DISEÑO ORGANIZACIONAL

UNIDAD 6

6.1 Organigramas
El organigrama es una representación gráfica con elementos geométricos que
representa la estructura orgánica de una empresa, en ella se visualizan las
múltiples relaciones e interacciones que tienen los diferentes órganos que se
presentan en la organización, esta herramienta administrativa tiene como fin
mostrar las relaciones jerárquicas y competencias en una organización.
El organigrama también es definido como un modelo adstrato y sistemático, que
permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una
organización, el organigrama tiene la particularidad de ser: sencilla, entendible y
sobre todo flexible pues esta característica es muy importante pues permite
que la organización se adapte a los cambios necesarios dentro de su ámbito.
El Organigrama tiene dos finalidades:
 La primera es que desempeña un papel informativo, al permitir que los
integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan,
a nivel global, sus características generales.
  La segunda finalidad es que esta es un instrumento para el análisis
estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones
gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.
TIPOS DE ORGANIGRAMA

La administración como ciencia no es un concepto estable, único, estándar; es por

el contrario una disciplina social muy dinámica, interdisciplinaria y como estudiante
podría pecar en decir que es muy compleja en su aplicación; a lo largo de los años
se ha visto su gran eclecticismo, desde sus primeros pioneros doctrinarios como
Henry Fayol o Frederick Taylor ha evolucionado en prestar soluciones para la
empresa; desde esa perspectiva es necesario mencionar que un organigrama
empresarial en esencia son distintos los unos de los otros, y esto debido a que
una organización es distinta a las demás. En definitiva se puede afirmar que
existen diferentes modelos o tipos de plasmar un organigrama, ya los estudiosos
de la administración como Enrique B.Franklin y Elio Rafael de Zuani, han dado sus
propias clasificaciones unas más interesantes que otras, pero de modo sencillo y
entendible acerco las siguientes a usted:
POR SU NATURALEZA

Estos tipos de organigramas responden a una composición con vínculo de relación

de forma completa o por área, de igual modo por la relación de forma interna o
externa de una organización con otra semejante. Este grupo se divide en modelos
de organigrama.
POR SU FINALIDAD

Como bien se ha expresado de manera tácita líneas arriba el organigrama tiene

diferentes consecuencias. Esta clasificación toma como referencia el beneficio que
proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa.

POR SU ÁMBITO

Estos tipos de organigrama de cierta manera tratan de reflejar la complejidad

estructural que una organización presenta, así pues, tenemos General y
Específico.
POR SU CONTENIDO

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones,

funcionalidades, obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas
áreas de la organización, pero se interpreta como barreras de organización, pues
las jerárquicas más pequeñas se sentirán menoscabadas en sus relaciones
personales.
ELEMENTOS DEL ORGANIGRAMA

Tenerse en consideración la utilización de los siguientes elementos y pautas

convencionales.
Las casillas. - Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de
unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la
unidad o área que representa.
Las líneas. - Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de
dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas
que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la
organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

6.2 Mapas de procesos

Un mapa de procesos proporciona una representación visual de cómo se ve tu
proceso de principio a fin, incluyendo los pasos, la secuencia de pasos,
transferencias y otras interacciones. Ser capaz de "ver" tu proceso de principio a
fin puede ser una poderosa manera de encontrar el lugar donde las cosas están
funcionando bien, donde el trabajo no fluye bien, donde los pasos pueden ser
innecesarios o redundantes, donde los pasos son demasiado complejos o cuando
el proceso contiene bucles infinitos o innecesarios. Los mapas de procesos
ofrecen una base para identificar acciones de mejora y realizar un proceso más
eficiente y eficaz. Los mapas de procesos de negocio les proporcionan a los
líderes empresariales la oportunidad de aclarar cómo se están realizando en
realidad los procesos. Se ponen de manifiesto problemas como los cuellos de
botella y la variación en la forma en que el proceso se lleva a cabo por diferentes
grupos o individuos. Los líderes también pueden saber si la forma en que se
encuentra el proceso actualmente difiere de la forma en que se debe hacer. La
creación de un mapa de procesos, también llamado diagrama de flujo es un
componente importante de la gestión y mejora de procesos Seis Sigma, pero
puede ser beneficioso incluso sin el marco completo de Seis Sigma.

6.3 Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza
en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la
psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos
que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante
flechas que conectan los puntos de inicio y de término.
CARACTERÍSTICAS

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de

término. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio
hasta el término.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
- Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo.
Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o
responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos
interrelacionados, otras partes interesadas.
- Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
- Identificar quién lo empleará y cómo.
- Establecer el nivel de detalle requerido.
- Determinar los límites del proceso a describir.

