SENA

Ensayo "Importancia de los Archivos"

Presentado por:
Jorge Luis Altamar Cervera

Expuesto a:
YENNY YOVANNA GOMEZ CORTES

SENA – regional Bogotá Distrito Capital (virtual)

Fundación, Magdalena
23 de septiembre de 2020
 Introducción

La importancia de los archivos se remonta a los orígenes de la

escritura; es decir a los inicios de la humanidad misma, la palabra
archivo se usa para designar aquel lugar que contiene como finalidad
la recopilación y conservación de documentos ya se de distintos
orígenes o material les cuales por su valor, en este ensayo se
pretende enfocar la importancia de los archivos en la cual se
plasma la terminología archivista y se y se profundizara en su
importancia teniendo como base su origen, evolución, clasificación y
aplicación en el medio actual.
IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS
En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y
analizando distintos Datos, que mediante un debido proceso
y metodología permiten alcanzar la generación de
una Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente
conocido como Banco de Datos, siendo un objeto de consulta en todo
ámbito socioeconómico.

Esta información es guardada en conjunto con el emplazamiento de un

Archivo, consistiendo básicamente en habitaciones o inclusive edificios
enteros que se encargan de almacenar una gran cantidad de datos
que fueron debidamente Clasificados y Ordenados, encontrándose su
aplicación por ejemplo en el Registro de las Personas, que cuentan
con información acerca de la emisión de los Documentos de identidad,
con un vasto archivo de documentaciones relativas a su emisión.

Generalmente incluyen entre sus datos Información Sensible, que

suele estar protegida su divulgación mediante Leyes Nacionales,
mientras que por otro lado tenemos Archivos Públicos que suelen
estar relacionado a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de
los Archivos Epistolares, o bien las distintas hemerotecas.

En el mundo de la Informática se utiliza un concepto derivado de esto,

encontrándose como una forma de poder almacenar Datos
Informáticos que ya han sido debidamente procesados por la acción
de una Unidad Central de Procesamiento y que pueden ser
reutilizados en forma constante, siendo muy útil en la generación
de aplicaciones  Informáticas.
De hecho, justamente un Software Informático no es más que una
conjunción de archivos que guardan una correlación entre sí para
brindar una funcionalidad adicional al ordenador, teniendo cada uno de
ellos distintas clasificaciones, como lo es el caso de los Archivos
Ejecutables, los Documentos, los Archivos multimedia, entre otros.
Origen: La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión
documental, la administración y el tratamiento técnico de los archivos.
Los archivos, principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar
y servir. Aunque, la más importante de todas ellas es la conservación,
ya que sirve para preservar la memoria histórica. Hoy queremos hacer
un breve repaso sobre el origen y la evolución de la archivística.
Edad Antigua
Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas
civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua
ciudad de Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la
existencia de los primeros archivos, allá por el 4000 a. C. Allí se han
encontrado grandes volúmenes de documentos, órdenes de gobierno,
sentencias judiciales, cuentas, actos privados, que indican la
existencia de una sociedad muy organizada. Increíble, ¿verdad?
Mundo Greco-romano
La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la historia de la
evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas
Atenas han archivado importantes documentos como leyes, decretos o
actas judiciales. En Roma, era costumbre conservar los documentos
en el Templo de Saturno.
En este momento, los archivos cobran una doble utilidad
administrativa y jurídica y las administraciones los conservan como
fuente de información para su gobierno. La autenticidad y el valor legal
de los documentos estaban garantizados por diferentes
procedimientos administrativos. Como podemos observar, tenían un
sistema muy fiable y completo para la preservación de los archivos.
Edad Media
La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la
administración que se había desarrollado durante los siglos pasados,
con lo cual, durante este periodo la concepción del archivo público se
perdió. El derecho para crear archivos durante la Edad Media estaba
reservado a los que tenían la autoridad para legislar: emperadores,
soberanos y pontífices. La Edad Media, sin duda, supuso un brutal
retroceso en la evolución de la archivística a nivel administrativo.
Edad Moderna
En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de la
archivística. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema
administrativo, el Estado Moderno. Se reunieron en los Archivos del
Estado toda la documentación generada por la Corona: los
documentos que concernían al gobierno y que se habían mantenido
dispersos hasta entonces. Durante esta época, el archivo se convirtió
en un elemento fundamental de la administración y adquirió una
función jurídico-política.
Edad contemporánea
La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la
consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con
lleva los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia
de la actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo
pasa a ser considerado garantía de los derechos de los
ciudadanos. Además, el fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a
buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello, se desarrolló la
historiografía científica. Como consecuencia, se concentraron todos
los archivos del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un
único archivo, el Archivo Nacional.
Como hemos indicado en otras ocasiones, la figura que se encarga de
administrar y gestionar los archivos es el archivero. Su labor, aunque
no esté todo lo reconocida que debería en la sociedad, es vital para la
preservación de nuestra memoria histórica y para la difusión de la
cultura.
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Clasificación: CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y
ORGANIZACIÓN
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información
en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma,
depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una
clasificación del archivo según la función y el uso. En activo,
semiactivo e inactivo.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la
empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización
necesariamente supone también una centralización del recibo y
despacho de la correspondencia.
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la
ORGANIZACIÓN que la empresa opte (elija) para el manejo de la
información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o
DESCENTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL.
ARCHIVO SEMIACTIVO
ARCHIVO ACTIVO
Se caracteriza porque la información que conserva es consultada
permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede
estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia
anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se
denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este
archivo se conserva el 100% dela información, la cual deberá ser
evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos.
ARCHIVO PERMANENTE
Contiene la información vital para la compañía y la que va
conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente
archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva
además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la
cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la
documentación de la empresa. Recibe información del archivo
semiactivo o directamente del activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de
estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les
dio origen.
Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos
que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o
administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor
frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o
menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo
se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para
decidir su conservación permanente o eliminación.

Aplicación y usos: Con los  rápidos avances en las tecnologías de la

información los cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado
también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la
informática para gestionar los grandes volúmenes de información que
se generaban; después empezó a crecer el número de documentos
creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el
mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando
lugar a documentos electrónicos de archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones,
ya que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos
electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que
las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los
documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las
actividades que se incluyen en la función del archivo comienzan en la
primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final
de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo,
que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de
las actividades o transacciones realizadas por los creadores de los
documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser
sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los
documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y
su uso.

Conclusión

con esto concluimos que los archivos son parte esencial de la

humanidad y su desarrollo en muchos aspecto de la humanidad
permitiendo tener una memoria de hechos importantes y
permitiéndole a la sociedad tener un orden y hasta ayuda ya que en
gran parte son históricos y de consulta permitiéndole al ser humano
analizar su pasado para determinar mejor su presente.