Prize-Tutorial Portal Win (Contabilidad - Tesorería - Adquisiciones) PDF
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Toda la información y el contenido de este Tutorial, imágenes y textos, así como la estructura son propiedad de Sosya SpA., la que se reserva todos los derechos. Queda prohibida la reproducción, retransmisión, copia, cesión total o
parcial de los contenidos sin previa y expresa autorización de Sosya SpA. Santiago, 2019-2020.
SOLUCIÓN GRUPO PRIZE ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Índice
AMBIENTE Q-BIZ CONTENIDOS CAPACITACIÓN 16/12
EJEMPLO
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parcial de los contenidos sin previa y expresa autorización de Sosya SpA. Santiago, 2019-2020.
AMBIENTE Q-BIZ ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Ambiente Q-Biz
Ícono Implentado Portal Windows
Portal Windows permite realizar todas las funcionalidades de la solución, principalmente aquellas
01. Acceso relativas a procesos de datos como contabilizaciones, centralización, proceso de remuneraciones, etc.
02. Interfaz
Barra Menú
Ver
Barra Herramientas
Barra de Estado
Teclas de Aceleración
Ventana de Historia
Ventana de Adjuntos
Importación y Exportación
03. Workflow
Conceptos
Uso de WorkFlow
04. Documentos
Datos Cabecera
WorkFlow
Datos de Detalle
Acceso
Usuario/Contraseña/Empresa Descripción
DOBLE CLICK SOBRE ÍCONO IMPLEMENTADO en el escritorio.
Ingresar nombre de usuario asignado y contraseña, si la
solución aborda a más de una empresa debe seleccionar la
empresa.
Interfaz Ventana
Q-Biz Barra de Menú Descripción
En esta sección se describe la interfaz estándar de Q-Biz.
‒ Menú de Componentes
‒ Barra de Menú
‒ Barra de Herramientas
‒ Barra de Estado
‒ Teclas de Aceleración
‒ Ventana de Historia
‒ Ventana de Adjuntos
‒ Ventana Ver Lista de Registros
‒ Importación y Exportación
Menú de Componentes
Q-Biz Descripción
Los menús que se presentan a los usuarios se obtienen de
directorios y archivos en disco, donde se catalogan las
consultas y otros archivos que se desean publicar, con
opción de habilitarlos sólo a algunos roles.
Menú de Componentes
Barra de Menú
Q-Biz Barra de Menú Descripción
Algunas opciones pueden estar deshabilitadas, dependiendo
del dato presente en el formulario, de los permisos del
usuario o de otras condiciones.
ADMINISTRACIÓN
LIMPIAR: Saledel registro actual sin modificarlo y queda
disponible para leer otro o crear un registro nuevo.
LEER: Carga los datos del registro o crea uno nuevo según
la identificación ingresada.
Barra de Menú
Q-Biz Barra de Menú Descripción
VER
AYUDA
TÓPICO: Presenta la ayuda, que es información general
sobre la aplicación.
Barra de Herramientas
Q-Biz Descripción
Proveen accesos más rápidos a algunas de las opciones del
Menú.
Barra de Estado
Q-Biz Descripción
La barra de estado se presenta en la parte inferior de la
ventana principal de los documentos, con información
adicional y permite leer otros registros en cierto orden.
Teclas de Aceleración
Q-Biz Descripción
El sistema contempla el uso de las funcionalidades de la
aplicación no solo a través de una interfaz gráfica, sino que
también a través de diversos botones del teclado, haciendo
la operatoria mucho más ágil y rápida.
Workflow
Workflow Descripción
Los Workflows definen los flujos de trabajo asociados a
documentos, para controlar las actividades, responsables y
tiempos del proceso de dichos documentos.
Workflow
Conceptos Uso de los Workflow
COMPONENTES DE UN WORKFLOW Los Workflows se pueden asociar a los documentos. Para
esto, en la definición del Tipo de Documento, se puede
Un WORKFLOW es la representación de un proceso, que indicar el Workflow asociado a cada documento.
consiste en un conjunto de actividades y reglas de negocio
a aplicar a un documento, generalmente para lograr la Un documento estará en un momento determinado en
aprobación de este. una (y sólo una) etapa de su Workflow. En la medida que
avance en su proceso irá cambiando de Etapa.
Ejemplos de Workflows son el proceso de Aprobación de
Facturas, de Incorporación de nuevos clientes o de Al ingresar datos de un documento con un Workflow
Contratación de nuevo personal. Asociado, se presentan las Acciones definidas en el
Workflow. Estas acciones serán seleccionadas por el
Gráficamente un Workflow es una malla de Actividades o usuario o procesadas en forma automática mediante
Etapas. reglas de negocio catalogadas.