6.4. Manuales
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemática la información de una organización.
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de
la dirección superior, delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Los manuales administrativos
representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas.
CLASIFICACIÓN.

Por su naturaleza o área de aplicación.

Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una sola
organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a
alguna de sus áreas en forma específica.
Macro administrativo: Son los documentos que contienen información de más de
una organización.
 Meso administrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo específico. El término meso administrativo se
usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en
el sector privado.
Por su contenido.
– De organización: Estos manuales contienen información detallada
referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama,
misión y funciones organizacionales. Cuando corresponde a un área específica
incluye la descripción de puestos; de manera opcional, pueden presentar el
directorio de la organización.
– De procedimientos: Constituye un instrumento técnico que incorpora
información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre si para realizar una función, actividad o tarea específica en
una organización. Todo procedimiento incluye la administración de tiempo de
ejecución y el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de
métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y
eficiente.
– De calidad: Son documentos que describen y consignan los elementos del
sistema de calidad, el cual incluye información sobre el alcance, políticas,
objetivos generales, estructura, responsabilidad, normas aplicables (con sus
referencias), definiciones, lista de distribución y codificación de procedimientos.
– De historia de la organización: Estos manuales son documentos que
refiere la historia de una organización, es decir su creación, crecimiento, logros,
evolución, situación y composición.
Este tipo de conocimiento proporciona al personal una visión de la organización y
su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laboral. Además, sirve
como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades,
proveedores, clientes y usuarios.
La información histórica puede enriquecer otros manuales, como el de
organización, políticas, contenido múltiple, etc.
– De políticas: También denominada de normas, estos manuales incluyen
guías básicas que sirven como marco de acción para realizar acciones, diseñar
sistemas e implantar estrategias en una organización.
De contenido múltiple: Estos manuales concentran información relativa a
diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un
solo documento obedecería básicamente a las razones siguientes:
a) Que se consideren más accesible ara su consulta.
b) Que resulte más viable económicamente.
c) Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de
información.
d) Que sea una instrucción específica del nivel directivo.
– De puestos: Conocido también como manual individual o instructivo de
trabajo, precisa la identificación y las relaciones, funciones y responsabilidades
asignadas a los puestos de una organización.
– De técnicas: Este documento detalla los principios y criterios necesarios
para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o
funciones.
– De ventas: Es un compendio de información específica para apoyar la
función de ventas.
– De producción: Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de
producción en todas sus fases.
– De finanzas: Manuales que respaldan el manejo y la distribución de los
recursos económicos en todos los niveles de una organización, en particular en las
áreas responsables de su capacitación, aplicación, resguardo y control.
– De personal: Identificados también como manuales de relaciones
industriales, de reglas del empleado o de empleo, básicamente incluyen
información sobre:
1. Condiciones de trabajo.
2. Organización y control de personal
3. Capacitación y desarrollo.
– De operación: Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y
apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un
conocimiento muy específico.
– De sistemas: Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento óptimo
de sistemas de información, administrativos, información, etc., de una
organización.
Por su ámbito.
Generales: Son documentos que contienen información global de una
organización según su estructura, funcionamiento y personal.
– Específicos: Estos manuales concentran información de un área o unidad
administrativa en particular y en general, por convención, incluye la descripción de
puestos.

6.4.1. Bienvenida
El manual de bienvenida es una guía de referencia que ayuda a que el trabajador
se integre, sea más productivo, se reduzcan los malentendidos y, por tanto,
beneficia tanto el empleado como a la empresa.
¿Por qué es una buena idea realizar un Manual de Bienvenida?
Un manual de bienvenida ayuda al nuevo empleado a tener una visión global de la
compañía, de su actividad y de sus metas. Le permite entender las funciones a
desempeñar por él y sus compañeros, así como a conocer las líneas de reporte
internas. Aquellas empresas que no elaboran una guía inicial cuentan en su
plantilla con trabajadores menos alineados con los objetivos (probablemente
porque nadie se los ha explicado).
¿Cómo elaborar un buen Manual de Bienvenida?
Para elaborar un buen manual de bienvenida, necesitamos tener una estructura
clara del contenido que vamos a presentar. Te mostramos un ejemplo de
estructura básica de un manual de bienvenida para el empleado:
♦ Descripción de la empresa:
Historia
Misión, visión y valores
Cultura de la organización
Organigrama de la empresa
Directorio
Plano de la oficina
Descripción del departamento:
Equipo actual / funciones
Funciones del puesto
Líneas de reporte
Horario
Vacaciones
Beneficios sociales

