Ensayo sobre los videos de Que es un documento, Organización de Archivo de

Gestión y Foliación de documentos.

Estudiante: Laura Daniela Caro Reyes.

Introducción.

El propósito de este ensayo es entender el uso de estas unidades y asegurar la

conservación y preservación de registros y reducir el riesgo de daño o pérdida a la que

puedan estar expuestos los documentos, principalmente debido a uso, almacenamiento y

liberación al medio ambiente a las condiciones.

Las cajas y carpetas de archivo se caracterizan por las características de diseño

funcional y materiales de fabricación, permanencia, durabilidad y estabilidad física y

química. Sin embargo, el uso de estas unidades de almacenamiento no es la única estrategia

adecuada para prevenir y controlar los procesos de deterioro que pueden ocurrir en los

documentos. Su uso debe combinarse con una manipulación cuidadosa, condiciones

ambientales estables y la aplicación de medidas de mantenimiento periódico en las zonas de

almacenamiento. Por otro lado, también es necesario realizar procesos de archivo, porque

indican en gran medida el tipo de caja utilizada, aunque cabe señalar que las referencias a

archivos centrales e históricos no son restrictivas y por lo tanto son restrictivas en usar. el

número de cajas y carpetas corresponde a necesidades de almacenamiento y procesamiento

de archivos dependiendo de la ocurrencia de casos que deban resolverse.

El almacenamiento de documentos en cajas debe completarse mediante el uso de

carpetas, por ello nos referimos a carpetas con cuatro solapas, permiten guardar

documentos sin taladrar y las carpetas se pliegan por la mitad, cuyas dimensiones se
adaptan al tamaño de los documentos y que requieren un montaje especial con adhesivos.

También se mencionan cubiertas de archivos para almacenar material de documentos.

Es por ello la realización del presente ensayo para entender y dejar en claro bajo el

análisis de los videos anteriormente vistos, que es un documento, cual es la organización de

Archivo de Gestión y en que se basa la foliación de documentos.

Desarrollo.

Los archivos muestran el conocimiento de su desarrollo histórico y sus ventajas

como herramienta de consulta y comprensión de la realidad percibida; Asimismo, toda

organización debe prestar especial atención a la elección de un archivero, teniendo en

cuenta las especiales condiciones de actividad metódica y de responsabilidad que requiere

una labor tan importante. Escribo este ensayo partiendo de la importancia esencial y oculta

que tiene la gestión documental en una empresa o particular, muy poco apreciada y muchas

veces clasificada como innecesaria, si la empresa tiene los conocimientos necesarios sobre

archivo, posibilidades de archivo. qué debe ser, su validez e importancia y las cualidades

que debe poseer un archivero, se pueden obtener muchas ventajas al implementar y

gestionar una organización de documentos.

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización

social de la humanidad. Sus orígenes se remontan a la aparición de la escritura. Los

primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran un medio para controlar la

población y la riqueza. Desde las monarquías que surgieron en la antigua Asia hasta el Bajo

Imperio Romano que impregnó la civilización egipcia y griega, hay signos de propiedad y

finanzas organizadas. Los primeros documentos son: documentos legales (leyes),

documentos de control personal (registrados), documentos del Ministerio de Hacienda

(contables, inmobiliarios, inmobiliarios). También hay mucha documentación militar

(archivos militares, villas) y mucha documentación privada. Las excavaciones en Tell

Hariri, Ras-Shamra y Nippur han dejado evidencia de la existencia de registros en la

antigüedad: registros reales, registros de templos e incluso registros bancarios.

El Archivo Nacional de España se fundó en 1868. Se crean escuelas de archivo y se

inicia la publicación periódica de los documentos de archivo más importantes. Napoleón

intentó centralizar los archivos de varios países europeos en París. En el siglo XIX se

empezaron a depositar en el archivo soportes distintos al papel, como fotografías o

microformas. Los archivos fueron reconocidos como una fuente de poder basada en la

comprensión de los derechos estatales sobre los archivos públicos, la organización de las

propiedades y la comprensión del archivo como un área impenetrable. En el siglo XX se

crearon archivos temporales para conservar documentos que ya no tienen valor

administrativo, pero aún no se sabe si sobreviven o no. Su primer semestre se caracteriza

por la consolidación de los avances logrados. La archivística se debate entre el siglo XIX y

el presente. Los archivos privados están creciendo gracias a la creación de diversas leyes de

archivos.

