excepción
de aquellos que hubiesen atendido una compra clasificada como menor.
Es responsabilidad del jefe de abastecimiento programar y coordinar las negociaciones.
Para las compras planificables, las áreas solicitantes serán las responsables de informar y
solicitar de manera anticipada sus necesidades según los acuerdos de servicio internos; el
área de Abastecimiento será responsable de gestionar y atender dichas necesidades de
forma eficiente y oportuna.
El área de abastecimiento debe contar con la identificación de aquellos materiales que sean
críticos a partir de las definiciones establecidas, con base en las indicaciones de los jefes de
área solicitantes.
El área de abastecimiento centralizara la relación con los proveedores de materiales e
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4.3 Responsabilidades
Agroquímicos
Fertilizantes
Equipos para Siembra y cosecha.
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Combustibles y lubricantes.
Combustibles.
Elementos de laboratorio.
Repuestos para planta extractora
4.4.9.2.2 Criterios manuales: son criterios que deben ser recopilados por el evaluador. Esto según
el formato PS-CO-PR01-RG04 “Evaluación Seguimiento a Proveedores”.
a) Criterio de servicio: Ponderación 20%. Mide el nivel de servicio del proveedor al comprador.
b) Criterio de Calidad: Ponderación 30%. Este criterio se calcula en base a los materiales
rechazados en la recepción del almacén, por mala calidad o averías encontradas.
5. CONTROL DE CAMBIOS
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Firma:
6. ANEXOS