NORMAS Y PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL, CUSTODIA Y EJECUCIÓN

DE CARTAS FIANZAS PRESENTADAS ANTE EL PLIEGO GOBIERNO

REGIONAL JUNIN

DIRECTIVA GERENCIAL IVól O -2020-GRJ-GGR

FORMULADO POR : Oficina de Administración Financiera

FECHA DE APROBACIÓN : Huancayo, f '

2029
I. OBJETIVO

Establecer las disposiciones y procedimientos relacionados al control, custodia y

ejecución de Cartas Fianzas presentadas por los proveedores y/o contratistas
como consecuencia de la suscripción de contratos de los procedimientos de
selección de Bienes, Servicios y Obras, convocados por el Gobierno Regional
Junín.

FINALIDAD

Uniformizar los procedimientos y criterios técnicos normativos para el control,

custodia y ejecución de Cartas Fianzas que otorgan los postores y/o contratistas a
favor del Gobierno Regional Junín, a fin de garantizar una cobertura dineraria en
caso de incumplimiento de obligaciones establecidas en el contrato por causa
imputable al contratista.

BASE LEGAL

• Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y sus modificatorias.

is Ley N° 26702, Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros
y Orgánica de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP.
• Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
• Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N°
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
,c),
a Ley N° 28693, Ley General del Sistema de Tesorería y sus modificatorias.
ar
o Ps"' a Decreto Legislativo N° 1441, Sistema Nacional de Tesorería.
a Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria, efectuada
mediante DL N° 1444.
• Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de
Control Interno.
• Ordenanza Regional N° 304-GRJ/CR., que modifica el Reglamento de
Organización y Funciones de la Sede del Gobierno Regional Junín.
i• Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución
Directoral N° 002-2007-EF/77.15.

IV. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva, son de aplicación y

cumplimiento obligatorio por todas las Unidades Orgánicas y Dependencias que
conforman el Pliego 01: Gobierno Regional Junín.

V. NORMAS GENERALES
GERENCIA GE-riE '2AL

5.1. DEFINICIONES DOC. N' -2/2 917917

EXP. N° 2 a ‘.57/I-/

1
 5.1.1 La Carta Fianza, es un contrato de garantía del cumplimiento de
pago de una obligación de terceros suscrito entre el fiador
(Banco o Entidad Financiera) que debe estar dentro del ámbito
de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros y
Administradoras de Fondo de Pensiones o estar consideradas
en la última lista de Bancos extranjeros de primera categoría
que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del
Perú y el deudor (postor y/o contratista) y que se materializa en
un documento valorado emitido por el fiador a favor del
Gobierno Regional Junín.

5.1.2 Se entiende Póliza de caución a aquel Contrato de Seguro por el

cual la Empresa Aseguradora (garante), mediante el cobro de una
prima, protege al asegurado (Gobierno Regional Junín) contra el
incumplimiento de una obligación específica asumida legal o
voluntariamente por el garantizado (contratista), protección que
opera evidentemente a los términos y condiciones que consten en
la correspondiente póliza.

5.1.3 Garantía es el compromiso aceptado por el fiador (contratista) en

virtud del cual, se hace cargo hasta el límite estipulado, de las
consecuencias económicas derivadas de la suscripción de
contratos producto de los procesos de selección para el suministro
de bienes o prestación de servicios, así como los contratos de
consultoría y ejecución de obras.

5.2. DE LOS REQUISITOS DE LAS GARANTIAS.

5.2.1. El único medio de garantía que debe presentar el postor y/o

contratista es la Carta Fianza, la misma que deben ser emitidas por
una Entidad Financiera debidamente autorizada y encontrarse bajo
\ la supervisión directa de la Superintendencia de Banca, Seguros y
Administradoras Privadas de Fondo o estar consideradas en la
última lista de Bancos extranjeros de primera categoría que
periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú.

5.2.2 Las Cartas Fianzas deben ser emitidas a favor del Gobierno Regional
Junín, debiendo consignar las características de incondicional,
solidaria, irrevocable y de realización automática en el país, al solo
requerimiento del Gobierno Regional Junín, bajo responsabilidad de
las empresas que la emiten

5.2.3 En caso que el postor ganador de la buena pro sea un consorcio, las
garantías que presente éste para el perfeccionamiento del contrato,
así como durante la ejecución contractual, de ser el caso, debe
consignar expresamente el nombre completo o la denominación o
razón social de los integrantes del consorcio, en calidad de
garantizados, de lo contrario no podrán ser aceptadas de
considerarse únicamente la denominación del consorcio.

