UNAD, Año 2018

Gestión de inventarios, almacenes y

aprovisionamientos
Mario Andrés Ortiz, María Fernanda García Narváez, Magdalena Paladines, Rudy Rodríguez
Córdoba, Leidy Johanna Murcia1

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Estudiantes de Ingeniería Industrial, Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD.

 El inventario es una forma de mantener el control oportuno

de las mercancías, insumos y materias primas que sean parte de
INTRODUCCIÓN la actividad económica de la empresa, para así tener un
desarrollo óptimo y generar un crecimiento de la misma, por
La actual sociedad, impone nuevos retos tanto a nivel esto es uno de los activos más importantes.
personal como profesional, es por esto que factores como el
tiempo, la eficiencia, la eficacia se han vuelto primordiales en AÑOS 80
los procesos de optimización de las organizaciones; en este
orden de ideas los conceptos de inventarios, producción, Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle
recursos financieros y políticas de inventarios han adquirido cierta dinámica. Se empezó a hablar de flujo de inventarios. Ya
nuevos matices acordes con las actuales necesidades. se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas
(Consumo) /Valor Inventario Promedio) y posteriormente la
Las organizaciones mantienen inventarios de materias velocidad del inventario. Incluso, se llegó a estudiar la forma de
primas y de productos terminados. Los inventarios de materias tener cero inventarios.
primas sirven como entradas a una determinada etapa del
proceso de producción y los inventarios de productos ACTUALIDAD
terminados sirven para satisfacer las necesidades o demanda de
los clientes. Puesto que estos inventarios representan Hoy en día se emplean diferentes procesos y maquinas que
frecuentemente una considerable inversión de recursos facilitan la realización de los inventarios. Se cree que los
financieros, las decisiones con respecto a las cantidades de inventarios son un método o procedimiento que ayuda a tener
inventarios son importantes. Los modelos de inventario y la un control de las mercancías y a llevar una orden en la empresa.
descripción matemática de los sistemas de inventario
constituyen una base para la toma de estas decisiones.

Mantener un inventario (existencia de bienes o recursos en

ocio) para su venta o uso futuro, es una práctica común en el
mundo de los negocios empresariales. Las empresas de venta al
menudeo, los mayoristas, los minoristas, los productores y aún
los bancos de sangre (actualmente, también hay banco de
órganos) por lo general almacenan bienes o artículos. ¿Cómo
decide una empresa de este tipo sobre su “política de
inventarios”, es decir, cuándo, cuánto y cómo se reabastece? En
una empresa pequeña, el administrador puede llevar un
recuento de su inventario y tomar estas decisiones.

HISTORIA

La historia de los inventarios, comienza desde la antigüedad,

cuando los pueblos, debido a las épocas de escases, deciden
almacenar grandes cantidades de alimentos, para hacer frente a
ellas; así se idea un mecanismo de control para su reparto.

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GESTIÓN DE INVENTARIOS PROCEDIMIENTO DE LA PLANIFICACION DE

INVENTARIOS.
Todos los mecanismos que se deben poner en práctica para
optimizar el coste que generan.

TÉCNICAS DE OPTIMIZACIÓN DE LOS

INVENTARIOS

MODELO BASICO DE CÁLCULO Y BALANCEO DE

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS INVENTARIOS

Los inventarios se pueden clasificar desde diferentes puntos de

vista o criterios.

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MODELOS DE INVENTARIO Pedido pendiente de surtir: Recepción de un pedido para un

producto cuando no hay unidades en inventario.
Los modelos de inventario surgen por la aplicación de los
inventarios en las empresas, lo que da lugar a dos grandes Inventario de seguridad: Inventario mantenido para reducir la
interrogantes: cantidad de agotamientos resultante de una demanda mayor que
la esperada.
1. ¿Cuánto debe ordenarse cuando se reabastece el inventario?
FORMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS
2. ¿Cuándo debería reabastecerse el inventario?

De esta forma, se dan diferentes clasificaciones, entre ellos los

modelos determinísticos y los probabilísticos como se muestra
a continuación.