Las ETAPAS son un conjunto de actividades a realizar por un Podrán existir Consultas catalogadas o procesos que
mismo Rol en un tiempo relativamente corto, ya sea algunas operen sobre los Workflows.
horas o unos días. De esta forma cada etapa será un estado
de proceso y una instancia de control con un rol asignado y Se proveen estadísticas que representan las transacciones
opcionalmente un tiempo máximo (duración) en que se en proceso, en que etapas se encuentran, los tiempos
debe realizar esta. Etapa insumidos y destacan las etapas críticas.
Ejemplos de Etapas son “Registro de datos iniciales”,
“Aprobación del Gerente de área” y “Terminado”.
Gráficamente las Etapas son nodos o iconos que conforman Ejemplos de Acciones son “Aprobar”, “Rechazar” y “Enviar
un Workflow. a Espera”.
Los ROLES son las funciones o cargos representados por Gráficamente las acciones son Flechas que conectan las Etapas.
aquellas personas que realizan las actividades o Etapas. Por
lo anterior los Roles son atributos de cada Etapa. Las TRANSACCIONES Workflow son los documentos que
tienen dicho Workflow asociado.
Las ACCIONES son las transiciones posibles entre las Etapas.
En general serán posibles decisiones a tomar por los Por ejemplo, en un Workflow de “Incorporación de nuevos
usuarios para avanzar o retroceder en el flujo, es decir para clientes”, cada nuevo cliente se registra en un documento
pasar de una etapa a otra. separado y constituye una transacción del Workflow.
Documentos
Descripción Datos de Cabecera
Los documentos del sistema serán parte de los ciclos
documentarios de la empresa, para procesos que incluyen
compras, inventario, ventas, etc.; a través de una interfaz
amigable y completa, en función de los campos
parametrizados para cada uno de ellos, haciendo extensible
el ingreso tanto para documentos cuyo origen sea
Contabilidad o Documento.
‒ Datos de Cabecera
‒ Workflow Los Datos de Cabecera corresponden a los datos únicos ingresados por Documento.
‒ Datos de Detalle
IDENTIFICACIÓN ÚNICA DE UN DOCUMENTO: Los campos que Si el Número no se definió como Ingreso Libre (emisión
forman la identificación se presentan con un triángulo preimpresa o folio automático), se deja el valor en blanco y
apuntando a su valor. se presiona el botón Leer o la tecla F5, con lo cual el sistema
asigna un número. Se presentan con triangulo verde.
Identificación por Número: Si el documento fue definido
como Folio propio (ej.: Orden de Compra), entonces su En ambos casos anteriores, si la Entidad forma parte de la
identificación única es su Número. identificación, también debe ingresarse su valor.
Identificación por Número y Entidad: Si se trata de un PARA LEER UN DOCUMENTO EXISTENTE: Se ingresa su
documento externo (ej.: Factura de Compra), entonces su identificación única, Número o Número más Entidad según
identificación única es su Número más la Entidad corresponda, y se presiona el botón Leer, o las teclas F5 o
(ej.: Proveedor) que lo emitió. TAB.
PARA CREAR UN DOCUMENTO: Si el Número se definió como Los datos posibles de ingresar en esta sección son, los que
Ingreso Libre, se ingresa un valor y se presiona el botón dependerán de la configuración de cada documento.
Leer, o las teclas F5 o TAB. Se presentan con triangulo
negro.
Documentos
Workflow
Botón Workflow
Cuando un documento tiene definido un workflow, en el respectivo para ello. De la misma manera, al tener asociado
Ingreso de Documentos se habilita un botón indicando la o un workflow, las opciones del menú “Opciones” relativas a
las posibles acciones que puede ejecutar el rol que está Aprobación de documento y crédito, quedan inhabilitadas
visualizando un documento, acciones que internamente se ya que se superponen las del workflow.
irán desplegando en función de las reglas de proceso
establecidas en el workflow hasta que el documento quede Algunas acciones del workflow pueden requerir ingresar
en estado Aprobado, momento en el cual el documento un comentario, el cual se graba en el historial del documento.
podrá continuar por el ciclo documentario convencional. En estos casos, al seleccionar la acción se presenta una
ventana para ingresar dicho comentario. Estos comentarios
El usuario, al momento de seleccionar la acción (ej.: Enviar), son útiles por ejemplo al rechazar un documento, siendo
graba el documento, sin necesidad de hacerlo con el botón necesario indicar la causa.
Documentos
Datos de Detalle
Corresponde a los datos de grilla de detalle, donde se
imputan las líneas de los Ítems o conceptos asociados al
documento.
Nómina de Pago
Tesorería/Entidades Importante
Antes de procesar una Nómina de Pago, cada
proveedor debe tener seleccionada su “Forma de
Pago” en la Ficha de la Entidad.
