Evidencia 3 Ensayo Importancia de Los Archivos

EVIDENCIA 3 ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Presentado por:
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Instructora Virtual
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Programa Cursado: administración documental en el entorno laboral (xxxxxxxxxx)
2020
Evidencia
Ensayo "Importancia de los Archivos".
DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el

aprendiz debe entregar un ensayo utilizando terminología archivística sobre la
Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades,
clasificación, categorización y aplicación en medio actual.
INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde se debe usar

terminología archivística sobre la importancia de los archivos teniendo como base su
origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio
actual.
ARGUMENTACION
El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la

humanidad, además representa la conservación de los documentos y consulta de la
información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya
que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o

cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte
esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia
parte del valor que tiene para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona
en función de las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.
Cualidades de los archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar
con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional. Son características de los documentos que componen un
archivo:
Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas
de documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.
Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no

delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
Los archivos se clasifican según su uso y organización
- Según su uso
Archivo activo
Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la
información fecha, creación u modificación. Son considerados importantes.
Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no se realiza de
forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero que
los mismos no resultan de observancia cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo

inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información que puede ser útil
para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
- Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la
empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o
descentralizada con control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el
departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son
resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser
ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo,
es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y
mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la
seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las
cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión
Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

administrativa por toda la organización.
Archivo central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de

gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.
Archivo histórico:
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

conservación permanente.
Categorización de los archivos

se clasifican en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad

son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han
tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos,
valoración y selección, preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para conservar
su preservación.
CONCLUSIONES
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la conservación de

los documentos.
El archivo parte consulta de la información.

El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de fácil manejo y consulta.
El archivo conserva información verídica
BIBLIOGRAFIA
https://www.youtube.com/watch?v=qbLGKedapWo
https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_General_de_la_Naci%C3%B3n_(Colombia)

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De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde se debe usar

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la

En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o

Cualidades de los archivos

Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Archivo histórico o permanente

Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina archivo

Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está

Según su Ciclo Vital

Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta

Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de

Categorización de los archivos

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad

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El archivo parte consulta de la información.

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