2
 5.2.4 En virtud de la realización automática a primera solicitud las empresas
emisoras no pueden oponer excusión a la ejecución de las garantías
debiendo limitarse a aceptarlas de inmediato dentro del plazo
máximo de tres (03) días y a sólo requerimiento de la entidad
correspondiente.

ri 5.3. GARANTÍAS MONETARIAS

II
5.3.1 En los contratos periódicos de suministro de bienes o de prestación de
servicios en general, así como en los contratos de consultoría en
general de ejecución de consultorías de obras que celebre el
Gobierno Regional de Junín o sus Unidades Ejecutoras con las
Micro y Pequeñas Empresas, si el postor opta que como garantía de
fiel cumplimiento sea la retención del diez por ciento (10%) del
monto del contrato original, dicha retención se efectuará durante la
primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma
prorrateada en cada pago, con cargo a ser devuelto a la finalización
del mismo.

5.3.2 La Sub Dirección de Abastecimiento y Servicios Auxiliares o la que

haga sus veces comunicará expresamente mediante documento a
la Sub Dirección de Administración Financiera o quien haga sus
veces para que al momento de realizar el registro de la fase de giro
efectúe la retención.

5.3.3 En el caso de contratos para ejecución de obras, el beneficio solo

u
procede:

a) El procedimiento de selección original del cual deriva el

contrato a suscribirse sea una adjudicación simplificada
b) El plazo de ejecución de la obra sea igual o mayor a sesenta (60) días
calendarios;
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1:10
- 4, c) El pago a favor del contratista se considere, al menos, dos (2)
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c.. valorizaciones periódicas, en función al avance de obra.
'1 ;
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5.4 TIPOS DE GARANTIAS ACEPTADAS POR LA ENTIDAD

5.4.1 Garantía de Fiel Cumplimiento

a) Como requisito indispensable para suscribir un contrato, el

postor y/o contratista ganador de la Buena Pro deberá entregar
a la entidad la Garantía de "Fiel Cumplimiento" del mismo, por
una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto del
contrato original y tener vigencia hasta la conformidad de la
recepción de la prestación del cargo del contratista, en el caso
de bienes, servicios y consultoría en general o hasta el
consentimiento de la liquidación final, en el caso de ejecución y
consultoría de Obras.

3
 b) Se aceptarán como Garantías de Fiel Cumplimiento las Cartas
Fianzas o Pólizas de Caución emitidas por entidades financieras
o empresa del sistema de seguros autorizados.

5.4.2 Garantía de fiel cumplimiento por Prestaciones Accesorias

a) En las contrataciones de bienes, servicios en general,

rl consultorías o de obras que conllevan la ejecución de
prestaciones accesorias, tales como mantenimiento, reparación
o actividades afines, el postor ganador debe otorgar una
garantía adicional por este concepto equivalente al diez (10%)
del monto del contrato de la prestación accesorias, la misma
que debe ser renovada periódicamente hasta el cumplimiento
total de las obligaciones garantizadas, no pudiendo eximirse su
presentación en ningún caso.

5.4.3 Garantía por adelantos

a) El Gobierno Regional Junín sólo puede entregar los adelantos

directos y por materiales solicitados por el contratista, contra la
presentación de una garantía emitida por idéntico monto. La
presentación de esta garantía no puede exceptuarse en ningún
caso.

b) La garantía debe tener un plazo mínimo de vigencia de tres (3)

meses, renovable por un plazo idéntico hasta la amortización
total del adelanto otorgado. Dicha garantía puede reducirse a
solicitud del contratista hasta el monto pendiente de amortizar.

c) Cuando el plazo de ejecución contractual sea menor a tres (3)

meses, las garantías podrán ser emitidas con una vigencia
menor, siempre que cubra la fecha prevista para la amortización
total del adelanto otorgado.

d) Tratándose de los adelantos de materiales, la garantía se

mantendrá vigente hasta la utilización de los materiales o
insumos a satisfacción del Gobierno Regional Junín, pudiendo
reducirse de manera proporcional de acuerdo con el desarrollo
respectivo.

e) La presentación de esta garantía no puede ser exceptuada en

ningún caso.

