Guía para medir el ROI de tus

programas de capacitación

Para los profesionales de formación y desarrollo, medir la

efectividad y el ROI (retorno de la inversión) de los programas de
capacitación es lo más parecido al Santo Grial. La cifra no sólo sirve
para satisfacer las crecientes exigencias de tu empresa y del CEO,
sino que además te ayudará a comprobar la efectividad de cada uno
de tus programas y a ajustarlos a las necesidades de la compañía.

La misión, sin embargo, es más difícil de lo que parece.

Conseguir feedback de los alumnos y obtener los ratios de
finalización de un curso es relativamente sencillo, pero obtener una
cifra exacta del impacto que ha tenido en el negocio es mucho más
complejo. ¿Cómo aislar los efectos de tu programa de capacitación
de otras variables como la evolución del mercado, los movimientos
de la competencia o los posibles cambios de precios? ¿Qué y cómo
deberías medir el ROI? ¿Cuáles son los pasos a seguir?

La misión parece tan abrumadora que son pocas las compañías que
lo intentan. Según un reciente estudio de McKinsey, solo el 50% de
las organizaciones obtienen feedback de los alumnos sobre los
cursos que han realizado; y menos del 30% utiliza otro tipo de
métricas más profundas. Otros estudios más detallados indican
que de todos los cursos implementados, solo entre un 5% y un 8%
tiene algún estudio de ROI.

Pero medir la efectividad y el ROI de tus programas de

capacitación es posible. En esta guía vamos darte algunos
consejos que debes tener en cuenta antes de empezar, te
explicaremos las distintas etapas en las que debes medir el impacto
de la capacitación y finalmente te ofreceremos la fórmula para
medir el ROI de tus programas (con un ejemplo incluido).
Consejos para medir el ROI de tus
programas de capacitación
A la hora de diseñar tu programa de formación, sigue los siguientes
consejos para poder medir con éxito su eficacia:

1 – Planifica con antelación. Antes de lanzar cualquier programa

de capacitación, tienes que tener claro los resultados que buscas,
cómo va el curso a impactar en el negocio de la empresa y cómo lo
vas a medir. Tómate tu tiempo para analizar los contenidos de tu
programa formativo y alinearlo con los objetivos de la empresa.
Define todas las acciones que vas a llevar a cabo y sus tiempos.

2 – Identifica la métrica que vas a medir (hard data). La clave

para obtener el ROI de tu programa de capacitación es vincularlo a
un resultado concreto y medible que impacte en el negocio de la
empresa (si es posible, en dólares). No es suficiente con
el feedback de los alumnos o con los ratios de recomendación. Lo
que buscas son cifras que muestren una mejora en los indicadores
clave de la compañía o de un departamento. Aunque dependerá de
cada empresa, aquí tienes algunos indicadores que se utilizan con
frecuencia y que pueden ayudarte:
• Número de unidades producidas
• Items vendidos
• Incremento de ventas
• Nuevas cuentas conseguidas
• Tiempo necesario para completar un proyecto
• Tiempo de reparación de un producto
• Días perdidos por trabajador
• Coste por unidad
• Costes operativos de la empresa
• Número de productos defectuosos
• Errores-fallos de producción
• Número de quejas de los usuarios
• Ratio de satisfacción de los clientes
• Número de accidentes en el trabajo
• Número de multas por falta de compliance
 • Tiempo de respuesta a las dudas de los clientes
• Etc…

3 – Utiliza métricas que ya tienes. Una de las formas más fáciles

y eficaces de poder medir el ROI de tus programas es utilizando
métricas que ya utilizas y viendo cómo cambian gracias a tus
programas. Estos datos te van a ser especialmente útiles porque,
primero, ya sabes cómo conseguirlos; y, segundo, te van a permitir
compararlos con el paso del tiempo.

4 – Involucra a toda la empresa. La única manera de obtener un

ROI que tenga legitimidad y sea aceptado por la compañía es
colaborando con la mayor parte de departamentos posibles.
Asegúrate de explicar el proyecto a todas las áreas implicadas, de
recibir su feedback y sobre todo de acordar conjuntamente una
métrica sobre la que medir tu programa de capacitación.

5 – Evita los factores externos. Para prácticamente cualquier

métrica de tu compañía, es probable que otros factores entren en
juego (puede ser una crisis económica, la entrada de un nuevo
competidor o el lanzamiento de un nuevo producto). Por eso,
cuando selecciones tus métricas, asegúrate de que se mantienen lo
más estables posibles en el tiempo y de que no interviene ninguna
causa externa de forma significativa.