Determinísticos: modelos donde la demanda se considera

conocida y no sujeta a incertidumbre.

 Modelo EOQ (Cantidad económica de pedir) Sin faltante y

con faltante.
 Modelo LEP (Lote económico de producción) Sin faltante
y con faltante
 Probabilísticos: modelos donde la demanda no se conoce
con exactitud; esto implica el asignar probabilidades con
los valores posibles de la demanda. Manejar apropiadamente el inventario requiere un sistema de
 Modelo EOQ Con demanda Variable. algún tipo. No importa si el sistema consiste en escribir los
niveles de inventario en la parte posterior de una envoltura o
Otros: en utilizar un sistema de identificación de radiofrecuencia más
sofisticado. Los diferentes tipos de sistemas de manejo de
 Modelo EOQ Con descuentos por cantidad. inventario tienen pros y contras. Para un pequeño negocio que
está decidiendo qué sistema de manejo de inventario utilizar,
elegir el correcto consiste en la opción que tenga más valor
TERMINOS GENERALES USADOS EN LOS MODELOS para la compañía.
DE INVENTARIO
MANUAL
Costo de Mantener: Costo asociado con mantener una
inversión en inventario, incluyendo el costo de inversión en Muchos propietarios de pequeños negocios, especialmente si
capital en el inventario, seguros, impuestos, gastos generales el negocio tiene muy pocos productos, mantienen un registro
del almacén. de su inventario de forma manual.
Costo de Ordenar: Un costo que es fijo para cada pedido
(Salarios, papel, transporte, etc.) está asociado con colocar el La forma más fácil de realizar un inventario manual es en una
pedido para un artículo. hoja de cálculo. Por ejemplo, una pequeña panadería puede
utilizar una hoja de cálculo para mantener un registro de las
Posición de inventario: Inventario disponible más el compras y uso del inventario. El propietario también puede
inventario ya pedido. establecer una hoja de cálculo para saber cuándo se necesita
reordenar ingredientes. Al principio de cada semana, el
Tiempo de ciclo: Tiempo que transcurre entre la colocación de propietario cuenta manualmente la fila de ingredientes y
dos pedidos consecutivos. componentes que tiene a la mano. Ingresa estos valores en la
hoja de cálculo. También ingresa el uso esperado basándose
Tamaño de Lote: Cantidad a ordenar en el modelo de en las órdenes existentes. Usando las fórmulas de cálculo
inventario de producción. apropiadas, determina si tiene suficientes materiales para la
semana o necesita comprar más.
Costo de Montaje: Costo fijo (mano de obra, materiales,
producción perdida) asociado a la preparación de una corrida de Los sistemas manuales permiten que el propietario de un
producción. pequeño negocio maneje el inventario con muy poca inversión
en sistemas o entrenamiento. Mantener la integridad de datos
Faltante: Demanda que no puede suministrarse por haberse es una desventaja principal cuando se maneja un inventario
agotado el inventario. usando una hoja de cálculo. Una sola entrada de datos o un
error en la fórmula puede provocar imprecisiones importantes
en el resultado de los datos.

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CÓDIGO DE BARRAS LA GESTIÓN DE ALMACENES

Los sistemas de manejo de inventario que utilizan códigos de Actualmente la Gestión de Almacenes se define como:
barras incrementan la precisión y eficiencia en el manejo. Proceso de la función logística que trata de recepción,
almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén
Todos los vendedores al menudo principales usan la hasta el punto de consumo de cualquier material – materias
tecnología de código de barras como parte de un programa de primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e
manejo de inventario general. Cuando un código de barras es información de los datos generados.
leído en el punto de venta (la caja registradora computarizada)
los datos de venta del inventario son inmediatamente leídos Cuando el mismo origen de la existencia de un almacén –
para ampliar el sistema que mantiene las estadísticas de uso. fundamentalmente, la necesidad de mantener inventarios –
marca el límite entre la Gestión de Existencias (¿Qué?,
El departamento de compras de la compañía usa estos datos ¿Cuánto?, ¿A cuánto?, ¿Cuándo?) y la Gestión de Almacenes
para hacer las decisiones de compra basándose en las ventas y (¿Dónde?, ¿Cómo?).
los niveles de inventario existente. Los códigos de barra
también manejan el inventario a nivel almacén. Los objetivos principales que debe plantearse una gestión de
almacenes son:
La mayoría de los almacenes usan códigos de barra o
identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en  Rapidez de entregas
inglés) para escanear el inventario que ingresa en el manejo  Fiabilidad
del almacén o en el software de manejo. La tecnología de  Reducción de costes
código de barras facilita el movimiento del inventario dentro  Maximización del volumen disponible
de los confines del almacén (de un lugar a otro) o del  Minimización de las operaciones de manipulación y
proveedor al almacén (recepción) y del almacén al cliente transporte
(recolección, empaque y envío).

IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIAS

Mientras que la tecnología de código de barras ha hecho

mucho para incrementar la precisión y la eficiencia para
manejar el inventario, la identificación por radiofrecuencia
(RFID, por sus siglas en inglés) ha levantado la barra del
manejo de inventarios. Las compañías que utilizan esta
tecnología regularmente mueven miles de piezas de inventario
a través de sus puertas. Y los beneficios (que justifican su importancia) son:

La RFID usa dos tipos de tecnología para los movimientos:  Reducción de tareas administrativas
tecnología activa y pasiva. La tecnología RFID activa usa  Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos
lectores de etiqueta fijos asignados a lo largo del almacén. En  Optimización de la gestión del nivel de inversión del
cualquier momento que un artículo con una etiqueta RFID circulante.
pasa por el lector, el movimiento del artículo se registra en el  Mejora de la calidad del producto.
software de manejo de inventario.  Optimización de costes.
 Reducción de tiempos de proceso.
Los sistemas activos funcionan mejor en ambientes que  Nivel de satisfacción del cliente.
requieren un registro de inventario en tiempo real o donde
existen problemas de seguridad. La tecnología RFID pasiva
requiere el uso de lectores portátiles para monitorear el LAS EXISTENCIAS.
movimiento dentro del inventario. Al igual que el sistema
activo, una vez que la etiqueta del artículo es leída, el dato del Existencias o mercancías: todos los elementos que sean
movimiento es transmitido al software de manejo de necesarios para la producción o realización de la actividad de la
inventarios de la compañía. empresa que se incorporen dentro del producto final.

Debido a que la tecnología RFID tiene un rango de lectura de

hasta 40 pies (12,19 m) usando la tecnología pasiva y hasta
300 pies (91,44 m) usando la tecnología activa, incrementa
ampliamente la precisión del movimiento del inventario en un
almacén.

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las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro

de las actividades o subprocesos que se deben realizar en el
proceso de planificación y organización se encuentran:

 Diseño de la red de distribución de la compañía.

 Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión
Propia o Subcontratación).
 Ubicación de almacenes.
 Tamaño de los almacenes.
 Diseño y Lay-out de los almacenes.

APROVISIONAMIENTO E INVENTARIO DE Recepción

MATERIALES
La recepción es el proceso de planificación de las entradas de
unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron
mediante la actualización de los registros de inventario.

En primer lugar, el proceso de recepción de mercancías debe

cimentarse en una previsión de entradas que informe de las
recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos,
el horario, artículos, y procedencia de cada recepción, este
proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como
Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy
específicos como montacargas, plataformas móviles, rampas,
entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de

unidades internas (los requerimientos de recepción son
PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
significativamente menores, en el caso de que se realicen
controles de procesos a lo largo de la vida de las mercancía) de
El mapa de proceso de la gestión de almacenes se compone
las externas (requieren unas condiciones de llegada más
de dos ejes transversales que representan los procesos
exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el
principales: Planificación y Organización y Manejo de la
proveedor, con lo que se precisa mayor actuación y
información, y tres subprocesos que componen la gestión de
responsabilidad desde el almacén).
actividades y que abarca la recepción, el almacén y el
movimiento.
Almacén

El almacenamiento o almacén es el subproceso operativo

concerniente a la guarda y conservación de los productos con
los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y
optimizando el espacio físico del almacén.