5.4.4 Garantía por Interposición de recurso de apelación

a) Son las otorgadas a la presentación del recurso de apelación,

a favor del Gobierno Regional Junín, por una suma equivalente
a tres (3%) del valor referencial. En los procedimientos de

4
 selección del procedimiento de selección impugnado, según
relación de ítems el monto de la garantía será equivalente al
tres (3%)del valor referencia! del respectivo ítem. En ningún
caso, la garantía será mayor a trescientos (300 UIT) vigente a
la interposición del recurso.

b) La garantía por interposición de recurso de apelación

presentada ante el Gobierno Regional Junín tendrá un plazo
mínimo de vigencia de treinta (30) días calendarios, contados
desde el día siguiente de su emisión, debiendo ser renovada,
hasta el momento en que se agote la vía administrativa. En el
supuesto que la garantía no fuese renovada hasta la fecha
consignada como vencimiento de la misma, esta será ejecutada
para constituir un deposito a la cuenta bancaria del Gobierno
Regional Junín, el cual se mantendrá hasta el agotamiento de
la vía administrativa.

c) Si el recurso de apelación es declarado infundado o

improcedente o el impugnante desista, se procederá a ejecutar
el integro de la garantía.

5.4.5 Excepciones.

No se otorga garantía de fiel cumplimiento del contrato ni garantía de

fiel cumplimiento por prestaciones accesorias en los siguientes
casos:

a) En los contratos de bienes y servicios, distintos a la consultoría

de obras, cuyos montos sean iguales o menores a cien mil
soles (S/ 100 000,00). Dicha excepción también aplica a los
contratos derivados de procedimientos de selección por
relación de ítems, cuando el monto del ítem adjudicado o la
sumatoria de los montos de los ítems adjudicados no supere el
monto señalado; y a los contratos derivados de procedimientos
de selección realizados para compras corporativas, cuando el
monto del contrato a suscribir por la Entidad participante no
supere el monto indicado.

b) Adquisición de bienes inmuebles.

c) Contratos de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.

d) Las contrataciones complementarias celebradas bajo los alcances

del Artículo 150° del Reglamento de la Ley de Contrataciones
del Estado, cuyos montos se encuentren dentro del supuesto
contemplado en el literal a) de la presente Directiva.

VI. MECANICA OPERATIVA O PROCEDIMIENTO

6.1 DEL PROCEDIMIENTO DE LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN, CUSTODIA
Y CONTROL DE LAS CARTAS FIANZAS

6.1.1 Recepción de las Cartas Fianzas

a) Las Cartas Fianzas de Fiel Cumplimiento de contrato y Fiel

Cumplimiento de Prestaciones Accesorias, deben ser
remitidas por el postor ganador a la Oficina de
Abastecimientos y Servicios Auxiliares o quien haga sus
veces, como parte de los documentos para la suscripción del
contrato, en el plazo establecido para tal efecto.

b) La Carta Fianza por Adelanto Directo debe ser presentada por

el contratista con su solicitud de adelanto directo a trámite
documentario quien lo pasará a Gerencia Regional de
Infraestructura o quien haga sus veces y en el plazo
establecido, de acuerdo a lo fijado en las Bases
Administrativas, luego de suscrito el contrato.

c) Las Cartas Fianzas por Adelanto de materiales debe ser

presentada junto con su solicitud de adelanto de materiales en
la Gerencia Regional de Infraestructura o quien haga sus
veces y en plazo establecido en las Bases Administrativas.

d) La Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares y la

Gerencia Regional de Infraestructura o quien hagan sus
veces, deben remitir a la Coordinación de Tesorería o quien
haga sus veces, los originales de las Cartas Fianzas que se
hayan presentado ante las unidades orgánicas citadas para su
custodia y registro respectivo, máximo en 2 días después de
haber recibido la carta fianza.