‒ TRANSFERENCIA
‒ VALE VISTA
‒ CHEQUE
05 Contabilidad
Documentos y Consultas Plan de Cuentas
La Importancia del Plan de Cuentas y la Contabilidad radica en que los reportes de salida tienen por
Contabilidad fuente los registros contables.
01. Balance
02. Libros
03. Procesos
Centralización
Cierre Contable
Cierre de Existencias
CM Existencias
Costeo Inventario
Difirencia de Cambio
04. Informes
Detalle de Comprobantes
Emisión Comprobantes
Informe de Comprobantes
Secuencia Comprobantes
Balances
Permite ver reporte
Contabilidad/Balance Funcionalidad
Los Balances pueden navegar por las distintas cuentas
hasta llegar a los documentos o comprobantes que genera
las imputaciones contables.
Estado de Resultados
Contabilidad/Balance/Estado de Resultados Funcionalidad
Permite visualizar estados con la posibilidad de retornar
al origen.
Libros
Contabilidad/Libros Funcionalidad
Resumen que detalla las transacciones en un período
seleccionable.
‒ Libro Banco
‒ Libro Diario x Fecha
‒ Libro Diario
‒ Libro Inventario y Balance
‒ Libro Mayor x Fecha
‒ Libro Mayor
Centralización
Contabilidad/Procesos/Centralización Funcionalidad
Realiza el proceso de contabilización de documentos que
tengan definición de Comprobante en la opción de Tipo
de Documentos (sea esta definida en línea o batch). El
resultado del proceso genera asientos contables en
función de la definición estipulada para cada uno de
ellos, teniendo la posibilidad, entre otras opciones, de
establecer una agrupación por tipo de documento,
documento o seleccionar el o los documentos
específicos al momento de procesar.
Cierre Contable
Contabilidad/Procesos/Cierre Contable Funcionalidad
Consulta para generar cierre contable según período,
cuenta de resultado y tipo de comprobante.
Cierre de Existencias
Contabilidad/Procesos/Cierre de Existencias Funcionalidad
Consulta para procesar las variaciones en existencias al
cierre del ejercicio. Rebaja todas las existencias al final
del ejercicio y apertura de las existencias, con fecha del
inicio del ejercicio siguiente, repone las existencias,
aplicando corrección monetaria, en los casos que
corresponda. Valida calce de inventario para que no
afectar stock de inventario.
CM Existencias
Contabilidad/Procesos/CM Existencias Funcionalidad
Consulta de ítems afectados por la corrección, indicando en
su precio el aumento o disminución del costo, para
posteriormente reflejar la corrección monetaria en la
contabilidad una vez el documento se encuentre centralizado.
Costeo Inventario
Contabilidad/Procesos/Costeo Inventario Funcionalidad
Consulta estado de toma de inventario, indicando ítems
no costeados (drill).
Diferencia de Cambio
Contabilidad/Procesos/Diferencia de Cambio Funcionalidad
Consulta genera comprobante de las diferencias por tipo
de cambio a fecha determinada según rango de cuentas
contables.
Detalle Comprobante
Contabilidad/Detalle Comprobante Funcionalidad
Consulta de comprobantes según tipo de registro
contable EGRESO, INGRESO o TRASPASO.
Emisión Comprobante
Contabilidad/Emisión Comprobante Funcionalidad
Impresión de comprobantes contabilizados según tipo y
folio.
Informe de Comprobantes
Contabilidad/Informe de Comprobantes Funcionalidad
Consulta general de comprobantes según tipo de
registro contable EGRESO, INGRESO o TRASPASO.
Secuencias Comprobantes
Contabilidad/Secuencias Comprobantes Funcionalidad
Consulta que permite ver el correlativo por ejercicio.
06 Tesorería
Documentos y Consultas Tesorería
Organiza y gestiona todas las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo de caja.
Tesorería
01. Banco
Cartolas
Ingreso Cartolas
Conciliación Bancaria
Anula Cheques
Informe Cheques
Cartolas
Tesorería/Banco/Ingreso de Cartolas Funcionalidad
Permite el registro de las Cartolas que envían las
instituciones bancarias, para su posterior conciliación de
movimientos. Se establece su ingreso para todas aquellas
cuentas contables que tengan la marca de conciliación
en la definición. La aplicación provee la funcionalidad de
impotar/exportar, como funcionalidad estándar y
complementariamente la posibilidad de Importar
Cartolas Bancarias desde archivos planos en función de
la configuración que manejen las instituciones bancarias.