El almacén puede dividirse en las siguientes zonas:

 Recepción.
 Almacenamiento, reserva o stock.
 Preparación de pedidos o picking.
 Salida, verificación o consolidación.
 Paso, maniobra.
 Oficinas.

Movimiento
Planificación y organización Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo
al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un
El proceso de planificación y organización es de carácter mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de
estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones de almacenamiento.
recursos en comunión con las políticas y objetivos generales
que contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar

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Desde la perspectiva de las características de las mercancías, medida que son necesarios. Si se consiguen eliminar los costes
los flujos de entrada y salida del almacén de las mercancías son de almacenamiento se consigue un ahorro enorme, una ventaja
variadas, entre ellas: Last In – First Out (LIFO), First In – First competitiva extraordinaria.
Out (FIFO) y First Expired – First Out (FEFO).

Información CONCLUSIONES.

Este es un eje transversal de los procesos de gestión logística. La mejor estrategia de inventarios es aquella que entiende y
Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de primer orden considera las características de la demanda de los productos y
en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se extiende a todos los su complejidad. Debido al impacto que el inventario tiene en
procesos anteriormente descritos: Planificación y organización, toda la cadena, este debe ser un proceso crítico de negocio que
recepción, almacén y movimiento, y se desarrolla de manera asegure un mantenimiento adecuado de los sistemas que lo
paralela a ellos por tres vías: administran.

 Información para gestión.

 Identificación de ubicaciones.
 Identificación y trazabilidad de mercancías. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Guerrero, S. H. (2009). Inventarios: manejo y control. Bogotá,

LA FUNCIÓN DE APROVISIONAMIENTO CO: Ecoe Ediciones. Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.acti
La función de aprovisionamiento tiene como objetivo la on?docID=10584414&p00=inventarios
adquisición y organización de las existencias que se generan en
el proceso de producción. Se encarga de que los materiales Pinzón Hoyos, B. (2010). Inventarios I. Recuperado de
necesarios estén a disposición del departamento de producción https://repository.unad.edu.co/handle/10596/5667
y de poner a disposición del departamento de ventas los
productos que luego van a comercializarse. Además de [2] ANDERSON, David R., SWEENEY Dennis J.,
organizar las existencias que se generan en ese proceso. WILLIAMS Thomas A., Métodos Cuantitativos Para los
negocios, CENGAGE Learning, Novena Edición. Pág. 551,
Para producir es necesario adquirir materias primas, este 587
proceso implica una serie de factores de producción. La
obtención y gestión de esas existencias forma la función de Instituto Aragonés de Fomento. Price Water House Cooper.
Aprovisionamiento. Manual de Almacenes. Recuperado de
https://www.aragonempresa.com/descargar.php?a=50&t=pagi
Modelo ABC nas_web&i=390&f=a52f7cc0713a48383d25677c1387dce3

El modelo ABC clasifica por importancia relativa las Hamlett K. Tipos de sistemas de manejo de inventerios.
existencias de una empresa. Recuperado de https://pyme.lavoztx.com/tipos-de-sistemas-de-
manejo-de-inventarios-4606.html.

Instituto Aragonés de Fomento. Price Water House Cooper.

Logística de Aprovisionamiento. Recuperado de
https://www.aragonempresa.com/descargar.php?a=50&t=pagi
nas_web&i=390&f=176f48bb16eacccc13c8b9c6cc907a28

Pinzón, B. (2005). Aprovisionamiento. Recuperado de

http://hdl.handle.net/10596/5663

Gestión de inventarios. Unidad N° 12. Recuperado de:

https://www.mhe.es/cf/ciclos_administracion/.../indice.../unida
d_12_presentacion.ppt.
Al aprovisionamiento se diversifica según tres grandes
ramas:

JIT Just in time, "literalmente quiere decir “Justo a tiempo” 1.

En la propia definición se encierra la filosofía que va a
desarrollar el sistema. El sistema pretende que las existencias
(materias primas, componentes, productos semiterminados y
terminados) lleguen al proceso de fabricación justo a tiempo, a
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