6.1.2 Verificación de las Cartas Fianzas.

a) Una vez recibida la Carta Fianza, la Oficina de

Abastecimientos y Servicios Auxiliares o quien haga sus
veces, verificará el cumplimiento de los requisitos de validez
de la misma, establecidos en el numeral 5.2 de la presente
Directiva, así como lo establecido en la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.

b) En caso que las Cartas Fianzas cumplan con los requisitos de

validez establecidos, la Oficina de Abastecimientos y Servicios
Auxiliares o quien haga sus veces, remitirá un documento a la
Coordinación de Tesorería o quien haga sus veces el original
de la Carta Fianza (inicial o renovada) para su custodia y
registro, quedándose una copia, la cual forma parte del
expediente de contratación, en un plazo de 2 días calendario.

6
 c) En el caso de las garantías por adelanto, la Gerencia Regional
de Infraestructura o quien haga sus veces, verificará los
requisitos de validez de las Cartas Fianzas emitidas a favor
del Gobierno Regional Junín, de estar conforme, mediante
documento remitirá a la Coordinación de Tesorería o quien
haga sus veces, los originales de las Cartas Fianzas recibidas,
para su custodia y registro. Asimismo, remitirá, a la Oficina de
Abastecimientos y Servicios Auxiliares o quien haga sus veces
copia de los mencionados títulos valores que reciba, a efectos
de que se anexe al Expediente de Contratación, en un plazo
de 2 días calendario.

d) En caso de renovaciones de garantías por adelanto la

Gerencia Regional de Infraestructura o quien haga sus veces,
verificará la validez del monto renovado, de estar conforme,
mediante documento remitirá a la Coordinación de Tesorería
o quien haga sus veces, los originales de las Cartas Fianzas
recibidas y el reporte conformidad del monto renovado, para
su custodia y registro. Asimismo, remitirá, a la Oficina de
Abastecimientos y Servicios Auxiliares o quien haga sus veces
copia de los mencionados títulos valores que reciba, a efectos
de que se anexe al Expediente de Contratación.

e) La Oficina de Administración Financiera a través de la

Coordinación de Tesorería o quien hagan sus veces, será la
encargada de verificar que la entidad financiera o empresa del
sistema de seguros que emita las garantías, esté autorizado
por la Superintendencia de Banca, Seguros y Administración
Privada de Fondo de Pensiones, así como el cumplimiento de
los demás requisitos señalados por la Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento.

f) Asimismo, la Oficina de Administración Financiera a través de

la Coordinación de Tesorería o quien hagan sus veces deberá
efectuar las coordinaciones con las diferentes entidades
financieras o empresa del sistema de seguro,
electrónicamente o mediante comunicación escrita para
verificar la autenticidad de las Cartas Fianzas presentadas al
Gobierno Regional Junín.

g) En caso se detecte que las Cartas Fianzas tengan información

inexacta se solicitará el cambio en un plazo de dos (02) días
calendario, de ser falsa se comunicará a la Oficina Regional
de Administración y Finanzas para efectuar las acciones
administrativas correspondientes y remitirá a Procuraduría
Pública Regional para las acciones legales correspondientes.
6.1.3 Custodia de las Cartas Fianzas
 J
a) Las Cartas Fianzas que estén conformes, deberán ser puestas
en custodia en una caja fuerte ubicada en la bóveda de la
Coordinación de Tesorería, lugar restringido y de solo acceso al
personal encargado del Control de las Cartas Fianzas, quien
velará por su custodia y buen recaudo.
b) En caso de pérdida, destrucción y falta de carta fianza será
responsable el personal encargado de la custodia de cartas
fianzas.

6.1.4 Registro y Control de las garantías

a) El personal encargado del Control y Custodia de la Cartas
Fianzas a través del documento denominado como "Cuadro
de Registro y Control de Cartas Fianzas y/o Pólizas de
Caución" (Anexo 01) de la presente Directiva, realizará el
registro de las Cartas Fianzas, señalando número de contrato,
número de carta, entidad bancaria, fecha de vencimiento, mes,
contratista, obra o proyecto, tipo de garantía, notificación,
importe, condición, fecha de efectivización, estado de
meció contrato.
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cr 4,„
b) Mediante documento la oficina de Coordinación de Tesorería
a través de la Oficina de Administración Financiera o quien
hagan sus veces, comunicará mensualmente a la Oficina de
Abastecimientos y Servicios Auxiliares, Gerencia Regional de
Infraestructura, Sub Gerencia de Estudios, Sub Gerencia de
Supervisión y Liquidación de Obras, según corresponda, con
copia a la Oficina Regional de Administración y Finanzas o
quien haga sus veces, el estado situacional de Cartas Fianzas,
con la finalidad que las Oficinas mencionadas indiquen formal
y oportunamente si dichas garantías deben ser liberadas,
renovadas o ejecutadas.