La naturaleza esencial de los archivos en el siglo XX es la que les otorga la

legislación. Determinar qué es un documento de archivo. Otro aspecto importante es la

creación de redes y sistemas de archivos. Una red es un grupo de instituciones archivísticas

que tienen un acuerdo entre sí. La existencia de la red exige que el archivo se comprometa a

participar en la legislación.
 El sistema de archivos es un conjunto de elementos que conforman la política de

archivos de un país determinado. Debe haber una ley de archivos y una red de archivos y

unas prácticas generales de presentación. El personal y los archivos también forman un

sistema de archivos. Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban

de forma independiente. Con la llegada del siglo XX terminó la separación de archivos. En

total, se excavaron aproximadamente 40.000 tablillas de arcilla. Sobre ellos escribieron

sumerios, arcadios y babilonios. Eran tablillas rectangulares con esquinas redondeadas,

escritas en una letra suave.

Escribió con un bolígrafo de metal. Se utilizó la escritura cuneiforme. En ocasiones

se escribía sobre madera, marfil y pieles. El término archivo (en latín archīvum). Es un

conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha, forma y soporte material,

naturalmente reunidos por una persona o entidad pública o privada durante su posesión y

conservados como prueba e información conforme a esta orden. para la persona o

institución que los produce y para los ciudadanos, o como fuentes históricas. Sin embargo,

"Archivo" es una palabra polisilábica que se refiere a:

 Un conjunto de documentos, que es un conjunto de documentos

producidos o adquiridos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus

actividades.

 Lugar de almacenamiento de fondos o colección de documentos.

 La institución o unidad responsable del mantenimiento de la gestión

de fondos y archivos.

La archivística es una ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas en los archivos.

También puede entenderse como una institución al servicio de la administración, el

conocimiento, la ciencia y la cultura. El rápido desarrollo de las tecnologías de la

información, que ha llegado a muchos campos, también ha afectado al archivo.

En este campo se comenzaron a utilizar las tecnologías de la información para

gestionar grandes cantidades de datos. Posteriormente, comenzó a aumentar el número de

documentos creados directamente en computadoras y almacenados en el mismo formato

electrónico, lo que dio origen a los documentos de archivo electrónicos. Los archivos

también han cambiado en sus actividades, porque tienen que adaptarse a los nuevos

documentos electrónicos.

La CIA (Consejo Internacional de Archivos) define la función de un archivo como

la identificación, protección y preservación de archivos y garantizar su accesibilidad y

comprensión. Las actividades incluidas en la función de archivo comienzan desde la

primera etapa del ciclo de vida del archivo y finalizan al final de ésta, y deben tener en

cuenta el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación y conservación del

documento. Valor probatorio de las acciones o transacciones realizadas por los autores de

los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, es necesario realizar algunos cambios en el

funcionamiento del archivo en términos de creación, evaluación y selección,

almacenamiento, acceso y uso de los documentos. Todavía no se puede decir que se haya

llegado a la "oficina sin papel", pero sí es cierto que cada vez más documentos se crean y

viven en organizaciones sin formato papel.

Los archivos han sido importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de

registrar sus conocimientos, pensamientos e historia, porque no todo se podía almacenar en

la memoria, y por eso vio la escritura como la única posibilidad, y aquí el énfasis está en la

preservación, los documentos escritos en lugares definidos de manera organizada se

convierten posteriormente en grandes archivos, lo que a su vez elevó al archivero como

personal responsable de la ciencia y su administración.

Además, los archivos son importantes desde el punto de vista de la gestión y la

cultura, porque los documentos que los forman son necesarios para tomar decisiones

pasadas. Una vez promulgados, estos documentos pueden ser parte del patrimonio cultural

y de la identidad nacional.

Un archivo es una colección de documentos, independientemente de su fecha, forma

y base material, recopilados por una persona física o una persona pública o privada durante

el tratamiento. Trabajamos en todos los ámbitos de la vida, recopilando, leyendo y

analizando diversos datos, lo que nos permite, con el proceso y metodología adecuados,

producir información útil que forma parte de lo que luego se llama un banco de datos. en

todos los ámbitos socioeconómicos.