Conciliaciones Bancarias
Tesorería/Conciliaciones Bancarias Funcionalidad
Permite realizar el proceso de Conciliación y
desconciliación manual y automática, por diversos
criterios, en función de los movimientos contables y las
cartolas bancarias ingresadas para una cuenta en
particular.
Anula Cheque
Tesorería/Conciliación Bancaria/Anula Cheque Funcionalidad
Documento para anular cheque previamente emitido,
numero de cheque se reflejará como nulo en conciliación
y contabilidad.
Informe de Cheques
Tesorería/Conciliación Bancaria/Informe Cheque Funcionalidad
Consulta de informe de cheques por cuenta de banco y
periodo. Informe de cheques emitidos y no emitidos,
indica: número de cheque, beneficiario, fecha del
comprobante, fecha de documento, monto, estado de
conciliación y si este ha sido reversado.
Cuenta Entidad
Tesorería/Cuenta Corriente/Cuenta Entidad Funcionalidad
Consulta de movimientos asociados a una entidad.
Flujo Vencimientos
Tesorería/Cuenta Corriente/Flujo Vencimientos Funcionalidad
Informe analítico de documentos por vencer según
rango de consulta por fecha.
07 Activo Fijo
Documentos y Consultas Activo Fijo
El proceso de Activo Fijo permite el control de bienes, su corrección y depreciación en función de las
Activo Fijo vidas útiles.
Baja
Correción Monetaria Activo Fijo
Depreciación de Activo Fijo
Depreciación Activo Fijo
Factura Compra Activo Fijo
Incorporación Activo Fijo
Libro Auxiliar Activo Fijo
Mejoras y Disminuciones
Nota de Crédito Activo Fijo
Nota Débito Activo Fijo
Baja
Activo Fijo/Baja Funcionalidad
Documento que refleja la eliminación de un activo fijo.
Mejoras y Disminuciones
Activo Fijo/Mejoras y Disminuciones Funcionalidad
Documento que refleja las mejoras y/o disminuciones
que se aplique a los bienes, las cuales representen
aumentos o pérdidas en su valor.
09 Adquisiciones
Documentos y Consultas Aquisiciones
Se registran todos los documentos asociados a un Flujo de Compras.
Adquisiciones
01. Registro Mantenedores
Ingreso ítem
Ingreso Proveedor
Contrato
03. Informes
Informe de Trazabilidad
Ingreso Ítem
Adquisiciones/Registro Mantenedores/Ingreso Ítem Funcionalidad
Este documento permite ingresar la información de los
distintos tipos de Ítems con que opera la empresa, tales
como Productos, Servicios e Insumos, que por lo tanto
tendrán distintas características como si son costeables,
manejan centros de costos, etc.
Ingreso Proveedor
Adquisiciones/Registro Mantenedores/Ingreso Proveedor Funcionalidad
Este documento permite ingresar la información de las
distintas entidades con que opera la empresa, tales como
Clientes, Proveedores, Funcionarios, etc.
Contrato
Adquisiciones/Registro Mantenedores/Contrato Funcionalidad
Documento que registra los acuerdos entre una empresa
del grupo con proveedores. Este documento no
considera el control legal de los acuerdos.
Solicitud de Compra
Adquisiciones/Registro de Documentos/Solicitud de Compra Funcionalidad
Corresponden a todas las necesidades de compras de las
distintas áreas de las empresas del Grupo Prize.
Orden de Compra
Adquisiciones/Registro de Documentos/Orden de Compra Funcionalidad
Documento a través se formaliza una solicitud aprobada
y contrato para el registro del compromiso con los
proveedores.
Recepción de Materiales
Adquisiciones/Registro de Documentos/Recepción de Materiales Funcionalidad
Documento que tiene por objetivo recibir los productos
en Bodega, solicitados con una OC previa, registrando
en inventario la cantidad real recibida.
Factura de Compras
Adquisiciones/Registro de Documentos/Factura de Compras Funcionalidad
Documento mercantil que refleja toda la información de
una operación de compraventa.
• Factura de Compra
• Factura Mano de Obra contratista
• Factura de Fletes
• Factura de Contratos
Boleta Honorarios
Adquisiciones/Registro de Documentos/Boleta Honorarios Funcionalidad
Documento emitido por los ingresos generados en las
prestaciones de servicios personales, de actividades de
segunda categoría.
Devolución de Materiales
Adquisiciones/Registro de Documentos/Devolución de Materiales Funcionalidad
Permite documentar la salida de materiales registrados
en una recepción que ya tiene asociada una factura y
deben ser devueltos al proveedor.
Informe de Trazabilidad
Adquisiciones/Informes/Informe de Trazabilidad Funcionalidad
Permite ver la trazabilidad de los productos desde la
Orden de Compra hasta las Facturas, para ver las
cantidades pendientes de recepción.