c) La Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares y la

Gerencia Regional de Infraestructura o quien haga sus veces
llevarán el control de los adelantos directos y/o adelantos de
materiales, según corresponda, teniendo en cuenta además
que, en cuanto a las garantías que han sido renovadas,
deberán aprobar que el importe garantizado sea igual al saldo
que mantiene el Contratista por amortizar, caso contrario, se
informara a la Oficina Regional de Administración y Finanzas
o quien haga sus veces ( máximo 2 días de haber recibido la
carta fianza) para notificar al contratista para su rectificación
correspondiente; coordinando permanentemente con la
Oficina de Administración Financiera y la Coordinación de
Tesorería o quien haga sus veces.
 6.1.5. Renovación de Carta Fianza

a) La Coordinación de Tesorería o quien haga sus veces, con

una anticipación de diez a quince días naturales al
vencimiento de la Carta Fianza, adjuntándole copia del
mismo, deberá comunicar a la Oficina Regional de
Administración y Finanzas o quien haga sus veces, para que
esta, solicite inmediatamente mediante oficio al contratista la
renovación de la Carta Fianza correspondiente (Anexo 02) de
la presente Directiva; esta notificación se emite con copia a la
Entidad Bancaria respectiva. Debiendo el contratista
presentar la nueva carta fianza original hasta un día antes de
su vencimiento.

6.2 DE LA EJECUCIÓN DE LAS CARTAS FIANZAS

6.2.1 En los quince (15) días posteriores al vencimiento de la Carta Fianza
17 y en caso no se hubiera renovado, la Oficina Regional de
o Administración y Finanzas o la que haga sus veces, a iniciativa de
la Coordinación de Tesorería solicitará a la entidad Bancaria y/o
Financiera o de seguros emisora, la ejecución de la carta fianza,
solicitando la emisión de un cheque de gerencia a nombre del
Gobierno Regional Junín, debiendo la Oficina de Administración y
Finanzas o quien haga sus veces prever la notificación en forma
oportuna y realizar el seguimiento respectivo, para cuyo efecto
utilizara el Formato del Anexo 03, señalado en la presente Directiva.

6.2.2. En caso de ejecución de garantías por supuestos distintos a la falta

de renovación oportuna, la Oficina Regional de Administración y
Finanzas o la que haga sus veces, a solicitud expresa y sustentada
ri
de la unidad orgánica usuaria solicitará a la entidad Bancaria y/o
Financiera emisora la ejecución de la garantía para lo cual utilizará
el Formato del Anexo 3 de la presente Directiva, máximo en 5 días
después de haber recibido la orden de ejecución.

6.2.3 La Oficina de Administración Financiera a través de la Coordinación

de Tesorería o quien haga sus veces, es la responsable de realizar el
trámite y seguimiento de las solicitudes de ejecución de garantías, así
como realizar las coordinaciones con las Entidades Bancarias,
Financieras y/o Seguros emisoras, para la efectivización de la
ejecución respectiva, debiendo informar (dentro de los 5 días hábiles)
este hecho a la Oficina Regional de Administración y Finanzas o la
que haga sus veces.

6.2.4 De no obtenerse la efectivización de la solicitud de ejecución de la

Carta Fianza, la Oficina Regional de Administración y Finanzas a
iniciativa de la Coordinación de Tesorería o quienes haga sus veces,
mediante Oficio comunicará a la Superintendencia de Banca,

9
 Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones, mediante el
Anexo 04 de la presente Directiva, haciendo expresa denuncia del
incumplimiento del ente emisor de la garantía, dicha queja se realizar
a partir del cuarto día de notificada la ejecución de la garantía.
Asimismo, se hará de conocimiento todo lo actuado a la Gerencia
in General Regional, para que autorice a la Procuraduría Pública
Regional la interposición de las acciones legales que correspondan.