6 – Aprovecha la tecnología. Con la formación e-learning y las

nuevas oportunidades del big data, se te abre un nuevo mundo de
oportunidades para medir la efectividad de los programas de
capacitación. Utiliza todas las herramientas de feedback y los
indicadores que te ofrecen las plataformas online, ya sea para
medir el grado de satisfacción, los problemas a los que se enfrentan
los alumnos o sus ratios de recomendación. Aunque de forma
indirecta, todos estos números también te ayudarán a medir el ROI
y a identificar la métrica que estás buscando.

5 pasos para medir el ROI de tus

programas de capacitación
A la hora de medir la efectividad de cualquier programa de
capacitación, el modelo establecido en los años 50 por Donald
Kirkpatric sigue siendo la gran referencia. Sus cuatro niveles de
evaluación son la antesala perfecta para calcular después el ROI y
para obtener toda la información que necesitas sobre la efectividad
de tus cursos:

1 – Reacción. El modelo de Kirkpatric comienza por analizar la

respuesta de los alumnos a la capacitación. A través de entrevistas
estructuradas o de encuestas (antes de realizar el curso, durante y
después), los empleados son preguntados sobre si creen haber
aprendido algo, si lo van a utilizar en su día a día, si les ha gustado
o si lo recomendarían a sus compañeros. Los alumnos deben
explicar cuáles eran sus expectativas, deben dar
un feedback completo sobre la experiencia y decir si se han sentido
apelados por el curso de capacitación (engagement).

2 – Aprendizaje. El siguiente paso consiste en evaluar si los

alumnos han obtenido las habilidades o conocimientos impartidos
durante el curso. Esto se consigue con exámenes, simulaciones o
evaluaciones realizadas antes y después de la capacitación. Si se ha
realizado una formación para mejorar las habilidades de
presentación y comunicación de los empleados, por ejemplo, tiene
sentido que una parte de la evaluación se realice en torno al
correcto uso de Microsoft Powerpoint.

3 – Comportamiento. Muchos programas de capacitación buscan

no sólo transmitir conocimientos, sino cambiar los hábitos y el
comportamiento de los empleados. Este tipo de transformaciones
son imposibles de medir durante el curso y en muchas ocasiones
deben evaluarse a largo del tiempo (incluso varios meses o años
después, para asegurarnos que los nuevos hábitos se han
consolidado). A menudo, son los propios mánagers de cada
departamento los que evalúan si se ha producido un cambio en el
comportamiento de los empleados a través de una checklist donde
se recogen (en función del contenido del curso) cuestiones del
siguiente estilo:
• ¿Ha dejado el empleado de llegar tarde al trabajo?
 • ¿Ha mejorado a la hora de cumplir con los deadlines?
• ¿Ha empezado a utilizar el calendario de forma efectiva?
• ¿Prioriza el empleado mejor sus tareas?
• ¿Ha dejado de perder tiempo en actividades poco productivas?
• Etc…

4 – Resultados. Después de analizar estos cuatro niveles, ha

llegado el momento de llegar a lo más importante: el impacto en el
negocio. Aquí es donde es necesario analizar si el programa de
capacitación ha logrado los objetivos que buscábamos: puede ser
un incremento en las ventas, mejores ratios de conversión,
mayores unidades producidas por hora o el incremento en el
número de suscriptores.

Una vez que has seguido estos cuatro niveles y que has obtenido
todas las cifras necesarias, ha llegado el momento de pasar al
quinto y último paso.

El quinto nivel: calcular el ROI de tus

programas de capacitación
Siguiendo el modelo de Donald Kirkpatric, la investigadora Patti
Phillips añadió un último paso para completar el modelo de
evaluación: el ROI. El objetivo, como ya hemos indicado, es medir el
retorno económico que un programa de capacitación genera en una
empresa.

La fórmula para medir el ROI es relativamente sencilla. Primero hay

que calcular el beneficio neto que la capacitación ha supuesto para
la empresa (siguiendo la métrica identificada en los pasos previos)
y después dividirlo entre el coste total del programa (el pago a los
proveedores, el uso de equipos informáticos, la reserva de salas, el
transporte, el tiempo invertido por los participantes y cualquier
otra inversión asociada). La fórmula completa, medida en
porcentaje, es la siguiente: Beneficios netos para la empresa /
Costes del programa X 100.

Si el resultado de la fórmula es superior al 100%, entonces el

programa de capacitación se puede considerar un éxito y es
rentable para la compaña. Una cifra del 150%, por ejemplo,
significaría que por cada dólar invertido en ese curso de formación,
la compañía ha obtenido 1,5 dólares.