6.4.2. De políticas
El presente Manual de Políticas, Normas y Procedimientos servirá de guía laboral
al personal de la División de Reclutamiento y Selección de Personal y a las áreas
laborales relacionadas con los servicios que esta División brinda.
Los procesos y procedimientos laborales de la División de Reclutamiento y
Selección de Personal se vigilarán permanentemente para asegurar su alineación
con los propósitos generales de la Carrera Administrativa de la Institución que
consisten en ingresar personal idóneo, garantizar su permanencia y brindar un
servicio rápido y efectivo a los Tribunales y áreas administrativas que así lo
demanden.
Se revisará periódicamente la efectividad de los procedimientos establecidos, con
la finalidad de actualizarlos y modernizarlos, ya que este Manual es un documento
dinámico que puede ser modificado de manera total o parcial cada vez que sea
necesario. La División de Reclutamiento y Selección de Personal es la instancia
responsable de difundir este documento y de capacitar al personal en la aplicación
de los procedimientos que contiene.
El Manual de Políticas, Normas y Procedimientos servirá de guía principal para la
evaluación del desempeño laboral del personal de esa División y para evaluar la
efectividad de la misma. El Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de la
División de Reclutamiento y Selección de Personal será utilizado como una
herramienta didáctica para la capacitación y entrenamiento del personal de nuevo
ingreso. El Manual de Políticas, Normas y Procedimientos entrará en vigencia a
partir de la fecha de su aprobación.
Las políticas se derivan de los objetivos generales de la institución y son preceptos
que sirven de guía para establecer el curso de las acciones operacionales en la
organización y para garantizar que los procesos y procedimientos laborales estén,
consecuentemente, alineados con los objetivos de la institución. En otras palabras,
son fronteras amplias, inclusivas, elásticas y dinámicas, que se ven reforzadas por
las normas reguladoras de acciones y situaciones más específicas. De manera
más específica, “la política es una orientación verbal, escrita o implícita que fija las
fronteras y proporciona los límites y la dirección en la cual se desenvolverán las
acciones generales.” Por eso, constituye la base esencial para el desarrollo de los
planes, procedimientos, métodos, estándares, presupuestos y programas.
6.4.3. De organización
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento técnico
normativo de gestión institucional donde se describe y establece la función básica,
las funciones específicas, las relaciones de autoridad, dependencia y
coordinación, así como los requisitos de los cargos o puestos de trabajo.
¿Qué es un manual de organización y para qué sirve?
Es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la
forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el
personal. La participación y compromiso de toda la organización, especialmente
de los líderes como promotores.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente
llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la
empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los
indicadores de evaluación.
Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo
porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo
requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas,
marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por
ello se debe cuidar el proceso de su elaboración .

¿Qué se necesita para elaborar un MOF?

 La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de
los líderes como promotores.
 Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las
decisiones referentes a estos temas.
 Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como
externo.
 Que la organización tenga su plan estratégico vigente, púes sin esto no se
podrá realizar el MOF
 Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del
cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.
 Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los
cambios fuertes.
 Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo
en la intranet institucional.
6.4.4. De procedimientos
El manual de procedimientos es un documento del sistema de Control Interno, el
cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información
sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones
o actividades que se realizan en una organización (Palma, 2005).
Los Manuales de Procedimiento son "un documento que contiene, en forma
ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización,
política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la
menor ejecución del trabajo". (DuhatKizatus, 2007)
De acuerdo con lo expuesto anteriormente se puede decir que un manual de
procedimientos es un documento de apoyo para el personal de una entidad, en el
cual contiene políticas, controles un detalle exhaustivo de todas las actividades a
realizarse en una tarea específica.
Los procedimientos especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente
en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y
normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo:
procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas, etc.
A saber, existen dos tipos de manual de procedimiento los cuales son: manual de
Procedimiento Administrativos y el contable.
"Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o
unidades administrativas que intervienen precisando su. Responsabilidad y
participación". (Palma, 2010)
Según lo expuesto anteriormente podemos decir que los manuales administrativos
son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación que
permite tener la información organizada de la organización de acuerdo con las
actividades que deben seguirse y las funciones del personal de la entidad.
Objetivos:
1. Presentar una visión de la organización.
2. Determinar las funciones asignadas a cada departamento de la
organización.
3. Establecer la jerarquía de la organización.
4. Manual de procedimientos contables.