6.2.5 Cuando se resuelva el contrato por causa imputable al contratista, y

este haya quedado consentida, o cuando el Laudo Arbitral consentido
o ejecutoriado declare procedente la decisión de resolver el contrato,
la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares o quien haga sus
veces solicitará a la Coordinación de Tesorería o quien haga sus
veces gestionar de inmediato la ejecución de la Carta Fianza
correspondiente, la misma que deberá realizarse dentro del plazo
legal y procedimiento establecido.

6.2.6 Si en el plazo de tres (03) días de haber sido requerido por el Gobierno
Regional Junín, el contratista no hubiera cumplido con pagar el saldo
a su cargo, establecido en el acta de conformidad de la recepción de
la prestación, en el caso de bienes y servicios en general y consultoría
en general o en la liquidación final del contrato, en el caso de
consultoría de obra y ejecución de obras, la Oficina de
Abastecimientos y Servicios Auxiliares o quien haga sus veces
comunicará a la Coordinación de Tesorería o quien haga sus veces
la procedencia de la ejecución de la Carta Fianza correspondiente,
precisando el monto a ser ejecutado; la misma que se realizará dentro
del plazo legal y procedimiento establecido.

6.3 DE LA DEVOLUCIÓN DE LAS CARTAS FIANAZAS

6.3.1 Toda devolución de Carta Fianza es a solicitud del contratista indicando

el motivo, la misma que debe ser remitida al Área Usuaria según
corresponde, quien sin excepción mediante un informe técnico
dirigido a la Oficina Regional de Administración y Finanzas o quien
haga sus veces, emitirá el informe de conformidad, debidamente
sustentado y en cumplimiento con lo estipulado en el contrato; luego
dicho documento será derivado a la Coordinación de Tesorería o
quien haga sus veces.

6.3.2 La Coordinación de Tesorería o la que haga sus veces, como

responsable del control y custodia de las Cartas Fianzas, deberá
cumplir con la devolución, tomando en consideración lo siguiente:
Las Cartas Fianzas de fiel cumplimiento serán devueltas a
solicitud de la Sub Gerencia y Liquidación de Obras, con
aprobación de la Gerencia Regional de Infraestructura o la que
hagan sus veces, quien mediante informe técnico dirigido a la
Oficina Regional de Administración y Finanzas o la que haga sus
veces, emitirá el informe de conformidad sobre la procedencia
de la liberación de la Carta Fianza, la misma que debe estar
debidamente sustentada con la Resolución de la liquidación final,
en el caso de ejecución y consultoría de obras.

lo
 En el caso de Adelantos Directos y adelantos de materiales, las
cartas fianzas serán devueltas a solicitud de la Sub Gerencia y
Liquidación de Obras, con aprobación de la Gerencia Regional
de Infraestructura o la que hagan sus veces, quien deberá emitir
un informe dirigido a la Oficina Regional de Administración y
Finanzas o la que haga sus veces, adjuntando el cuadro del
sustento de amortización con saldo cero, elaborado por el Área
Usuaria y conciliada con la Coordinación de Contabilidad.

- En el caso bienes y servicios la Sub Dirección de Abastecimientos

y Servicios Auxiliares o la que haga sus veces, deberá emitir un
informe dirigida a la Oficina Regional de Administración y
Finanzas o la que haga sus veces, sobre la procedencia de la
liberación de la garantía debidamente sustentada con la
conformidad de la recepción total del bien o servicio, materia del
contrato.

6.3.3 En el caso de las Cartas Fianzas que no se encuentren vigentes y

hayan sido renovadas, la Oficina Regional de Administración y
Finanzas de oficio deberá proceder a la devolución de la carta fianza
vencida, luego de la aceptación de la renovación.