Ejemplo de cómo medir el ROI de tu

programa de capacitación
Para finalizar esta guía, nos gustaría mostrarte un ejemplo (ficticio)
de cómo se mide el ROI de un programa de capacitación. Aunque
todas las compañías y todos los cursos tienen sus particularidades
(y la clave está precisamente en encontrarlas y aplicarlas), tal vez
pueda servirte de inspiración:

1 – En diciembre de 2017, una institución financiera, que hasta

entonces solo ofrecía servicios de ahorro y créditos al consumo,
decidió introducir en su cartera de negocio un nuevo producto: las
hipotecas. La idea era poder entrar en este nuevo mercado y ofrecer
a sus actuales clientes la financiación de viviendas.

2 – El problema era que los comerciales de la empresa,

acostumbrados a otro tipo de productos financieros, no conocían el
complejo sector de las hipotecas (tipos de interés, vinculaciones
asociadas, costes añadidos para el cliente, implicaciones legales…).
La compañía decidió apostar por un programa de capacitación para
solucionar el problema y aumentar las ventas de este nuevo
producto.

3 – El departamento de formación y desarrollo de la empresa

decidió utilizar el aprendizaje con videojuegos y el serious
game ADA para trasladar a sus empleados todo este nuevo
conocimiento. A través de una personalización realizada por su
equipo de expertos, se pudieron incluir todos los contenidos
necesarios para preparar al equipo comercial.

4 – Un mes después de la realización de este programa de

capacitación, que alcanzó tasas de finalización cercanas al 100%,
las ventas mensuales en hipotecas de esta institución bancaria
habían aumentado en 200.000 dólares. El coste de todo el curso de
capacitación (el pago al proveedor, el tiempo empleado por los
trabajadores y el coste de la personalización) se calculó en 100.000
dólares.

5 – Por lo tanto, utilizando estos datos, el ROI de este programa de

capacitación (de forma provisional y a la espera de comprobar la
evolución en los siguientes meses) se calcularía de la siguiente
forma: 200.000 / 100.000 x 100 = 200%. Por cada euro invertido
en este programa de capacitación, la compañía estaba obteniendo
dos.

Motivos por los que debes

medir el ROI de tus cursos de
capacitación
Medir el ROI (el retorno de la inversión o return of investment) de
los cursos de capacitación se ha convertido en una de las grandes
obsesiones de los departamentos de recursos humanos de todo el
mundo. Cientos de profesionales están buscando la forma de
calcular con exactitud cuánto dinero han invertido en formar a sus
empleados y cuántos beneficios han conseguido generar para la
empresa.

Por si todavía tienes alguna duda, aquí tienes 7 motivos por los que
debes medir el ROI de tus cursos de capacitación:

1 – Para medir su efectividad. Conocer el ROI de tus programas

te ayudará a saber cuáles funcionan y cuáles no. Con los resultados
en la mano, podrás medir la efectividad de cada uno de los cursos,
saber dónde fallan, dónde son más exitosos y cuáles deberían
expandirse a otros departamentos. El ROI de los cursos de
capacitación también te servirá para identificar los mejores
métodos, profesores, LMS y proveedores.

2 – Para responder ante tus superiores. Cada vez más, las

empresas toman sus decisiones en base a un minucioso análisis de
las cifras y datos del negocio (a nivel compañía, de departamento y
de empleados). El ROI es sin duda una de las métricas más
demandadas y que cada vez tiene más presencia en los
departamentos de recursos humanos. No pierdas el tiempo y
comienza a medir ya el ROI para poder satisfacer las exigencias de
tus superiores (y del propio CEO).

3 – Para conocer el impacto económico de tus cursos de

capacitación. Medir el ROI te obligará a bucear en los datos de la
compañía, a aislar los condicionantes externos y a saber
exactamente la repercusión económica que tienen tus programas
de capacitación. No sólo te ayudará a tener mejores relaciones con
otros departamentos y a enfocar mejor tus cursos en función de sus
necesidades, sino que sobre todo podrás saber en qué áreas
económicas estás influyendo de forma más significativa. Con el
paso del tiempo (en un año, en dos o en diez) podrás también
analizar cómo han evolucionado los costes de tu capacitación y los
beneficios obtenidos por la empresa.

4 – Para justificar tu presupuesto. No hay mejor forma de

defender una inversión que hablando de todo lo que genera para la
empresa. Si tienes problemas para conseguir más presupuesto o
para lanzar iniciativas más ambiciosas, mide el ROI y pon los
números sobre la mesa. Todo esto te ayudará a justificar (y con
suerte aumentar) tu presupuesto en capacitación para el año que
viene.

5 – Para mejorar tus cursos de capacitación. Conocer el ROI te

permitirá identificar áreas de mejora, sectores en los que tienes que
insistir más y departamentos en los que es más fácil conseguir
cambios. Conocer los costes y sus retornos te puede servir también
para estructurar mejor los cursos de capacitación, para mejorar la
formación que dan los profesores o para cambiar la relación con tus
proveedores. Recuerda: si no lo mides, es difícil que lo puedes
mejorar.