Un archivero es una persona con educación universitaria o secundaria que se dedica

o especializa en organizar y mantener un archivo o cultivar la disciplina de la archivística.

Sea documentalista o archivero, un archivero debe estar completamente identificado con la

profesión que ejerce. Por lo tanto, requiere de un profesional dinámico, visible e inclusivo

con presencia institucional.

Debe evitar la inercia, la pasividad, el conformismo y la invisibilidad. También debe

ser un profesional convencido de la importancia de su tarea y papel en el proceso

productivo del país y por tanto debe estar siempre orgulloso de su profesión y trabajo.
Las características incluyen:

 Orden: necesita organizar sistemáticamente los elementos y

documentos con los que trabaja, administrarlos para saber dónde están en cualquier

momento.

 Responsabilidad: El fichero debe estar actualizado. Por ello, se debe

dedicar a esta tarea todo el tiempo que sea necesario cada día.

 Prontitud: Los documentos solicitados del archivo deben

encontrarse inmediatamente.

 Compatibilidad: La gestión de archivos fortalece las relaciones con

otras personas de la empresa. El responsable del documento debe estar siempre

dispuesto a proporcionar amablemente la información solicitada y proporcionar los

documentos solicitados.

 Sigilo Profesional: Tanto el archivero como el secretario o

administrativo deben ser por lo general personas muy reservadas. Sin embargo, esta

cualidad cobra especial importancia para el remitente, quien debe mantener el

secreto corporativo y nunca debe revelar su información a través de archivos.

 Enfoque: Las asignaciones de archivos deben realizarse con cuidado

para evitar errores que dificulten el procesamiento. La clasificación es la agrupación

jerárquica de documentos de una colección utilizando agregados o categorías, desde

la más amplia hasta la más específica, basándose en los principios de procedencia y

orden original.

Tipos de clasificación:
 Clasificación funcional: Se consideran las funciones de la unidad que produce los

documentos. Los documentos se agrupan según el propósito que describen o el resultado de

una actividad. Clasificación orgánica: el conjunto necesita una estructura organizativa que

le permita funcionar. Los documentos se agrupan según las diferentes estructuras

administrativas de la institución de la que proceden.

Clasificación por temas: Este elemento no proviene directamente del todo, sino de

la percepción que una persona tiene del mismo o de su funcionamiento. Los documentos se

agrupan luego de analizar su contenido y luego se forman grupos según los temas tratados.

Independientemente del sistema de clasificación elegido en el archivo, los documentos se

clasifican: Según fondos, conjunto de documentos elaborados por una institución o

comunidad, por series, dentro de fuentes.

Cada serie agrupa tipos similares de documentos que representan cada actividad

recurrente de la entidad. Por archivos dentro de la serie.

Un documento está formado por documentos que están relacionados con el

tratamiento de un mismo tema. Para documentos abiertos. La organización del fondo no

termina con la clasificación, sino que se completa con la disposición de diversos elementos.

Es una tarea en la que unos elementos se vinculan entre sí según un criterio definido, ya sea

una fecha, letras del alfabeto, números.

El orden se aplica a diferentes elementos o a diferentes niveles: documentos,

archivos, conjuntos etc.

Las secciones y conjuntos de secciones se ordenan según su jerarquía, tomando

orden cronológico, lógico u otros criterios.

 Los archivos en serie y los documentos dentro de un archivo se organizan según la

lógica de procesamiento.

Conclusión.

No se justifica no comprobar la documentación generada durante la operación, hoy

en día podemos eliminar definitivamente el soporte tradicional con la ayuda del soporte

electrónico. Las nuevas tecnologías nos permiten automatizar los procesos de archivado y

distribución de archivos. Funcionan como dispositivos de almacenamiento de documentos,

pero no como sustitutos de los mismos. La cultura de una organización de la información

debe ser vista como una herramienta que facilita nuestro trabajo, nuestras tareas

profesionales y académicas. El proceso de clasificación y clasificación de documentos en

soportes informáticos debe ser el mismo que para los documentos en soportes tradicionales.