6.3.4 Sobre la Carta Fianza por interposición de recurso de apelación

presentada en el Gobierno Regional Junín y cuyo resultado fue
favorable o parcialmente, debe ser devuelto a solicitud del
representante legal (persona natural o jurídica) que interpuso el
recurso, previa conformidad de la Oficina Abastecimientos y
Servicios Auxiliares o quien haga sus veces.
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
7.1. La Oficina Regional de Administración y Finanzas, la Sub Dirección de
Administración Financiera a través de la Coordinación de Tesorería o quien
hagan sus veces efectuarán las coordinaciones necesarias para brindar las
orientaciones y la asistencia técnica a las unidades orgánicas del Gobierno
Regional Junín, para la correcta aplicación de lo dispuesto en la presente
directiva.
7.2. El personal encargado del control y custodia de las Cartas Fianzas, es
designado por el Coordinador de Tesorería o quien haga sus veces, mediante
Memorándum, el mismo que deberá cumplir sus funciones bajo
responsabilidad.

7.3. Los Formatos señalados en los Anexos, forman partes de la presente Directiva,
siendo los siguientes:

• Anexo 01: Registro y Control de Cartas Fianzas y/o Pólizas de

Caución.
• Anexo 02: Oficio: Solicita Renovación de Carta Fianza y/o Póliza de
Caución.
• Anexo 03: Carta Notarial: Solicita Ejecución de Carta Fianza y/o Póliza
de Caución.
• Anexo04: Carta Notarial: Denuncia Ante la Superintendencia de Banca,
Seguros y Administración Privadas de Fondos de Pensiones por
Incumplimiento de ejecución de garantía.

11
 VIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

8.1
Dejar sin efecto la Directiva General N° 003-2012-GRJUNÍN-GGR- ORAF.
8.2
La presente directiva se aplica para las cartas fianzas en trámite y/o
presentadas con anterioridad a la presente.
IX. RESPONSABILIDAD
9.1 La Oficina Regional de Administración y Finanzas, la Gerencia Regional de
Infraestructura, la Oficina de Abastecimientos y Servicios Auxiliares, la
Oficina de Administración Financiera, la Coordinación de Tesorería, en la
Sede Central o quien hagan sus veces en las demás Ejecutoras del
Gobierno Regional Junín son responsables administrativamente, civil y
penal para cumplir y hacer cumplir las disposiciones de la presente
Directiva, así como el personal que intervenga en los procedimientos de
selección.

9.2 . El Órgano de Control Institucional, velará por el cumplimiento de la presente.

REGÍSTRASE, DIFÚNDASE Y APLÍQUESE

Q0BIERNO REGIONAL JUNIN

Lo que transcribo a Ud, para su
conocimiento y fines pertinentes
GOBIE1N9- NAL JUNÍN

CLEVER RIC ZDO IVEROS LAZO

GERENTE G N Al REGIONAL errara
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SECRETARIA GENERAL
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ANEXO N° 01

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Responsable del Registro

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 ANEXO N' 02

"SOLICITA RENOVACIÓN DE CARTA FIANZA y/o POLIZA DE CAUCION"

Huancayo,

OFICIO No. —20....-GR-JUNIN/ORAF/CT

Señores
Nombre del Contratista
Dirección

(Lugar del Domicilio Fiscal del Contratista)

ASUNTO: Solicita Renovación de Carta Fianza o Póliza de Caución.

Tengo el agrado de dirigirme a usted, con la finalidad de saludarlo

cordialmente,
asimismo hacer de su conocimiento que deberá renovar su Carta Fianza N°
...la que garantiza la (De acuerdo a la
emitido por ..... (entidad financiera) Clase
de garantía por vencer, sea Adelanto o Fiel Cumplimiento) ejecución de la Obra:"
" por el importe S/ Soles, con fecha de
vencimiento el ; por lo que sugiero su renovación a fin de
evitar efectivizaciones futuras.

Propicia sea la oportunidad para manifestarle los sentimientos de mi especial

consideración y estima.

Atentamente,

C.c
Entidad Bancaria que emite la C.F
ORAF
Archivo

14
 ANEXO N° 03

"SOLICITA EJECUCIÓN DE CARTA FIANZA Y/0 PÓLIZA DE CAUCIÓN"

Carta Notarial N° ....

Huancayo,

Señores

(Entidad Financiera)
Dirección

Lugar de Emisión de la Carta Fianza

ASUNTO : Ejecución de Garantía.