6.4.5. De calidad
El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican
la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad, así como la política
de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.
El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la
Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre
con los manuales de procedimientos o de instrucciones.
Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece cómo
dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo, ISO 9001:2008)
y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc.
El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización
en la implantación de la norma ISO 9001 en su versión 2008 que será obsoleta a
partir del año próximo (reemplazada por la ISO 9001:2015), en el cual se recoge la
gestión de la empresa, el compromiso de este hacia la calidad, la gestión de
recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento público frente a clientes
y proveedores, con una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y
se suele redactar al final de la implantación una vez documentados los
procedimientos que la norma exige. Respecto a otras normas como pueden ser
las desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector turístico, no exige la
realización de un Manual de Calidad, aunque sí ayuda a la implantación de esta.
Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de excelencia europeo, que
actualmente se está implantando con bastante éxito en España. Es un
modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad
entendido como tal.
El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que
hace la organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del
correspondiente sistema de Gestión de la Calidad.
El Manual de la calidad ha de proporcionar información acerca del SGC de la
organización y ha de especificar:
 El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificación de cualquier
exclusión)
 Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia
a los mismos)
 Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC de la
organización.
Además, también puede incluir:
  Las actividades de la organización.
 Las características principales del SGC.
 La política de calidad y los objetivos a ella asociados.
 Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad.
 Una descripción de la organización (por ejemplo, un organigrama)
 Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse el personal
para encontrar los procedimientos acerca de cómo hacer las cosas
 Una definición de los términos que tengan un significado singular para la
organización.
El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panorámica general o
“mapa del SGC”. Su formato y la estructura son decisión de la organización y
dependerán de su tamaño, cultura y complejidad. Además, algunas
organizaciones pueden elegir utilizarlo para otros propósitos (por ejemplo, fines
comerciales). En definitiva, debería ser un verdadero documento de trabajo.
 Política de Calidad o Compromiso de la Dirección
 Objetivos de Calidad
 Pautas de organización.
 Estructura y organigramas
 Funciones y responsabilidades de las áreas de la empresa
 Relaciones internas y externas
 Formación, motivación y cualificación del personal
 Pautas de Gestión.
 Revisiones y auditorías del Sistema o Compras y homologación de
proveedores o Control de no conformidades y acciones de mejora
 Elaboración de ofertas y revisión del contrato
 Pautas Tecnológicas o Planificación y control de procesos
 Control de Equipos e Instalaciones

Cada capítulo del Manual debe incluir, como mínimo:

 Objetivo de este
 Ámbito de aplicación
 Referencias
 Responsabilidades
 Desarrollo del proceso
 Documentación y registros
6.5. Distribución de espacios de trabajo.
La Distribución de Espacios de Trabajo en un diseño organizacional, busca el
equilibrio entre las diversas personalidades que trabajan en un mismo espacio.
La clave para que la Distribución de un Espacio de Trabajo sea un lugar de trabajo
eficaz se basa en el equilibrio.
Si nos paramos a pensarlo bien, la mayoría de las tareas de la oficina de hoy se
pueden realizar desde laptops y smartphones. Por lo tanto, hipotéticamente, lo
único necesario para desarrollar un trabajo sería un espacio para sentarse, ya sea
de manera individual o en grupos. Distribución
Sin embargo, las personas, los trabajadores buscamos algo más que un escritorio
donde poner tu laptop. Deseamos pasar nuestros días laborales en un espacio
inspirador que contribuya a alcanzar nuestros objetivos. Por eso la distribución de
los espacios de trabajo es tan importante.
Al mismo tiempo, buscamos un lugar de trabajo que facilite nuestro bienestar
cognitivo y físico y que nos permita concentrarnos e interactuar productivamente
con nuestros colegas.
Un espacio de trabajo con opciones diversas
Por esa razón, las empresas contemplan cómo diseñar un espacio de oficina
actualizado y eficaz para sus empleados quienes se enfrentan a un rango de
opciones cambiante y contradictorio.
Pues las propuestas son diversas y contradictorias, acrecentando, de esta forma
la confusión. Mientras una publicación habla sobre las virtudes de pasar a un
entorno laboral libre que priorice la movilidad, otra sugiere la estabilidad de los
cubículos.
Por si esto no fuera poco, también hay cada día más estudios, como algunos
sobre los gustos de las diferentes generaciones.
Vamos a lo básico
Hay 3 necesidades claras que un espacio de trabajo debe ofrecer un proyecto de
distribución espacios de trabajo basado en el diseño organizacional:
1. Sentido de pertenencia.
2. Área privada.
3. Área de recepción.
4. Lugar para sus pertenencias.
De esta forma, mejor que intentar predecir o acertar tendencias es analizar las
necesidades y la experiencia humana, pues estamos diseñando un sistema
operativo humano.