6 – Para aumentar tu profesionalismo y credibilidad. Si quieres

seguir creciendo en tu puesto de trabajo y ser un profesional más
eficiente, medir el ROI supone un gran salto adelante. Esta métrica
te ayudará a sobrepasar las evaluaciones más superficiales de
ratios de finalización o feedback de los alumnos y te obligará a
analizar con mayor profundidad los resultados de tus programas
de capacitación. Con ello conseguirás además mucho más respeto y
credibilidad para todos los profesionales involucrados en los
cursos (tu departamento, los profesores, los proveedores…)

7 – Para mantener tu puesto de trabajo. Por si todavía tenías

alguna duda, aquí tienes una razón de peso para comenzar a medir
desde ya el ROI de tus cursos de capacitación: si consigues
demostrar que tus iniciativas son rentables para la compañía, tu
futuro laboral estará garantizado. Demuestra que lo que haces
genera beneficios y no sólo serás un mejor profesional, sino que tu
empresa hará todo lo posible para que nunca abandones el barco.

Todos sabemos lo importante que es lanzar con éxito un programa

de capacitación de personal. Gracias a él podemos mejorar las
habilidades, los conocimientos o las actitudes de los empleados, de
tal forma que podamos impactar positivamente en los objetivos
estratégicos de la compañía.

A menudo, sin embargo, sea por falta de tiempo, escasez de

recursos o una mala ejecución, los programas de capacitación de
personal fracasan estrepitosamente. Aquí te contamos los 5 errores
más frecuentes para que puedas identificarlos (y sobre todo
evitarlos):

errores que debes evitar en tus

programas de capacitación de
personal
1 – Falta de alineamiento con los objetivos
de la empresa
El principal error, y tal vez el más grave, es no vincular tu programa
de capacitación de personal con un objetivo concreto y medible
dentro tu compañía. Impactar positivamente en el conjunto de la
organización debe ser tu máxima prioridad, por lo que tienes que
conocer sus necesidades y definir un programa de capacitación que
pueda satisfacerlas. Asegúrate de que ese objetivo se puede medir
y que es comprensible (y aceptado) por todo el mundo.

2 – Contenidos de escasa calidad

En el mundo digital, con excelentes recursos de aprendizaje al
alcance de un clic (vídeotutoriales en Youtube, MOOCs, plataformas
como Coursera, Udemy, Linda o LinkedIn, Google, las TED Talk…)
muchos programas de capacitación de personal (a menudo a través
de sus LMS) ofrecen contenidos de escasa calidad. Esto tal vez era
aceptable hace algunos años, cuando la información y la
capacitación eran más limitadas, pero hoy es un error inaceptable.
Asegúrate por lo tanto de que los contenidos que ofreces a tus
empleados son de la máxima calidad y superan a lo que pueden
encontrar con una sencilla búsqueda en Internet.

3 – Formatos aburridos y repetitivos

Los empleados están aburridos de enfrentarse siempre al mismo
tipo de capacitación. En ocasiones pueden ser clases presenciales
en las que están sentados y escuchando durante horas; en otras, un
curso online que consiste en pasar diapositivas de PowerPoint y
responder a preguntas tipo test. Este tipo de capacitación no
consigue motivar a los empleados, por lo que debes buscar otro tipo
de formatos (como la realidad virtual, la gamificación o los
videojuegos) que sean capaces de mejorar el engagement entre los
alumnos y que favorezcan el aprendizaje experiencial.

4 – Falta de apoyo de los mánagers

Al estar tan centrados en nuestros programas de capacitación, a
menudo cometemos el error de no buscar apoyo en otros
departamentos, en particular en los mánagers o responsables más
séniors de la compañía. Estas figuras pueden predicar con el
ejemplo si apoyan tu capacitación, te ayudarán a identificar los
objetivos más importantes de la empresa, serán capaces de
transmitir la información al resto de empleados y pueden facilitar
la implantación de los cursos. No cometas el error de olvidarte de
ellos.

5 – Mala (o nula) comunicación y

marketing
Probablemente has diseñado un programa de capacitación
excelente, alineado con los objetivos de la empresa, innovador y
con contenidos de máxima calidad… pero, ¿los empleados han oído
hablar de él? ¿Son conscientes de cuáles son las ventajas de realizar
la capacitación? ¿Se les ha explicado cómo apuntarse a los cursos?
¿Saben a dónde acudir en caso de tener alguna duda? Si no es así,
probablemente es porque te has olvidado de realizar una campaña
de comunicación y marketing. En este sentido, recuerda ser lo más
innovador y visual posible, llamando la atención de los empleados
a través del humor, el misterio o la sorpresa.