REFERENCIA: Carta Fianza o Póliza de Caución N°

Por medio del presente me dirijo a ustedes para comunicarles que con fecha se
hizo de conocimiento sobre vencimiento de la garantía indicada en la referencia a la empresa
contratista hasta por u importe de S/ soles, con
fecha de vencimiento el la
misma que garantiza la (Modalidad de Carta Fianza) para la ejecución de la obra
" el presente documento se está
haciendo llegar Vía Notarial, entendiendo que esta garantía es solidaria sin beneficio de
excusión irrevocable e incondicionada y su realización será automática por solo mérito de
requerimiento de pago, indicándole que la obligación garantizada ha sido hasta la fecha
incumplida por falta de renovación oportuna por parte del contratista; para lo cual ésta Sede del
Gobierno Regional Junin está cumpliendo con la dirección indicada, el horario de atención al
público para la efectivización de la misma, indicándole que deberá emitir un cheque de Gerencia
a nombre del Gobierno Regional Junín, Unidad Ejecutora que corresponda por el importe de
S/ Soles, designando a (el Tesorero en caso que la Carta Fianza sea de la
ciudad de Junín, para el caso de Lima, se designará al responsable de la
Oficina de Enlace) identificado/a con DNI N° trabajador/a
nombrado/contratado del Gobierno Regional Junín, quien se encargará de los trámites
correspondientes para su efectivización.
Agradeciendo la atención y trámite al presente, hago propicia la oportunidad para manifestarle
los sentimientos de mi especial consideración y estima.

Atentamente,

Cc. Tesorería
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 ANEXO N° 04

" DENUNCIA ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE BANCA, SEGUROS Y ADMINISTRACION

PRIVADAS DE FONDOS DE PENSIONES POR INCUMPLIMIENTO DE EJECUCION DE
GARANTIA"

CARTA NOTARIAL N° -20 -GR-JUNIN/ORAF

Huancayo,
Señores:

SUPERINTENDENCIA DE BANCA Y SEGUROS Dirección

ASUNTO : DENUNCIA POR INCUMPLIMIENTO DE EJECUCION DE GARANTIA.

REFERENCA: a) Carta Fianza N°

b) Carta Notarial N° - GRJUNIN. CAJ/ORAF

c) Carta Notarial N° - GRJUNIN. CAJ/ORAF

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:`-c Por medio de la presente me dirijo a Ustedes para comunicarles que el Gobierno Regional Junín
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1.- mediante Carta Notarial N° - GR.JUNIN/ORAF/CT notificada el se Solicitó la
ejecución de la Carta Fianza N° por un importe de
S/ Soles; la misma que fuera emitida por y
garantiza el (fiel Cumplimiento del contrato original o prestaciones adicionales;
adelanto directo, adelanto para materiales o prestaciones accesorias) del supuesto de ejecución
previsto en las normas de contratación pública por (no haberla renovado antes de la fecha de
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)sorv,z,,-.. vencimiento, haber quedado consentida la resolución del contrato o disposición arbitral,
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.Y,11.Y° k incumplimiento de pago de saldo de liquidación consentida o determinada mediante Laudo Arbitral;
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;- o, imposibilidad de amortización de adelanto directo o para materiales); la misma que conforme a
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1
i las normas de contratación pública debió ser cumplida en un plazo máximo de tres (03) días a partir
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':,.; de la notificación, sin oponer excusión alguna; sin embargo, pese al tiempo y haber reiterado su
ejecución mediante Carta Notarial N° . GR-JUNIN/ORAF/CT notificada el ; la
Empresa emisora de la Carta Fianza antes señalada no ha cumplido con la ejecución de la garantía;
lo cual implica la vulneración a las normas de contratación pública, que establece que las garantías
en los contratos públicos son "incondicionales, solidarias, irrevocables y realización automática en
/"..,,' el País"; lo que, ponemos de vuestro conocimiento para que su representada disponga la
(i suspensión de la autorización para emitir garantías a dicha Empresa afianzadora.

.t4.Crry Agradeciendo la atención y trámite al presente, hago propicia la oportunidad para manifestarle los
sentimientos de mi especial consideración y estima.

Documentos adjuntos

Atentamente,

Cc
Tesorería
Archivo

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